Gezien het voorstel inzake raadsvoorstel inzake financiële verordening Stein (Gem. blad Afd. A 2014, no. );

Transcriptie

1 2014, no. < no. > De Raad der gemeente Stein; Gezien het voorstel inzake raadsvoorstel inzake financiële verordening Stein (Gem. blad Afd. A 2014, no. ); gelet op artikel 212 van de Gemeentewet, besluit: vast te stellen de volgende verordening Financiële verordening gemeente Stein (artikel 212 Gemeentewet) Artikel 1. Definities In deze verordening wordt verstaan onder: a. afdeling: iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college. b. administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Stein en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd. Titel 1: Begroting en verantwoording Artikel 2. Programma-indeling 1. De raad stelt bij aanvang van een nieuwe raadsperiode een programma-indeling voor de komende raadsperiode vast. Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken 1. Bij de begroting wordt een overzicht gegeven van de productenraming ingedeeld naar programma s en bij het jaarverslag wordt een overzicht gegeven van de productenrealisatie ingedeeld naar programma s. 2. Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven. 3. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven

2 Artikel 4. Autorisatie begroting en investeringskredieten en begrotingswijzigingen 1. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma en het overzicht algemene dekkingsmiddelen. 2. Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd. 3. Indien het college voorziet dat een geautoriseerd budget of investeringskrediet dreigt te worden overschreden, wordt dit door het college in de eerstvolgende raadsvergadering aan de raad gemeld. Het college voegt hierbij een voorstel voor wijziging van het budget of het investeringskrediet of een voorstel voor bijstelling van het beleid. Melding vindt alleen plaats als het verschil op programmaniveau groter is dan ,- ; in andere gevallen vindt melding in de bestuursrapportages c.q. in de jaarrekening plaats. Eventuele overschotten (groter dan ,-) worden eveneens in de bestuursrapportages toegelicht. 4. Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan de raad voor. Artikel 5. Tussentijdse rapportage 1. Het college informeert de raad door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente over de eerste vier en de eerste acht maanden van het begrotingsjaar. 2. De tussenrapportage bevat een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van: a. de baten en lasten per programma; b. het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen; c. het resultaat voor bestemming volgend uit de onderdelen a en b; d. de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma; e. het resultaat na bestemming, volgend uit de onderdelen c en d, alsmede een realisatie en raming van de productenrealisatie en de realisatie en raming van de uitputting van de investeringskredieten. 3. In de tussenrapportage worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten in de begroting groter dan ,- op programmaniveau toegelicht. 4. In de tussenrapportage worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de investeringskredieten groter dan ,- toegelicht. 5. In het eerste kwartaal van ieder kalenderjaar ontvangt de raad een kalender, waarop de Planning & Control producten van het betreffende kalenderjaar staan vermeld. Titel 2: Financieel beleid Artikel 6. Waardering & afschrijving vaste activa 1. Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief wordt afgeschreven in vijf jaar

3 2. Kosten voor het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio worden geactiveerd en de afschrijvingstermijn is gelijk aan de looptijd van de betreffende lening. 3. De materiële vaste activa met economisch nut worden lineair afgeschreven. De maximale termijnen zijn opgenomen in de bijlage. Er wordt niet afgeschreven op gronden en terreinen. 4. investeringen met economisch nut en een verkrijgingprijs van minder dan ,- worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Deze laatst genoemden worden altijd geactiveerd; 5. investeringen met een levensduur korter dan twee jaar worden eveneens niet geactiveerd;. 6. Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden lineair afgeschreven over de verwacht levensduur van het actief of een kortere door de raad aan te geven levensduur. Artikel 7. Kostprijsberekening 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten. 2. Bij de berekening van de kostprijs worden de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen/ reserves betrokken voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW. 3. De omslagrente is een rentepercentage voor de verdeling van de totale rentelasten. Deze bestaan uit de rente over de aangetrokken geldleningen van de gemeente en de rentelasten over de eigen financieringsmiddelen, zoals reserves en voorzieningen (de zgn. bespaarde rente). Het percentage van de omslagrente wordt bepaald door de totale rentelasten te delen door het totaalbedrag van alle vaste activa. Artikel 8. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen 1. Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor belastingen, rioolrechten, afvalstoffenheffing, etc. 2. Het college geeft in de kadernota richting de raad aan welke kaders voor de prijzen voor de verhuur en verkoop van onroerende goederen en in het bijzonder de prijzen voor de uitgifte van gronden en erfpachtcanons worden gehanteerd. De raad stelt deze kaders vast. 3. Het college geeft in de kadernota richting raad aan de kaders voor de prijzen van gemeentelijke diensten anders dan genoemd in het tweede lid. De raad stelt deze kaders vast. 4. De besluiten voor het vaststellen van nieuwe prijzen en het wijzigen van prijzen worden ter kennisneming aan de raad aangeboden. Artikel 9. Financieringsfunctie 1. Het college zorgt bij het uitoefenen van de financieringsfunctie voor: a. het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te voeren; - 3 -

4 b. het beheersen van de risico s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico s, koersrisico s en kredietrisico s; c. het beperken van de kosten van leningen en het bereiken van een voldoende rendement op uitzettingen; d. het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities. 2. Het college neemt bij het uitvoeren van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht: a. Ten behoeve van de uitoefening van de publieke taak kunnen leningen aangegaan, leningen verstrekt of garanties verleend worden. Voor het overige worden de liquide middelen in de schatkist van het Rijk aangehouden, zoals opgenomen in de ministeriële regeling gepubliceerd op 13 december 2013 in de Staatscourant en verwerkt in de Wet financiering decentrale overheden (Fido) b. Met de Staat der Nederlanden is er een rekening-courant overeenkomst op grond waarvan over de middelen beschikt kan worden. c. derivaten worden uitsluitend gebruikt voor het beperken van financiële risico s; d. Indien een liquiditeitsbehoefte ontstaat, kan in de vorm van dag- en kasgeldleningen en kredietlimiet op de rekening courant kortlopende middelen aangetrokken worden. e. Toegestane instrumenten bij het aantrekken van financiering met een looptijd langer dan 1 jaar zijn onderhandse geldleningen en vaste geldleningen. f. overeenkomsten voor het aangaan van leningen of het verlenen van garanties luiden in euro. 3. Bij het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofd van de publieke taak bedingt het college zoveel mogelijk zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke verstrekkingen van garanties en financiële participaties. Titel 3: Financieel beheer en interne controle Artikel 10. Administratie De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor: a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen; b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden, reserves en voorzieningen; c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties; d. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; e. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving

5 Artikel 11. Interne controle Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel. Artikel 12. Misbruik en oneigenlijk gebruik Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen. Titel 4: Financiële organisatie Artikel 13. Financiële organisatie 1. Het college zorgt voor en legt vast: a. een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen; b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd; c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten; d. de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie; e. de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productraming en de productrealisatie. Titel 5: Slotbepalingen Artikel 14. Inwerkingtreding 1. Deze verordening treedt in werking met ingang 28 februari 2014, gelijktijdig wordt de Financiële verordening gemeente Stein, vastgesteld door de raad op 12 mei 2011, ingetrokken Artikel 15. Citeertitel Deze verordening wordt in de gemeentelijke stukken aangehaald onder de naam Financiële verordening gemeente Stein. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 27 februari 2014 De Raad voornoemd, de Griffier, de Voorzitter, - 5 -

6 Bijlage één: afschrijvingstermijnen Materiele vaste activa Afschrijvingstermijn Grond en terreinen Grond en terreinen Woonruimten en bedrijfsgebouwen Nieuwbouw woonruimten en bedrijfsgebouwen Geen 40 jaar Grond-, weg- en waterbouwkundige werken Wegen Aanleg/rehabilitatie woonstraat Aanleg/rehabilitatie gebiedsontsluitingsweg/fietspad Parkeerplaats Rotonde Verlichting Openbare verlichting, lichtmasten Openbare verlichting, armaturen Riolering Bergbezinkvoorziening (bouwkundig deel) Bergbezinkvoorziening (electronisch en mechanisch deel) Vrijvervalriolering Relinen riolering (in plaats van vervanging riool) Afkoppelen hemelwater in het wegdek Pompinstallaties (bouwkundig deel) Pompinstallaties (elektronisch en mechanisch deel) Rioleringen buitengebied (persriool) Vervoermiddelen Zware transportmiddelen Bedrijfsauto s Overig Veiligheidsvoorzieningen/telefooninstallaties/meubilair en (buiten)inventaris Technische installaties Werktuigbouwkundige installaties Automatiseringsapparatuur en -programmatuur 60 jaar 40 jaar 25 jaar 15 jaar 30 jaar 15 jaar 50 jaar 25 jaar 70 jaar 70 jaar Per project beoordelen 25 jaar 15 jaar 45 jaar 15 jaar 5 jaar 10 jaar 15 jaar jaar 3-6 jaar - 6 -

7 ALGEMENE TOELICHTING OP DE VERORDENING Inleiding Artikel 212 van de nieuwe gemeentewet (zie box) stelt dat de raad een verordening opstelt over de uitgangspunten van het financieel beleid, het financieel beheer en de financiële organisatie. Het doel van het artikel 212 Gemeentewet is dat de raad de uitgangspunten vastlegt voor de uitvoering van de financiële functie. Artikel 212 Gemeentewet 1. De raad stelt bij verordening de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede de regels voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie vast. Deze verordening dient te waarborgen dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan. 2. De verordening bevat in ieder geval: a. regels voor waardering en afschrijving van activa; b. grondslagen voor de berekening van de door het gemeentebestuur in rekening te brengen prijzen en van tarieven voor rechten als bedoeld in artikel 229b, alsmede, voor zover deze wordt geheven, voor de heffing bedoeld in artikel van de Wet milieubeheer; c. regels inzake de algemene doelstellingen en de te hanteren richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie, alsmede inzake de administratieve organisatie van de financieringsfunctie, daaronder begrepen taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening. Financiële functie Artikel 212 heeft betrekking op de financiële functie. De financiële functie omvat alle directe en indirecte activiteiten en processen ter uitvoering van de onderwerpen die zijn opgenomen in het Besluit Begroting en Verantwoording: het BBV. De kernonderwerpen in het besluit zijn de begroting en rekening, de paragrafen en de financiële positie en in relatie darmee de balans. Het zijn onderwerpen waarbij vooral de raad een centrale rol vervult. De begroting betreft immers het vaststellen van de beschikbare gelden en de programma s die daarmee gerealiseerd moeten worden. Om de financiële positie te beoordelen, moet de vraag beantwoord worden of de financiën van de gemeenten op, met name, de langere termijn gezond zijn. De begroting en de financiële positie hangen nauw samen. Zo kan de begroting sluitend zijn, terwijl de meerjarige financiële positie kwetsbaar is. Andersom kan de financiële positie gezond zijn en de rekening een tekort laten zien. De raad zal de begroting steeds in relatie moeten bezien met de financiële positie. De begroting en de financiële positie zijn in onderlinge samenhang van belang voor het inzicht in de gemeentelijke financiën

8 De paragrafen gaan over onderwerpen die van invloed zijn op de begroting en de financiële positie en waarbij sprake is van bestuurlijke en financiële risicofactoren. Onderstaande figuur vat deze onderwerpen samen, uitgaande van de begrippen financieel beleid, financieel beheer en financiële organisatie. Hieronder worden de begrippen financieel beleid, financieel beheer en financiële organisatie toegelicht. Financieel beleid Het financieel beleid omvat de uitgangspunten voor de financiële functie. In de eerste plaats zijn dat de algemene uitgangspunten en doelen voor uitoefening, organisatie en werking van de financiële functie en de daarbij behorende informatievoorziening. Ten tweede gaat het specifiek om uitgangspunten die de budgettaire ruimte beïnvloeden. Artikel 212 Gemeentewet noemt in dat verband drie onderwerpen: o de regels voor de waardering en afschrijving van activa o de grondslagen voor de berekening van de tarieven, heffingen en prijzen die gemeenten heffen o de doelstellingen, richtlijnen en limieten voor de financieringsfunctie. Financieel beheer Het financieel beheer omvat de activiteiten die moeten bewerkstelligen dat de uitvoering van de begroting volgens de gestelde plannen en doelen en binnen de gestelde kaders plaatsvinden en dat de financiële positie daarmee in overeenstemming is

9 Zeker voor de begroting hangen de activiteiten nauw samen met de planning & control cyclus. Het gaat daarbij niet alleen om de financiële aspecten, maar evenzeer om de programmatische: welke maatschappelijke effecten worden beoogd en welke prestaties moeten daarvoor geleverd worden? Financiële organisatie De financiële organisatie ondersteunt het financieel beheer. Het gaat daarbij ten eerste om de verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de raad, het college en de ambtelijke organisatie. Ten tweede gaat het om de inrichting en het onderhoud van de (administratieve) systemen die de activiteiten en processen van het financieel beheer ondersteunen. Deze systemen ondersteunen niet alleen de geldstromen (wat mag het kosten), maar evenzeer de prestaties (output). Tot de systemen behoren ook management controlsystemen binnen de ambtelijke organisatie, tussen de ambtelijke organisatie en het college en tussen het college en de raad. Ontwikkelingen in de financiële functie De laatste jaren is de betekenis van de financiële functie veranderd. Er is sprake van een verschuiving van een administratief-technische naar een bredere en bestuurlijke functie. Onderstaande elementen krijgen daardoor meer gewicht: o de bestuurlijke planning & control van de raad en het college; o de informatievoorziening aan het college en de raad; o de (financiële aspecten van de) programma s die de gemeente nastreeft en de plaats en functie daarin van de begroting en de jaarstukken; o o de meerjarige financiële positie; het beheersen van het begrotingsevenwicht, mede door het onderkennen en beheersen van risico s. De nieuwe ontwikkelingen zijn terug te vinden in het Besluit Begroting en Verantwoording. Dit besluit geeft de algemene regels die de wetgever voor de financiële functie stelt. De verordening is in hoge mate gebaseerd op (de uitgangspunten van) het besluit. Belangrijke elementen daarvan zijn de programmabegroting en jaarrekening, de paragrafen over bestuurlijk-financiële risico s, de financiële positie en de balans. Dualisme Het dualisme brengt een scheiding van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden tussen de raad en het college. De raad heeft een kaderstellende en controlerende functie, het college een uitvoerende functie. De begrotingsuitvoering, het bewaken van de financiële positie en de rechtmatige, doeltreffende en doelmatige besteding zijn daarmee grotendeels taken van het college geworden. Dat geldt ook voor het inrichten van de ambtelijke organisatie en voor de administratieve systemen die noodzakelijk zijn voor een goede uitoefening van de financiële functie. Wel moet het college daarbij de kaders in acht nemen die de raad stelt. Deze verordening artikel 212 Gemeentewet geeft is gebaseerd op genoemde taakverdeling tussen de raad en het college. Structuurkenmerken van de verordening. Allereerst regelt de verordening de relatie tussen de raad en het college. Taken van de raad en van het college komen beide aan de orde. De verordening regelt niet inherent aan het dualisme de relatie tussen het college en de ambtelijke organisatie. In de - 9 -

10 bestaande organisatieregels van de gemeente Stein, het mandaatbesluit, het budgetteringsreglement en diverse andere onderdelen is op het gebied van de relatie college en ambtelijk apparaat al het nodige geregeld. Het tweede kenmerk is dat de verordening aansluit bij de opzet van het Besluit Begroting en Verantwoording, met name de onderdelen begroting, de financiële positie en de paragrafen. De verordening is bovendien gebaseerd op de modelverordening van de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG). Het derde kenmerk is de duale taakverdeling tussen de raad en het college. In de hoofdstukken komen het onderscheid in kaderstelling, uitvoering, verantwoording en controle naar voren. Het vierde kenmerk is dat de verordening vooral voor de begroting belangrijke elementen van planning en control vermeldt, zowel voor de raad als voor het college. Inhoudelijke opmerkingen over de verordening. Het eerste hoofdstuk gaat over de beleidscyclus. De raad stelt de kaders voor de uitvoering van de begroting. Hij doet dat vooral door het vaststellen van de programmabegroting en de beantwoording van de 3-w-vragen: wat willen we bereiken (de beleidsdoelstellingen, inclusief de maatschappelijke effecten), wat gaan we daar voor doen (de prestaties, bestaande uit te leveren goederen en diensten) en wat mag dat kosten? Het college voert vervolgens de begroting uit en zorgt voor de beheersing van deze uitvoering. Vervolgens rapporteert het college aan de raad aan de hand van de drie w-vragen. De raad bepaalt in de verordening een rolverdeling tussen de raad en het college en formuleert een aantal prestatie-eisen, bijvoorbeeld aan de interne controle van de rechtmatige besteding. Het tweede hoofdstuk behandelt de financiële positie. Hier komen investeringen, reserves en voorzieningen, activering en afschrijving, financiering en kostprijsberekening aan de orde, onderwerpen die (in)direct van invloed zijn op de financiële positie van gemeenten. De artikelen in dit hoofdstuk voldoen aan het voorschrift dat de verordening in ieder geval regels stelt voor de kostprijsberekeningen, de waardering van activa en de treasuryfunctie (zie artikel 212, tweede lid). Evenals in hoofdstuk 1 komt de rolverdeling tussen de raad en het college naar voren. Zo stelt de raad een aantal prestatie-eisen aan de uitvoering, het beheer en de interne controle. In het derde hoofdstuk staan het financieel beheer en de interne controle centraal. In het vierde hoofdstuk komen de uitgangspunten voor de financiële organisatie en de administratie aan de orde. De raad moet er immers van op aankunnen dat de aansturing, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de ambtelijke organisatie goed zijn geregeld c.q. vastgelegd. Bovendien moeten er administratieve systemen zijn die de uitvoering van de begroting, het inzicht in de financiële positie en de toepassing van de paragrafen ondersteunen. Deze systemen dienen tevens de rapportages en verantwoording van de ambtelijke organisatie aan het college en de rapportage van het college aan de raad te ondersteunen