Onderwerp Convenant gegevensuitwisseling en uitvoering motie zelf aangebrachte voorzieningen BrabantWonen Datum 1 september 2015 Naam en telefoon Ivar Schoppema, 9848 Afdeling SLWE Portefeuillehouder Gé Wagemakers Wat adviseer je te besluiten? 1. De gewijzigde Regeling gegevensverstrekking basisregistratie personen 2014 Oss vast te stellen; 2. Met de bijgevoegde brief de gemeenteraad over de uitvoering van de motie rechtzetten onrecht eindafrekeningen van 4 juni 2015 te informeren; 3. Met BrabantWonen het Convenant gegevensuitwisseling gemeente Oss en woningcorporatie BrabantWonen, vestiging Oss, ter bestrijding van woon- en uitkeringsfraude te sluiten; 4. Wethouder Gé Wagemakers te machtigen het convenant namens het college te ondertekenen; 5. De gegevensuitwisseling met BrabantWonen met het bijgevoegde meldingsformulier bij het College bescherming persoonsgegevens (CBP) te melden. Wat is de aanleiding voor dit advies? Dit voorstel bestaat uit 2 onderdelen: 1. Rechtzetten onterechte eindafrekeningen BrabantWonen Op 4 juni 2015 riep de gemeenteraad in een motie het college op om BrabantWonen aan te sporen initiatief te nemen om bij eindafrekeningen gemaakte fouten recht te zetten. BrabantWonen erkent dat er in het verleden fouten zijn gemaakt bij de uitvoering van het beleid voor Zelf Aangebrachte Voorzieningen (ZAV). Zij wil de fouten graag rechtzetten, maar kan de eindafrekeningen uit het verleden niet zelf inhoudelijk op juistheid controleren. BrabantWonen wil zoveel mogelijk de exhuurders persoonlijk aanschrijven om zich alsnog te melden als zij vinden dat onterecht bedragen in rekening zijn gebracht. 2. Gegevensuitwisseling ter bestrijding van woon- en uitkeringsfraude We willen woon- en uitkeringsfraude zo efficiënt mogelijk bestrijden. Daarvoor krijgt BrabantWonen rechtstreeks toegang tot een afgeschermd deel van de persoonsgegevens. Ook spreken we af dat we signalen van (vermoedens van) fraude en verschillen in onze administraties zoveel mogelijk delen. We sluiten hiervoor met BrabantWonen het convenant gegevensuitwisseling. Welk resultaat willen we bereiken? 1. Rechtzetten fouten bij eindafrekeningen BrabantWonen We stellen BrabantWonen in staat de in het verleden gemaakte fouten recht te zetten. Daarnaast schrappen we de term woningbouwvereniging uit regeling gegevensverstrekking basisregistratie personen 2014. Woningbouwverenigingen bestaan in Oss niet meer. Advies aan B&W Pagina 1 van 5
2. Woon- en uitkeringsfraude aanpakken We sluiten met BrabantWonen een convenant voor gegevensuitwisseling waarmee we woon- en uitkeringsfraude aanpakken. Welke argumenten zijn er voor dit advies? 1.1 We stellen BrabantWonen in staat onterechte eindafrekeningen recht te zetten Op 26 juni 2015 had wethouder Wagemakers een bestuurlijk overleg met de heer Windmuller, Algemeen directeur van BrabantWonen. Tijdens dit overleg lichtte de heer Windmuller toe dat BrabantWonen de eindafrekeningen voor ZAV s niet ambtshalve kan beoordelen. BrabantWonen heeft ex-huurders al via algemene berichten opgeroepen zich met mogelijk onterechte eindafrekeningen te melden. Dit heeft ca. 20 meldingen opgeleverd. BrabantWonen wil nu graag de ex-huurders zoveel mogelijk persoonlijk benaderen en oproepen zich te melden. Omdat het gaat om mensen die zijn verhuisd, heeft BrabantWonen van veel ex-huurders geen actuele adresgegevens. De gemeente wil BrabantWonen helpen door voor zover juridisch mogelijk de actuele adresgegevens te geven. We breiden daarvoor de doeleindenomschrijving van de regeling gegevensverstrekking basisregistratie personen 2014 uit met de term in het belang van de (ex-)huurder. De verstrekking om onterechte eindafrekeningen recht te zetten, valt daaronder. Met deze omschrijving kunnen we bovendien ook in de toekomst informatie verstrekken als de (ex-)huurder hier belang bij heeft. 1.2 We voldoen aan de wet BRP De wet Basisregistratie personen (Wet BRP) stelt strikte voorwaarden voor gegevensuitwisseling. Het moet gaan om werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang, waaronder ook de sociale volkshuisvesting valt. Op grond van de Verordening Gegevensverstrekking BRP 2014 kan het college categorieën derden en werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang aanwijzen. In bijlage 2 van de regeling gegevensverstrekking basisregistratie personen 2014 heeft het college de corporaties als categorie derden aangewezen. We breiden de omschrijving van gewichtig maatschappelijk belang uit met de zinsnede in het belang van de (ex-)huurder. 1.3 We zetten een onjuistheid in de regeling recht In de regeling gegevensverstrekking basisregistratie personen 2014 noemen we nog woningbouwverenigingen. Die bestaan in Oss niet meer. Daarom schrappen we de aanwijzing van woningbouwverenigingen als interne afnemer uit bijlage 1 van de regeling. In bijlage 2 van de regeling wijzen we woningcorporaties aan als derden aan wie we vanwege een gewichtig maatschappelijk belang gegevens mogen verstrekken. De woningbouwcorporaties zijn externe partijen. Advies aan B&W Pagina 2 van 5
3.1 We verdelen de beschikbare sociale huurwoningvoorraad eerlijk De sociale woningvoorraad is beperkt. In het belang van alle inwoners zorgen we voor een eerlijke verdeling van de beschikbare woonruimte. Daarvoor bestrijden we woonfraude zoveel mogelijk. Het gaat dan bijvoorbeeld om op basis van valse inlichtingen krijgen of houden van een sociale huurwoning. De subset van gegevens die de corporatie op basis van artikel 3.9 van de Wet BRP en het convenant kan raadplegen, bestaat uit: algemene gegevens over de naam, het geslacht, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de bijhoudingsgemeente, de datum aanvang adreshouding (de datum van inschrijving op het huidige woonadres), de geboortedatum en de datum van overlijden. 3.2 We gaan misbruik van uitkeringen en toeslagen tegen Misbruik van uitkeringen andere sociale voorzieningen ondermijnt het draagvlak. We willen daarom misbruik zoveel mogelijk voorkomen of tegengaan. Met de gegevensuitwisseling met BrabantWonen krijgt de gemeente meer/eerder signalen van fraude. We kunnen fraude gerichter en sneller opsporen en aanpakken. 3.3 We werken efficiënter en effectiever Doordat BrabantWonen een subset van gegevens rechtstreeks kan raadplegen, kan zij fraude sneller opsporen en beter bestrijden. We zijn ambtelijk minder tijd kwijt met het opvragen van gegevens en het opzoeken daarvan. 3.4 We verhogen de juistheid van de Basisadministratie personen We spreken met BrabantWonen af dat zij eventuele verschillen tussen de hun registratie en die van de gemeente aan ons doorgeven. Ook andere signalen van mogelijk onjuistheden geven zij direct aan ons door. Op deze manier verhogen we de juistheid van de informatie in de BRP. 5.1 We voldoen aan de wettelijke verplichting Op grond van artikel 27 van de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP) moeten we de geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens voorafgaand melden. Wat zijn tegenargumenten of risico s? 1.1 We kunnen alleen de gegevens verstrekken van huidige inwoners Niet alle ex-huurders van BrabantWonen van de afgelopen 5 jaar wonen nog in Oss. Wij mogen alleen gegevens uit onze eigen administratie verstrekken. Dat betekent dat we BrabantWonen niet van alle ex-huurders de gegevens kunnen geven. Al zal dat voor de meeste wel het geval zijn. Advies aan B&W Pagina 3 van 5
1.2 Het delen van de gegevens legt ook beslag op de ambtelijke capaciteit Het opzoeken van de gegevens voor BrabantWonen kost ons natuurlijk ook tijd. Vooral ook omdat we de lijst niet één op één kunnen doorsturen. We moeten bekijken of de betrokkene heeft verzocht om geheimhouding. In dat geval mogen we die gegevens niet verstrekken (3.21 Wet brp). Omdat het gaat om het belang van onze inwoners vinden we het terecht dat we hier tijd aan besteden. 3.1 De gemeente heeft minder direct zicht op de informatiebeveiliging We hoeven niet meer alle informatieverzoeken van BrabantWonen te behandelen. We hebben daardoor minder zicht op hoeveel zij de informatie raadpleegt. We vertrouwen er echter op dat BrabantWonen zich als professionele partner gedraagt en geen misbruik maakt van de toegang tot de gegevens. We vertrouwen er op dat zij de toegang alleen gebruikt voor de zakelijke doeleinden die in het convenant zijn genoemd. Het convenant bevat waarborgen, waaronder de verplichting te verantwoorden hoe vaak en waarvoor de informatie is geraadpleegd. Waar moeten we rekening mee houden? a. Financiën n.v.t. b. Communicatie Het convenant maken we bekend via de website en OssActueel. BrabantWonen publiceert het in het bewonersblad. De uitbreiding van de categorieën uit bijlage 2 van de regeling is in het belang van de betreffende ex-huurders. We maken deze uitbreiding ook via OssActueel bekend. Daarnaast melden we het convenant bij het College Bescherming Persoonsgegevens. c. Uitvoering 1. Met BrabantWonen maken we afspraken over het groepsgewijs opzoeken en verstrekken van de actuele NAW-gegevens van de ex-huurders. Het betreft de gegevens over 5 jaren. Naar verwachting schrijft BrabantWonen de ex-huurders in 5 groepen van 1 jaar aan. 2. Nadat in het convenant de juridische basis is gelegd voor het verlenen van rechtstreekse toegang tot een afgeschermd deel van de gegevens moeten we dat praktisch regelen. De afdeling Burgerzaken voert dat in afstemming met Werk en Inkomen uit. d. Overlegd met Bauke Lagarde (BrabantWonen) Joris van Lokven (BrabantWonen) Daniëlle Gerrits (Mooiland) Anthony Kleijnen (Burgerzaken) Vincent Vrijsen (Werk en Inkomen) Carolien Gerards (JZ) Advies aan B&W Pagina 4 van 5
Gery van Uuden (F&C) Marieke Vossen (SLWE) Bijlagen Bijlage 1: Regeling verstrekkingen BRP 2014, 1 e wijziging Bijlage 2a: Brief van burgemeester en wethouders aan de gemeenteraad over Uitvoering motie Eindafrekeningen Zelf Aangebrachte Voorzieningen BrabantWonen Bijlage 2b: Brief BrabantWonen d.d. 20 augustus 2015 over uitvoering motie (bijlage bij de brief van het college van burgemeester en wethouders aan de gemeenteraad) Bijlage 3: Convenant gegevensuitwisseling gemeente Oss en woningcorporatie BrabantWonen, vestiging Oss, ter bestrijding van woon- en uitkeringsfraude Bijlage 4: Meldingsformulier verwerking persoonsgegevens Samenvatting De gemeenteraad heeft in de motie rechtzetten onterechte eindafrekeningen het college opgedragen met BrabantWonen in gesprek te gaan over onterechte eindafrekeningen voor Zelf aangebrachte voorzieningen (ZAV). BrabantWonen erkent dat er in het verleden fouten zijn gemaakt bij de uitvoering van het ZAV-beleid. Zij wil de fouten rechtzetten. BrabantWonen kan de eindafrekeningen niet zelf inhoudelijk op juistheid controleren. Daarom wil zij de ex-huurders zoveel mogelijk persoonlijk aanschrijven om zich alsnog te melden als zij vinden dat onterecht bedragen in rekening zijn gebracht. Om BrabantWonen de actuele naw-gegevens van de ex-huurders te kunnen geven, passen we de regeling gegevensverstrekking basisregistratie personen 2014 aan. We maken van deze gelegenheid gebruik om een onjuistheid in de regeling gegevensverstrekking basisregistratie personen 2014 weg te nemen. De woningbouwvereniging werd in bijlage 1 genoemd als binnengemeentelijke afnemer van gegevens. Omdat de woningcorporatie een externe afnemer is, schrappen we deze bepaling uit bijlage 1 van de regeling. Daarnaast willen we de bestrijding van woon- en uitkeringsfraude zo efficiënt mogelijk organiseren. Daarvoor geven we BrabantWonen rechtstreeks toegang tot een afgeschermd deel van de persoonsgegevens. Ook spreken we af dat we signalen van (vermoedens van) fraude en verschillen in onze administraties zoveel mogelijk met elkaar delen. We sluiten hiervoor met BrabantWonen het convenant gegevensuitwisseling ter bestrijding van woon- en uitkeringsfraude. Advies aan B&W Pagina 5 van 5