Afdeling Staf Voorstel DB/AB Aan: DB/AB Van: Directie Betreft: Activerings- en Afschrijvingsbeleid Samenwerking Kempengemeenten Datum: 7 november 2011 Inleiding en samenvatting Deze nota houdt een voorstel in, voor het Algemeen Bestuur, tot het vaststellen van Activerings- en afschrijvingsbeleid voor de Samenwerking Kempengemeenten. In formele zin is het afschrijvingsbeleid tot op heden vastgelegd in de Financiële Verordening. 1 De financiële verordening regelt met name te hanteren afschrijvingstermijnen en een minimumbedrag van investeringen die geactiveerd worden. Met dit voorstel wordt beoogd om beleid te formuleren en uniforme regels vast teleggen voor: Waardering van activa Investeringen Afschrijvingen Kapitaallasten Voor de onderscheiden afdelingen binnen de samenwerking heeft het afschrijvingsbeleid grote verschillen in relevantie. Met name het SSC is een afdeling die activa van gemeenten heeft overgenomen en investeert, waardoor onder andere afschrijvingskosten ontstaan. In de doorbelasting door SSC aan de afdelingen drukken kapitaallasten op indirecte wijze op de exploitatie, bijvoorbeeld kosten kopiëren, telefonie en het gebruik van hardware en software. Samenwerking Kempengemeenten kan worden getypeerd als een uitvoeringsorganisatie van vijf gemeenten. In juridische zin is sprake van een Gemeenschappelijke Regeling. Om die reden wordt in dit voorstel inhoudelijk aansluiting gezocht bij de praktijk en de regels die voor gemeenten gelden. In de wetgeving zijn uitgangspunten voor gemeenten op het gebied van investeren, activeren, waarderen en afschrijven aangegeven. In dit beleidskader worden achtereenvolgens deze onderwerpen belicht als mede nadere richtlijnen voor afschrijvingstermijnen. 1 Besluit Algemeen Bestuur dd. 16 november 2010.
In deze nota worden aan het bestuur van Samenwerking Kempengemeenten de volgende besluiten voorgesteld in het kader van Activerings- en afschrijvingsbeleid. a. Vast te stellen de nota Activerings- en Afschrijvingsbeleid Samenwerking Kempengemeenten b. om als ondergrens voor activering van vaste activa te bepalen hetgeen is opgenomen in de Financiële Verordening van SK. Activa met een verkrijgingsprijs van minder dan 10.000 worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Deze laatsten worden altijd geactiveerd. c. de waardering van activa op basis van vervaardigingsprijs geschiedt zonder rente toe te rekenen aan de vervaardigingsprijs d. om te besluiten de zogenaamde componentenbenadering niet te hanteren. e. Kosten van expertise die geleverd wordt door externen en inherent zijn aan de investering worden geactiveerd. Kosten van inzet van eigen medewerkers worden niet geactiveerd. f. om te besluiten de in bijlage I opgenomen termijnen te hanteren voor de afschrijving van de verschillende soorten activa. De financiële verordening wordt bij de eerstkomende actualisatie op het onderdeel afschrijvingstermijnen in overeenstemming gebracht met de vermelding in bijlage I van dit advies. g. om als uitgangspunt te bepalen dat gekozen wordt om lineair af te schrijven. In specifieke gevallen kan op grond van zwaarwegende overwegingen worden geopteerd voor afschrijving op basis van annuïteiten. h. om in het jaar dat uitgaven plaatsvinden t.b.v. investeringen de helft van de kapitaallasten op te nemen in de exploitatie van dat jaar. Dit geldt ook indien een investering voor een deel plaatsvindt. i. conform deze besluiten te handelen, vanaf 1 januari 2011. (terugwerkende kracht) 2
1 Investeren en activeren van vaste activa Investeren is het verwerven of produceren van activa. Een activum is een uit een gebeurtenis in het verleden voortgekomen middel of recht, waarover de SK de beschikkingsmacht heeft en dat de potentie heeft om middelen te genereren (activa met economisch nut) of om een maatschappelijk nut op te leveren (activa met maatschappelijk nut). Een activum kan overigens ook voortkomen uit een gift (van bijvoorbeeld de rijksoverheid). Hier wordt ingegaan op de vaste activa. Dit zijn de kapitaalgoederen en overige vaste activa met een meerjarig economisch of maatschappelijk nut. Kenmerkend van vaste activa is de meerjarige gebruiksduur of nutsduur. De meeste vaste activa hebben geen oneindige gebruiks- of nutsduur. Uitzonderingen hierop zijn bijvoorbeeld gronden en verstrekte leningen die geen aflossingsverplichting kennen. Om met het verloop van de waarde rekening te houden, worden op een stelselmatige wijze afschrijvingen toegepast. Het kenmerkende van het economisch nut van vaste activa is de mogelijkheid om middelen te verwerven (bijvoorbeeld door het vragen van rechten, heffingen, leges of prijzen) en/of het verhandelbaar zijn. Wanneer activeren? Uitgangspunt van activeren is dat alleen die kosten geactiveerd mogen worden, waartegenover toekomstige inkomende geldstromen staan of die toekomstig nut voor de gemeente hebben. Doel van het activeren van investeringen is immers het meerjarig matchen van kosten en nut c.q. opbrengsten. Investeringen met een geringe waarde Investeringen met een geringe waarde worden uit praktische overwegingen niet geactiveerd, maar in de periode van aankoop als kosten verantwoord. In de Financiële Verordening van de Samenwerking Kepengemeenten is een ondergrens voor activering vastgelegd. Artikel 5.3 vermeldt: Activa met een verkrijgingsprijs van minder dan 10.000 worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Deze laatste genoemden worden altijd geactiveerd. 2 Voorgesteld wordt om als ondergrens voor activering van vaste activa te bepalen hetgeen is opgenomen in de Financiële Verordening van SK. Ongedekte tekorten Volgens het BBV mogen ongedekte (exploitatie)tekorten niet geactiveerd worden, maar dienen deze direct ten laste van de exploitatie c.q. reserves gebracht te worden. Over verdeling van exploitatieresultaten is een separaat advies opgesteld aan het AB. Investeringsbijdragen aan derden Het is voor de SK als uitvoeringsorganisatie niet te verwachten dat investeringsbijdragen aan derden worden toegekend. Formulering van beleid op dit punt is derhalve niet opportuun. Meerjarig economisch nut of maatschappelijk nut Voor alle investeringen van SK geldt dat het gaat om investeringen met een meerjarig economisch nut. Daarbij geldt de verplichting om te activeren. Investeringen met een meerjarig maatschappelijk nut komen niet voor op de balans van SK. (wegen, rotondes, bruggen etc.) Ook is er geen aanwijzing dat in de komende jaren dit type investeringen zal worden gedaan. Formulering van beleid voor investeringen met maatschappelijk nut is derhalve niet opportuun. Soorten vaste activa Er is in het BBV sprake van een voorgeschreven rubricering van de vaste activa, welke bij de opstelling van de begroting en jaarrekening in acht genomen moet worden. Deze verschillende soorten worden nu kort toegelicht, waarbij eventuele verslaggevingvoorschriften zijn betrokken. 2 Financiële Verordening Samenwerking Kempengemeenten Besluit algemeen Bestuur 16 november 2010. 3
Immateriële vaste activa Onder immateriële vaste activa worden activa begrepen die niet stoffelijk van aard zijn, die niet onder de financiële vaste activa vallen en niet kunnen worden aangemerkt als ongedekte tekorten. Op de balans worden onder immateriële vaste activa de volgende posten afzonderlijk opgenomen: 3 - Kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van disagio en agio; - Kosten van onderzoek en ontwikkeling. Agio/disagio betreft het verschil tussen het bedrag waarvoor een lening wordt aangegaan en het hogere (agio) of lagere (disagio) bedrag dat aan de geldnemer wordt uitgekeerd. Disagio en kosten van geldleningen worden volledig genomen in het jaar van sluiten van de lening. Kosten van onderzoek en ontwikkeling kunnen voor een activum worden geactiveerd indien: - Het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te verkopen; - De technische uitvoerbaarheid om het activum te voltooien vaststaat; - Het activum in de toekomst economisch of maatschappelijk nut zal genereren en - De uitgaven die aan het activum zijn toe te rekenen betrouwbaar kunnen worden vastgesteld. Er kan alleen sprake zijn van activering van deze kosten als de kosten gemaakt zijn in relatie tot een toekomstig activum. Kosten van beleidsplannen zijn vaak niet direct gerelateerd aan een fysiek activum, hetgeen in de nieuwe BBV een voorwaarde voor activering is. Dit betekent dat deze kosten voortaan rechtstreeks ten laste van de exploitatie moeten worden gebracht. Materiële vaste activa Onder materiële vaste activa worden de fysieke activa, activa die stoffelijk zijn, begrepen. Op basis van artikel 35 van de BBV worden de materiële vaste activa in de balans onderscheiden naar vaste activa met een economisch nut en vaste activa betreffende de openbare ruimte met een maatschappelijk nut. Bovendien dient in de toelichting van de balans een nader onderscheid plaats te vinden naar de navolgende componenten: - Gronden en terreinen (economisch nut), waarbij afzonderlijk is aangegeven welke in erfpacht zijn - Woonruimten (economisch nut); - Bedrijfsgebouwen (economisch nut), waarbij afzonderlijk is aangegeven welke in erfpacht zijn; - Grond-, weg- en waterbouwkundige werken (economisch en maatschappelijk nut); - Vervoermiddelen (economisch nut); - Machines, apparaten en installaties (economisch nut); - Overige materiële vaste activa (economische en maatschappelijk nut). In de BBV 2004 is voorgeschreven dat kunstvoorwerpen met een historische waarde niet worden geactiveerd. 3 Artikel 34 BBV 4
Financiële vaste activa Financiële vaste activa zijn vaste activa die een langdurig financieel belang vertegenwoordigen. De financiële vaste activa worden onderscheiden in de navolgende componenten, welke ook afzonderlijk op de balans moeten worden opgenomen: - Kapitaalverstrekkingen aan: * deelnemingen; * gemeenschappelijke regelingen; * overige verbonden partijen. - Leningen aan: * woningbouwcorporaties; * deelnemingen; * overige verbonden partijen. - Overige langlopende leningen; - Overige uitzettingen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer; - Bijdragen aan activa in eigendom van derden. Een deelneming betreft een besloten of naamloze vennootschap waarin de gemeente aandelen heeft en geldt als een verbonden partij, zoals opgenomen in de paragraaf verbonden partijen. Bijdragen aan vaste activa in eigendom van derden groter dan 10.000 kunnen worden geactiveerd als financiële vaste activa, indien aan alle navolgende voorwaarden wordt voldaan: er sprake is van een investering door een derde; de investering bijdraagt aan de publieke taak; de derde zich heeft verplicht tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals is overeengekomen de bijdrage kan worden teruggevorderd indien de derde in gebreke blijft of de gemeente anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering (bijv. medeeigenaar wordt van de investering). 2 Waarderen van vaste activa Waarderingsgrondslagen Bedrijfseconomische uitgangspunten vormen de basis van de waarderingsgrondslagen. Voor alle vaste activa wordt de verkrijgings- of vervaardigingsprijs toegepast. Verstrekte leningen en vorderingen worden gewaardeerd tegen nominale waarde, hetgeen betekent dat het totaalbedrag van een verstrekte lening opgenomen wordt zonder bijkomende kosten (zoals bijvoorbeeld afsluitkosten). Voor in erfpacht uitgegeven gronden geldt de uitgifteprijs van eerste uitgifte als verkrijgingsprijs. Gronden in eeuwigdurende erfpacht worden gewaardeerd tegen registratiewaarde. Verkrijgingsprijs is de inkoopprijs opgehoogd met de bijkomende kosten. Deze prijs is netto dus exclusief BTW indien de BTW compensabel is volgens de wet op het BTW-compensatiefonds. Vervaardigingsprijs bestaat uit de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingsprijs kunnen voorts worden opgenomen een redelijk deel van de indirecte kosten en de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het activum kan worden toegerekend. Hoewel rentetoerekening aan de vervaardigingsprijs van een actief, in bepaalde gevallen mogelijk is, wordt geadviseerd om van deze mogelijkheid geen gebruik te maken. Kosten expertise die geleverd wordt door externen en inherent zijn aan de investering worden geactiveerd. Kosten van inzet van eigen medewerkers worden niet geactiveerd. 5
Bruto- en nettowaardering Alle vaste activa met economisch nut moeten voor het bedrag van de investering worden geactiveerd (bruto-waardering), zodat de boekwaarde zichtbaar op de balans is. Enkel ontvangen bijdragen van derden, die in directe relatie staan met het activum, kunnen rechtstreeks op deze waardering in mindering gebracht worden (netto-waardering). Te denken valt bijvoorbeeld aan een rijksbijdrage voor de aanleg van een weg, een specifieke bijdrage van stichtingen aan culturele instellingen. Reserves mogen echter niet rechtstreeks in mindering gebracht worden op de waardering van investeringen met economisch nut. 3 Afschrijven van vaste activa Uitgangspunten van afschrijven De (wettelijke) uitgangspunten van afschrijven zijn dat afschrijvingen onafhankelijk van het resultaat geschieden en dat op vaste activa met een beperkte gebruiksduur jaarlijks wordt afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur. Afschrijvingen dienen namelijk onafhankelijk van budgettaire overwegingen (begroting) en/of resultaat (jaarstukken) te geschieden. Het is dus niet toegestaan om achteraf bij gebleken overschotten in het boekjaar extra af te schrijven. Elementen voor bepaling van de afschrijvingslasten De hoogte van de jaarlijkse afschrijving wordt bepaald door een viertal elementen, te weten: a) de verkrijgingsprijs of vervaardigingsprijs; b) de verwachte toekomstige gebruiksduur; c) de verwachte restwaarde; (over het algemeen aanname nihil) d) de afschrijvingsmethode. In het kort wordt nu op enkele elementen ingegaan in de navolgende toelichting. Verwachte toekomstige gebruiksduur en afschrijvingstermijnen (ad b) De verwachte toekomstige gebruiksduur berust over het algemeen op een schatting aan de hand van ervaringsgegevens. Op basis hiervan zijn in bijlage I termijnen opgenomen als te hanteren afschrijvingsduur van de verschillende (nieuwe) investeringen. Voorgesteld wordt om te besluiten de in bijlage I opgenomen termijnen hanteren voor de afschrijving van de verschillende soorten activa. Bij immateriële vaste activa is er sprake van een veel kortere afschrijvingstermijn dan bij materiële vaste activa. Derhalve is het ook belangrijk om bij voorbereidingstrajecten van nieuwe vaste activa een duidelijk onderscheid te maken naar onderzoekskosten (= immateriële vaste activa) en overige kosten (veelal materiële vaste activa). Voor de instandhouding en/of verlenging van de gebruiks- of nuttigheidsduur van materiële vaste activa dient planmatig groot onderhoud, rehabilitatie of zelfs reconstructie plaats te vinden. Bij het plannen in de tijd van investeringen voor groot onderhoud, rehabilitatie en reconstructie vindt afstemming plaats met het geldende beleidskader voor activeren, waarderen en afschrijven. Componentenbenadering Binnen het bedrijfsleven (beursgenoteerde bedrijven), dient vanaf 1 januari 2005 conform de International Financial Reporting Standards (IFRS) te worden gerapporteerd. In deze regelgeving wordt uitgegaan van de zogenaamde componentenbenadering inzake materiële vaste activa. De componentenbenadering houdt in dat verschillende samenstellende delen van een materieel vast 6
actief afzonderlijk worden afgeschreven op basis van het individuele waardeverloop van die delen. Per samenstellend deel kunnen de economische gebruiksduren namelijk verschillen. 4 De opsplitsing in componenten wordt bepaald aan de hand van de economische/technische levensduur. Hiervoor zijn geen voorschriften, maar uit praktische overwegingen is het raadzaam de opsplitsing te beperken. Het BBV verzet zich in principe niet tegen het hanteren van de componentenbenadering. De componentenbenadering is niet voorgeschreven voor gemeenten en provincies. Het al dan niet kiezen voor deze mogelijkheid is afhankelijk te stellen van de volgende vragen: a. Is er in economisch/technische zin een onderscheid te maken tussen samenstellende delen van een investering op grond van verwachte gebruiksduur? b. Op welke wijze worden lusten lasten het best gespreid over de gebruiksduur? Bij omvangrijke investeringen in gebouwen en installaties zou overwogen kunnen worden om te kiezen voor de componentenbenadering. Dit type investeringen is niet voorgenomen bij SK. Grote investeringen waar SK voor staat liggen op het terrein van informatisering; automatisering en infrastructuur. Daarbij is er geen reden om te kiezen voor afschrijven op basis van de componentenbenadering. Voorgesteld wordt om te besluiten de zogenaamde componentenbenadering niet te hanteren. Afschrijvingsmethode (ad d) De afschrijvingsmethode is in hoge mate bepalend voor de hoogte van de kapitaallasten, welke bestaan uit een afschrijvings- en rentecomponent. De meest gehanteerde afschrijvingsmethoden zijn: a. Lineair: de afschrijving blijft gedurende de looptijd constant, de jaarlijkse kapitaallasten dalen door afname van de rentecomponent. b. Annuïtair: de afschrijving stijgt jaarlijks, de jaarlijkse kapitaallasten blijven constant omdat de stijging van de afschrijving wordt gecompenseerd door de afname van de rentecomponent. In principe wordt enkel lineair afgeschreven, tenzij wet- of regelgeving in incidentele gevallen voorschrijft om een andere methode te kiezen. Ook als bijvoorbeeld een annuïtaire methode kan voorkomen dat schommelingen in tarieven ontstaan kan voor deze methode worden gekozen.. Voorgesteld wordt om als uitgangspunt te bepalen dat gekozen wordt om lineair af te schrijven. In specifieke gevallen kan op grond van zwaarwegende overwegingen worden geopteerd voor afschrijving op basis van annuïteiten. Het startmoment van de afschrijvingen Ter berekening van de kapitaallasten (rente en afschrijving) van nieuwe investeringen wordt voorgesteld om in het jaar van investering de kapitaallasten voor een half jaar ten laste van de exploitatie te brengen. Daarbij wordt uitgegaan van de werkelijk geïnvesteerde bedragen. Vindt een investering slechts voor een deel plaats in een boekjaar dan vindt voor het werkelijk geïnvesteerde bedrag de berekening van de kapitaallasten plaats. Ook dan berekening kapitaallasten voor de periode van een half jaar. Het rentepercentage voor nieuwe investeringen wordt vastgesteld bij het besluit uitgangspunten voor de begroting. Voorgesteld wordt om in het jaar dat uitgaven plaatsvinden t.b.v investeringen de helft van de kapitaallasten op te nemen in de exploitatie van dat jaar. Dit geldt ook indien een investering voor een deel plaatsvindt. 4 Bron: Commissie BBV; notitie verkrijging / vervaardiging en onderhoud van kapitaalgoederen. Mei 2007. 7
BIJLAGE I AFSCHRIJVINGSTABEL INVESTERINGEN Omschrijving: Termijn (jaar) Algemeen Minimumbedrag activering 10.000 Immateriële vaste activa Kosten van sluiten geldleningen + saldo van agio en disagio Max. looptijd lening Kosten van onderzoek en ontwikkeling Max. 5 Materiële vaste activa Gronden en terreinen (economisch nut) Gronden en terreinen geen afschrijving Gebouwen (economisch nut) Gebouwen 40 Nieuwbouw semi-permanent 15 Bouwkundige aanpassingen / renovaties 25 Inrichtingskosten 10 Grond-, weg-, en waterbouwkundige werken (economisch nut) Meetinstrumenten 5 Tachymeter 5 Vervoersmiddelen (economisch nut) Voertuigen / meetauto 8 Vrachtwagens 8 Machines, apparaten en installaties (economisch nut) Brandbeveiligingsinstallatie 15 CV- en warmwaterinstallatie 10 Elektronische beveiligingsinstallatie 10 Telefooninstallatie 5 Liftinstallatie 20 Luchtbehandelingsinstallatie (airco) 10 Automatisering (hardware) 4 Huishoudelijke apparatuur 6 Automatisering Software 5 Mobiele telefoons / PDA s / handheld computing 2 Meubilair 15 Bureaustoelen 6 Opmerking: De termijnen die op deze lijst zijn vermeld worden toegepast voor investeringen na 1 januari 2011. Waar sprake is van verschillen t.o.v de financiële verordening wordt deze lijst aangehouden. Bij de eerstkomende actualisatie van de financiële verordening wordt deze in overeenstemming gebracht met bovenstaande lijst van afschrijvingstermijnen. 8
BIJLAGE IV Relevante artikelen uit Financiële Verordening SK Vastgesteld door AB op 16 november 2010 9