Treasury statuut Woonveste Opgesteld door : Peter Nuytens Vastgesteld door : Directeur-Bestuurder 8 oktober 2015 1
INLEIDING De primaire doelstelling van Woonveste is het werkzaam zijn op het gebied van de sociale volkshuisvesting. Alle activiteiten op het gebied van treasury zijn hieraan ondergeschikt en dienend. Hoofddoelstelling van de activiteiten op het gebied van treasury is het waarborgen van de financiële continuïteit van Woonveste in brede zin. De belangrijkste daarvan afgeleide doelstellingen zijn: Bewaken en zeker stellen van de financierbaarheid door tijdige en voldoende toegang tot de geld- en kapitaalmarkt op zowel korte als lange termijn, voor zowel DAEB als niet-daeb activiteiten. Realiseren van passende financieringslasten door het minimaliseren van rentekosten en maximaliseren van renteopbrengsten binnen de daarvoor vastgestelde kaders. Signaleren, spreiden en reduceren van renterisico s en beleggingsrisico s. Zorgdragen voor kosteneffectief en efficiënt betalingsverkeer. Onderhouden van goede investor relations met bestaande en potentiële financiers. Doel van dit treasury statuut is het vastleggen van het formele kader voor alle activiteiten op het gebied van treasury binnen de toegelaten instelling Woonveste, hierna Woonveste genoemd. Met dit statuut wordt beoogd te waarborgen dat inzicht wordt geboden in de risico s die samenhangen met de treasury activiteiten. In hoofdstuk 1 worden de extern en intern geldende kaders beschreven waarna in hoofdstuk 2 het treasury beleid en de treasury organisatie aanbod komen. In de daarop volgende hoofdstukken worden de uitgangspunten die Woonveste hanteert bij het financieren (hoofdstuk 3), bij het managen van het renterisico (hoofdstuk 4) en bij het beleggen (hoofdstuk 5) beschreven. Tot slot is in hoofdstuk 6 aangegeven hoe Woonveste omgaat met het financieren van haar verbindingen en met collegiale financieringen. 2
1) Kaders Ten tijde van het opstellen van dit Treasury statuut heeft Woonveste met de volgende externe kaders te maken: Woonveste is een regionaal toegelaten instelling in de betekenis van de Woningwet. Conform artikel 70 van de Woningwet is het ter beschikking staande kapitaal uitsluitend bestemd voor activiteiten op het gebied van de volkshuisvesting. Woonveste is deelnemer van het Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW) en maakt voor (her-) financiering van DAEB-activiteiten gebruik van borgstelling door het WSW. Woonveste staat onder toezicht van het Rijk. De op enig moment vigerende wet- en regelgeving vormen de externe kaders en daarmee randvoorwaarden voor het formuleren en invullen van het Treasury Beleid. Naast bovenstaande externe kaders gelden de volgende interne kaders: de statuten van Woonveste; het reglement statutair directeur; het reglement RvC; de nota financieel beleid. 3
2) Beleid en organisatie 2.1 Treasury beleid Het financieel beleid van Woonveste vormt het fundament voor het treasury beleid, de treasury organisatie en de treasury activiteiten van Woonveste. De doelstellingen van het financiële beleid vinden hun weerslag in de begroting en de meerjarenramingen. De begroting en de meerjarenramingen zijn belangrijke kaders voor de uit te voeren treasury activiteiten van Woonveste. Aanvullend aan de begroting en de meerjarenraming wordt jaarlijks in het jaarplan van Woonveste een paragraaf opgenomen over treasury. In deze paragraaf worden aandachts- en actiepunten opgenomen die gedurende het jaar tot treasury (trans)acties kunnen leiden. Het betreffen onderwerpen die betrekking hebben op Beschikbaarheid van financieringen (borgingsruimte WSW) Overzicht van (vervroegde) aflossingen en contractuele rente-aanpassingen leningen Renteverwachtingen en renterisico Financierings- en beleggingsstrategie 2.2 Treasury organisatie 2.2.1 Treasury functie Woonveste beschikt over een treasury commissie. Deze commissie heeft de volgende samenstelling: manager Bedrijfsmanagement (voorzitter), de medewerker financiën en control, die belast is met de treasury uitvoering en de Bestuurder. De treasury commissie kan zich laten ondersteunen door een extern adviseur. De treasury commissie heeft een brede adviserende taak ten behoeve van het Bestuur op het gebied van financiën en treasury. De treasury commissie heeft daarnaast een adviserende rol bij het opstellen van bepaalde documentatie en informatie op het gebied van treasury, zoals de treasury paragraaf in het jaarplan en transactievoorstellen. De treasury commissie vergadert zo vaak als nodig maar minimaal driemaal per jaar. Tijdens de bijeenkomsten van de treasury commissie worden in ieder geval de (eventuele) wijzigingen in de liquiditeitsprognose op zowel korte (1 jaar vooruit) als lange termijn (tot 10 jaar vooruit), de financieringsprognoses op lange termijn en de rentemarkt besproken. Van de bijeenkomsten van de treasury commissie wordt een verslag gemaakt. Dit verslag en de besproken notities worden opgeslagen in het document management systeem. De treasury commissie heeft jaarlijks een informerende bijeenkomst met de auditcommissie. In deze bijeenkomst wordt de financiële stand van zaken toegelicht en actuele thema s op het gebied van treasury besproken. De uitvoering van alle taken en (trans)acties op het gebied van treasury ligt bij de afdeling Bedrijfsmanagement. 4
2.2.2 Taken en bevoegdheden treasury Onderstaande tabel geeft inzicht wie uitvoering geeft aan de taken van treasury Taken treasury organisatie Actualiseren liquiditeitsbegroting Saldobeheer Financieringen en beleggingen Beheer leningen en beleggingsportefeuille Renterisicobeheersing Betalingsverkeer (debiteuren/ crediteuren) Wet- en regelgeving Zekerhedenadministratie Invester Relations Uitvoering FA FA MB TB TB TB TB MB MB Omschrijving - Prognosticeren van inkomende en uitgaande geldstromen en bepalen van de verwachte kaspositie - Bewaken saldo van de rekeningen - Zorg dragen voor beschikbaarheid geld op korte termijn - Op basis van liquiditeitsprognose worden kasgeldleningen aangetrokken of wordt belegd tegen zo laag mogelijke kosten en risico s binnen de randvoorwaarden - Administratieve vastlegging (o.a. vervaldata en aflossingen) - Beoordeling van verzoeken van banken tot betalen van rente en aflossing - Administratief beheer van contracten (= procesbeheer, controle van contracten) - Informeren treasury commissie over ontwikkelingen op de geld- en kapitaalmarkt - Uitvoering renterisico management door o.a. spreiding renterisico s over de jaren en binnen het jaar, benutten van vervroegde aflossingsmogelijkheden -Beoordeling effectiviteit en efficiency betaalinstrumenten - Optimalisatie van inkomende en uitgaande geldstromen - Beheersen bankrekeningstructuur (minimaliseren aantal rekeningen en implementeren scheiding DAEB/niet-DAEB rekeningstructuur) - Inrichten bevoegdheden betaalpakket - Informeren treasury commissie over ontwikkelingen in de wet- en regelgeving - Bewaken en toetsen of voldaan wordt aan wet- en regelgeving - Voorstellen doen voor het aanpassen van beleid, treasury statuut of andere interne processen en procedures aan wet- en regelgeving - Administreren en bijhouden van de zekerheden die zijn vergeven uit hoofde van verkregen niet-wsw geborgde, commerciële financiering MB -Onderhandelen over bankdiensten MB - Onderhouden van relaties met banken en andere financiële instituten MB:= manager bedrijfsmanagement; : = medewerker financiën en control belast met treasury; TB:= teamleider bedrijfsvoering; FA:= medewerker financiële administratie; TC= treasury commissie De belangrijkste voorwaarde voor het naar behoren vervullen van de taken met betrekking tot treasury is het beschikken over juiste, tijdige, volledige en zo actueel mogelijke documentatie en informatie. Daarom is in onderstaande bevoegdheden tabel ook opgenomen wie geïnformeerd wordt en de frequentie waarin dit plaatsvindt. 5
Bevoegdheden treasury Opstellen Advies Vaststellen Goedkeuren Ter informatie Frequentie Treasury statuut MB MT / TC Bestuur RvC 5 jaar of eerder indien noodzakelijk Treasury paragraaf in jaarplan MT Bestuur RvC Jaarlijks (Periodieke) rapportages treasury MT Bestuur RvC Kwartaal Treasury informatie in jaarverslag MT Bestuur RvC Jaarlijks Liquiditeitsprognoses (korte en lange TC termijn) Kwartaal Voorstellen treasury (trans)acties en resultaat vastleggen in transactievoorstel geldmarkt: Voorstellen treasury (trans)acties en resultaat vastleggen in transactievoorstel kapitaalmarkt: MT / TC Bestuur MT / TC Bestuur Indien noodzakelijk Indien noodzakelijk Monitoren leningen portefeuille TC Bij vaststelling en wijziging Monitoren beleggingen portefeuille TC Bij vaststelling en wijziging MB:= manager bedrijfsmanagement; : = medewerker financiën en control belast met treasury; TB:= teamleider bedrijfsvoering; FA:= medewerker financiële administratie; TC= treasury commissie Goedkeuren en wijzigen treasury statuut Het Treasury statuut en de eventuele wijzigingen daarop worden vastgesteld door het Bestuur en goedgekeurd door de Raad van Commissarissen van Woonveste. Het Treasury statuut heeft door haar aard en inhoud een langjarige werking. Het geldende Treasury statuut wordt in ieder geval iedere vijf jaar geëvalueerd en, afhankelijk van de bevindingen, zo nodig aangepast. In bepaalde omstandigheden, zoals bij wijziging van de interne en externe kaders, kan het noodzakelijk zijn het Treasury statuut eerder te evalueren en aan te passen. 2.2.3 Treasury (trans)acties Voor de uitvoering van treasury trans(acties) gelden de volgende bevoegdheden Bevoegdheden treasury Uitvoering Autorisatie (vooraf) Controle (achteraf) Incasseren en Interne overboekingen / FM Uitgaangde betalingen vanaf aangewezen rekeningen (standaard betaalprocedure) MB Afsluiten financierings- en beleggingstransacties Bestuur MB Aangaan en beeindigen van contracten met banken en andere financiers (o.a. bankrekeningen, kredietfaciliteiten, betalingsverkeer en transacties) TB Bestuur MB MB:= manager bedrijfsmanagement; : = medewerker financiën en control belast met treasury; TB:= teamleider bedrijfsvoering; FM:= financieel medewerker Besluiten Het Bestuur besluit over uit te voeren financierings- en beleggingstransacties op basis van schriftelijke voorstellen. Bij de (voorstellen tot) besluiten over concrete transacties op het gebied van treasury zal steeds expliciet aangegeven worden wat de relatie is met de relevante interne en externe kaders. Voorziene relevante maar nog niet doorgevoerde wijzigingen of uitbreidingen in de kaders moeten daarin worden betrokken. 6
Basis voor besluiten over concrete transacties op het gebied van treasury zijn te allen tijde de meest recente inzichten in de ontwikkeling van de liquiditeitsbehoefte, de financierbaarheid, het renterisicoprofiel, de vervalkalender van bestaande leningen, beleggingen en de meest recente inzichten in de renteverwachtingen. In de voorbereiding van een besluit over concrete transacties op het gebied van treasury worden de verwachte kwantitatieve en kwalitatieve financiële, strategische en treasurymatige effecten en risico s, bij voorkeur op basis van alternatieve scenario s, in overweging genomen. De bijdrage aan de realisatie van de in hoofdstuk 1 genoemde doelstellingen staat daarbij centraal. Transactievoorstellen Transactievoorstellen worden (waar mogelijk en zinvol) voorzien van een kosten/baten analyse. Een transactievoorstel dient minimaal de volgende onderwerpen te beschrijven: 1. Uitgangssituatie: Geeft een beschrijving van de situatie die aanleiding geeft tot het voorstel. 2. Marktomstandigheden: Geeft indicatie van actuele marktverhoudingen en tarieven. 3. Transactievoorstel: Doel : Uitwerking: Geeft een korte beschrijving van wat met het voorstel wordt beoogd. Geeft een korte beschrijving van de wijze waarop het beoogde doel gerealiseerd zal worden. 4. Alternatieven: Geeft (voor zover aanwezig) andere mogelijkheden om hetzelfde doel te bereiken, met eventuele voor- en nadelen. 5. Randvoorwaarden: Geeft de beperkingen aan waarbinnen de transactie kan/mag worden uitgevoerd. 6. Besluit: Is de formele vastlegging van het genomen besluit door middel van akkoord bevinding van Bestuur en geldt als een mandaat voor de uitvoering ervan. Verantwoording De medewerker financiën en control belast met treasury activiteiten mag alleen financierings- en beleggingstransacties uitvoeren op basis van een akkoord bevinding van het Bestuur. Zodra hij een transactie heeft uitgevoerd, informeert hij terstond de leden van de Treasury Commissie. De manager Bedrijfsmanagement controleert of de overeenkomst is uitgevoerd binnen de randvoorwaarden van het goedgekeurde transactievoorstel. In de kwartaalrapportage wordt verantwoording afgelegd over het gevoerde treasury beleid en de resultaten van geëffectueerde transacties en maatregelen. In het jaarverslag wordt verantwoording afgelegd over het gevoerde treasury beleid van het betreffende jaar. 7
3) Financieringen Leningen kunnen bedoeld zijn voor borgbare of niet-borgbare activiteiten. Alleen borgbare activiteiten (DAEB) kunnen met WSW borging gefinancierd worden. Bij het aantrekken van leningen handelt Woonveste conform haar eigen financieel beleid, de geldende regels en normen van het WSW en overige wettelijke regelgeving. De voor Woonveste belangrijkste uitgangspunten die hieruit voortvloeien zijn: 1. Alle aan te trekken leningen zullen genoteerd zijn in euro s 2. Afsluiten van leningen met als doel beleggen is niet toegestaan. 3. Afsluiten van geborgde leningen gebeurt alleen na goedkeuring van het WSW 4. Afsluiten van niet-geborgde leningen voor nieuwe niet-daeb investeringen gebeurt alleen als de niet-daeb tak blijft voldoen aan de eisen van het WSW en als voldaan wordt aan het minimale Bruto Aanvangsrendement (BAR) die is opgenomen in artikel 45 lid 1 van de BTIV 5. Besluiten voor het aan gaan van leningen worden genomen na afweging van, aan minimaal twee marktpartijen, opgevraagde concurrerende offertes. Indien de omstandigheden het niet toestaan om twee offertes op te vragen dan wordt volstaan met één offerte en een toelichting op de omstandigheden die daartoe hebben geleid. 6. Er wordt gestreefd naar een evenwichtige opbouw van portefeuille van leningen (in combinatie met eventuele beleggingen) door (onder andere) spreiding van vervaldata rente en aflossing, renteherzienings- en vervroegde aflossingsmomenten. 7. Mogelijkheden tot vervroegde aflossing of afkoop van leningen worden benut als dit leidt tot een verlaging van de rentekostenvoet en past binnen de uitgangspunten van het renterisicomanagement (zie hoofdstuk 4) van Woonveste 8. Uitsluitend de volgende typen leningen zijn toegestaan: Type Rentevast periode: Beschikbaarheid geld: Eigen rekening-courant 1 jaar of korter Looptijd contract 1 jaar of korter Call- en Kasgeld o/g 1 jaar of korter Looptijd contract 1 jaar of korter Roll-over lening o/g 1 1 jaar of korter Looptijd contract langer dan 1 jaar Onderhandse leningen o/g 2 langer dan 1 jaar Looptijd contract langer dan 1 jaar Ad 1: Bij dit type leningen is zowel een vaste als variabele hoofdsom mogelijk Ad 2: De meest voorkomende aflossingsvormen zijn: fixe, annuïtair, lineair. 8
4) Renterisicomanagement Doelstelling bij renterisicomanagement is het in de tijd spreiden van (her)financieringsrisico en renterisico ( risico spreiden = risico mijden ) en het voorkomen van te grote pieken in het risicoprofiel. Effectuering van het voornemen om renterisico s te spreiden of te reduceren zal sterk afhangen van de verhouding tussen het tarief en de mate van spreiding of reductie. Renterisicomanagement gebeurt met traditionele instrumenten: contractuele renteafspraken met geldgevers over bestaande leningen of het afsluiten van leningen met uitgestelde storting. Het gebruik van financiële derivaten is niet toegestaan. Bij de invulling en uitvoering van renterisicomanagement gelden de vigerende externe kaders waaronder regels en normen van het WSW. De voor Woonveste belangrijkste uitgangspunten die hieruit voortvloeien zijn: 1. Renterisico is in algemene termen gedefinieerd als het totale bedrag of de totale (restant) hoofdsom waarover een nu nog onbekend rentepercentage betaald zal gaan worden. 2. Bij renterisicomanagement staat het in de tijd spreiden van (her)financieringsrisico en het voorkomen van te grote pieken in het risicoprofiel centraal. 3. Er wordt gestreefd naar een evenwichtige opbouw van de leningenportefeuille (in combinatie met eventuele beleggingen) door (onder andere) spreiding van vervaldata rente en aflossing, renteherzienings- en vervroegde aflossingsmomenten. 4. Teneinde een actueel overzicht van de renterisico s te hebben wordt een renterisicoprofiel opgesteld en opgenomen in de paragraaf over treasury in het jaarplan. 5. Voorgestelde maatregelen om renterisico s te reduceren worden voorzien van een kosten/batenanalyse en een afweging van alternatieven. 6. Woonveste hanteert de geldende externe kaders en regels en normen van het WSW voor het fixeren van renteconversies. 7. Woonveste hanteert de geldende definitie en norm(en) van het WSW voor het berekenen van het (maximale) renterisico. 9
5) Beleggingen Woonveste is voor het uitoefenen van de kerntaken structureel afhankelijk van langjarige kapitaalmarktleningen. In beginsel geldt dat te veel of te lang lenen tot onnodige rentekosten leidt. Het streven van het treasury beleid is het zoveel mogelijk beperken van overliquiditeit. Uitzettingen van gelden in anno 2015 bestaande eigen BV s alsmede collegiale financiering vallen buiten de definitie van beleggen in dit treasury statuut. Uitgangspunten beleggingen Indien in de ontwikkeling van de liquiditeitspositie van de DAEB activiteiten overliquiditeit ontstaat kan deze (tijdelijk) worden belegd. Woonveste doet dit conform de Beleidsregels verantwoord beleggen. De voor Woonveste belangrijkste uitgangspunten die hieruit voortvloeien zijn: 1. Near -banking activiteiten (aantrekken van middelen met het doel deze met winst uit te zetten) zijn verboden. 2. Woonveste belegt uitsluitend risicomijdend 3. Woonveste belegt uitsluitend via rekening courant en/of spaarrekening 4. De looptijd van een spaarvast periode is maximaal 5 jaar en staat, zoals blijkt uit de kasstroomprognose, in verhouding tot de periode waarin deze middelen feitelijk niet benodigd zijn om aan de lopende financiële verplichtingen te voldoen. 5. Er worden geen contracten afgesloten waar in de contractuele voorwaarden clausules zijn opgenomen die op enigerlei wijze de uitoefening van de het toezicht op Woonveste kan belemmeren 6. De kredietwaardigheid van de bank(en) waar Woonveste haar middelen belegt is een jaarlijks bespreekpunt in de treasury commissie 10
6) Verbindingen en collegiale financieringen Financiering van verbindingen Woonveste gaat haar anno 2015 bestaande BV s niet aanvullend financieren. Mocht dit in de toekomst opportuun worden dan zal aanvullend beleid opgesteld worden. Collegiale financieringen Als Woonveste een tijdelijk overschot aan liquide middelen heeft, is het mogelijk om deze middelen beschikbaar te stellen ten behoeve van de financiering van werkzaamheden van andere corporaties. Dit wordt collegiale financiering genoemd. Indien Woonveste betrokken is bij een dergelijke transactie zal het Bestuur een besluit nemen tot het doen van de transactie, welk besluit vóór zijn effectuering ter goedkeuring zal worden voorgelegd aan de Raad van Commissarissen. In het besluit zal zijn opgenomen de wijze waarop Woonveste de risico s verbonden aan (een) dergelijke transactie (-s) heeft bepaald en op welke manier zij met die risico s wenst om te gaan. 11