Protocol behandeling klachten I. Doel van het klachtbehandelingsprotocol Met dit klachtbehandelingsprotocol biedt de Commissie van Toezicht betreffende de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten (hierna: de Commissie) inzicht in de wijze waarop zij invulling geeft aan haar rol bij de behandeling van klachten over de AIVD en de MIVD. In dit protocol is vastgelegd wat de wettelijke taak is van de Commissie, hoe de Commissie is samengesteld, over welke bevoegdheden de Commissie beschikt en wat het kader is voor de beoordeling van een klacht. Het navolgende klachtbehandelingsprotocol fungeert als leidraad voor de behandeling van klachten door de Commissie. Het klachtbehandelingsprotocol is openbaar. Het protocol is raadpleegbaar via de website van de Commissie (www.ctivd.nl) en wordt actief onder de aandacht gebracht van een ieder die betrokken is bij de behandeling van een klacht door de Commissie. II. Taak Op grond van artikel 64 van de Wet op de inlichtingen- en veiligheidsdiensten 2002 (Wiv 2002) heeft de Commissie als taak het adviseren van de betrokken ministers over klachten met betrekking tot het optreden van de AIVD en de MIVD ter uitvoering van de Wiv 2002 of de Wet veiligheidsonderzoeken (Wvo). De Commissie neemt de inhoudelijke behandeling van klachten op zich. III. Samenstelling De Commissie bestaat uit drie leden, onder wie een voorzitter. De benoeming van de leden van de Commissie is geregeld in de Wiv 2002. Ten minste twee leden, onder wie de voorzitter, hebben een universitaire graad in de rechtsgeleerdheid. Leden worden aangesteld voor een periode van zes jaar en kunnen eenmaal worden herbenoemd. De Commissie wordt ondersteund door een secretariaat. Het secretariaat staat onder leiding van de secretaris van de Commissie. Het secretariaat bestaat uit een aantal onderzoekers en wordt secretarieel ondersteund. De behandeling van klachten wordt in kleiner verband verricht door zogeheten onderzoeksgroepen. Een onderzoeksgroep bestaat uit één Commissielid en minstens één onderzoeker. Het opstellen en vaststellen van stukken geschiedt door de Commissie. IV. Bevoegdheden De Commissie heeft rechtstreeks en zelfstandig toegang tot alle gegevens die in het kader van de Wiv 2002 en de Wvo zijn verwerkt. De betrokken minister, de hoofden van de diensten en anderen die betrokken zijn bij de uitvoering van deze wetten verlenen de Commissie hiertoe alle noodzakelijke medewerking. De Commissie heeft toegang tot alle informatiesystemen van zowel de AIVD als de MIVD. De Commissie bepaalt zelf welke gegevens en welke medewerking zij noodzakelijk acht. Bij de behandeling van klachten kan de Commissie met een ieder spreken die bij de uitvoering van de Wiv 2002 en de Wvo betrokken is. Dit gaat in de eerste plaats om medewerkers van de AIVD en de MIVD, maar kan ook
andere personen omvatten. Indien de Commissie dit noodzakelijk acht, kunnen getuigen onder ede worden gehoord. Medewerkers van de diensten kunnen zich niet op hun geheimhoudingsplicht beroepen indien zij worden gehoord door de Commissie. De Commissie kan deskundigen horen. Deskundigen zijn verplicht hun taak onpartijdig en naar beste weten te verrichten. De Commissie neemt bij het spreken van personen de bronbescherming in acht, dat wil zeggen in haar rapportages zorgt zij ervoor dat het daarin gesteld niet kan worden herleid tot individuele personen met wie de Commissie heeft gesproken. De Commissie is bevoegd alle plaatsen te betreden. Voor het betreden van een woning heeft de Commissie toestemming nodig van de bewoner. V. Beoordelingskader In het kader van de behandeling van klachten over de AIVD en de MIVD beoordeelt de Commissie de behoorlijkheid van het handelen van de diensten. De Commissie neemt hierbij tot uitgangspunt de behoorlijkheidsnormen voor overheidsoptreden zoals deze zijn opgesteld door de Nationale ombudsman. 1 Voorbeelden van behoorlijkheidsnormen zijn de norm van fatsoenlijke bejegening, de norm van betrouwbaarheid (handelt de dienst binnen het wettelijk kader en komt zij toezeggingen na) en de norm van redelijkheid (weegt de dienst de verschillende belangen af en komt zij niet tot een onredelijke uitkomst). De rechtmatigheid van het optreden van de diensten wordt gezien als onderdeel van de behoorlijkheid. Indien de betrokken dienst onbehoorlijk heeft gehandeld, zal dit leiden tot een advies (een deel van) de klacht gegrond te verklaren. De Commissie adviseert over de gegrondheid van de klacht. De minister neemt de uiteindelijke beslissing. VI. Behandeling van een klacht a. Ontvangst van de klacht De Commissie fungeert als interne klachtadviescommissie voor de klachten over gedragingen van de AIVD en de MIVD. Dit betekent dat indien een persoon een klacht heeft over een gedraging van de AIVD of de MIVD, deze moet worden ingediend bij de betrokken minister. De Commissie kan niet zelf een klacht in behandeling nemen. De minister beoordeelt of de klacht ontvankelijk is en in behandeling dient te worden genomen. De Commissie kan in dit verband tevens adviseren een klacht nietontvankelijk te verklaren. Als de klacht zich daarvoor leent, kan de minister proberen samen met de klager tot een oplossing te komen (informele afdoening). De Commissie is hier niet bij betrokken. Indien de minister de klacht in behandeling neemt, is hij volgens de wet verplicht de klacht over te dragen aan de Commissie. De Commissie neemt vervolgens de inhoudelijke behandeling van de klacht over. Hier valt onder het horen van de klager, het horen van de betrokken dienstmedewerker(s) en het verrichten van dossieronderzoek. De minister kan de Commissie geen instructies geven over hoe zij de klacht dient te behandelen. 1 De behoorlijkheidsnormen zijn raadpleegbaar via de website van de Nationale ombudsman: http://www.nationaleombudsman.nl/sites/default/files/behoorlijkheidswijzer_nl_februari_2014.pdf
Bij ontvangst van de klacht wordt een lid van de Commissie en minstens één onderzoeker belast met de behandeling ervan (de onderzoeksgroep). b. Eerste analyse van de klacht Op basis van de klachtformulering beoordeelt de onderzoeksgroep of de klacht als kennelijk ongegrond moet worden gezien. In het geval van een kennelijk ongegronde klacht is naar het oordeel van de Commissie aanstonds duidelijk dat in redelijkheid geen twijfel mogelijk is omtrent het oordeel dat de klachten ongegrond. In dergelijke gevallen wordt geklaagd over zaken die in redelijkheid niet tot de werkwijze van de diensten behoren. Indien de Commissie van oordeel is dat de klacht kennelijk ongegrond is, ziet zij af van het horen van klager. Omwille van de zorgvuldigheid verricht de onderzoeksgroep een naslag in de informatiesystemen van de desbetreffende dienst. Indien hieruit evenmin aanknopingspunten voortkomen die nader onderzoek noodzakelijk maken, zal de onderzoeksgroep direct overgaan tot het opstellen van het advies en rapport van bevindingen (zie onder f.). c. Horen van klager Indien de klacht niet kennelijk ongegrond is, wordt na ontvangst van de klacht klager door de onderzoeksgroep uitgenodigd zijn klacht nader toe te lichten in een gesprek. Door middel van het horen van klager wordt zo nodig duidelijkheid verkregen over de klachtformulering. Klager kan afzien van het recht gehoord te worden. Van het horen van klager wordt een gespreksverslag opgesteld. Ten behoeve van het opstellen van het gespreksverslag wordt het gesprek met klager auditief opgenomen. Na afhandeling van de klacht wordt de opname vernietigd. Klager wordt in de gelegenheid gesteld het gespreksverslag in te zien ten kantore van de Commissie. Hierbij kan een aantekening bij het verslag worden opgenomen indien naar het oordeel van de gesprekspartner sprake is van een feitelijk niet juiste weergave van het gesprek. De onderzoeksgroep verwerkt deze opmerkingen in voetnoten bij het gespreksverslag en wijzigt het verslag wanneer de opmerkingen daar aanleiding toe geven. d. Dossieronderzoek Op basis van de klacht en de toelichting die hieromtrent is gegeven door klager verricht de onderzoeksgroep dossieronderzoek bij de betrokken dienst. Zij betrekt hierbij alle informatie die noodzakelijk is teneinde de klacht te kunnen beoordelen. De Commissie heeft hiertoe zelf rechtstreeks toegang tot de digitale informatiesystemen van de diensten. De Commissie kan voorts alle informatie opvragen bij de dienst die zij noodzakelijk acht voor de uitvoering van het klachtonderzoek. e. Horen van dienstmedewerker(s) en overige betrokkenen De onderzoeksgroep stelt de desbetreffende dienst, in het kader van het bieden van wederhoor, in de gelegenheid te worden gehoord en zo een reactie te geven op het door klager gestelde. Het is aan de dienst of hiervan gebruik wordt gemaakt.
De onderzoeksgroep kan tevens tot het oordeel komen dat het horen van één of meer medewerkers van de dienst noodzakelijk is voor de beoordeling van de klacht. In dat geval zal de Commissie uit eigen initiatief overgaan tot het horen van één of meer medewerkers. Ook kan de onderzoeksgroep tot de conclusie komen dat het horen van anderen dan dienstmedewerkers, onder wie voormalig medewerkers van de dienst, is aangewezen. Van het horen van betrokkenen wordt een gespreksverslag opgesteld. Ten behoeve van het opstellen van het gespreksverslag worden de gesprekken met betrokkenen auditief opgenomen. Na afhandeling van de klacht worden de opnames vernietigd. De personen die zijn gehoord worden in de gelegenheid gesteld het gespreksverslag in te zien ten kantore van de Commissie. Hierbij kan een aantekening bij het verslag worden opgenomen indien naar het oordeel van de gesprekspartner sprake is van een feitelijk niet juiste weergave van het gesprek. De onderzoeksgroep verwerkt deze opmerkingen in voetnoten bij het gespreksverslag en wijzigt het verslag wanneer de opmerkingen daar aanleiding toe geven. f. Verslaglegging Op basis van het klaagschrift, de gevoerde gesprekken en het dossieronderzoek legt de onderzoeksgroep de bevindingen vast. Op basis van deze bevindingen beoordeelt de onderzoeksgroep of de betrokken dienst behoorlijk heeft gehandeld jegens klager. De behoorlijkheid van het handelen leidt tot het advies de klacht al dan niet gegrond te verklaren. De onderzoeksgroep legt haar bevindingen alsmede de beoordeling en haar conclusies vast in een rapport van bevindingen. De beoordeling en conclusies worden vastgelegd in een advies. Het rapport van bevindingen en het advies worden ter goedkeuring voorgelegd aan de Commissie. De Commissie stelt het rapport van bevindingen en het advies vast. g. Versturen advies, rapport van bevindingen en gespreksverslagen Het vastgestelde rapport van bevindingen en het advies worden door de Commissie aan de betrokken minister gezonden, samen met de verslagen van de gevoerde gesprekken. De minister beslist over de klacht. De minister stelt klager op de hoogte van diens beslissing. Indien de minister afwijkt van het advies van de Commissie is hij gehouden klager het advies van de Commissie toe te zenden. Klager krijgt geen inzage in het rapport van bevindingen en de gespreksverslagen, anders de eerder vermelde mogelijkheid zijn eigen gespreksverslag in te zien. h. Termijn De termijn tussen de ontvangst van de klacht door de minister en het in kennis stellen van klager van de beslissing van de minister over de gegrondheid van de klacht bedraagt maximaal tien weken. In deze periode ligt de inhoudelijke behandeling van de klacht door de Commissie besloten. De inhoudelijke behandeling van de klacht door de Commissie duurt zes weken.
De termijn van tien weken kan eenmalig door de minister worden verlengd met vier weken. Nader uitstel is slechts mogelijk voor zover klager daarmee schriftelijk instemt. i. Nationale ombudsman Indien klager het niet eens is met de beslissing van de minister op de klacht kan hij een klacht indienen bij de Nationale ombudsman.