Huishoudelijk Reglement

Huishoudelijk Reglement

Inhoud: Lidmaatschap - algemeen - rechten en plichten van de leden Algemene Ledenvergadering (ALV) Bestuur Commissies algemeen Slotbepaling Bijlage 1. Huisregels paviljoen Huishoudelijk Reglement (wijzigingen goedgekeurd tijdens ALV op 12 april 2017) 2

Lidmaatschap Algemeen Artikel 1: lidmaatschappen Er bestaat binnen T.V. Prinsejagt een aantal typen lidmaatschappen met bijbehorende rechten en plichten. Dit zijn de volgende: 1. Seniorlid: Seniorleden van de vereniging zijn natuurlijke personen die voor de eerste januari van het verenigingsjaar de zeventienjarige leeftijd hebben bereikt en die de tennissport actief beoefenen of beoefend hebben; 2. Juniorlid: Juniorleden zijn natuurlijke personen die voor de eerste januari van het verenigingsjaar de zeventienjarige leeftijd nog niet hebben bereikt en die de tennissport actief beoefenen of beoefend hebben. Juniorlid A: leden 12 t/m 17 jaar, incl. leden die in het verenigingsjaar 12 jaar worden; Juniorlid B: leden t/m 11 jaar, excl. leden die in het verenigingsjaar 12 jaar worden; incl. leden die in het verenigingsjaar 8 jaar worden; Juniorlid C: leden t/m 7 jaar, excl. leden die in het verenigingsjaar 8 jaar worden. 3. Studentenlid: seniorleden die d.m.v. een studentenkaart kunnen aantonen dat ze het lopende jaar als student zijn ingeschreven bij een door de overheid erkende school. Het studenten-lidmaatschap moet ieder jaar vóór 1 januari aangevraagd worden bij de ledenadministratie; 4. Deel-lidmaatschap: leden die aantoonbaar in het betreffende jaar gedurende een groot deel van het betreffende jaar in het buitenland vertoeven c.q. een beperkt aantal maanden in Nederland (Eindhoven) verblijven. Deze leden ontvangen in dat jaar een pasje dat slechts gedurende de betreffende maanden geldig is. 5. Non-actieflid: leden die op hun eigen verzoek en aantoonbaar om medische of andere zwaarwegende redenen gedurende een bepaalde periode van het jaar niet in staat zijn te tennissen. Na deze periode kunnen deze leden weer een gewoon lidmaatschap aanvragen/verkrijgen; 6. Vrienden van Prinsejagt: mensen die Prinsejagt een warm hart toedragen en ook wel eens aanwezig willen zijn op ons park (bijv. bij activiteiten). Zij krijgen de beschikking over een toegangspasje, maar kunnen niet tennissen en inloggen in het baanreserveringssysteem. Wel hebben zij als gewone leden stemrecht, ontvangen alle club-informatie, en mogen desgewenst ook deelnemen aan tennislessen. Het lidmaatschap is gelijk aan het verenigingsjaar en loopt van 1 januari t/m 31 december. Artikel 2: Lidmaatschap: aanvragen, wijzigen, opzeggen, bijzonderheden Aanvraag voor lidmaatschap: geschiedt schriftelijk of via e-mail bij de Ledenadministratie, met vermelding van naam, voornamen, woonplaats, adres, geboortejaar en-datum op het aanmeldingsformulier (inschrijfformulier). Nieuwe leden geven bij inschrijving een machtiging af om de contributie, inschrijfgelden en eventueel andere latere verplichtingen te innen via automatische incasso. Gedurende het gehele jaar is aanvang van het lidmaatschap mogelijk. De bij de aanmelding tot het lidmaatschap verstrekte persoonsgegevens worden door de vereniging opgenomen in het ledenbestand van de vereniging in verband met alle reguliere verenigingsaktiviteiten en de aanmelding bij de KNLTB. Huishoudelijk Reglement (wijzigingen goedgekeurd tijdens ALV op 12 april 2017) 3

Aanvragen voor wijziging van soort lidmaatschap: geschiedt eveneens schriftelijk of via e- mail. In bijzondere situaties kan de Ledenadministratie de aanvraag voorleggen aan het bestuur. Veranderingen van persoonsgegevens (met name adres, e-mail adres, telefoonnummer, bankrekeningnummer): leden zijn verplicht deze ten spoedigste schriftelijk of via e-mail door te geven aan de Ledenadministratie. Opzeggingen: kunnen alleen schriftelijk of via e-mail worden ingediend. Opzegging van het lidmaatschap voor het volgende verenigingsjaar dient te geschieden met inachtneming van een opzegtermijn van twee (2) maanden, derhalve vóór 1 november. Opzegging van het lidmaatschap gedurende het verenigingsjaar kan, maar men blijft contributie-plichtig voor dat gehele jaar en de reeds betaalde contributie wordt niet gerestitueerd. Alle leden, die speel- en/of stemrecht hebben worden aangemeld bij de KNLTB. Leden die een geheel jaar non-actief zijn, hebben in wezen dezelfde status als Vrienden van Prinsejagt, met dezelfde rechten en mogelijkheden. Artikel 3: Contributie-vaststelling De contributie voor de verschillende lidmaatschappen wordt elk jaar, uiterlijk in september vastgesteld door het bestuur. De nieuwe contributie zal op de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering bekrachtigd worden. Indien de Algemene Ledenvergadering (ALV) niet akkoord gaat met de nieuwe contributie dan volgt restitutie middels korting op de eerstvolgende contributiebetaling. Arikel. 4: Gezinsmaximum Indien 4 of meer leden van een gezin, wonende op hetzelfde adres, lid zijn van Prinsejagt, geldt voor hun gezamenlijke contributie het zgn. gezinsmaximum. Dit bedraagt driemaal het bedrag voor een seniorlid. Artikel 5: Betaling van de contributie In principe wordt de contributie van alle leden geïnd middels automatische incasso. De incasso wordt uitgevoerd in de maand januari. Indien incasso niet mogelijk is (bijv. door wijziging of opheffing van rekeningnummer, wijziging van de tenaamstelling, administratieve redenen) zal in februari een tweede incasso worden uitgevoerd. Indien incasso ook dan niet mogelijk is, wordt een incassobureau ingeschakeld. Alle kosten gemaakt voor de incassering van te laat ontvangen contributiebedragen komen ten laste van het betreffende lid. Leden die lid zijn geworden en vooralsnog geen machtiging voor automatische incasso hebben afgegeven, moeten hun contributie vóór 1 februari betalen via de bankrekening van de vereniging. Het contributiebedrag wordt verhoogd met administratiekosten. Als de contributie op 1 februari niet is betaald, wordt in de maand februari een herinneringsnota gezonden. Wordt er vóór 1 maart niet betaald, dan wordt een incassobureau ingeschakeld. Huishoudelijk Reglement (wijzigingen goedgekeurd tijdens ALV op 12 april 2017) 4

Rechten en plichten van de leden Artikel 6 Als seniorlid van TV Prinsejagt bent u verplicht gesteld tot het draaien van bardiensten, dit ter ondersteuning van de exploitatie van het paviljoen. In welke mate dit dient te geschieden wordt door het bestuur vastgesteld in een bardienstreglement dat, eenmaal vastgesteld, onderdeel uitmaakt van het Huishoudelijk Reglement en vermeld zal staan op onze website. Bij hoge uitzondering en met zwaarwegende redenen kan het Bestuurslid Voorzieningen besluiten om u op basis van een door u zelf ingediend verzoek ontheffing te verlenen van de verplichting tot het draaien van bardiensten. Artikel 7 De leden zijn verplicht zich strikt te houden aan het ter plaatse geldende Reglement Baanreservering en, voor zover van toepassing, andere reglementen en schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van het bestuur en/of de commissies. Artikel 8 Schade aan de vereniging of aan een van haar bezittingen, toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of ten dele op dat lid worden verhaald. Artikel 9 De leden zijn verplicht mutaties in zaken als persoonsgegevens en bankrekeningnummer ten spoedigste schriftelijk aan de ledenadministratie door te geven. Artikel 10 De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten, wedstrijden en andere evenementen van de vereniging aanwezig te zijn, met uitzondering van de vergaderingen van het bestuur en de commissies. Alle leden ontvangen desgewenst van de secretaris een exemplaar van de Statuten en het Huishoudelijk Reglement. Artikel 11 De leden hebben de bevoegdheid derden voor beoefening van de tennissport op de banen van de vereniging te introduceren. Het bestuur heeft hiertoe een introducé-reglement vastgesteld en maakt deel uit van dit Huishoudelijk Reglement. Algemene Ledenvergadering (ALV) Artikel 12 De agenda van de algemene vergadering bevat, behalve de uit de Statuten of de voorgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, ieder voorstel dat tenminste zeven dagen vóór verzending der convocaties door tenminste vijf leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend, alsmede al hetgeen de tot bijeenroeping der vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen. Huishoudelijk Reglement (wijzigingen goedgekeurd tijdens ALV op 12 april 2017) 5

Artikel 13 Alle op de agenda van een vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij ieder punt wordt tevens behandeld ieder mondeling door een lid gedurende de vergadering gedaan voorstel, welke rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits in geval van een algemene vergadering ondersteund door tenminste vier andere leden. Artikel 14 Kandidaatstelling voor een door de algemene vergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het bestuur en/of door tien seniorleden. Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt, nadat het bestuur er zich van heeft vergewist, dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden. Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk zeven dagen voor de algemene vergadering. In geval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd. Artikel 15 Stemming over personen geschiedt door middel van gesloten briefjes. Besluitvorming bij acclamatie is echter ook mogelijk, tenzij een stemgerechtigde hoofdelijke of schriftelijke stemming verlangt. Ter bepaling van het resultaat der stemming blijven ongeldige en blanco stemmen buiten beschouwing. Indien een ingediend voorstel niet de vereiste meerderheid heeft verworven, is het niet aangenomen. Bestuur Artikel 16 1. Bestuursleden worden door een Algemene Ledenvergadering (ALV) gekozen bij volstrekte meerderheid van stemmen. 2. Bij eventuele vacatures of bij periodiek aftreden kunnen door het bestuur en door de leden kandidaten worden gesteld. De kandidatenlijst, door de leden schriftelijk ingediend bij het bestuur voor de ALV, behoren de handtekeningen te bevatten van minstens 10 leden en een akkoordverklaring van de voorgestelde kandida(a)t(en) zelf. 3. Worden bij een periodieke verkiezing geen kandidaten gesteld, dan zullen de aftredende bestuursleden zonder stemming als gekozen worden beschouwd. Indien naast de door het bestuur voorgedragen kandida(a)t(en) geen tegenkandidaten worden gesteld, dan worden de voorgedragen kandidaten bij enkele kandidaatstelling geacht gekozen te zijn. 4. Het bestuur stelt een rooster op waarin de opvolging van de bestuursleden geregeld wordt. Het rooster behoort zodanig te worden ingericht, dat voorzitter en secretaris niet gelijktijdig aftreden. Artikel 17 In de eerste vergadering van het bestuur na de algemene vergadering wordt, indien deze functie niet reeds ingevuld is in het bestuur, een vice-voorzitter gekozen. Deze neemt bij ontstentenis van de voorzitter diens werkzaamheden waar. Bij ontstentenis van een der bestuursleden wordt een waarnemend functionaris aangesteld met de bevoegdheden en verantwoordelijkheid van het bestuurslid wiens functie hij waarneemt. In geval van blijvende Huishoudelijk Reglement (wijzigingen goedgekeurd tijdens ALV op 12 april 2017) 6

ontstentenis van alle bestuursleden fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden, als tijdelijk bestuur. Artikel 18 1. Het bestuur is verplicht gedurende het jaar regelmatig te vergaderen, minimaal 1x per kwartaal. 2. Een bestuursvergadering wordt door de secretaris bijeen geroepen d.m.v. een, zo mogelijk, schriftelijke convocatie aan ieder bestuurslid, tenminste een week voor de datum van de vergadering. De convocatie omvat tevens de agenda van de te bespreken onderwerpen. 3. In de bestuursvergadering heeft elk lid een stem. Het stemrecht kan echter niet d.m.v. een volmacht worden uitgeoefend. 4. Over niet geagendeerde onderwerpen kunnen geen besluiten worden genomen, tenzij het bestuur in meerderheid bijeen is. Artikel 19 Verlangt, omtrent een aan de orde gesteld onderwerp, geen der stemgerechtigde leden stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen. In het tegenovergestelde geval wordt tot hoofdelijke stemming overgegaan, waarbij een lid zich niet van stemming kan onthouden. Artikel 20 Op een bestuursvergadering kunnen slechts rechtsgeldige besluiten worden genomen, indien de meerderheid van de in functie zijnde bestuursleden aanwezig is. Een bestuursbesluit wordt genomen bij meerderheid van stemmen. Bij het staken van de stemmen beslist de stem van de voorzitter. Artikel 21 1. Het bestuur is verplicht, op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van: a. namen en adressen van de in artikel 4 der Statuten bedoelde personen. b. presentielijsten en notulen van alle algemene vergaderingen en vergaderingen van het bestuur. c. de bezittingen en schulden van de vereniging. 2. De zorg van het verenigingsarchief berust bij de secretaris. 3. De secretaris ziet er op toe, bij het secretariaat ingekomen post, waarvan de inhoud (mede) voor een der commissies van actueel belang kan zijn, zo spoedig mogelijk wordt bezorgd bij de desbetreffende commissievoorzitter. Artikel 22 Het bestuur is toegestaan uitgaven tot een bedrag van 10.000,- per jaar te verrichten, waarbij geen meerjarige verplichtingen aangegaan worden, zonder dat daarvoor de toestemming gevraagd moet worden van de ALV. Huishoudelijk Reglement (wijzigingen goedgekeurd tijdens ALV op 12 april 2017) 7

Commissies Algemeen Artikel 23 1. Leden voor de zgn. kascommissie (commissie artikel 11, lid 4) worden door een Algemene Ledenvergadering (ALV) gekozen bij volstrekte meerderheid van stemmen. 2. Leden van deze commissie mogen niet langer dan 3 jaar aan een gesloten deel uit maken van deze commissie. Artikel 24 Bij of na de benoeming kunnen tevens de bevoegdheden en verplichtingen van iedere commissie worden geregeld of gewijzigd. Artikel 25 Commissies dienen voor activiteiten die zij organiseren een gedetailleerde begroting in te dienen bij het bestuur en achteraf moet een gedegen financieel verslag worden ingeleverd. De begrotingen moeten door het bestuur worden goedgekeurd. De communicatie hierover loopt via de penningmeester. Slotbepaling Artikel 26 In alle gevallen waarin de Statuten en het Huishoudelijk Reglement niet voorzien, beslist het bestuur. Aldus vastgesteld door het bestuur na goedkeuring tijdens de Algemene Ledenvergadering op 9 oktober 2013 BIJLAGE: 1.Huisregels paviljoen Huishoudelijk Reglement (wijzigingen goedgekeurd tijdens ALV op 12 april 2017) 8

Bijlage 1. Huisregels Paviljoen 1. Een barvrijwilliger is tenminste 18 jaar. 2. Bij Tennisvereniging geldt de Drank- en Horecawet. 3. Personen onder de 21 jaar die alcohol bestellen, dienen zich te legitimeren middels een wettelijk legitimatie document of de KNLTB-pas. Bij twijfel over de leeftijdsgrens van 21 jaar, dient de besteller van alcoholische dranken zich te allen tijde op verzoek van de barvrijwilliger te legitimeren middels een wettelijk legitimatie document of de KNLTBpas. 4. Er wordt geen alcohol verkocht aan iemand die te veel op heeft of dronken is, noch aan mensen die zich agressief gedragen. 5. Het is verboden in de kantine of ergens anders op het terrein van de vereniging zelf meegebrachte alcohol te nuttigen. 6. Roken is te allen tijde verboden in het paviljoen. 7. Het is voor bezoekers en barpersoneel niet toegestaan alcoholische dranken te verschaffen aan personen, die volgens de geldende Drank- en Horecawet, geen alcohol in hun bezit mogen hebben. Huishoudelijk Reglement (wijzigingen goedgekeurd tijdens ALV op 12 april 2017) 9