Dit reglement is gebaseerd p de Wet Bescherming Persnsgegevens (augustus 2001), die de Wet persnsregistratie vervangt. 1. Begripsbepalingen 1. Persnsgegevens: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde f identificeerbare natuurlijk persn. 2. Zrg gegevens: persnsgegevens die direct f indirect betrekking hebben p de lichamelijke f de geestelijke gesteldheid van betrkkenen, verzameld dr een berepsbeefenaar in het kader van zijn berepsuitefening. 3. Verwerking van persnsgegevens: elke handeling f geheel van handelingen met betrekking tt persnsgegevens, waarnder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, rdenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, pvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken dr middel van drzending, verspreiding f enig andere vrm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen f vernietigen van gegevens. 4. Verstrekking van gegevens uit de persnsregistratie: het bekend maken f ter beschikking stellen van persnsgegevens. 5. Verzamelen van persnsgegevens: het verkrijgen van persnsgegevens. 6. Bestand: elk gestructureerd geheel van persnsgegevens, ngeacht f dit geheel van gegevens gecentraliseerd is f verspreid is p een functineel gegrafische wijze, dat vlgens bepaalde criteria tegankelijk is en betrekking heeft p verschillende persnen. 7. Verantwrdelijke: de natuurlijke persn, rechtspersn f ieder ander die f het bestuursrgaan dat, alleen f tezamen met anderen, het del van en de middelen vr de verwerking van persnsgegevens vaststelt. 8. Bewerker: degene die ten beheve van de verantwrdelijke persns- gegevens verwerkt, znder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn nderwrpen (bijvrbeeld een salarisadministratiekantr). 9. Betrkkene: degene p wie persnsgegevens betrekking heeft f zijn vertegenwrdiger. 10. Derde: ieder, niet zijnde de betrkkene, de verantwrdelijke, de bewerker, f enig persn die nder rechtstreeks gezag van de verantwrdelijke f de bewerker gemachtigd is m persnsgegevens te verwerken (bijvrbeeld een arts). 11. Ontvanger: degene aan wie de persnsgegevens wrden verstrekt. 12. Testemming van de betrkkene: elke vrije, specifieke en p infrmatie berustende wilsuiting, waarmee de betrkkene aanvaardt dat hem betreffende persnsgegevens wrden verwerkt. 13. Het Cllege bescherming persnsgegevens: het Cllege dat tt taak heeft te te zien p de verwerking van persnsgegevens. 14. Klachtencmmissie: de cmmissie ingesteld vereenkmstig de Wet klachtrecht cliënten zrgsectr. 15. Vertegenwrdiger: de uder(s) die het uderlijk gezag uitefenen, dan wel de vgd van betrkkene. 2. Reikwijdte Dit reglement is van tepassing p de geheel f gedeeltelijk geautmatiseerde verwerking van persnsgegevens, alsmede de niet geautmatiseerde verwerking van persnsgegevens die in een bestand zijn pgenmen f die bestemd zijn m daarin te wrden pgenmen. 3. Del van de persnsregistratie 1. Het del van dit reglement is een praktische uitwerking te geven van de bepalingen van de Wet bescherming persnsgegevens, verder te nemen WBP. 2. Dit reglement is van tepassing binnen Ludens te Utrecht en heeft betrekking p de in bijgaand verzicht genemde verwerkingen van persnsgegevens. Dit verzicht vrmt een geheel met dit reglement. Vr de kinderpvang betekent dit: wachtlijstregistratie, kindregistratie, bservatielijsten, financiële/administratieve registratie, klachtenregistratie, archiefregistratie Pagina 1 van 5
3. Binnen de delstelling van dit reglement zullen geen andere gegevens wrden pgenmen dan de in artikel 2 genemde gegevens. 4. Vertegenwrdiging 1. Indien de betrkkene jnger is dan veertien jaar, treden de uders, die het uderlijk gezag uitefenen, dan wel de vgd in plaats van de betrkkene. 2. De persn, die in de plaats treedt van de betrkkene, betracht de zrg van een ged vertegenwrdiger. Hij is gehuden de betrkkene zveel mgelijk bij de vervulling van zijn taken te betrekken. 3. Indien een vertegenwrdiger ptreedt namens de betrkkene, kmt de verantwrdelijke zijn verplichtingen die vrtvleien uit de wet en dit reglement na jegens deze vertegenwrdiger, tenzij die nakming niet verenigbaar is met de zrg van een ged verantwrdelijke. 5. Vrwaarden vr rechtmatige verwerking 1. Persnsgegevens wrden in vereenstemming met dit reglement p behrlijke en zrgvuldige wijze verwerkt. 2. Persnsgegevens wrden niet verder verwerkt p een wijze die nverenigbaar is met de deleinden waarvr ze zijn verkregen. 3. Persnsgegevens wrden slechts verwerkt vr zver zij, gelet p de deleinden waarvr zij wrden verzameld f vervlgens wrden verwerkt, tereikend, ter zake dienend en niet bvenmatig zijn. 4. De verantwrdelijke draagt er zrg vr dat er passende technische en rganisatrische maatregelen wrden uitgeverd ter beveiliging tegen verlies f enige vrm van nrechtmatige verwerking. 6. Verwerking van persnsgegevens. Persnsgegevens mgen slechts wrden verwerkt indien aan nderstaande vrwaarden is vldaan: de betrkkene vr de verwerking zijn ndubbelzinnige testemming heeft verleend. dit ndzakelijk is vr de uitvering van een vereenkmst waarbij de betrkkene partij is, f vr handelingen die p verzek van de betrkkene wrden verricht en die ndzakelijk zijn vr het sluiten van een vereenkmst. dit ndzakelijk is m een wettelijke verplichting na te kmen. dit ndzakelijk is ter bestrijding van ernstig gevaar vr de gezndheid van de betrkkene. dit ndzakelijk is met het g p het belang van de verantwrdelijke f van een derde én het belang van degene van wie de gegevens wrden verwerkt niet prevaleert. 7. Regels vr de verwerking van zrggegevens (bijzndere persnsgegevens) Zrggegevens wrden slechts verwerkt indien aan een van de vlgende vrwaarden is vldaan: 1. De verwerking geschiedt dr hulpverleners, instellingen f vrzieningen in de gezndheidszrg f maatschappelijke dienstverlening vrzver dat met het g p een gede behandeling f verzrging van de betrkkene, dan wel beheer van de betreffende instelling f berepspraktijk ndzakelijk is. 2. De verwerking geschiedt p verzek (p verzek is aangepast) van de verzekeraar zver dat ndzakelijk is vr de berdeling van het dr de verzekeringsinstelling te verzekeren risic, dan wel vrzver dat ndzakelijk is vr de uitvering van een verzekeringsvereenkmst. 3. De verwerking geschiedt met uitdrukkelijke testemming van de betrkkene. 4. De gegevens wrden alleen verwerkt dr persnen die uit hfde van ambt, berep f wettelijk vrschrift, dan wel krachtens een vereenkmst tt geheimhuding zijn verplicht. 5. Persnsgegevens betreffende gezndheid wrden slechts gebruikt f verstrekt ten beheve van Pagina 2 van 5
wetenschappelijk nderzek f statistiek wanneer het nderzek: het algemeen belang dient; verwerking ndzakelijk is vr het betreffende nderzek f de betreffende statistiek; het vragen van uitdrukkelijke testemming nmgelijk blijkt f een nevenredige inspanning kst; bij de uitvering vrzien is in zdanige waarbrgen dat de persnlijke levenssfeer van de betrkkene niet nevenredig wrdt geschaad. Bvenstaande geldt niet wanneer de gegevens anniem zijn. 6. Gegevens betreffende erfelijke eigenschappen mgen slechts wrden verwerkt wanneer de verwerking plaats vindt met betrekking tt de betrkkene bij wie de erfelijke gegevens wrden verkregen, tenzij: een zwaarwegend geneeskundig belang prevaleert f de verwerking ndzakelijk is ten beheve van wetenschappelijk nderzek. 7. Persnsgegevens betreffende iemands gdsdienst f levensvertuiging, ras, plitieke gezindheid en seksuele leven, mgen uitsluitend wrden verwerkt vrzver dit ndzakelijk is in aanvulling p de verwerking van persnsgegevens betreffende iemands gezndheid als bedeld in lid 1 van het reglement. 8. Infrmatieverstrekking aan de betrkkene Gegevens verkregen bij betrkkene 1. Indien bij de betrkkene zelf de persnsgegevens wrden verkregen, deelt de verantwrdelijke vr het mment van verkrijging de betrkkene mede: zijn identiteit; de deleinden van de verwerking waarvr de gegevens zijn bestemd, tenzij de betrkkene daarvan reeds p de hgte is. 2. De verantwrdelijke verstrekt nadere infrmatie vr zver dat gelet p de aard van de gegevens, de mstandigheden waarnder zij wrden verkregen f het gebruik dat ervan wrdt gemaakt ndig is m tegenver de betrkkene een behrlijke en zrgvuldige verwerking te waarbrgen. Gegevens elders verkregen 3. Bij verkrijging van persnsgegevens buiten de betrkkene m, deelt de verantwrdelijke de betrkkene mede: zijn identiteit; de deleinden van de verwerking waarvr de gegevens zijn bestemd. Het mment waarp dit met gebeuren is: p het mment dat u de gegevens vastlegt; f als u de gegevens uitsluitend verzamelt m deze aan een derde te verstrekken, uiterlijk p het mment van eerste verstrekking aan die derde. 4. De verantwrdelijke verstrekt nadere infrmatie vrzver dat gelet p de aard van de gegevens, de mstandigheden waarnder zij wrden verkregen f het gebruik dat ervan wrdt gemaakt ndig is, m tegenver de betrkkene een behrlijke en zrgvuldige verwerking te waarbrgen. 5. Het bepaalde nder 3 is niet van tepassing indien de mededeling van de infrmatie aan de betrkkene nmgelijk blijkt f een nevenredige inspanning kst. In dat geval legt de verantwrdelijke de herkmst van de gegevens vast. 6. Het bepaalde nder 3 is eveneens niet van tepassing indien de vaststelling f de verstrekking bij f krachtens de wet is vrgeschreven. In dat geval dient de verantwrdelijke de betrkkene p diens verzek te infrmeren ver het wettelijk vrschrift, dat tt de vastlegging f verstrekken van de hem betreffende gegevens heeft geleid. 7. Indien de verantwrdelijke de betrkkene niet heeft geïnfrmeerd cnfrm dit artikel, betekent dit dat de persnsgegevens p een niet behrlijke en nzrgvuldige wijze zijn verwerkt. Pagina 3 van 5
9. Recht p inzage en afschrift van pgenmen persnsgegevens 1. De betrkkene heeft het recht kennis te nemen van de p zijn persn betrekking hebbende gegevens. 2. De gevraagde inzage en/f het gevraagde afschrift zal z spedig mgelijk, dch uiterlijk binnen vier weken, plaatsvinden respectievelijk wrden verstrekt. 3. Een mgelijke beperkingsgrnd vr inzage en afschrift kunnen zijn gewichtige belangen van anderen dan de betrkkene, de verantwrdelijke daarnder begrepen. 4. Vr de verstrekking van een afschrift mag een redelijke vergeding in rekening wrden gebracht. 10. Recht p aanvulling, crrectie f verwijdering van pgenmen persnsgegevens 1. Desgevraagd wrden de pgenmen gegevens aangevuld met een dr de betrkkene afgegeven verklaring met betrekking tt de pgenmen gegevens. 2. De betrkkene kan verzeken m crrectie van p hem betrekking hebbende gegevens indien deze feitelijk njuist, vr het del van de verwerking nvlledig f niet ter zake dienend zijn, dan wel in strijd met een wettelijk vrschrift, in de verwerking vrkmen. 3. De verantwrdelijke draagt zrg dat een beslissing tt crrectie z spedig mgelijk wrdt uitgeverd. 4. De betrkkene kan verzeken m verwijdering van p hem betrekking hebbende gegevens. 5. De verantwrdelijke bericht de verzeker binnen vier weken na ntvangst van het schriftelijk verzek tt crrectie f verwijdering schriftelijk f dan wel in heverre hij daaraan vldet. Een weigering is met redenen mkleed. 6. De verantwrdelijke verwijdert de gegevens binnen drie maanden na een daarte strekkend verzek van de betrkkene, tenzij redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is vr een ander dan de betrkkene, alsmede vrzver bewaring p grnd van een wettelijk vrschrift vereist is. 11. Bewaren van gegevens 1. De verantwrdelijke stelt vast helang de pgenmen persnsgegevens bewaard blijven. Deze bewaartermijn is: Vr medische gegevens in beginsel tien jaren, te rekenen vanaf het tijdstip waarp zij zijn vervaardigd, f zveel langer als redelijkerwijs uit de zrg van een ged hulpverlener casu qu de verantwrdelijke vrtvleit. Gegevens van niet medische aard wrden niet langer bewaard dan ndzakelijk vr de verwezenlijking van de deleinden waarvr zij wrden verzameld f vervlgens wrden verwerkt, tenzij geannimiseerd f vr zver ze uitsluitend vr histrische, statistische f wetenschappelijke deleinden wrden bewaard. 2. Indien de bewaartermijn van de zrggegevens is verstreken f de betrkkene det een verzek tt verwijdering vr het verstrijken van de bewaartermijn, wrden de desbetreffende medische persnsgegevens verwijderd, zulks binnen een termijn van drie maanden. 3. Verwijdering blijft evenwel achterwege wanneer redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is vr een ander dan de betrkkene, alsmede bewaring p grnd van een wettelijk vrschrift vereist is f indien daarver tussen de betrkkene en de verantwrdelijke vereenstemming bestaat. 12. Melding van een verwerking van gegevens 1. Een geheel f gedeeltelijk geautmatiseerde verwerking van persnsgegevens die vr de verwezenlijking van een deleinde f samenhangende deleinden bestemd is, wrdt alvrens met de verwerking wrdt aangevangen gemeld bij het Cllege bescherming persnsgegevens. 2. De niet geautmatiseerde verwerking van persnsgegevens die vr de verwezenlijking van een deleinde f samenhangende deleinden bestemd is, wrdt gemeld indien deze is nderwrpen aan vrafgaand nderzek. Pagina 4 van 5
13. Klachten Indien de betrkkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet wrden nageleefd f andere reden heeft tt klagen, dient hij zich te wenden tt de verantwrdelijke binnen de rganisatie functinerende regeling vr nafhankelijke klachtenbehandeling. het Cllege bescherming persnsgegevens en cnfrm de WBP verzeken een nderzek in te stellen f de wijze van gegevensverwerking dr de verantwrdelijke in vereenstemming is met de Wet bescherming persnsgegevens. dan wel gebruik maken van de in hfdstuk 8 van de Wpb neergelegde berepsmgelijkheden. 14. Wijzigingen, inwerkingtreding en inzage van dit reglement 1. wijzigingen in dit reglement wrden aangebracht dr de verantwrdelijke. 2. de wijzigingen in het reglement zijn van kracht vier weken nadat ze bekend zijn gemaakt aan betrkkenen. 3. Dit reglement is per 1.. 2009 in werking getreden en bij de verantwrdelijke in te zien. 4. Desgewenst kan tegen kstprijs een afschrift van dit reglement wrden verkregen. Gegevensverwerkingen kunnen aangemeld wrden bij: Cllege Bescherming Persnsgegevens dr middel van het WBP meldingsprgramma p de website van het CBP. De WBP diskette f meldingsfrmulier, aan te vragen via telefnnummer 070-381 22 40 en/f 070-381 22 43. Het CBP heeft k een telefnisch spreekuur dagelijks van 9.00 uur tt 12.30 uur telefnnummer 070-381 13 00. Vr leden van Arcares, GGZ Nederland, NVZ, VGN en de Maatschappelijk Ondernemers Grep is er een gezamenlijke helpdesk dagelijks van 9.00 uur tt 12.00 uur te bereiken nder telefnnummer 030-273 92 22. Pagina 5 van 5