Versie 2 * Oplegnotitie Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Gemeenteblad 2010 nr. 60 Rol van de raad De raad krijgt dit raadsvoorstel voorgelegd om zowel het in de wet vastgelegde recht op ambtelijke bijstand voor de raad en individuele raadsleden alsook het recht op fractieondersteuning voor politieke groeperingen dat is uitgewerkt in een verordening te actualiseren. Context van het raadsvoorstel Dit raadsvoorstel wordt nu aan uw raad voorgelegd om een bijgewerkte verordening over ambtelijke bijstand en fractieondersteuning te hebben die in overeenstemming is met de Gemeentewet. Dit in reactie op: - wijzigingen in de Gemeentewet die van invloed zijn op de bestaande verordening over fractieondersteuning; - het raadsbesluit over deregulering dat adviseerde de onderwerpen ambtelijke bijstand en fractieondersteuning aan te passen of te actualiseren door deze twee verordeningen samen te voegen tot één verordening; - de sinds 1975 niet meer geactualiseerde verordening over fractieondersteuning. Opties van het raadsvoorstel op hoofdlijnen In het voorstel is: - toegevoegd de nieuwe regel van de Gemeentewet dat in de verordening van de gemeente regels moeten staan over de besteding en verantwoording van de fractieondersteuning (artikel 33 lid 3 laatste zin van de Gemeentewet). - het advies van het raadsvoorstel van 7 juli jl. over deregulering (Gemeenteblad 2009 nummer 53 versie 2) opgevolgd om van de twee aparte verordeningen over deze onderwerpen één nieuwe verordening te maken. - de nieuwe verordening tot vandaag bijgewerkt. De Verordening geldelijke tegemoetkoming aan de fracties in de gemeenteraad is van 1975 en is daarna niet meer aangepast. In deze verordening staat bijvoorbeeld het bedrag van 75 gulden. Deze 75 gulden zijn na 1975 niet meer geïndexeerd of omgerekend naar euro s. Financiële/ personele/ juridische gevolgen? Ja. Het aanpassen van de hoogte van het bedrag van de fractieondersteuning, betekent dat dit gewijzigde bedrag ook op de begroting meegenomen moet worden. Is achteraf meetbaar of de doelstellingen gehaald zijn? Niet van toepassing. Is er een tijdpad bijgevoegd? Op 1 januari 2011 geldt de nieuwe verordening en zijn de oude verordeningen niet meer geldig. Zijn er bijlagen bijgevoegd of ter inzage? Nee. * Dit concept-raadsvoorstel/-besluit is gewijzigd naar aanleiding van de behandeling in de vergadering van de raadscommissie d.d. 21 september 2010 en de presidiumbijeenkomst d.d. 13 oktober 2010. De wijziging is grijs gemarkeerd aangegeven. 1 van 12
Raadsvoorstel Versie 2 * Collegeverg, d.d. : n.v.t. Gemeenteblad : 2010 nr 60 Dienst/Afdeling Nr. : : Griffie 2009/15579 Portefeuillehouder : n.v.t. Onderwerp : Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Raadsverg d.d. : 12 oktober 2010 Uiterlijke : n.v.t. beslisdatum Aan de raad. Voorstel/ambtelijk advies Voorgesteld wordt om de verordening Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning vast te stellen die: - in overeenstemming is met de wijziging in de Gemeentewet over fractieondersteuning ; - het advies in het raadsbesluit over deregulering overneemt en van de twee aparte verordeningen over ambtelijke bijstand en fractieondersteuning één nieuwe verordening maakt;. - de verordening over fractieondersteuning van 1975 actualiseert. Inleiding De redenen waarom dit raadsvoorstel nu aan uw raad wordt voorgelegd, zijn de volgende: a) In de Gemeentewet zijn regels opgenomen over ambtelijke bijstand aan raad en raadsleden en de ondersteuning van fracties in de raad. Een van die regels is dat de gemeente voor deze onderwerpen een verordening vaststelt. Op dit moment heeft de gemeente Brunssum heeft hiervoor twee verordeningen (de Verordening ambtelijke bijstand aan de raad en de Verordening geldelijke tegemoetkoming aan de fracties in de gemeenteraad ). De regels in de Gemeentewet over wat in de gemeentelijke verordening moet staan, zijn veranderd. Dus moeten de twee verordeningen van de gemeente Brunssum worden aangepast aan de Gemeentewet. b) Daarnaast heeft uw raad op 7 juli 2009 bij uw besluiten over deregulering onder andere de opdracht gegeven om de Verordening ambtelijke bijstand aan de raad / Verordening geldelijke tegemoetkoming aan de fracties in de gemeenteraad en de Verordening geldelijke voorzieningen raads- en commissieleden aan te passen of te actualiseren. Probleemstelling/Doelstelling Door de nieuwe verordening vast te stellen staan alle regels over ambtelijke bijstand en fractieondersteuning in één bijgewerkte verordening waarvan de regels in overeenstemming zijn met de regels van de Gemeentewet: - de nieuwe verordening voldoet aan de nieuwe regel in de Gemeentewet dat in de verordening van de gemeente regels moeten staan over de besteding en verantwoording van de fractieondersteuning (artikel 33 lid 3 laatste zin van de Gemeentewet). - in de nieuwe verordening is het advies van het raadsvoorstel van 7 juli jl. over deregulering (Gemeenteblad 2009 nummer 53 versie 2) opgevolgd om van de twee aparte verordeningen over deze onderwerpen één nieuwe verordening te maken. - de nieuwe verordening is tot vandaag bijgewerkt. De Verordening geldelijke tegemoetkoming aan de fracties in de gemeenteraad is van 1975 en is daarna niet meer aangepast. In deze verordening staat bijvoorbeeld het bedrag van 75 gulden. Deze 75 gulden zijn nooit geïndexeerd of omgerekend naar euro s. De wijzigingen zijn in de tekst van de verordening grijs gemarkeerd. Kaderstelling Dit raadsvoorstel gaat alleen over ambtelijke bijstand aan raad en raadsleden en ondersteuning aan fracties. Naast veranderingen in deze onderwerpen zijn ook andere wijzigingen in de Gemeentewet geweest. Daarnaast heeft uw raad ook de opdracht gegeven bij het raadsvoorstel over deregulering om andere verordeningen en reglementen aan te passen (bijvoorbeeld de Verordening geldelijke voorzieningen raads- en commissieleden en * Dit concept-raadsvoorstel/-besluit is gewijzigd naar aanleiding van de behandeling in de vergadering van de raadscommissie d.d. 21 september 2010 en de presidiumbijeenkomst d.d. 13 oktober 2010. De wijziging is grijs gemarkeerd aangegeven. 2 van 12
de Reglementen van orde van de raad en de raadscommissies). De raadsvoorstellen over andere aan te passen verordeningen en reglementen komen in aparte voorstellen naar uw raad toe. Naast de regels in deze verordening over ambtelijke bijstand staan ook in de Instructie voor de griffier en de Organisatieverordening Griffie regels over ambtelijke bijstand. In de Instructie voor de griffier zijn dat met name de volgende artikelen: - artikel 4 lid 2 (periodiek is er overleg tussen secretaris en griffier over onder andere het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand); - artikel 10 (de griffier draagt zorg dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen); - artikel 12 lid 4 (medewerkers van de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand handelen in overleg met de griffier). In de Organisatieverordening Griffie is dat artikel 3 lid 4 over de bevoegdheid van de griffier om aan een ambtenaar geheimhouding op te leggen omtrent de inhoud en het onderwerp dat hij of zij voor de griffie of de raad en/of raadsfractie dient uit te werken. Overwegingen o.a. Het aanpassen van de verordeningen over ambtelijke bijstand en fractieondersteuning is een logisch gevolg van de veranderingen in de Gemeentewet en uw raadsbesluiten over deregulering. Uitvoering Na vaststelling door uw raad van de nieuwe verordening, wordt deze gepubliceerd. Op 1 januari 2011 geldt de nieuwe verordening en zijn de oude verordeningen niet meer geldig. Raming van de gevolgen in geld en menskracht Het aanpassen van de hoogte van het bedrag van de fractieondersteuning, betekent dat dit gewijzigde bedrag ook op de begroting meegenomen moet worden. De overige veranderingen in de nieuwe verordening hebben geen gevolgen in geld en menskracht. Verdere procedure en momenten van verantwoording Bij nieuwe wijzigingen in regelgeving zoals de Gemeentewet moet gekeken worden of de verordening hierop aangepast moet worden. Het Presidium, voorzitter griffier 3 van 12
Raadsbesluit Versie 2 * Gemeenteblad Dienst/Afdeling Nr. : 2009 nummer : Griffie : 2009/15579 De Raad der Gemeente Brunssum; gelezen het voorstel van het presidium d.d. 10 november 2009, 2009 nummer 15579; gelet op het bepaalde in artikel 33 van de Gemeentewet; Besluit: tot vaststelling van de volgende Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning PARAGRAAF 1: AMBTELIJKE BIJSTAND Artikel 1 1. Een raadslid wendt zich tot de griffie(r) met een verzoek om: a. feitelijke informatie van geringe omvang; b. inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn; c. bijstand bij het opstellen van (initiatief raads-)voorstellen, amendementen, moties of andere bijstand. 2. De informatie en/of bijstand bedoeld in het eerste lid onder a. en b. wordt door de griffier, een medewerker van de griffie of op verzoek van de griffier door een ambtenaar gegeven. 3. Indien de gevraagde bijstand bedoeld in het eerste lid onder c. niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend, kan de griffier zo nodig in samenwerking of overleg met de secretaris één of meer ambtenaren aanwijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen. Artikel 2 1. Een verzoek om ambtelijke bijstand wordt ingewilligd, tenzij: a. het verzoek rechtstreeks zonder tussenkomst van de griffie- aan een ambtenaar is gericht; b. het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad; c. dit het belang van de gemeente kan schaden; d. het bijstand, bedoeld in artikel 1 eerste lid, onder c betreft en het raadslid reeds volledig gebruik heeft gemaakt van het hem op grond van artikel 5, eerste lid, beschikbaar gestelde aantal uren ambtelijke bijstand. 2. Bij verzoeken om ambtelijke bijstand die ter afhandeling zijn voorgelegd aan: * Dit concept-raadsvoorstel/-besluit is gewijzigd naar aanleiding van de behandeling in de vergadering van de raadscommissie d.d. 21 september 2010 en de presidiumbijeenkomst d.d. 13 oktober 2010. De wijziging is grijs gemarkeerd aangegeven. 4 van 12
a. de griffie(r), beoordeelt de griffier of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid wordt verleend b. een ambtenaar, beoordeelt de secretaris of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid verleend wordt. 3. Indien de bijstand wordt geweigerd: a. Bij bijstand verleend door de griffier of een medewerker van de griffier, deelt de griffier dit met redenen omkleed mee aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend; b. Bij bijstand verleend door een ambtenaar vindt er overleg plaats tussen de secretaris en de griffier; i. Indien de griffier en de secretaris beide van oordeel zijn dat de bijstand geweigerd dient te worden, dan deelt de griffier dit met redenen omkleed mee aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend; ii. Indien er geen overeenstemming is tussen griffier en secretaris of een verzoek geweigerd moet worden, kan de griffier het verzoek voorleggen aan de burgemeester als voorzitter van de raad. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek. Artikel 3 Bij het afhandelen van een verzoek om ambtelijke bijstand opereert de ambtenaar bij de uitvoering van zijn werkzaamheden onafhankelijk van het college en verricht hij deze werkzaamheden als goed ambtenaar. Artikel 4 1. Indien een raadslid niet tevreden is over verleende bijstand, doet hij hiervan mededeling aan de griffier. 2. Indien overleg tussen de griffier en de secretaris over bijstand verleend door een ambtenaar niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester als voorzitter van de raad. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak. Artikel 5 1. Elk raadslid heeft per jaar recht op 10 uur ambtelijke bijstand verleend door een ambtenaar als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel c. 2. De secretaris houdt in een register bij hoeveel uren per jaar een raadslid gebruik maakt van ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel c en verleend door een ambtenaar. Artikel 6 De secretaris verstrekt de griffier desgewenst een afschrift uit het register. Artikel 7 1. Een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies geheim wordt gehouden. 2. Indien het college of leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot de griffier. PARAGRAAF 2: FRACTIEONDERSTEUNING Artikel 8 1. De fracties, zoals bedoeld in artikel 7 van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van Brunssum, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie. 2. De hoogte van het totale bedrag voor fractieondersteuning wordt ieder jaar vastgesteld door de raad bij vaststelling van de begroting. Artikel 9 5 van 12
1. Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken. De bijdrage is bedoeld als een tegemoetkoming in personele, materiële en andere kosten die verband houden met de ondersteuning bij de werkzaamheden van de fractie. 2. De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van: a. uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen; b. betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie; c. giften; d. uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen; e. opleidingen voor raads- en commissieleden; f. bestedingen aan raadsleden of bedrijven van raadsleden voor werkzaamheden die zij als beleidsmedewerker of anderszins in opdracht van een fractie verrichten; g. (her)verkiezing van raadsleden; h. buitenlandse reizen 3. In het geval er twijfel is omtrent de aanvaardbaarheid van uitgaven, beslist de voorzitter van de raad na overleg met het Presidium. Artikel 10 1. De bijdrage voor fractieondersteuning wordt, voor 31 januari van een kalenderjaar, als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt. 2. In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar. 3. Het voorschot wordt verrekend met teveel ontvangen voorschotten in jaren waarvoor de raad de bedragen heeft vastgesteld bedoeld in artikel 13, derde lid. Artikel 11 1. Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage a. bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt. b. bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt. 2. Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 8, tweede lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden. 3. Bij splitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot direct tussen fracties onderling verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het tweede lid. Artikel 12 1. De raad reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage toekomend aan een fractie ter besteding door die fractie in volgende jaren. 6 van 12
2. De reserve is niet groter dan 30% van de bijdrage die de fractie in het voorgaande kalenderjaar toekwam ingevolge artikel 8. 3. Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve, komt tot uitdrukking in de afrekening als bedoeld in artikel 13 over dat jaar. Bevoorschotting vindt desgevraagd plaats. 4. De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd. 5. Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger zou worden dan aangegeven in het tweede lid, vervalt het recht op dat meerdere. 6. Bij splitsing van een fractie, wordt de reserve verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden, voor zover deze reserve niet meer bedraagt dan 30% van de bijdrage die de oorspronkelijke fractie in het voorgaande kalenderjaar ontving. Artikel 13 1. Elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag. 2. Controle van het verslag vindt plaats door het Presidium. Het Presidium brengt advies uit aan de raad. 3. De raad stelt na ontvangst van het advies van het Presidium de bedragen vast van: a. de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn; b. de wijziging van de reserve; c. de resterende reserve; d. de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten. Artikel 14. Toepassing Awb Titel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht is van toepassing op de financiële middelen die een fractie ontvangt. PARAGRAAF 3 SLOTBEPALING Artikel 15 Overgangsregeling Als overgangregeling tussen de van kracht zijnde verordening Verordening geldelijke tegemoetkoming aan de fracties in de gemeenteraad en het van kracht worden van deze verordening wordt voor het tijdvak van maart 2010 tot en met december 2010 een bijdrage voor fractieondersteuning verstrekt conform artikel 10 van deze verordening voor de maanden maart 2010 tot en met december 2010. Eventuele reeds ontvangen bedragen van tegemoetkomingen van fracties over deze periode worden verrekend met het nog te ontvangen bedrag over deze periode. Artikel 16 1. Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2011. 2. Op dat tijdstip vervallen de verordeningen: a. Verordening ambtelijke bijstand aan de raad met Gemeenteblad 2002 nummer 44, vastgesteld bij raadsbesluit van 28 mei 2002 en in werking getreden met ingang van 29 mei 2002; b. Verordening geldelijke tegemoetkoming aan de fracties in de gemeenteraad met Gemeenteblad 1975 nummer 31, vastgesteld bij raadsbesluit van 18 maart 1975 en in werking getreden met ingang van 3 september 1974. Artikel 17 Citeertitel 7 van 12
Deze verordening kan worden aangehaald als Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2010. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van De Raad voornoemd,,voorzitter.,griffier. 8 van 12
Toelichting bij de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning (artikel 33 Gemeentewet) Algemeen Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Dit artikel is in 2002 door de inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur ingrijpend gewijzigd. Het legt expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moet bij verordening worden geregeld. In deze verordening vervult de griffier een centrale rol. Hij of zij is het eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. De griffier vervult ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie. De burgemeester vervult ook een rol in het proces. Indien er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen. De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft. Gezien de duale verhoudingen ligt het voor de hand dat er ook op het punt van de ambtelijke bijstand heldere scheidslijnen worden getrokken tussen werkzaamheden voor de raad en voor het college. Dat komt tot uitdrukking in het feit dat een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de verleende bijstand geheim moeten worden gehouden. De ambtenaar mag niet onder druk komen te staan doordat hij werkzaamheden voor de raad verricht. Daarom zal een collegelid dat toch informatie wenst over het verzoek om ambtelijke bijstand, zich moeten wenden tot de griffier en niet tot de behandelend ambtenaar. De verordening behandelt gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Aangezien het de verhouding betreft tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie, is behoefte aan duidelijke regels. De ambtenaren werken doorgaans namelijk voor het college. Artikel 103 Gemeentewet laat dit scherp zien. Vóór de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur bepaalde dit artikel dat de secretaris (en daarmee de onder hem ressorterende ambtelijke organisatie) de raad en het college terzijde stond. In de duale verhoudingen staat de secretaris het college terzijde en wordt de raad bijgestaan door de griffier. Dat de raad beschikt over een griffier met griffie betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is, in vergelijking met de reguliere organisatie beperkt in omvang. Voor bepaalde informatie zal een beroep op deze organisatie dan ook nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht. De formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan. In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijk geval is sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden gebracht. Tevens is een nieuw artikel 13 aan deze verordening toegevoegd waarin titel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht van toepassing wordt verklaard op de fractievergoeding. Artikel 1 De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffie(r) die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. De begrippen openbaar en documenten worden hier gebruikt in de betekenis van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor inzage in niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikelen 25, 55 en 86 van 9 van 12
de Gemeentewet. In het reglement van orde voor de raad en de verordening op de raadscommissies wordt dit verder uitgewerkt. Er is voor gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris. Het bestaan van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualisering zijn beslag heeft gekregen, leidt ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten wordt. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijk tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand. De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces. In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder gezag van het college staan en worden dus niet griffiemedewerkers bedoeld. Dit neemt niet weg dat ook medewerkers van de griffie ook ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn. Met de term gering in het eerste lid onder a. wordt bedoeld informatie die van zodanige aard is dat zij in weinig tijd en op een relatief eenvoudige manier te achterhalen is en de omvang van de te verstrekken informatie geen aanzienlijke grootte heeft. Artikel 2 Beoordeling of één van de in artikel 2 genoemde weigeringsgronden zich voordoet, vindt in eerste instantie plaats door de griffier als het gaat om ambtelijke bijstand die door de griffier of een medewerker van de griffie wordt verleend. Gaat het om ambtelijke bijstand die door een ambtenaar wordt verleend dan vindt de beoordeling plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In lid 3 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand door een ambtenaar is voorbehouden aan de burgemeester als voorzitter van de raad. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet). Artikel 3 Indien een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Dit is een gevolg van de door de dualisering tot stand gebrachte ontvlechting van posities. Daarnaast handelt de ambtenaar vanuit goed ambtenaarschap zoals opgenomen in de Ambtenarenwet (artikel 125ter) en verder uitgewerkt in de nota Integriteitsbeleid gemeente Brunssum februari 2008 en de Gedragscode ambtenaren gemeente Brunssum 2008. Artikel 4 Indien - naar de mening van het raadslid - op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan de griffier worden voorgelegd. Gaat het om ambtelijke bijstand verleend door een ambtenaar dan voert de griffier hierover overleg met de secretaris. Als dit overleg geen overeenstemming oplevert, wordt de zaak aan de burgemeester in zijn hoedanigheid als voorzitter van de raad voorgelegd. Artikel 5 Door aan ieder raadslid een vaste hoeveelheid uren of keren recht op ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie toe te kennen wordt een extra garantie geboden dat dit recht ook geëffectueerd kan worden. Het biedt de ambtelijke organisatie bovendien de mogelijkheid enigszins grip te houden op de omvang van de werkzaamheden. Deze begrenzing geldt niet voor eenvoudige informatieverschaffing als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel a en b. Deze hulp kan onbeperkt verleend worden. Het register dat door de secretaris kan worden bijgehouden maakt het mogelijk na te gaan hoe vaak er al een beroep is gedaan op de ambtelijke organisatie en kan een belangrijke rol spelen bij het in kaart brengen van de behoefte van deze voorzieningen. Artikel 6 Om inzicht te krijgen in het aantal uren dat aan ambtelijke bijstand is verleend door de reguliere ambtelijke organisatie is het van belang dat de griffier op de hoogte is van de verleende bijstand. Artikel 7 Zoals gesteld bij artikel 3 moet een raadslid dat om ambtelijke bijstand verzoekt ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Dit is een gevolg van de door de dualisering tot stand gebrachte ontvlechting van posities. De mogelijkheid wordt dan ook 10 van 12
geopend dat een raadslid aangeeft dat een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de verleende bijstand geheim wordt gehouden. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid is in het tweede lid bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot de griffier wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand. De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent, blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent, behoudt de secretaris de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken. Artikel 8 Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen. Artikel 9 De fracties wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Opleidingen voor raads- en commissieleden dienen bekostigd te worden uit het daarvoor beschikbare individuele budget en dientengevolge ook niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning. Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaat, kan deze inhoudelijk niet te zeer gedetailleerd geregeld worden. Fractieondersteuning in de vorm van het beschikbaar stellen van gemeenteambtenaren voor de fracties wordt niet wenselijk geacht, aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Fracties moeten daarom vrij zijn in de keuze van de personen die de fracties eventueel ondersteunen. Artikel 10 De bijdrage wordt als voorschot verstrekt. In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst. Het is logisch dat het aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in de raad. Indien blijkt dat het geld onrechtmatig is besteed kan dit aan het eind van het jaar verrekend worden. Artikel 11 Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast zal moeten worden aan veranderde verhoudingen in de raad. De regeling heeft tot gevolg dat fracties die kleiner worden (of geheel verdwijnen) nog over de gehele maand waarin de nieuwe raad voor het eerst vergaderd de bijdrage ontvangen. Voor fracties die groter worden (of nieuwe fracties) gaat de bijdrage per diezelfde maand in. Dat betekent dat de totale bijdrage voor fractieondersteuning in een verkiezingsjaar hoger uitvalt dan in andere jaren. Dit is niet te vermijden. Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verstrekte voorschot direct verrekend moeten worden. Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot voorschot beschikken en zou het andere deel juist helemaal geen voorschot krijgen. Na het kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden. Het is billijker de verrekening in deze gevallen direct te laten plaatsvinden. Artikel 12 De reserve bestaat uit het overschot van voorgaande jaren. Dit bedrag zal niet eindeloos mogen groeien. De reserve is dan ook aan een maximum gebonden. Ook met betrekking tot de reserve is het van belang dat goed wordt omgegaan met de splitsing van een fractie. De regeling in het zesde lid regelt dat de reserve naar evenredigheid verdeelt wordt over de nieuw ontstane fracties. Indien een splitsing kort na de verkiezingen plaatsvindt zou een conflict kunnen ontstaan over de verdeling van de reserve. De regeling laat er echter geen twijfel over dat ook in dat geval de reserve verdeeld moet worden. Artikel 13 In grotere gemeenten kan de controle van het verslag door de accountant meegenomen worden met de controle op de jaarrekening. In kleinere gemeenten waar het om een beperkte bijdrage voor fractieondersteuning gaat, kan wellicht accountantscontrole van het verslag van de fractie achterwege blijven. 11 van 12
Uit het verslag kan naar voren komen dat er een verrekening dient plaats te vinden met het verstrekte voorschot. Indien niet verrekend kan worden, bijvoorbeeld omdat een fractie uit de raad verdwijnt, zal de raad het ten onrechte uitgekeerde voorschot kunnen terugvorderen. Artikel 14 Indien fractieondersteuning de vorm heeft van financiële middelen is sprake van een subsidie als bedoeld in titel 4.2 Awb. Artikel 15 Artikel 10 gaat uit van een bijdrage voor fractieondersteuning in kalenderjaren. De verordening die sinds 3 september 1974 van kracht is, gaat niet uit van kalenderjaren maar van zittingsjaren die gelijk zijn aan het tijdvak van de eerste dinsdag van september van het jaar tot diezelfde dag van het daarop volgende jaar. Om dit verschil tussen beide verordeningen op te heffen is in dit artikel een bepaling opgenomen om de overlap tussen zittingsjaar en het komende kalenderjaar te regelen. Artikel 16 Op het tijdstip dat deze verordening in werking treedt, vervallen de verordeningen die deze onderwerpen tot op dat moment regelden: - Verordening ambtelijke bijstand aan de raad met Gemeenteblad 2002 nummer 44, vastgesteld in de vergadering van de gemeenteraad op 28 mei 2002; - Verordening geldelijke tegemoetkoming aan de fracties in de gemeenteraad met Gemeenteblad 1975 nummer 31, vastgesteld in de vergadering van de gemeenteraad op 18 maart 1975 en in werking getreden met ingang van 3 september 1974. Artikel 17 Dit artikel behoeft geen toelichting. Behoort bij raadsbesluit Gemeenteblad 2010, nr. 60 van De griffier van Brunssum, 12 van 12