AEO IN NEDERLAND dbh INFODOCUMENT
INHOUD 1 Definitie... 2 2 Criteria voor het verlenen van het AEO-C... 3 3 Kosten en lasten... 4 4 Procedure... 4 5 dbh Software... 5 5.1 Internationale douaneafhandeling met Advantage Customs:... 5 5.2 Controle van de sanctielijsten met Advantage Compliance:... 5 5.3 Exportcontrole met Advantage Compliance:... 5 5.4 Management van leveranciersverklaringen en preferentiële berekening met Advantage Preference:... 6
Infodocument AEO Seite 2 von 6 1 Definitie Neemt uw bedrijf deel aan het internationale handelsverkeer? Dan kunt u bij de Douane de status van Authorised Economic Operator (AEO) aanvragen. De "Authorised Economic Operator" (Geautoriseerde marktdeelnemer, AEO) is een door de Douane toegekende status en dient als bewijs dat een bedrijf betrouwbaar en geloofwaardig is. Een AEO-vergunning biedt u allerlei voordelen in het internationale handelsverkeer. Zo kan een bedrijf met een AEO-vergunning profiteren van bijzondere voordelen in het kader van de in- en uitklaring van goederen. Deze voordelen zijn bijvoorbeeld lagere administratieve lasten, hogere planningsnauwkeurigheid, meer flexibiliteit en tijdsbesparing. Bovendien kan de AEO bij verdragsonderhandelingen een "marketingthema" zijn, net zoals een aantal jaren terug de ISO-certificering was. In het kader van de Union Customs Code ofwel het Douane Wetboek van de Europese Unie (Nieuwe regelgeving en standaardisering van het Europese douanerecht) kunnen bedriijven profiteren van een aantal voordelen indien zij voldoen aan de strenger geworden AEO-criteria. Dat betekent dat directe en indirecte douanevertegenwoordigers in Nederland vanaf 1 juli 2017 moeten voldoen aan de meer uitgebreide vergunningscriteria voor de AEO-Com ook in de toekomst via AGS nog douaneaangiften te kunnen doen als vertegenwoordigers. Voor AEO-C-gecertificeerde bedrijven betekent dit dat vereenvoudigde douaneprocedures sneller worden goedgekeurd binnen de gehele EU, omdat reeds automatisch is voldaan aan de voorwaarden voor deze vergunning. Desondanks moeten bedrijven met een bestaand AEO-certificaat hun interne procedures toetsen aan de hand van de vernieuwde criteria! Want sinds de inwerkingtreding van het Douanewetboek van de Unie zijn de criteria uitgebreid en voor een deel verscherpt. Overigens bestaat er ook een wederzijdse erkenning met Zwitserland, Noorwegen, Japen, VS en China, zodat ook daar via de AEO-S resp. AEO-C/S een versnelling van het douaneproces kan worden bewerkstelligd. Bedrijven die AEO-gecertificeerd willen worden, hebben in principe de keuze uit verschillende procedures: AEO-C = Douanevereenvoudigingen: voor het vereenvoudigen van de procedure zonder extra werk. Een AEO- C: kan aanspraak maken op specifieke soorten vereenvoudigingen op grond van zijn erkenning als AEO-C zolang wordt voldaan aan de vereisten in verband met het betreffende soort vereenvoudiging zoals bepaald in de douanewetgeving; kan aanspraak maken op een gunstiger behandeling dan andere marktdeelnemers op het vlak van douanecontroles, onder meer in de vorm van minder fysieke en op documenten gebaseerde controles, met uitzondering van controles die verband houden met veiligheidsmaatregelen; kan aanspraak maken op kennisgeving vooraf in geval van selectie voor douanecontrole; wordt bij voorrang gecontroleerd indien hij voor een controle wordt geselecteerd; kan verzoeken dat een controle op een bepaalde plaats geschiedt. zoals bijv. een lager bedrag bij een doorlopende zekerheid voor de ontstane douaneschulden, vereenvoudigde procedure op het gebied van inen uitvoer, minder fysieke douanecontroles en controles van documenten
Infodocument AEO Seite 3 von 6 AEO-S = Veiligheid: verleent aan een bedrijf veiligheid en zekerheid. Een AEO-S : kan aanspraak maken op faciliteiten met betrekking tot aangiften vóór vertrek; aanspraak maken op een gunstiger behandeling dan andere marktdeelnemers op het vlak van douanecontroles, onder meer in de vorm van minder fysieke en op documenten gebaseerde controles; aanspraak maken op kennisgeving vooraf in geval van selectie voor douanecontrole; wordt bij voorrang gecontroleerd indien hij voor een controle wordt geselecteerd; kan verzoeken dat een controle op een bepaalde plaats geschiedt. AEO/C/S (voorheen F) = Douanevereenvoudigingen en Veiligheid: een combinatie van beide vergunningen en hun voordelen 2 Criteria voor het verlenen van het AEO-C De aanvrager moet voor een succesvolle certificering aantonen dat na zorgvuldige analyse is gebleken dat het bedrijf de voorwaarden voor erkenning in acht neemt. Deze voorwaarden worden afgedekt in een omvangrijke vragenlijst die samen met de aanvraag wordt ingediend. Tot de criteria behoren onder andere: Naleving van de douane- en fiscale verplichtingen: in de afgelopen drie jaar geen ernstige of herhaalde overtredingen op douane- en fiscale verplichtingen geen strafbare feiten in het kader van economische activiteiten beschrijving van de interne maatregelen die de naleving van de regels moeten garanderen Een goed boekhoudsysteem (logistiek, in- en uitklaring, financiële boekhouding, inkoop/verkoop, beheer van materiaal en goederen): doeltreffende controle en verificatie achteraf moet mogelijk zijn. Gegevens moeten zodanig worden vastgelegd dat een een audit-trail ontstaat. aantekeningen voor douanedoeleinden moeten onderdeel zijn van het boekhoudsysteem resp. hiermee kunnen worden vergeleken het aanwezige logistieke systeem kan onderscheid maken tussen communautaire en niet-communautaire goederen geschikte procedures voor de verwerking van in- en uitvoercertificaten in verband met verboden en beperkingen Bewijs van financiële solvabiliteit geen insolventieprocedures in de afgelopen drie jaar geen nalatigheid wat betreft belastingen, heffingen en bijdragen voldoende financiële draagkracht
Infodocument AEO Seite 4 von 6 Passende veiligheidsnormen: controleren of medewerkers en handelspartners op sanctielijsten staan maatregelen voor de afwikkeling van goederen waarvoor vergunningen zijn vereist of waarvoor eventueel embargo's bestaan bescherming tegen manipulatie van goederen technische en organisatorische beveiliging van het terrein en de gebouwen Met behulp van een op de behoeftes afgestemde softwareoplossing* kan het certificeringsproces worden ondersteund. Bovendien kan worden gegarandeerd dat de voorwaarden voor erkenning permanent en aantoonbaar worden nageleefd. 3 Kosten en lasten Voor de AEO-certificering moeten de talrijke vragen van de "vragenlijst voor de zelfbeoordeling" door erkende deskundigen worden beantwoord en worden aangevuld met toelichtende stukken. Het doel van deze zelfevaluatie is te kunnen bewijzen dat wordt voldaan aan de vereiste criteria voor het verkrijgen van een vergunning. Dit gaat natuurlijk gepaard met uiteenlopende inspanningen en kosten afhankelijk van de situatie in het bedrijf / organisatie / documentatie enz. Daarbovenop komen eventueel eenmalige investeringen voor de uitrusting van technische beveiligingsinstallaties tijdens de opslag. Er kunnen bijkomende kosten ontstaan door de noodzakelijke aansluiting aan de elektronische douaneafhandeling, de controle van leveranciers en expediteurs met betrekking tot veiligheid enz. De Nederlandse Douane 4 Procedure De weg naar een AEO-certificaat omvat normaliter de volgende fasen: Een analyse van de huidige stand van zaken van het bedrijf en processen, toetsing aan de AEO-criteria Inventarisatie van maatregelen om de leemtes op te vullen Implementatie van de maatregelen om de leemtes op te vullen Aanvragen van het AEO-certificaat met de volgende documenten: Vragenlijst voor zelfbeoordeling (Self-assessment questionnaire) samenvatting AEO-self-assessment aanvraagformulier AEO met verplichte bijlagen verklaring bij de aanvraag AEO Implementatie van een controlesysteem dat continue garandeert dat wordt voldaan aan de voorwaarden van de AEO-criteria Meer informatie
Infodocument AEO Seite 5 von 6 5 dbh Software dhb levert software die ter ondersteuning door bedrijven wordt gebruikt om te kunnen blijven voldoen aan de voor de AEO vereiste regelingen / voorwaarden. Ook zorgt de software er natuurlijk voor dat de transacties resp. lijsten en testresultaten voor audits en verificatie altijd op de juiste wijze worden gearchiveerd. Hiertoe behoren: 5.1 Internationale douaneafhandeling met Advantage Customs: Alle douanegegevens worden centraal verwerkt en staan ter beschikking voor andere processen. Advantage Customs garandeert dat alle gegevens zodanig worden verwerkt, dat daarbij wordt voldaan aan de desbetreffende eisen van de landen. De gebruiker wordt bij de nauwkeurige en volledige aangiften van verklaringen ondersteund met testmechanismen en tips. 5.2 Controle van de sanctielijsten met Advantage Compliance: een controle tegen de zo genoemde "Anti-terreurlijsten" is verplicht voor alle soorten overeenkomsten en zakelijke contacten. Bij deze controle zullen dus niet alleen handelspartners zoals klanten, leveranciers en dienstverleners moeten worden gecontroleerd, maar ook bijv. medewerkers. Dit geldt overigens ook voor transacties binnen Nederland. Door dagelijks de gegevens te actualiseren in een geautomatiseerde update van de sanctielijsten is de garantie voor de correcte naleving van de voorschriften maximaal. Het is immers niet voldoende om een handelspartner eenmalig te controleren. De zakenpartner moet bij elke nieuwe zakentransactie opnieuw worden gecontroleerd. Door middel van de module Controle sanctielijsten kan deze controle binnen een paar seconden worden uitgevoerd en ook eenvoudig in de bestaande processen worden geïntegreerd. 5.3 Exportcontrole met Advantage Compliance: Bij alle handels- en tussenhandelstransacties (dus ook binnen de EU) moet een controle van goederen, personen en landen worden uitgevoerd. De controle van personen vindt plaats met behulp van de sanctielijsten. Bij landen moet worden gecontroleerd of er eventueel sprake is van een algemeen (landen)embargo of een partieel n een embargo voor bepaalde goederen. Voor goederen, software en technologieën geldt dat moet worden gecontroleerd of ze vergunningplichtig zijn of dat er verbodsbepalingen of beperkingen zijn. Een check op eindgebruik bepaalt of er sprake is van normale -, dual-use - of strategische/militaire goederen. Dual-use goederen zijn goederen die ofwel voor normaal (industrieel) gebruik ofwel als strategisch/militaire goederen kunnen worden gebruikt. Indien een artikel op basis van de goederencode en het type eindgebruik wordt aangemerkt als strategisch goed, is er een zpeciale vergunning nodig. Ook goederen die eigenlijk niet onder wapens of militaire goederen vallen, kunnen, naast hun oorspronkelijke gebruiksdoel, ook voor een zogenoemde "Kritische eindbestemming" (Dual-use) worden gebruikt. Daarom zijn voor deze goederen vergunningen noodzakelijk. Dit komt vooral voor bij reserveonderdelen zoals speciale dichtingen, hydraulische onderdelen of zoiets als een lippenstift-omhulsel dat ook zou kunnen worden omgebouwd tot granaathuls. Ook onderdelen uit de Verenigde Staten kunnen in geval van Re-export aan de Amerikaanse exportcontrole worden onderworpen (trefwoord US-Re-Exportcontrole). Met "één druk op de knop" of geïntegreerd in de bestaande processen levert de software uit dezeenorme hoeveelheid voorschriften, meldingen en informatie voor afzonderlijke producten en complete exportzendingen. Door de selectieve voor-instelling van maatregelen (bijv. automatisch blokkeren van een order) kan automatisch worden gewaarborgd dat bijv. geen handel met Iran plaatsvindt.
Infodocument AEO Seite 6 von 6 5.4 Management van leveranciersverklaringen en preferentiële berekening met Advantage Preference: Preferentiële overeenkomsten tussen de EU en een aantal andere?landen zorgen voor een zeer gunstige douanebehandeling, zoals eventuele korting op invoerrechten. Om in aanmerking voor deze voordelen te komen, moet echter voor elk gefabriceerd product de oorsprong van de goederen (de "herkomst" dus) worden aangetoond. Als basis van de preferentiële berekening dienen voor alle producten geldige leveranciersverklaringen aanwezig zijn. Gezien de hoge aantallen overeenkomsten, de deels zeer omvangrijke stuklijsten en de vele leveranciers wereldwijd, is dit met de hand bijna niet te doen. Advantage Preference voert preferentiële berekeningen uit en vermeldt automatisch de herkomst van de goederen. Het resultaat wordt daarbij opgeslagen in de vorm van een audit-proof bewijs en een uiterst nauwkeurig opgesteld document. Daarnaast biedt het systeem digitale ondersteuning bij het beheer van binnenkomende leveranciersverklaringen en de indeling van de corresponderende producten. Hierdoor zijn de tijden van metersdikke dossiers met binnenkomende hardcopy-leveranciersverklaringen gelukkig voorbij. In toenemende mate verlangen handelspartners namelijk leveranciersverklaringen van elkaar.