Reglement van Orde Rekenkamercommissie Tytsjerksteradiel Burgum, 19 juni 2012
Reglement van Orde rekenkamercommissie Tytsjerksteradiel Gelet op artikel 10 lid 5 van de Verordening op de rekenkamercommissie 2010, heeft de rekenkamercommissie in haar vergadering van 19 juni 2012 het navolgende reglement van orde gewijzigd vastgesteld. Taakverdeling De rekenkamercommissie benoemt uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter. In bijlage 1 bij dit reglement is voor de benoemingsperiode de taakverdeling met de namen van de daarbij behorende leden opgenomen en de betrekkingen die de leden buiten hun lidmaatschap vervullen. In bijlage 2 is het rooster van aftreden van de leden opgenomen. Interne vergaderingen De rekenkamercommissie vergadert gemiddeld 10 maal per jaar, volgens een jaarlijks vergaderschema. Het bijeenroepen van de leden geschiedt door de secretaris. De conceptagenda wordt vastgesteld door voorzitter en secretaris. De overige leden van de rekenkamercommissie kunnen agendapunten minimaal 6 dagen voor de vergadering inbrengen bij de secretaris of de voorzitter. De leden kunnen staande de vergadering agendapunten inbrengen. Op verzoek van 2 of meer leden kan een extra vergadering worden belegd. De rekenkamercommissie kan besluiten om voor bepaalde onderwerpen een (sub)commissie in te stellen, bestaande uit ten minste 2 leden van de rekenkamercommissie. Deze (sub)commissie wordt belast met de uitvoering van een specifieke opdracht, waarover binnen een vastgestelde periode ter vergadering verslag zal worden uitgebracht. De rekenkamercommissie kan besluiten een of meer nader omschreven taken te mandateren aan de voorzitter of aan de voorzitter en secretaris gezamenlijk. De rekenkamercommissie besluit in principe bij meerderheid van stemmen. Besluiten van de rekenkamercommissie kunnen alleen worden genomen in aanwezigheid van tenminste 3 leden. Indien de stemmen staken geeft de stem van de voorzitter of, bij diens afwezigheid van de plaatsvervangend voorzitter, de doorslag. Overige overleggen De rekenkamercommissie overlegt indien gewenst met vertegenwoordigers van de raad en het college. De voorzitter van de rekenkamercommissie overlegt 1 maal per jaar met de directie. Ten behoeve van deze overleggen zal een agenda worden opgesteld en van het overleg zal een verslag worden gemaakt dat na goedkeuring door alle betrokkenen zal worden vastgesteld. 2
Onderzoek De rekenkamercommissie zal bij elk onderzoek in principe een zelfde onderzoeksproces hanteren, waarbij in ieder geval de beginselen van behoorlijk bestuur in acht zullen worden genomen. In de rapportages zullen geconstateerde feiten zo helder mogelijk worden weergegeven en zullen deze worden onderbouwd vanuit zo objectief mogelijke waarnemingen. Het onderzoek kan zich uitstrekken over alle gemeentelijke organen van de gemeente Tytsjerksteradiel, te weten de raad, het college en de burgemeester. Daarnaast kan het zich ook uitstrekken over de diensten en instellingen waarvoor de gemeente Tytsjerksteradiel bestuurlijk verantwoordelijk is of waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd. Het onderzoek strekt zich uit over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid. Het onderzoeksproces omvat in ieder geval de volgende fasen: de selectie en planning Er zal jaarlijks minimaal 1 onderwerp worden uitgekozen van een lijst van mogelijke onderzoeksonderwerpen. De rekenkamercommissie kan onderwerpen aan deze lijst toevoegen en onderwerpen schrappen; de lijst wordt vastgesteld en in het jaarverslag opgenomen. Als een onderzoeksonderwerp de financiële capaciteit van de rekenkamercommissie te boven gaat, kan de raad worden verzocht extra middelen ter beschikking te stellen. de voorbereiding De rekenkamercommissie kiest een onderwerp voor onderzoek en formuleert de onderzoeksvragen. Voor zover noodzakelijk wordt eerst een oriënterend onderzoek gedaan waarbij ook mogelijke onderzoeksvragen worden geformuleerd. Daarnaast kunnen stukken worden opgevraagd bij de betrokken instantie of het betrokken onderdeel, kunnen oriënterende gesprekken worden gevoerd met betrokken personen. Tevens wordt in deze fase geformuleerd welk effect met het onderzoek wordt beoogd en een zo nauwkeurig mogelijke schatting van de benodigde tijd en kosten. De uitkomsten van deze voorstudie worden vastgelegd in een onderzoeksopzet. De rekenkamercommissie beslist vervolgens of het voorgestelde onderzoek daadwerkelijk wordt uitgevoerd. Indien besloten wordt tot uitvoering van het onderzoek zal de rekenkamercommissie besluiten of het onderzoek door externen zal worden verricht dan wel of de rekenkamercommissie het onderzoek (deels) zelf zal uitvoeren. Voor het betreffende onderzoek zal een (sub)commissie worden ingesteld ten behoeve van de uitvoering van het onderzoek. het onderzoek Als de onderzoeksopzet is goedgekeurd dan wel een offerte is aanvaard, wordt het onderzoek schriftelijk aangekondigd bij de betrokken instantie. Ook worden de raad en het college van het onderzoek op de hoogte gesteld. 3
Ten behoeve van het feitelijke onderzoek zullen de benodigde gegevens worden verzameld (dossierstudie, het voeren van gesprekken met betrokkenen, het houden van enquêtes of het bezoeken van externe locaties). Op basis van het onderzoek formuleert de rekenkamercommissie conclusies en aanbevelingen en stelt het definitieve rapport vast. de rapportage De rekenkamercommissie biedt zo spoedig mogelijk het vastgestelde onderzoeksrapport met conclusies en aanbevelingen aan de raad aan. de publicatie De rekenkamercommissie kan een persbericht opstellen. Na aanbieding van het rapport aan de raad, worden het rapport en het bijbehorende persbericht vrijgegeven voor de media. Onder embargo kunnen rapport en persbericht een dag voor aanbieding aan de raad beschikbaar worden gesteld. Financiën Het budget dat jaarlijks door de raad aan de rekenkamercommissie ter beschikking wordt gesteld, bestaat uit twee delen: - vergoeding leden van de rekenkamercommissie; - budget voor dienstverlening door derden en deskundigheidsbevordering leden rekenkamercommissie. De secretaris bewaakt het budget van de rekenkamercommissie en informeert de leden van de rekenkamercommissie periodiek over de stand van het (nog) beschikbare budget. In de vergadering van 21 december 2005 heeft de rkc besloten dat de volgende zaken declarabel zijn: Bijwonen reguliere vergaderingen rkc Conform de door de gemeente vastgestelde presentievergoeding per vergadering. Bijwonen interviews i.h.k.v. een onderzoek Per dagdeel een vergadervergoeding, ten laste van het onderzoeksbudget. Overleggen i.v.m. onderzoek Hierbij gaat het b.v. om (extra) overleg van de onderzoeksbegeleiders en overleg met de onderzoeker en/of rapporteur van een onderzoek. Per dagdeel een vergadervergoeding, ten laste van het onderzoeksbudget. Vertegenwoordigen rkc Hierbij valt b.v. te denken aan gesprekken met college, gemeentesecretaris, ambtenaren en externen. In principe worden alleen reiskosten vergoed, ten laste van de post salarissen. 4
Bezoeken van congressen Hierbij kan een onderscheid worden gemaakt tussen: - deelnamekosten: volledig vergoed - reis- en verblijfkosten: volledig vergoed - presentiegeld: géén vergoeding. BTW Desgewenst kan een lid van de rkc BTW in rekening brengen, zolang het maar budgettair neutraal is. Externe contacten De rekenkamercommissie wordt in formele zin vertegenwoordigd door de voorzitter. De dagelijkse contacten met de ambtelijke organisatie en/of externen lopen via de secretaris. De contacten met externen verlopen in principe via de secretaris: - Alle ingekomen stukken worden aan de secretaris gezonden. - Alle stukken, bestemd voor de rekenkamercommissie, worden vanuit de gemeentepostbus of het e-mail adres terstond aan de secretaris gezonden. - Voor contacten met onderzoekers worden per onderzoek een of meer leden van de rekenkamercommissie als contactpersoon aangewezen. - Algemene voorlichting verloopt via de voorzitter tenzij hierover nadere afwijkende besluiten zijn genomen. NVRR De rekenkamercommissie is lid van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR). De leden van de rekenkamercommissie conformeren zich aan de interne richtlijnen van de NVRR, voor zover deze richtlijnen betrekking hebben op het lidmaatschap van de rekenkamercommissie. Vastgesteld in de vergadering van de rekenkamercommissie van 19 juni 2012, Namens de rekenkamercommissie, de secretaris de voorzitter, (S.K. Dijkstra) (W.R. Zuurbier) 5
BIJLAGE 1 Behorende bij het reglement van orde van de rekenkamercommissie Tytsjerksteradiel. Vastgesteld d.d. 19 juni 2012 Functie Naam Nevenfuncties Voorzitter W.R. Zuurbier Hoofd Informatiemanagement Antonius Ziekenhuis Sneek-Emmeloord Plv. voorzitter W. Wiersma- Eigenaar administratiekantoor F.P. van Asch Uw Financiële Partner Lid J.P. Jorritsma Hoofd Multidisciplinair Veiligheidsbureau Drenthe Buitenpromovendus Radboud Universiteit Nijmegen (onbezoldigd) Lid J. Westinga Secretaris Raad voor de Wadden Secretaris S.K. Dijkstra Raadsgriffier gemeente Tytsjerksteradiel; Lid Commissie voor bezwaarschriften en klachten, gemeente Harlingen; Gastdocent Bestuursacademie Nederland; Voorzitter bestuur Kring Friese griffiers Ondersteuning E. Annema Griffiemedewerkster Tytsjerksteradiel secretaris de Vries Ambtelijk secretaris Ondernemingsraad Tytsjerksteradiel 6
BIJLAGE 2 Behorende bij het reglement van orde van de rekenkamercommissie Tytsjerksteradiel. Vastgesteld d.d. 19 juni 2012 Naam Functie Datum aftreden J.P. Jorritsma Lid 28-02-2014 / herkiesbaar W.R.Zuurbier Lid / voorzitter 31-12-2014 / herkiesbaar W. Wiersma-van Asch Lid 01-04-2015 / niet herkiesbaar J. Westinga Lid 01-03-2016 / herkiesbaar 7