CONCEPT Huishoudelijk Reglement van de ondernemersvereniging MKB ETTEN-LEUR Begripsbepalingen In dit huishoudelijk reglement wordt verstaan onder: De vereniging: Ondernemersvereniging MKB Etten-Leur gevestigd te Etten-Leur. De statuten: de statuten van de vereniging, vastgesteld bij notariële akte d.d..., door notaris.. te.. (zoals laatst gewijzigd bij notariële akte, d.d.. door notaris.. te. ) Het bestuur: het bestuur van de vereniging. Ter uitvoering van het bepaalde in de Statuten van de vereniging stelt de algemene ledenvergadering een Huishoudelijk Reglement vast. Artikel 1 Geldmiddelen 1.1 De leden, bedoeld in artikel 4, lid 1 en 2 van de statuten, betalen een jaarlijkse contributie. De contributie wordt jaarlijks door de algemene ledenvergadering van MKB Etten-Leur vastgesteld. 1.2 Bij aanvang van het lidmaatschap in de loop van het verenigingsjaar is de verschuldigde contributie naar rato van het nog niet verstreken deel van het verenigingsjaar verschuldigd. 1.3 De peildatum ten behoeve van de vaststelling van de contributie voor de collectieve leden / aangesloten organisaties is 1 januari van het desbetreffende verenigingsjaar. 1.4 Leden ontvangen in de maand december van het lopende verenigingsjaar de factuur voor het komende verenigingsjaar. Het verenigingsjaar is gelijk aan het kalenderjaar. De betalingstermijn bedraagt 30 dagen te rekenen vanaf de factuurdatum. 1.5 Betaling kan als volgt gebeuren: door storting of overschrijving op een bank- of girorekening van de vereniging; door afgifte van een machtiging / automatische incasso. 1.6 Indien de contributie niet tijdig is betaald, ontvangt het betreffende lid een aanmaning. Wordt vervolgens niet binnen de daarvoor in de aanmaning gestelde termijn betaald, dan kan het bestuur het lidmaatschap opzeggen. Zulks laat de verschuldigdheid van de contributie onverlet. Pagina 1 van 6
De contributie die niet binnen de in de aanmaning gestelde termijn is voldaan, wordt verhoogd met wettelijke rente en een door het bestuur vast te stellen bedrag voor administratie- en incassokosten. 1.7 De algemene ledenvergadering kan voor speciale doeleinden omslagen vaststellen. 1.8 De algemene ledenvergadering kan heffingen vaststellen voor fondsen met een bijzondere bestemming. Artikel 2 Stemmingen 2.1 Over personen wordt schriftelijk gestemd met gesloten stembriefjes; indien in een vacature slechts één kandidaat is gesteld, kan deze zonder stemming gekozen worden verklaard. 2.2 Indien geen kandidaat de meerderheid der geldig uitgebrachte stemmen zijnde de helft plus één op zich heeft verenigd, vindt herstemming plaats tussen de twee kandidaten die het grootste aantal der geldig uitgebrachte stemmen heeft verkregen. Gekozen is hij, die bij de tweede stemming de gewone meerderheid der geldig uitgebrachte stemmen op zich heeft verenigd. Indien bij een herstemming de stemmen staken, beslist het lot. 2.3 Stemming over zaken geschiedt mondeling bij oproeping volgens de door de leden getekende presentielijst. Bij staking van stemmen wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. In de eerstvolgende vergadering kan het desbetreffende voorstel wederom in stemming gebracht worden. Staken de stemmen dan wederom dan kan het voorstel niet meer op de agenda worden geplaatst. 2.4 De algemene ledenvergadering kan slechts rechtsgeldige besluiten nemen over zaken die op de agenda der vergadering vermeld staan. De agenda dient ten minste zeven dagen voor de datum waarop de algemene ledenvergadering gehouden wordt, door de zorg van de secretaris aan de leden te worden toegezonden. Indien meer dan 50% van de leden aanwezig is, kan de vergadering besluiten nemen omtrent niet geagendeerde onderwerpen, mits de aanwezige leden daarmee met een gewone meerderheid van geldig uitgebrachte stemmen (meer dan de helft) instemmen. Artikel 3 Samenstelling bestuur 3.1 Het bestuur bestaat uit een voorzitter, plus minimaal vier, zes of maximaal acht personen (Statuten 9.1). Bij de samenstelling van het bestuur wordt er zoveel mogelijk naar gestreefd bestuursleden aan te trekken die afkomstig zijn uit diverse branches en/of sectoren van plaatselijke verenigingen en andere groeperingen van ondernemers die werkzaam zijn in de gemeente Etten-Leur, hierna ook: organisaties te noemen. Pagina 2 van 6
Hiermee wordt beoogd een vruchtbare uitwisseling van ideeën en onderlinge afstemming van (data voor) activiteiten te bereiken en tevens tot een gezamenlijke planning te komen voor de algemene promotie van Etten-Leur in de regio. De organisaties die prijs stellen op deelname in het bestuur van MKB Etten- Leur kunnen een kandidaat voorstellen aan het D.B. dat besluit die persoon al dan niet aan de overige bestuursleden voor te stellen en als kandidaatbestuurslid aan de vergaderingen te laten deelnemen tot de eerstvolgende bestuursverkiezing voor de Algemene Ledervergadering. Ieder bestuurslid wordt gekozen voor een termijn van 4 jaar, met de mogelijkheid om zich na verloop van die periode herkiesbaar te stellen, conform een vast rooster van aftreden. Artikel 4 Taken bestuur Het bestuur: bestuurt de vereniging; bereidt de ledenvergaderingen voor en voert de besluiten van deze vergaderingen uit; behandelt de zaken die zich in de aangesloten organisaties (zie artikel 4 Statuten) voordoen en die tot het belang van MKB Etten-Leur behoren; onderhoudt in het periodieke overleg de contacten met de gemeente. In het geval er zich een bijzonder onderwerp voordoet betrekking hebbend op een van de aangesloten organisaties kan het bestuur een vertegenwoordiger van die organisatie uitnodigen om aan de delegatie deel te nemen; onderhoudt de contacten met de aangesloten organisaties via de respectievelijke secretariaten. 4.1 Ieder lid van het bestuur zet zich volledig in voor de verwezenlijking van de doelstelling van de vereniging zoals is omschreven in de Statuten 2.1. Voor zover sprake is van vertegenwoordiging van een aangesloten organisatie, is het desbetreffende lid zich ervan bewust dat het belang van deze aangesloten organisatie deel uitmaakt van het belang van MKB Etten-Leur. Hij of zij zal in dat geval voor het optimaal functioneren steeds ruggespraak houden met zijn achterban en ernaar streven bij alle bijeenkomsten van het bestuur persoonlijk aanwezig te zijn. De data van de vergaderingen moeten daartoe tijdig voor het nieuwe jaar in overleg worden vastgesteld. Aan het einde van het jaar worden de vergaderdata voor het volgende jaar in overleg met het hele bestuur vastgesteld. Het bestuurslid dat verhinderd is, zal de secretaris onmiddellijk hiervan in kennis stellen. Pagina 3 van 6
Tot de bestuursvergaderingen hebben alleen de gekozen bestuursleden toegang en diegenen die daartoe als gastspreker of als extern adviseur door de voorzitter zijn uitgenodigd. Op het gestelde in de vorige alinea wordt een uitzondering gemaakt in het geval een bestuurslid besluit of zich genoodzaakt ziet tussentijds zijn functie neer te leggen. Hij zal zich dan inspannen om in zijn omgeving een geschikte opvolger te vinden, deze persoon aan het D.B. voorstellen, dat zal voorstellen de kandidaat ten hoogste tweemaal tezamen met het scheidend bestuurslid aan de vergadering te laten deelnemen. Nadien functioneert deze persoon als kandidaat-bestuurslid in afwachting van zijn verkiezing door de Algemene Ledenvergadering. Na terugtreden van het oorspronkelijke bestuurslid zal dit kandidaat-bestuurslid wel stemrecht hebben. Dit geldt ook indien een zittend bestuurslid met onmiddellijke ingang zijn functie moet neerleggen. 4.2 Om het algemeen ondernemersbelang in de gemeente Etten-Leur zo goed mogelijk te behartigen, is er een Periodiek Overleg met de portefeuillehouder Economische Zaken van Etten-Leur. Daarbij komen alle zaken aan de orde waarover de gemeente de ondernemersvereniging wil informeren of bevragen. Van de kant van MKB Etten-Leur worden agendapunten aangevoerd, die in een bestuursvergadering zijn vastgesteld. Daartoe worden de bijeenkomsten van het bestuur zoveel mogelijk gepland ruim vóór de data van het gemeentelijk overleg. De secretaris zal ernaar streven tien dagen voor het geplande overleg de agendapunten in te dienen bij de Afdeling E.Z. Gezien het belang van een goede verstandhouding met het gemeentebestuur en van een goed overleg over alle zaken van ruimtelijke ordening en ander overheidsbeleid, zal ieder bestuurslid zich inspannen steeds bij dit overleg aanwezig te zijn. Bij verhindering of wanneer men de vergadering voortijdig zal moeten verlaten, dient men de secretaris hiervan ruim tevoren in kennis te stellen. 4.3 Voor tijdelijke of speciale taken in het bestuur, waarvoor bij de leden van het bestuur onvoldoende kennis en ervaring aanwezig is, kan het bestuur, op voorstel van het D.B., een beroep doen op een of meerdere externe adviseurs. Deze persoon/personen brengen bij de behandeling van hun specialisme in de bestuursvergaderingen verslag uit en nemen deel aan de discussie. Hij/zij is/zijn evenwel niet stemgerechtigd. 4.4 Bijzondere belangenbehartiging Het bestuur is bevoegd om in bijzondere gevallen het midden- en kleinbedrijf in Etten-Leur of een onderdeel daarvan betreffende, een bijzondere commissie in het leven te roepen uit de leden van MKB Etten-Leur of een daarbij aangesloten geleding. Een dergelijke commissie heeft als taak ten aanzien van het bijzondere onderwerp het bestuur te adviseren en besluiten van het bestuur en/of ALV m.b.t. dat bijzonder onderwerp uit te voeren. Artikel 5 De voorzitter 5.1 Voor de functie van voorzitter wordt bij voorkeur een kandidaat gezocht, die zoveel mogelijk onafhankelijk is van plaatselijke structuren. Pagina 4 van 6
De voorzitter zit de vergaderingen voor en onderhoudt de contacten met de media en de voorzitter van de Industriële Kring Etten-Leur. Het bestuur benoemt uit haar midden een vicevoorzitter die de voorzitter in de uitoefening van diens taken kan vervangen. Artikel 6 Samenstelling dagelijks bestuur 6.1 De gekozen voorzitter en de bestuursleden, die binnen het bestuur de functie van vicevoorzitter, van secretaris en van penningmeester op zich hebben genomen, vormen tezamen het Dagelijks Bestuur (D.B) van de vereniging. Zij dragen zorg voor de goede gang van zaken binnen de vereniging en vormen het aanspreekpunt voor de externe contacten. Voor besluiten over belangrijke zaken voor de vereniging of voor (groepen van) leden, plegen zij overleg met het totale bestuur. Betreft het een zaak die in het bijzonder een bepaalde aangesloten groepering aangaat, zullen zij alle informatie direct daaraan doorsturen. Over genomen besluiten, die minder verstrekkende gevolgen hebben en/of die geen uitstel duldden, lichten zij de overige bestuursleden tijdens de eerstvolgende bestuursvergadering in. Ieder lid van het bestuur kan tot veertien dagen voor een vergadering van het bestuur agendapunten inbrengen, tenzij een onderwerp dringend behandeling behoeft en alle aanwezige bestuursleden daarmee instemmen. De secretaris stelt in overleg met het D.B. de agenda samen en verstuurt deze uiterlijk zeven dagen vóór de Bestuursvergadering. Artikel 7 Taken en bevoegdheden dagelijks bestuur Het dagelijks bestuur: heeft tot taak de bestuursvergaderingen voor te bereiden en de besluiten van het bestuur uit te voeren. is het aanspreekpunt voor externe contacten. informeert het bestuur ten spoedigste omtrent de zaken die MKB Etten-Leur aangaan. is belast met de representatie van de vereniging. houdt een agenda voor haar vergaderingen en legt de besluitvorming vast ter informatie van het bestuur. Artikel 8 Regeling met betrekking tot ereleden - ereleden worden uitgenodigd voor Algemene Ledenvergaderingen - op deze Algemene Ledenvergaderingen mogen zij het woord voeren, echter zij hebben géén stemrecht - ereleden zijn vrijgesteld van het betalen van de jaarlijkse contributie Pagina 5 van 6
- ereleden worden uitgenodigd voor ledenactiviteiten, maar worden hierbij gelijkgesteld aan normale leden, d.w.z. waar leden een bijdrage moeten betalen, zullen ook de ereleden die bijdrage dienen te betalen. Artikel 9 Aansprakelijkheid 9.1 Het bestuur draagt zorgt voor een passende bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering. 9.2 De vereniging is niet aansprakelijk voor ziekte, ongeval of schade van welke aard ook aan haar leden welke tijdens bijeenkomsten en activiteiten van MKB Etten-Leur ontstaan of plaatsvinden. Artikel 10 Slotbepalingen 10.1 In alle gevallen waarin de statuten, dit huishoudelijk reglement of de wet niet voorziet, beslist het bestuur. Etten-Leur.2015 Pagina 6 van 6