Een OCMW vereniging kan indienen, mits deze een rechtspersoonlijkheid heeft.

OP ESF Vlaanderen 2014 2020 Oproep 308 Begeleiding Artikel 60 FAQ 19/03/2015 Partnerschappen Kan een OCMW-ve vereniging als promotor optreden? Een OCMW vereniging kan indienen, mits deze een rechtspersoonlijkheid heeft. Kan met onderaannemer gewerkt worden en zo ja moet hiervoor overheidsopdracht gebeuren? Onderaanneming is niet mogelijk voor de begeleiding van trajecten. Wat wel kan, is het uitbesteden van bijvoorbeeld een opleiding. Dit valt dan onder de werkingskosten. Hiervoor wordt bij voorkeur gebruik gemaakt van reeds gesubsidieerde opleidingen. De wetgeving overheidsopdrachten dient in deze gerespecteerd te worden indien van toepassing op de organisatie. Dit echter niet bij de keuze van een partner, zie volgende vraag. Wanneer een partnerschap wordt opgezet met een organisatie gespecialiseerd in trajectbegeleiding, dient de promotor dan te voldoen aan de wetgeving overheidsopdrachten voor de keuze van deze partner. r. Neen, het partnerschap is geen onderaanneming. Er wordt ook geen facturatie binnen het partnerschap opgesteld. De begeleidingsacties van de partner worden als kost intern personeel genoteerd in het dossier van de promotor naar ESF Vlaanderen toe. Hoe worden de lonen van de verschillende partners bij het ESF precies ingebracht? De prestaties van de interne personeelsleden worden op dezelfde wijze gerapporteerd als deze van de promotororganisatie. De partners geven hun personeelskosten en overige kosten door aan de promotor voor opname in de rapportering die deze opmaakt ten aanzien van ESF Vlaanderen. Er kunnen enkel kosten ingebracht worden van organisaties van het partnerschap. Partnerorganisaties stellen nooit facturatie op ten aanzien van elkaar! In de loop van volgende week zal het sjabloon voor input van Kosten en Financiering terug te vinden zijn via de website en worden doorgestuurd via mail. Dit document geldt zowel nu voor de begroting als later voor de rapportering naar ESF Vlaanderen om de subsidiëring op te vragen. Heeft het ESF een model partnerovereenkomst voor de OCMW s? Pagina 1van 10 ESF_308_Bgl artikel 60_FAQ_19-03-2015 19/03/2015

Wij hebben geen model van partnerschapsovereenkomst maar kunnen u wel onderstaande beschrijving van wat een partnerschapsovereenkomst is, overmaken: De samenwerking tussen de Promotor en één of meerdere partners wordt vastgelegd in een partnerschapsovereenkomst. Indien meerdere partners meewerken aan het ESF-project kan hetzij een globale partnerschapsovereenkomst worden uitgewerkt, hetzij de Promotor een afzonderlijke partnerschapsovereenkomst sluiten met elk van de partners. De partnerschapsovereenkomst(en) worden gevoegd bij de Projectovereenkomst. Een partnerschapsovereenkomst, ongeacht de vorm, dient minstens de volgende gegevens te bevatten: - naam, adres, ondernemingsnummer en vestigingsnummer van de partner(s) - een inhoudelijk luik met o.a. een projectplan, een beschrijving van de projectresultaten en/of producten, alsook een taakverdeling. - een financieel luik met o.a. een beschrijving van de kostenverdeling tussen de partners en de verdeling van de financiële verantwoordelijkheden - datum van ondertekening van de partnerschapsovereenkomst - handtekeningen van de Promotor en de partner(s). Voorts wensen we te verduidelijken dat een partnerschapsovereenkomst voor het ESF enkel noodzakelijk is indien de partner zijn kosten inbrengt en er subsidiëring wenst voor te ontvangen van ESF Vlaanderen. Wanneer een organisatie bijvoorbeeld enkel instaat voor de toeleiding is er geen partnerschapsovereenkomst nodig. Hierbij volstaat een eenvoudige engagementsverklaring en beschrijving van het netwerk in het projectvoorstel. Dit wil ook zeggen dat er ook geen partnerschapsovereenkomst nodig is wanneer een partner samen met de toeleiding voor de cofinanciering zorgt. In de applicatie en op de ESF website kan een document met richtlijnen worden terug gevonden voor het opstellen van de partnerschapsovereenkomst: http://www.esfagentschap.be/nl/oproepen/begeleiding-artikel-60 Moeten de OCMW s die deelnemers toeleiden deel uitmaken van het partnerschap? Ook de OCMW s die slechts toeleiden dus deze die noch begeleiding noch opleiding bieden binnen de actie, moeten geen deel uitmaken van het partnerschap. Belangrijk is wel dat het projectpartnerschap de nodige afspraken of een overeenkomst maakt omtrent de aantallen in toeleiding met deze zo betrokken OCMW s. De loonkost van hun artikel 60-ers kan wel ingebracht worden ter cofinanciering van de actie. Zij Pagina 2van 10 ESF_308_Bgl artikel 60_FAQ_19-03-2015 19/03/2015

hoeven, indien slechts de inbreng van de lonen van de deelnemers ter cofinanciering, hiervoor partner te worden.. Dient elke partner in het project een kwaliteitsopstap te bezitten? Neen, enkel de promotor dient te voldoen aan de kwaliteitsvereisten. Op dit moment bekijkt het ESF nog verder in samenwerking met VVSG op welke wijzen een OCMW kan voldoen. Administratie en begroting Welke voorwaarden dienen voldaan te zijn bij een toewijzing op contract? Een toewijzing op een ESF project dient te gebeuren: in ondertekende arbeidsovereenkomst OF in ondertekend addendum aan de bestaande arbeidsovereenkomst Hierin moeten cumulatief volgende aspecten vermeld staan: naam van het project én % toewijzing én functie en opdracht van de persoon in het project én start- en einddatum in het project. De toewijzing moet in orde zijn zodra het personeelslid start in het project! Dit kan nooit retroactief aanvaard worden! Hoe moet een project ESF-indicatoren monitoren? (vraag 15 van de beoordelingsvragen) In bijlage 7 kolom 2 staan een zestal indicatoren die de promotor zelf moet bijhouden en rapporteren aan het ESF. De overige indicatoren worden gemonitord door MLP of het ESF-Vlaanderen zelf. Kan een promotor meer trajecten begeleiden binnen dezelfde begrotingskost? Wanneer de promotor meer trajecten kan verwezenlijken mag dit. De promotor zal hier uiteraard geen extra middelen voor krijgen. Bijvoorbeeld: een project maakt een begroting op voor 10 begeleidingen en gaandeweg blijkt dat er voor ditzelfde bedrag 12 begeleidingen kunnen plaatsvinden, dan is dit uiteraard alleen maar aan te moedigen, indien de kwaliteit van de begeleiding blijft. Dit behoort eveneens tot de filosofie van het maatwerk waarbij elke deelnemer een gepaste begeleiding moet kunnen krijgen. Pagina 3van 10 ESF_308_Bgl artikel 60_FAQ_19-03-2015 19/03/2015

Kan men bij uiteindelijke rapportering meer kosten inbrengen dan begroot? Nee, de aanvaarde kosten bij rapportering kunnen nooit de goedgekeurde begrotingskost overstijgen. Het komt er dus op aan om een zo goed mogelijke inschatting te maken van de kosten bij begroting. Daarbij mag uiteraard een inschatting gemaakt worden van de geplande kosten en mogen algemene noemers gebruikt worden zoals opleidingskost bij het tabblad werkingskosten. Ook wat de lonen artikel 60 betreft (ter cofinanciering) kan men een inschatting maken van een gemiddelde loon per deelnemer in de begroting. De namen van de personen in begeleiding hoeven dus nog niet doorgegeven te worden bij de begroting. Kan de promotor vast benoemd personeel inbrengen als kost? De volgende verduidelijking moet gemaakt worden: Vastbenoemd overheidspersoneel is subsidiabel, maar niet rechtstreeks financierbaar. Het kan dus worden ingebracht hetzij volledig als cofinanciering hetzij via het systeem van ter beschikkingstelling aan een ESF-project waarbij het vastbenoemde personeelslid op zijn/haar functie in de organisatie wordt vervangen door een contractueel personeelslid. De terbeschikkingstelling en vervanging moet door het bevoegde orgaan (Raad OCMW) worden bevestigd en kan via uittreksel van de vergadering en bijkomende aanwerving worden bewezen. In het eerste geval dient de loonkost van dit contractueel personeelslid geboekt worden in rubriek 1.1 bezoldiging intern personeel, en moet dan in het financieringsschema deze loonkost voor hetzelfde bedrag ingebracht worden als publieke cofinanciering. Als kan bewezen worden dat het statutair personeel op zijn oorspronkelijke standplaats vervangen is door een contractueel personeelslid dan kan de loonkost van het contractueel personeelslid pro rata ingebracht worden als kost en gefinancierd worden vanuit de financieringsbron beheerd door het ESF-Agentschap. Ontvangt de promotor een volledig voorschot? Er is geen voorschot mogelijk in deze oproep. Is het niet voldoende om per maand een overzicht van acties te laten ondertekenen in plaats van bij elke actie afzonderlijk? Alle ontmoetingsmomenten moeten via tijdsregistratie worden geregistreerd. Dit kan in een overzichtsdocument dat getekend wordt door de begeleider en de deelnemer. Dit is niet te verwarren met de tijdregistratie van de begeleider zelf. Dit kan via toewijzing in de arbeidsovereenkomst of via tijdsregistratie. Meer info hierover in de Powerpoint van de infosessie. Indien uurregistratie. Indien tijdsregistratie wordt deze gehandtekend door de begeleider zelf en zijn/haar verantwoordelijke. Het loon voor tewerkstelling artikel 60 kan niet-verhoudingsgewijs verschillen voor andere arbeidsregimes dan voltijds. Welk effect heeft dit op de financiering & begroting? Pagina 4van 10 ESF_308_Bgl artikel 60_FAQ_19-03-2015 19/03/2015

Uit verdere analyse en raadpleging van diverse stakeholders blijkt dat de verloning voor een artikel 60 tewerkstelling geen verhoudingsgewijze uitbetaling is volgens arbeidsregime, vertrekkende van het leefloon categorie 3. Daarbij dient men ook niet enkel rekening te houden met het arbeidsregime, maar ook bijvoorbeeld met het aantal ziektedagen. Dit maakt een eenduidige bewijslast voor cofinanciering o.b.v. leefloon categorie 3 te ingewikkeld. Waardoor wij hier pleiten voor het reëel uitbetaalde loon te kiezen als cofinancieringsbron. Het ESF-Management Comité van 24/2/2015 keurde een amendement op de oproepfiche goed die het gebruik van het reële loon beschrijft. Dit wordt als volgt gewijzigd in de oproepfiche: Vervangingsinkomen deelnemers Het leefloon van de deelnemers wordt ingebracht. Hiertoe wordt het uitbetaald leefloon per maand gehanteerd (leefloon cat. 3), zijnde 1089.82. Dit wordt verrekend naar het aantal maanden tewerkstelling binnen de begeleiding. en het arbeidsregime van de tewerkstelling. Deze kost zal langs financieringszijde als cofinanciering gelden. [ ] Cofinanciering Het bedrag van het loon leeflonen geldt langs financieringszijde als publieke cofinanciering. De cofinanciering moet minimaal 60% bedragen van de totale projectkost. Wat is een technische herziening? Tegen de afkeuring van een project kan geen bezwaar worden aangetekend. Als een project omwille van een foute interpretatie te weinig budget toegekend werd, kan men hiertegen echter wel technisch bezwaar aantekenen. Wat is een MLP fiche? MLP is het registratiesysteem Mijn Loopbaan voor Partners van VDAB. Bij elke ESFoproep maken we een MLP-fiche op. In dergelijke MLP fiche lichten we de registratiewijze toe van de acties binnen de oproep. Dit is zeer concreet: hoe aanmelden, hoe registreren, hoe updaten, Deze fiche is momenteel in opbouw. Stel dat een promotor zelf een opleiding organiseert, kunnen deze uren dan worden ingebracht als interne personeelskost? Ja. Heeft het ESF een model overeenkomst voor afspraken tussen het projectpartnerschap rschap en VDAB? Wat de overeenkomst met VDAB betreft zal VDAB in samenwerking met VVSG hierover een sjabloon ter beschikking stellen. Dit document is nog niet ter beschikking en zal mogelijks bij de volgende update van de FAQ beschikbaar worden gesteld. Pagina 5van 10 ESF_308_Bgl artikel 60_FAQ_19-03-2015 19/03/2015

Wanneer deelnemers zouden uitvallen, langdurig ziek zijn, verhuizen, zich niet houden aan de voorwaarden of andere, kunnen deze dan worden vervangen door een andere deelnemer? We zullen het aantal VTE monitoren. Dit betekent dat we elke deelnemer verrekenen aan het aantal maanden begeleiding in dit project. Dit laat toe deze deelnemers te vervangen door andere deelnemers ten einde het goedgekeurde contigent te kunnen benutten. Het behalen van het vooropgestelde aantal trajecten is namelijk erg belangrijk. Stel dat een persoon in tewerkstelling artikel 60 vroegtijdig deze tewerkstelling stop zet omwille van het vinden van een job. Telt dit dan als resultaat? Ja. Als het resultaat vroeger kan behaald worden dan voorzien, is dat enkel toe te juichen. Er zal ook in deze begeleiding nazorg worden aangeboden. Als de kost van begeleiding voor enkele deelnemers boven de 2.600 euro is, maar de totale projectkost zit onder de maximale subsidie. Is dit dan in orde? We beoordelen de effectieve kost per deelnemer niet. Wij beoordelen het totale kostenplaatje ten aanzien van het gerealiseerd aantal begeleidingen. Hierop geldt een maximale subsidiëring van 2.600 euro per deelnemer. Doelgroep Wat met art.60 tewerkstelling in sociale werkplaatsen, LDE en beschutte werkplaatsen: zijn deze uitgesloten van de begeleiding in deze oproep? Door het nieuwe maatwerkdecreet is er geen risico op dubbelfinanciering en wordt de begeleiding van art. 60 tewerkgesteld in SW, LDE en BW toegelaten in deze oproep. Contracten art.60 kunnen variëren in looptijd. We kunnen opmerken dat in het geval van een kortere periode art.60 al een oriëntering net is opgemaakt met het oog op art.60 als doorstromingsinstrument. Kan de bedoelde oriëntering in dit project dan een herwerking zijn van die oorspronkelijke oriëntering? Het ESF-oriënteringsinstrument dient gebruikt te worden. Dit kan gezien zijn Excelformat eenvoudig gecombineerd worden met reeds bestaande info in overige documenten. Kunnen personen in artikel 60 tewerkstelling in een privé bedrijf ook begeleiding genieten in het kader van deze oproep? Ja dit kan. Indien een artikel 61 tewerkstelling, kan dit niet. Pagina 6van 10 ESF_308_Bgl artikel 60_FAQ_19-03-2015 19/03/2015

Acties In de oproepfiche staat de mogelijkheid tot het bieden van stages. Hoewel dit juridisch niet geregeld is voor artikel 60. Het ESF tracht, in overleg met VVSG, een oplossing uit te werken. Dit naar analogie met werkplekleren. Op dit moment is hier nog geen verdere duidelijkheid over. Op dit moment wordt de vraag behandeld door VDAB. Kunnen praktijklessen autorijden als subsidiabele werkingskost ingebracht worden? Praktijklessen autorijden laten we niet toe, wel begeleiding om een theoretisch rijexamen te laten slagen. Territorialiteit Kunnen er meerdere projecten in eenzelfde RESOC gebied worden goedgekeurd? Ja. De selectieprocedure stelt dat de goedgekeurde projecten per perceel/resoc gerangschikt worden. Ze kunnen worden gegund tot uitputting van het vooropgesteld aantal per perceel. ESF Vlaanderen zal met het Managementcomité een zo goed optimaal mogelijke spreiding realiseren met de positief beoordeelde projectvoorstellen. Kan een project zich richten op één stad? Tijdens het Management Comité van 24/2/2015 werd volgende verduidelijking goedgekeurd omtrent het vormen van partnerschappen en de beoogde spreiding: Het is enerzijds toegestaan zich als promotor te richten tot één stad of gemeente, maar de promotor kan hiervoor niet het volledige contingent voor de RESOC opeisen. Wij bevelen daarom anderzijds sterk aan om partnerschappen op te zetten met andere OCMW s in de regio en een derde partner te betrekken in het project om een maximale kwaliteit van begeleiding, een goed bereik en schaalvoordelen te kunnen garanderen. Een partnerschap moet een redelijke spreiding verzekeren. Voorbeeld 1: binnen RESOC X met een contingent van 40 trajecten. kan OCMW A alleen indienen. OCMW A kan echter niet alle 40 trajecten opeisen voor zijn eigen stad/gemeente. Dit OCMW zal dan in het projectvoorstel het gekozen aantal trajecten moeten onderbouwen o.b.v. van cijfers die de problematiek in de RESOC schetsen. Voorbeeld 2: OCMW A kan ook samen met OCMW B,C & D een partnerschap oprichten en een projectvoorstel indienen voor alle 40 trajecten. Hierbij zal moeten aangetoond worden in welke mate aan een voldoende spreiding is voldaan. Pagina 7van 10 ESF_308_Bgl artikel 60_FAQ_19-03-2015 19/03/2015

Voorbeeld 3: Het is daarbij ook mogelijk dat een ander OCMW E eveneens een partnerschap opzet met OCMW F,G,H,I en een projectvoorstel maakt voor 40 trajecten. In dit geval zal de scoring van beiden projectvoorstellen bepalen welke partnerschap het project gegund krijgt voor 40 trajecten. Indien dit de spreiding ten goede zou komen en beide kandidaten geschikt zijn voor de uitvoering kan het Management Comité ook beslissen om een verdeling te maken tussen de twee ingediende projectvoorstellen. Men kan uiteraard ook partnerschappen opzetten over de RESOC gebieden heen, bijvoorbeeld omwille van schaalgrootte. Men dient dan één projectvoorstel in waarbij u de vragen omtrent deskundigheid en ervaring in projectuitvoering en opvolging toegepast beantwoordt. Dit betreft geen wijziging van de oproepfiche, wel een verduidelijking na consultatie van diverse stakeholders en kandidaat promotoren. Resultaat Er wordt duurzaam werk of een kwalificerende opleiding (beroepsopleiding erkend door de VDAB of onderwijsopleiding) nagestreefd na de begeleiding. We willen een 615-tal deelnemers voldoende bagage geven om (opnieuw) de stap naar het Normaal Economisch Circuit te zetten. Tijdens het Management Comité van 19/3/2015 werd volgende wijziging goedgekeurd omtrent het resultaat werk: Het oogmerk van deze oproep is duidelijk de uitstroom naar het normaal economisch circuit. Men wil een beperkte uitstroom naar sociale economie echter mogelijk maken. Het moet duidelijk zijn dat dit de hoofdmoot niet mag zijn. We beslissen daartoe een verhouding van maximaal 5% uitstroom naar werk in het sociaal economisch circuit en minimaal 10% uitstroom naar werk in het normaal economisch circuit. Deze verhouding geldt op projectniveau. Het percentage uitstroom naar werk in het sociaal economisch circuit kan naar boven worden afgrond tot op de volgende eenheid. Pagina 8van 10 ESF_308_Bgl artikel 60_FAQ_19-03-2015 19/03/2015

Indien bij rapportering de uitstroom naar werk in het sociaal economisch circuit hoger reikt dan 5% moet deze rapportering hiervoor een verantwoording bevatten met toelichting van de betreffende deelnemersdossiers. Belangrijk! Het besluit dat de eventuele uitstroom naar werk in de sociale-economie buiten het partnerschap gerealiseerd moet worden werd al genoteerd tijdens de vorige vergadering dd. 24/2/2015 en blijft behouden. Kwaliteitsvereisten De promotor moet als één van de ontvankelijkheidscriteria op organisatieniveau de kwaliteitsvereiste in acht nemen bij de indiening van het projectvoorstel. We duiden dit graag nog even verder. De promotor moet aan minimale kwaliteitsvereisten voldoen. Hiervoor moet de promotor als bijlage bij het projectvoorstel een attest opleveren. Mogelijkheden zijn: o Kwaliteitsopstap die geldig was tot eind september 2013 via een goedgekeurde kwaliteitspaper of een geldend ESF-kwaliteitslabel. Deze geldigheid werd namelijk verlengd tot eind 2015. o Voor OCMW s kan het inspectie/visitatierapport gelden. o Gemandateerden door VDAB. o Een overig kwaliteitslabel uit de lijst van gelijkgestelde labels, erkend door ESF Vlaanderen. (zie lijst op: http://esf-agentschap.be/nl/node/25232). U kan per mail aan erik.conings@esf.vlaanderen.be vlot de geldigheid van uw vroegere kwaliteitsopstap bij ESF navragen. Indien u geen geldende ESF-kwaliteitsopstap bezit, nog niet ge-audit werd door Audit Vlaanderen en geen gelijkgesteld kwaliteitslabel bezit, kunt u alsnog aan deze kwaliteitsvereiste voldoen via het invullen van de bijgevoegde Quickscan. In het document is ook de korte handleiding terug te vinden met betrekking tot deze Quickscan. Er dienen geen bijlagen te worden voorzien. De ingevulde quickscan wordt gemaild naar erik.conings@esf.vlaanderen.be. Aansluitend wordt een attest van de ESF-kwaliteitsopstap aangeleverd dat kan gebruikt worden bij het projectvoorstel ten aanzien van ESF Vlaanderen. Belangrijk! Pagina 9van 10 ESF_308_Bgl artikel 60_FAQ_19-03-2015 19/03/2015

Gelieve nog even te noteren dat u als promotor bij de indiening van uw voorstel uiterlijk 31/03/2015 moet aantonen te voldoen aan deze kwaliteitsvereiste. Wat betreft het behalen van de kwaliteitsopstap via het indienen van een ingevulde Quickscan, moet deze dus eerder worden toegestuurd aan erik.conings@esf.vlaanderen.be zodat u het attest van ESF-kwaliteitsopstap kan toevoegen bij de indiening van uw voorstel. Andere Verschijnt deze oproep ook volgend jaar? De Vlaamse regering kon op dit moment gaan langere looptijd dan 1 jaar garanderen. Dit moet dus gezien worden als een pilootoproep, waarbij geen garantie op doorstart wordt gegeven. Pagina 10van 10 ESF_308_Bgl artikel 60_FAQ_19-03-2015 19/03/2015