Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen Omzendbrief met betrekking tot de validatie van het autocontrolesysteem in het kader van export naar derde landen Referentie PCCB/S4/1220694 Datum 11/02/2015 Huidige versie 2.0 Van toepassing vanaf Datum van publicatie Trefwoorden Export, Autocontrole, Derde landen Opgesteld door Lambregts Leslie, directeur Internationale zaken Ilse Van Nerum, attaché Sigrid Van Boxstael, attaché Inghelram Jacques, attaché Goedgekeurd door Naassens Pierre, directeur-generaal a.i. 1. Doel Uit de inspectieresultaten van het FAVV blijkt dat bedrijven die beschikken over een gevalideerd autocontrolesysteem (ACS) vaak merkelijk beter scoren dan bedrijven wiens ACS niet gevalideerd is. Om voldoende garanties te bieden voor de strenge eisen in bepaalde derde landen werd de voorwaarde om te beschikken over een gevalideerd ACS al opgelegd voor de export van sommige producten naar deze derde landen. Indien het derde land extra eisen stelt in vergelijking met hetgeen bepaald is in de Europese en Belgische wetgeving dient de borging van deze extra voorwaarden expliciet gegarandeerd te worden in het ACS, dat in de toekomst ook voor deze voorwaarden gevalideerd moet worden. Dit om de geloofwaardigheid van onze Belgische export te vrijwaren en te versterken. De verplichting om te beschikken over een gevalideerd ACS, waarin een exportonderdeel opgenomen is, zal stelselmatig verder uitgebreid worden naar andere producten en bestemmingen. Deze omzendbrief is bestemd voor OCI s en FAVV-auditoren en legt de overgangsmaatregelen vast voor de validatie van het exportonderdeel van het ACS in die gevallen waar nog geen hoofdstuk met betrekking tot export is voorzien in de betrokken autocontrolegids. 2. Toepassingsgebied Export naar derde landen in het geval dat een gevalideerd ACS (dat indien van toepassing ook de extra eisen van het land van bestemming afdekt) vereist is. 1
3. Referenties 3.1. Wetgeving Koninklijk besluit van 14 november 2003 betreffende autocontrole, meldingsplicht en traceerbaarheid in de voedselketen (hierna KB autocontrole genoemd) Verordening (EG) Nr. 178/2002 van het Europees Parlement en de Raad van 28 januari 2002 tot vaststelling van de algemene beginselen en voorschriften van de levensmiddelenwetgeving, tot oprichting van een Europese Autoriteit voor voedselveiligheid en tot vaststelling van procedures voor voedselveiligheidsaangelegenheden 3.2. Andere Instructiebundels / Omzendbrieven (Beschikbaar op de website van het FAVV via: Startpagina > Professionelen > Autocontrole > Autocontrole en export) Sectorgidsen (Bereikbaar via de website van het FAVV via: Startpagina > Professionelen > Autocontrole > Autocontrolegidsen) 4. Definities en afkortingen - ACS: autocontrolesysteem - Derde land: land dat geen deel uitmaakt van de Europese Unie - OCI: certificerings- en keuringsinstelling - Operator: natuurlijke of rechtspersoon wiens activiteit onderworpen is aan de controle van het FAVV - Gesloten lijst: lijst van export inrichtingen, erkend of goedgekeurd voor de export naar een bepaald derde land die beschikbaar is via de website van het FAVV - Sectorgids: goedgekeurde gids overeenkomstig artikel 9 van het KB autocontrole - X: publicatiedatum van de instructiebundel of omzendbrief 2
5. Validatie/Certificatie van het ACS in het kader van export naar derde landen 5.1. Context 5.1.1. Voorwaarden om te kunnen exporteren naar derde landen De producten die operatoren wensen te exporteren naar derde landen dienen minimaal te voldoen aan de Europese en nationale regelgeving, zoals aangegeven in artikel 12 van verordening (EG) nr.178/2002. Derde landen kunnen extra eisen stellen om hun grondgebied te vrijwaren van bepaalde planten- of dierenziektes of om voldoende garanties te bieden voor de voedsel- of voederveiligheid. Deze extra eisen worden vaak na bilaterale onderhandelingen (tussen lidstaat of Europese Commissie en het derde land) vastgelegd in bijvoorbeeld protocols, memorandums of understanding, of bilaterale exportcertificaten. De modaliteiten om te kunnen exporteren zijn beschreven in de algemene leidraad en de specifieke exportvoorwaarden zijn per product(groep) en bestemming opgenomen in instructiebundels of omzendbrieven. In sommige gevallen eisen de derde landen dat de operatoren die producten voortbrengen/onder hun hoede hebben die bestemd zijn voor export naar hun grondgebied, opgenomen worden in een gesloten lijst. Dit houdt in dat enkel producten afkomstig van deze operatoren mogen geëxporteerd worden naar het derde land in kwestie. De gesloten lijsten per land en per product(groep) zijn raadpleegbaar via de website van het FAVV. 5.1.2. Autocontrole en export Operatoren die actief zijn in de voedselketen dienen te beschikken over een ACS, zoals beschreven in artikel 3 van het KB autocontrole. Een operator die wenst te exporteren, dient op de hoogte te zijn van de geldende exportvoorwaarden en dient de nodige garanties om aan deze voorwaarden te voldoen op te nemen in zijn ACS. Om te kunnen voldoen aan eisen van sommige derde landen werken sectorfederaties, in overleg met het FAVV, sectorspecifieke procedures uit. Men kan als voorbeeld de procedures om te garanderen dat dieren geboren en getogen zijn in België en de verschillende sectorale bemonsteringsplannen om aan te tonen dat de geëxporteerde producten voldoen aan de productnormen die gelden in het derde land vermelden. 5.2. Validatie/Certificatie van het exportonderdeel van het ACS 5.2.1. Voor wie verplicht? In sommige instructiebundels of omzendbrieven wordt per product(groep) en land van bestemming aangegeven of een gevalideerd ACS een voorwaarde is om te kunnen exporteren. De eis tot validatie/certificatie van het ACS, met inbegrip van de exportvoorwaarden, zal initieel enkel gelden voor: - alle product(groep)-land combinaties waarvoor operatoren moeten opgenomen zijn op de gesloten lijsten om te mogen exporteren - en waarvoor dit eveneens in de instructiebundel of omzendbrief vermeld staat. 3
De datum vanaf wanneer de instructiebundel of de omzendbrief voor een bepaalde product(groep)- land -combinatie van toepassing is, staat vermeld in de desbetreffende instructiebundel of omzendbrief. De validatie/certificatie van het ACS, met inbegrip van de exportvoorwaarden, dient te gebeuren voor die activiteiten waarvoor de operator moet opgenomen zijn op de gesloten lijst. 5.2.2. Wanneer en door wie uit te voeren? 5.2.2.1. Situatie waar de validatie/certificatie van het ACS een vereiste is in de instructiebundels of omzendbrieven gepubliceerd vóór 15/01/2015 : a) Indien de operator reeds beschikt over een gevalideerd/gecertificeerd ACS 1 dan is er een overgangstermijn voorzien om ook het onderdeel export te laten valideren. Deze overgangstermijn is afhankelijk van de vervaldatum van de validatie/certificatie van het ACS. - Als de huidige validatie/certificatie van het ACS vervalt na 15/04/2015 dan loopt de exportvoorwaarden tot 15/01/2016; - Als de huidige validatie/certificatie van het ACS vervalt vóór 15/04/2015 dan loopt de exportvoorwaarden tot 15/04/2016. b) Indien de operator niet beschikt over een gevalideerd/gecertificeerd ACS, voldoet hij niet aan de vereisten van de instructiebundel of omzendbrief. Hij dient bijgevolg eerst de validatie/certificatie te bekomen van zijn ACS, hierin inbegrepen het onderdeel export, alvorens in aanmerking te kunnen komen voor export. 5.2.2.2. Situatie waar de validatie/certificatie van het ACS een vereiste wordt in de instructiebundels of omzendbrieven die aangepast en gepubliceerd worden na 15/01/2015 : a) Indien de operator reeds over een gevalideerd/gecertificeerd ACS 1 beschikt dan is er een overgangstermijn om ook het onderdeel export te laten valideren. Deze termijn is afhankelijk van de vervaldatum van de validatie/certificatie van het ACS-systeem en de publicatiedatum van de instructiebundel of omzendbrief (X) die van toepassing is op deze activiteiten: - Als de huidige validatie/certificatie van het ACS vervalt na X + 3 maanden dan loopt de exportvoorwaarden tot X + 12 maanden; - Als de huidige validatie/certificatie van het ACS vervalt vóór X + 3 maand dan loopt de exportvoorwaarden tot X + 15 maanden. b) Indien de operator niet beschikt over een gevalideerd/gecertificeerd ACS dan moet hij zich, ten einde te kunnen exporteren, binnen de 3 maanden na de datum van publicatie van de instructiebundel of omzendbrief laten valideren voor zijn ACS alsook voor het onderdeel export. 5.2.2.3. Aanvraag van de audit Indien er een goedgekeurde sectorgids bestaat, maar er nog geen hoofdstuk met betrekking tot export is opgenomen in de sectorgids, kan de audit op basis van deze omzendbrief uitgevoerd worden door een OCI die daartoe erkend is of door het FAVV. In het geval beroep gedaan wordt op een OCI zijn de bepalingen van punt 5.2.4 van toepassing. 1 Met betrekking tot alle activiteiten die relevant zijn in het kader van export 4
Indien er geen goedgekeurde sectorgids bestaat, kan de audit op basis van deze omzendbrief enkel uitgevoerd worden door het FAVV. De operatoren die bedoeld worden in punt 5.2.1 zijn verantwoordelijk om ervoor te zorgen dat ze beschikken over een gevalideerd ACS. Zij moeten bijgevolg zelf de audit aanvragen. De operator dient bij de aanvraag duidelijk aan te geven welke exportvoorwaarden (product(groep)-land) hierbij moeten geauditeerd worden. 5.2.3. Auditreferentieel Zoals hierboven aangegeven dienen de onder punt 5.2.1 bedoelde operatoren minimaal te voldoen aan de Europese en nationale regelgeving. Deze vereisten zijn nu reeds opgenomen in de van toepassing zijnde autocontrolegidsen. Daarnaast dienen deze operatoren per product(groep)-land -combinatie eveneens, voor zover van toepassing, te voldoen aan de specifieke exportvoorwaarden. Indien dergelijke voorwaarden bestaan, dan zijn deze opgenomen in de instructiebundels of omzendbrieven van het FAVV. De betrokken instructiebundels/omzendbrieven zijn terug te vinden op de website van het FAVV via volgende locatie Startpagina > Professionelen > Autocontrole > Autocontrole en export. De onder punt 5.2.1 bedoelde operatoren moeten in hun ACS een exportprocedure opgenomen hebben waarin beschreven is: - hoe zij zich op de hoogte stellen van de van toepassing zijnde exportvoorwaarden; - op welke manier zij deze info verwerken in hun ACS (wie, wat, waar, wanneer, welke documenten moeten aangepast worden, ). Deze procedure moet steeds per product(groep)-land -combinatie toegepast worden. 5.2.4. Voorschriften voor de OCI s OCI s die reeds geaccrediteerd zijn door Belac (of equivalent) en erkend zijn door het FAVV om audits uit te voeren op basis van de goedgekeurde autocontrolegids in de sector waarin men wenst te exporteren, zijn voorlopig geaccrediteerd en erkend om audits uit te voeren in de betrokken sector op basis van deze omzendbrief en de bijhorende documenten tot de eerst volgende accreditatieaudit. Bij de eerst volgende accreditatieaudit wordt deze accreditatie bevestigd, tenzij de OCI niet blijkt te voldoen aan de voorwaarden. Aanvullend aan de voorschriften, opgenomen in de gids, zijn eveneens de volgende voorschriften van toepassing: - De OCI evalueert voor elke product(groep)-land -combinatie welke competentie voor de betrokken auditoren noodzakelijk is, legt de criteria vast en beoordeelt deze auditoren ten aanzien van deze criteria. Tevens legt de OCI telkens de vereiste aanvullende opleiding vast en zorgt ervoor dat de betrokken auditoren deze opleiding krijgen. - De audit kan gelijktijdig uitgevoerd worden met de audit op de overige bepalingen van de autocontrolegids die van toepassing is in de betrokken sector; - Audittijd: Afhankelijk van het aantal "product(groep)-land"-combinaties dient de OCI een bijkomende audittijd te voorzien; - Het auditverslag bevat evidentie van de evaluatie van deze omzendbrief; 5
- ACS- certificaat: o het ACS-certificaat van bedrijven die gunstig geauditeerd werden op basis van deze omzendbrief, vermeldt naast de overige scope elementen, expliciet eveneens een verwijzing naar deze omzendbrief; o Een ACS-certificaat met enkel de verwijzing naar "export" is niet mogelijk aangezien de vestiging eveneens voor de overige onderdelen gecertificeerd dient te zijn. - De OCI kan op elk moment een geactualiseerd register voorleggen met de klanten die gecertificeerd zijn op basis van deze omzendbrief. 6. Bijlagen 7. Overzicht van de revisies Overzicht van de revisies van de omzendbrief Versie Van toepassing vanaf Reden en omvang van de revisie 1.0 25/09/2014 Originele versie 2.0 Datum van publicatie Aanpassing van de overgangstermijn 6