Basisregistratie personen Autorisatiebesluit versus gemeentelijke verordening De gewijzigde Wet GBA is per 1 april 2007 in werking getreden, maar voorziet in een invoeringstermijn tot 1 januari 2010. Dan moeten alle bestuursorganen die een wettelijke taak uitvoeren en daarbij sgegevens gebruiken, maatregelen hebben getroffen die ervoor zorgen dat zij uitsluitend nog gebruik maken van actuele sgegevens uit de GBA. Buitengemeentelijke personen Met buitengemeentelijk wordt in dit verband bedoeld personen die in een andere gemeente zijn ingeschreven dan in de gemeente s Hertogenbosch. Gegevens over buitengemeentelijke personen moet een gemeentelijke dienst opvragen via het GBA-netwerk De verstrekking hiervan is geregeld in een autorisatiebesluit, afgegeven door de minister van BZK. In dit autorisatiebesluit is per wettelijke taak (gemeentelijke belastingen, grafrechtenadministratie, huisvesting etc.) bepaald welke sgegevens uit de GBA gebruikt mogen worden Binnengemeentelijke personen Met binnengemeentelijk wordt in dit verband bedoeld personen die in de eigen gemeente zijn ingeschreven. Gegevens over binnengemeentelijke personen moet een gemeentelijke dienst betrekken uit de eigen GBA. De verstrekking hiervan is geregeld in de eigen gemeentelijke verordening, Ook hierin is per wettelijke taak bepaald welke sgegevens uit de GBA gebruikt mogen worden. oorbeelden: De set van sgegevens van een eigenaar van een onroerende zaak, die woonachtig is in s- Hertogenbosch, moet voldoen aan de gemeentelijke verordening. De set van sgegevens van een eigenaar van een onroerende zaak, die niet woonachtig is in s-hertogenbosch moet voldoen aan het Autorisatiebesluit. De werkgroep GBA heeft vastgesteld, dat er verschillen zijn tussen deze twee sets. In bepaalde gevallen biedt de verordening mogelijkheden om meer gegevens te gebruiken en vast te leggen in de administratie, dan het autorisatiebesluit 1, of vice versa. Gegevensset in verschillende reglementen: 1 Zie bijlage Excel 1
Autorisatiebesluit Persoon Z oornaam oorvoegsel toevoeging Ouder oornaam Gem. erordening BR Personen Persoon Z oornaam oorvoegsel toevoeging Ouder 1 oorvoegsel toevoeging erblijfplaat Gemeente van inschrijving. Het te onderzoeken verschil.. oorvoegsel toevoeging erblijfplaat Gemeente van inschrijving. Het daadwerkelijk gebruik Per wettelijke taak zal dus onderzocht moeten worden of er verschillen zijn in het gebruik van de gegevens en de verschillende richtlijnen (autorisatiebesluit en gemeentelijke verordening). Dus zitten in de administratie(s) gegevens die eigenlijk buiten de autorisatie vallen? Zijn die verschillen terecht? Zijn alle verschillen in gegevens daadwerkelijk noodzakelijk voor de uitvoering van ons werk of zijn we gewend om het zo te doen? ervolgstappen Als uit het onderzoek is vastgesteld, dat er gegevens wellicht oneigenlijk gebruikt en geregistreerd worden, én voor de afdeling strikt noodzakelijk zijn voor de correcte uitvoering van taak, zal daarover in overleg met BPR (Erna Bijl de roe) vastgesteld moeten worden welke vervolgstappen noodzakelijk zijn. Het autorisatiebesluit is voortdurend in ontwikkeling, aanpassingen in taakspecifieke wetgeving kan gevolgen hebben voor het gegevensgebruik. Het autorisatiebesluit zal mogelijk herzien moeten worden op punten. Uitgangspunt is echter dat de processen en afdelingen de gegevens gebruiken waarvoor ze geautoriseerd zijn. Als het gebruik van de gegevens afwijkt van de gemeentelijke verordening zal in overleg met Johan van den Broek onderzocht moeten worden of de verordening eventueel herzien moet worden. Let wel: afwijkingen waarover hier gesproken wordt houden in dat er méér gegevens worden geregistreerd en gebruikt dan volgens het AB en de erordening is toegestaan. Indien er minder gegevens worden geregistreerd en gebruikt, betekent dat géén afwijking. oor de wettelijke taak GEMEENTELIJKE BELASTINGEN is de vergelijking Autorisatiebesluit versus erordening reeds uitgevoerd en bijgevoegd. 2
GEGEENSSET Taak Belastingen Autorisatiebesluit erordening 's- Hertogenbosch Gebruik op afdeling Afwijking rubriek omschrijving Bureau Belastingen 1 PERSOON 01.01.10 A-nummer 01.01.20 Burgerservicenummer X gegevens niet in verordening 01.02.10 oornamen 01.02.20 Adellijke titel/predikaat 01.02.30 oorvoegsel geslachtsnaam 01.02.40 01.03.10 Geboortedatum 01.04.10 Geslachtsaanduiding 01.61.10 Aanduiding naamgebruik volgt Geboorteplaats volgt Geboorteland 5 HUWELIJK/GEREGISTREERD PARTNERSCHAP 05.02.30 oorvoegsel geslachtsnaam echtgenoot/geregistreerd 05.02.40 echtgenoot/geregistreerd 05.06.10 Datum huwelijkssluiting/aangaan geregistreerd 05.07.10 Datum ontbinding huwelijk/geregistreerd volgt oornamen echtgenoot volgt Adellijke titel/-predikaat 3
volgt voorvoegsel echtgenoot / volgt Geboortedatum echtgenoot / volgt Geboorteplaats echtgenoot / volgt Geboorteland echtgenoot / volgt Plaats huwelijkssluiting /sluiting geregistreerd -schap volgt Land huwelijkssluiting /sluiting geregistreerd volgt Plaats ontbinding huwelijk/geregistreerd volgt Land ontbinding huwelijk/geregistreerd volgt Reden ontbinding huwelijk/geregistreerd 13 OERLIJDEN 013.08.10 Datum overlijden volgt Plaatsoverlijden volgt Land overlijden 2 Ouder 1 volgt oornamen ouder 1 volgt Adelijke titel / -predikaat ouder 1 volgt oorvoegsel ouder 1 4
volgt ouder 1 volgt Geboortedatum ouder 1 volgt Geboorteplaats ouder 1 volgt Geboorteland ouder 1 volgt Geslachtsaanduiding ouder 1 3 Ouder 2 volgt oornamen ouder 2 volgt Adelijke titel / -predikaat ouder 2 volgt oorvoegsel ouder 2 volgt ouder 2 volgt Geboortedatum ouder 2 volgt Geboorteplaats ouder 2 volgt Geboorteland ouder 2 volgt Geslachtsaanduiding ouder 2 7 INSCHRIJING 07.70.10 Indicatie geheim volgt Datum ingang blokkering pl volgt Datum opschorting bijhouding volgt Omschrijving reden opschorting bijhouding volgt PK-gegevens volledig meegeconverteerd 8 ERBLIJFPLAATS 08.09.10 Gemeente van inschrijving 08.10.20 Gemeentedeel 08.10.30 Datum aanvang adreshouding 08.11.10 5
08.11.20 08.11.30 Huisletter 08.11.40 toevoeging 08.11.50 Aanduiding bij huisnummer 08.11.60 Postcode 08.13.10 Locatiebeschrijving 08.13.20 Datum vertrek uit Nederland 08.14.20 Datum vestiging in Nederland volgt Datum inschrijving in de gemeente volgt Functieadres volgt Land waarnaar vertrokken volgt Land vanwaar ingeschreven 9 Kind volgt A-nummer kind volgt Burgerservicenummer X gegevens niet in verordening en niet in autorisatie-besluit volgt oornamen kind volgt Adellijke titel/predikaat volgt oorvoegsel geslachtsnaam kind volgt kind volgt Geboortedatum kind volgt Geboorteplaats kind volgt Geboorteland kind 21 erwijzing volgt oornamen uitgeschreven volgt Adellijke titel/predikaat uitgeschreven volgt oorvoegsel geslachtsnaam uitgeschreven 6
volgt uitgeschreven volgt Geboortedatum uitgeschreven volgt Geboorteplaats uitgeschreven volgt Geboorteland uitgeschreven volgt Gemeente waarheen uitgeschreven volgt Datum uitschrijving volgt volgt volgt Huisletter volgt toevoeging volgt Aanduiding bij huisnummer volgt Postcode 7