NALEVING VAN DE INFORMATIEPLICHT BIJ HEIMELIJKE WAARNEMING DOOR SOCIALE DIENSTEN Onderzoek door het College bescherming persoonsgegevens (CBP) naar de naleving van de informatieplicht bij heimelijke waarneming door Afdeling Sociale Zaken Gemeente Hilversum Z2008-00687 Definitieve bevindingen College bescherming persoonsgegevens september 2009
2
Inhoud Samenvatting...5 Inleiding...7 1 Bevindingen en conclusie...9 1.1 Voorlopige conclusie...9 1.2 Verweer...9 1.3 Reactie op verweer...10 1.4 Definitieve bevindingen...10 1.5 Definitieve conclusie...11 3
4
Samenvatting Het College bescherming persoonsgegevens (CBP) heeft bij de afdeling Sociale Zaken van de gemeente Hilversum een nalevingsonderzoek verricht met als doel te onderzoeken of sociale diensten van gemeenten bij fraude-onderzoeken, waarin gebruik wordt gemaakt van heimelijke waarneming, handelen in overeenstemming met art. 34 lid 1 Wbp en art. 43 sub b Wbp, in de zin dat ze de betrokkenen na afloop van het fraude-onderzoek informeren over de heimelijke waarnemingen. In het kader van het nalevingsonderzoek heeft het CBP hier op 4 juli 2008 een onderzoek ter plaatse verricht. Het nalevingsonderzoek is uitgevoerd op fraude-onderzoeken die hebben plaatsgevonden in de periode tussen 1 januari 2007 en 4 juli 2008. Dit onderzoek maakt deel uit van een onderzoek naar de naleving van de informatieplicht bij meerdere sociale diensten. De informatieplicht van art. 34 Wbp betekent voor sociale diensten concreet dat zij verplicht zijn de personen die object zijn of zijn geweest van een fraude-onderzoek, waarin gebruik is gemaakt van heimelijke waarneming, hierover te informeren. Een sociale dienst kan hiervan alleen afzien als er sprake is van een in art. 43 Wbp genoemde uitzonderingsgrond. In het dossier moet worden vastgelegd dat over de heimelijke waarneming is geïnformeerd. Alleen op die wijze kan naleving van de informatieplicht worden gegarandeerd. Een behoorlijke en zorgvuldige gegevensverwerking (art.6 Wbp) vereist dat het voldoen aan de informatieplicht duidelijk kenbaar in het dossier wordt vastgelegd. Algemene conclusie Uit vier van de zeven onderzochte dossiers blijkt niet dat de betrokkenen (juist) zijn geïnformeerd over de heimelijke waarnemingen. In deze dossiers is niet schriftelijk vastgelegd dat er is geïnformeerd over de heimelijke waarnemingen. Hierdoor kan niet worden vastgesteld dat is voldaan aan de informatieplicht. De uitzonderingsgrond van art. 43 Wbp is op deze gevallen niet van toepassing. Dit betekent dat de gemeente Hilversum de regels met betrekking tot de informatieplicht als bedoeld in art. 34 Wbp niet heeft nageleefd. 5
6
Inleiding Inhoud Dit rapport bevat de bevindingen van het onderzoek van het College bescherming persoonsgegevens (CBP) naar de naleving van de informatieplicht door de afdeling Sociale Zaken van de gemeente Hilversum. In het kader van het nalevingsonderzoek heeft het CBP hier op 4 juli 2008 een onderzoek ter plaatse verricht. Heimelijke waarneming Bij een vermoeden van fraude met bijstandsuitkeringen kan de gemeente de sociale recherche een opdracht geven om fraude-onderzoek naar een uitkeringsontvanger of uitkeringsaanvrager te doen. Tijdens dat fraude-onderzoek kan de sociale recherche gegevens vastleggen door eigen waarneming zonder de betrokkene daarvan (op dat moment) op de hoogte te stellen. Dit wordt heimelijke waarneming genoemd. Zoals ook is opgenomen in de procesbeschrijving Heimelijke waarneming door sociale diensten die in 2003 na overleg met branchevertegenwoordigers is vastgesteld dienen betrokkenen na afloop van het fraude-onderzoek te worden geïnformeerd over de heimelijke waarnemingen. De procesbeschrijving is een uitwerking van de informatieplicht die zijn grondslag heeft in art. 33 en 34 van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). In november 2007 is een aangepaste en geactualiseerde procesbeschrijving goedgekeurd door het CBP, waarna deze is gepubliceerd op de websites van het CBP en van de brancheorganisatie StimulansZ. De informatieplicht Heimelijke waarnemingen door de sociale recherche vormen een ingrijpende inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van de geobserveerde betrokkene. De persoonsgegevens die tijdens de waarnemingen zijn verzameld, worden gebruikt voor (her)beoordeling van het recht van een betrokkene op een uitkering. Daarnaast kunnen de gegevens een rol spelen bij toekomstige beoordelingen van de uitkeringsontvanger. Wanneer uit het persoonsdossier blijkt dat iemand eerder onderworpen is geweest aan onderzoek door de sociale recherche, kan dit een reden zijn om deze persoon als verhoogd risico te blijven beschouwen en extra te controleren. De betrokkene die het onderwerp is geweest van heimelijke waarnemingen dient daarvan op de hoogte te worden gebracht. Hij heeft het recht om te weten wat de reden is van het fraudeonderzoek van de sociale recherche en wat het resultaat van het onderzoek is geweest. De informatieplicht waarborgt een belangrijk beginsel van de Wbp: transparantie. Het voldoen aan de informatieplicht is het sluitstuk van de gegevensverwerking en, gelet op de wijze waarop de gegevens werden verkregen, een belangrijke waarborg om te voorkomen dat de gegevensverwerking bij de betrokkene onbekend blijft. De informatieplicht stelt de betrokkene in staat zijn rechten uit te oefenen en een eventuele onrechtmatige verwerking aan te vechten. Een verantwoordelijke moet kunnen aantonen dat aan de informatieplicht is voldaan. Een behoorlijke en zorgvuldige gegevensverwerking (art.6 Wbp) vereist dat het voldoen aan de informatieplicht duidelijk kenbaar in het dossier wordt vastgelegd. Deze verplichting is in de procesbeschrijving Heimelijke waarneming door sociale diensten als volgt opgenomen: Registratie is naar het oordeel van het CBP een noodzakelijke voorwaarde om naleving van de informatieplicht te garanderen. Aanleiding voor het nalevingsonderzoek Het College bescherming persoonsgegevens (CBP) heeft in 2006 een onderzoek uitgevoerd naar de naleving van de procesbeschrijving heimelijke waarneming door sociale diensten. Ten behoeve daarvan is bij drie gemeenten een dossieronderzoek uitgevoerd om te onderzoeken of de sociale diensten van gemeenten bij fraude-onderzoeken, waarin gebruik wordt gemaakt van heimelijke waarneming, handelen in overeenstemming met art. 34 lid 1 Wbp en art. 43 sub b Wbp, in de zin dat ze de betrokkenen na afloop van het fraude-onderzoek informeren over de heimelijke waarnemingen. Uit het onderzoek bleek dat regelmatig niet werd voldaan aan de naleving van de informatieplicht bij heimelijke waarnemingen. Vooral bij fraude-onderzoeken 7
naar uitkeringsgerechtigden waarbij geen fraude aan het licht was gekomen, werden de betrokkenen in veel gevallen niet geïnformeerd over de heimelijke waarnemingen. Het rapport van dit verkennend onderzoek is na afloop aan alle Nederlandse gemeenten toegezonden. Thans is nogmaals onderzocht of de gemeentelijke sociale diensten de informatieplicht naleven. In dit nalevingsonderzoek zijn 20 gemeenten onderzocht. Hilversum is één van deze gemeenten. Doel Het doel van het nalevingsonderzoek was te onderzoeken of de sociale recherches van gemeenten bij fraude-onderzoeken, waarin gebruik wordt gemaakt van heimelijke waarneming, handelen in overeenstemming met art. 34 lid 1 Wbp en art. 43 sub b Wbp, in de zin dat ze de betrokkenen na afloop van het fraude-onderzoek informeren over de heimelijke waarnemingen. Het nalevingsonderzoek Voor het onderzoek naar de naleving van de informatieplicht door sociale diensten zijn in totaal 20 sociale diensten bezocht door een onderzoeksteam van het CBP. Op 30 mei 2008 is een brief verzonden aan de afdeling sociale zaken van de gemeente Hilversum waarin het onderzoek ter plaatse is aangekondigd. Op 9 juni 2008 is telefonisch contact opgenomen met de afdeling sociale zaken. Het onderzoek ter plaatse heeft plaatsgevonden op 4 juli 2008, van 10:10 uur tot 15:45 uur. Algemene gegevens De afdeling Sociale Zaken van de gemeente Hilversum maakt gebruik van heimelijke waarneming. De gemeente heeft de gegevensverwerking heimelijke waarnemingen niet gemeld bij het CBP. De afdeling Sociale Zaken van de gemeente Hilversum heeft geen werkprocedure heimelijke waarneming. 8
1 Bevindingen en conclusie Het nalevingsonderzoek is uitgevoerd op onderzoeken naar fraude die hebben plaatsgevonden en zijn afgerond in de periode tussen 1 januari 2007 en 4 juli 2008 Het gaat om fraudeonderzoeken waarin gebruik is gemaakt van heimelijke waarnemingen en waarin geen fraude is aangetoond. Het onderzoeksteam heeft uit de lijst met 137 fraude-onderzoeken 1 die de sociale dienst heeft overhandigd de onderzoeken geselecteerd waarin geen fraude is aangetoond en waarin gebruik is gemaakt van heimelijke waarnemingen. Dit betreft 7 fraude-onderzoeken. De onderzoeksvraag luidt: handelen de sociale diensten van gemeenten bij fraude-onderzoeken, waarin gebruik wordt gemaakt van heimelijke waarneming, in overeenstemming met art. 34 lid 1 Wbp en art. 43 sub b Wbp, in de zin dat ze de betrokkenen na afloop van het fraude-onderzoek informeren over de heimelijke waarnemingen? De onderzochte dossiers zijn elk afzonderlijk beoordeeld op deze vraag. Er is voldaan aan de regels aangaande de informatieplicht als: het dossier een kopie van een brief of een gespreksverslag bevat waaruit blijkt dat de sociale dienst de onderzochte persoon (de betrokkene) heeft geïnformeerd over de heimelijke waarnemingen; het dossier een schriftelijk en inhoudelijk voldoende gemotiveerd beroep op de uitzonderingsgrond van art. 43 sub b of e Wbp bevat. Er is niet voldaan aan de regels aangaande de informatieplicht: in alle overige situaties. 1.1 Voorlopige conclusie De voorlopige bevindingen van het nalevingsonderzoek zijn op 11 december 2008 verstuurd aan wethouder Sociale Zaken en de afdeling Sociale Zaken van de gemeente Hilversum. De voorlopige beoordeling en conclusie luidde: Bij 6 van de 7 onderzochte dossiers heeft de afdeling Sociale Zaken van de gemeente Hilversum de regels met betrekking tot de informatieplicht als bedoeld in art. 34 Wbp niet nageleefd. Uit de onderzochte dossiers blijkt niet dat de betrokkenen (juist) zijn geïnformeerd over de heimelijke waarnemingen. De uitzonderingsgrond van art. 43 Wbp is op deze gevallen niet van toepassing. 1.2 Verweer De gemeente Hilversum geeft in een brief van 23 december 2008 aan dat zij de conclusie van het nalevingsonderzoek niet onderschrijft. Met betrekking tot de zes dossiers waarin volgens de onderzoekers van het CBP niet is geïnformeerd, stelt de gemeente Hilversum dat in drie dossiers de betrokkenen wel zijn geïnformeerd. In dossier Jot01 is de betrokkene geïnformeerd tijdens het verhoor van sociale recherche, waarvan eveneens een kopie aan het CBP is verstrekt. In dossier Jot03 is geïnformeerd middels een brief, waarvan de gemeente alsnog een kopie aan het CBP heeft verstrekt. ======================================================== 1 Dit zijn alle fraude-onderzoeken die de gemeente heeft uitgevoerd in de periode van 1 januari 2007 tot 4 juli 2008. Dus ook onderzoeken waarin wel fraude is aangetoond en onderzoeken waarin geen heimelijke waarnemingen zijn verricht. Het CBP heeft hieruit maximaal 20 dossiers geselecteerd die voldoen aan de twee selectiecriteria: er is geen fraude aangetoond en er hebben heimelijke waarnemingen plaatsgevonden. 9
In dossier Evv01 is mondeling geïnformeerd over de heimelijke waarneming maar hiervan is in de rapportage geen melding gedaan. 1.3 Reactie op verweer De gemeente Hilversum heeft het CBP kopieën doen toekomen van bewijs van informeren met betrekking tot dossier Jot01 en Jot03. Deze informatie is tijdens het nalevingsonderzoek niet in de betreffende klantendossiers aangetroffen. De conclusie in het rapport met betrekking tot deze twee dossiers is naar aanleiding van het verweer aangepast, met hierbij de kanttekening dat het bewijs van informeren ten tijde van het nalevingsonderzoek in het cliëntendossier aanwezig had moeten zijn. De gemeente stelt dat in dossier Evv01 mondeling is geïnformeerd over de heimelijke waarnemingen. Er is voldaan aan de regels aangaande de informatieplicht als in het dossier is vastgelegd dat over de heimelijke waarnemingen is geïnformeerd. Nu in het dossier niet schriftelijk is vastgelegd dat is geïnformeerd, kan niet worden geconstateerd dat er daadwerkelijk is geïnformeerd. De conclusie in het rapport met betrekking tot dit dossier is niet aangepast. 1.4 Definitieve bevindingen In tabel 1 staat aangegeven bij hoeveel door het CBP onderzochte fraude-onderzoeken de afdeling Sociale Zaken van de gemeente Hilversum heeft voldaan aan de regels aangaande de informatieplicht bij heimelijke waarnemingen en bij hoeveel fraude-onderzoeken hier niet aan is voldaan. Tabel 1 Naleving van de informatieplicht bij heimelijke waarnemingen in fraude-onderzoeken. Aantal Code dossiernummers Niet voldaan aan de regels aangaande de informatieplicht Niet aantoonbaar geïnformeerd over de heimelijke waarnemingen; geen kopie brief of opmerking in gespreksverslag in het dossier, en de uitzonderingsgronden van art 43 Wbp zijn niet van toepassing. 4 Jot07 Jot08 Jot10 Evv01 Wel voldaan aan de informatieplicht Geïnformeerd door sociale dienst over de heimelijke waarnemingen en kopie brief of gespreksverslag in dossier, of niet geïnformeerd, maar rechtmatig, op grond van art. 43 Wbp (uitzonderingsgrond is van toepassing) en schriftelijke motivatie in dossier. 3 Jot01 Jot03 Jot06 Totaal aantal onderzochte fraude-onderzoeken met heimelijke waarnemingen 7 10
1.5 Definitieve conclusie Bovenstaande bevindingen leiden tot de volgende conclusie: Uit vier van de zeven onderzochte dossiers blijkt niet dat de betrokkenen (juist) zijn geïnformeerd over de heimelijke waarnemingen. In deze dossiers is niet schriftelijk vastgelegd dat er is geïnformeerd over de heimelijke waarnemingen. Hierdoor kan niet worden vastgesteld dat is voldaan aan de informatieplicht. De uitzonderingsgrond van art. 43 Wbp is op deze gevallen niet van toepassing. Dit betekent dat de gemeente Hilversum de regels met betrekking tot de informatieplicht als bedoeld in art. 34 Wbp niet heeft nageleefd. 11