Vergoedingenreglement Stichting Pensioenfonds Notariaat Dit reglement is opgesteld conform het bepaalde in de statuten van Stichting Pensioenfonds Notariaat (SPN). Artikel 1. Begripsbepalingen 1.1 Voor dit reglement zijn de begripsomschrijvingen van de statuten en pensioenreglementen van SPN van toepassing. In aanvulling op de statuten en pensioenreglementen gelden de volgende begripsomschrijvingen: Dagdeel: een ochtend, middag of avond. Vergoedingsgerechtigde: een lid van de raad van toezicht, het bestuur of het verantwoordingsorgaan van SPN. Artikel 2. Vergoedingsstructuur 2.1 Een vergoedingsgerechtigde kan aanspraak hebben op een vergoeding die bestaat uit: 1. basisvergoeding; 2. onkostenvergoeding. Het bestuur bepaalt op welke vergoeding(en) een vergoedingsgerechtigde aanspraak heeft. 2.2 De fiscale en administratieve behandeling van de vergoedingen is per vergoeding nader uitgewerkt. Artikel 3. Basisvergoeding 3.1 De basisvergoeding voor vergoedingsgerechtigden strekt mede tot vergoeding van alle ten behoeve van de uitoefening van de functie door een vergoedingsgerechtigde te maken kosten die niet als onkosten, zoals omschreven in artikel 7, aangemerkt kunnen worden. Artikel 4. Basisvergoedingen raad van toezicht Vergoedingenoverzicht Voorzitter 20.000 per jaar (excl. btw) Raad van Toezicht Lid 15.000 per jaar (excl. btw) Raad van Toezicht Fiscale en administratieve behandeling 4.1 Alle leden van de raad van toezicht sluiten een dienstverleningsovereenkomst met SPN, waarin in ieder geval wordt vastgelegd dat de werkzaamheden niet in dienstbetrekking worden verricht. SPN zal het initiatief nemen tot het sluiten van een dergelijke overeenkomst. Indien de activiteiten vanuit een rechtspersoon of personenvennootschap verricht worden, wordt deze overeenkomst gesloten met de rechtspersoon of de personenvennootschap van waaruit de activiteiten verricht worden. 4.2 De leden van de raad van toezicht worden in beginsel aangemerkt als resultaatgenieters, want zij hebben geen privaatrechtelijke of fictieve dienstbetrekking met SPN. Vergoedingenreglement SPN 1/6
4.3 SPN maakt binnen 30 werkdagen na afloop van het kwartaal, de vergoeding over op het rekeningnummer dat het lid van de raad van toezicht heeft opgegeven. 4.4 SPN kan volstaan met het indienen van zogenoemde IB 47-formulieren bij de Belastingdienst, wat inhoudt dat het lid van de raad van toezicht de vergoeding van SPN als resultaat uit overige werkzaamheid (box I) zal moeten aangeven in zijn aangifte inkomstenbelasting. 4.5 Indien het lid van de raad van toezicht geen ondernemer is voor de inkomstenbelasting maar wel voor de omzetbelasting (btw) dan dient het betreffende lid van de raad van toezicht: a. een kopie van het identiteitsbewijs te overleggen aan SPN; SPN dient een kopie van het identiteitsbewijs van het lid van de raad van toezicht in haar administratie te bewaren; b. ieder kwartaal, binnen 30 werkdagen na afloop van ieder kwartaal, SPN een factuur te sturen voor de verschuldigde btw, welke door SPN wordt vergoed. Het lid van de raad van toezicht is zelf verantwoordelijk voor het wel of niet factureren van btw. 4.6 Het is mogelijk dat een lid van de raad van toezicht wordt aangemerkt als ondernemer voor de IB dan wel de btw. In dat geval dient deze: a. een kopie van het identiteitsbewijs te overleggen aan SPN; SPN dient een kopie van het identiteitsbewijs van het lid van de raad van toezicht in haar administratie te bewaren; b. ieder kwartaal, binnen 30 werkdagen na afloop van ieder kwartaal, SPN een factuur te sturen. Indien het lid van de raad van toezicht verplicht is om SPN met btw te factureren, stuurt het lid van de raad van toezicht SPN ook een factuur voor de verschuldigde btw, welke door SPN wordt vergoed. Het lid van de raad van toezicht dan wel de rechtspersoon of personenvennootschap is zelf verantwoordelijk voor het wel of niet factureren van btw. Artikel 5. Basisvergoedingen bestuur Vergoedingenoverzicht Fungerend voorzitter 50.000 per jaar Beloning per jaar op basis van een ingeschatte tijdsbesteding van 4 dagdelen per week. Niet fungerend voorzitter 37.500 per jaar Beloning per jaar op basis van een ingeschatte tijdsbesteding van 3 dagdelen per week. Bestuurslid met extra taken op terrein BVC/ARC* 37.500 per jaar Beloning per jaar op basis van een ingeschatte tijdsbesteding van 3 dagdelen per week. Bestuurslid 25.000 per jaar Beloning per jaar op basis van een ingeschatte tijdsbesteding van 2 dagdelen per week. Aspirant-bestuurslid 25.000 per jaar Beloning per jaar op basis van een ingeschatte tijdsbesteding van 2 dagdelen per week. Daarnaast wordt de opleiding vergoed. *BVC = Balansmanagement- en Vermogensbeheercommissie / ARC = Audit- en Risk Commissie Vergoedingenreglement SPN 2/6
Fiscale en administratieve behandeling 5.1 Voor leden van het bestuur geldt dat er een gezagsverhouding bestaat tussen de raad van toezicht en het bestuur, in die zin dat de raad van toezicht de bevoegdheid heeft bestuurders te benoemen en te ontslaan. Dit betekent dat er ten aanzien van de leden van het bestuur een fiscale dienstbetrekking bestaat. SPN dient derhalve loonheffing op de beloning van leden van het bestuur in te houden en af te dragen. Tevens draagt SPN voor eigen rekening voor leden van het bestuur de premies werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke werkgeversbijdrage Zvw af. 5.2 Alle leden van het bestuur sluiten een dienstverleningsovereenkomst met SPN, waarin in ieder geval wordt vastgelegd dat de werkzaamheden niet in privaatrechtelijke dienstbetrekking worden verricht. SPN zal het initiatief nemen tot het sluiten van een dergelijke overeenkomst. 5.3 De vergoeding voor het bestuurslid genoemd in artikel 5.1 wordt maandelijks uitgekeerd op het rekeningnummer dat het bestuurslid aan SPN heeft opgegeven. Artikel 6. Basisvergoedingen verantwoordingsorgaan Vergoedingenoverzicht Lid VO 5.500 per jaar (excl. btw) Fiscale en administratieve behandeling 6.1 De leden van het verantwoordingsorgaan worden in beginsel aangemerkt als resultaatgenieters, want zij hebben geen privaatrechtelijke of fictieve dienstbetrekking met SPN. 6.2 SPN maakt binnen 30 werkdagen na afloop van het kwartaal, de vergoeding over op het rekeningnummer dat het lid van het verantwoordingsorgaan heeft opgegeven. 6.3 SPN kan volstaan met het indienen van zogenoemde IB 47-formulieren bij de Belastingdienst. 6.4 Indien het lid van het verantwoordingsorgaan geen ondernemer is voor de inkomstenbelasting maar wel voor de omzetbelasting (btw) dan dient het betreffende lid van het verantwoordingsorgaan: a. een kopie van het identiteitsbewijs te overleggen aan SPN; SPN dient een kopie van het identiteitsbewijs van het lid van het verantwoordingsorgaan in haar administratie te bewaren; b. ieder kwartaal, binnen 30 werkdagen na afloop van ieder kwartaal, SPN een factuur te sturen voor de verschuldigde btw, welke door SPN wordt vergoed. Het lid van het verantwoordingsorgaan is zelf verantwoordelijk voor het wel of niet factureren van btw. 6.5 Het is mogelijk dat een lid van het verantwoordingsorgaan wordt aangemerkt als zelfstandig ondernemer voor de inkomstenbelasting en daarnaast eventueel de omzetbelasting. In dat geval dient deze: Vergoedingenreglement SPN 3/6
a. een kopie van het identiteitsbewijs te overleggen aan SPN; SPN dient een kopie van het identiteitsbewijs van het lid van het verantwoordingsorgaan in haar administratie te bewaren; b. een dienstverleningsovereenkomst te sluiten met SPN waarin in ieder geval wordt vastgelegd dat de werkzaamheden niet in dienstbetrekking worden verricht. SPN zal het initiatief nemen tot het sluiten van een dergelijke overeenkomst. Indien de activiteiten vanuit een rechtspersoon of personenvennootschap verricht worden, wordt deze overeenkomst gesloten met de rechtspersoon of de personenvennootschap van waaruit de activiteiten verricht worden; c. ieder kwartaal, binnen 30 werkdagen na afloop van ieder kwartaal, SPN een factuur te sturen. Indien het lid van het verantwoordingsorgaan verplicht is om SPN met btw te factureren, stuurt het lid van het verantwoordingsorgaan SPN een factuur voor de verschuldigde btw, welke door SPN wordt vergoed. Het lid van het verantwoordingsorgaan dan wel de rechtspersoon of personenvennootschap is zelf verantwoordelijk voor het wel of niet factureren van btw. Artikel 7. Onkostenvergoedingen Reiskosten vergadering 7.1 Vergoedingsgerechtigden hebben per dag waarop zij een of meer vergaderingen, dan wel een opleidingsactiviteit of bijeenkomst hebben bijgewoond, aanspraak op een vergoeding voor de gemaakte reiskosten. 7.2 De vergoeding voor reiskosten ten behoeve van deelname aan vergaderingen wordt aan het begin van het kalenderjaar vastgesteld. Zij bedraagt een door het bestuur vast te stellen forfaitair bedrag per kilometer, ongeacht de wijze van vervoer, maal het aantal dagen dat gereisd zal worden voor woon-werkverkeer. De afstand tussen woonplaats en de plaats waarin de vergadering wordt gehouden, wordt vergoed. De afstand wordt vastgesteld op basis van de meest gebruikelijke reisroute over de weg en wordt getoetst met behulp van de routeplanner van de ANWB. 7.3 De vergoeding bedraagt forfaitair 0,32 per kilometer (exclusief btw). Vergoedingsgerechtigden die btw-plichtig zijn ontvangen naast de reiskostenvergoeding een vergoeding van de btw die zij over de vergoeding afdragen. Vergoedingsgerechtigden zijn zelf verantwoordelijk voor het al dan niet factureren van btw. 7.4 De reiskostenvergoeding voor niet btw-plichtige vergoedingsgerechtigden wordt binnen 30 werkdagen na afloop van het kwartaal waarop de vergoeding betrekking heeft, overgemaakt op een door de vergoedingsgerechtigde opgegeven rekeningnummer. 7.5 De reiskostenvergoeding, alsmede de btw daarover, wordt aan de btw-plichtige vergoedingsgerechtigden uitbetaald aan de hand van een door de vergoedingsgerechtigde gestuurde factuur, indien en voor zover zij verplicht zijn om SPN met btw te factureren. De vergoedingsgerechtigde dient er zorg voor te dragen dat ieder kwartaal, binnen 30 werkdagen na afloop van ieder kwartaal, SPN hiervoor een factuur ontvangt (net als voor de basisvergoeding). Vergoedingenreglement SPN 4/6
7.6 Enkel en alleen de getekende presentielijst van een vergadering strekt tot bewijs dat een vergoedingsgerechtigde de desbetreffende vergadering heeft bijgewoond en in aanmerking komt voor toekenning van vergoeding van reiskosten. 7.7 Vergoedingsgerechtigden kunnen tevens de gemaakte reiskosten voor het bijwonen van een bijeenkomst die noodzakelijk is voor de uitoefening van hun functie declareren, mits ten behoeve daarvan het declaratieformulier wordt ingevuld en originele bonnen, nota s, facturen en andere bewijsstukken worden overgelegd. 7.8 Als door een bestuurslid gebruik wordt gemaakt van openbaar vervoer om een vergadering zoals genoemd in artikel 7.6 of een bijeenkomst zoals genoemd in artikel 7.7 bij te wonen, dan kunnen de kosten voor reizen in de eerste klas worden vergoed middels de hen ter beschikking gestelde ov-kaart in plaats van de vergoeding zoals genoemd in artikel 7.2, echter uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor de uitoefening van de bestuursfunctie. Overnachtingskosten 7.9 Vergoedingsgerechtigden kunnen in uitzonderlijke gevallen én na voorafgaande toestemming van de directie, dan wel voorafgaande toestemming van de fungerend voorzitter van het bestuur ingeval een bestuurslid om vergoeding verzoekt, dan wel voorafgaande toestemming van de andere voorzitter ingeval de fungerend voorzitter van het bestuur om vergoeding verzoekt, voor het bijwonen van een of meer vergaderingen een vergoeding ontvangen van de werkelijk gemaakte kosten voor maaltijden en overnachting, mits ten behoeve daarvan originele bonnen, nota s, facturen en andere bewijsstukken worden overgelegd. 7.10 De kosten worden door SPN rechtstreeks aan de partij waarvan de maaltijd en/of de overnachting is afgenomen, overgemaakt. De vergoedingsgerechtigde draagt zorg voor een factuur op naam van SPN van de partij waarvan de maaltijd/overnachting is afgenomen c.q. de opleiding is afgenomen en waaraan SPN rechtstreeks betaalt. Indien de vergoedingsgerechtigde de kosten reeds heeft betaald, wordt de vergoeding overgemaakt op het rekeningnummer dat de vergoedingsgerechtigde aan SPN heeft opgegeven. Opleidingsbijeenkomsten en seminars 7.11 Vergoedingsgerechtigden kunnen na voorafgaande toestemming van de directie, dan wel voorafgaande toestemming van de fungerend voorzitter van het bestuur ingeval een bestuurslid om vergoeding verzoekt, dan wel voorafgaande toestemming van de andere voorzitter ingeval de fungerend voorzitter van het bestuur om vergoeding verzoekt, namens het fonds of ten behoeve van deskundigheidsbevordering voor de uitoefening van de functie, in Nederland een bijeenkomst of opleidingsactiviteit bijwonen, en daarvoor een vergoeding ontvangen van de werkelijk gemaakte kosten voor het bijwonen van deze opleidingsactiviteit of bijeenkomst, mits ten behoeve daarvan originele bonnen, nota s, facturen en andere bewijsstukken worden overgelegd. 7.12 De kosten van de opleiding worden rechtstreeks door SPN aan het opleidingsinstituut voldaan. Vergoedingenreglement SPN 5/6
7.13 Bovenstaande artikelen gelden niet voor buitenlandse reizen van het bestuur. Kosten van opleidingsactiviteiten en bijeenkomsten in het buitenland komen slechts dan voor vergoeding in aanmerking indien de fungerend voorzitter van het bestuur, na verkregen advies van de compliance officer, vooraf toestemming heeft verleend en waarbij de vergoedingsgerechtigde tot genoegen van de fungerend voorzitter heeft aangetoond dat het niet mogelijk is om een vergelijkbare opleidingsactiviteit of bijeenkomst in Nederland te volgen. 8. Afwijkingsbevoegdheid, hardheidsclausule en onvoorziene gevallen 8.1 Alleen kosten genoemd in deze regeling komen voor vergoeding in aanmerking. 8.2 In gevallen waarin onverkorte toepassing van de regeling in een bijzonder geval tot onredelijke en ongewenste gevolgen leidt, kan het bestuur een beslissing nemen die afwijkt van de bepalingen van deze regeling. 8.3 In onvoorziene gevallen beslist het bestuur. Artikel 9. Uitbetaling vergoeding 9.1 De vergoedingsgerechtigde kan aangeven af te willen zien van het ontvangen van een vergoeding. Artikel 10. Evaluatie 10.1 Het bestuur evalueert de vergoedingen jaarlijks aan het einde van het kalenderjaar. Artikel 11. Inwerkingtreding en overgangsbepaling 11.1 Dit reglement is vastgesteld door het bestuur in de bestuursvergadering 23 mei 2017. 11.2 Dit reglement treedt in werking op 1 juli 2017 en vervangt het voorgaande vergoedingsreglement. Vergoedingenreglement SPN 6/6