Departement Logistiek Facilitaire Dienst HUISHOUDELIJK REGLEMENT Coveliersgebouw - HUIS van de SPORT Voor gehuisveste provinciale diensten, sportorganisatie en andere huurders. Hoofdstuk I : Definiëring Art. 1 In het Coveliersgebouw zijn verschillende provinciale diensten gehuisvest. Het Huis van de Sport maakt deel uit van het Coveliersgebouw waarin verschillende sportorganisaties gehuisvest zijn. Het Huis van de Sport is een realisatie van de Provincie Antwerpen die het beheer en de dienstentoelevering heeft toegekend aan de Facilitaire dienst. Art. 2 Sportorganisaties kunnen een locatie huren door middel van een huurovereenkomst met de Provincie Antwerpen. Art. 3 De huurkost voor parking, opslagruimte en beheerskosten telefooncentrale (onderhoud en abonnement) wordt half jaarlijks gevorderd via dienst vastgoedbeheer. De huurders ontvangen rechtstreeks van de telefoonmaatschappij een factuur voor de gesprekskosten. Hoofdstuk II : Kantoren Art. 4 De Provincie geeft kantooraccommodatie ter beschikking aan sportorganisaties tegen betaling van een huurprijs. Art. 5 Provinciale comités of afdelingen van sportorganisaties, erkend door de Provincie Antwerpen, kunnen aanspraak maken op een verminderd tarief voor het huren van kantooraccommodatie cfr. het huurovereenkomst. Pagina 1 van 10
Art. 6 Voor sportorganisaties waarbij zowel de provinciale als de landelijke (Vlaams of nationaal) koepel gehuisvest is in het Huis van de Sport, is het verminderd tarief beperkt tot 50% van het tarief op basis van de totale gehuurde kantooroppervlakte. Art. 7 De sportorganisatie zal de gehuurde locaties beheren en gebruiken als een goede huisvader. Art. 8 De gehuurde kantoorruimte mag alleen gebruikt worden voor eigen administratieve activiteiten. Art. 9 Fietsen en andere transportmiddelen zijn niet toegelaten in de gehuurde kantoorruimte, uitgezonderd rolstoelen. Art. 10 De huurder zorgt voor een goed onderhoud en frequente schoonmaak van zijn locaties en streeft naar een sober energieverbruik. Art. 11 De huurder zorgt voor minstens 1 telefoontoestel in functie van bereikbaarheid en veiligheid. Art. 12 De huurder signaleert mankementen en technische storingen zo spoedig mogelijk aan de Facilitaire dienst t.a.v. campusbeheer Provincie Antwerpen Art. 13 Wijziging aan de essentie, inrichting en uitrusting van de kantoren behoeven een schriftelijke vraag en toelating van de Facilitaire dienst t.a.v. campusbeheer Provincie Antwerpen. Art. 14 Apparaten en toestellen die netspanning gebruiken dienen op een inventarislijst ingediend bij de Facilitaire dienst t.a.v. campusbeheer Provincie Antwerpen. Keukentoestellen zijn niet toegelaten. Pagina 2 van 10
Art. 15 De Provincie Antwerpen staat op selectieve afvalbehandeling cfr. ISO 14001. De huurder zal de onderrichtingen van de Facilitaire dienst m.b.t. die materie nauwgezet uitvoeren. Hoofdstuk III : Toegang Art. 16 Bestuurders, personeelsleden, vrijwilligers en leden van de huurders hebben gecontroleerde toegang tot het gebouw indien zij beschikken over een geldige elektronische toegangskaart die door het bestuur kan aangevraagd worden bij de Facilitaire dienst t.a.v. campusbeheer Provincie Antwerpen en wordt afgeleverd mits betaling van een waarborg (waarde van de toegangskaart op het moment van uitgifte). Art. 17 Bezoekers kunnen vrijuit terecht bij de provinciale diensten tijdens de openingsuren en mits aanmelden aan het onthaal. Bezoekers voor de sportorganisaties kunnen omwille van veiligheidsoverwegingen alleen terecht mits telefonische aanmelding aan de verdiepingsdeur. De bezoeker wordt door de betrokken sportorganisatie afgehaald aan de verdiepingsdeur en na het bezoek terug begeleid. Art. 18 Leveranciers dienen zich aan te melden bij de sportorganisatie (besteller) en de goederen af te leveren op diens locatie of bergplaats. Het onthaal neemt enkel goederen in ontvangst mits een voorafgaande schriftelijk volmacht. De facilitaire dienst kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor schade noch voor het in ontvangst nemen van foute leveringen. Art. 19 In het Huis van de Sport - Coveliersgebouw geldt een algemeen rookverbod. Art 20 Het is verboden om in de gehuurde kantoorruimte te vergaderen na de kantooruren (kantooruren tussen 8u30 en 17u00) en op sluitingsdagen van het Coveliersgebouw Huis van de Sport. Pagina 3 van 10
Hoofdstuk IV : Opslag van materialen Art. 21 In kantoor is berging en opslag van eigen administratief en sportmateriaal beperkt. Art. 22 De Provincie Antwerpen stelt berg- en opslagfaciliteit ter beschikking aan huurders tegen betaling van een huurprijs zoals bepaald in het retributiereglement. Art. 23 Berging en opslag is mogelijk als volgt: - tijdelijke berging in het magazijn of stapelplaats van de Facilitaire dienst voor maximum 2 maanden. - permanente berging is mogelijk voor zover er beschikbare ruimte is. Aan te vragen via de Facilitaire dienst t.a.v. campusbeheer Provincie Antwerpen. Art. 24 Permanente berging kan alleen in afgesloten ruimten en/of metalen kasten die door de huurder dienen geïnstalleerd, opgesteld en afgesloten. De plaatsing gebeurt volgens de aanwijzingen van de Facilitaire dienst. Art. 25 Ontruimingen van bergkasten en materialen dient uitgevoerd uiterlijk binnen de maand na het verlopen van de huurovereenkomst op kosten van de huurder. Bij werken en/of in functie van veiligheidsmaatregelen, kan verplaatsing en/of ontruiming door de verhuurder worden opgelegd. Pagina 4 van 10
Hoofdstuk V : Parking Art. 26 Huurders kunnen een autoparkeerplaats huren tegen een jaartarief zoals bepaald in het retributiereglement. Foutparkeerders zullen een verwittiging ontvangen. Bij herhaling wordt de toegangskaart geblokkeerd. Art. 27 Fietsen en bromfietsen kunnen gratis gestald worden in de daarvoor bestemde voorzieningen. Art. 28 Bezoekers van de sportorganisaties en provinciediensten zullen zich m.b.t. het gebruik van de bezoekersparking richten naar de richtlijnen van de Facilitaire dienst. Hoofdstuk VI : Huishoudelijk reglement DE FINALE Art. 29 De vergaderzalen, de cafetaria en het terras worden uitgebaat door een concessionaris, volgens de hieronder geldende voorwaarden. De gebruikers van vergaderzalen, terras en cafetaria worden geacht deze voorwaarden te kennen en te aanvaarden. Het simpele gebruik van de faciliteiten impliceert dat de gebruikers deze voorwaarden onderschrijven en aanvaarden. Art. 30 De concessionaris stelt zijn vergaderruimtes ter beschikking van iedereen die ervan wenst gebruik te maken, na reservatie, en aanvaarding door de concessionaris. Art. 31 De concessionaris stelt vergaderaccommodatie en audiovisueel materiaal ter beschikking tegen betaling van een huurprijs. zoals bepaald in het retributiereglement. Pagina 5 van 10
Art. 32 Aanvragen voor gebruik van de vergaderzalen en auditoria in DE FINALE dienen ten laatste 5 werkdagen voor datum te worden bezorgd aan de concessionaris. De aanvraag gebeurt op basis van het reservatieformulier dat volledig dient ingevuld te worden. De reservatie van een vergaderzaal en/of auditorium is definitief na ontvangst van een schriftelijke bevestiging vanwege de concessionaris. Reservaties voor sportfederaties kunnen gemaakt worden vanaf 1 juli, voorafgaand aan het sportseizoen. Dit laat toe een jaarplanning op te stellen. Bijkomende reservaties kunnen gebeuren minstens 5 werkdagen vooraf. In de vergaderlokalen van DE FINALE alsook in het verbruiksgedeelte geldt een absoluut rookverbod. Wanneer wordt vastgesteld dat er toch gerookt wordt in een vergaderzaal zal een verwittiging volgen. Bij herhaling kan de toegang tot de vergaderruimten geweigerd worden. Mits aangevraagd met het reservatieformulier, kan tijdens de vergadering audiovisueel materiaal ter beschikking gesteld worden, tegen betaling van een huurprijs zoals bepaald in het retributiereglement. Alle drank- en voedingsafname gebeurt vanuit De Finale. Het is niet toegelaten eigen meegebrachte dranken en voedingsmiddelen te verbruiken in de cafetaria noch in de vergaderzalen. Uitgezonderd het personeel van de provinciale diensten die hun meegebrachte lunchpakketten mogen verbruiken in de daartoe voorziene ruimte. Er wordt in die ruimte koffie en thee voorzien op kosten van de facilitaire diensten van de provincie. Art. 33 Gebruiksaanvragen van politieke en ideologische organisaties en verenigingen worden ter goedkeuring voorgelegd aan de concessionaris die het op zijn beurt voorlegt aan het APB SPORT. Art. 34 Annuleringen dienen ten laatste 5 werkdagen voor datum schriftelijk te worden gemeld bij de concessionaris. Voor laattijdige annuleringen of het niet gebruiken van een toegewezen vergaderlokaal, wordt een administratieve kost aangerekend zoals bepaald in het retributiereglement en de volledige commerciële huurprijs bij wijze van inkomstenderving. Deze regel is van toepassing op alle reservaties door alle diensten, personen of verenigingen. Voor wijzigingen van reservatieaanvragen wordt een administratieve kost aangerekend zoals bepaald in het retributiereglement. Pagina 6 van 10
Art. 35 Een optie op vergaderinfrastructuur heeft een geldigheidsduur van 5 werkdagen. Art. 36 Als de aanvrager catering op het reservatieformulier aanduidt zal de concessionaris, m.n. de horecaverantwoordelijke, een cateringcontract opmaken. Hiervoor dient de aanvrager contact op te nemen met de horecadienst, ten laatste 5 werkdagen voor aanvang datum. Bij niet annulering van bestelde catering zal deze volledig doorgerekend worden zoals bepaald in het retributiereglement. Art. 37 Het is verboden om als resident vergaderingen aan te vragen voor externe organisaties, indien wordt vastgesteld dat interne federaties vergaderzalen aanvragen voor derden om aldus de huurgelden te ontlopen wordt voor de verdere tijd van hun residenten status, deze automatisch gewijzigd naar externe status. Art. 38 Deelnemers aan vergaderingen kunnen hun aangevraagde vergaderzaal betreden volgens de uren die op het reservatieformulier zijn toegekend. Art. 39 DE FINALE is geopend op volgende openingstijden: Van maandag t/m vrijdag van 08u30 tot 00u30. Zaterdag van 08u30 tot 18u00. Zon- en feestdagen: gesloten Het terras is geopend op weekdagen tussen 08u30 en 22u30 en op zaterdag tussen 08u30 en 18u00. Van zaterdag 18u00 tot maandag 08u30 is DE FINALE gesloten. Tijdens de schoolvakanties zijn er beperkte openingstijden van toepassing. Art. 40 De sluitingsdagen en periodes van de DE FINALE zijn bepaald in hoofdstuk VII art. 54 Art. 41 Voor bijzondere gelegenheden kan DE FINALE buiten de reguliere openingstijden worden opengesteld. Daartoe wordt een schriftelijke aanvraag gericht aan de concessionaris. Deze activiteit mag niet in strijd zijn met de filosofie - uitbating Huis van de Sport- Coveliersgebouw. Art. 42 Pagina 7 van 10
Bij gebruik / bezetting van het congrescentrum is de cafetaria ook geopend. Art. 43 De vergaderzalen en auditoria hebben een meubilaire modelopstelling die moet worden gerespecteerd door de aanvrager/gebruiker. Wijzigingen en/of herschikking (na of voor gebruik) aan de modelopstelling, uit te voeren door het personeel van de concessionaris, zal worden aangerekend zoals bepaald in het retributiereglement. Indien meubilair in het congrescentrum moet verplaatst worden door het personeel van de concessionaris, dient dit schriftelijk te worden aangevraagd, uiterlijk 5 werkdagen voor aanvang datum. Art. 44 In en rond het DE FINALE worden geen dieren toegelaten, blindengeleidehonden zijn welkom. Art. 45 De concessionaris kan bij niet nakomen van dit reglement of van de voorwaarden tot gebruik een bijkomende vergoeding eisen en/of het gebruik onmiddellijk doen beëindigen zonder dat de gebruiker aanspraak kan maken op een schadevergoeding. Art. 46 Alleen de concessionaris is gemachtigd om in DE FINALE consumpties te verkopen of te verstrekken of andere verkopingen te doen of hiervoor aan een derde toelating te verlenen en de voorwaarden hiervoor te bepalen. Art. 47 De maximale gebruikerscapaciteit voor DE FINALE bedraagt 280 personen. Voor de auditoria bedraagt het maximale aantal 180 personen bij dubbel gebruik en 90 personen per auditoria. Deze aantallen mogen niet overschreden worden teneinde de veiligheidsnormen te respecteren. Art. 48 De concessionaris is niet aansprakelijk voor het zoekraken of ontvreemden van persoonlijke eigendommen. Art. 49 Huurders en gebruikers van DE FINALE worden geacht het reglement en de voorwaarden tot het gebruik te kennen. Pagina 8 van 10
Hoofdstuk VII : Diverse bepalingen Art. 50 In en rond het Huis van de Sport - Coveliersgebouw worden geen dieren toegelaten. Geleidehonden, begeleiders van blinden en slechtziende, zijn welkom. Art. 51 Gehuurde lokalen mogen niet doorgegeven worden aan derden. Wanneer gebruikers toegewezen lokalen ongebruikt laten, dienen zij de facilitaire dienst te verwittigen op straffe van aanrekening. Art. 52 Het Provinciebestuur kan bij niet nakomen van dit reglement of van de voorwaarden tot gebruik een bijkomende vergoeding eisen en/of het gebruik onmiddellijk doen eindigen zonder dat de gebruiker aanspraak kan maken op restitutie of schadevergoeding. Art. 53 Het Provinciebestuur is niet aansprakelijk voor het zoekraken of ontvreemden van persoonlijke eigendommen e.a. Art. 54 Sluitingsdagen en -periode COVELIERSGEBOUW - HUIS van de SPORT 1. Dagen: - 1 januari Nieuwjaar - variërend Paasmaandag - 1 mei Feest van de Arbeid - variërend O.H. Hemelvaart - 11 juli Feest van de Vlaamse Gemeenschap - 21 juli Nationale Feestdag - 15 augustus O.L. Vr. Hemelvaart - 1 november Allerheiligen - 2 november Allerzielen - 11 november Wapenstilstand - 15 november Feest van de Dynastie - 25 december Kerstmis 2. Periode: - van 26 dec tem 31 dec Pagina 9 van 10
Art. 55 De gehuisveste diensten, huurders en gebruikers worden geacht het reglement en de voorwaarde te kennen. Opgemaakt door: Facilitaire dienst Provincie Antwerpen Koningin Elisabethlei 22 2018 Antwerpen Tel 03 240 50 50 Pagina 10 van 10