Huishoudelijk reglement van Golfvereniging De Berckt Vastgesteld in de ledenvergadering ARTIKEL 1. BEGRIPSBEPALING. In dit reglement wordt verstaan onder: a) de Golfvereniging: Golfvereniging De Berckt gevestigd te Baarlo gemeente Peel en Maas ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 40166752. b) de statuten: de statuten van de vereniging, zoals vastgelegd in een akte gepasseerd op 25 januari 2013 bij notaris Adrianus Johannes van Hoof te Helden, gemeente Peel en Maas. c) Het beleid: Dit is vastgelegd in het beleidsplan. d) Het bestuur: het bestuur van de vereniging als bedoeld in artikel 10 van de Statuten; e) De leden zoals omschreven in artikel 4 van de statuten. ARTIKEL 2. HET BELEID. a) Het beleid is vastgelegd in een beleidsplan: b) Dit beleidsplan wordt voor 4 jaar vastgesteld. ARTIKEL 3. LEDEN. 3.1 Lidmaatschap De aanvraag voor het lidmaatschap van de vereniging geschiedt door het indienen bij de secretaris van het bestuur van een ingevuld en ondertekend formulier. Dit formulier staat op de website. Betreft het een aanvraag van een minderjarige, dan dient dit formulier mede te zijn ondertekend door de wettelijke vertegenwoordiger van de minderjarige. We onderscheiden de volgende categorie leden: 3.2. Volwassen leden. Dit zijn de leden, die op 1 januari van het verenigingsjaar de leeftijd van 18 jaar hebben bereikt. 3.3 Juniorleden.( wordt vervangen door Jeugdleden) Leden die bij aanvang van het verenigingsjaar de leeftijd van 18 jaar nog niet hebben bereikt.( zullen worden beschouwd als juniorleden, i.c. aspirant-leden. Dit is ook volgens de NGF leeftijdsindeling. Dit gaat VERVALLEN)) 3.4 Ereleden. Ere leden zijn leden, die zich jegens de vereniging bijzonder verdienstelijk hebben gemaakt en die tot erelid zijn benoemd bij besluit door de algemene vergadering genomen met een meerderheid van tenminste twee/derde van de geldig uitgebrachte stemmen. 3.5 Buitenleden. Dit zijn leden, die op de eerste plaats hun handicap door Golfvereniging de Berckt laten registreren en bijhouden. Zij hebben geen stemrecht. Het recht voor deelname aan wedstrijden wordt in het wedstrijdreglement bepaald 1
3.6. Aanvaarding van het lidmaatschap. Aanvaarding van het lidmaatschap houdt in, dat men akkoord gaat met de statuten en het huishoudelijk reglement. 3.7. Wachtlijst. Indien de aanvraag voor het lidmaatschap wordt ingediend gedurende een ledenstop, dan stelt de secretaris de aanvrager daarvan in kennis. Op verzoek van de aanvrager gaat de secretaris ertoe over de aanmelding, in volgorde van binnenkomst, op een wachtlijst te plaatsen, met dien verstande, dat aan een zeker percentage jeugdleden, gezinsleden van leden, alsmede leden afkomstig van andere, bij de NGF als lid aangesloten verenigingen/clubs, voorrang kan worden verleend. Ingeval van opheffing van de ledenstop, verzoekt de secretaris de aanvrager te berichten of de aanvraag voor het lidmaatschap wordt gehandhaafd. Indien dit het geval is, besluit het bestuur over de toelating als bepaald in de statuten. Indien de aanvrager de secretaris niet binnen een maand op diens verzoek heeft geantwoord, wordt de aanvraag voor het lidmaatschap geacht niet te zijn gehandhaafd.. 3.8. Home club. Ingeval leden lid worden/zijn van een andere bij de NGF, of bij een van haar zusterorganisaties, aangesloten Golf Club/vereniging, zijn zij verplicht daarvan schriftelijk aan de secretaris melding te maken en voorts op te geven welke club als Home Club moet worden beschouwd. 3.9 Adreswijziging. Alle leden zijn verplicht bij wijziging van persoonlijke gegevens, die nodig zijn voor een goede leden administratie, daarvan onverwijld schriftelijk kennis te geven aan de secretaris. 3.10. Leden en hun financiële verplichtingen. 3.10.1. Leden dienen de verschuldigde contributie bij vooruitbetaling en per bank aan de penningmeester van de vereniging te voldoen. 3.10.2. Leden die niet binnen een maand na de uiterste betaaldag hun contributie voldaan hebben. Zij mogen in elk geval niet meer aan officiële wedstrijden deelnemen en kunnen door het bestuur worden geschorst. Bij niet betaling binnen een maand, nadat de betrokkenen van dit besluit in kennis zijn gesteld, kan het bestuur overgaan tot opzegging van het lidmaatschap als bedoeld in artikel 6 van de statuten. Niettemin blijft men, ingeval van opzegging, op de wijze zoals hier beschreven, gehouden tot betaling van de contributie als genoemd in artikel 6.9 van de statuten. 3.10.3. Aanmelding bij de NGF geschiedt door de secretaris eerst nadat de contributie door de penningmeester is ontvangen. 2
3.10.4. Opzegging van het lidmaatschap dient uiterlijk 4 weken voor het einde van het lopende verenigingsjaar schriftelijk bij de secretaris te worden ingediend. Het verenigingsjaar loopt van 1 januari tot 1 januari van het volgend jaar. 3.10.5. Veroorzaken van schade en aansprakelijkheid. a) De speelgerechtigden zijn tijdens het beoefenen van de golfsport op baan en oefenfaciliteiten in gebruik bij de vereniging van NGF wege verzekerd tegen wettelijke aansprakelijkheid ( WA ) voor schade en letsel aan anderen toegebracht door de beoefening van de golfsport. b) Schade, veroorzaakt aan goederen in gebruik bij de vereniging en of club dient in beginsel door de schadeveroorzaker te worden vergoed. c) De vereniging aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade als gevolg van diefstal dan wel vermissing van, of van beschadiging aan goederen in gebruik bij personen die zich op de golfbaan of op of in de overige faciliteiten van de vereniging bevinden, noch voor schade als gevolg van hen toegebracht letsel. ARTIKEL 4. TAKEN EN BEVOEGDHEDEN VAN BESTUUR EN BESTUURSLEDEN. 4.1 Het bestuur: a) Het bestuur bestaat uit minimaal 3 personen. b) Dit aantal kan ze, naar eigen goeddunken, uit breiden met het aantal, dat zij naargelang de taken nodig vindt. c) Bestuurt en vertegenwoordigt de vereniging; d) Neemt bestuursbesluiten e) Kan voor bepaalde tijd commissies in het leven roepen. Een dergelijke commissie bestaat uit ten minste één bestuurslid. f) De WECO maakt een voorstel van de wedstrijdkalender en legt deze voor ter goedkeuring aan het bestuur. g) Handelt binnen de gestelde kaders vastgelegd in onder andere de statuten, het beleidsplan, huishoudelijk reglement en de jaarbegrotingen. h) Bij een bestuurs vacature treedt artikel 4.3 van het huishoudelijk reglement in werking. i) Uitsluitend natuurlijke personen kunnen zitting nemen in het bestuur; j) Kandidaat bestuursleden moeten in persoon ter vergadering aanwezig zijn, dan wel een schriftelijke bereidverklaring voor een bestuursfunctie aan de voorzitter en of secretaris hebben gestuurd; 4.1.1 Voorzitter a) Heeft algemene leiding van de vereniging; b) Vertegenwoordigt de vereniging naar buiten toe; c) Overlegt met officiële instanties; d) Geeft leiding aan het bestuur; e) Is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden; f) Stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op; g) Leidt de bestuursvergaderingen en de jaarvergadering; h) Ziet er op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement; i) Stelt, in goed overleg met de secretaris en de penningmeester, het beleidsplan op en kan voorstellen doen ter wijziging. 3
j) Coördineert en stuurt activiteiten; k) Ziet er op toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit niet het geval lijkt. l) Kan via internetbanking 1x per maand de af- en bijschrijvingen van de vereniging inzien. 4.1.2 Vice-voorzitter a) Vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid; 4.1.3 Penningmeester b) Voert de financiële administratie; c) Waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name in geval van opvolging; d) Stelt financiële overzichten op; e) Maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag; f) Beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen, beleggingen en investeringen; g) Beheert de inventarislijst en het inventaris, bepaalt of en onder welke voorwaarden inventaris wordt uitgeleend en ziet toe op retourbezorging; h) Begroot inkomsten en uitgaven en voert op deze activiteiten tussentijds en na afronding financiële controle uit; i) Beslist zelfstandig over uitgaven tot 250 euro; j) Beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting, de kaders van budgetten en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken; 4.1.4 Secretaris a) Maakt van elke vergadering een verslag waarin minimaal vermeld: 1. De datum en plaats van de vergadering; 2. De aanwezige en afwezige bestuursleden; 3. De genomen besluiten. b) Stelt het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag op; c) Ontvangt alle binnenkomende post, rechtstreeks of via andere bestuursleden; d) Neemt kennis van en behandelt de post, schakelt waar nodig andere bestuursleden in om de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie; e) Archiveert alle relevante documenten; 4.1.5 Bestuurslid communicatie. a) Beheert de website en intogolf. b) Ziet erop toe dat deze beschikbaar en bereikbaar zijn; c) Beheert de structuur van de website; d) Zorgt ervoor dat de inhoud van de website actueel en volledig is; e) Voert de eindredactie van teksten op de website; f) Ziet erop toe dat de website en alle andere interne en externe communicatie voldoet aan de huisstijl; g) Onderhoudt contacten met hen die teksten of andere content voor de website aanleveren; 4
h) De webmaster voert de eindredactie over de halfjaarlijkse nieuwsbrief en ziet toe op een regelmatige, tijdige verschijning. 4.2 Aftreden bestuursleden. Het bestuur stelt, ingevolge de statuten, een rooster vast voor het aftreden van de bestuursleden. Het draagt tevens zorg voor het stellen van een kandidaat ter vervanging van een aftredend bestuurslid. Indien geen voordracht van kandidaten heeft plaatsgevonden, worden de aftredende bestuursleden, zo ze zich herkiesbaar stellen, geacht te zijn herkozen met in achtneming van artikel 4.3. van het huishoudelijk reglement. (TOEVOEGEN) Aftreedrooster bestuur GV de Berckt 2017 2018 2019 2020 2021 2022 Voorzitter (Alwin) x x Secretaris (Pierre) Penningmeester (Marc) x x Bestuurslid1 (Rob) x x Bestuurslid 2 ( Pieter) x x Bestuurslid 3 ( Leon) x x Bart Sanders 4.2.1 Tussentijdsaftreden van bestuursleden. Ingeval een bestuurslid tussentijds voor zijn/haar functie bedankt, heeft het bestuur het recht de daardoor ontstane vacature tijdelijk te doen vervullen, waarna tijdens de eerstvolgende, algemene leden vergadering op reglementaire wijze in de vacature wordt voorzien. Het nieuwe bestuurslid zal de plaats van het afgetreden bestuurslid innemen op de ranglijst van aftreden. De voorzitter, de penningmeester en de secretaris mogen niet gelijktijdig aftreden. 4.3 Verkiezing bestuursleden. a) De benoeming van bestuursleden geschiedt uit een of meer bindende voordrachten, behoudens het bepaalde in 4.3 lid c. van het huishoudelijk reglement. Tot het opmaken van zulk een voordracht zijn bevoegd zowel het bestuur als tien of meer leden. De voordracht van het bestuur wordt bij de oproeping voor de vergadering meegedeeld. Een voordracht door tien of meer leden moet een week voor de aanvang van de vergadering schriftelijk en door tenminste tien ( met name genoemde) leden ondertekend schrijven, bij het bestuur worden ingediend. b) Aan elke voordracht kan het bindend karakter worden ontnomen door en met tenminste twee/derde van de uitgebrachte stemmen genomen besluit van de algemene vergadering, genomen in een vergadering waarin tenminste twee/derde -van de leden vertegenwoordigd is. c) Is geen voordracht opgemaakt, of besluit de algemene ledenvergadering overeenkomstig het voorgaande lid de opgemaakte voordrachten het bindend karakter te ontnemen, dan is de algemene ledenvergadering vrij in de keus. d) Indien er meer dan één bindende voordracht is, geschiedt de benoeming uit die voordrachten. 5
4.4 Bestuursbesluiten. a) Moet er een besluit genomen worden dat geen uitstel kan velen, dan moet minimaal de voorzitter of secretaris met minimaal één ander bestuurslid dat besluit nemen. en stellen de overige bestuursleden bij eerste gelegenheid op de hoogte van een dergelijk besluit. b) Het bestuur neemt alle overige besluiten na agendering tijdens een bestuursvergadering of jaarvergadering; c) Het bestuur neemt besluiten over geagendeerde voorstellen met enkelvoudige meerderheid van stemmen, behoudens in de statuten en dit huishoudelijk reglement beschreven uitzonderingssituaties. Is een voorstel geagendeerd en behandelt in de vergaderring en verzoekt geen der aanwezige bestuursleden tot stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen; d) Het bestuur neemt besluiten met enkelvoudige meerderheid van stemmen over nietgeagendeerde voorstellen indien alle bestuursleden aanwezig zijn dan wel een volmacht hebben verstrekt. Staken de stemmen dan is het voorstel verworpen. e) Het bestuur kan slechts geldige besluiten nemen, indien tenminste twee/derde van het aantal zittende bestuursleden op de vergadering aanwezig is dan wel zich heeft laten vertegenwoordigen bij volmacht. 4.5 Bestuursvergaderingen. a) Het bestuur vergadert ten minste 9 maal per jaar, en houdt één maal per jaar een jaarvergadering. Verder vergadert het bestuur indien de voorzitter hiertoe het initiatief neemt, of indien twee of meer bestuursleden hierom verzoeken. b) Vergaderingen worden gehouden op het moment waarop deze zijn gepland, of, indien de situatie dat verhindert, binnen 4 weken daarna. Vergaderingen waartoe een verzoek is ingediend, worden binnen zo snel mogelijk na het indienen van het verzoek gehouden. c) Indien een vergadering niet conform bovenvermelde eisen bijeen wordt geroepen, is ieder bestuurslid gerechtigd met in achtneming van het in dit reglement gestelde, een vergadering bijeen te roepen. Een vergadering als in de vorige zin bedoeld voorziet zelf in haar leiding en wijst zelf een persoon aan die belast is met het houden van de notulen. d) Aan het einde van elke bestuursvergadering wordt de datum van de volgende reguliere vergadering vastgesteld. 4.5.1 Agenda. a) Bestuursleden kunnen voor de vergadering agendapunten bij de voorzitter en/of secretaris inbrengen; Voorzitter en secretaris stellen in goed overleg de conceptagenda op. b) De secretaris mailt de conceptagenda uiterlijk 2 dagen voor aanvang van de vergadering door naar de bestuursleden. c) Aan het begin van elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld. Bestuursleden hebben hierbij de mogelijkheid punten aan de agenda toe te voegen, kunnen voorstellen punten te schrappen of door te schuiven naar een volgende vergadering en kunnen voorstellen de volgorde van agendapunten te wijzigen. 6
d) Vergaderingen worden afgewerkt volgens de agenda; maar op eigen initiatief of op verzoek kan de voorzitter besluiten van die volgorde afwijken en/of besluiten een of meer punten door te schuiven naar een volgende vergadering. 4.5.2 Notulen. a) Van elke vergadering wordt een verslag (met activiteiten overzicht) gemaakt, dat zo snel mogelijk na de vergadering wordt verspreid onder de bestuursleden. b) Opgestelde conceptnotulen worden op de eerstvolgende vergadering besproken en vastgesteld en worden handtekeningen gezet. c) De vastgestelde notulen worden door de voorzitter en secretaris ondertekend. ARTIKEL 5. ALGEMENE LEDENVERGADERING Op de algemene vergadering komen, naast hetgeen daaromtrent in artikel 15 van de statuten is bepaald, zo nodig aan de orde: a) De notulen van de laatst genoten algemene vergadering, zoals die door de secretaris van het bestuur zijn opgemaakt. b) Verslag van de kascommissie. c) De verkiezing van de bestuursleden voor zover nodig. d) Het vaststellen van de contributie voor de leden en/of buitenleden. e) Voorstellen van de zijde van het bestuur. f) Voorstellen van de zijde van de leden. g) Wat verder ter tafel komt. 5.1 Kascommissie De kascommissie bestaat uit twee leden en een reserve lid. De leden van de kascommissie hebben zitting voor een periode van twee jaar. De leden treden bij toerbeurt af. 5.2 Presentielijst. Tijdens de algemene vergadering wordt door de secretaris een presentielijst bijgehouden, waarop de leden hun naam aantekenen. Aan de stemmingen kunnen slechts deelnemen zij die de presentielijst hebben getekend, met inachtneming van hetgeen in artikel 16 van de statuten daaromtrent is bepaald. 5.3 Volmacht. Ieder lid kan bij volmacht maximaal 2 leden vertegenwoordigen. 5.4 Schriftelijk stemmen. a) Elk lid kan een schriftelijke stemming aanvragen. b) Bij schriftelijke stemming tijdens de algemene vergadering wijst het bestuur een stembureau van drie personen aan, uit de aanwezige leden. 5.5 Heropenen van de vergadering. Indien de jaarlijkse algemene vergadering geen besluit kan nemen in verband met te weinig stemgerechtigde leden, dan zal na een half uur een nieuwe vergadering moeten worden gehouden. Deze vergadering zal, ongeacht het aantal stemgerechtigde leden, tot besluitvorming bevoegd zijn, 7
mits de agenda onveranderd is gebleven en de leden tijdig in kennis zijn gesteld van de nieuwe vergadering. ARTIKEL 6. STRAFFEN. a) Het bestuur van Golfvereniging de Berckt kan een straf opleggen. Een straf moet rekening houden met het bepaalde in artikel 6 van de statuten. b) Leden, die weigeren zich aan bepalingen van de statuten of het huishoudelijk reglement te onderwerpen, of zij die door hun gedrag, woorden of handelingen een vervallenverklaring wenselijk maken, kunnen door het bestuur de volgende straf worden opgelegd: 6.1 Waarschuwing. 6.2 Schorsing. Deze kan naar gelang de overtreding een bepaalde tijd bedragen. 6.3. Royement. ARTIKEL 7. WIJZIGINGEN. Wijzigingen en aanvullingen op het huishoudelijk reglement kunnen worden voorgesteld door: a) Het bestuur. b) Tot het opmaken van zulk een wijziging zijn bevoegd zowel het bestuur als tien of meer leden. c) De voorstellen hiertoe, worden behandeld in een algemene vergadering. In de convocatie van die vergadering moet de gewenste wijziging volledig zijn beschreven. Het besluit tot wijziging behoeft een meerderheid van tenminste twee/.derde van de geldig uitgebrachte stemmen. ARTIKEL 8. COMMISSIES. a. De voorzitter van elke commissie is een bestuurslid. b. Het bestuur heeft de bevoegdheid om de Taken, Bevoegdheden en Verantwoordelijkheden (TBV) van de commissies aan te passen. Ze behoren als bijlagen bij dit huishoudelijk reglement. c. Het bestuur kan commissies instellen. Handicap Regelcommissie. ( HaReCo) en Wedstrijdcommissie. ( WeCo.) zijn door NGF verplicht gesteld. d. Tweemaal per jaar zal er een vergadering zijn met alle commissies en bestuur. e. De bezetting en taken van de commissies staan op de verenigings website. ARTIKEL 10. DECLARATIES. a. Alle declaraties zullen door de penningmeester vooraf geaccordeerd moeten zijn. b. Bestuursleden zijn gerechtigd privé gedane of voorgeschoten uitgaven en gereden kilometers te declareren; c. Commissieleden zijn gerechtigd privé gedane of voorgeschoten uitgaven en gereden kilometers te declareren; d. Voor declaraties wordt het standaardformulier Declaratie gehanteerd. 8
ARTIKEL 11. SLOTBEPALING. In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het bestuur 9