Waterschapsbedrijf Limburg Accountantsverslag 2012 Rapportage aan directie en algemeen bestuur!1 IERNST& YOUNG Qualityln Everything We Do
Ernst & Young Accountants LLP Stationsplein 8C 6221 BT Maastricht Postbus 100 6200 AC Maastricht Tel.: +31(0)88-407 3526 Fax: +31 (0)88-407 3455 De directie en Algemeen Bestuur van het Waterschapsbedrijf Limburg Postbus 1315 6040KH ROERMOND Maastricht, 12 april 2013 96P9U6/JBES/PS Geachte directie en bestuur, In aansluiting op onze controle van de jaarrekening over 2012 van Waterschapsbedrijf Limburg hebben wu het genoegen u hierbij de resultaten van onze controle te presenteren. Daar u gedurende het jaar intern adequaat wordt geïnformeerd over de financiële gang van zaken, alsmede de voortgang van de verbetertrajecten, beperken wij ons in deze rapportering tot de hoofdpunten. Dit accountantsverslag gaat in op onze controle, de reikwijdte van onze opdracht, onze controleverklaring en onze belangrijkste controlebevindingen. Het bevat tevens onze mededelingen uit hoofde van onze functie als externe accountant aan de directie en algemeen bestuur, voor zover noodzakelijk geacht. Het accountantsverslag is uitsluitend bestemd voor gebruik door u en mag niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Waar mogelijk gaan onze bevindingen vergezeld van aanbevelingen voor verbetering. Het concept hiervan hebben wij op 10 april 2013 besproken met de heren E.M. Pelzer, W. Pörteners en M. Schoenmakers. De onderwerpen die in dit accountantsverslag aan de orde komen, hebben onderdeel uitgemaakt van onze overwegingen bij de bepaling van de aard, het tijdstip van uitvoering en de diepgang van de controlemaatregelen die zijn toegepast bij de uitvoering van de controle van de jaarrekening. De in dit accountantsverslag opgenomen bevindingen doen geen afbreuk aan ons oordeel omtrent de jaarrekening 2012. Hoogachtend, Ernst & Young Accountants LLP drs. N.A.J. Silverentand RA [rnst K Yoiinq Accountants LLP is een lirnitedliabilitp pisrlnerstop gevestigd iv Engeland en Wales met reqistratienumrner0ct35ti9 1. In retdietol rrnst & Voung Accountants LLP wordt de term partner gebruikt voor een tverteqeowoordigrr van een) vennoot van rrnst & Young Accoootants LLP. Ernst & Vouvu Accountants LLP is statutair gevestigd te Larribeth Palare Road 1, Loodon Ski 7E11, Verenigd KoniokrUk, heelt haar koutdaestiging aan boompjes 15S. 3011 X, Rotterdam, Nederland en is geregistreerd bij de Kamer von Koophandel Rotterdam onder nummer!443d944. Op onze werkzaamheven zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin een beperking van de aansprakelijkheid is opgenomen. Deze algemene voorwaarcten zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel Rotterdam en zijn in te zien op www.ey.rl
Inhoudsopgave 1 Inleiding 1 1.1 Reikwijdte van de opdracht 1 1.2 Controleaanpak 1 1.3 De goedkeurings- en rapporteringstoleranties 1 1.4 Belangrijke aandachtspunten voor de controle 2 1.5 Uitvoering van werkzaamheden 2 1.6 Verplichte mededelingen van uw accountant 2 2 Aandachtspunten met betrekking tot verslaggeving en jaarrekeningcontrole 3 2.1 Tijdigheid afschrijvingen materiële vaste activa 3 2.2 Investeringen 3 2.3 Innovaties en lopende projecten 4 2.4 Voorzieningen 4 2.5 Bestemming positief resultaat 2012 5 2.6 Liquidatie BioMill 6 3 Interne beheersing en rechtmatigheid 6 4 Corporate governance en risicomanagement 6 5 Interne beheersing en geautomatiseerde gegevensverwerking 7 5.1 Logische toeqangsbeveiliging 7 5.2 Change management 8 5.3 Update financiële pakket CODA 8 6 Informatie uit hoofde van onze functie als externe accountant 9
c. 1+ 0 3 U) mo 0 0 m
Pagina 1 1 Inleiding 1.1 Reikwijdte van de opdracht Conform de door u aan ons verleende opdracht hebben wij de jaarrekening 2012 van Waterschapsbedrijf Limburg (WBL) gecontroleerd. Deze jaarrekening is, onder verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur van WBL, opgesteld in overeenstemming met het Besluit Beleidsvoorbereiding en Verantwoording Waterschappen (BBVW) en de van toepassing zijnde wettelijke bepalingen, zoals opgenomen in de Waterschapswet. Het is onze verantwoordelijkheid een controleverklaring inzake de jaarrekening te verstrekken. 1.2 Controleaanpak Onze controle is verricht in overeenstemming met Nederlands recht. Onze controleaanpak is onder andere gericht op het inventariseren en beoordelen van de voor de jaarrekening van belang zijnde risico s. Wij hebben onze controleplanning in overleg met de directie opgesteld. Gedurende de controle van de jaarrekening 2012 is de aandacht met name gericht op: het afgeven van een controleverklaring bij de jaarrekening van WBL; de financiële rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties over 2012 als opgenomen in de jaarrekening van WBL; het geven van feedback aan de directie en de besturen over onze bevindingen ten aanzien van de administratieve organisatie en interne beheersing van de significante bedrijfsprocessen in het kader van de jaarrekeningcontrole en rechtmatigheid. 1.3 De goedkeurings- en rapporteringstoleranties Op grond van het Waterschapsbesluit stelt het algemeen bestuur de goedkeuringstolerantie vast die de accountant bij zijn jaarrekeningcontrole dient te hanteren. Het normenkader en de goedkeurings en rapporteringstoleranties zijn op 6 december 2012 vastgesteld door het algemeen bestuur. U heeft ons voor het boekjaar 2012 opgedragen om bij onze oordeelsvorming uit te gaan van de hierna vermelde goedkeuringstolerantie: Goedkeuringstolerantie Goedkeurend Beperking Oordeel- Afkeurend onthouding Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten) >1%en<3% > 3% en < 10% 10% 3% Op grond van de jaarrekening 2012 bedraagt de goedkeuringstolerantie voor fouten afgerond 714.000(1%) en voor onzekerheden 2.141.000 (3%). Als de goedkeuringstolerantie niet wordt overschreden, kan een goedkeurende controleverklaring worden afgegeven. Hierbij merken wij op dat controleverschillen in het kader van getrouwheid tegelijkertijd controleverschillen zijn in het kader van rechtmatigheid.
Pagina 2 De rapporteringstolerantie, de maatstaf die geldt voor het rapporteren van fouten en onzekerheden in dit verslag, is door het algemeen bestuur bepaald op 5% van desbetreffende hoofdkostensoorten met een minimum van 100.000. 1.4 Belangrijke aandachtspunten voor de controle In het verslagjaar 2012 heeft WBL een norm- en toetsingskader opgesteld ten aanzien van de administratieve organisatie en interne beheersing in het kader van rechtmatigheid. Hierbij is specifiek aandacht besteed aan de risico s binnen WBL en daaruit voortvloeiend welke maatregelen intern zijn getroffen om deze risico s te mitigeren. Op basis van deze evaluatie is naast onze reguliere controlewerkzaamheden, bij het nader uitwerken van onze controleaanpak extra aandacht besteed aan: de interne beheersing omtrent de processen inkopen, aanbesteding, personeel en treasury; de rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties in 2012. 1.5 Uitvoering van werkzaamheden In het kader van de reguliere jaarrekeningcontrole hebben wij de interim-controle uitgevoerd in november en december 2012 en januari 2013 en de jaarrekeningcontrole in maart en april 2013. Ten aanzien van de jaarafsluiting kunnen wij opmerken dat de oplevering en de afsluiting goed zijn verlopen. De kwaliteit van de opgeleverde financiële informatie voldoet aan de daaraan te stellen eisen. Hiernaast hebben wij op verzoek van WBL gedurende de interim-controle van 2012 ondersteunende diensten verleend met betrekking tot de toetsingswerkzaamheden in het kader van rechtmatigheid. Hierbij is de onafhankelijkheid als controlerend accountant gewaarborgd. In de managementletter 2012 hebben wij uitvoerig over onze bevindingen ten aanzien van administratieve organisatie en interne beheersing gerapporteerd. In dit accountantsverslag zullen wij, naast de aandachtspunten in het kader van de jaarrekening 2012, een uiteenzetting geven van de belangrijkste bevindingen naar aanleiding van onze toetsingswerkzaamheden in het kader van rechtmatigheid. Verder zullen wij rapporteren over vervolgacties van WBL op onze bevindingen en de uitkomsten van de door ons noodzakelijk geachte aanvullende controlewerkzaamheden beschrijven. 1.6 Verplichte mededelingen van uw accountant In hoofdstuk 6 maken wij u een aantal (verplichte) mededelingen bekend betreffende de inrichting en uitvoering van onze controle.
Pagina 3 2 Aandachtspunten met betrekking tot verslaggeving en jaarrekeningcontrole In dit hoofdstuk belichten wij onderwerpen die naar onze mening bijzondere aandacht dienen te hebben van de directie, het dagelijks bestuur en algemeen bestuur. 2.1 Tijdigheid afschrijvingen materiële vaste activa Bij onze controle op de materiële vaste activa in 2011, hebben wij bij drie activeringen geconstateerd dat er een lange tijd overheen is gegaan voordat de daadwerkelijk ondertekende gereedmelding of het proces-verbaal is aangeleverd bij de administratie. De late informatieaanlevering bij de administratie heeft in deze gevallen ertoe geleid dat de eerste afschrijving op de projecten een jaar te laat is gestart. Door latere afschrijvingen ontstaan er verschuivingen in resultaten door de jaren heen. In navolging op onze bevinding in 2011, hebben wij bij onze controle op de materiële vaste activa in het huidige verslagjaar extra aandacht besteed aan de gereedmelding en tijdigheid van afschrijvingen van de activa. In de door ons gecontroleerde activeringen in 2012 hebben wij vastgesteld dat de gereedmelding of het proces-verbaal tijdig is aangeleverd bij de administratie en hierdoor ook tijdig is begonnen met het afschrijven van het actief, conform de intern bij WBL gehanteerde richtlijn. 2.2 Investeringen In de eerste begroting zijn de bruto-investeringen voor 2012 opgenomen voor een bedrag van 38,8 miljoen, terwijl de gerealiseerde investeringen 23,6 miljoen bedragen en hiermee circa 15,2 miljoen onder het initieel begrote bedrag liggen. Deze afwijking wordt voor 6,75 miljoen veroorzaakt door het niet doorgaan van de clustering van de RWZI WijIre Simpelveld. Dit was ten tijde van het opstellen van de begroting weliswaar al bekend, maar doordat formele besluitvorming door het bestuur pas in een later stadium heeft plaatsgevonden, was deze investering nog in de begroting opgenomen. Daarnaast liggen de daadwerkelijke investeringen op een lager niveau als gevolg van aanbestedingsvoordelen, soberdere ontwerpen, enkele opgelopen vertragingen in projecten en diverse projecten die, anticiperend op nieuwe investeringsinzichten zoals de Modulair Duurzame RWZI, op hold zijn gezet. Inmiddels hebben wij vernomen dat de organisatie het plan heeft om in 2018 een grote investering te doen in een Modulair Duurzame RWZI in Maastricht. Het hiermee gemoeide bedrag zal een forse impact hebben op de kapitaallasten en liquiditeitsbegroting van de onderneming. Wij adviseren u om deze impact tijdig in kaart te brengen en te analyseren op welke wijze deze optimaal in de meerjarenbegroting dient te worden opgenomen. Hierbij kan eventueel gedacht worden aan het vormen van een bestemmingsreserve in de komende jaren voorafgaand aan deze investering, om zo de impact op de begroting (gedeeltelijk) te nivelleren.
Pagina 4 2.3 Innovaties en lopende projecten Momenteel loopt er een proces om de organisatie te laten groeien naar een High Performance Organisation. Dit wordt onder andere gekenmerkt doordat de organisatie voortdurend op zoek is naar verbeteringen en vernieuwingen en innoveert vanuit een maatschappelijke verantwoordelijkheid en betrokkenheid. De innovaties zijn zichtbaar door reeds lopende projecten waaronder de Modulair Duurzame RWZI, WAUTER en Thermische drukhydrolyse. Bij onze controle op de activa in uitvoering, hebben wij een deelwaarneming uitgevoerd op de investeringsuitgaven in 2012 die op het onderhanden werk van lopende projecten zijn verantwoord. Hierbij zijn door ons geen bijzonderheden geconstateerd. 2.4 Voorzieningen De mutaties van de opgenomen voorzieningen in de jaarrekening 2012 zijn als volgt te specificeren: Voorziening 31-12-2011 0nttrekking Dotatie 31-12-2012 (x 1 miljoen) Voorziening mobiliteit 0,5 0,1 0,1 0,5 Frictievoorziening Lab 0,3 0,1 0,4 Totaal 0,8 0,1 0,2 0,9 Voorziening mobiliteit In 2006 is besloten tot het vormen van een voorziening mobiliteit ter dekking van kosten voor outplacementtrajecten, collegiale doorlening, vertrekstimulerende initiatieven, om- en bijscholing en detachering. Deze kosten vloeien voort uit de door te voeren wijzigingen in het, bij de oprichting van WBL overgekomen, personeelsbestand die benodigd zijn voor de groei van de organisatie naar een High Performance Organisation. Ultimo 2012 bedraagt de voorziening mobiliteit 519.000 (2011: 506.000). Een dotatie van 76.500 heeft plaatsgevonden in 2012 en 64.000 aan uitgaven zijn onttrokken aan de voorziening voor mobiliteit. Naar aanleiding van een opmerking in ons accountantsverslag 2011 hebben wij in 2012 een notitie ontvangen met hierin genoemd de noodzaak van de voorziening, inclusief een kwantitatieve en kwalitatieve onderbouwing voor de ontwikkelingen voor de periode tot en met 2016. Het in 2012 gedoteerde bedrag aan de voorziening ( 76.500) is gelijk aan de geplande dotatie conform de in 2012 opgestelde notitie. De aan de voorziening onttrokken uitgaven in 2012 ( 64.200) liggen 15.800 lager dan de vooraf ingeschatte uitgaven van 80.000. Op basis van de door ons verkregen informatie, kunnen wij ons verenigen met de voorziening die ultimo 2012 op de balans wordt verantwoord. Frictievoorziening laboratorium In 2008 is door het bestuur een voorziening met een specifieke bestemming tot 1 maart 2013 gevormd ter waarde van 325.000. Dit betreft een voorziening voor compensatie van pensioen verliezen en inconveniëntenregelingen voor werknemers van WBL betrokken bij de overgang van het laboratorium naar Intertek Poloychemlab. Door een in de overeenkomst opgenomen bepaling is in 2012 een bedrag van 65.000 aan rente gedoteerd aan de voorziening, waardoor de voorziening ultimo het jaar is toegenomen tot een bedrag van 390.000.
72,3 - Pagina 5 De organisatie heeft in 2013 een memo opgesteld waarin een analyse is uitgevoerd omtrent de inschatting van het bedrag dat benodigd is voor de compensatie. Op basis van de uitgevoerde analyse wordt verwacht dat de voorziening van 390.000 ultimo 2012 in zijn geheel benodigd zal zijn. WBL heeft inmiddels ook contact opgenomen met de woordvoerder van de werknemers die betrokken waren bij de overgang van het laboratorium om de afhandeling van de compensatie te bespreken. Op basis van de door WBL aangeleverde analyse achten wij de voorziening ultimo 2012 toereikend gezien de financiële afwikkeling die in 2013 plaats zal vinden. In de jaarrekening is het kortlopende karakter van deze voorziening afdoende toegelicht. 2.5 Bestemming positief resultaat 2012 Over 2012 heeft WBL een positief resultaat gerealiseerd van 4,9 miljoen tegenover een positief resultaat van 3,8 miljoen in de bijgestelde begroting. Het resultaat is als volgt samengesteld: Bedragen 2012 Bijgestelde 2011 Verschil Verschil (x 1 miljoen) 1 begroting t.o.v. t.o.v. begroting 2011 Kapitaallasten 31,5 31,1 33,1 0,4 (1,6) Personeelslaten 10,6 11,0 10,3 (0,4) 0,3 Goederen en 29,0 29,9 29,3 (0,9) (0,3) diensten Bijdragen aan derden 0,1 0,2 0,1 - Toevoegingen aan 0,1 0,1 0,2 - (0,1) voorzieningen Bruto lasten 71,4 73,0 (0,9) (1,6) Onttrekking - - - - voorzieningen Eigen baten 3,7 3,5 4,1 0,2 (0,4) Netto lasten 67,6 68,7 68,9 (1,1) (1,3) Bijdrage 72,5 72,5 72,5 - - waterschappen Resultaat 4,9 3,8 3,6 1,1 1,3 Het hogere positieve resultaat van 4,9 miljoen ten opzichte van het begrote resultaat van 3,8 miljoen wordt enerzijds veroorzaakt door lagere lasten dan begroot. De lagere lasten zijn met name het gevolg van lagere kosten inzake goederen en diensten ( 0,9 miljoen) en lagere personeelslasten ( 0,4 miljoen). Deze daling wordt deels gecompenseerd door een stijging van de kapitaallasten ( 0,5 miljoen). De kosten inzake goederen en diensten derden zijn lager dan begroot door lagere uitgaven voor dienstverlening door derden ( 0,4 miljoen) en een lager energieverbruik ( 0,3 miljoen). De personeelskosten zijn gedaald door het niet invullen van vacatures. De kapitaallasten zijn hoger dan begroot door hogere afschrijvingskosten enerzijds ( 0,9 miljoen) en lagere interne en externe rentelasten ( 0,4 miljoen). Anderzijds wordt het positievere resultaat dan begroot verklaard door een hogere opbrengst eigen baten ( 0,2 miljoen). De hogere opbrengst uit eigen baten wordt hoofdzakelijk verklaard door hogere financiële baten ( 0,2 miljoen), hogere goederen en diensten aan derden ( 0,2 miljoen) en een lagere opbrengst geactiveerde lasten dan begroot ( 0,2 miljoen),
Pagina 6 Het positieve resultaat waarvan werd uitgegaan in de initiële begroting is destijds goedgekeurd door het algemeen bestuur. In de conceptjaarrekeninq wordt vermeld dat het nog te bestemmen resultaat, na vaststelling van de jaarrekening, wordt terugbetaald aan de moederorganisaties. Mede om te voldoen aan de begrotingsrechtmatigheid, dient de bestemming van het resultaat te worden vastgesteld door het algemeen bestuur in de vergadering daterende 27 mei 2013. 2.6 Liquidatie BioMili Op 11 december 2012 heeft de Algemene Vergadering van Aandeelhouders van BioMill besloten tot ontbinding van de B.V. Naar aanleiding van dit besluit is het geplaatst aandelenkapitaal van de vennootschap, dat voor 99,5% in handen is van WBL, en de agioreserve uitgekeerd aan de beide aandeelhouders. De formele liquidatie van de vennootschap zal in 2013 plaats vinden. 3 Interne beheersing en rechtmatigheid Vanaf de invoering van de Waterschapswet in 2009 dient WBL zichtbaar aan te tonen dat de interne beheersorganisatie zodanig is ingericht dat beheersinçjsmaatregelen zijn geïmplementeerd in de bedrijfsprocessen, die de rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties waarborgen. WBL is zowel verantwoordelijk voor het opstellen van een juist en volledig normen- en toetsingskader als het uitvoeren van toetsingswerkzaamheden in het kader van rechtmatigheid. Wij hebben de beheersorganisatie met betrekking tot de significante bedrijfsprocessen in het kader van de controle van de jaarrekening beoordeeld. Toetsingswerkzaamheden zijn uitgevoerd om de effectieve werking van de beheersingsmaatregelen voor de volgende significante processen vast te stellen: inkopen; aanbestedingen; personeel; treasury; schattingen. Op basis van onze review- en toetsingswerkzaamheden kunnen wij concluderen dat de interne beheersorganisatie in algemene zin toereikend is en voldoet aan de daaraan te steflen eisen. In 2012 zijn verbeteringen doorgevoerd door WBL om te komen tot een effectievere interne beheersing van de signiticante processen. Met name in het personeelsproces is een verbeterslag doorgevoerd met betrekking tot de documentatie en autorisatie van declaraties. 4 Corporate governance en risicomanagement Corporate governance en risico management vormen een belangrijk onderdeel van het besturings en beheersingssysteem van organisaties. Corporate governance regelt de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur, het management en andere belanghebbenden. Belangrijke elementen van corporate governance zijn een actieve opstelling van de organen belast met corporate governance en een duidelijke afbakening van bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Transparante verslaggeving is eveneens een belangrijk element.
Pagina 7 Weinig aspecten van corporate governance zijn vandaag de dag zo belangrijk voor het succes van een organisatie als haar vermogen om risico s te onderkennen en te beheersen vanuit een organisatiebreed en geïntegreerd perspectief (integraal risicomanagement). Dit gaat breder dan de financiële verslaggeving en betreft ook strategische en operationele doelstellingen alsmede het voldoen aan wet- en regelgeving. Het is van belang om tijdig risico s te identificeren, te prioriteren, en te beheersen om te komen tot een effectieve en efficiënte uitvoering van uw kernactiviteiten. Voor het waterschapsbedrijf is risicomanagement tevens een belangrijk hulpmiddel om de koppeling te maken met het weerstandsvermogen om zo tegenvallers te kunnen opvangen. Naar ons oordeel heeft het waterschapsbedrijf een degelijk corporate governance systeem, dat permanent dient te worden bewaakt en dient te worden nageleefd. Vorig jaar hebben wij gedurende onze controle vastgesteld dat het waterschapsbedrijf in 2011 een risico-inventarisatie heeft uitgevoerd. Naar aanleiding van de uitgevoerde risico-inventarisatie heeft het algemeen bestuur op 7december2011, op basis van een voorstel van het dagelijks bestuur, besloten tot het vormen van een algemene reserve ter hoogte van 2,7 miljoen. In 2012 heeft er in navolging van 2011 wederom een risico-inventarisatie plaatsgevonden. Op basis van deze inventarisatie in 2012 heeft het algemeen bestuur op 3 april 2013 besloten om de omvang van de algemene reserve te handhaven op 2,7 miljoen, overeenkomstig het berekende bedrag verbonden aan de geïnventariseerde risico s. Wij onderschrijven het belang van een jaarlijkse actualisatie van de risicoanalyse. 5 Interne beheersing gegevensverwerking en geautomatiseerde In het kader van onze jaarrekeningcontrole is aandacht besteed aan de geautomatiseerde gegevensverwerking en met name aan de interne beheersing omtrent logische toegangsbeveiliging en change management. Dit heeft geen significante tekortkomingen in de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking aan het licht gebracht. De volgende punten ten aanzien van logische toegangsbeveiliging en change management vereisen echter wel uw aandacht. 5.1 Logische toeganqsbeveiliging Gedurende onze controle hebben wij geconstateerd dat nog steeds accounts aanwezig zijn in de financiële applicaties van medewerkers die reeds uitdienst zijn getreden bij WBL. Eén van deze accounts in CODA wordt nog gebruikt. Dit is niet wenselijk, gezien het risico op ongewenste mutaties binnen de geautomatiseerde gegevensverwerking als gevolg van te ruime bevoegdheden. Daarnaast bestaat het risico dat ongeautoriseerde toegang kan worden verkregen tot de financiële applicatie CODA door onbevoegde personen middels oude accounts. Wij bevelen aan om accounts van medewerkers die niet meer in dienst zijn op inactief te zetten of te verwijderen uit CODA. Medewerkers binnen WBL dienen met hun eigen account en daartoe behorende functieprofielen te werken binnen de geautomatiseerde gegevensverwerkingomgeving. Wij hebben inmiddels vernomen dat het op inactiet zetten of verwijderen van accounts niet mogelijk was in de huidige CODA applicatie, maar dat deze functionaliteit wel is ingebouwd in de nieuwe versie van het financiële pakket CODA.
Pagina 8 5.2 Change management Wij hebben geconstateerd dat adequate procedures aanwezig zijn ten aanzien van het aanbrengen en documenteren van wijzigingen in CODA, de zogenaamde change management procedures. De vastiegging van testwerkzaamheden in testrapportages en autorisatie ter goedkeuring van ingediende applicatie-/systeemwijzigingen vinden echter niet altijd plaats. Hoewel de aangebrachte (systeem-) wijzigingen in frequentie en impact beperkt zijn, achten wij een stringentere naleving van de bovenstaande documentatievereisten van wijzigingen van belang om het risico op onjuiste en ongeautoriseerde wijzigingen in de geautomatiseerde gegevensverwerking te mitigeren. 5.3 Update financiële pakket CODA Bij het schrijven van dit verslag is de update van het financiële pakket CODA nog in volle gang. Volgens de planning zal de update medio april 2013 operationeel gaan. Wij adviseren u om de controle op de juiste en volledige overdracht van de gegevens in het kader van de update deugdelijk vast te leggen. Voor de jaarrekening 2013 zullen wij beoordelen of de werkzaamheden van WBL in het kader van de implementatie van de update toereikend zijn. Wij zullen hierbij onze aandacht voornamelijk vestigen op de vastlegging omtrent de controle en documentatie op de juiste en volledige gegevensoverdracht.
Pagina 9 6 Informatie uit hoofde van onze functie als externe accountant Aandachtsgebied Mededeling Verantwoordelijkheid accountant naar Nederlands recht, met inbegrip van bespreking soort te verstrekken verklaring De jaarrekening is opgesteld onder de Bij de jaarrekening 2012 zijn wij voornemens een verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur. goedkeurende controleverklaring af te geven op het Onze controle is verricht Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij in onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen onjuistheden van materieel belang bevat. Onderdeel van onze controle voldoende inzicht in overeenstemming met gebied van de getrouwheid en de rechtmatigheid. is het verkrijgen van de relevante interne beheersingsmaatregelen om onze controlewerkzaamheden te plannen en om de mate, het tijdstip en de diepgang van onze toetsing te bepalen. Wij hebben geen opdracht ontvangen tot controle van de interne beheersing van de financiële verslaggeving en hebben deze dan ook niet uitgevoerd. Con troleverschillen Wij informeren de directie omtrent afwijkingen Tijdens de uitvoering van onze werkzaamheden (gecorrigeerd of niet) die wij tijdens onze controle hebben wij geen materiële controleverschillen hebben vastgesteld en die naar ons oordeel geconstateerd. individueel dan wel gezamenlijk een belangrijke invloed hebben op de financiële verslaggeving door de onderneming. Wij informeren de directie eveneens omtrent niet gecorrigeerde controleverschillen waarvan het management heeft aangegeven dat zij van oordeel is dat deze zowel individueel als gezamenlijk niet materieel zijn voor de jaarrekening als geheel.
Pagina 10 Aandachtsgebied Mededeling Onze mening over de kwaliteit van de door de onderneming gehanteerde verslaggevingsgrondslagen Wij bespreken onze mening omtrent de kwaliteit van de grondslagen van de financiële verslaggeving van de onderneming en niet slechts omtrent de aanvaardbaarheid daarvan. Deze bespreking omvat tevens de gevolgde bestendige gedragslijn bij de toepassing van de grondslagen, schattingen en de duidelijkheid en volledigheid van de jaarrekening en de daarmee samenhangende toelichtingen. Naar onze mening zijn de door de directie gekozen waarderingsgrondslagen aanvaardbaar en consistent toegepast met betrekking tot de significante jaarrekeningposten en bijzondere transacties. Dit geldt tevens voor het tijdstip waarop die transacties hebben plaatsgevonden, de periode waarin zij zijn verantwoord en de desbetreffende toelichtingen in de jaarrekening. Verslaggeving omtrent belangrijke ongebruikelijke transacties en controversiële aangelegenheden of nieuwe ontwikkelingen Tijdens onze controle hebben wij geen ongebruikelijke transacties en/of controversiële aangelegenheden geconstateerd tijdens het ve rsl a gj aa r. Gevoelige schattingen Bij het opstellen van de jaarrekening dient gebruik te worden gemaakt van schattingen. Bepaalde schattingen zijn bijzonder gevoelig vanwege hun belang voor de jaarrekening en de mogelijkheid dat toekomstige gebeurtenissen in belangrijke mate afwijken van de beoordelingen van de directie. Wij hebben vastgesteld dat eventuele schattingen van de directie op een gestructureerde en voldoende onderbouwde wijze hebben plaatsgevonden. Wij kunnen ons verenigen met de schattingen in de jaarrekening 2012. Met de directie besproken materiële alternatieve verwerkingswijzen Wij hebben geen discussies gevoerd met de directie inzake belangrijke alternatieve verwerkingswijzen. Te rapporteren verschillen van inzicht met het management Er waren geen verschillen van inzicht met de directie. Overleg met andere accountants Er heeft in het kader van de jaarrekeningcontrole door WBL geen overleg plaatsgevonden met andere accountants.
Pagina 11 Aa nda ch ts ge bied Mededeling Ernstige moeilijkheden in de omgang met de directie tijdens de tilt voering van de con trole De jaarafsluiting 2012 is goed verlopen. Vooraf zijn heldere afspraken gemaakt omtrent de wijze van oplevering en het gebruik van standaarddossiers. Geen omstandigheden hebben zich voorgedaan die de uitvoering van onze controle in belangrijke mate hebben bemoeilijkt. Fraude en illegale handelingen waarbij het hoger kader is betrokken en fraude en illegale handelingen die een onjuistheid van materieel belang in de jaarrekening tot gevolg hebben Hoewel hier niet specifiek op gericht, hebben onze controlewerkzaamheden het afgelopen jaar geen fraudes of andere illegale handelingen, uitgevoerd door de directie of andere werknemers, aan het licht gebracht. Significante tekortkomingen en materiële leemtes in de interne beheersing van de financiële verslaggeving Wij melden alle significante tekortkomingen en materiële leemtes in de interne beheersing die wij gedurende onze controle hebben vastgesteld. Voor onze beoordeling van de interne beheersing van de financiële verslaggeving verwijzen we naar hoofdstuk 3 van deze brief en de separate management letter die wij u verstuurd hebben. Continuiteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking Artikel 2:393 lid 4 Burgerlijk Wetboek vereist dat de accountant in het kader van de controle van de jaarrekening verslag uitbrengt omtrent zijn bevindingen met betrekking tot de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Onze controle was niet primair gericht op het doen van een uitspraak omtrent de continuïteit en betrouwbaarheid van (delen van) de geautomatiseerde gegevensverwerking en wij hebben daartoe ook geen opdracht van de directie ontvangen. De jaarrekeningcontrole heeft geen belangrijke tekortkomingen in de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking aan het licht gebracht.
Pagina 12 Aandachtsgebied Mededeling Onafhankelijkheid Ten minste eens per jaar communiceren wij als Wij voldoen op alle punten aan de volgt met het algemeen bestuur: onafhankelijkheidsregelgeving die op ons van Wij verstrekken een schriftelijke toepassing is. beschrijving van alle betrekkingen tussen Ernst & Young en de met ons verbonden entiteiten enerzijds en de onderneming en de met haar gelieerde entiteiten of personen met een financial reporting oversight role bij de onderneming anderzijds die redelijkerwijs kunnen worden gezien als zijnde van invloed op onze onafhankelijkheid; Wij bespreken met het algemeen bestuur de mogelijke effecten die dergelijke betrekkingen op de onafhankelijkheid zouden kunnen hebben; Wij bevestigen schriftelijk dat wij ten opzichte van de onderneming onafhankelijk zijn in de zin van de Nederlandse wet- en regelgeving.