Nota voor burgemeester en wethouders Onderwerp Motie Speelgoedmuseum 1- Notagegevens Notanummer 2016-001568 Datum 15-09-2016 Programma: 10 Economie, kunst en cultuur Portefeuillehouder Weth. Hartogh Heys Team MOM 2- Bestuursorgaan [X]B & W 20-09-2016 [ ]Raad -- [ ]Burgemeester -- College van B & W - Burgemeester - Weth. Kolkman - Weth. Hartogh Heys - Weth. Rorink - Weth. Grijsen Besluitenlijst d.d. d.d. d.d. [ ]Akkoordstukken -- [X]Openbaar 20-09-2016 [ ]Besloten -- Routing d.d. Wethouder 15-09-2016 Ambtelijk opdrachtgever 15-09-2016 Programmamanager 15-09-2016 par. [ ]adj.secr. -- [ ]gem.secr. -- BIS Openbaar Status Definitief2016-09-22 Bijlagen memo Aanpak uitvoering moties Speelgoedmuseum B & W d.d.: 20-09-2016 Besloten wordt: 1 In te stemmen met de in bijgevoegde memo beschreven aanpak van de uitvoering van de moties met betrekking tot het Speelgoedmuseum; 2 de nota en het besluit openbaar te maken. Financiële aspecten: Financiële gevolgen voor de gemeente? Begrotingswijziging Voorstel openbaarmaking conform Wet Openbaarheid Bestuur (Wob) [X] De nota en het besluit openbaar te maken [ ] De nota en het besluit openbaar te maken vergezeld van bijgaand persbericht [ ] De nota en het besluit openbaar te maken nadat [ ] De nota en het besluit openbaar te maken, behalve [ ] Het besluit openbaar te maken, maar niet de nota, gelet op artikel: [X] De nota en het besluit niet openbaar te maken, gelet op artikel: Kennisgeving/ Bekendmaking Awb Kennisgeving (publicatie) conform Awb Bekendmaking conform Awb ADVIESRADEN:
Moet een van de adviesraden gehoord worden of op de hoogte gesteld? Toelichting Inleiding Zie beschrijving aanpak in de memo Beoogd resultaat Kader Argumenten voor en tegen Extern draagvlak (partners) Financiële consequenties Aanpak/uitvoering
Aanpak uitvoering moties Speelgoedmuseum 7 september 2016 1. Opdracht: In de raadsvergadering van13 juli is een drietal moties aangenomen: 1. De raad verzoekt het Deventer Verhaal om: 1. in samenspraak met de initiatiefnemers van beide plannen, het museaal concept uit te werken en dit vervolgens te gebruiken om de locatie-alternatieven Speeldoos en Speelplein te toetsen. 2. Rapportage en een advies met voor- en nadelen van beide locaties voor 1 oktober 2016 aan de raad ter beschikking te stellen. 2. De raad draagt het college van burgemeester en wethouders op: 1. Om dit proces voor te bereiden en de raad te faciliteren zodat we voor de begroting een definitief besluit kunnen nemen. 2. De financiële consequenties daarvan mee te nemen in de begroting 2017 ev. 3. De raad draagt het college het volgende op: 1. Duidelijk in beeld te brengen wat de incidentele en structurele kosten zijn van de realisatie van het door Deventer Verhaal voorgestelde museale concept en daarbij helder inzichtelijk maakt wat de gevolgen zijn voor de meerjarenbegroting van de gemeente. 2. Hierbij ook de door de raadsfracties vóór 1 augustus 2016 gestelde technisch-financiële vragen over (mogelijke varianten) op Speeldoos en Speelplein in acht neemt. (zie bijlage) 3. Deze rapportage goed af te stemmen met Deventer Verhaal en de initiatiefnemers van Speeldoos en Speelplein en voor 1 oktober 2016 aan de raad ter beschikking te stellen. 2. Uitvoering..een korte terugblik Bij de behandeling van het richtingendocument Deventer Verhaal Erfgoed en Meer, in maart 2014, heeft de raad het College verzocht : te onderzoeken wat de verdere financiële consequenties zijn van een permanente presentatie van de collectie van een zelfstandig speelgoedmuseum op een andere locatie. Het oorspronkelijke voorstel dat de speelgoedcollectie, net als de ander museale collecties, onderdeel zou worden van het Deventer Verhaal, waarbij Deventer Verhaal deze collectie zou betrekken bij de stadsbrede programmering werd daarmee door de raad niet overgenomen. Deze verkenning heeft er toe geleid dat de raad in juli 2014 partners in de stad heeft uitgedaagd om met plannen te komen. Het college had hierin geen directe rol. Hiertoe zijn in 2015 vier plannen ingediend. Na een beoordeling heeft de raad uiteindelijk voor twee plannen (Speeldoos en Speelplein) een vervolgopdracht gegeven. Deze zijn afgelopen zomer in de raad besproken. Vervolgens heeft de raad besloten over de vervolgstappen, zoals verword in bovengenoemde moties. Hierbij heeft het college de opdracht gekregen het proces te faciliteren en om de consequenties van de incidentele en structurele kosten van het door Deventer Verhaal voorgestelde museale concept inzichtelijk te maken en de consequenties voor de meerjarenbegroting van de gemeente aan te geven.. Aanpak: Voor de uitvoering van de moties dient een aantal stappen worden gezet die in een volgtijdelijkheid uitgevoerd moeten worden. 1. Opstellen Museaal Concept voor de presentatie van de speelgoedcollectie 2. Formuleren Programma van Eisen (PvE) voor de programmering, gewenste organisatie en randvoorwaarden voor de huisvesting van een permanente presentatie van de speelgoedcollectie.
3. Toepassing van de Programma s van Eisen, door Deventer Verhaal, in overleg met de indieners op de beide ingediende plannen en op de huidige locatie Dit leidt tot een eerste inhoudelijke beoordeling van elk der opties met een beschrijving van voor- en nadelen 4. Toetsing door bureau Gordion 5. Consequenties in beeld brengen van stappen 1 t/m 3 voor de verschillende locaties: huidige locatie, plannen speeldoos en speelplein en eventueel alternatieve locatie. Aandachtspunten zijn: investeringsniveau (aanschaf, verbouwing, inrichting), exploitatie en gevolgen voor de verschillende vastgoedobjecten. 6. In beeld brengen van de incidentele en structurele kosten en van de consequenties voor de meerjarenbegroting van de gemeente. Voor de uitvoering van deze drie opdrachten die in onderlinge samenhang moeten worden uitgevoerd is, rekening houdend met het zomerreces, zeer beperkte tijd. Er zijn verschillende partijen, met uiteenlopende belangen betrokken en elke keuze kan vergaande consequenties hebben voor de verschillende vastgoedobjecten. Zeker ook gezien de voorgeschiedenis, is het van groot belang om bij de uitvoering van deze stappen zorgvuldig en grondig te werk te gaan. We zijn deze zomer gestart met het samen met alle betrokkenen uitlijnen van de processtappen. De Stichting Deventer Verhaal heeft het museaal concept uitgewerkt en is daarover in gesprek met de indieners en ander partners in de stad. Nadat duidelijk is of dit leidt tot bijstellingen bij de eerder ingediende plannen is het pas mogelijk om concreter uit te laten rekenen wat de consequenties zijn voor de investerings- en exploitatie begroting en voor het gemeentelijk vastgoed. Deze volgtijdelijkheid in de processtappen leidt op dit moment tot de conclusie is dat het niet mogelijk is om, in goed overleg met alle betrokkenen voor 1 oktober 2016 te komen tot een onderbouwd voorstel op grond waarvan de raad een go no go besluit kan nemen. Fasering: We kunnen ons goed voorstellen dat er een fasering in het proces wordt aangebracht waarbij we het resultaat van de eerste 4 stappen begin oktober voorleggen aan college en vervolgens aan de raad. De raad kan zich uitspreken voor de behandeling van de begroting 2017 De raad wordt dan de gelegenheid geboden op basis van het advies van Deventer Verhaal: - een uitspraak te doen over het museaal concept, - kennis te nemen van de eerste beoordeling van de plannen Speeldoos en Speelplein nav het gepresenteerde museaal concept. - aan te geven van welke van de verschillende opties de consequenties dienen te worden uitgewerkt(stap 5) Evt. aangeven welke extra aandachtspunten nog meegenomen zouden moeten worden. - bij de behandeling van de begroting 2017 een besluit te nemen over de dekking van de kosten voor het tijdelijk openhouden van het Speelgoedmuseum in 2017 en voor de te maken proceskosten. Vervolgens gaat het college op basis van de uitspraak van de raad met betrokken partners aan de slag om de consequenties van de gevraagde opties in beeld te brengen en vervolgens een voorstel voor 1 maart 2017 aan de raad voor te leggen.. De raad kan dan een keuze maken en besluit nemen over dekking voor de eenmalige en structurele kosten bij de Voorjaarsnota 2017. De kosten voor deze tweede fase worden geraamd op 50.000 Dit leidt tot de volgende aanpak:
Fase 1 1. Opstellen Museaal Concept voor de presentatie van de speelgoedcollectie Uiterlijk klaar 1 oktober 16 2.. Formuleren Programma van Eisen (PvE) voor de programmering, gewenste organisatie en randvoorwaarden voor de huisvesting van een permanente presentatie van de speelgoedcollectie. 3. Toepassing van de Programma s van Eisen, door Deventer Verhaal, in overleg met de indieners op de beide ingediende plannen en op de huidige locatie Dit leidt tot een eerste inhoudelijke beoordeling van elk der opties met een beschrijving van voor- en nadelen 1 oktober 16 1 oktober 16 4. Toetsing door Bureau Gordion 15oktober 16 5. Terugkoppeling naar college en raad voor uitspraak over museaal 1 november concept en uitwerking voorkeursopties Fase 2 6. Consequenties in beeld brengen van stappen 1 t/m 3 voor de verschillende locaties: huidige locatie, plannen speeldoos en speelplein en eventueel alternatieve locatie. Aandachtspunten zijn: investeringsniveau (aanschaf, verbouwing, inrichting), exploitatie en gevolgen voor de verschillende vastgoedobjecten. 1 maart 17 7. In beeld brengen van de incidentele en structurele kosten en van de consequenties voor de meerjarenbegroting van de gemeente. 1 maart 17 8. Aanbieden voorstel voor college en raad 1 maart 17 9. Definitief besluit toekomst speelgoedmuseum Voorjaarsnota 17 3. Overbrugging Voor welke optie de raad ook zal kiezen, het plan voor het toekomstige speelgoedmuseum is niet per 1 januari 2017 gerealiseerd. In de uitwerking van de plannen zal een tijdpad voor realisatie opgenomen worden. Bovendien is er sprake van een afhankelijkheid van ander ontwikkelingen zoals bijvoorbeeld de bouw van de Viking.. Omwille van de continuïteit van het Speelgoedmuseum Deventer is het raadzaam om vooruitlopend op de realisatie van het definitieve plan ter overbrugging middelen beschikbaar te stellen om het huidige speelgoedmuseum open te houden. De kosten hiervoor worden geraamd op 300.000 4. Voorstel Wij stellen voor in te stemmen met de hierboven beschreven fasering in het proces. Wij adviseren om dit eerst vertrouwelijk te bespreken met de fractievoorzitters, en vervolgens aan de raad mee te delen met een korte raadsmededeling
1. Bijlage Vragen van GL ivm motie speelgoedmuseum - financiële gevolgen: 1.Hegius heeft nu een negatieve exploitatie van 62.000 euro per jaar en binnenkort volgt planmatig onderhoud gedurende een aantal jaar met hoge jaarlijkse kosten tot gevolg. Kan inzichtelijk worden gemaakt wat de voordelen zijn als het Hegius (al dan niet gedeeltelijk) wordt verhuurd voor het Speelgoedmuseum. Wat zijn de evt. voordelen c.q. synergie om e.e.a te combineren? 2. Wat is een kostprijsdekkende huurprijs voor vloeroppervlak in het Hegius? 3. Wat zijn de financiële gevolgen van een variant waarbij het speelgoedmuseum het benodigde aantal m2 huurt in het Hegius en de resterende m2 worden benut voor andere functies, bijv. de huidige kantoorfunctie. 3. Kan Speelplein ook zonder de Leeuwenkuil en wat zijn dan de financiële gevolgen voor de exploitatie(kosten) van het Speelplein? Graag inzichtelijk maken. 4. Kan Speeldoos ook zonder gebruik te maken van Leeuwenkuilpand (gevelaanpassing en gebruik ruimten tijdens Devent) en welke gevolgen heeft dat voor de exploitatiekosten. Graag inzichtelijk maken wat die gevolgen zijn. 5. In de discussie is steeds gezegd dat het Leeuwenkuilpand niet goed te verkopen is omdat het gebouw speciaal voor de functie van muziekschool is ingericht. Is er een taxatie uitgevoerd ivm de verkoopbaarheid van dit pand, mogelijk ook met een andere beoogde functie (hotel, kantoorruimte). Wat zijn, gelet op de onderbouwde prognose over de verkoopbaarheid, de financiële gevolgen voor gemeente/ Maatschappelijk Vastgoed als Leeuwenkuil vertrekt naar Speelplein? 6. Wat zijn de financiële gevolgen voor gemeente/mv van het leegvallen van het Filmhuispand agv de verhuizing naar de Viking? 7. Stel dat de gemeente bedrag X ter beschikking stelt/leent voor een eenmalige investering (en ook bedragen X, Y, Z en "Worst Case" bij verschillende varianten): kan inzichtelijk worden gemaakt wat de gevolgen zijn voor de relevante kentallen/ ratio's (bijv. schuldratio, schuldevolutie, Netto Schuld Quote etc.). Achtergrond van deze vraag is om inzicht te geven in de financiële positie/gevolgen, zowel bij de 1,5 mln als bij andere investeringsbedragen zodat een juiste en volledige afweging kan worden gemaakt.