RICHTLIJNEN ZOMERSEIZOEN 2014 Vanaf 1 januari 2014 komt er geen WBV afgevaardigde meer naar uw organisatie om de dagrijders in te schrijven. Op grote organisaties zal wel nog een WBV afgevaardigde aanwezig zijn. Die zal dan vooral een public relations functie hebben dwz met banners en roll ups reclame maken voor WBV, nieuwe vergunninghouders begeleiden en informatie geven en vragen beantwoorden van deelnemers. Bij nieuwe organisatoren zullen wij wel nog aanwezig zijn om de deelnemers te scannen en hen te begeleiden en informeren bij hun eerste organisatie. Zowel het inschrijven van vergunninghouders als niet-vergunninghouders gebeurt dus voortaan door de organiserende club. WERKWIJZE DAGVERGUNNINGEN VANAF 2014 Fietsers die aan jullie tocht wensen deel te nemen zonder dat ze aangesloten zijn bij Wielerbond Vlaanderen of andere federaties zoals: FCWB, VWB, VBR, NTFU, FFCT, FFBC, moeten in overeenstemming met het Vlaamse decreet een dagvergunning nemen. We wensen toch wel de verantwoordelijkheid te benadrukken die de club daarbij draagt. Men moet zich bewust zijn van de decretale verplichting en de verantwoordelijkheid nietvergunninghouders op die manier te verzekeren. Hoe een dagvergunning afleveren? De nietvergunninghouders vullen het dagverzekeringsstrookje in( Dagvergunning.pdf ) en betalen 2 meer voor een dagverzekering. De clubs gebruiken dit standaardstrookje om de nodige informatie te verzamelen van de dagvergunninghouders. Wielerbond Vlaanderen vraagt de organiserende clubs om de verzamelde informatie van de strookjes in te geven in de standaard Excellijst 'Dagvergunningoverzicht' ( Dagvergunningenoverzicht.xls ). Als alle gegevens van de dagvergunninghouders zijn ingevuld, kan deze lijst overgemaakt worden aan mathieu.bruyneel@wielerbondvlaanderen.be. De 2 die extra werd gevraagd per dagvergunning wordt vervolgens door Wielerbond Vlaanderen gefactureerd aan de club. De factuur zal dus samenvattend bestaan uit: 1. de bondsbijdrage (om op de kalender geplaatst te worden) van 20 voor gewone organisaties of van 70 voor classics 2. het aantal dagvergunningen vermenigvuldigd met 2 Na de organisatie, zal de club dus een factuur van Wielerbond Vlaanderen ontvangen. Aan de hand van het aantal betaalde dagvergunningen in de lijst 'Dagvergunningsoverzicht' stort Wielerbond Vlaanderen per opgelijst gegeven 0,75 terug. De clubs moeten na hun organisatie de uitslag doormailen naar de voorzitter van de P.C.R. Stefaan.lauwaert@telenet.be Alle informatie en de hierboven vermelde formulieren kan men terugvinden op volgende website: http://recreatie.dewielerbond.be/wbvvoorclubs/2014_info.aspx?disc=19 MIDWEEKFIETSTOCHTEN De starturen van de midweektochten zijn volledig vrij. U kan zowel in de voor- als in de namiddag een midweektocht organiseren 1
PERMANENTEN Net als vorig jaar moeten er geen periodieke uitslagen van de permanenten meer overgemaakt worden. De volledige uitslag wordt zo vlug mogelijk na 30 september (periode 01/03/2014 tot 30/09/2014) verstuurd via het WBV scanprogramma naar de WBV server. De lijst met de permanenten die vanaf 1 maart in aanmerking komen, is verkrijgbaar bij Johan Lanckriet en wordt eveneens op www.cyclobike.be gepubliceerd. Vanaf 2011 werd het permanentenseizoen beperkt tot het zomerseizoen. Dus enkel permanenten gereden tussen 1 maart en 30 september komen nog in aanmerking. Met het koppelen van de permanente routes aan het fietsroutennetwerk waarbij men een tocht kan uitstippelen aan de hand van de genummerde borden, valt het onderhoud van uw permanente route grotendeels weg. Het nadeel van een permanente route via de fietsknooppunten is wel dat men de lijst met de te volgen nummers dient bij te hebben. Het lezen van deze nummers op papier is al fietsend niet zo vanzelfsprekend. Vandaar dat wij het zeer wenselijk achten dat de permanenten ook beschikbaar zouden zijn in gpx formaat. Aangezien jullie de permanenten via de website van de fietsknooppunten gemakkelijk kunnen uittekenen, is het ook niet zo moeilijk om hiervan een bestand in gpx formaat op te maken. Van een aantal permanente tochten ontbreken wij nog steeds het gpx bestand om dit op onze website www.cyclobike.be te zetten. Gezien het aantal deelnemers jaar na jaar in dalende lijn gaat, hebben wij eind vorig jaar de reglementen aangepast. Het totaal aantal kilometers om permanentenlaureaat te worden wordt herleid tot 750 km. Vanaf 2014 tellen de permanenten opnieuw mee voor het provinciaal laureaatschap. Er kan echter maar één permanente route per gewest in rekening gebracht worden Als men twijfelt in welk gewest de route ligt kan men op www.cyclobike.be nagaan in welk gewest de gemeente ligt waar de permanente start. Voor elke deelnemer aan een permanente route zal de organiserende club een bedrag van 0,25 storten op de rekening van de organiserende clubs van permanenten. Voor de permanenten is het nog steeds verplicht dat de deelnemers hun controlekaart laten afstempelen onderweg. Het bedrag van de organisatievergunning permanenten wordt verminderd tot 10,00. WEGWIJZERS Van alle organisaties dient één exemplaar van de wegwijzer en dit van elke afstand, één week voor de organisatie te worden overgemaakt aan de voorzitter van de PCR stefaan.lauwaert@telenet.be.en dit liefst via mail. VTT De aanvragen voor het organiseren van een VTT tocht dienen tevens ingediend te worden bij de Provinciale Commissie Sport en Natuur. On-line registratie en aanvraag dienen te gebeuren via volgende link: www.oost-vlaanderen.be/public/cultuur_vrijetijd/sport/mountainbike De aanvraag en het indienen van de nodige documentenvoor dient jaarlijks te gebeuren vóór 15 april voor het daarop volgend winterseizoen, en tegen uiterlijk 15 november voor het daarop volgende zomerseizoen. Tot vorig jaar dienden in de zones waar het ANB verantwoordelijk was op de bepijling stickers aangebracht te worden met de gegevens van de organisator ( naam verantwoordelijke, datum organisatie, tel.nr., ) 2
Deze verplichting werd afgeschaft. Evenwel dient het ANB ingelicht te worden zodat zij bij inspectie ter plaatse kunnen nagaan van welke organisator een bepaalde bepijling is. Best kan u bij het digitaal dossier dat u op de server van de provincie Oost-Vlaanderen aanmaakt, een digitale versie van de gebruikte pijlen bijvoegen. De provinciale commissie Sport en natuur wenst nog te benadrukken dat te veel clubs laattijdig hun aanvraag indienen. De data van 15 november en 15 april dienen beter gerespecteerd te worden. Niet alle aanvragen zijn steeds compleet: men voert wel de algemene gegevens in zoals datum, locatie, afstanden en starturen, doch men vergeet de nodige documenten bij het dossier te voegen: digitaal parcours, goedkeuring van gemeenten. Hierbij dient opgemerkt dat het in eerste instantie volstaat om de brieven die u aan de gemeente richt bij het dossier te voegen. Niet alle gemeenten antwoorden op uw aanvraag tot goedkeuring. Het ANB deelt tevens mee dat in de loop van het jaar minstens 1 vtt zal doorgelicht worden. Dit betekent dat controleurs van het ANB ter plaatse zullen nagaan of aan alle eisen voldaan is. Er zal hierbij allicht bijzondere aandacht besteed worden aan de delen van uw VTTparcours waar het ANB machtiging moet voor verlenen. Er zal in het bijzonder nagegaan worden of het aanvraagde parcours daadwerkelijk gevolgd wordt, of de bepijling op een aanvaardbare wijze aangebracht werd en dat zeker geen reclame ( spandoeken, tenten,.. ) gemaakt wordt in deze zones. BONDSBIJDRAGE Voor elke cluborganisatie opgenomen op de provinciale, Vlaamse of nationale kalender dient er per dag een bondsbijdrage van 20,00 te worden betaald. Deze bijdrage wordt betaald na ontvangst van de rekening, toegestuurd door de WBV. Voor de classics dient een supplementaire bijdrage van 50 bijdrage betaald te worden. Die zal via de rekening u toegestuurd door WBV verrekend worden. Per bijkomende startplaats dient er vanaf 2014 geen provinciale bijdrage van 10,00 meer te worden betaald. INSCHRIJVINGEN Al de deelnemers aan onze organisaties moeten in het bezit zijn van een vergunning die beantwoordt aan de voorschriften van het decreet van de Vlaamse Overheid. Dat zijn alleen de vergunningen afgeleverd door de WBV (zowel wielertoeristen als renners) en de andere federaties. Zij worden ingeschreven via het inscannen van de vergunning door de medewerkers van de organisator. Dit nadat ze een inschrijvingsrecht hebben betaald en een deelnamekaart hebben ontvangen. Ook de vergunningen VBR,VWB en FCWB worden aanvaard. Aangezien op de huidige vergunningen geen jaartal meer vermeld staat aangezien de vergunningen pas om de vier jaar zullen vervangen worden, bent u bijgevolg niet meer zeker dat een deelnemer met een vergunning wel in orde is met de betaling van zijn jaarbijdrage. Pas wanneer deze deelnemer zich met zijn vergunning aanbiedt om deze te laten scannen kan u weten of de betrokkene al dan niet in het WBV bestand opgenomen is. Indien niet, dan betekent dit dat de vergunning van deze persoon voor het lopende jaar niet vernieuwd werd en deze bijgevolg een dagvergunning moet nemen. Of u bij de inschrijving de deelnemers eerst laat betalen en nadien de vergunning scant, of eerst de vergunning scant en daarna laat betalen, laten we in het midden. In beide gevallen dient u erop te letten dat een deelnemer wiens vergunning niet in orde is, een dagvergunning neemt. Het is daarom geraadzaam, zeker bij de drukste momenten aan de inschrijvingstafels, dat u een tweede persoon bij de scanner plaatst die - indien nodig - de betrokkene naar de tafel van dagvergunningen kan leiden. 3
Op een tweede startplaats betaalt de deelnemer aan een medewerker van de organisator en ontvangt daarvoor een deelnamekaart. De medewerker van de organisator noteert de naam en de club van de deelnemer op een zelf aangelegde lijst. De deelnemer krijgt zijn vergunning terug. Op de hoofdstartplaats gekomen wordt de deelnamekaart getoond en laat de deelnemer zijn vergunning scannen. De lijst wordt op de startplaats van de deelnemer aangelegd om bij betwisting (vergeten scannen!) toch nog een bewijs van deelname te hebben. Het is ook toegelaten dat u op de tweede startplaats de vergunningen van de deelnemers scant. Het inschrijvingsbedrag voor deelname blijft ongewijzigd in 2014. Tot 100 km = 2,00 Van 101 tot 200 km = 2,50 Van 201 tot 300 km = 3,00 VTT tot 60 km = 3,00 VTT + 60 km = 4,00 VTT + 80 km = 5,00 Het inschrijvingsbedrag voor de labelorganisaties bedraagt 4,00, zowel voor cyclo als VTT. Voor VTT tochten van meer dan 80 km is dit 5,00. Voor dit inschrijvingsbedrag worden u onderweg, naargelang de gefietste afstand, één of meerdere ruime bevoorradingen aangeboden. Na de rit wordt u nog een gratis drank aangeboden ter waarde van een Ename trappist. De jongeren van 7 tot 14 jaar nemen gratis deel aan onze organisaties, met uitzondering van de Classics en organisaties voor een goed doel. De deelnemers aan onze kidstochten in groep betalen geen inschrijvingsrecht doch enkel een dagvergunning. (vanaf 1 januari 2014) Op de organisaties waar een kidstocht voorzien is, wordt deze begeleid door de leden van onze kidswerkgroep. Omdat deze mensen vrijwel gratis deze begeleiding uitvoeren, verzoeken wij jullie vriendelijk deze begeleiders gratis te scannen op jullie organisatie. Zoals reeds in 2009 werd beslist, zal elke club per deelnemer 0,20 bijdragen voor het aankopen van de herinneringen van de winter VTT- en cyclolaureaten. Dus wordt in de winterperiode ook 0,20 bijgedragen voor de cyclotochten. Dit bedrag zal u opgevraagd worden door de schatbewaarder van de Vereniging van Oost- Vlaamse clubs. Er werden twee verantwoordelijken van de clubs aangeduid die deze rekeningen jaarlijks zullen nazien nl. André Leroy en Gaston Van De Kerckhove. KALENDERS De organisaties voor de zomerkalender (fietstochten - brevetten - veldtoertochten - permanenten) van 2015 moeten aangevraagd worden vóór 1 september 2014. Deze aanvragen moeten worden gestuurd naar de gewestafgevaardigde. Die zal zelf tijdig contact opnemen met de clubs uit zijn gewest. De clubs zullen vooraf per mail gevraagd worden om hun aanvragen in te dienen. Bij deze mail zullen de te gebruiken formulieren gevoegd worden. De kalendervergadering voor het zomerseizoen 2015 zal doorgaan op donderdag 16 oktober. Voor de winterkalender zal deze doorgaan op maandag 15 december, telkens om 19.30 uur. Voor de kalender 2015 zal het ontwerp van de kalender niet meer naar de clubs worden gestuurd. Via de nieuwspagina op de website www.cyclobike.be zullen de clubs worden uitgenodigd de kalender te controleren, voor wat hun organisaties betreft, op de website van de Wielerbond Vlaanderen www.wielerbondvlaanderen.be. Eventuele opmerkingen kunnen dan via e-mail worden overgemaakt aan het secretariaat PCR. 4
LAUREAATSCHAPPEN Alle informatie in verband met de verschillende laureaatschappen is terug te vinden in het provinciale reglement op de website van de PCR: www.cyclobike.be Via het internet kan men zich ook informeren over het Vlaamse laureaatschap en dit op de website van Wielerbond Vlaanderen: www.wielerbondvlaanderen.be Op deze website is ook het Vlaamse reglement wielertoerisme terug te vinden. Dit reglement is enkel en alleen daar te vinden. Het wordt niet verspreid in drukvorm. Wat de diverse laureaatschappen betreft, zijn volgende wijzigingen aangebracht: Provinciaal laureaat wordt men in 2014 door te voldoen aan volgende voorwaarden: Deelnemen aan 30 organisaties ( cyclo of VTT ) in Oost-Vlaanderen. Verplicht inbegrepen in deze 30 organisaties is deelname aan het Oost-Vlaams fiets- en mtb weekend in Maldegem Deelname in Maldegem kan zowel op zaterdag als zondag. Er is geen verplichting meer om een minimaal aantal topritten ( voorheen: brevetten ) te fietsen. Deelname aan permanente routes komen nu dus terug in aanmerking voor het behalen van het provinciaal laureaatschap. 1 permanente route per gewest, dus maximen 5 permanenten tellen mee voor het provinciaal laureaatschap. - Deelname aan de BCH in Les lacs de l Eau d Heure is evenmin verplicht. (Een BCH is enkel verplicht voor de diverse provinciale laureaatschappen wanneer deze in onze provincie doorgaat.) Labellaureaat wordt men door deel te nemen aan 7 van 10 labelorganisaties. Het labellaureaatschap blijft dus wel bestaan omdat brouwerij Roman dit volledig sponsort. Op de zaterdag van het Oost-Vlaams fiets- en mtb weekend in Maldegem, op 27 september, zal de slotplechtigheid van het labellaureaatschap doorgaan. De labelherinneringen kunnen er afgehaald worden vanaf 14 uur. Op de slotplechtigheid om 16 uur zullen onder de laureaten een aantal prijzen verloot worden, waaronder een TREK fiets of mountainbike. Aanwezigheid van de laureaten voor het winnen van de hoofdprijzen is verplicht. Het laureaatschap 100+ verdwijnt vanaf dit jaar. Provinciaal zomerlaureaat VTT Wie tijdens het zomerseizoen aan 15 veldtoertochten, waaronder verplichtend de VTT van het Oost-Vlaams Fiets- & MTB Weekend, deelneemt wordt zomerlaureaat VTT. Om in aanmerking te komen voor de prachtige naturaprijzen dient de laureaat persoonlijk aanwezig te zijn op de prijsuitreiking om 16.15 uur van het Oost-Vlaams Fiets- en MTB Weekend in Maldegem op zaterdag 27 september. Om nationaal zomerlaureaat VTT te worden, moet men deelnemen aan 10 VTT s waarvan minstens 1 buiten de provincie. Als elfde proef is deelname aan de nationale VTT happening verplicht. Deze gaat dit jaar door op 16 augustus in Aarschot. ( provincie Vlaams Brabant ) De VTT in het kader van de BCH in Les lacs de l Eau d Heure is verplicht. OOST-VLAAMS FIETS EN MOUNTAINBIKEWEEKEND / VTT SLOTHAPPENING In het verleden werden deze organisaties vastgelegd op de respectievelijke kalendervergaderingen. In de toekomst kan u zich als club kandidaat stellen voor één van deze happenings de komende jaren. Stel : uw club heeft in 2016 een jubileum te vieren dan kan u zich nu al kandidaat stellen voor de slothappening of de Oost-Vlaamse fietshappening. Als u beantwoordt aan de nodige voorwaarden zal uw kandidatuur nu reeds worden aanvaard. 5