HUISHOUDELIJK REGLEMENT DAHLIA-VERENIGING FLORA Het doel van de vereniging is het bevorderen van het tuinieren en/of het kweken van bloemen als recreatie en hobby 1. BESTUUR 1.1 Het bestuur wordt gekozen voor een periode van 3 jaar en bestaat uit een oneven aantal van tenminste 3 en ten hoogste 7 leden. 1.2 Bestuurders worden gekozen door de algemene ledenvergadering en met uitzondering van de voorzitter, die direct in functie gekozen wordt, mogen zij onderling de taakverdeling regelen. 1.3 Taken en verantwoordelijkheden bestuur 1.3.1 Het bestuur is belast met het bestuur van de vereniging. 1.3.2 De bestuursleden treden af volgens een door het bestuur opgesteld rooster van aftreden. Aftredende leden zijn terstond herkiesbaar. Wie in een tussentijdse vacature wordt benoemd, neemt de plaats in van zijn voorganger (art. 12 lid 5 statuten). 1.3.3 Financiële afwikkelingen van 500,- of hoger vergen een bestuursbesluit. 1.3.4 Het bestuur vertegenwoordigt de vereniging in en buiten rechte. 1.3.5 Het bestuur verzorgt een jaarlijks beheersplan ten behoeve van de OVAT. 1.3.6 Besluiten genomen door het bestuur worden door middel van een nieuwsbrief bekendgemaakt. 1.3.7 Het bestuur stelt, uiterlijk zes maanden na afloop van het verenigingsjaar een verslag op over het in het afgelopen jaar gevoerde beleid en legt dat verslag voor aan de Algemene Ledenvergadering. 1.3.8 In gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist het bestuur. 1.4 Dagelijks Bestuur 1.4.1 Uit het bestuur wordt een Dagelijks Bestuur gevormd, bestaande uit de voorzitter, secretaris en penningmeester. 1.4.2 Aan het Dagelijks Bestuur is de dagelijkse leiding van de vereniging opgedragen. 1
1.5 Voorzitter en vertegenwoordiging 1.5.1 De voorzitter leidt de vergaderingen, is woordvoerder namens de vereniging en representeert de vereniging naar buiten. 1.5.2 Het bestuur wijst uit zijn midden een vertegenwoordiger aan die de vergaderingen van de OVAT bezoekt, hij brengt zijn stem daar uit in overeenstemming met de besluiten van het bestuur van de vereniging. 1.5.3 Bij ontstentenis van de voorzitter wijst het bestuur uit zijn midden een plaatsvervangend voorzitter aan, die in de bevoegdheid van de voorzitter treedt. 1.6 Secretaris 1.6.1 De secretaris is met uitzondering van de financiële verantwoording, belast met de gehele administratie van de vereniging. 1.6.2 Bij ontstentenis van de secretaris wijst het bestuur uit zijn midden een plaatsvervangend secretaris aan. 1.7 Penningmeester 1.7.1 De penningmeester is belast met het zorgvuldig beheren en bewaken van de geldmiddelen van de vereniging en het voeren van de administratie hiervan. De penningmeester is gemachtigd uitgaven te doen tot 499,-. 1.7.2 Bij ontstentenis van de penningmeester wijst het bestuur uit zijn midden een plaatsvervangend penningmeester aan. 2. TUINCOMMISSIE 2.1 Het bestuur kan bij uitvoering van haar taken en werkzaamheden worden bijgestaan door een tuincommissie. 2.2 De tuincommissie bestaat uit actieve leden van de vereniging. 2.3 De omvang van de tuincommissie wordt door het bestuur bepaald. 2.4 De tuincommissieleden worden op de algemene ledenvergadering benoemd voor de periode van een jaar. 2.5 De kandidaten van de tuincommissie kunnen zich tijdens de algemene ledenvergadering beschikbaar stellen dan wel tussentijds door het bestuur worden aangezocht. 2
2.6 De tuincommissie handelt in opdracht van het bestuur en is daardoor verantwoording schuldig aan het bestuur. Het bestuur dient zich over het handelen van de tuincommissie te verantwoorden aan de algemene ledenvergadering. 3. KASCONTROLE COMMISSIE 3.1 Op de algemene ledenvergadering worden 2 leden en 1 reserve lid jaarlijks benoemd voor de periode van een jaar. Deze mogen geen lid zijn van het bestuur. 3.2 De commissie onderzoekt de balans en de staat van baten en lasten met de toelichting en brengt aan de algemene ledenvergadering een verslag uit van haar bevindingen. Het bestuur is verplicht de commissie alle door haar gevraagde informatie te verschaffen, haar de kas en waarden te tonen en inzage van de boeken en bescheiden van de vereniging tot hun beschikking te stellen. 3.3 Als deze controle is geschied, dient een verslag gemaakt te worden met de namen en handtekeningen van de controleurs. Wanneer het verslag daar aanleiding toe geeft kan dat inhouden dat de commissie voorstelt de staat van baten en lasten goed te keuren en het bestuur decharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid. Mochten er zaken onduidelijk zijn kan men hierover een advies geven aan de penningmeester c.q. het bestuur hoe onduidelijkheden in het vervolg kunnen worden vermeden. 3.4 De leden en reserveleden zijn verplicht tot absolute geheimhouding van haar bevindingen en verschaffen slechts inlichtingen aan de Algemene Ledenvergadering en het bestuur. 4. LIDMAATSCHAP 4.1 De vereniging kent 4 soorten leden: a. A-leden; b. B-leden; c. Kandidaat leden; d. Jeugdleden. 3
4.2 Over de acceptatie als lid onder a, b en c en d beslist het bestuur. 4.3 Het lidmaatschap onder a, b, en c en d vangt aan na acceptatie en nadat aan de financiële verplichtingen is voldaan. 5. EINDE LIDMAATSCHAP 5.1 Het lidmaatschap wordt beëindigd door: a. Overlijden; b. Schriftelijke opzegging door het lid met inachtneming van een opzegtermijn van 2 maanden; c. Schriftelijke opzegging door het bestuur namens de vereniging met goedkeuring van de Algemene Ledenvergadering op een door het bestuur te bepalen termijn indien zich het volgende voordoet: - wanneer het lid niet voldoet aan de eisen door de statuten en reglement voor het lidmaatschap gesteld; en - wanneer redelijkerwijs van de vereniging niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren. d. Ontzetting door het bestuur kan worden uitgesproken wanneer een lid: - handelt in strijd met de statuten, reglementen of besluiten van de vergadering; - de vereniging opzettelijk benadeelt. e. de leden 7 en 8 van Artikel 8 van de statuten zijn van toepassing. 6. CONTRIBUTIE 6.1 De hoogte van de contributie wordt jaarlijks door de Algemene ledenvergadering vastgesteld. 6.2 Bij opzegging gedurende het jaar is men het volledige bedrag verschuldigd. 7. HUUR 7.1 De huurovereenkomst 7.1.1 De huurovereenkomst wordt aangegaan voor een jaar en loopt van 1 januari tot en met 31 december en wordt telkenmale stilzwijgend met een jaar verlengd. 7.1.2 Nieuwe huurders zijn het 1e jaar in hun proeftijd. Na deze proeftijd wordt de jaarlijkse stilzwijgende verlenging gehanteerd. 4
7.1.3 Indien de huurovereenkomst wordt aangegaan ná 1 juni dan is men slechts de halve huur verschuldigd. 7.2 Opzegging en overdracht 7.2.1 Opzegging van de huurovereenkomst dient schriftelijk bij het bestuur te geschieden en moet vóór 1 november binnen zijn. 7.2.2 Na deze datum is men het volledige bedrag voor het komende jaar verschuldigd. 7.2.3 Overdracht dient in overleg te gebeuren waarbij onder andere het volgende van toepassing is: - de nieuwe huurder kan de vrije grond vanaf 1 januari bewerken; - de oude huurder heeft het vruchtgebruik tot en met 31 december; - Tuinen die gekoppeld zijn aan een huisje worden alleen aan een huurder toegewezen wanneer deze het huisje overneemt inclusief de financiële afwerking; - Indien oude en nieuwe huurder niet tot een overeenstemming komen over de verkoop prijs van een huisje zal er een onafhankelijke taxatiecommissie komen in overleg met OVAT. 7.3 De huur moet betaald zijn voor 1 januari. 7.4 Kandidaat-leden 7.4.1 Het bestuur hanteert een wachtlijst met betrekking tot toewijzing van tuinen aan kandidaat-leden. Zij worden in volgorde van binnenkomst van de aanvraag op de lijst geplaatst. 7.4.2 Zittende leden van de vereniging hebben voorrang op kandidaat-leden op de wachtlijst bij ruilen van het door hen gehuurde perceel met een vrijkomend perceel. 7.4.3 Zittende leden van de vereniging hebben voorrang op kandidaat-leden op de wachtlijst bij het verwerven van een aan een door hen gehuurd aanpalend perceel. 7.4.4 Wanneer geen wachtlijst als bedoeld sub a bestaat, kunnen zittende leden een vrijkomend perceel huren voor de periode van een jaar. De stilzwijgende verlenging bedoeld in artikel 7.1 is niet van toepassing. 7.5 De maximaal toegestane huur van één of meer percelen bedraagt 200 vierkante meters. 5
7.6 Huren welke zijn aangegaan vóór het inwerkingtreden van dit reglement en het toegestane maximum van 200 vierkante meters overstijgen, blijven intact tot opzegging door de huurder. 8. ALGEMENE LEDENVERGADERING 8.1 Jaarlijks, uiterlijk zes maanden na afloop van het verenigingsjaar wordt een algemene vergadering (jaarvergadering) gehouden. In deze vergadering komen onder meer aan de orde: - het jaarverslag over het door het bestuur in het afgelopen jaar gevoerde beleid; - het jaarverslag over het gevoerde financiële beleid onder overlegging van de balans en staat van baten en lasten; - het verslag van de kascommissie; - de benoeming van de kascommissie voor het volgend Verenigingsjaar; - de begroting van het nieuwe verenigingsjaar. 9. TOEGANG EN STEMRECHT 9.1 Toegang tot de Algemene Ledenvergadering hebben: - Leden (met uitzondering van jeugdleden); - Kandidaat-leden. 9.2 Geen toegang hebben geschorste leden. Geschorste leden en geschorste kandidaat-leden hebben toegang tot de vergadering tijdens het gedeelte waarin het besluit tot hun schorsing of ontzetting wordt behandeld en zijn bevoegd daarover het woord te voeren. 9.3 Ieder lid dat niet geschorst is, kan zijn stem door een ander niet geschorst lid laten uitbrengen. De toestemming moet schriftelijk worden gegeven. 10. VERZEKERING 10.1 Ieder lid dient naar eigen inzicht zelf zorg te dragen voor de verzekering van zijn eigendommen en opstallen. 6
11. BORG 11.1 Teneinde te bereiken dat een tuin bij opzegging van huur schoon wordt opgeleverd wordt een borgsom van 50,00 per huurovereenkomst gevorderd. De tuincommissie adviseert het bestuur omtrent de status schoon. 11.2 De borgsom ontvangt men terug na een schone oplevering bij het beëindigen van de huurovereenkomst. 11.3 Tegen betaling van een door het bestuur vastgestelde waarborgsom, kan ieder lid de nodige sleutel(s) in ontvangst nemen, welke waarborgsom wordt terugbetaald bij teruggave van bedoelde sleutel(s) 12. BEBOUWINGEN 12.1 Het bouwen van huisjes, bergingen, kasjes, vaste tunnels, en gereedschapskisten mag alleen na schriftelijke goedkeuring door het bestuur. 12.2 Het bestuur hanteert een uitgebreid bouwadvies (zoals door OVAT en gemeente vastgelegd) met betrekking tot het bouwen van opstallen en de wijze waarop goedkeuring zal worden verleend tot uitvoering. Het bouwadvies is als separaat aanhangsel in te zien in de kantine. 13. GEBRUIK TUIN 13.1 De huurder/huurster is verplicht gedurende het hele jaar zijn/haar tuin goed te onderhouden zodat de overige huurders geen last ondervinden. 13.2 Wanneer een lid door overmacht, ziekte of vakantie zijn/haar tuin door een niet-lid wil laten verzorgen, dan is men verplicht dit schriftelijk te melden aan het bestuur. Zonder deze schriftelijke mededeling laat het bestuur geen andere mensen toe op de tuin. 13.3 Het gehuurde perceel mag uitsluitend worden gebruikt voor het kweken van groente, bloemen, fruit, kruiden en heesters, en wel voor eigen gebruik. Verkoop aan derden is niet toegestaan. 7
13.4 Hoge bomen/heesters of afrastering alleen planten c.q. plaatsen in overleg met het bestuur, dit ter voorkoming van overlast voor andere huurders. 13.5 Afval 13.5.1Het is niet toegestaan, niet voor de tuin bestemd afval en niet van de tuin afkomstig afval, op het complex of langs de afrastering te gooien. 13.5.2Het is ten strengste verboden om afval dan wel andere zaken op het tuincomplex te verbranden. 13.5.3Ieder lid heeft de mogelijkheid op zijn eigen perceel te zorgen voor een ruimte waar gecomposteerd kan worden. 13.6 Ieder lid is verplicht om de belendende wegen/paden en omheiningen schoon en onkruidvrij te houden. 13.7 De leden zijn verplicht de afrastering van het tuincomplex van de vereniging volledig vrij te houden. Voorts is het hun verboden om struiken, planten en bomen, welke aan de vereniging toebehoren, zonder toestemming van het bestuur te verwijderen of te snoeien. 13.8 Ieder lid is verplicht om belendende groenstroken schoon te houden. Het snoeien en groot onderhoud kan bij derden worden belegd. De groenstroken mogen niet worden benut voor het kweken van gewassen of het opslaan van materialen. 13.9 Alleen het gebruik van biologische bestrijdingsmiddelen is toegestaan. 13.10 Van de leden wordt verwacht dat ze participeren in het onderhoud van de gemeenschappelijke tuinen en deelnemen aan de tuindiensten en andere voorkomende werkzaamheden. 13.11 Van de leden wordt verwacht dat zij een minimum aantal dahlia s plaatsen. Deze dahlia s dienen aan de zijde van het pad aan de voorkant van de tuin geplaatst te worden. 13.12 Zieke planten alsmede aardbeienplanten, koolstronken en dahliaknollen moeten door de leden worden afgevoerd 13.13 Het afdekken van het tuinperceel door middel van plastic, onkruiddoek karton en dergelijke is verboden van 1 mei tot en met 1 oktober. 8
14. MEST 14.1 Tussen 1 mei en 1 oktober mag er geen verse mest opgeslagen worden en/of open en bloot uitgespreid op de tuin liggen. 15. OVERIG 15.1 Verblijf 15.1.1 Overnachting op het complex is verboden. 15.1.2 Het bestuur treft maatregelen om geluidsoverlast te voorkomen. 15.1.3 Dieren mogen slechts aangelijnd op de tuin aanwezig zijn. 15.1.4 Zonder toestemming is het verboden zich op andermans tuin te begeven. Deze maatregel is niet van toepassing op leden van het bestuur en leden van de tuincommissie in verband met het toezicht en de controle op het onderhoud van de tuinen. 16. SANCTIES 16.1 Verplichtingen 16.1.1Het niet nakomen van de verplichtingen voortkomende uit het lidmaatschap en/of aanwijzingen gegeven door de tuincommissie of bestuur zal tot gevolg hebben dat het betreffende lid tot de orde zal worden geroepen. Dit kan, afhankelijk van de soort en zwaarte van de overtreding op de volgende wijzen plaatsvinden: - mondelinge aanzegging door het bestuur; - schriftelijke waarschuwing door het bestuur; - na herhaalde in gebreke stelling en geen verbetering zal het bestuur artikel 5 (sub c) van dit huishoudelijk reglement toe moeten passen. 16.1.2Het bestuur zal een dossier aanleggen van de gedragingen, de briefwisselingen alsook de gesprekken welke schriftelijk worden vastgelegd. 17. OPHEFFING / ONTBINDING 17.1 Opheffen van het tuincomplex ten gevolge van een gewijzigd bestemmingsplan, of beëindiging van huur of pacht van het perceel in particuliere eigendom. 17.2 Regelingen voor verhuizing / verplaatsing: 9
- door bestuur, eventueel aangevuld met ter zake deskundige leden, zal met gemeente en OVAT een plan moeten worden opgesteld dat ter goedkeuring aan de algemene ledenvergadering zal worden voorgelegd. - vergoedingsregelingen voor op de tuin aanwezige bebouwingen en aanplant, eigendom van een individueel lid en bebouwingen en aanplant eigendom van de vereniging. 17.3 Eigendom van een individueel lid. 17.3.1Het betreffende lid heeft onverkort recht op het toegekende taxatiebedrag minus eventuele kosten. 17.4 Eigendom van de vereniging. 17.4.1 Elk lid heeft bij ontbinding van de vereniging recht op een evenredig deel van de opbrengst verminderd met eventuele kosten voortvloeiende uit de opheffingsactiviteiten. 17.5 Als opheffing van het tuincomplex niet tot gevolg heeft dat ook de vereniging wordt opgeheven zal een regeling moeten worden afgesproken die recht doet aan een mogelijke doorstart voor de leden die op een nieuw terrein beginnen. Bedoeld wordt hier dat de volkstuin, als vereniging op een ander terrein wordt voortgezet en niet het overstappen naar een andere vereniging. 17.6 Waardebepaling vindt plaats door een commissie bestaande uit: a. Eén functionaris uit het bestuur van de betrokken tuin; b. Eén functionaris uit de leden van de betrokken tuin; c. Eén functionaris van de OVAT; d. Eén functionaris van de gemeente Tilburg. 17.7 Afwikkeling: de betreffende leden hebben de plicht om het gehuurde tot de datum van oplevering in goede staat te onderhouden. 18. Inwerkingtreding 18.1 Dit reglement treedt in werking op 1 mei 2016. 10