Nieuwe regeling voor buitengerechtelijke incassokosten Door M.H. Claringbould Deze bijdrage richt zich geheel op de buitengerechtelijke incassokosten om de eenvoudige reden dat per 1 juli 2012 het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten in werking is getreden (Staatsblad 2012/141). Naar aanleiding van dat Besluit is de tekst van art. 7 lid 3 AVC 2002 per 1 januari 2013 aangepast. Art. 7 AVC 2002 regelt de betaling van de vracht. In W&W juni 2010 nr. 61 heb ik uitgebreid geschreven over de Incasso van vracht. Aan de orde kwamen onder andere de opschorting van het vervoer, de buitengerechtelijke en de gerechtelijke kosten, de vertragingsrente (thans 3%) en de verjaring van de vrachtvordering. 1. De nieuwe tekst van art. 7 lid 3 AVC 2002 In art. 7 lid 3 AVC 2002 staat dat de vervoerder buitengerechtelijke en ook gerechtelijke kosten ter incasso van de vracht in rekening mag brengen. De buitengerechtelijke incassokosten zijn verschuldigd vanaf het moment dat de debiteur in verzuim is en de vordering ter incasso uit handen is gegeven. Vervolgens komt de nieuwe tekst die zegt hoe die buitengerechtelijke incassokosten moeten worden berekend: De buitengerechtelijke incassokosten worden berekend aan de hand van het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten (Staatsblad 2012/141) of de laatste versie van dat Besluit. 2. Buitengerechtelijke incassokosten Buitengerechtelijke incassokosten zijn die kosten die het incassobureau (dit kan zijn een incassobureau of een gerechtsdeurwaarder, maar ook een advocaat) heeft moeten maken om de vordering te innen zonder dat er een procedure is gestart. Stelt een advocaat een dagvaarding op, dan betekent dat het aanvangen van een procedure en vallen de kosten die de advocaat maakt voor het opstellen van de dagvaarding en andere processtukken onder de gerechtelijke kosten. Om aanspraak te kunnen maken op de buitengerechtelijke incassokosten moet er aan twee voorwaarden zijn voldaan: 1) de vrachtdebiteur moet in verzuim zijn en 2) de vrachtvordering moet door de vervoerder ter incasso uit handen zijn gegeven. Ad 1. Het verzuim treedt gewoonlijk in als de betalingstermijn als vermeld op de vrachtfactuur is verstreken. Is er geen betalingstermijn overeengekomen of is er geen factuur verzonden, dan treedt het verzuim volgens art. 7 lid 1 AVC in op het moment dat de afzender nalaat de vracht en bijkomende kosten te betalen wanneer hij de vrachtbrief of de goederen aan de vervoerder overhandigt. Immers, art. 7 lid 1 AVC bepaalt dat de afzender verplicht is de vracht en verdere op de goederen drukkende kosten te voldoen op het moment dat hij de vrachtbrief aan de vervoerder overhandigt, dan wel op het ogenblik dat de goederen door de vervoerder in ontvangst zijn genomen. Om onomstotelijk vast te stellen dat de vrachtdebiteur in verzuim is, is het veel beter dat de vervoerder eerst zelf een aanmaningsbrief stuurt, zie hierna. Doc. nr. 1416632.2
- 2 - Ad 2. Vervolgens kan de vervoerder pas aanspraak maken op die buitengerechtelijke incassokosten als hij de vordering uit handen heeft gegeven, dat wil zeggen normaal gesproken aan een incassobureau maar het kan ook aan een gerechtsdeurwaarder of een advocaat zijn die de incasso ter hand neemt. In de praktijk zal de vervoerder eerst zelf nog een betalingsherinnering of een aanmaning sturen. Dan kan hij geen buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen. Overigens is het toch aan te raden dat de vervoerder eerst een aanmaningsbrief stuurt waarin hij vermeldt dat bij niet-betaling binnen 14 dagen de vrachtincasso uit handen wordt gegeven en dat er dan aanspraak wordt gemaakt op de buitengerechtelijke kosten. De vervoerder doet er ook verstandig aan die kosten alvast te noemen aan de hand van de hieronder opgenomen tabel. Wordt er niet binnen de daar genoemde termijn betaald, dan staat zeker vast dat de vrachtdebiteur in verzuim is. Ik wil hier nog het volgende aan toevoegen. De bovengenoemde aanmaningsbrief van de vervoerder zelf waarin hij nog een betalingstermijn geeft van 14 dagen en alvast het bedrag van de buitengerechtelijke kosten vermeldt waarop aanspraak zal worden gemaakt als hij de vordering aan een incassobureau uit handen geeft, is volgens de wettelijke regeling (art. 6:96 lid 5 BW) alleen voorgeschreven als de debiteur een consument is. Is de vrachtdebiteur een bedrijf dat handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf (in het vervoer zal dat vrijwel altijd het geval zijn), dan is deze regeling voor vergoeding van buitengerechtelijke incassokosten geen dwingend recht. Strikt genomen hoeft de vervoerder die aanmaningsbrief zoals hierboven beschreven niet te sturen. Hij kan bij niet-betaling direct de vordering ter incasso uit handen geven en het incassobureau kan direct aanspraak maken op vergoeding van die buitengerechtelijke incassokosten. Volgens mij is die directe aanpak zonder waarschuwing niet to say the least handig; het lijkt mij de manier om klanten kwijt te raken. Stuurt het incassobureau vervolgens een aanmaningsbrief dan kan direct aanspraak worden gemaakt op vergoeding van de buitengerechtelijke incassokosten, mits vaststaat dat de vrachtdebiteur in verzuim is. Daarom is die eerste aanmaningsbrief van de vervoerder met de waarschuwing dat bij niet-betaling de vordering uit handen wordt gegeven en aanspraak zal worden gemaakt op de bij die vordering horende buitengerechtelijke incassokosten zo belangrijk. Dan staat zonder meer vast dat de vrachtdebiteur in verzuim is. Die buitengerechtelijke kosten kunnen trouwens behoorlijk oplopen. Bijvoorbeeld, de afzender is vracht verschuldigd niet alleen voor het onderhavige vervoer maar ook voor eerdere ritten van in totaal 100.000,-. Bij een vrachtincasso van 100.000,- hoort een bedrag aan buitengerechtelijke incassokosten van 1.775,-. Het incassobureau heeft één aanmaningsbrief met vermelding van de buitengerechtelijke incassokosten gestuurd en de afzender besluit toch maar die 100.000,- te betalen; die buitengerechtelijke incassokosten van 1.775,- betaalt hij niet want hij heeft toch in zijn beleving direct betaald na die eerste aanmaningsbrief van het incassobureau. Ik denk niet dat het incassobureau het er dan maar bij laat zitten want tien tegen één wordt de beloning van het incassobureau bepaald door het tarief voor die buitengerechtelijke incassokosten. Dat wordt hoogstens anders als het incassobureau in de aanmaningsbrief alsnog een betalingstermijn van 14 dagen heeft opgenomen met de mededeling dat als binnen die termijn wordt betaald er geen buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd zijn.
- 3 - De buitengerechtelijke incassokosten zijn verschuldigd over het gevorderde bedrag (de hoofdsom), te weten de niet betaalde vracht en het uit anderen hoofde ter zake van het vervoer verschuldigde en verdere op de goederen drukkende kosten te vermeerderen met BTW. Betreft het de niet betaalde vracht voor een aantal ritten, dan worden die bedragen bij elkaar opgeteld en vormt dat bedrag de hoofdsom waarover de buitengerechtelijke incassokosten worden berekend, wederom te vermeerderen met BTW. Volledigheidshalve, het incassobureau mag de volgens de tabel vastgestelde buitengerechtelijke incassokosten niet weer verhogen met BTW. Immers, het incassobureau brengt voor zijn werkzaamheden weliswaar BTW in rekening aan de vervoerder maar deze vervoerder kan die BTW weer verrekenen en aldus vormt de door het incassobureau in rekening gebrachte BTW geen extra kostenpost voor de schuldeiser/vervoerder. De wettelijke vertragingsrente van thans 3% wordt voor de berekening van de buitengerechtelijke incassokosten niet bij de verschuldigde hoofdsom opgeteld. 1 Dat wordt pas anders als er een jaar sinds het verzuim verstreken is. Dan kan de wettelijke vertragingsrente, verschuldigd voor dat jaar, wel bij de hoofdsom worden opgeteld. Maar let op: de vrachtvordering verjaart één jaar nadat die vracht opeisbaar is geworden, tenzij de verjaringstermijn van die vordering rechtsgeldig is gestuit. Dat stuiten van de verjaring kan door binnen de jaartermijn een duidelijke aanmaningsbrief aan de vrachtdebiteur te sturen. Vanaf het moment dat deze aanmaningsbrief door de debiteur is ontvangen begint de éénjaartermijn weer te lopen. Let op, zodra de vervoerder de vrachtvordering aan een incassobureau uit handen heeft gegeven en het incassobureau aanspraak heeft gemaakt op vergoeding van de buitengerechtelijke incassokosten volgens onderstaande tabel, dan moet de vrachtdebiteur die kosten betalen ook al heeft het incassobureau maar één standaard aanmaningsbrief gestuurd. Is de vordering minder dan 266,67 dan is altijd het minimumtarief van 40,- aan incassokosten verschuldigd. Is de vrachtvordering bijvoorbeeld 100.000,- dan worden die buitengerechtelijke incassokosten 1.775,-. Er is dus geen relatie tussen de hoeveelheid werk die het incassobureau moet verrichten om de vordering te innen en de hoogte van die incassokosten. 3. De tabel De buitengerechtelijke incassokosten over de verschuldigde hoofdsom (de openstaande vracht en andere kosten plus BTW, maar zonder vertragingsrente) bedragen: 15% over de eerste 2.500,-, max. 375,- 2 10% over de volgende 2.500,- tot 5.000,-, max. 250,- + 375,- = 625,- 5% over de volgende 5.000,- tot 10.000,-, max. 250,- + 625,- = 875,- 1% over de volgende 190.000,- tot 200.000,- = 1.900,- + 875,- = 2.775,- 0,5% over het meerdere met een maximum van 6.775,-, ofwel over de volgende 800.000,- tot 1.000.000,- = 4.000,- + 2.775,- = 6.775,- Enkele voorbeelden (de vetgedrukte bedragen zijn steeds het maximumbedrag waarover het bijbehorende rentepercentage wordt berekend). 1 Zie Nota van toelichting sub 5 bij het Besluit (Stb. 2012/141, p. 6). 2 Het minimumtarief voor incassokosten is gesteld op 40,- (art. 2 lid 2 Besluit) zodat voor een hoofdsom van minder dan 266,67 altijd 40,- aan incassokosten is verschuldigd.
- 4 - Hoofdsom Incassokosten 200 40 (minimum) 500 15% 75 1.000 15% 150 2.500 15% 375 3.000 375 + (10% over 500 is) 50 425 5.000 375 + (10% over 2.500 is) 250 625 8.000 625 + (5% over 3.000 is) 150 775 10.000 625 + (5% over 5.000 is) 250 875 20.000 875 + (1% over 10.000 is) 100 975 50.000 875 + (1% over 40.000 is ) 400 1.275 100.000 875 + (1% over 90.000 is) 900 1.775 200.000 875 + (1% over 190.000 is) 1.900 2.775 300.000 2.775 + (0,5% over 100.000 is) 500 3.275 500.000 2.775 + (0,5% over 300.000 is) 1.500 4.275 1.000.000 2.775 + (0,5% over 800.000 is) 4.000 6.775 (maximum) 1.500.000 maximum 6.775 4. Het honorarium voor het incassobureau De vervoerder is vrij om de hoogte van het honorarium voor het incassobureau (dat kan een bureau, een gerechtsdeurwaarder of een advocaat zijn) af te spreken. Zo kan worden afgesproken dat het honorarium de door het bureau daadwerkelijke geïnde incassokosten bedraagt. Maar je kunt ook afspreken dat als er slechts één of twee aanmaningsbrieven worden gestuurd waarna de hoofdsom plus buitengerechtelijke incassokosten worden betaald het incassobureau slechts de helft van de geïncasseerde incassokosten aan de vervoerder in rekening mag brengen; de andere helft ontvangt de vervoerder dan bovenop de hoofdsom. In ieder geval lijkt het mij aan te raden dat de vervoerder op dit punt tariefafspraken maakt met het incassobureau. 5. De moraal van het verhaal De vrachtdebiteur die zijn rekeningen onbetaald laat moet erop bedacht zijn dat, zodra de vervoerder de vrachtvordering aan een incassobureau, een gerechtsdeurwaarder of advocaat ter incasso uit handen geeft, hij mogelijk forse buitengerechtelijke kosten moet betalen. Als de vervoerder zelf al een aanmaningsbrief heeft gestuurd met vermelding van de buitengerechtelijke incassokosten, worden die kosten zeker verschuldigd bij de eerste aanmaningsbrief van dat incassobureau. De vervoerder moet ervoor zorgen dat de openstaande vracht niet te hoog oploopt. Maar dat is makkelijker gezegd dan gedaan. In ieder geval doet hij er verstandig aan dat hij ook om de
- 5 - commerciële relatie goed te houden eerst zelf een duidelijke aanmaningsbrief stuurt, waarin met zoveel woorden staat dat bij niet-betaling binnen 14 dagen, hij genoodzaakt is de incasso uit handen te geven en er dan aanspraak zal worden gemaakt op vergoeding van de buitengerechtelijke incassokosten volgens het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten (Stb. 2012/141). En dan niet vergeten om de hoogte van die incassokosten uit te rekenen volgens de sub 3 opgenomen tabel én dat bedrag te vermelden in de brief! Betaalt de vrachtdebiteur nog steeds niet, dan moet hij maar op de blaren zitten. Dat wil zeggen, zodra het incassobureau de aanmaningsbrief met vermelding van de buitengerechtelijke incassokosten heeft verstuurd, zal de vrachtdebiteur die buitengerechtelijke incassokosten volgens het wettelijke tarief moeten betalen. Zo ver laat een verstandig vrachtdebiteur het niet komen.