Wegvervoerrecht. Nieuwe regeling voor buitengerechtelijke incassokosten

Transcriptie

1 Wegvervoerrecht Nieuwe regeling voor buitengerechtelijke incassokosten Deze bijdrage richt zich geheel op de buitengerechtelijke incassokosten om de eenvoudige reden dat per 1 juli 2012 het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten in werking is getreden (Staatsblad 2012/141). Naar aanleiding van dat Besluit is de tekst van art. 7 lid 3 AVC 2002 per 1 januari 2013 aangepast. Prof. Mr. M.H. Claringbould, hoogleraar Zeerecht aan de Universiteit van Leiden en advocaat bij Van Traa Advocaten Art. 7 AVC 2002 regelt de betaling van de vracht. In W&W juni 2010 nr. 61 heb ik uitgebreid geschreven over de Incasso van vracht. Aan de orde kwamen onder andere de opschorting van het vervoer, de buitengerechtelijke en de gerechtelijke kosten, de vertragingsrente (thans 3%) en de verjaring van de vrachtvordering. 1. De nieuwe tekst van art. 7 lid 3 AVC 2002 In art. 7 lid 3 AVC 2002 staat dat de vervoerder buitengerechtelijke en ook gerechtelijke kosten ter incasso van de vracht in rekening mag brengen. De buitengerechtelijke incassokosten zijn verschuldigd vanaf het moment dat de debiteur in verzuim is en de vordering ter incasso uit handen is gegeven. Vervolgens komt de nieuwe tekst die zegt hoe die buitengerechtelijke incassokosten moeten worden berekend: De buitengerechtelijke incassokosten worden berekend aan de hand van het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten (Staatsblad 2012/141) of de laatste versie van dat Besluit. 2. Buitengerechtelijke incassokosten Buitengerechtelijke incassokosten zijn die kosten die het incassobureau (dit kan zijn een incassobureau of een gerechts deurwaarder, maar ook een advocaat) heeft moeten maken om de vordering te innen zonder dat er een procedure is gestart. Stelt een advocaat een dagvaarding op, dan betekent dat het aanvangen van een procedure en vallen de kosten die de advocaat maakt voor het opstellen van de dagvaarding en andere processtukken onder de gerechtelijke kosten. Om aanspraak te kunnen maken op de buitengerechtelijke incassokosten moet er aan twee voorwaarden zijn voldaan: 1) de vrachtdebiteur moet in verzuim zijn en 2) de vrachtvordering moet door de vervoerder ter incasso uit handen zijn gegeven. Ad 1. Het verzuim treedt gewoonlijk in als de betalingstermijn als vermeld op de vrachtfactuur is verstreken. Is er geen betalingstermijn overeengekomen of is er geen factuur verzonden, dan treedt het verzuim volgens art. 7 lid 1 AVC in op het moment dat de afzender nalaat de vracht en bijkomende kosten te betalen wanneer hij de vrachtbrief of de goederen aan de vervoerder overhandigt. Immers, art. 7 lid 1 AVC bepaalt dat de afzender verplicht is de vracht en verdere op de goederen drukkende kosten te voldoen op het moment dat hij de vrachtbrief aan de vervoerder overhandigt, dan wel op het ogenblik dat de goederen door de vervoerder in ontvangst zijn genomen. Om onomstotelijk vast te stellen dat de vrachtdebiteur in verzuim is, is het veel beter dat de vervoerder eerst zelf een aanmaningsbrief stuurt, zie hierna. Ad 2. Vervolgens kan de vervoerder pas aanspraak maken op die buitengerechtelijke incassokosten als hij de vordering uit handen heeft gegeven, dat wil zeggen normaal gesproken aan een incassobureau maar het kan ook aan een gerechtsdeurwaarder of een advocaat zijn die de incasso ter hand neemt. In de praktijk zal de vervoerder eerst zelf nog een betalingsherinnering of een aanmaning sturen. Dan kan hij geen buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen. Overigens is het toch aan te raden dat de vervoerder eerst een aanmaningsbrief stuurt waarin hij vermeldt dat bij niet-betaling binnen 14 dagen de vrachtincasso uit handen wordt gegeven en dat er dan aanspraak wordt gemaakt op de buitengerechtelijke kosten. De vervoerder doet er ook verstandig aan die kosten alvast te noemen aan de hand van de hieronder opgenomen tabel. Wordt er niet binnen de daar genoemde termijn betaald, dan staat zeker vast dat de vrachtdebiteur in verzuim is. 3

2 Ik wil hier nog het volgende aan toevoegen. De bovengenoemde aanmaningsbrief van de vervoerder zelf waarin hij nog een betalingstermijn geeft van 14 dagen en alvast het bedrag van de buitengerechtelijke kosten vermeldt waarop aanspraak zal worden gemaakt als hij de vordering aan een incassobureau uit handen geeft, is volgens de wettelijke regeling (art. 6:96 lid 5 BW) alleen voorgeschreven als de debiteur een consument is. Is de vrachtdebiteur een bedrijf dat handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf (in het vervoer zal dat vrijwel altijd het geval zijn), dan is deze regeling voor vergoeding van buitengerechtelijke incassokosten geen dwingend recht. Strikt genomen hoeft de vervoerder die aanmaningsbrief zoals hierboven beschreven niet te sturen. Hij kan bij niet-betaling direct de vordering ter incasso uit handen geven en het incassobureau kan direct aanspraak maken op vergoeding van die buitengerechtelijke incassokosten. Volgens mij is die directe aanpak zonder waarschuwing niet to say the least handig; het lijkt mij de manier om klanten kwijt te raken. Stuurt het incassobureau vervolgens een aanmaningsbrief dan kan direct aanspraak worden gemaakt op vergoeding van de buitengerechtelijke incassokosten, mits vaststaat dat de vrachtdebiteur in verzuim is. Daarom is die eerste aanmaningsbrief van de vervoerder met de waarschuwing dat bij niet-betaling de vordering uit handen wordt gegeven en aanspraak zal worden gemaakt op de bij die vordering horende buitengerechtelijke incassokosten zo belangrijk. Dan staat zonder meer vast dat de vrachtdebiteur in verzuim is. Die buitengerechtelijke kosten kunnen trouwens behoorlijk oplopen. Bijvoorbeeld, de afzender is vracht verschuldigd niet alleen voor het onderhavige vervoer maar ook voor eerdere ritten van in totaal ,-. Bij een vrachtincasso van ,- hoort een bedrag aan buitengerechtelijke incassokosten van 1.775,-. Het incassobureau heeft één aanmaningsbrief met vermelding van de buitengerechtelijke incassokosten gestuurd en de afzender besluit toch maar die ,- te betalen; die buitengerechtelijke incassokosten van 1.775,- betaalt hij niet want hij heeft toch in zijn beleving direct betaald na die eerste aanmaningsbrief van het incassobureau. Ik denk niet dat het incassobureau het er dan maar bij laat zitten want tien tegen één wordt de beloning van het incassobureau bepaald door het tarief voor die buitengerechtelijke incassokosten. Dat wordt hoogstens anders als het incassobureau in de aanmaningsbrief alsnog een betalingstermijn van 14 dagen heeft opgenomen met de mededeling dat als binnen die termijn wordt betaald er geen buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd zijn. De buitengerechtelijke incassokosten zijn verschuldigd over het gevorderde bedrag (de hoofdsom), te weten de niet betaalde vracht en het uit anderen hoofde ter zake van het vervoer verschuldigde en verdere op de goederen drukkende kosten te vermeerderen met BTW. Betreft het de niet betaalde vracht voor een aantal ritten, dan worden die bedragen bij elkaar opgeteld en vormt dat bedrag de hoofdsom waarover de buitengerechtelijke incassokosten worden berekend, wederom te vermeerderen met BTW. Volledigheidshalve, het incassobureau mag de volgens de tabel vastgestelde buitengerechtelijke incassokosten niet weer verhogen met BTW. Immers, het incassobureau brengt voor zijn werkzaamheden weliswaar BTW in rekening aan de vervoerder maar deze vervoerder kan die BTW weer verrekenen en aldus vormt de door het incassobureau in rekening gebrachte BTW geen extra kostenpost voor de schuldeiser/vervoerder. De wettelijke vertragingsrente van thans 3% wordt voor de berekening van de buitengerechtelijke incassokosten niet bij de verschuldigde hoofdsom opgeteld. 1 Dat wordt pas anders als er een jaar sinds het verzuim verstreken is. Dan kan de wettelijke vertragingsrente, verschuldigd voor dat jaar, wel bij de hoofdsom worden opgeteld. Maar let op: de vrachtvordering verjaart één jaar nadat die vracht opeisbaar is geworden, tenzij de verjaringstermijn van die vordering rechtsgeldig is gestuit. Dat stuiten van de verjaring kan door binnen de jaartermijn een duidelijke aanmaningsbrief aan de vrachtdebiteur te sturen. Vanaf het moment dat deze aanmaningsbrief door de debiteur is ontvangen begint de éénjaartermijn weer te lopen. Let op, zodra de vervoerder de vrachtvordering aan een incassobureau uit handen heeft gegeven en het incassobureau aanspraak heeft gemaakt op vergoeding van de buitengerechtelijke incassokosten volgens onderstaande tabel, dan moet de vrachtdebiteur die kosten betalen ook al heeft het incassobureau maar één standaard aanmaningsbrief gestuurd. Is de vordering minder dan 266,67 dan is altijd het minimumtarief van 40,- aan incassokosten verschuldigd. Is de vrachtvordering bijvoorbeeld ,- dan worden die buitengerechtelijke incassokosten 1.775,-. Er is dus geen relatie tussen de hoeveelheid werk die het incassobureau moet verrichten om de vordering te innen en de hoogte van die incassokosten. 1 Zie Nota van toelichting sub 5 bij het Besluit (Stb. 2012/141, p. 6). 4

3 3. De tabel De buitengerechtelijke incassokosten over de verschuldigde hoofdsom (de openstaande vracht en andere kosten plus BTW, maar zonder vertragingsrente) bedragen: 15% over de eerste 2.500,, max. 375, 2 10% over de volgende 2.500, tot 5.000,, max. 250, + 375, = 625, 5% over de volgende 5.000, tot ,, max. 250, + 625, = 875, 1% over de volgende , tot , = 1.900, + 875, = 2.775, 0,5% over het meerdere met een maximum van 6.775,, ofwel over de volgende , tot , = 4.000, , = 6.775, Enkele voorbeelden (de vetgedrukte bedragen zijn steeds het maximumbedrag waarover het bijbehorende rentepercentage wordt berekend). Hoofdsom Incassokosten (minimum) % % % (10% over 500 is) (10% over is) (5% over is) (5% over is) (1% over is) (1% over is ) (1% over is) (1% over is) (0,5% over is) (0,5% over is) (0,5% over (maximum) is) maximum Het honorarium voor het incassobureau De vervoerder is vrij om de hoogte van het honorarium voor het incassobureau (dat kan een bureau, een gerechtsdeurwaarder of een advocaat zijn) af te spreken. Zo kan worden afgesproken dat het honorarium de door het bureau daadwerkelijke geïnde incassokosten bedraagt. Maar je kunt ook afspreken dat als er slechts één of twee aanmaningsbrieven worden gestuurd waarna de hoofdsom plus buitengerechtelijke incassokosten worden betaald het incassobureau slechts de helft van de geïncasseerde incassokosten aan de vervoerder in rekening mag brengen; de andere helft ontvangt de vervoerder dan bovenop de hoofdsom. In ieder geval lijkt het mij aan te raden dat de vervoerder op dit punt tariefafspraken maakt met het incassobureau. 5. De moraal van het verhaal De vrachtdebiteur die zijn rekeningen onbetaald laat moet erop bedacht zijn dat, zodra de vervoerder de vrachtvordering aan een incassobureau, een gerechtsdeurwaarder of advocaat ter incasso uit handen geeft, hij mogelijk forse buitengerechtelijke kosten moet betalen. Als de vervoerder zelf al een aanmaningsbrief heeft gestuurd met vermelding van de buitengerechtelijke incassokosten, worden die kosten zeker verschuldigd bij de eerste aanmaningsbrief van dat incassobureau. De vervoerder moet ervoor zorgen dat de openstaande vracht niet te hoog oploopt. Maar dat is makkelijker gezegd dan gedaan. In ieder geval doet hij er verstandig aan dat hij ook om de commerciële relatie goed te houden eerst zelf een duidelijke aanmaningsbrief stuurt, waarin met zoveel woorden staat dat bij niet-betaling binnen 14 dagen, hij genoodzaakt is de incasso uit handen te geven en er dan aanspraak zal worden gemaakt op vergoeding van de buitengerechtelijke incassokosten volgens het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten (Stb. 2012/141). En dan niet vergeten om de hoogte van die incassokosten uit te rekenen volgens de sub 3 opgenomen tabel én dat bedrag te vermelden in de brief! Betaalt de vrachtdebiteur nog steeds niet, dan moet hij maar op de blaren zitten. Dat wil zeggen, zodra het incassobureau de aanmaningsbrief met vermelding van de buitengerechtelijke incassokosten heeft verstuurd, zal de vrachtdebiteur die buitengerechtelijke incassokosten volgens het wettelijke tarief moeten betalen. Zo ver laat een verstandig vrachtdebiteur het niet komen. 2 Het minimumtarief voor incassokosten is gesteld op 40,- (art. 2 lid 2 Besluit) zodat voor een hoofdsom van minder dan 266,67 altijd 40,- aan incassokosten is verschuldigd. 5

4 Wegvervoerrecht Afleveren aan de geadresseerde in de CMR vrachtbrief en tóch aansprakelijk? In de CMR-vrachtbrief worden de afspraken uit de vervoerovereenkomst vastgelegd. In het hieronder besproken vonnis wijkt de vrachtbrief af van de vervoerovereenkomst. Welke instructies moet de vervoerder nu volgen? De vervoerder levert af aan de geadresseerde in de vrachtbrief. Is hiermee het vervoer afgerond en de aansprakelijkheid van vervoerder beëindigd? Mr. W.G.B. Neervoort, Mediator en arbiter bij Medarba 1. Inleiding De CMR-vrachtbrief is een belangrijk document voor de chauffeur. Hij weet dat hij namens de vervoerder bij inontvangstname van een zending de uiterlijke staat moet controleren en een aantekening op de vrachtbrief moet plaatsen als er een manco of beschadiging is. De vervoerder heeft immers een probleem als bij aflevering van de zending het manco of de beschadiging wordt geconstateerd en een bemerking op de vrachtbrief wordt geplaatst: het manco of de beschadiging wordt dan vermoed tijdens het vervoer te zijn ontstaan. De vervoerder moet maar bewijzen dat dit niet zo was. Met de enkele getuigenis van de chauffeur komt hij er niet. De rechtspraak leert dat de vervoerder in deze situatie meestal aan het kortste eind trekt. 2. Controle van de CMR-vrachtbrief Als de vervoerder de vrachtbrief ontvangt, doet hij er goed aan te controleren dat deze overeenkomt met de eerder afgesproken vervoersopdracht. Is de vermelde geadresseerde wel degene, aan wie de vervoerder de zending van zijn opdrachtgever moet afleveren? Vaak zal het geen probleem opleveren als aflevering plaatsvindt bij degene die in de CMR-vrachtbrief als geadresseerde wordt genoemd. Maar het kan behoorlijk verkeerd gaan! Berucht zijn de voorbeelden aan het einde van de vorige eeuw van verdwenen Moskou-zendingen met elektronica. De chauffeur kreeg geen afleveradres mee en hooguit naam en telefoonnummer van iemand, die hij moest bellen als hij in Moskou was gearriveerd. Belde hij dat nummer, dan verscheen even later iemand die zich al of niet met valse papieren legitimeerde, de chauffeur ergens liet lossen en de vrachtbrief aftekende en van indrukwekkende stempels voorzag. Kort daarna klaagde de werkelijke geadresseerde dat hij de zending niet had ontvangen en dat de chauffeur hem nooit had gebeld. Diverse vervoerders gingen zo het schip in en werden (soms zelfs onbeperkt!) aansprakelijk geacht voor dergelijk verlies van de zending. Een recente uitspraak 1 van de rechtbank Den Haag illustreert hoe het mis kan gaan als de vrachtbrief een andere geadresseerde vermeldt dan degene aan wie de vervoerder de zending van zijn opdrachtgever moet afleveren. 3. Rechtbank Den Haag Alstom voerde bouwwerkzaamheden uit aan een elektriciteitscentrale van Electrabel in Lelystad. Alstom bestelde daarvoor in Duitsland een speciaal type filters en gaf een Duitse vervoerder opdracht om de filters (6 zendingen in totaal) te vervoeren van Bremen naar Lelystad. De Duitse vervoerder had de opdracht doorgegeven aan een Nederlandse vervoerder met de instructies om de filters op te halen in Bremen en af te leveren bij Electrabel, t.a.v. de heer X, IJsselmeerdijk 101 in Lelystad. Toen de chauffeurs de zendingen in Bremen ophaalden kregen zij vrachtbrieven mee, waarop niet Electrabel maar Alstom als geadresseerde stond vermeld. Het afleveradres was echter gelijk. De 6 zendingen werden keurig op dit adres afgeleverd en de vrachtbrieven werden afgetekend, maar niet door de heer X van Electrabel, maar door iemand van Alstom. Op diens instructies waren de filters gelost en opgeslagen in de open lucht. Een paar dagen later klaagde Electrabel dat de filters door vocht ernstig waren beschadigd. Er zou sprake zijn van een schade van 1 miljoen. De argeloze lezer zal misschien denken dat de vervoerder zich geen zorgen hoefde te maken: hij heeft de filters immers afgeleverd op het opgegeven adres en een handtekening voor goede ontvangst gekregen op de vrachtbrief. Maar die lezer komt bedrogen uit! Het oordeel van de rechtbank De vervoerder begint een verklaring-voor- recht procedure tegen zijn opdrachtgever de Duitse vervoerder, tegen Alstom, tegen Electrabel en tegen de leverancier van de filters ( het aflaadadres ). In de verklaring-voor-recht-procedure vraagt de vervoerder om voor recht te verklaren, dat de schade is ontstaan nadat de zendingen aan Alstom waren afgeleverd, conform de CMR-vrachtbrief en dat daarmee de schade na afloop van de vervoerperiode is ontstaan zodat de vervoerder daarvoor niet aansprakelijk is. De rechtbank constateert echter dat de partijen bij de vervoerovereenkomsten niet zijn overeengekomen dat moest worden afgeleverd bij Alstom in plaats van bij Electrabel. De 1 Rechtbank Den Haag , LJN BY3985 6

5 aanduiding van Alstom als geadresseerde op de vrachtbrieven kan hier niet worden gezien als een nadere specificatie van de vervoerovereenkomst in de vrachtbrief, aldus de rechtbank. Als door of namens een van de partijen een van de vervoerovereenkomst afwijkende vermelding op de vrachtbrief is geplaatst, wordt deze partij geacht in te stemmen met de inhoud van de vrachtbrief. Maar dat is hier niet aan de orde, volgens de rechtbank, omdat de vrachtbrieven zijn opgemaakt op het aflaadadres en niet in opdracht van of namens de afzender (opdrachtgever). De afzender kan dan niet geacht worden te hebben ingestemd met de vermelding van Alstom als geadresseerde. De CMR-vrachtbrief dient de inhoud van de vervoerovereenkomst weer te geven. De inhoud van de vervoerovereenkomst wordt echter niet bepaald door de weergave daarvan op de CMR-vrachtbrief maar door de overeenkomst zelf. Nu de CMR-vrachtbrief in dit geval afwijkt van de overeenkomst, heeft dit tot gevolg dat het document niet kwalificeert als een CMR-vrachtbrief, en dat het in het CMRverdrag aan de CMR-vrachtbrief verbonden bewijsvermoeden niet geldt! De afspraak uit de vervoerovereenkomst met de vervoerder luidde niet om de filters af te leveren aan Alstom, maar aan Electrabel. De rechtbank komt dan ook tot de conclusie dat het lossen en overdragen van de filters aan Alstom geen aflevering is geweest in de zin van de CMR, zodat de vervoerder verantwoordelijk bleef voor de (staat van de) filters tot het moment, waarop deze in de macht van de geadresseerde Electrabel waren gekomen. Op dat moment waren de filters door regenwater en vocht bechadigd. De vervoerder werd aansprakelijk geacht voor de schade, die uiteindelijk bleek mee te vallen en nog geen bedroeg. 4. Wat leert deze uitspraak? De moraal van het verhaal is dat de vervoerder en zijn chauffeur voor ogen moeten houden dat de instructies van hun opdrachtgever altijd boven eventuele andere vermeldingen in de vrachtbrief gaan. Een chauffeur moet dus controleren of de geadresseerde en het afleveradres in de vrachtbrief dezelfde zijn als die hij van de planning heeft opgekregen. Bij twijfel moet hij nadere instructies vragen aan de planning; en de vervoerder moet bij twijfel nadere instructies vragen aan zijn opdrachtgever. Ook als de opdrachtgever een ander is dan degene, die als afzender in de vrachtbrief staat vermeld en/of degene bij wie de zending is opgehaald ( in ontvangst genomen ten vervoer ) zoals bijvoorbeeld een collega vervoerder. Juist in dat geval moet men uiterst voorzichtig zijn. En om discussie achteraf te vermijden is het verstandig om instructies die afwijken van de oorspronkelijke instructies, schriftelijk aan de opdrachtgever te bevestigen (per of fax). Naast de procedure tegen zijn opdrachtgevers respectievelijk de partijen die hem aansprakelijk stelden, voerde de vervoerder ook een procedure tegen de vijf vervoerders aan wie hij de transporten had uitbesteed. (De rechtbank heeft deze twee procedures gevoegd in één uitspraak) In de procedure tegen de vijf vervoerders eiste de vervoerder van hen vergoeding van de schade, waarvoor hij eventueel aansprakelijk zou blijken te zijn. Ook voor deze vijf vervoerders stelt de rechtbank, dat zij niet mochten afgaan op de inhoud van de vrachtbrieven.ook voor hen geldt, dat niet de vrachtbrief maar de vervoerovereenkomst bepalend is voor de inhoud van de verplichtingen van de vervoerder. Ook deze vijf vervoerders hadden de inhoud van de vrachtbrief moeten toetsen aan de vervoerovereenkomst. Let wel, daarbij gaat het om de vervoerovereenkomst die zij sloten, derhalve met de Nederlandse vervoerder als opdrachtgever. 7

6 Wegvervoerrecht Vraag uit de praktijk: Kan ik ook een kopie of een scan van de vrachtbrief bewaren? Vraag: Recent verscheen op de Linkedin groep Logistiek de vraag: Wat is de juridische status van een ingescand afleverbewijs (vrachtbrief)? Wij ontvangen een enkele keer van one-way ritten alleen een gescand exemplaar retour, vandaar mijn vraag. Mw. Mr. J.S. Stibbe, secretaris van de Stichting vervoeradres Antwoord: 1. Inleiding Wettelijk is de geadresseerde verplicht onmiddellijk na aflevering van de goederen een ontvangstbewijs af te geven. Meestal doet de geadresseerde dat door op de vrachtbrief voor ontvangst te tekenen. De handtekening van de geadresseerde levert het bewijs van ontvangst, ook wel proof of delivery (POD) genoemd 1. Voor de vervoerder is het bewijs van ontvangst van groot belang. Zonder het ontvangstbewijs kan de vervoerder zich moeilijk verweren tegen een geadresseerde, die ontkent de goederen te hebben ontvangen of die beweert dat de goederen niet compleet of beschadigd zijn. Niet elke handtekening levert een geldig ontvangstbewijs op. Tekenen voor ontvangst op een paklijst geldt meestal niet als ontvangstbewijs. Ook wordt in de praktijk wel getekend op schermpjes van een draagbaar toestel (PDA of smartphone). Hoewel een handtekening op zo n scherm een vorm van bewijs is, zitten hier nogal wat haken en ogen aan. Ook krijgt de geadresseerde meestal geen afschrift van de door hem getekende vrachtbrief. Stel dat de geadresseerde achteraf ontkent getekend te hebben, dan wordt het bewijs van het tegendeel moeilijk. De elektronische handtekening op het scherm heeft niet de kwaliteiten, waaraan volgens de wetgever elektronische handtekeningen moeten voldoen om hard bewijs te vormen. 2. Andere bewijsfuncties van de vrachtbrief De vrachtbrief bevat informatie over de vervoerovereenkomst: wat gebeurt er met de goederen van het moment van inontvangstneming door de vervoerder tot het moment van aflevering aan de geadresseerde? De afzender (opdrachtgever van het vervoer) zal dan ook graag de door geadresseerde voor ontvangst getekende vrachtbrief retour ontvangen. Dit levert voor de afzender het bewijs, dat de vervoerder zijn verplichtingen uit de vervoerovereenkomst heeft uitgevoerd. Daarnaast is de afzender vaak tevens verkoper van de goederen en de geadresseerde koper van de goederen. Het ontvangstbewijs is voor de verkoper het door de geadresseerde getekende ontvangstbewijs, dat de goederen in handen van de koper zijn gekomen. Mocht de koper beweren de goederen niet ontvangen te hebben, dan kan de verkoper met de voor ontvangst getekende vrachtbrief aantonen, dat de verkoper daarvan niets te verwijten is. Als de afzender de goederen naar het buitenland heeft gestuurd onder de 0-BTW-regeling of onder opschorting van accijns, dan dient de getekende vrachtbrief tevens als bewijs naar de douane of de belastingdienst dat de goederen in het buitenland in het verkeer zijn gebracht. Tenslotte is de getekende vrachtbrief onderdeel van de administratie van de afzender als verkopende partij. Uit de administratie moet immers naar de belastingdienst kunnen worden onderbouwd, dat handelstransacties daadwerkelijk zijn uitgevoerd. Alle reden dus om de vrachtbrief goed te bewaren! Maar nu de vraag: moet je de originele, papieren vrachtbrief bewaren, of kun je het document door middel van een scanner gedigitaliseerd bewaren? Even voor de duidelijkheid: een gescand exemplaar heeft de status van kopie. In een civiele procedure mag bewijs in elke vorm worden geleverd, zolang de rechter maar overtuigd raakt dat het aangeleverde materiaal duidelijk onderbouwt wat de partijen daarover zeggen. De rechter zal dus nooit vooraf gaan onderzoeken of een gescand document of een handtekening op een schermpje wel echt is, maar de aangeleverde stukken/ 1 Zie ook Mr. J.K.M. van der Meché, De POD en btw-problemen: bewijs door de CMR-vrachtbrief, Weg en Wagen oktober 2012 nr. 68, p. 6 e.v. 8

7 data meenemen in de bewijsvoering. Pas als één van de partijen zelf gemotiveerd bezwaar maakt, zal de rechter zich verdiepen in de echtheid van het bewijs. Sommige vormen van bewijs leveren voor partijen bindend bewijs op, discussie over dit bewijs is dus niet mogelijk, tenzij er twijfels zijn over de totstandkoming van het bewijs. Een onderhandse akte levert bindend bewijs op tussen de betrokken partijen. Een onderhandse akte is elk document dat door één of beide partijen is voorzien van een handtekening. Een ondertekende vrachtbrief is zo n onderhandse akte, een kopie (scan, pdf, enzovoort) van de vrachtbrief is dat niet. Vorderingen onder de vervoerovereenkomst verjaren na één jaar (met uitzondering van schadevorderingen onder CMR-vervoer, waarbij de schade met opzet door de vervoerder is ontstaan: die vordering verjaart na drie jaar). Daarom adviseren wij de originele vrachtbrief minimaal gedurende de verjaringstermijn te bewaren. Immers, als je een bewijsstuk hebt, is het in een gerechtelijke procedure vervelend als de andere partij het bewijs onderuit kan halen, doordat het niet origineel is. Daarom is bewaren van originelen praktisch. 3. Bewaarplicht belastingdienst en douane; rechtspersonen De bewaartermijn van bedrijfsadministratie ten behoeve van de belastingdienst is zeven jaar. De vrachtbrief is onderdeel van de bedrijfsadministratie van zowel de verlader als de vervoerder. dienst voor conversie de volgende voorwaarden geformuleerd. U kunt hierover ook vooraf afspraken maken met het belastingkantoor (een ruling vragen). U zet alle gegevens over. U zet de gegevens inhoudelijk juist over. U zorgt ervoor dat de nieuwe gegevensdrager tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar is. U kunt de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd (re)produceren en leesbaar maken. U zorgt ervoor dat een controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kan worden uitgevoerd. U bewaart de uitkomsten van de interne controle. Bijvoorbeeld de afstemming met de oorspronkelijke gegevens en de eventuele verschillenanalyse. 4. Tot slot De vrachtbrief dient in verschillende bedrijfsinterne en externe processen als bewijsmiddel. Daarom is het bewaren van het originele exemplaar belangrijk. Wij adviseren voor de periode van de verjaringstermijn van vorderingen onder de vervoerovereenkomst om de originele vrachtbrief te bewaren. Meestal is dit een periode van één jaar, maar als er geclaimd wordt, zal dit een langere periode zijn. Voor fiscale doeleinden hoeft niet per se de originele, papieren vrachtbrief bewaard te worden. Aan de fiscale bewaartermijn van zeven jaar kan ook digitaal voldaan worden, mits het digitaliseren in overeenstemming met de voorwaarden van de Belastingdienst geschiedt. Ook in de Douanewet wordt een bewaartermijn van zeven jaar gehanteerd. Een ieder die in Nederland een bedrijf uitoefent en direct of indirect is betrokken bij transacties in het handelsverkeer, is verplicht een administratie te voeren waaruit de voor de goederen en het goederenverkeer van belang zijnde rechten en verplichtingen blijken. Zo moeten facturen, nota s, vrachtbrieven en andere gegevensdragers worden bewaard. In artikel 10 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek is voor alle rechtspersonen de verplichting neergelegd om de administratie zodanig in te richten dat de rechten en verplichtingen van de rechtspersoon te allen tijde kunnen worden gekend. Deze bepaling dient ruim uitgelegd te worden. Niet alleen administratieve documenten, die financiële consequenties hebben, maar ook zogenaamde bestuurs- en beheersdaden moeten nog tot zeven jaar na dato inzichtelijk zijn. De belastingdienst, de douane en het Burgerlijk Wetboek staan voor bepaalde documenten toe, dat de originelen worden geconverteerd in een gegevensbestand, bijvoorbeeld door het document te scannen. Er worden wel strikte voorwaarden gesteld aan converteren. In het algemeen heeft de belasting- 9