Controleprotocol Multidisciplinaire zorg 2016 1 Doelstelling In het kader van de NZa-beleidsregel BR/REG-17171 Huisartsenzorg en multidisciplinaire zorg heeft CZ voor de jaren 2015 en 2016 overeenkomsten met zorggroepen (hoofdcontractanten) gesloten. CZ heeft bepaald dat de hoofdcontractant verplicht is om jaarlijks in één verantwoordingsdocument, verantwoording af te leggen over de besteding van de financiële middelen. Dit verantwoordingsdocument maakt als bijlage onderdeel uit van de overeenkomst en bestaat uit: bestuursverklaring, financiële verantwoording aan de hand van het format van CZ, accountantsverklaring en de jaarrekening. Voor zorggroepen met een totale omzet 1 groter of gelijk aan twee miljoen euro moet het verantwoordingsdocument vergezeld gaan van een controlerapport volgens Standaard 805 Bijzondere overwegingen - controles van een enkel financieel overzicht en controles van specifieke elementen, rekeningen of posten van een financieel overzicht, opgesteld door een externe accountant. Voor zorggroepen met een omzet kleiner dan twee miljoen euro kan het verantwoordingsdocument vergezeld gaan van een rapportage van feitelijke bevindingen volgens Standaard 4400, 'Opdrachten tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden met betrekking tot financiële informatie', opgesteld door een externe accountant. In dat geval voert de accountant geen controlewerkzaamheden uit, maar specifieke werkzaamheden leidend tot een rapport van feitelijke bevindingen. Dit controleprotocol heeft als doel het geven van aanwijzingen aan de accountant, die is belast met de controle van of specifieke werkzaamheden met betrekking tot de, door de hoofdcontractant, bij CZ in te dienen verantwoording ten behoeve van de definitieve vaststelling van de besteding van de financiële middelen. 2 Eisen en aanwijzingen Op de te ontvangen gelden zijn de volgende voorwaarden van toepassing: NZa-beleidsregel BR/REG 17171 Huisartsenzorg en multidisciplinaire zorg; Inkoopbeleid Multidisciplinaire zorg CZ 2016; Overeenkomst Multidisciplinaire zorg CZ 2015-2016; Alle van toepassing zijnde correspondentie waarin aanwijzingen zijn opgenomen. 1 totale omzet is de omzet die voortvloeit uit de in het kader van de NZa-beleidsregel BR/REG 17171 gesloten overeenkomst.
3 Toleranties en gewenste zekerheid Voor de strekking van het controlerapport bij de verantwoording - goedkeurend, met beperking, afkeurend of oordeelonthouding - zijn de volgende tolerantiegrenzen bepalend: Juistheid: de uitkomst van de controle uitgedrukt in een afzonderlijk % van de totale toegerekende kosten (incl. aangegane verplichtingen) Procentuele onjuistheden (in de verantwoording) Procentuele onzekerheden (in de controle) Beperking Afkeuring Beperking Oordeelonthouding >1 en <3 3 >3 en <10 10 Gewenste mate van zekerheid De controle dient een redelijke mate van zekerheid te verschaffen aan de gebruiker van het controlerapport. Dit betekent dat de accountant een (relatief) hoge, maar geen absolute mate van zekerheid verschaft, wat overeenkomt met een betrouwbaarheid van 95%. Omgaan met geconstateerde fouten Inzake het omgaan met geconstateerde fouten geldt de gedragslijn, dat niet-gecorrigeerde fouten, die invloed hebben op de omvang van de bijdragen van CZ, moeten worden gerapporteerd in de bestuursverklaring. Dat geldt ook voor fouten waarbij de tolerantiegrens niet wordt overschreden. 4 Reikwijdte en intensiteit van de controle Dit controleprotocol dient om de reikwijdte en het object van de controle respectievelijk het onderzoek door de accountant nader aan te geven. A. Controle-opdracht (Standaard 805) Niet beoogd wordt een aanpak van de controle voor te schrijven. Veelal zal de accountant zich immers bij zijn controle baseren op een (risico)analyse van de administratieve organisatie en interne controle bij de te controleren organisatie en op basis daarvan komen tot een optimale afweging van de in te zetten controlemiddelen. De accountant stelt vast dat de uitgaven en inkomsten juist zijn, dat wil zeggen in overeenstemming met de geldende regelgeving (zie hoofdstuk 2 van dit protocol). Het niet/onjuist toepassen van deze regelgeving resulteert (indien dit onherstelbaar is) tot het constateren van een fout die als een onjuistheid in de financiële verantwoording wordt geëvalueerd. Hieronder zijn nadere aanwijzingen voor deze controle vermeld. Inzake het voldoen aan de besteding van de financiële middelen, juistheid van de kosten: De accountant controleert of de verantwoording voldoet aan de volgende eisen: de kosten zijn gemaakt en rechtstreeks toe te rekenen aan de multidisciplinaire zorgprogramma's ter zake waarvoor het bedrag is verleend; de juistheid van de zorgkosten, hiervoor is ook daadwerkelijk zorg geleverd: getoetst moet worden of de zorgaanbieder zoals genoemd onder B van deel I van de overeenkomst Multidisciplinaire zorg CZ 2015-2016 een adequate AO/IC heeft geïmplementeerd op basis waarvan gesteld kan worden dat voor de opgevoerde zorgkosten ook daadwerkelijk zorg geleverd is zoals bepaald in art 2 Zorg van deel II van voornoemde overeenkomst. Het is voor de vaststelling van de daadwerkelijke levering niet noodzakelijk om de informatiesystemen van de betrokken onderaannemers, dan wel individuele patiëntendossiers in te zien; de juistheid van de overheadkosten, deze zijn in overeenstemming met de ingediende begroting. Eventuele wijzigingen zijn binnen 1 maand aan CZ medegedeeld en akkoord bevonden;
de declaratie voldoet aan de eisen van het contract; of conform art. 7 B lid 4, 5 en 6 van de overeenkomst Multidisciplinaire zorg CZ 2015-2016 zorg- en overheadkosten die niet zijn gemaakt maar wel zijn uitbetaald, worden terugbetaald aan de zorgverzekeraar; de overige informatie in het verantwoordingsdocument juist is. B. Opdracht tot Specifieke werkzaamheden (Standaard 4400) Dit protocol heeft niet als doel om de werkzaamheden van de Standaard 4400 opdracht in detail voor te schrijven. Het is de verantwoordelijkheid van de accountant om samen met de zorggroep de specifieke werkzaamheden overeen te komen. De werkzaamheden moeten gericht zijn op de onder 4.A opgesomde eisen voor de controle-opdracht. 5 Verslaglegging De accountant legt de uitkomsten van de controle vast in een controlerapport over de juistheid van de verantwoording. Voor dit controlerapport gelden de eisen zoals beschreven onder 4.A van dit protocol en dient de tekst te worden gehanteerd conform de modelverklaring (bijlage 1). In de rapportage van feitelijke bevindingen volgens Standaard 4400 die de externe accountant opstelt bij zorggroepen met een omzet < 2 miljoen euro worden door de accountant de bevindingen van zijn specifieke werkzaamheden opgenomen. Hiervoor gelden de eisen zoals beschreven onder 4.A van dit protocol, met als verschil dat de accountant specifieke werkzaamheden uitvoert en zijn feitelijke bevindingen rapporteert. Hij verstrekt derhalve geen oordeel of conclusie. Voor deze rapportage dient de tekst te worden gehanteerd conform de model rapportage van feitelijke bevindingen (bijlage 2).
Bijlage 1 Model controlerapport Controlerapport Afgegeven ten behoeve van CZ Aan: (Opdrachtgever) Opdracht en verantwoordelijkheden Wij hebben onderzocht of het door ons gewaarmerkte verantwoordingsdocument ingevolge (naam project) van (naam entiteit) te (vestigingsplaats) over (periode/jaar) is opgesteld conform de eisen en aanwijzingen van CZ, zoals vermeld in hoofdstuk 2 van dit protocol. De verantwoording is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de entiteit. Het is onze verantwoordelijkheid een controlerapport inzake het verantwoordingsdocument te verstrekken. Werkzaamheden Wij hebben ons onderzoek verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse Standaard 805 Bijzondere overwegingen - controles van een enkel financieel overzicht en controles van specifieke elementen, rekeningen of posten van een financieel overzicht, en dit protocol, specifiek hoofdstuk 4.A. Dienovereenkomstig dienen wij ons onderzoek zodanig te plannen en uit te voeren, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de opgave van basisgegevens geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle-opdracht omvat onder meer een onderzoek door middel van deelwaarnemingen van relevante gegevens. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Oordeel Naar ons oordeel is het verantwoordingsdocument van (naam entiteit) over (periode/jaar) in alle van materieel belang zijnde aspecten juist opgesteld in overeenstemming met de eisen en aanwijzingen van CZ, zoals vermeld in hoofdstuk 2 van dit protocol. Beperking in verspreidingskring en gebruik Het verantwoordingsdocument met bijlagen is opgesteld om (naam entiteit) in staat te stellen te voldoen aan de eisen en aanwijzingen van CZ. Hierdoor is het verantwoordingsdocument mogelijk niet geschikt voor andere doeleinden. Het controlerapport is derhalve uitsluitend bestemd voor (naam entiteit) en CZ en dient niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderen. Plaats, datum Ondertekening (Handtekening, naam)
Bijlage 2 Model rapport van feitelijke bevindingen (Voor zorggroepen met een omzet kleiner dan twee miljoen euro) Rapport van feitelijke bevindingen Afgegeven ten behoeve van CZ. Opdracht Wij hebben een aantal specifieke werkzaamheden verricht met betrekking tot het verantwoordingsdocument over (periode/jaar) van zorggroep (naam, vestigingsplaats). Deze rapportage bevat de uitkomsten van deze werkzaamheden. Het is de bedoeling dat u zelf een oordeel vormt over de werkzaamheden en over de in dit rapport weergegeven bevindingen en op basis daarvan uw eigen conclusie trekt. Wij wijzen u er op dat indien wij aanvullende werkzaamheden zouden hebben verricht of een controle- of beoordelingsopdracht zouden hebben uitgevoerd, wellicht andere onderwerpen zouden zijn geconstateerd die voor rapportering in aanmerking zouden zijn gekomen. Aard en reikwijdte van de verrichte werkzaamheden Wij hebben onze werkzaamheden verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder Standaard 4400 Opdrachten tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden met betrekking tot financiële informatie, en dit protocol, specifiek hoofdstuk 4.B. Het doel van een opdracht tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden is het verrichten van die werkzaamheden die wij met (Naam Entiteit) zijn overeengekomen en het rapporteren over de feitelijke bevindingen. Aangezien wij slechts verslag doen van feitelijke bevindingen uit hoofde van de overeengekomen werkzaamheden betekent dit dat op het in het verantwoordingsdocument 2016 opgenomen cijfermateriaal en toelichtingen geen accountantscontrole is toegepast en dat evenmin een beoordelingsopdracht is uitgevoerd. Dit houdt in dat aan onze rapportage geen zekerheid kan worden ontleend omtrent de juistheid van het in het verantwoordingsdocument 2016 opgenomen cijfermateriaal en toelichtingen daarop Beschrijving uitgevoerde specifieke werkzaamheden (De accountant gaat hier in op de opzet en uitvoering van zijn werkzaamheden. Per onderdeel van de werkzaamheden vermeldt hij zijn aanpak en eventuele beperkingen die hij bij zijn onderzoek is tegengekomen.) Wij hebben ten aanzien van het verantwoordingsdocument over (periode/jaar) van zorggroep (naam, vestigingsplaats) werkzaamheden verricht met betrekking tot de volgende aspecten: de kosten zijn gemaakt en rechtstreeks toe te rekenen aan de integrale zorgprogramma's ter zake waarvoor het bedrag is verleend; de juistheid van de zorgkosten, hiervoor is ook daadwerkelijk zorg geleverd. Het is voor de vaststelling van de daadwerkelijke levering niet noodzakelijk om de informatiesystemen van de betrokken onderaannemers, dan wel individuele patiëntendossiers in te zien; de juistheid van de overheadkosten, deze zijn in overeenstemming met de ingediende begroting. Eventuele wijzigingen zijn binnen 1 maand aan CZ medegedeeld en akkoord bevonden; de declaratie voldoet aan de eisen van het contract; of conform art. 7 B lid 4, 5 en 6 van de overeenkomst Multidisciplinaire zorg CZ 2015-2016 zorg- en overheadkosten die niet zijn gemaakt maar wel zijn uitbetaald, worden terugbetaald aan de zorgverzekeraar; de juistheid van de overige informatie in het verantwoordingsdocument.
Beschrijving van de feitelijke bevindingen (De accountant vermeldt hier de bevindingen van bovengenoemd onderzoek inclusief eventuele beperkingen die hij bij zijn onderzoek is tegengekomen) Bevinding 1 Bevinding 2. Beperking in verspreidingskring en gebruik Deze rapportage is uitsluitend voor (naam entiteit) en CZ bestemd aangezien anderen die niet op de hoogte zijn van het doel van de werkzaamheden de resultaten onjuist kunnen interpreteren. Wij attenderen u er derhalve op dat de rapportage niet (geheel of gedeeltelijk) aan derden mag worden verstrekt zonder onze uitdrukkelijke toestemming vooraf. (Plaats), (Datum) (Naam accountantsorganisatie) (Naam accountant)