Klokkenluidersregeling Deze Klokkenluidersregeling biedt iedere Stadgenoot medewerker de mogelijkheid om zijn of haar melding of vermoeden van een overtreding van interne of externe regelgeving betreffende Stadgenoot, of bij een andere organisatie als de medewerker door zijn werkzaamheden met die organisatie hiermee in aanraking is gekomen, te melden. Deze regeling beschrijft de bescherming die melders (klokkenluiders) krijgen evenals de wijze waarop een melding kan worden gedaan en de opvolging die daaraan wordt gegeven. Korte schets meldingsprocedure Klokkenluidersregeling Stadgenoot Een medewerker die een mogelijk misstand wil melden, kan zich in eerste instantie wenden tot de eigen manager. Daarnaast kan je naar de interne vertrouwenspersoon. Als je wat meer afstand van Stadgenoot wilt hebben, kan je ervoor kiezen je te richten tot de externe vertrouwenspersoon. Je manager of vertrouwenspersoon zal de procedure met je doorspreken, waarbij ook nadrukkelijk over het vertrouwelijkheidaspect gesproken zal worden. Je geeft zelf aan of je wel of niet anoniem wilt blijven in de procedure en of je gehoord wilt worden door de onderzoekscommissie. Indien je kiest voor volledige anonimiteit is je leidinggevende of vertrouwenspersoon je contactpersoon gedurende de procedure. Hierbij zal je gesprekspartner je erop wijzen dat alles erop gericht zal zijn om volledige anonimiteit te waarborgen. Na ontvangst van een melding wordt de onderzoekscommissie ingelicht. Deze onderzoekt de zaak en brengt binnen 8 weken een advies uit aan het bestuur. Het bestuur beoordeelt vervolgens of de melding al dan niet gegrond is, en of er maatregelen genomen moeten worden. Indien noodzakelijk kan het bestuur gedurende het onderzoek passende maatregelen nemen. Als je het niet eens bent met de beslissing van het bestuur staat er een aantal mogelijkheden open. Om te beginnen kan je je wenden tot de Raad van Commissarissen. Daarnaast kan je het mogelijke misstand buiten Stadgenoot melden. De aangewezen weg in dit geval is het Huis voor Klokkenluiders of het Meldpunt Integriteit Woningcorporaties. Wie zijn vertrouwenspersonen en wie zijn lid van de onderzoekscommissie? De vertrouwenspersonen en de leden van de onderzoekscommissie staan vermeld op intranet. Schema Kort samengevat is de rolverdeling als volgt: de onderzoekscommissie onderzoekt de melding en brengt advies uit aan het bestuur; het bestuur neemt de eindbeslissing; de raad van commissarissen wordt geïnformeerd over de melding voor zover de aard van de melding hiertoe aanleiding geeft. Indien de melding betrekking heeft op het bestuur neemt de raad van commissarissen de eindbeslissing. Klokkenluidersregeling, Januari 2017 v3 - definitief 2
Schematisch verloopt de procedure als volgt: RvC* Bestuur Onderzoekscommissie Manager Vertrouwenspersoon Intern Vertrouwenspersoon Extern Melder * Alleen indien melding het bestuur betreft Huis voor Klokkenluiders en Meldpunt Integriteit Woningcorporaties Naast de meldingsprocedure in de Klokkenluidersregeling van Stadgenoot, kan de medewerker bij een vermoeden van een ernstige werkgerelateerde misstand zich wenden tot het Huis voor Klokkenluiders of het Meldpunt Integriteit Woningcorporaties. Het Huis voor Klokkenluiders is opgericht door de overheid en geeft vertrouwelijk, onafhankelijk en gratis informatie, advies en ondersteuning bij (een vermoeden van) een werkgerelateerde misstand. De adviseurs van het Huis voor Klokkenluiders kunnen je eventueel doorverwijzen naar de instantie waar je een melding kunt doen, geven advies over de procedure rond het maken van een interne melding en over het omgaan met de mogelijke (psycho sociale) gevolgen van een interne melding, Verder informeren ze je over de rechten en plichten die je hebt als werknemer en klokkenluider. Voor meer informatie raadpleeg www.huisvoorklokkenluiders.nl Het Meldpunt Integriteit Woningcorporaties van de Autoriteit Woningcorporaties (AW), onderdeel van de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT), ziet toe op de integriteit van beleid en beheer van het volkshuisvestelijk vermogen door woningcorporaties. Bij het Meldpunt kun je terecht bij een vermoeden van fraude met het vermogen van een woningcorporatie of van zelfverrijking door medewerkers, management, bestuurders of de raad van toezicht van woningcorporaties. Voor meer informatie zie www.ilent.nl. Klokkenluidersregeling, Januari 2017 v3 - definitief 3
Klokkenluidersregeling Artikel 1. Begrippen 1. Een vermoeden van een ernstige misstand: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot Stadgenoot, of bij een andere organisatie als de medewerker door zijn werkzaamheden met die organisatie hiermee in aanraking is gekomen, en waarbij een maatschappelijk belang in het geding is, in verband met: a. een (dreigend) strafbaar feit; b. een (dreigende) schending van wet- en (interne) regelgeving; c. een gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid of het milieu; d. een (dreiging van) bewust onjuist informeren van publieke organen; e. (een dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over deze feiten of andere feiten die Stadgenoot schade kunnen berokkenen. 2. De medewerker: Iedereen die, al dan niet op basis van een arbeidsovereenkomst, werkzaam is ten behoeve van Stichting Stadgenoot of een dochtervennootschap en een melding doet. Hieronder worden begrepen het bestuur, uitzendkrachten, gedetacheerden, freelancers en andere door Stadgenoot ingehuurde personen die gedurende een periode van ten minste 3 maanden aan Stadgenoot verbonden zijn. 4. Het bestuur: De statutaire bestuurder van Stadgenoot. 5. De interne vertrouwenspersoon: Een bij Stadgenoot werkzame persoon die als vertrouwenspersoon en aanspreek- punt binnen Stadgenoot fungeert voor medewerkers die een melding willen maken op grond van deze klokkenluidersregeling. Deze vertrouwenspersoon wordt door het bestuur aangewezen. 6. De externe vertrouwenspersoon: Een niet aan Stadgenoot verbonden persoon die als vertrouwenspersoon en aanspreekpunt fungeert voor medewerkers die buiten Stadgenoot een melding willen maken op grond van deze klokkenluidersregeling. 7. De vertrouwenspersoon: De (interne dan wel externe) vertrouwenspersoon tot wie de medewerker zich heeft gewend. 8. De onderzoekscommissie: De commissie die een melding op grond van deze klokkenluidersregeling onder- zoekt en advies uitbrengt. Deze commissie wordt ingesteld met inachtneming van artikel 4. 9. Stadgenoot: Stichting Stadgenoot of een dochtermaatschappij. Klokkenluidersregeling, Januari 2017 v3 - definitief 4
Artikel 2. Melding aan leidinggevende en/of vertrouwenspersoon 1. De medewerker kan ter eigen keuze een vermoeden van misstand melden bij - zijn direct leidinggevende, - de leidinggevende van zijn leidinggevende, - de interne vertrouwenspersoon, of - de externe vertrouwenspersoon. Melding aan een vertrouwenspersoon kan ook plaatsvinden naast de melding aan de leidinggevende. 2. De medewerker kan de melding - voorafgaand aan een mogelijke officiële melding - in een oriënterend gesprek voorleggen aan de direct leidinggevende of de vertrouwenspersoon. 3. Indien een melding betrekking heeft op het bestuur, vervult de raad van commissarissen de rol die het bestuur in de overige gevallen vervult. In dit geval dient in deze regeling in plaats van het bestuur te worden gelezen: de raad van commissarissen. 4. De leidinggevende of vertrouwenspersoon legt de officiële melding in nauw overleg met de medewerker schriftelijk vast, onder vermelding van de datum waarop de melding is ontvangen. De medewerker tekent de vastlegging voor akkoord en ont- vangt daarvan een gewaarmerkt afschrift. Indien de medewerker ervoor kiest gehoord te worden door de onderzoekscommissie, zal de onderzoekscommissie de melding officieel vastleggen. 5. Gedurende de procedure kan de medewerker, in overleg met de leidinggevende en/of de vertrouwenspersoon, de melding schriftelijk intrekken. Artikel 3. Vertrouwelijkheid 1. De medewerker geeft bij het melden van het vermoeden van misstand uitdrukkelijk aan of hij/zij wil dat de melding geanonimiseerd behandeld wordt. 2. Indien er sprake is van een anonieme melding draagt de direct leidinggevende en/of de vertrouwenspersoon er zorg voor dat de anonimiteit van de medewerker gewaarborgd blijft. Correspondentie en mededelingen, in welke vorm dan ook, verlopen dan altijd via degene tot wie de medewerker zich in eerste instantie gewend heeft. 3. Van de melding wordt een dossier aangelegd waarin alle stappen worden gedocumenteerd, in overeenstemming met artikel 2 lid 3. Indien de melding anoniem is gedaan, wordt de naam van de medewerker niet genoemd in het dossier. Het dossier en alle overige communicatie over de misstand worden zoveel mogelijk geobjectiveerd. 4. Het betreffende dossier wordt in een beveiligde omgeving bewaard. 5. De leden van de onderzoekscommissie, de melder en degene bij wie de medewerker de melding heeft gedaan, hebben recht op inzage in het dossier. Een persoon op wie de melding betrekking heeft, heeft geen inzage in het dossier. 6. Indien de onderzoekscommissie haar bevindingen en advies heeft uitgebracht, en het bestuur of de raad van commissarissen (indien deze op grond van artikel 2 lid 3 of artikel 4 lid 4 bij de melding betrokken is) van mening is dat het niet mogelijk is zonder inzage tot een oordeel te komen, heeft het bestuur of de raad van commissarissen recht op inzage van het dossier. Van deze inzage wordt in het dossier melding gemaakt. 7. Een ieder die bij een melding op grond van deze regeling betrokken is, is verplicht tot geheimhouding over alles wat hem in verband hiermee is toevertrouwd of bekend is geworden tegenover een ieder die tot kennisneming daarvan niet bevoegd is, tenzij dwingende wetsbepalingen zich hiertegen verzetten. 8. Op verzoek van de medewerker kan hem of haar een interne of externe raadsman toegewezen worden. Deze raadsman staat de medewerker met raad en daad terzijde. Als raadsman kan iedere persoon fungeren die het vertrouwen van betrokkene geniet. Op de raadsman rust een geheimhoudingsplicht. Klokkenluidersregeling, Januari 2017 v3 - definitief 5
Artikel 4. De onderzoekscommissie en het onderzoek 1. De onderzoekscommissie is onafhankelijk en handelt bij het uitvoeren van haar taak als zodanig. 2. De commissie wordt benoemd door het bestuur en is als volgt samengesteld: - twee leden die werkzaam zijn bij Stadgenoot, waarvan er één op voordracht van het bestuur en één op voordracht van de OR benoemd wordt; - één extern lid dat wordt voorgedragen door beide bij Stadgenoot werkzame personen. Dit externe lid is tevens de externe vertrouwenspersoon. De binnen Stadgenoot via de Arbo unie aangewezen externe vertrouwenspersoon kan niet als extern lid van de onderzoekscommissie worden benoemd. De onderzoekscommissie benoemt uit haar midden een voorzitter en een secretaris. Het bestuur draagt er zorg voor dat er steeds een voltallige onderzoekscommissie ingesteld is. 3. Onverwijld na de melding brengt de vertrouwenspersoon of de betreffende leidinggevende de voorzitter van de onderzoekscommissie op de hoogte van de melding. 4. De onderzoekscommissie stelt het bestuur op hoofdlijnen op de hoogte van de melding en de aard hiervan. Het bestuur beslist of de aard van de melding zodanig is dat de voorzitter van de raad van commissarissen op de hoogte moet worden gebracht. 5. De onderzoekscommissie stuurt een ontvangstbevestiging naar de vertrouwens- persoon of de betreffende leidinggevende en naar de medewerker. 6. Onverwijld na ontvangst van de melding roept de voorzitter van de onderzoeks- commissie de commissie bijeen om vast te stellen op welke wijze een onderzoek gestart kan worden om de gronden van het vermoeden van een misstand na te gaan en start zo spoedig mogelijk het onderzoek. De commissie is bevoegd bij alle betreffende personen en afdelingen alle inlichtingen te winnen die zij voor de vorming van haar advies nodig acht. 7. De Onderzoekscommissie hoort in ieder geval degene op wie de melding betrekking heeft, waarbij zo veel als mogelijk is geheimhouding betracht wordt. Degene op wie de melding betrekking heeft, heeft het recht zich te verdedigen. Op zijn of haar verzoek wordt hem of haar een raadsman toegewezen. 8. De onderzoekscommissie beraadslaagt en beslist achter gesloten deuren. 9. De onderzoekscommissie informeert de medewerker, de vertrouwenspersoon en/of de direct leidinggevende schriftelijk dat het onderzoek is gestart. Daarnaast brengt de onderzoekscommissie het bestuur hiervan op de hoogte. 10. De medewerker ontvangt, gedurende het onderzoek, algemene informatie over de voortgang van het onderzoek, tenzij de medewerker hier geen prijs op stelt of dit nadelig is voor de medewerker of het onderzoek. Daarnaast kunnen er - ter beoordeling van de onderzoekscommissie - andere gegronde redenen zijn om de mede- werker niet te informeren. In dit laatste geval stelt de onderzoekscommissie de medewerker hiervan schriftelijk en met reden omkleed op de hoogte. Artikel 5. Na het onderzoek 1. Binnen een periode van acht weken gerekend vanaf het moment van de interne melding wordt de werknemer door of namens de voorzitter van de onderzoekscommissie schriftelijk op de hoogte gebracht van de bevindingen, met inbegrip van het advies aan het bestuur over de eventueel te nemen maatregelen naar aanleiding van de melding. De onderzoekscommissie streeft ernaar de procedure op zo kort mogelijke termijn af te handelen. 2. Indien verlenging van deze termijn noodzakelijk is, wordt de medewerker hiervan door de onderzoekscommissie tijdig schriftelijk op de hoogte gebracht en wordt aangegeven binnen welke termijn het standpunt tegemoet gezien kan worden. 3. De onderzoekscommissie rapporteert haar bevindingen en advies omtrent de eventueel te nemen maatregelen schriftelijk aan het bestuur. Het advies van de onderzoekscommissie is niet bindend voor het bestuur. Klokkenluidersregeling, Januari 2017 v3 - definitief 6
4. Als het onderzoek van de onderzoekscommissie serieuze indicaties geeft van vermoeden van een zeer ernstige misstand, zal het bestuur zo spoedig mogelijk rapporteren aan de voorzitter van de raad van commissarissen, indien dit nog niet is gebeurd. 5. Binnen twee weken na ontvangst van de bevindingen en het advies van de onderzoekscommissie besluit het bestuur of er maatregelen dienen te worden genomen naar aanleiding van de melding. Het bestuur draagt er zorg voor dat deze maat- regelen uitgevoerd worden. De medewerker wordt zo spoedig mogelijk op de hoogte gebracht van het besluit van het bestuur, waarbij wordt aangegeven tot welke maatregelen de melding heeft geleid. Indien het bestuur van mening is dat de melding ongegrond is of dat er geen nood- zaak is tot het nemen van maatregelen, wordt de medewerker hiervan schriftelijk en gemotiveerd op de hoogte gesteld. 6. Indien de raad van commissarissen op basis van artikel 4 lid 4 door het bestuur bij de melding is betrokken, wordt de in het vorige lid bedoelde beslissing door het bestuur genomen in nauw overleg met de raad van commissarissen. Artikel 6. Melding bij raad van commissarissen - externe melding 1. De medewerker kan het vermoeden van een misstand melden bij de voorzitter van de raad van commissarissen, indien: a. hij het niet eens is met de beslissing als bedoeld in artikel 5 lid 5 of als een eerdere interne melding conform de procedure van in wezen dezelfde misstand, die de misstand niet heeft weggenomen; b. de medewerker in redelijkheid kan vrezen voor tegenmaatregelen als gevolg van een interne melding. 2. Het Huis voor Klokkenluiders of Meldpunt Integriteit Woningcorporaties. Eenieder heeft de mogelijkheid hier melding te maken van een vermoeden van een ernstige misstand. Artikel 7. Rechtsbescherming 1. De medewerker die met inachtneming van deze regeling te goeder trouw een vermoeden van een ernstig misstand heeft gemeld, wordt op geen enkele wijze in zijn positie benadeeld als gevolg van het melden daarvan. 2. Degene bij wie de medewerker melding heeft gemaakt, wordt op geen enkele wijze beperkt of benadeelt in het uitoefenen van zijn taken krachtens deze regeling. 3. Het bewust indienen van een onterecht vermoeden van een ernstig misstand welke direct of indirect leidt tot schade aan personen, Stichting Stadgenoot of derden leidt tot sancties. Voorbeelden van sancties zijn officiële waarschuwingen, non-actiefstellingen of ontbinding van de arbeidsovereenkomst. Artikel 8. Slotbepalingen 1. Het bestuur informeert de leden van de raad van commissarissen en ondernemingsraad achteraf over de meldingen en de wijze van afhandeling. 2. Meldingsdossiers die ongegrond zijn verklaard worden een jaar na definitieve af- ronding van het traject vernietigd. 3. Overige dossiers worden vernietigd twee jaar na afloop van de interne afhandeling of nadat de (externe) rechtsgang is doorlopen. 4. Indien aan de orde wordt de regeling geactualiseerd en ter instemming voorgelegd aan de ondernemingsraad. Artikel 9. Inwerkingtreding Deze regeling treedt in werking op 1 november 2010 en is naar aanleiding van de Wet Huis voor Klokkenluiders, geactualiseerd per januari 2017. Klokkenluidersregeling, Januari 2017 v3 - definitief 7