Reglement van orde van de Raad voor Cultuur 2014 De Raad voor Cultuur, Gelet op: artikel 21 van de Kaderwet adviescolleges, Overwegende: dat dat het wenselijk is dat in een Reglement van orde nadere voorschriften omtrent zijn inrichting en werkwijze worden gegeven, Voorts overwegende : dat het Reglement van orde van de Raad voor Cultuur, vastgesteld op 17 september 1998, is verouderd, Besluit: tot vaststelling van het Reglement van orde van de Raad voor Cultuur 2014 Hoofdstuk 1 Begripsbepalingen Artikel 1 Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder: a. wet: de Wet op het specifiek cultuurbeleid; b. Kaderwet: de Kaderwet adviescolleges; c. ministerie: het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap; d. minister: de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap; e. raad: de Raad voor Cultuur, bedoeld in artikel 2a, eerste lid van de wet; f. domeincommissie: een commissie als bedoeld in artikel 2c, eerste lid van de wet; g. uitvoeringscommissie: een commissie, ingesteld ter voorbereiding van uitvoeringsadviezen; h. projectcommissie: een door de raad ingestelde commissie met een naar onderwerp en tijd gebonden opdracht; i. kring van adviseurs: aan de raad verbonden deskundigen; j. algemeen secretaris: de secretaris, bedoeld in artikel 15, eerste lid van de Kaderwet; k. secretarissen: de in artikel 15, derde lid van de Kaderwet bedoelde medewerkers, voor zover zij de algemeen secretaris rechtstreeks bijstaan in het voeren van het secretariaat van de raad, dan wel zijn belast met het secretariaat van één of meer commissies. Hoofdstuk 2 Samenstelling en inrichting van de raad Artikel 2 1. De raad bestaat uit een voorzitter en zes andere leden. 2. Benoeming en ontslag van de leden van de raad geschiedt overeenkomstig de Beleidsregels Benoemingen Raad voor Cultuur. 3. In afwijking van artikel 11, tweede lid van de Kaderwet worden de leden van de raad, overeenkomstig het bepaalde in artikel 1a, eerste lid van de Beleidsregels benoemingen Raad voor Cultuur, benoemd voor vier jaar met een mogelijke herbenoeming voor twee jaar. Artikel 3 In geval een vacature ontstaat zendt de raad de minister een profielschets, waarin wordt aangegeven welke deskundigheden voor de vervulling van die vacature naar zijn mening noodzakelijk zijn. Artikel 4 1. Onder de raad ressorteren commissies die tot taak hebben de raad te informeren en te adviseren. 2. Benoeming en ontslag van de leden van de commissies geschiedt overeenkomstig de Beleidsregels benoemingen Raad voor Cultuur. Artikel 5 1. De voorzitter kan, gehoord de raad, ten behoeve van de voorbereiding van adviezen waarvoor geen commissies zijn ingesteld, projectcommissies instellen. 2. Leden van de projectcommissies worden benoemd en ontslagen door de raad.
Artikel 6 1. Aan de raad is een kring van adviseurs verbonden. 2. Leden van de kring van adviseurs worden benoemd en ontslagen door de raad. Hoofdstuk 3 Werkwijze van de raad Artikel 7 De raad vergadert tenminste 8 maal per jaar en voorts zo vaak de voorzitter dit nodig vindt, of binnen een maand nadat de voorzitter daartoe een schriftelijk verzoek van tenminste twee leden van de raad heeft ontvangen. Artikel 8 De adviezen van de raad worden ondertekend door de voorzitter en de algemeen secretaris. Artikel 9 1. Indien het nodig is over een vast te stellen besluit bij wijze van stemming te beslissen wordt over zaken mondeling en over personen schriftelijk gestemd. 2. In andere gevallen dan de besluitvorming over de vaststelling van een advies, worden die besluiten opgemaakt overeenkomstig het bepaalde in artikel 20, derde tot en met vijfde lid van de Kaderwet. 3. Voor zover de in het tweede lid bedoelde besluitvorming geen betrekking heeft op personen is het bepaalde in artikel 20, zesde lid van de Kaderwet van overeenkomstige toepassing. Artikel 10 De raad stelt richtlijnen op met betrekking tot de onafhankelijkheid van zijn leden en de leden van de onder hem ressorterende commissies. Artikel 11 1. Indien kwesties aan de orde komen waarbij een lid van de raad een eigen of professioneel belang heeft of kan hebben, neemt hij geen deel aan de beraadslagingen en de besluitvorming over het betreffende onderwerp. 2. In geval er twijfel is of de in het eerste lid bedoelde situatie zich voordoet besluit de voorzitter of het betrokken lid deel kan nemen aan de beraadslagingen en de besluitvorming over het betreffende onderwerp. 3. Indien de in het eerste en tweede lid bedoelde beraadslagingen en besluitvorming leiden tot een advies, wordt bij dat advies vermeld op welke wijze aan dit artikel toepassing is gegeven. 4. Dit artikel is van overeenkomstige toepassing op leden van commissies. Artikel 12 1. De vergaderingen van de raad zijn niet openbaar. 2. De voorzitter, dan wel de algemeen secretaris, kan besluiten dat een vergadering door één of meer niet-leden geheel of gedeeltelijk kan worden bijgewoond. Hoofdstuk 4 Taken en bevoegdheden van de voorzitter Artikel 13 1. De voorzitter geeft leiding aan de vergaderingen en de overige werkzaamheden van de raad. 2. De voorzitter vertegenwoordigt de raad in en buiten rechte. Hij kan zich daarbij doen vervangen door één van de overige leden, door de algemeen secretaris of door één van de medewerkers van het secretariaat, en kan de vervanger aanwijzingen en richtlijnen geven. Artikel 14 De raad wijst uit zijn midden een vicevoorzitter aan. Deze vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid. Artikel 15 1. De voorzitter beslist in naam van de raad over aangelegenheden betreffende: a. de afdoening van bezwaarschriften tegen voor bezwaar en beroep vatbare besluiten, voor zover de behandeling van die bezwaarschriften niet is opgedragen aan een adviescommissie als bedoeld in artikel 7:13 van de Algemene wet bestuursrecht; b. de toepassing van hoofdstuk III van de Wet openbaarheid van bestuur; c. de toepassing van hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht, voor zover de behandeling van klaagschriften niet is opgedragen aan een commissie als bedoeld in artikel 9:14 van die wet. 2. Indien een in het eerste lid bedoelde aangelegenheid mede betrekking op het werkterrein van een commissie beslist de voorzitter niet dan na overleg met de voorzitter van de desbetreffende commissie. 3. De voorzitter stelt de raad zo spoedig mogelijk in kennis van de besluiten, voor zover die van belang zijn voor de taakvervulling van de raad.
4. De voorzitter kan, in naam van de raad, aanwijzingen geven omtrent de voorbereiding van de afdoening van de in het eerste lid bedoelde aangelegenheden. Artikel 16 1. In afwijking van het bepaalde in artikel 20 van de Kaderwet is de voorzitter bevoegd in spoedeisende gevallen adviezen uit te brengen of besluiten te nemen zonder de raad vooraf te raadplegen. 2. De voorzitter stelt de raad zo spoedig mogelijk in kennis van de krachtens het eerste lid uitgebrachte adviezen of genomen besluiten en stelt deze in de eerstvolgende vergadering van de raad aan de orde. De reden voor de spoedeisendheid en de wijze van behandeling en afdoening worden daarbij vermeld. Hoofdstuk 5 Taken en bevoegdheden van de algemeen secretaris Artikel 17 1. De algemeen secretaris geeft leiding aan het secretariaat van de raad. 2. De algemeen secretaris is verantwoordelijk voor het personeelsbeleid van de werknemers van het secretariaat en bevoegd inzake deze verantwoordelijkheid handelingen te verrichten. 3. De algemeen secretaris is bevoegd aanwijzingen te geven aan commissies en de kring van adviseurs. 4. De algemeen secretaris draagt zorg voor het beheer van de archiefbescheiden en de overige documenten van de raad. Artikel 18 1. De algemeen secretaris is, overeenkomstig het bepaalde in artikel 15, tweede lid van de Kaderwet, voor zijn werkzaamheden, voor zover deze niet het personeelsbeleid betreffen, uitsluitend verantwoording schuldig aan de raad. 2. De voorzitter is bevoegd ter zake van deze verantwoording namens de raad te handelen. Artikel 19 1. Onverminderd het bepaalde in artikel 9 van de Wet openbaarheid van bestuur, draagt de algemeen secretaris zorg voor de bekendmaking van adviezen van de raad. 2. De algemeen secretaris verschaft, met inachtneming van het bepaalde in artikel 8 van de Wet openbaarheid van bestuur, informatie over het beleid van de raad. Artikel 20 1. De algemeen secretaris verzorgt, na overleg met de voorzitter, de agenda en de vergaderstukken voor de vergaderingen van de raad. 2. De algemeen secretaris zendt de leden voordat een vergadering van de raad plaatsvindt de uitnodiging, de agenda en de vergaderstukken toe. 3. De algemeen secretaris stelt van het behandelde tijdens de vergaderingen van de raad een verslag op. Dit verslag zendt hij de voorzitter zo spoedig mogelijk en de leden van de raad bij de stukken voor de eerstvolgende vergadering toe. Artikel 21 Uitgaven ten behoeve van de taakvervulling van de raad behoeven de goedkeuring van de algemeen secretaris, die hierover verantwoording aflegt aan de voorzitter. Artikel 22 De algemeen secretaris heeft in de vergaderingen van de raad een raadgevende stem. Hoofdstuk 6 Commissies Artikel 23 1. Onder de raad ressorteren domeincommissies en uitvoeringscommissies. 2. De in artikel 5 bedoelde projectcommissies kunnen worden samengesteld uit leden van de raad, de domeincommissies, de kring van adviseurs en externe deskundigen. Artikel 24 Een besluit van de raad tot instelling van een projectcommissie bevat tevens de taakopdracht van die commissie, alsmede de termijn waarbinnen die opdracht wordt vervuld.
Artikel 25 De raad kan een commissie nadere aanwijzingen en richtlijnen geven over de vervulling van de haar opgedragen taak. Artikel 26 1. Een commissie vergadert zo dikwijls de aard en de hoeveelheid van de te behandelen onderwerpen dat vereisen. 2. De voorzitter van een commissie geeft leiding aan de vergaderingen en de overige werkzaamheden van de commissie en draagt zorg voor het nemen van besluiten. In bijzondere gevallen kan hij zich door een ander lid van de commissie doen vervangen. Artikel 27 1. De algemeen secretaris wijst, na overleg met de voorzitter van de raad, voor elke commissie één of meer secretarissen aan. 2. De secretaris zendt de leden van een commissie voordat een vergadering van de commissie zal plaatsvinden de uitnodiging, de agenda en de vergaderstukken toe. De secretaris pleegt met de voorzitter van de commissie overleg over de inhoud van de agenda. 3. De secretaris stelt van het verhandelde ter vergadering een verslag op. Dit verslag zendt hij de voorzitter van de commissie zo spoedig mogelijk en de leden van de commissie bij de stukken van de eerstvolgende vergadering toe. 4. De secretaris heeft in de vergaderingen van de commissie waaraan hij is toegewezen een raadgevende stem. Hoofdstuk 7 Kring van adviseurs en deskundigen Artikel 28 1. In geval een projectcommissie wordt ingesteld ter voorbereiding van een specifiek advies kan de raad een lid uit de kring van adviseurs of een externe deskundige verzoeken in die commissie plaats te nemen. 2. Leden van de kring van adviseurs en externe deskundigen ontvangen op declaratiebasis een vergoeding voor de ter vervulling van hun taak verrichte werkzaamheden. Hoofdstuk 8 Monitoring Artikel 29 1. De raad monitort de door het rijk gesubsidieerde instellingen. 2. Monitoring geschiedt door in ieder geval: a. het bezoeken van activiteiten van instellingen; b. het voeren van monitorgesprekken; c. kennisname van de jaarlijkse verantwoording. 3. Van de bezoeken en de gesprekken wordt een verslag gemaakt. 4. De inhoud van bezoekverslagen is niet openbaar. 5. Verslagen van de monitorgesprekken worden aan de betreffende instelling toegezonden. Hoofdstuk 9 Verslaglegging en evaluatie Artikel 30 1. Het in artikel 28, eerste lid van de Kaderwet bedoelde jaarlijkse verslag van de werkzaamheden van de raad bevat, naast een zakelijke en een, aan het voor dat jaar vastgestelde werkprogramma gerelateerde weergave van de gedurende het betreffende jaar vervulde werkzaamheden, tenminste een overzicht en samenvatting van de gedurende dat jaar uitgebrachte adviezen en een overzicht van de samenstelling van de raad, de commissies en het secretariaat. 2. Het verslag kan een beschouwing bevatten over van belang geachte algemene ontwikkelingen en thema s. 3. De raad betrekt de voorzitters van de commissies tijdig bij de voorbereiding van het verslag.
Artikel 31 1. Het in artikel 28, tweede lid van de Kaderwet bedoelde evaluatieverslag bevat, naast een zakelijke weergave van de werkzaamheden gedurende de evaluatieperiode, een beoordeling van die werkzaamheden. Bij die beoordeling wordt de mate waarin deze werkzaamheden van invloed zijn geweest op gedurende die periode door het Rijk gevoerde beleid op het terrein van de cultuur betrokken. 2. Voor zover de beoordeling daartoe aanleiding geeft, worden in het evaluatieverslag tevens voorstellen gedaan aangaande aanpassing van de inrichting en werkwijze van de raad. Daarbij wordt aangegeven of de ter zake geldende regelgeving naar het oordeel van de raad aanpassing behoeft. 3. De raad betrekt de voorzitters van de commissies tijdig bij de voorbereiding van het evaluatieverslag. Hoofdstuk 10 Slotbepalingen Artikel 32 Over aangelegenheden waarin dit reglement niet voorziet beslist de voorzitter, voor zover nodig gehoord de raad dan wel, indien het gaat om een specifieke aangelegenheid betreffende een commissie, gehoord de voorzitter van die commissie. Artikel 33 1. Een voorstel tot wijziging van dit reglement van wordt schriftelijk en gemotiveerd ingediend. 2. Op zo n voorstel wordt besloten overeenkomstig het gevoelen van de meerderheid van de ter vergadering, waarin het voorstel aan de orde wordt gesteld, aanwezige leden. Artikel 34 1. Dit reglement treedt in werking op de dag nadat deze is gepubliceerd. 2. Dit reglement kan worden aangehaald als Reglement van orde van de Raad voor Cultuur 2014. Vastgesteld door de Raad voor Cultuur in de vergadering van 11 september 2014. Joop Daalmeijer Jeroen Bartelse voorzitter algemeen secretaris