Opdrachtgeverconvenant Nederlands Forensisch Instituut Afspraken tussen Directeur Opsporingsbeleid en NFI Rijswijk, 12 februari 2002
Inhoud 1 Algemeen deel 4 Artikel 1 Opdrachtgever 4 2 Sturing vanuit het moederministerie 5 Artikel 2 Uitgangspunten resultaatgerichte besturingsfilosofie 5 3 Verstrekking en aanvaarding van de opdracht 6 Artikel 3 Afspraken over de prijs, kwaliteit en hoeveelheid producten 6 Artikel 4 Prioriteitsafspraken 6 Artikel 5 Procedure 7 4 Uitvoering van de opdracht 9 Artikel 6 Toezicht op de geleverde kwaliteit 9 Artikel 7 Afwijkingen in de uitvoering 9 5 Afrekening 11 Artikel 8 Nacalculatorische prijsverschillen 11 Artikel 9 Meer- en minder werk 11 Artikel 10 Afwijkingen van de kwaliteitsafspraken 11 6 Financiering 12 Artikel 11 Financiering van het NFI 12 Artikel 12 Procedure inzake financiering 12 7 Risicobeleid 13 Artikel 13 Risicobeleid 13 8 Informatievoorziening 14 Artikel 14 Periodieke informatie over de uitvoering 14 Artikel 15 Niet reguliere informatievoorziening 15 9 Toezicht 16 Artikel 16 Toezicht op het NFI 16 Inhoud (1)
10 Slotbepalingen 17 Artikel 17 Geschillenregeling 17 Artikel 18 Afwijken van afspraken 17 Artikel 19 Niet nakomen van afspraken 17 Artikel 20 Inwerkingtreding 17 Inhoud (2)
De Directeur Opsporingsbeleid van het Ministerie van Justitie en het Nederlands Forensisch Instituut (NFI), vertegenwoordigd door de algemeen directeur; overwegend dat beide partijen het wenselijk achten afspraken te maken omtrent de uitvoering van bij taakbeschikking aan het NFI opgedragen taken op het gebied van de waarheidsvinding in strafzaken; komen overeen dat het NFI genoemde taken zal uitvoeren met inachtneming van het navolgende: (3)
1 Algemeen deel Artikel 1 Opdrachtgever De Directeur Opsporingsbeleid is opdrachtgever van het NFI. (4)
2 Sturing vanuit het moederministerie Artikel 2 Uitgangspunten resultaatgerichte besturingsfilosofie 1 De resultaatgerichte besturingsfilosofie tussen het directoraat Rechtshandhaving en het NFI kent de volgende uitgangspunten:- (a) de algemeen directeur van het NFI is integraal verantwoordelijk binnen de strategische en financiële kaders voor de kwaliteit van het resultaat en alle ingezette middelen en het hierbij behorende budget, en hij zal daarop door de Directeur Opsporingsbeleid worden aangesproken; (b) tijdens de beleids- en begrotingsvoorbereiding maakt de Directeur Opsporingsbeleid duidelijke afspraken met de algemeen directeur van het NFI over de productie, over de daarvoor beschikbare middelen alsmede over positieve en negatieve sancties die verbonden zijn aan het al dan niet realiseren van de afgesproken prestaties en stuurt hierop; (c) de algemeen directeur van het NFI informeert de Directeur Opsporingsbeleid periodiek tijdens de uitvoering en legt achteraf door het uitbrengen van de rekening verantwoording af; (d) het NFI wordt periodiek onderworpen aan een onderzoek naar de actualiteit van de taken en naar de kwaliteit van de taakvervulling. (5)
3 Verstrekking en aanvaarding van de opdracht Artikel 3 Afspraken over de prijs, kwaliteit en hoeveelheid producten 1 Jaarlijks maakt de Directeur Opsporingsbeleid productie-, productspecificatie-en prijsafspraken binnen de drie kerntaken met de directeur van het NFI. 2 De volgende afspraken dienen in ieder geval per kerntaak te worden gemaakt:- (a) aantal te leveren, kwaliteit en de prijs van producten (kerntaak 1); (b) aantal, inhoud/resultaat(en) en projectfinanciering R&D projecten (kerntaak 2); (c) aantal te besteden uren en het uurtarief per product (kerntaak 3). 3 Uitgangspunten bij de afspraken zijn:- (a) De afspraken per kerntaak moeten passen binnen de kaderafspraak over de capaciteitsverdeling in uren van het NFI over de de kerntaken 1, 2 en 3, te weten: 70/15/15; (b) Buiten de jaarlijks gemaakte afspraken om mag het NFI opdrachten op forensisch onderzoeksgebied uitvoeren, mits goedgekeurd door de Directeur Opsporingsbeleid, waarbij nadere afspraken over aanvullende financiering zijn gemaakt; (c) Het NFI is niet verplicht werkzaamheden zelf uit te voeren, maar mag werkzaamheden uitbesteden en/of kan als intermediair fungeren, echter de eindverantwoordelijkheid voor de resultaten ligt altijd bij het NFI; 4 Op basis van het jaarplan worden afspraken gemaakt tussen de Directeur Opsporingsbeleid en de algemeen directeur van het NFI over de activiteiten voor het komende jaar en de daarvoor ter beschikking te stellen middelen. Na afloop van de jaarplanperiode vindt op basis van de jaarrapportage evaluerend en vooruitblikkend overleg plaats tussen departement en het NFI. Dit kan aanleiding vormen tot bijstelling van uitvoeringsnormen gerelateerd aan kwantiteit en kwaliteit. 5 Het NFI heeft als uitvoerende dienst richting de Directeur Opsporingsbeleid tevens een adviserende rol over de uitvoeringsconsequentie van voorgenomen beleid(swijzigingen). Artikel 4 Prioriteitsafspraken 1 Jaarlijks maakt de Directeur Opsporingsbeleid prioriteitsafspraken met het NFI. Het uitgangspunt is dat het NFI in beginsel alle aanvragen van organisaties en personen belast met de opsporing van strafbare feiten zoals vastgelegd in de taakbeschikking NFI uitvoert. Daarop zijn ook de productafspraken tussen DGRh, NFI en aanvrager gebaseerd. (6)
Om vast te stellen welke zaak het eerst wordt behandeld moeten de volgende vier criteria achtereenvolgens worden gehanteerd 1 :- (a) Criterium 1: Ernst van het delict; (i) prioriteit 1: Delicten waar 12 jaar gevangenisstraf of meer op staat; (ii) prioriteit 2: Delicten waar meer dan 6 en minder dan 12 jaar gevangenisstraf op staat; (iii) prioriteit 3: Delicten waar 6 jaar of minder gevangenisstraf op staat. (b) Criterium 2: Actuele prioriteit/gevoelige zaken; Voor zover die zaken al niet samenvallen met criterium 1 (ernstige delicten) kan de mate van geschoktheid samenleving / actualiteit of nieuw opgekomen beleidsprioriteit en/of politiek gevoelige zaken / publicitaire blikvangers onder omstandigheden reden zijn een zaak met voorrang te behandelen. (c) Criterium 3: Ingegeven door opsporingsbelang; In zaken waar dit criterium van toepassing is kan een onderzoek van het NFI een doorbraak forceren voor andere ketenpartners. (d) Criterium 4: Landelijke beleidsprioriteiten; De landelijke beleidsprioriteiten zijn verwoord in plannen van het OM (jaarplan) en van de politie, voorzover die niet al voldoende zijn afgedekt in de productafspraken. Lokale beleidsprioriteiten die van centrale wensen afwijken, vormen voor het NFI in beginsel geen prioriteit. Overleg en afstemming met aanvrager is geboden. 2 In het geval de toepassing van het uitgangspunt en van de criteria voor prioritering alsnog leidt tot capaciteitsproblemen dan treden aanvrager en het NFI in overleg. Indien noodzakelijk wordt bevoegd gezag (Officier van Justitie in de zaak, hoofd officier, landelijk Officier van Justitie, College van Procureurs Generaal) bij de zaak betrokken. 3 Het NFI geeft via monitoring zoveel mogelijk tussentijds de productieontwikkeling in relatie tot gemaakte productie-afspraken aan en signaleert vroegtijdig eventuele discrepantie (over-/onderproductie). In geval er zich gedurende het jaar problemen voordoen over de prioriteitstelling tussen aanvrager en het NFI, die niet geregeld zijn in de gemaakte prioriteitsafspraken, bepaalt de Directeur Opsporingsbeleid na overleg hoe het NFI dient te handelen. Artikel 5 Procedure 1 De Directeur Opsporingsbeleid doet in zijn jaarplanaanschrijving een zo gedetailleerd mogelijke opgave van de op te leveren producten en uitvoeringswensen. Het NFI werkt dit uit in het jaarplan. 1 Gegeven de capaciteit binnen de verschillende deskundigheidsgebieden. (7)
2 De Directeur Opsporingsbeleid en het NFI moeten voor 31 december overeenstemming hebben bereikt over het jaarplan voor het daaropvolgende jaar. 3 In het geval er geen overeenstemming wordt bereikt voor 31 december wordt dit gemeld aan de eigenaar die vervolgens een besluit neemt. 4 Het NFI voert de afgesproken werkzaamheden conform het jaarplan uit. (8)
4 Uitvoering van de opdracht Artikel 6 Toezicht op de geleverde kwaliteit 1 De Raad voor Accreditatie verricht jaarlijks met betrekking tot kerntaak 1 een audit bij het NFI, waarbij men kijkt naar verrichtingen en processen. De uitslag van de audit wordt schriftelijk vastgelegd en besproken met het Directieteam van het NFI. Noodzakelijke verbetermaatregelen worden ter goedkeuring aan de Raad voor Accreditatie voorgelegd. Het certificaat wordt jaarlijks na een positief resultaat van de audit verlengd. 2 De opdrachtgever en de eigenaar krijgen de uitkomst van de audit teruggekoppeld door de algemeen directeur van het NFI. Artikel 7 Afwijkingen in de uitvoering 1 De Directeur Opsporingsbeleid en het NFI kunnen nieuwe afspraken over de planproductie initiëren. Daadwerkelijke aanpassing van de planning gebeurt alleen bij onderlinge overeenstemming. 2 Het bijstellen van productieafspraken als gevolg van beleidswijzigingen kan met inachtneming van de volgende regels:- (a) indien de beleidswijziging binnen de invloedsfeer van het departement ligt, worden door DOb in overleg met het NFI nieuwe afspraken gemaakt; (b) indien de beleidswijziging buiten het departement wordt geïnitieerd, vindt overleg plaats tussen de aanvrager, DOb en het NFI over een eventuele aanpassing van de financiering een voorstel aan DOb over aanpassing van de productie- en/of prioriteitsafspraken; (c) indien activiteiten geen gevolgen hebben voor de productie- en/of prioriteitsafspraken beslist de algemeen directeur van het NFI zelf. 3 Bij iedere aanpassing van de afspraken wordt ook een afspraak gemaakt over de inregeltijd. 4 Indien afwijkingen in de uitvoering het gevolg zijn van risico s die, volgens de Risicoverdeling, niet door het NFI worden gedragen, zullen het NFI en de Directeur Opsporingsbeleid hierover overleg hebben. Hierbij zullen tussen de Directeur Opsporingsbeleid en het NFI afspraken worden gemaakt hoe met de afwijkingen zal worden omgegaan. (9)
5 In geval van calamiteiten kan de algemeen directeur van het NFI voorstellen af te wijken van hetgeen is vastgesteld in het jaarplan NFI. De Directeur Opsporingsbeleid neemt het besluit in overleg met betrokkenen, dat er sprake is van een calamiteit waardoor het NFI mag afwijken van hetgeen is vastgelegd in het jaarplan NFI. (10)
5 Afrekening Artikel 8 Nacalculatorische prijsverschillen 1 Conform de Risicoverdeling komen nacalculatorische prijsverschillen voor risico van het NFI. Artikel 9 Meer- en minder werk Na afloop van een jaar vindt voor kerntaak 1 de afrekening plaats op basis van hoeveelheid en kwaliteit van de producten die zijn geleverd. Ten aanzien van de productie zijn drie situaties mogelijk:- (a) Productie volgens planning (de werkelijke productie = planproductie). Het bedrag van de uiteindelijke afrekening is hetzelfde als dat van de voorfinanciering (rekening houdend met tussentijdse aanpassingen in de planproductie); (b) Overproductie komt voor rekening van het NFI, alleen de planproductie wordt betaald; (c) Bij onderproductie, indien het niet verwijtbaar aan het NFI, worden de werkelijke productie en de vaste kosten van de planproductie betaald. Indien het wel verwijtbaar aan het NFI is, wordt alleen de werkelijke productie betaald. Artikel 10 Afwijkingen van de kwaliteitsafspraken Indien niet voldaan wordt aan de kwaliteitsafspraken zal dit ten aanzien van kerntaak 1 kunnen betekenen dat deze gedeeltelijk niet wordt bekostigd. (11)
6 Financiering Artikel 11 Financiering van het NFI 1 De financiering van de output van kerntaak 1 vindt plaats op basis van het voorfinancieringsmodel producten NFI (voorcalculatie) en het afrekenmodel van producten NFI (nacalculatie). 2 De voorfinanciering geschiedt aan de hand van de planproductie. De begrote aantallen (planproductie) worden gefinancierd (integrale kostprijs per product x begrote aantallen per product). Indien de planproductie gedurende het jaar wordt aangepast, zal daarmee ook het bedrag aan voorfinanciering veranderen. 3 Na afloop van een jaar vindt de afrekening plaats op basis van hoeveelheid en kwaliteit van de producten die zijn geleverd. 4 Kerntaak 2 wordt gefinancierd door middel van projectfinanciering op basis van het behalen van de resultaten vastgelegd in het goedgekeurde projectplan. 5 Kerntaak 3 wordt gefinancierd op basis van een vooraf vastgesteld te besteden aantal uren per jaar. 6 Naast de bovengenoemde vormen van financiering voor de drie kerntaken geldt dat tevens doelbudgetten, met geoormerkte gelden aan het NFI kunnen worden toegekend van bijvoorbeeld andere departementen, politie, OM, etc.. Artikel 12 Procedure inzake financiering 1 De Directeur opsporingsbeleid vergoedt voor kerntaak 1 en 3 aan het begin van elk kwartaal drie vierde deel van het met het NFI overeengekomen budget door middel van bevoorschotting aan het NFI. Voor kerntaak 2 wordt per te bereiken (tussen)resultaat vastgelegd in het projectplan bevoorschot. 2 Verrekening van het budget verloopt via de directie Financieel Economische Zaken. (12)
7 Risicobeleid Artikel 13 Risicobeleid De afspraken voor de verdeling van de risico s over opdrachtnemer en opdrachtgever en de financiële consequenties zijn vastgelegd in het document Risicoverdeling tussen het NFI en de Directeur Opsporingsbeleid. (13)
8 Informatievoorziening Artikel 14 Periodieke informatie over de uitvoering 1 Het NFI dient de eerste en tweede viermaandsrapportage op respectievelijk 1 juni en 1 oktober van het lopende jaar in bij de Directeur Opsporingsbeleid. 2 Het NFI dient op uiterlijk op 1 februari de jaarverantwoording, inclusief de derde viermaandsrapportage in van het afgelopen jaar aan de Directeur Opsporingsbeleid en aan de Directeur-Generaal Rechtshandhaving. 3 In de viermaandsrapportage zijn in ieder geval opgenomen:- (a) Prestatie-indicatoren; (b) Ten aanzien van de BLS-producten: (i) aantal, realisatie levertijden en realisatie overige kwaliteitscriteria per product (k1); (ii) voortgangsrapportage per R&D project (k2); (iii) aantal bestede uren per product (k3); (c) resultaten overige managementafspraken; (d) stand van zaken management van personeel (NB: informatie over personele gegevens, met uitzondering van arbeidsverzuim, behoeven alleen in de jaarverantwoording te worden opgenomen); (e) Wijzigingen in de organisatie; (f) Integriteit. 4 In de jaarverantwoording zijn opgenomen:- (a) Financiële Verantwoording jaar t-1, inclusief de geïntegreerde derde viermaandsrapportage en inclusief de bedrijfsvoeringsbijlage; (b) bijdragen voor hoofdstuk 2 (Beleid) van de Memorie van toelichting; (c) artikelsgewijze toelichting bij de Financiële Verantwoording (modellen worden door DFEZ aangeleverd); (d) de balans en resultatenrekening; (e) de accountantsverklaring; (f) het Jaarbericht jaar t-1. (14)
Artikel 15 Niet reguliere informatievoorziening Op aanvraag verstrekt het NFI andere informatie dan bedoeld in artikel 14. (15)
9 Toezicht Artikel 16 Toezicht op het NFI 1 De Directeur Opsporingsbeleid houdt toezicht op het NFI ten aanzien van de onderwerpen waar met het NFI afspraken over zijn gemaakt. (16)
10 Slotbepalingen Artikel 17 Geschillenregeling 1 Indien over de uitvoering en handhaving van deze afspraken tussen partijen enig geschil mocht rijzen, wordt getracht in goed overleg tot een oplossing van het geschil te komen. 2 Een geschil is aanwezig indien één der partijen dat stelt. Artikel 18 Afwijken van afspraken Bij onderling goedvinden kan van de afspraken worden afgeweken. Afwijkingen worden schriftelijk vastgelegd. Artikel 19 Niet nakomen van afspraken De Directeur-Opsporingsbeleid vergoedt, indien het jaarplan voor 31 december nog niet is goedgekeurd, 4/12 deel van de door het NFI ingediende begroting door middel van bevoorschotting aan het NFI. Artikel 20 Inwerkingtreding 1 Deze afspraken treden in werking met ingang van 1 januari 2003. 2 De afspraken gelden voor onbepaalde tijd, tenzij één van de partijen verzoekt om aanpassing en/of beëindiging en over deze aanpassingen en/of beëindiging overeenstemming bestaat. (17)
Aldus afgesproken en in tweevoud opgemaakt te s-gravenhage, d.d. 12 februari 2002. De Directeur Opsporingsbeleid van het Ministerie van Justitie w.g. De Algemeen Directeur van het Nederlands Forensisch Instituut: w.g. Mr. J.H. van den Heuvel Dr. A.S.M. Koeleman (18)