Privacyreglement expertteam gezinsondersteuning Almere

Vergelijkbare documenten
Privacyreglement Wijkteams

CONVENANT expertteams gezinsondersteuning Almere

PRIVACYREGLEMENT HOREND BIJ DE GRONDSLAG ZORG EN VEILIGHEID GEMEENTE NIJKERK

Privacyconvenant Sociaal Wijkteam Haarlem. Convenantpartners: Gemeente Haarlem Dock Haarlem Effect Kontext MEE Zorgbalans.

Convenant Vroegsignalering huurschulden Nederweert

PRIVACYREGLEMENT HOREND BIJ DE GRONDSLAG ZORG EN VEILIGHEID GEMEENTEN FOODVALLEY

Privacyreglement. Voorwoord Privacybepalingen Begripsbepalingen Toepassingsgebied... 3

Persoonsgegeven: Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Privacyreglement wijkteams Sociaal Domein gemeente Albrandswaard

Privacyreglement Spoor 3 BV. Artikel 1. Begripsbepalingen. Voor zover niet uitdrukkelijk anders blijkt, wordt in dit reglement verstaan onder:

Persoonsgegevens Alle gegevens die informatie kunnen verschaffen over een identificeerbare natuurlijke persoon.

Privacyreglement. 1. Begripsbepalingen

Privacy reglement kinderopvang Opgesteld volgens de Wet Bescherming Persoonsgegevens (W.B.P.)

Privacy reglement. Inleiding

1.1. Persoonsgegevens Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Privacyreglement. AM Advies & Begeleiding. Mei 2018

c) persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;

Privacy protocol Sociaal domein gemeente Waterland 2015

Privacyreglement. Artikel 1. Bereik

Diagnostisch Centrum DiaSana

Versie maart 2017 Opgesteld door: Talent in zorg. Privacyreglement

Impuls Kindercampus PRIVACYREGLEMENT

Privacyreglement Ambitiouzz

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Gegevensverzameling: verzameling van persoonsgegevens over een cursisten of medewerkers met daaraan ten grondslag een bepaald doel.

Inhoud. Privacyreglement Roebia Zorg. Boek 4. Bijlagen

In dit reglement zullen we vastleggen hoe bij SPEL de privacy van persoonsgegevens is vastgesteld.

Rubriek Onderwerp Nummer Datum document KWALITEIT - BELEID Privacybeleid

Privacyreglement Zorgboerderij De Geijsterse Hoeve. Inwerkingtreding: 1 september In dit reglement wordt verstaan onder:

Bijlage bij de Deelovereenkomsten inkoopnetwerk Jeugd FoodValley. REGLEMENT Gegevensdeling in het sociale domein JEUGD FOODVALLEY

Privacy protocol zorgaanbieders Peelregio

1. Begripsbepalingen In dit reglement wordt verstaan onder:

Privacyreglement. Werkpad

Privacy Protocol sociaal domein gemeente Landsmeer 2016

de wet: de Wet bescherming persoonsgegevens; persoonsgegeven: elk gegeven over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke

004 Privacyreglement

Privacy protocol gemeente Hardenberg. de activiteiten van de gebiedsteams "Samen Doen" worden uitgevoerd in opdracht van het

8.50 Privacyreglement

Privacyreglement. Inhoudsopgave. Melius Zorg Privacyreglement

Privacyreglement Stichting Houtdatwerkt

1.1. Persoonsgegevens Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Privacybeleid Schutse Zorg Tholen

Privacyreglement OCA(Zorg)

Privacyreglement. 1. Begripsbepalingen

Privacyreglement Cliënten Ons Tweede Thuis. Vastgesteld September 2015 (met tekstuele wijzigingen AVG 25 mei 2018)

Privacyreglement. Stichting Rapucation Postbus NL Amsterdam

Verwerkersovereenkomst

Begripsomschrijvingen Persoonsgegevens Persoonsregistratie Patiënt Verantwoordelijke Hulpverlener Personeel Bewerker Derde Verstrekken van

Privacy reglement / Geheimhouding

1.1 Persoonsgegevens Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Privacyreglement versie 1.2, d.d

Privacyreglement. WerkPro privacyreglement pagina: 1 van 5 Versiedatum: Eigenaar: Bedrijfsjurist

PRIVACY-CONVENANT WIJKTEAMS GEMEENTE RIDDERKERK

Art. 1 Begripsbepalingen In dit reglement wordt in aansluiting bij en in aanvulling op de Wet bescherming persoonsgegevens verstaan onder:

Privacyreglement Kindertherapeuticum

Privacyreglement. Algemene bepalingen. Doelstelling

Privacyreglement Esma dienstverlening (februari 2018)

Privacyreglement Work4People Privacyreglement

Privacyreglement. ALTRA Jeugd- en Opvoedhulp

1.8. Betrokkene Degene over wie Persoonsgegevens in de Persoonsregistratie zijn opgenomen.

Privacyreglement Bureau Beckers

Privacyprotocol Sociaal Domein regio Utrecht Zuidoost

Privacyreglement ZorgFamilie

Privacyreglement Hulp bij ADHD

Privacyreglement. verwerking persoonsgegevens. ROC Nijmegen

1.1 persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerd of identificeerbaar persoon.

Privacyreglement Atalmedial

1.1 Persoonsgegevens: Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

PRIVACYREGLEMENT STICHTING KINDEROPVANG SWALMEN

Privacyreglement Trevianum Scholengroep

PRIVACY REGLEMENT Jeugdtandzorg West, Calandstraat AD Den Haag. Artikel 1 Definities

Extern Privacy protocol

Dit reglement is van toepassing op iedere verwerking van persoonsgegevens van betrokkene en van Stichting De Paarse Pelikaan, gevestigd te Hilversum.

Privacyreglement Mei 2018

5. Betrokkene: degene op wie de Persoonsgegevens betrekking hebben, in het algemeen de patiënt. Artikel 3 Wijze van verkrijging van de gegevens

Privacyreglement elektronische gegevensuitwisseling Stichting OZIS Fryslân

Privacyreglement/ Geheimhouding

1. Persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Privacyreglement Rosemarijn Gezinsbegeleiding

Gastouderbureau Alles Kids Zoetermeer Privacyreglement

PRIVACYREGLEMENT IN ZORG EN ADVIES B.V.

Privacyreglement Financieel Bureau Brabant

Convenant voor gegevensuitwisseling tussen Politie en beveiligingsorganisaties en organisatoren van evenementen

Privacyreglement 2015

1. Persoonsgegevens: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Bewerkersovereenkomst uitvoering Vroeg Eropaf

Dit document behoort toe aan; Fysiotherapie Bennie de Jonge Schoorstraat JW Klazienaveen Hierna te noemen: de organisatie

PRIVACYREGLEMENT. maakt werk van de apotheek. Stichting Bedrijfsfonds Apotheken. Paragraaf 1. Algemene bepalingen

Privacyreglement van de Stichting Welzijnswerk. inzage-exemplaar voor klanten

Privacyreglement. Inhoudsopgave. Vastgestelde privacyreglement Kraamzorg Novo Peri, 13 juni 2012

1.1. Persoonsgegevens Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Privacyreglement Blij met taal

In dit reglement wordt in aansluiting bij en in aanvulling op de Wet bescherming persoonsgegevens (Staatsblad 2000, 302) verstaan onder:

Bewerkersovereenkomst Wet bescherming persoonsgegevens

Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP); Burgerlijk Wetboek, boek 7: (overeenkomst inzake geneeskundige behandeling (WGBO);

Privacy-verklaring PreventPartner

Privacyreglement Triage Medisch Adviesbureau

- bewerker: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen;

Transcriptie:

Privacyreglement expertteam gezinsondersteuning Almere Inleiding Dit privacyreglement is een onlosmakelijk onderdeel van het Convenant Expertteam gezinsondersteuning Almere en geldt voor alle convenantpartners die samenwerken op basis van dit convenant. Het regelt de privacy aspecten voor de noodzakelijke informatie-uitwisseling. Bij complexe en/of meervoudige problematiek kan het wijkteam het expertteam gezinsondersteuning inschakelen. Professionals van het expertteam gezinsondersteuning hebben zodanige specialistische kennis dat zij wijkwerkers kunnen adviseren. Het expertteam gezinsondersteuning wordt daarnaast ingezet bij het oplossen van de zwaardere problematiek In het kader van de samenwerking met expertteam gezinsondersteuning worden er gegevens verzameld en gedeeld. De informatie-uitwisseling en vastlegging zijn ondermeer in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp), de WMO 2015 en de Jeugdwet geregeld. Voor de convenantpartners gelden in aanvulling daarop, dit privacyreglement, de specifieke regels van de organisatie en de beroepsgroep. Bij de uitwisseling van gegevens geldt dataminimalisatie als uitgangspunt. Slechts gegevens die nodig zijn om de juiste ondersteuning te verlenen en/of in te zetten worden uitgewisseld. Artikel 1 Definities en afkortingen 1.1 Betrokkene: Degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft. 1.2 Inwoner: Iedereen die in Almere woont en bij het expertteam gezinsondersteuning geregistreerd is. 1.3 Persoonsgegeven: Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. 1.4 Convenantpartner: Een betrokken partner bij het convenant Expertteam gezinsondersteuning Almere. 1.5 Wijkteam: Medewerkers van diverse geledingen (als gezondheidszorg, algemeen maatschappelijk werk, vrijwilligerswerk) werken samen in de wijkteams. Dit is een team waarin de partners hun werkzaamheden op elkaar afstemmen, in het belang van de inwoner. 1.6 Expertteam gezinsondersteuning: Een team met een consultatiefunctie aan de wijkteams en een coördinatiefunctie na opschaling van een casus. 1.7 Verantwoordelijke: Het bestuursorgaan dat, samen met de convenantpartners, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. 1.8 Melding: De melding bij het College bescherming persoonsgegevens (Cbp) van de gehele verwerking van persoonsgegevens, waaronder de deling en opslag van gegevens in een dossier t.b.v. de doelstellingen van dit convenant. 1.9 Derde: Een ieder, niet zijnde de betrokken inwoner of medewerker binnen het expertteam gezinsondersteuning.

Artikel 2 Doelstelling 2.1 Het doel van de expertteams gezinsondersteuning is om de wijkteams te adviseren en, als de situatie te complex is voor de wijkteams, ondersteuning aan betreffende inwoners, zoals bedoeld in artikel 3, (tijdelijk) te organiseren. Artikel 3 Doelgroep van het expertteam gezinsondersteuning 3.1 De doelgroep bestaat uit alle inwoners van Almere met een complexe en/of onduidelijke hulpvraag. Artikel 4 Overlegstructuur 4.1 Binnen de overlegvormen van het expertteam gezinsondersteuning zullen persoonsgegevens over betrokkenen worden uitgewisseld. Hierbij zal conform de bepalingen van dit privacyreglement worden gehandeld. 4.2 Indien er een overleg wordt belegd, zal dit in de regel samen met de inwoner plaatsvinden, maar minimaal is de inwoner hierover geïnformeerd. Artikel 5 Gegevensverwerking 5.1 Gegevens worden slechts verwerkt en vastgelegd binnen het expertteam gezinsondersteuning indien hier een wettelijke grondslag (in bijvoorbeeld de Wbp, de WMO 2015, de Jeugdwet) voor aanwezig is. Elk afzonderlijk persoonsgegeven wordt in een concrete situatie pas verwerkt indien dat voor het doeleinde dan wel de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, zorgvuldig, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig is. Bij de uitvoering wordt dan ook zodanig gehandeld dat de persoonlijke levenssfeer van de inwoner in de desbetreffende situatie niet onevenredig wordt geschaad in verhouding tot het doel. 5.2 Het Burger Service Nummer (BSN) wordt verwerkt, voor zover dit onvermijdelijk kan zijn vermeld op documenten die ter beschikking zijn gekomen zoals kopieën van identiteitsbewijzen of via de BRP. Artikel 6 Ontvangers 6.1 Gegevens worden tenzij er sprake is van de uitzondering beschreven in artikel 8.2 - alleen uitgewisseld of verstrekt indien de inwoner met een ondersteuningsvraag daarvoor toestemming heeft verleend. Alleen de convenantpartners, die bij een ondersteuningsvraag betrokken zijn, ontvangen informatie over een inwoner. Het Wijkteam dat een ondersteuningsvraag opschaalt naar het expertteam gezinsondersteuning geeft direct aan welke instanties reeds betrokken zijn en overlegt daarvoor een specifieke toestemmingsverklaring van de inwoner. 6.2 Een derde ontvangt slechts informatie over een inwoner wanneer de voortgang van een specifieke ondersteuningsvraag in het geding is en er meer expertise is vereist. Voorwaarde is dat de inwoner toestemming heeft verleend en de derde een geheimhoudingsverklaring tekent. De geheimhoudingsverklaring en de toestemming van inwoner voor deze uitwisseling worden gedocumenteerd. Inwoner wordt van de uitwisseling op de hoogte gesteld. Met derden wordt, indien noodzakelijk, in de regel zo mogelijk, alleen dat-informatie gedeeld, waarbij conform het stappenplan gegevensdeling (bijlage 1) wordt gehandeld. Dat-

informatie bevat informatie dàt iemand ondersteuning ontvangt van een bepaalde instantie en soms de aard van de ondersteuning. Dat-informatie staat tegenover wat-informatie, waarmee de inhoudelijke informatie over de achtergrond, oorzaak, en behandeling van de ondersteuning wordt bedoeld. 6.3 Ook ingeval de wet daartoe verplicht worden gegevens verstrekt aan een derde partij. Inwoner wordt hiervan direct op de hoogte gesteld. Artikel 7 Grondslagen voor gegevensverwerking 7.1 Primair is ondubbelzinnige toestemming krachtens artikel 8, lid a Wbp de rechtmatigheidsgrondslag voor de verwerking van de gegevens binnen het expertteam gezinsondersteuning. De inwoner verleent voor de specifiek aangeduide doelstelling zijn/haar ondubbelzinnige toestemming om gegevens te delen tussen convenantpartners en derden. De organisaties waarmee gegevens mogen worden gedeeld worden met naam genoemd. Toestemmingsverklaringen (zie bijlage 2) worden opgeborgen. Inwoner kan op ieder moment de toestemming intrekken. De gegevensdeling moet dan direct stoppen, met in acht neming van art. 12 van dit reglement en onderstaande rechtmatigheidsgrondslagen. Intrekking van een toestemmingsverklaring geldt niet met terugwerkende kracht. Derhalve zal bestaande verwerking in takt blijven. 7.2 Medische informatie mag pas worden opgevraagd na specifieke toestemming van de inwoner op het toestemmingsformulier. Daarnaast moet rekening gehouden worden met art. 8 van dit reglement. 7.3 Verder geldt als rechtmatigheidsgrondslag voor de verwerking van de gegevens binnen het expertteam gezinsondersteuning: Artikel 8, lid f Wbp: voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de gemeente Almere of één of meer van de convenantpartners. 7.4 Het expertteam gezinsondersteuning kan zonder toestemming van degene die het betreft, uitsluitend persoonsgegevens verwerken indien dit noodzakelijk is voor het doel zoals bedoeld in artikel 2 van dit reglement én ter verdediging van de vitale belangen (w.o. dringende medische noodzaak) van de inwoner of van een derde én op grond van conflict van plichten, als bedoeld in de WGBO én op grond van het meldrecht (kinder)mishandeling als bedoeld in de Jeugdwet. 7.5 In bijlage 1 is een stappenplan opgenomen dat gehanteerd wordt bij de afweging om te komen tot gegevensdeling, ook als de inwoner hiervoor geen toestemming verleent (en er sprake is van een situatie waarbij een zwaarwegend persoonlijk of maatschappelijk belang zwaarder wordt geacht dan het ontbreken van de toestemming). 7.6 Iedere convenantpartner dient conform de Wbp, indien van toepassing de WGBO, dit reglement, alsmede de beroeps-, gedragscodes en reglementen van de eigen organisatie te handelen.

Artikel 8 Beroepsgeheim, opheffing/doorbreking 8.1 Het beroepsgeheim geldt op grond van wetgeving en beroepscodes voor de meeste leden van de expertteams gezinsondersteuning. Voor zover de leden van de expertteams gezinsondersteuning op grond van wetgeving en/of beroepscodes geen beroepsgeheim hebben, geldt dat zij een afgeleid beroepsgeheim hebben, indien zij over medische gegevens (komen te) beschikken. Het medisch beroepsgeheim volgt de gegevens, met dien verstande dat de ontvanger van deze gegevens gehouden is aan het beroepsgeheim voor wat betreft deze gegevens. De geheimhoudingsplicht uit artikel 13 blijft onverkort gelden, ongeacht of er sprake is van medische gegevens. 8.2 Doorbreking van het beroepsgeheim van de hulpverlener onderworpen aan de WGBO of daarop geënte codes vanuit de beroepsverenigingen, kan uitsluitend als sprake is van: a. toestemming van de inwoner (toestemming heft beroepsgeheim op). De inwoner dient volledig te zijn geïnformeerd alvorens deze toestemming kan geven. Informatie verstrekking aan de wettelijk vertegenwoordigers van deze inwoner kan alleen geweigerd worden indien dat kennelijk strijdig is met de belangen van de inwoner jonger dan 12 jaar. Is de inwoner tussen de 12 en 16 jaar, dan is gezamenlijke toestemming van de inwoner en diens wettelijke vertegenwoordiger(s) vereist. Bij inwoners tussen 12 en 16 jaar kan informatie verstrekking aan de wettelijk vertegenwoordiger worden geweigerd indien dat kennelijk strijdig is met diens belangen of indien deze inwoner nadrukkelijk bezwaar heeft gemaakt tegen de informatieverstrekking. Ingeval de inwoner 16 jaar en ouder kan hij/zij zelfstandig toestemming verlenen. De wettelijk vertegenwoordiger(s) hebben dan geen recht op informatie over deze inwoner, tenzij deze inwoner daar toestemming voor verleent. b. conflict van plichten 1. Van een conflict van plichten is slechts in zeer uitzonderlijke gevallen sprake, het moet gaan om een noodsituatie. De volgende stappen moeten in acht worden genomen: a. Nagaan of alles in werking is gesteld om toestemming van de inwoner te krijgen. Zo niet, waarom was dit niet mogelijk? b. Al het mogelijke is geprobeerd om zonder doorbreking van de geheimhoudingsplicht het probleem op te lossen. c. Het niet doorbreken van de geheimhouding levert ernstige schade op voor inwoner of derde. d. Het moet vrijwel zeker zijn dat doorbreking c.q. opheffing van de geheimhoudingsplicht schade aan inwoner of een ander kan beperken. 1 Een conflict van plichten kan zich bijvoorbeeld voordoen wanneer een zwaarwegend belang van de inwoner of een ander dan de inwoner de doorbreking van de geheimhoudingsplicht rechtvaardigt, omdat het bewaren van het geheim voor de inwoner of de ander ernstig nadeel of gevaar oplevert. Dit blijft altijd de verantwoordelijkheid en zorgvuldige afweging van de beroepsbeoefenaar zelf, die moet kunnen verantwoorden waarom inbreuk op de geheimhoudingsplicht is gemaakt. De wijkwerker beslist dit altijd in overleg met een collega.

Artikel 9 Transparantie 9.1 De inwoners worden (mondeling) geïnformeerd over de verwerking van hun persoonsgegevens. 9.2 Alle formulieren worden voorzien van de rechten van inwoners. 9.3 Aan inwoners wordt een toestemmingsverklaring voorgelegd indien, na beoordeling van de ondersteuningsvraag, blijkt dat ten gegevensuitwisseling noodzakelijk is. De ondertekende toestemmingsverklaring wordt gedocumenteerd. Indien een inwoner weigert de toestemmingsverklaring te ondertekenen wordt dit opgenomen in het ICT-systeem en vindt middels hantering van een stappenplan conform bijlage 1 analyse plaats of alsnog wordt overgegaan tot verwerking van gegevens. Indien dit het geval is, wordt de inwoner hierover geïnformeerd. 9.4 Om ervoor te zorgen dat personen en organisaties binnen het werkgebied in ieder geval weet hebben van de mogelijke gegevensuitwisselingen in het kader van het samenwerkingsverband, zal dit privacyreglement worden gepubliceerd op www.almere.nl, en www.almerekracht.almere.nl Artikel 10 Rechten inwoner op basis Wbp/WGBO 10.1 Ingevolge de Wbp is het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Almere, verantwoordelijke voor de verwerking van gegevens binnen het Expertteam gezinsondersteuning. 10.2 De inwoner heeft binnen het kader van de Wbp en de WGBO recht op: informatie, zodat hij/zij kan nagaan wat er met de gegevens gebeurt; inzage, welke gegevens van hem/haar staan geregistreerd; verbetering, aanvulling, verwijdering, (vernietiging) of afscherming. 2 10.3 Het Expertteam gezinsondersteuning handelt namens het college in mandaat zelfstandig verzoeken om informatie, inzage, afschrift, verbetering, aanvulling, verwijdering en afscherming, vernietiging af, voorzover het persoonsgegevens in de zin van de Wbp betreft. De gemeente ontvangt periodiek het aantal op grond van de Wbp en de WGBO afgehandelde verzoeken. 10.4 Bij elke betrokken convenantpartner kan gedetailleerde en medische informatie c.q. het zorgdossier apart worden opgevraagd en geldt de eigen verantwoordelijkheid van deze partner voor het betreffende dossier. Artikel 11 Archivering en bewaartermijn 11.1 Omdat het expertteam gezinsondersteuning geen eigen bestuur heeft, valt de zorgplicht voor het archief onder de verantwoordelijkheid van het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Almere en het toezicht op het beheer onder de verantwoordelijkheid van de stadsarchivaris van Almere. 2 Het Wijkteam bericht de inwoner binnen vier weken na ontvangst van het verzoek of dan wel in hoeverre aan het verzoek wordt voldaan. Een verschil van mening tussen professional van het Wijkteam en inwoner omtrent het verzoek wordt vastgelegd. Een (gedeeltelijke) weigering wordt met redenen omkleed.

11.2 Alle door het expertteam gezinsondersteuning vast te leggen gegevens worden digitaal opgeslagen in de door de gemeente ter beschikking gestelde systemen. De gemeente is belast met het beheer van de systemen. Medische gegevens en test - en onderzoeksuitslagen, deel uitmakend van een zorgdossier van de convenantspartner worden conform de WGBO bewaard. Artikel 12 Randvoorwaarden 12.1 De uitwisseling van persoonsgegevens door convenantpartners beperkt zich tot die persoonsgegevens die benodigd zijn voor de in artikel 2 van dit reglement genoemde doelen. 12.3 Convenantpartners zullen ervoor zorgdragen dat de verwerking van persoonsgegevens door de convenantpartners plaatsvindt in overeenstemming met de voor hen geldende wettelijke kaders. Artikel 13 Geheimhouding en beveiliging 13.1 Convenantpartners zijn verplicht tot geheimhouding van de in het kader van dit reglement ontvangen gegevens van inwoners, over elkaars organisatie en over al hetgeen waarvan redelijkerwijs is aan te nemen dat bekendmaking daarvan de belangen van de andere convenantpartner zou schaden, behoudens voor zover een bij of krachtens de wet gegeven voorschrift tot verstrekking verplicht of zijn taak daartoe noodzaakt. 13.2 Convenantpartners leggen aan personen en medewerkers die persoonsgegevens verkrijgen, een plicht tot geheimhouding op. Deze verklaring strekt tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan de medewerkers kennis nemen, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit. 13.3 De door het expertteam gezinsondersteuning vast te leggen gegevens worden digitaal in de door de gemeente ter beschikking gestelde systemen opgeslagen. De gemeente is verantwoordelijk voor het beheer van deze systemen. Het expertteam gezinsondersteuning zal de gemeente onverwijld informeren over te wijzigen autorisaties betreffende genoemde systemen in verband met in- en uitdiensttreding, alsmede over beveiligingsinbreuken, datalekken of andere gebeurtenissen die de veiligheid van persoonsgegevens in gevaar hebben gebracht, brengen of dreigen te brengen. De gemeente is verplicht om passende technische en organisatorische maatregelen te treffen ter beveiliging van de gegevens tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Convenantspartners zijn verplicht om informatie zorgvuldig, strikt vertrouwelijk en met gepaste geheimhouding te behandelen en zullen instructies die daaruit voortvloeien, opvolgen. Artikel 14 Melding Als (eind)verantwoordelijke, zal de gemeente Almere verwerking van persoonsgegevens binnen dit reglement melden bij het College bescherming persoonsgegevens. Artikel 15 Wijzigingen en aanvullingen reglement 16.1 Wijzigingen in de doeleinden van de gegevensverwerkingen als bedoeld in dit reglement en wijzigingen in het gebruik en de wijze van verkrijging van de persoonsgegevens, dienen te leiden tot wijziging dan wel aanvulling van dit reglement. 16.2 Wijzigingen en aanvullingen van dit reglement behoeven de instemming van alle

convenantpartners. De wijziging in de gegevensverwerking die hieruit voortvloeit dient te worden gemeld aan het Cbp. Artikel 17 Bijlagen 17.1 De volgende bijlagen horen bij dit reglement: Bijlage 1: Stappenplan gegevensdeling Bijlage 2: Toestemmingsverklaring inwoner Bijlage 3: Geheimhoudingsverklaring incidentele partner/derden 17.2 De convenantpartners hebben kennis genomen van de voor hen relevante bijlagen en zullen dienovereenkomstig handelen.

Bijlage 1 Stappenplan gegevensdeling Als uitgangspunt geldt, dat gegevensdeling niet standaard maar per ondersteuningsvraag en op het individu/systeem toegesneden maatwerk is. Professionals binnen het expertteam gezinsondersteuning moeten zich te allen tijde realiseren dat verantwoord omgaan met informatie betekent: 1. dat men zich ook in de samenwerking met partners dient te houden aan de voor de eigen organisatie geldende spelregels en voorschriften voor het verantwoord omgaan met gegevens; 2. dat alleen de need to know informatie (enkel de noodzakelijke informatie om het gezamenlijke doel te bereiken) gedeeld wordt; Daarom is het goed om hoe dan ook de volgende checklist te hanteren: I. Vraag je af of gegevensuitwisseling inzake de inwoner van evident belang is: a. is er een dringend gezondheidsbelang; b. bestaat de vrees voor ernstig nadeel; c. al dan niet in combinatie met ernstige overlast. II. Denk aan subsidiariteit Kies voor de minst ingrijpende gegevensuitwisseling en zie daar ook op toe. Kan het ook met minder gegevens? III. Denk aan proportionaliteit Bepaal of er een verhouding is tussen de hoeveelheid en aard van de gegevensuitwisseling en het doel. IV. Leg vast of inwoner ondubbelzinnige toestemming geeft Indien de inwoner toestemming geeft, leg dat dan vast in een getekende verklaring. Indien de inwoner geen toestemming geeft, mag gegevensuitwisseling slechts plaatsvinden o.b.v. de volgende uitzonderingen: a. ter voorkoming strafbare feiten; b. in het belang van bescherming van inwoner; c. in het belang van rechten en vrijheden van anderen. Ad a, b en c: De volgende stappen moeten in acht worden genomen: Nagaan of alles in werking is gesteld om toestemming van de inwoner te krijgen. Zo niet, waarom was dit niet mogelijk?

Het niet uitwisselen van gegevens levert ernstige schade op voor inwoner of derden (conflict van plichten 3, zie artikel 8.2 van het Privacyreglement Expertteams gezinsondersteuning Almere). Er kan gedacht worden aan (o.a.): - (kinder)mishandeling - serieuze aankondiging van plegen misdaad - ernstig nadeel, of vrees daarvoor, voor de gezondheidstoestand van inwoner/derden (bijv: zelfmoord/ ernstige gezondheidsschade) eventueel gecombineerd met overlast voor omgeving; Nagaan of er sprake is van een conflict van plichten blijft altijd de verantwoordelijkheid en zorgvuldige afweging van de beroepsbeoefenaar zelf, die moet kunnen verantwoorden waarom inbreuk op geheimhoudingsplicht is gemaakt. De medewerker van het expertteam gezinsondersteuning beslist dit altijd in overleg met een collega. Geen toestemming, geen uitzonderingssituatie i.v.m. conflict van plichten (zie bolletje hierboven), dan vindt geen uitwisseling plaats. V. Motiveer en documenteer Documenteer en motiveer altijd waarom over is gegaan tot gegevensuitwisseling (ondanks geen toestemming van de inwoner). Doe dit altijd in overleg met collega. Volg het privacyreglement Expertteam gezinsondersteuning Almere en de regels hierover vanuit de eigen organisatie, indien deze zijn vastgelegd. VI. Voldoe aan de rechten van de inwoner Informeer de inwoner over de gegevensdeling. De inwoner mag altijd zijn dossier en/of gegevens inzien en een verzoek tot correctie of verwijdering indienen. Bedenk: als je geen gegevens deelt, dan ben je als professional ook verantwoordelijk. 3 Van een conflict van plichten is slechts in zeer uitzonderlijke gevallen sprake, het moet gaan om een noodsituatie.de volgende stappen moeten in acht worden genomen: a. Nagaan of alles in het werking is gesteld om toestemming van de inwoner te krijgen. Zo niet, waarom was dit niet mogelijk? b. Al het mogelijke is geprobeerd om zonder doorbreking van de geheimhoudingsplicht het probleem op te lossen. c. Het niet doorbreken van de geheimhouding levert ernstige schade op voor inwoner of derden. d. Het moet vrijwel zeker zijn dat de doorbreking c.q. opheffing van de geheimhoudingsplicht schade aan inwoner of een ander kan beperken.

Bijlage 2 Toestemmingsverklaring gegevensdeling Expertteam gezinsondersteuning Ondergetekende, Naam Adres Postcode Woonplaats Geboortedatum Geboorteplaats geeft hierbij toestemming aan de medewerkers van het Expertteam gezinsondersteuning, om informatie over hem of haar vast te leggen, op te vragen en te delen. Doel van de informatie uitwisseling: Het kunnen bieden van ondersteuning en hulp aan ondergetekende ten behoeve van. (specifiek doel invullen/onderwerp van de zorgvraag). Daartoe mogen gegevens, ten behoeve van bovengenoemd doel, worden gedeeld en opgevraagd bij: o De organisaties die deel uit maken van het Expertteam gezinsondersteuning o Andere organisaties Naam organisatie en hulpverlener: Naam organisatie en hulpverlener: o Ik stem er ook mee in dat mijn huisarts geïnformeerd wordt, dat ik aangemeld ben bij het Expertteam gezinsondersteuning. o Ik stem er, ten behoeve van bovenstaand doel, mee in dat noodzakelijke gegevens vanuit het Expertteam gezinsondersteuning met de huisarts worden gedeeld en dat de huisarts doelgebonden en noodzakelijke gegevens mag delen met het Expertteam gezinsondersteuning. Naam huisarts: Voor akkoord, Datum: Plaats: Handtekening: Het expertteam gezinsondersteuning hecht grote waarde aan uw privacy. Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig behandeld en beveiligd en slechts gebruikt voor het doel waarvoor u deze gegevens aanreikt. U heeft het recht om uw toestemming altijd weer in te trekken.

Bijlage 3 Geheimhoudingsverklaring derden Ondergetekende, Verplicht zich tegenover., (concretiseren) tot geheimhouding van verkregen kennis van zaken inzake: Geheimhouding geldt zowel gedurende de periode waarin hij/zij gegevens over de incidentele casuïstiek/ondersteuningsvraag verwerkt als daarna. Verkregen informatie mag niet verwerkt worden op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen. In dit kader is het niet toegestaan enige informatie aan derden te verstrekken omtrent gegevens van inwoner. Naam: Organisatie: Plaats: Datum: Handtekening: