Privacyreglement Atalmedial

Transcriptie

1 Privacyreglement Atalmedial INHOUDSOPGAVE 1 Toelichting Begripsbepalingen Reikwijdte van het reglement Verkrijgen van persoosngegevens Informatieplicht Verwerking Verstrekking van persoonsgegevens Bewaartermijn van persoonsgegevens Recht op inzage Recht op correctie Recht op verwijdering of vernietiging van persoonsgegevens Rechtsbescherming Melding Slotbepalingen... 8

2 1 TOELICHTING Op 1 september 2001 is de Wet Bescherming Persoonsgegevens ( WBP ) in werking getreden. Hierin zijn de regels voor het verwerken van Persoonsgegevens opgenomen. Aan de hand van dit privacyreglement toont Atalmedial aan dat hij het zorgvuldig verwerken van Persoonsgegevens uitermate belangrijk vindt. Alle medewerkers van Atalmedial dienen conform dit privacyreglement te handelen en het privacyreglement moet als zodanig bij alle medewerkers bekend zijn. 2 BEGRIPSBEPALINGEN Atalmedial: Betrokkene: CBP: Persoonsgegevens: Verwerking: Toestemming: verantwoordelijke in de zin van de WBP degene op wie een Persoonsgegeven betrekking heeft - waaronder patiënten en cliënten met betrekking tot wie Atalmedial in opdracht van een derde (medische) onderzoeken verricht of een antistollingsbehandeling verzorgt - of zijn vertegenwoordiger. het College bescherming persoonsgegevens dat tot taak heeft toe te zien op de verwerking van Persoonsgegevens. elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. elke handeling of geheel van handelingen met betrekking tot Persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van Persoonsgegevens. elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting, waarmee Betrokkene toestemming verleent dat hem betreffende Persoonsgegevens worden verwerkt. In het geval van Atalmedial wordt toestemming verkregen door middel van het aanvraagformulier c.q. aanmeldformulier. 3 REIKWIJDTE VAN HET REGLEMENT Dit privacyreglement is van toepassing op de geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde Verwerking van Persoonsgegevens van Betrokkenen, alsmede op de daaraan ten grondslag liggende documenten die in een bestand zijn opgenomen.

3 4 VERKRIJGEN VAN PERSOONSGEGEVENS De Persoonsgegevens van een Betrokkene worden door Atalmedial verkregen van (1) de persoon/instelling die opdracht geeft tot het verrichten van een bepaald (medisch) onderzoek respectievelijk het verrichten van een antistollingsbehandeling; (2) van de Betrokkene zelf; en (3) (op basis) van het onderzoeksresultaat, de behandeling en de daarmee verband houdende relevante bevindingen. 5 INFORMATIEPLICHT 5.1. Indien bij Betrokkene Persoonsgegevens worden verkregen, deelt Atalmedial de Betrokkene zijn identiteit mede en de doeleinden van de Verwerking waarvoor de Persoonsgegevens zijn bestemd, tenzij de Betrokkene daarvan reeds op de hoogte is Atalmedial verstrekt nadere informatie voor zover dat gelet op de aard van de gegevens, de omstandigheden waaronder zij worden verkregen of het gebruik dat ervan wordt gemaakt nodig is om tegenover de Betrokkene een behoorlijke en zorgvuldige Verwerking te waarborgen De Betrokkene kan zijn/haar rechten inroepen via de binnen Atalmedial geboden mogelijkheid voor klachtenbehandeling: 6 VERWERKING IKOFA-commissie Atalmedial Antwoordnummer SE Amsterdam 6.1. De doeleinden die met de Verwerking van Persoonsgegevens door Atalmedial worden nagestreefd zijn de navolgende: (i) Het verrichten van onderzoek en het op basis daarvan adviseren van de opdrachtgever; (ii) Het uitvoeren/verzorgen van een antistollingsbehandeling met betrekking tot trombosezorgpatiënten; (iii) Het verstrekken van het onderzoeksresultaat en/of een beschrijving van de uitgevoerde behandeling(en) aan de opdrachtgever; (iv) Het op verzoek of met Toestemming van een bepaalde Betrokkene verstrekken aan een derde (ziekenhuis, huisarts, etc.), niet zijnde de opdrachtgever, van (een deel van) de bij Atalmedial over die betrokkene aanwezige Persoonsgegevens, waaronder mede begrepen de medische onderzoeksresultaten en uitgevoerde behandelingen; (v) Financiële administratie; (vi) Uitvoering van een verzekeringsovereenkomst; (vii) Wetenschappelijk onderzoek, statistiek en medisch onderwijs; (viii) Kwaliteitsbewaking binnen de organisatie van Atalmedial Door Atalmedial zullen niet meer Persoonsgegevens worden verwerkt dan voor de verwezenlijking van de in artikel 6.1 omschreven doeleinden nodig zijn.

4 6.3. De Persoonsgegevens die door Atalmedial worden verwerkt in het kader van de uitvoering van zijn werkzaamheden en de verwezenlijking van de door hem na te streven doeleinden staan in de bijlage bij dit privacyreglement vermeld. Voor zover Persoonsgegevens worden verwerkt ten behoeve van wetenschappelijke of statistische doeleinden of een doeleinde op het gebied van onderwijs zullen deze gegevens worden geanonimiseerd Persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt indien aan een van onderstaande voorwaarden is voldaan: (i) De Betrokkene voor de verwerking zijn ondubbelzinnige Toestemming verleent. De Toestemming kan blijken uit woord of gedrag en hoeft niet schriftelijk te worden verkregen. Wel dient de Betrokkene alvorens Toestemming te geven goed geïnformeerd te zijn. (ii) Dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de Betrokkene partij is, of voor handelingen die op verzoek van de Betrokkene worden verricht en die noodzakelijk zijn voor het sluiten van de overeenkomst. (iii) Dit noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen. (iv) Dit noodzakelijk is ter bestrijding van ernstig gevaar voor de gezondheid van de Betrokkene. Er is een dringend medische noodzaak de gegevens van de Betrokkene te verwerken; er is bijvoorbeeld direct medische hulp nodig en de Betrokkene is buiten bewustzijn. (v) Dit noodzakelijk is met het oog op belang van Atalmedial of van een derde en het belang van degene van wie de gegevens worden verwerkt niet prevaleert Atalmedial legt passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer om Persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige Verwerking. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de ten uitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico s die de Verwerking en de aard van de te beschermen Persoonsgegevens met zich meebrengen De Persoonsgegevens worden alleen verwerkt door personen die uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift, dan wel krachtens een overeenkomst tot geheimhouding zijn verplicht. 7 VERSTREKKING VAN PERSOONSGEGEVENS 7.1. Persoonsgegevens van Betrokkenen worden verstrekt aan: (i) Personen/functies binnen de organisatie van Atalmedial ten behoeve van de uitvoering van aan hen opgedragen taken. (ii) Personen/instellingen die aan Atalmedial opdracht hebben gegeven tot het verrichten van een (medisch) onderzoek respectievelijk het verzorgen van een antistollingsbehandeling. (iii) Andere personen/instellingen dan onder a en b genoemd, doch uitsluitend op verzoek met uitdrukkelijke Toestemming van de Betrokkene. (iv) Zorgverzekeraars ingevolge een overeenkomst tussen zorgverzekeraars en Atalmedial respectievelijk de Betrokkene. (v) Personen/instellingen voor doeleinden voor statistiek, wetenschap en onderwijs. De Persoonsgegevens worden in dit geval geanonimiseerd.

5 (vi) De Betrokkene zelf volgens de voorwaarden zoals in artikel 9 is beschreven Persoonsgegevens van een overleden Betrokkene kunnen uitsluitend aan een derde worden verstrekt in de navolgende gevallen: (i) Er is een wettelijke bepaling die verplicht om inzage te geven in Persoonsgegevens, bijvoorbeeld (ingevolge de BOPZ) aan de Inspecteur voor de Gezondheidszorg; (ii) Ingeval een veronderstelde Toestemming van de overleden Betrokkene: als de arts tot de overtuiging komt, na reconstructie van de wil van de overledene, dat in een concreet geval de overledene Toestemming tot inzage zou hebben gegeven; (iii) Als er zwaarwegende belangen zijn die tot verstrekking noodzaken Persoonsgegevens ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek kunnen alleen dan zonder Toestemming van de Betrokkene worden verstrekt, indien aan alle van de volgende voorwaarden is voldaan: (i) het vragen van de gerichte Toestemming in redelijkheid niet mogelijk is; (ii) het onderzoek een algemeen belang dient; (iii) het onderzoek niet zonder de desbetreffende gegevens kan worden uitgevoerd; (iv) de persoonlijke levenssfeer van de Betrokkene daardoor niet onevenredig wordt geschaad en vaststaat dat het onderzoek niet in de vorm van tot de Betrokkene herleidbare gegevens zal worden gepresenteerd. 8 BEWAARTERMIJN VAN PERSOONSGEGEVENS 8.1. Persoonsgegevens van Betrokkenen worden door Atalmedial niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt De bewaartermijn voor medische gegevens in de zin van de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst is in beginsel vijftien jaren, te rekenen vanaf het tijdstip waarop zij zijn vervaardigd, of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit. In de praktijk wordt binnen Atalmedial de regel gehanteerd dat deze 15- jaarstermijn aanvangt op het tijdstip dat het laatste behandelcontact heeft plaatsgevonden. De procedure Bewaartermijnen Documenten (opgenomen in het Kwaliteitshandboek van Atalmedial) is van toepassing Persoonsgegevens mogen langer worden bewaard dan noodzakelijk voor de verwerkelijking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, wanneer zij geanonimiseerd worden of voor zover ze uitsluitend voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden worden bewaard Na afloop van de bewaartermijn worden de Persoonsgegevens uit het (geautomatiseerde) bestand verwijderd, waarna vernietiging van de Persoonsgegevens plaatsvindt.

6 9 RECHT OP INZAGE 9.1. Iedere Betrokkene heeft het recht zich vrijelijk en met redelijke tussenpozen tot Atalmedial te wenden met het verzoek hem mede te delen of hem betreffende Persoonsgegevens door Atalmedial worden verwerkt Atalmedial deelt de Betrokkene schriftelijk binnen vier weken mee of hem betreffende Persoonsgegevens worden verwerkt. Het antwoord bevat: een volledig overzicht van de door Atalmedial verwerkte gegevens van de Betrokkene; een omschrijving van: - het doel of de doeleinden van de gegevensverwerking; - de categorieën van gegevens waarop de Verwerking betrekking heeft; - de ontvangers of categorieën van ontvangers; alle beschikbare informatie over de herkomst van de gegevens Het verzoek tot het doen van inzage kan uitsluitend door de Betrokkene worden gedaan en/of door diens gemachtigde ten kantore van Atalmedial onder overlegging van een geldig legitimatiebewijs van de Betrokkene en, in het geval van een machtiging, tevens een geldig legitimatiebewijs van de gemachtigde en een door de Betrokkene ondertekende machtiging, waarin expliciet staat vermeld dat de machtiging is verstrekt tot het geven van inzage betreffende Persoonsgegevens van de Betrokkene Het recht op inzage of afschrift kan worden geweigerd voor zover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van een ander Atalmedial kan voor het verstrekken van een afschrift een redelijke vergoeding in rekening bij Betrokkene brengen. 10 RECHT OP CORRECTIE Degene aan wie overeenkomstig het vorige artikel (recht op inzage) kennis is gegeven van hem/de Betrokkene betreffende Persoonsgegevens, kan Atalmedial verzoeken deze te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen, indien de gegevens: feitelijk onjuist zijn; onvolledig of niet ter zake dienend zijn voor het doel waarvoor ze zijn verwerkt; of op een andere wijze in strijd zijn met een voorschrift van de WBP of een andere wet. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen Atalmedial bericht de verzoeker (de Betrokkene of diens gemachtigde) binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk of, dan wel in hoeverre hij aan het verzoek voldoet. Een weigering is met redenen omkleed Atalmedial draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk door hem wordt uitgevoerd.

7 10.4. Het verzoek tot het doen van correctie kan uitsluitend door de Betrokkene worden gedaan en/of diens gemachtigde ten kantore van Atalmedial onder overlegging van een geldig legitimatiebewijs van de Betrokkene en, in het geval van een machtiging, tevens een geldig legitimatiebewijs van de gemachtigde en een door de Betrokkene ondertekende machtiging, waarin expliciet staat vermeld dat de machtiging is verstrekt tot het vragen van correctie betreffende Persoonsgegevens van de Betrokkene. 11 RECHT OP VERWIJDERING OF VERNIETIGING VAN PERSOONSGEGEVENS 11.1 De Betrokkene kan verzoeken om vernietiging van op hem betrekking hebbende gegevens indien deze feitelijk onjuist, voor het doel van de Verwerking onvolledig of niet ter zaken dienend zijn, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift in de Verwerking voorkomen Atalmedial bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het schriftelijke verzoek tot vernietiging. Aangegeven wordt dan in hoeverre hieraan voldaan gaat worden Atalmedial vernietigt de gegevens binnen drie maanden na het verzoek van de betrokkene tenzij redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de Betrokkene, alsmede voor zover bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is. 12 RECHTSBESCHERMING 12.1 Indien de Betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit privacyreglement niet worden nageleefd of andere reden heeft tot klagen, kan hij zich wenden tot de binnen Atalmedial geboden mogelijkheid voor klachtenbehandeling: IKOFA-commissie Atalmedial Antwoordnummer SE Amsterdam 12.2 Indien door Atalmedial een beslissing is genomen naar aanleiding van een verzoek op inzage en/of correctie en de Betrokkene en/of een belanghebbende niet met de beslissing kan instemmen, kan de Betrokkene en/of een belanghebbende zich tot de rechtbank wenden met het schriftelijke verzoek Atalmedial te bevelen alsnog een verzoek tot inzage en/of correctie toe of af te wijzen Het verzoekschrift moet worden ingediend binnen zes weken na ontvangst van het antwoord van Atalmedial. Indien Atalmedial niet binnen de gestelde termijn van vier weken heeft geantwoord op een verzoek, moet het verzoekschrift door de Betrokkene/belanghebbende worden ingediend binnen zes weken na afloop van die termijn.

8 13 MELDING Van de geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde Verwerking van Persoonsgegevens die bij Atalmedial plaatsvindt is melding gemaakt bij het College Persoonsgegevens met meldingsnummer M De inhoud van de melding is opvraagbaar via en kan bij Atalmedial door betrokkenen en/of belanghebbenden worden ingezien. 14 SLOTBEPALINGEN Onverminderd eventuele wettelijke bepalingen is dit privacyreglement van kracht gedurende de gehele looptijd van de Verwerking van Persoonsgegevens bij Atalmedial Indien een wijziging optreedt in de doelstellingen die aan de Verwerking van de Persoonsgegevens ten grondslag liggen dan wel in de omvang en of soort Persoonsgegevens of in het gebruik dat van de Persoonsgegevens wordt gemaakt, dient het privacyreglement te worden aangepast. Een aanpassing van het privacyreglement kan slechts worden doorgevoerd door Atalmedial. De wijzigingen in het privacyreglement zijn van kracht vier weken nadat ze bekend zijn gemaakt door Atalmedial aan Betrokkenen De bepalingen in dit privacyreglement laten de rechten van de Betrokkene en de verplichtingen van Atalmedial op grond van de WBP onverlet. In gevallen waarin dit privacyreglement niet voorziet, beslist Atalmedial met inachtneming van de bepalingen in de WBP Bijlagen bij dit privacyreglement worden geacht integraal onderdeel van dit privacyreglement uit te maken Deze versie van het privacyreglement is per 1 december 2014 in werking getreden De bekendmaking van het privacyreglement en de datum van inwerkingtreding geschiedt via het internet (waar dit privacyreglement ook te vinden zal zijn) en intern via intranet alwaar het opgenomen is in het documentbeheersysteem van Atalmedial, KIS/Manual Master.