PRIVACY REGLEMENT Jeugdtandzorg West, Calandstraat AD Den Haag. Artikel 1 Definities

Transcriptie

1 PRIVACY REGLEMENT Jeugdtandzorg West, Calandstraat AD Den Haag Artikel 1 Definities Persoonsgegeven Bestand Betrokkene Wettelijke vertegenwoordiger Bewerker Derde Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; Een gestructureerd geheel van persoonsgegevens ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd is of verspreid op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen; Degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft; Degene die een minderjarige betrokkene kan vertegenwoordigen. Degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen; Ieder, niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijke, de bewerker of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of bewerker gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken; Verwerken van persoonsgegevens Elke handeling of geheel van handelingen met Verstrekken van gegevens betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken doormiddel van toezending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens; Het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens die in het bestand zijn opgenomen of die door verwerking daarvan, al dan

2 niet in verband met andere gegevens, zijn verkregen; Verzamelen van persoonsgegevens Het verkrijgen van persoonsgegevens; Verantwoordelijke de natuurlijke persoon of rechtspersoon die alleen of met anderen het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt; Ontvanger Degene aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt; CBP College Bescherming Persoonsgegevens, ingesteld op grond van de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Het CBP heeft als taak toe te zien op de verwerking van persoonsgegevens; Klachtencommissie De Klachtencommissie Van Jeugdtandzorg West ingesteld op grond van de Wet Klachtrecht Cliënten Zorgsector, die belast is met de onafhankelijke behandeling van klachten. Artikel 2 Doel Het doel van de verwerking van de persoonsgegevens is het systematisch vastleggen van gegevens over patiënten/cliënten ten behoeve van : Het verlenen van mondzorg; Het berekenen en innen van de vergoeding voor de behandeling, waaronder begrepen het overdragen van vorderingen aan derden; Het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole; Het bewaken van de kwaliteit van zorg Het verrichten van wetenschappelijk of statistisch onderzoek ten behoeve van beleid en beheer. Artikel 3 Verzameling van de gegevens Persoonsgegevens zijn afkomstig of afgeleid van gegevens die mondeling en/of schriftelijk worden verstrekt door de Betrokkene en/of diens wettelijke vertegenwoordiger. Persoonsgegevens kunnen ook afkomstig zijn van de zorgverzekeraar, de huisarts, andere behandelaars, specialisten, hulpverleners of hulpverlenende personen en instanties. Artikel 4 Anonieme gegevens Persoonsgegevens in geanonimiseerde vorm zijn niet meer aan te merken als persoonsgegevens en vallen niet onder dit reglement Artikel 5 Soorten van gegevens

3 I De persoonsgegeven kunnen bestaan uit de volgende soorten gegevens: De Verwerkte Persoonsgegevens kunnen de volgende gegevenscategorieën betreffen: Naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummers Burger servicenummer bankrekening van de betrokkene of diens wettelijke vertegenwoordiger. a. Een Inschrijfnummer dan onder I; b. Gegevens betreffende de gezondheidstoestand van de Betrokkene en zijn directe familieleden. c. Andere Persoonsgegevens voor zover die van belang kunnen zijn voor het verstrekken van mondzorg. d. Gegevens over de te vertrekken en verstrekte zorg en behandeling, voorgeschreven hulpmiddelen en medicijnen en andere voorzieningen e. Gegevens met betrekking op het berekenen, vastleggen en innen van de vergoeding; f. Gegevens betreffende de verzekering van de Betrokkene; g. Andere gegevens noodzakelijk met het oog op de uitoefening van het verstrekken van mondzorg. Artikel 6 Toestemming Persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt indien: - de betrokkene of diens wettelijke vertegenwoordiger voor de verwerking zijn toestemming heeft verleend; - de verwerking noodzakelijk is voor het verlenen van mondzorg aan betrokkene of om een wettelijke verplichting na te komen; 1. - de verwerking vindt plaats door middel van electronische bestanden 2. Als er Persoonsgegevens ter beschikking worden gesteld aan een derde of door een derde ter beschikking worden gesteld wordt voorafteostemming aan betrokkene gevraagd. Tenzij hiervoor een een onevenredige insapanning geleverd moet worden. Artikel 7 Bekendmaking Jeugdtandzorg west deelt door middel van een algemene kennisgeving in de informatiefolder en op de website de verwerking van de persoonsgegevens en het bestaan van dit reglement mee aan betrokkenen. 2. Jeugdtandzorg west geeft op de website aan op welke wijze het reglement kan worden ingezien en verkregen en nadere informatie ter zake kan worden ingewonnen. Artikel 8 Toegang 1. Toegang tot Persoonsgegevens hebben in degenen die rechtstreeks betrokken zijn bij het verlenen van mondzorg aan betrokkenen als dat nodig is voor de uitvoering van hun werkzaamheden de Betrokkene, voor zover die toegang nodig is voor hun werkzaamheden. 2. Voor het overige kunnen aan de volgende personen en instanties toegang worden verleend/persoonsgegevens worden verstrekt:

4 a. Onderzoekers als bedoeld in artikel 7:458 van het Burgerlijk Wetboek; b. Zorgverzekeraars voor zover noodzakelijk voor het nakomen van d everplichtingen uit de met hen aangegane overeenkomsten. c. Medewerkers die belast zijn met het innen van vorderingen voor zover toegang noodzakelijk voor hun werkzaamheden; d. Derden die belast zijn met het innen van vorderingen voor zover toegang noodzakelijk voor hun werkzaamheden; e. f. Anderen, wanneer : (i) Betrokkene hiervoor toestemming heeft gegeven; (ii) Dit voortkomt uit een wettelijke verplichting; (iii) Wanneer het een vitaal belang van de Betrokkene betreft. g. Anderen, wanneer de verdere Verwerking voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden geschiedt, indien de Verantwoordelijke de nodige maatregelen heeft getroffen om te zorgen dat verdere Verwerking uitsluitend ten behoeve van deze doeleinden geschiedt. Artikel 9 Inzage en afschrift 1. De betrokkene of diens wettelijke vertegenwoordiger heeft het recht kennis te nemen van de onder zijn naam opgeslagen gegevens. 2. De gevraagde inzage en/of het gevraagde afschrift zal zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken plaatsvinden of verstrekt worden. 3. Een mogelijke beperkingsgrond voor inzage en afschrift kunnen zijn gewichtige belangen van anderen dan de verzoeker, Jeugdtandzorg West daaronder begrepen. 4. Voor de verstrekking van een afschrift kan een redelijke vergoeding in rekening worden gebracht. Artikel 10 Correctie en vernietiging. 2. De betrokkene kan verzoeken om correctie of aanvulling van op hem betrekking hebbende gegevens, indien deze feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift in de verwerking voorkomen. 3. De betrokkene kan verzoeken om verwijdering van op hem betrekking hebbende gegevens. 4. Jeugdtandzorg West deelt zijn beslissing binnen vier weken na ontvangst van het schriftelijk verzoek tot correctie of verwijdering schriftelijk aan de betrokkene mee. Een weigering is met redenen omkleed. 3. De Verantwoordelijke draagt zorg dat een beslissing tot toewijzing zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

5 5. De verantwoordelijke verwijderd de gegevens binnen 3 maanden na een daartoe strekkend verzoek van de betrokkene, tenzij redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de betrokkene, alsmede voor zover bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is Artikel 11 Bewaartermijnen 1. Medische gegevens die zijn verkregen ten behoeve van het verlenen van mondzorg worden 15 jaar bewaard. De Verantwoordelijke is niet gehouden tot langere bewaartermijnen dan bij wet, in het bijzonder artikel 7:454 lid 3 BW, verplicht. 2. Andere Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij werden Verwerkt. Als die Persoonsgegevens niet langer nodig zijn, worden ze verwijderd. Artikel 12 Geheimhouding 1.De Verantwoordelijke, de Bewerker en iedereen die onder gezag van de Verantwoordelijke toegang heeft tot Persoonsgegevens zijn verplicht tot geheimhouding van de Persoonsgegevens. 2. Gegevens met betrekking tot de gezondheid van Betrokkene(n) worden als bijzondere Persoonsgegevens aangemerkt. Voor het Verwerken van bijzondere Persoonsgegevens geldt dat iedereen die ze Verwerkt een geheimhoudingsplicht zal hebben. Deze kan voortvloeien het ambt of uit de arbeidsovereenkomst van diegene. Artikel 13 Klachten 1. Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of andere reden heeft tot klagen, kan hij zich in eerste instantie wenden tot de verantwoordelijke en in tweed einstantie tot de onafhankelijke klachtencommissie van Jeugdtandzorg West Artikel 14 Wijziging Wijzigingen van dit reglement worden aangebracht door de verantwoordelijke. De wijzigingen in het reglement zijn van kracht vier weken nadat ze bekend zijn gemaakt aan belanghebbenden. Artikel 15 inwerkingtreding 1. Dit reglement is per 1 juli 2011 in werking getreden en is bij de verantwoordelijke in te zien. 2. Desgewenst kan tegen kostprijs afschrift van dit reglement worden verkregen.