Reglement van Orde rekenkamercommissie Soest In overeenstemming met artikel 3.1 van de Verordening Rekenkamercommissie Gemeente Soest 2007 heeft de rekenkamercommissie Soest ten behoeve van vergaderingen en andere werkzaamheden een Reglement van Orde vastgesteld in haar vergadering van [vul datum in]. Na vaststelling is dit Reglement van Orde ter kennisneming naar de gemeenteraad verzonden. Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen Artikel 1. Begripsomschrijvingen 1. In dit reglement wordt verstaan onder: a. Rekenkamercommissie: de rekenkamercommissie Soest die is ingesteld bij de Verordening Rekenkamercommissie Gemeente Soest 2007 met ingang van 14 december 2007 b. Voorzitter: de voorzitter van de rekenkamercommissie c. Leden: de leden van de rekenkamercommissie d. Secretaris: de ambtelijk secretaris/onderzoeker van de rekenkamercommissie. Artikel 2. De voorzitter 1. De voorzitter is verantwoordelijk voor de functionele aansturing van de ambtelijk secretaris van de rekenkamercommissie; de voorzitter is verantwoordelijk voor het functionerings- en beoordelingsgesprek. 2. De voorzitter vertegenwoordigt de rekenkamercommissie naar buiten en is woordvoerder namens de rekenkamercommissie. De voorzitter kan, indien de aard en/of omvang van een onderwerp daar aanleiding toe geeft, een ander lid van de rekenkamercommissie als woordvoerder aanwijzen. Artikel 3. De leden 1. De leden zijn verantwoordelijk voor: a. De taken als bedoeld in artikel 3.2 lid 1 en lid 2, alsmede artikel 3.4, lid 1 en lid 7 van de Verordening Rekenkamercommissie gemeente Soest 2007 b. Het in gezamenlijkheid met de voorzitter en de secretaris vorm geven aan het jaarplan en het jaarverslag van de werkzaamheden van de rekenkamercommissie c. Het mede begeleiden van de uitvoering van een onderzoek als lid van het onderzoeksduo. Artikel 4. De secretaris 1. De taken en verantwoordelijkheden van de secretaris zijn: a. De taken als bedoeld in artikel 4.1, lid 2 van de Verordening Rekenkamercommissie gemeente Soest 2007 b. De voorbereiding van de onderzoeken, het jaarplan en jaarverslag c. De voorbereiding en verslaglegging van vergaderingen van de rekenkamercommissie d. Het beheren van de onderzoeksdossiers e. Het verzorgen van interne en externe correspondentie en communicatie Reglement van Orde Rekenkamercommissie Soest 1
f. Het ondersteunen van de voorzitter g. Tijdens vergaderingen in advies en relevante informatie voorzien. Hoofdstuk 2 Vergaderingen Artikel 5. Vergaderingfrequentie 1. De rekenkamercommissie vergadert minimaal zeven keer per jaar. 2. Van de leden van de rekenkamercommissie wordt verwacht dat zij alle vergaderingen bijwonen. Indien een lid verhinderd is de vergadering bij te wonen, meldt hij/zij dit voor de vergadering plaatsvindt aan de secretaris. De secretaris kan proberen in overleg met de leden een alternatieve datum voor de vergadering te vinden. Lukt dat niet, dan wordt op de oorspronkelijke datum vergaderd. 3. Op verzoek van twee of meer leden, of de secretaris, of wanneer de omstandigheden daartoe aanleiding geven, kan de voorzitter extra vergaderingen uitschrijven. Artikel 6. Vergaderstukken 1. De secretaris verstuurt de voorlopige agenda en bijbehorende stukken tijdig voor een vergadering uit naam van de voorzitter naar de leden van de rekenkamercommissie. 2. De leden van de rekenkamercommissie kunnen agendapunten voor de vergadering inbrengen bij de voorzitter. Artikel 7. Besluitvorming 1. De leden zijn gezamenlijk beslissingsbevoegd en streven naar unanimiteit. 2. Indien één van de leden daar om vraagt kan een stemming worden gehouden. 3. De stemming kan schriftelijk plaatsvinden als één van de leden daar om vraagt. 4. De voorzitter en leden van de rekenkamer dragen buiten de vergaderingen de besluiten van de rekenkamer uit. Hoofdstuk 3 Gedragscode Artikel 8. Werkzaamheden en relaties 1. Bedrijven en/of organisaties waarbij een lid werkzaam en/of bestuurslid of toezichthouder is, kunnen geen opdrachten voor de rekenkamercommissie uitvoeren. 2. In gevallen waarbij sprake kan zijn van belangenverstrengeling, zal het betreffende lid zich niet met het onderzoek bezighouden en geen deel uit maken van de betreffende besluitvorming. Reglement van Orde Rekenkamercommissie Soest 2
Artikel 9. Nevenfuncties 1. Een lid vervult geen nevenfuncties waarbij strijdigheid is of kan ontstaan met de onafhankelijkheid van de rekenkamercommissie. 2. Nevenfuncties van de rekenkamercommissieleden worden gepubliceerd op de website van de gemeente. Artikel 10. Informatie 1. Een lid van de Rekenkamer gaat zorgvuldig en correct om met informatie waarover hij/zij uit hoofde van zijn/haar functie beschikt, met inachtneming van artikel 3.4, lid 4 van de Verordening Rekenkamercommissie gemeente Soest 2007. 2. Een lid van de Rekenkamer wendt de in de uitoefening van zijn ambt/functie verkregen informatie niet aan anders dan voor algemeen belang. Artikel 11. Geschenken en uitnodigingen 1. Een lid van de rekenkamercommissie neemt geen geschenken, geld, faciliteiten of uitnodigingen aan in ruil voor een tegenprestatie die de onafhankelijke positie van het ontvangende lid in het geding kan brengen. 2. Ontvangen geschenken, geld en uitnodigingen worden altijd gemeld aan de overige leden en secretaris. De secretaris registreert deze meldingen. Er wordt in de eerst volgende rekenkamercommissie hierover gesproken om te beoordelen wat het accepteren van het geschenk, geld of uitnodiging voor gevolgen heeft ten aanzien van de onafhankelijkheid en integriteit van de rekenkamercommissie. Hoofdstuk 4 Onderzoek Artikel 12. Richtlijnen 1. De rekenkamercommissie maakt gedurende het volledige onderzoeksproces gebruik van de opgestelde checklist en het draaiboek om een overwogen onderzoeksproces uit te voeren. Artikel 13. Voorbereiding 1. De rekenkamercommissie stelt jaarlijks een groslijst van onderzoeksonderwerpen op. De lijst wordt als bijlage bij het jaarplan gevoegd. 2. Bij de formele start van een onderzoek, wanneer het onderzoeksonderwerp en de onderzoeksopzet zijn vastgesteld, vindt er een startgesprek met de gemeentesecretaris en portefeuillehouder plaats. Dit startgesprek heeft als doel informatie te geven over het onderzoek, de planning van het onderzoek doornemen, een ambtelijk contactpersoon opvragen en afstemming vinden over beschikbare ambtenaren voor deelname in het onderzoek. Reglement van Orde Rekenkamercommissie Soest 3
Artikel 14. Uitvoering van het onderzoek 1. Indien wordt gekozen voor uitbesteding of inhuur van derden, zal een offerte worden gevraagd aan minimaal twee bureaus of personen. Het bureau of de onderzoeker mogen geen belang hebben ten aanzien van het onderzoek. 2. (Voormalige) Gemeentelijke ambtenaren of (voormalige) bestuurders die betrokken zijn bij het onderwerp van het onderzoek en derhalve bij de uitvoering van het onderzoek worden betrokken, ontvangen hiervoor geen vergoeding. Artikel 15. Rapportage 1. In de rapportages worden geconstateerde feiten zo helder mogelijk weergegeven en onderbouwd. Daar waar beoordelingen aan de orde komen, zullen de toetsingscriteria daarvoor zo mogelijk vooraf geformuleerd worden. 2. Op het moment van verzending van het rapport aan de gemeenteraad wordt het onderzoeksrapport openbaar. Tot op dat moment is het rapport vertrouwelijk. 3. Nadat het onderzoeksrapport is verstuurd aan de gemeenteraad wordt de rapportage ook op de website van de rekenkamercommissie geplaatst. Hoofdstuk 5 Budget Artikel 16. Budgethouder en verantwoording 1. De secretaris fungeert als de inkoper van de rekenkamercommissie, hij/zij controleert de facturen. De griffier is de budgethouder van de rekenkamercommissie. 2. De budgethouder heeft de taak het budget van de rekenkamercommissie te bewaken en jaarlijks een voorstel voor de begroting op te stellen. 3. Voor de besteding van haar uitgaven binnen het budget is de rekenkamercommissie uitsluitend verantwoording schuldig aan de gemeenteraad. Hoofdstuk 6 Slotbepalingen Artikel 17. Onvoorziene omstandigheden 1. In gevallen waarin dit Reglement niet voorziet of waarbij de toepassing niet eenduidig is, vindt bespreking plaats in de vergadering van de rekenkamercommissie. Artikel 18. Uitzonderingsbepaling 1. Indien bijzondere omstandigheden daar aanleiding toe geven kan de rekenkamercommissie besluiten om één of meer van de hiervoor genoemde bepalingen niet van toepassing te verklaren. De rekenkamercommissie zal daarbij motiveren op grond van welke bijzondere omstandigheden tot het besluit is gekomen. Reglement van Orde Rekenkamercommissie Soest 4
Artikel 19. Citeertitel; inwerkingtreding 1. Dit gewijzigde Reglement van Orde kan worden aangehaald als Reglement van Orde rekenkamercommissie gemeente Soest 2013. 2. Dit Reglement van Orde treedt in werking op de dag na vaststelling door de rekenkamercommissie. 3. Op dat tijdstip wordt het Reglement van Orde, vastgesteld op 3 mei 2005, ingetrokken. Reglement van Orde Rekenkamercommissie Soest 5