VV Vademecum - Alles wat je als VV moet weten.
Inhoudstafel Niet alleen op vakantie 4 Permanentie Een evaluatiegesprek 40 2
Hoi allerbeste VV! Als je deze bundel aan het lezen bent, wil dat zeggen dat je deze zomer één van de vakanties van Kazou Midden-Vlaanderen gaat begeleiden als vakantieverantwoordelijke en dat is supergoed nieuws. Maar omdat we je niet aan je lot willen overlaten, geven we je graag deze bundel om je wegwijs te maken in een aantal afspraken en in de papierwinkel van kazou. We wensen je alvast een hele fijne vakantie en ervaring toe en je weet ons te vinden als er iets niets duidelijk is! Groetjes, Van het volledige team van Kazou Midden-Vlaanderen. 3
Niet alleen op vakantie 1 Deze zomer gaan er ongeveer 130 vakanties door van Kazou Midden-Vlaanderen. Als je vragen hebt tijdens de voorbereiding van je vakantie, kan je zeker bij iemand van de beroepskrachten van Kazou terecht. Maar ook voor vragen tijdens de vakantie, kan je terecht bij de bureau. 4
Niet alleen op vakantie 1 1.1 Permanentie De bureau is er voor de VV s. Bij elke probleem waar je als VV nood hebt aan ondersteuning (een probleem met een deelnemer, een ongeval, een probleem met de bus, een probleem met de moniploeg, ) willen we je helpen. Gedurende de gehele vakantie is er daarom steeds een beroepskracht van Kazou dag en nacht van permanentie. (We verdelen de 9 weken van de zomervakantie over de verschillende beroepskrachten.) Je kunt op hem of haar een beroep doen bij problemen. Van permanentie zijn is voor een beroepskracht echter geen lachertje. Elke telefoon kan een noodgeval zijn en doet je even opschrikken. Daarom een gouden regel: je mag steeds bellen, maar voor niet dringende problemen gebruik je het permanentienummer niet. Voor niet dringende problemen, kan je tijdens de kantooruren terecht op de bureau (09/ 267 53 30). Wanneer MOET je zeker bellen? > Bij elk ongeval bel je zeker naar de bureau! > Bij elke ziekenhuisopname of ziekenhuisbezoek bel je zeker naar de bureau. > Als bij de terugkeer de bus te laat of te vroeg zal zijn. (Tijdig bellen!) Wat zijn de telefoonnummers? Bij een probleem dat NIET dringend is, bel je naar: > Binnen de kantooruren naar de bureau: 09 267 53 30. Bij een probleem dat HEEL dringend is, bel je naar: > Het permanentienummer 09 267 53 33, dan kom je bij de beroepskracht die op dat moment van permanentie is. Krijg je een antwoordapparaat aan de lijn, zeg dan steeds: > Jouw naam + vakantie. > Jouw telefoonnummer. > Het probleem en hoe dringend het is. > Zeker ook je bericht afsluiten met een #, anders wordt het niet bewaard. 5
Niet alleen op vakantie 1 1.2 Een evaluatiegesprek Na afloop van de vakantie zal er steeds een evaluatiegesprek met de VV en de bureau plaatsvinden. We vinden het belangrijk van jou te horen hoe het gegaan is. Dit is bovendien een ideaal moment om alle documenten (bv. budgetbundel) af te geven en te overlopen. Dit gesprek vindt best niet later dan 14 dagen na afloop van de vakantie plaats. Plan dit dus zo snel mogelijk in met je educatief medewerker. Wat je allemaal moet meehebben vind je terug in de VV-checklist. 6
VV Checklist 2 Budget-bundel Graag, een zo nauwkeurig en volledig mogelijke budgetbundel, inclusief de nodige bewijsstukken. We vragen dit tegen coachingsgesprek mee te brengen zodat we hier niet iedere keer een apparte herinnering moeten voor sturen. Formulieren Verblijfsnota Verzekeringspapieren Vouchers (ondertekend) Schade aan gebouw Onkostenformulier Centrum-evaluatie Evaluatie van monitoren Om de info juist door de geven, zorg je er best voor dat deze evaluaties grondig ingevuld zijn zodat deze goed kunnen opgevolgd worden. Inclusiefiches Als je inclusie-deelnemers mee had op jouw vakantie vragen we om tegen het coachingsgesprek de inclusie-fiches van deze deelnemers in te vullen en mee te nemen. Zo kunnen we tegen het jaar nadien de ploeg waar de inclusie-deelnemer dan mee is, zo goed mogelijk inlichten. Foto s Dit is van essentieel belang voor de promotiecampagne dat er recente foto s zijn. Ook voor het personaliseren van de brochure hebben we zoveel mogelijk bruikbare foto s nodig. Graag dus tegen het gesprek ook een USB-stick met daarop jullie foto s van het kamp. Materiaal van de bureau Kazoogle @Zoom-zak I-pADO DVD BC-promo 7
Monitoren 3 Op vakantie sta je er als VV uiteraard niet alleen voor. Afhankelijk van de grootte van de vakantie gaan er nog een aantal monitoren of basiscursisten met je mee. Hoeveel monitoren er nog met je meegaan, en welke afspraken er bij Kazou werden gemaakt, vind je allemaal in dit stuk van de VV bundel. 8
Monitoren 3 3.1 Begeleidingsnorm: Hoeveel monitoren mag je meenemen? Begeleidingsnorm is een moeilijk woord dat aanduidt uit hoeveel monitoren een moniploeg zal bestaan. Het spreekt voor zich dat het aantal deelnemers hier een cruciale rol in speelt. De begeleidingsnormen van een vakantie zijn goed doordacht. Bij het bepalen van de begeleidingsnorm staat de kwaliteit en de veiligheid van de vakantie steeds voorop. Daarnaast heeft de begeleidingsnorm ook een financiële consequentie, omdat een moni meer of minder toch flink wat kosten met zich meebrengt. Maar ook het aantal plaatsen op de bus is hiervan afhankelijk. Daarom ook moet de begeleidingsnorm steeds heel strikt opgevolgd worden. Uitzonderingen op deze regel zijn zo goed als uitgesloten. Elke verandering in de begeleidingsnorm moet expliciet goedgekeurd worden door de regionale educatief medewerker en het diensthoofd. In de praktijk: Leeftijd 7-10 jarigen 11-14 jarigen 15-18 jarigen Normering 1 op 8 1 op 10 1 op 15 Voorbeeld Algemeen VV +VV +VV +VV 40 deelnemers = 5 M & 1 VV 41-48 deelnemers = 6 M & 1 VV 40 deelnemers = 4 M & 1 VV 41-50 deelnemers = 6 M & 1 VV 51-60 deelnemers = 6 M & 1 VV 9 45 deelnemers = 3 M & 1 VV 46-60 deelnemers = 4 M & 1 VV 61 deelnemers = 5 M & 1 VV > Zinspeler vanaf 80 deelnemers > Er mag een monitor extra mee per inggegane schijf van 8, 10 of 15 deelnemers. (afhankelijk van leeftijdsgroep) > Technische ploeg: gemiddeld 1 op 15, kan verhoogd worden indien de infrastructuur weinig ondersteuning bied. (bv. tentenkamp)
Monitoren 3 3.2 Inclusie en de begeleidingsnorm Indien er een inclusiedeelnemer of inclusiemonitor meegaat, wordt de begeleidingsnorm opnieuw bekeken. Naar gelang de noodzaak aan individuele begeleiding, wordt er eventueel een extra moni aangeduid. Dit hangt sterk af van de informatie die we verkrijgen van de ouders, maar ook van de informatie die we verkrijgen van de VV van vorige zomer. Als er een inclusiedeelnemer meegaat met jou op vakantie, vul dan zeker de inclusiefiche over deze deelnemer in. Dat helpt ons, de deelnemer en toekomstige VV s en monitoren enorm. 3.3 Stage-VV: een man meer mee ter ondersteuning Waarom? Omdat het niet altijd evident is om de rol van VV op te nemen, kampen we bij Kazou nu en dan met een tekort aan hoofdanimatoren. Daarom kan er in bepaalde omstandigheden gekozen worden voor een stage-vv, waarbij dan een extra VV meegaat ter ondersteuning. Afspraken > Een stage-vv is een nieuwe hoofdmoni die voor de eerste keer een vakantie als VV begeleidt. > Een ondersteunende VV is een hoofdanimator met minimaal twee vakanties ervaring als VV. > De moniploeg kan uitgebreid worden met een ondersteunende VV indien: > Het een vakantie betreft tot en met 14-jarigen. > Het een vakantie betreft voor 50 deelnemers of meer > Op het gesprek met de beroepskracht na de HMC samen beslist wordt dat de stage-vv nood heeft aan een ondersteunde VV > Bij vakanties waar er al een zinspeler meegaat, zal hij/zij de functie van de ondersteunende VV op zich nemen. > Indien noodzakelijk nemen we 1 deelnemer minder mee opdat de ondersteunende VV toch ook een bed zou hebben. 10
Deelnemers 4 Inclusie, wat is het en hoe ga je ermee om? Je vindt het terug in dit stukje van het VV Vademecum. In deze rubriek vind je daarnaast ook meer informatie over de deelnemers en de informatie die zij van ons krijgen en wij van hen. Het gaat voornamelijk over paperassen dus. Afspraken met deelnemers vind je verder in dit boekje 11
Deelnemers 4 4.1 Inclusie Kazou heeft ervoor gekozen om inclusief te werken. Dit betekent dat we aan kinderen en jongeren met een beperking of andere speciale zorgen de kans bieden om met elke Kazou-vakantie naar keuze mee te gaan. Wat gebeurt er voor de vakantie? Als ouders bij de inschrijving laten weten dat hun zoon of dochter extra ondersteuning nodig heeft, sturen we hen een infofiche op. Op basis van die gegevens beslissen we of er al dan niet een extra moni wordt meegestuurd op vakantie. Daarna wordt de infofiche aan de VV bezorgd. Wat moet je als VV met deze infofiche? > Bekijk in de eerste plaats of je op basis van deze gegevens voldoende informatie hebt over de deelnemer. > Neem contact op met de ouders van deelnemer. > Eventueel om extra informatie te vragen. > Om de ouders duidelijk te maken dat we extra aandacht zullen geven aan hun kind. > Om wat tips & tricks te leren over hoe met hun kind een nog betere vakantie te hebben. > Vraag zeker ook nog eens na of alle medische gegevens zijn meegegeven: extra medicijnen, tijdstip voor het innemen, andere allergieën > Vraag na hoe de deelnemer zelf omgaat met zijn bijzondere aandacht. > Speel deze informatie door aan de betreffende monitoren die de deelnemer zullen begeleiden. > Bekijk of je de andere monitoren ook op de hoogte moet brengen van de bijzonderheden van de deelnemer en bespreek hoe je hiermee op vakantie zal omgaan. 12
Deelnemers 4 Wat gebeurt er na de vakantie? Na de vakantie vragen we jou een infofiche inclusie in te vullen en aan ons terug te bezorgen omdat jullie zeker en vast over een schat aan informatie beschikken. Op deze manier kunnen we de deelnemer volgende zomer nog beter begeleiden. We vragen je deze ingevuld mee te brengen naar je coachingsgesprek (zie VV Checklist). Je vindt de infofiche terug in de VV-map onder rubriek n 2 Formulieren. 13
Deelnemers 4 14