Verzuimprotocol Sint-Jan Inleiding Het protocol is een beschrijving van de schoolinterne procedure voor behandeling van het schoolverzuim. Het is algemeen bekend dat jongeren die regelmatig verzuimen een grotere kans hebben om voortijdig schoolverlater te worden. Ook is een verband aangetoond tussen regelmatig verzuim en het ontwikkelen van afwijkend en/of crimineel gedrag. Om die redenen is het terugdringen van ongeoorloofd schoolverzuim enorm belangrijk. 1. Wet en regelgeving: Leer- en kwalificatieplicht, verzuim Ieder kind heeft recht op onderwijs, en tegelijk een leerplicht. Kinderen hebben onderwijs nodig om zich te ontwikkelen, te ontplooien, maar ook om later meer kans te hebben op werk. Ieder kind is volledig leerplichtig vanaf de 1e schooldag van de maand na de 5e verjaardag tot aan het einde van het schooljaar waarin de jongere 16 jaar wordt. Sinds 1 augustus 2007 geldt dat de jongere verplicht is onderwijs te blijven volgen totdat hij een startkwalificatie heeft behaald of tot het moment waarop hij de leeftijd van 18 jaar heeft bereikt. Een startkwalificatie is behaald bij: - havo- of vwo-diploma; - mbo-diploma niveau 2 BOL of BBL. 2. Verschillende vormen van ongeoorloofd verzuim Op basis van de Leerplichtwet zijn scholen verplicht (vermoedelijk) ongeoorloofd verzuim te melden (zie hiervoor ook de bijlage, de Verzuimkaart). Daarbij wordt veelal het volgend onderscheid gehanteerd: Absoluut verzuim: van absoluut verzuim is sprake als een leerplichtige jongere niet ingeschreven staat bij een school of onderwijsinstelling. Luxeverzuim: er is sprake van luxeverzuim als een leerplichtige jongere zonder toestemming van school en/of de leerplichtambtenaar wegblijft vanwege extra vakantie of familiebezoek. Relatief verzuim: van relatief verzuim is sprake als een leerplichtige jongere wel op een school staat ingeschreven, maar zich onttrekt aan regels van aanwezigheidsplicht. Relatief verzuim moet door school aan leerplicht gemeld worden als: - de jongere drie dagen of meer achtereenvolgend verzuimt; - de jongere in een periode van vier opvolgende lesweken 16 lesuren verzuimt; - de jongere 10 keer te laat op school of in de les komt; Scholen dienen eerder tot melding over te gaan als zij vermoeden, dat door de school getroffen maatregelen onvoldoende effect hebben. Verzuim en achterliggende problematiek Verzuim is vaak een uitvloeisel van een achterliggende problematiek. Is dat het geval dan spreken we ook wel van zorgwekkend verzuim of signaalverzuim : een leerling verzuimt dan een of enkele uren (maar minder dan zestien uur in vier weken) én er is sprake van onderliggende problematiek. Hiervan is sprake als het verzuim een signaal is voor problemen als: leerproblemen, leerstoornissen; sociaal-emotionele problemen of stoornissen; (ernstige) gedragsproblemen of gedragsstoornissen; Verzuimprotocol Sint-Janscollege 1
gezondheidsproblemen (fysiek, en psychisch / psychiatrisch) gezinsproblemen 3. Wet- en regelgeving voor het verlenen van extra verlof Soms vragen ouders/verzorgers voor hun kind verlof buiten de schoolvakanties aan. In dergelijke gevallen moet (waar mogelijk) twee maanden van tevoren (maar uiterlijk één week ervoor) een schriftelijk verzoek worden ingediend bij de directeur van de school. Als de aanvraag voor extra verlof niet meer dan tien dagen binnen één schooljaar betreft, beslist de directeur of het verlof kan worden verleend. Bij meer dan tien dagen beslist de leerplichtambtenaar over de aanvraag. Bij de beoordeling van bovenbedoelde aanvragen voor extra verlof dienen de school en de leerplichtambtenaar zich te houden aan onderstaande wettelijke richtlijnen. Vakantieverlof Dit kan worden verleend, indien het door de specifieke aard van het beroep van één van de ouders/verzorgers slechts mogelijk is om buiten de schoolvakanties met hun kind(eren) op vakantie te gaan. Hiertoe moet een schriftelijk verzoek worden ingediend, dat gepaard gaat met een werkgeversverklaring. Binnen deze voorwaarde mag het vakantieverlof: - één maal per schooljaar plaatsvinden en maximaal tien schooldagen bedragen; - niet plaatsvinden in de eerste twee lesweken van het schooljaar. (Bovenstaande op basis van artikel 13a, Leerplichtwet.) Vrijstelling wegens vervulling van plichten voortvloeiend uit godsdienst of levensovertuiging Ouders/verzorgers en jongeren worden vrijgesteld van de verplichting de school te (laten) bezoeken, indien dit wordt verhinderd door vervulling van plichten voortvloeiend uit godsdienst of levensovertuiging. Een beroep op deze regel kan slechts worden gedaan, indien de directeur uiterlijk twee dagen vóór de verhindering daarvan in kennis is gebracht. (Bovenstaande op basis van artikel 11 en 13, Leerplichtwet.) Andere gewichtige omstandigheden Een verzoek om verlof wegens andere gewichtige omstandigheden (voor maximaal tien schooldagen per schooljaar) dient vooraf of uiterlijk binnen twee dagen na het ontstaan van de verhindering aan de directeur te worden voorgelegd. (Bovenstaande op basis van artikel 11 en artikel 13b, Leerplichtwet.) In de praktijk komen de volgende invullingen voor: - voor het voldoen aan een wettelijke verplichting, voor zover dit niet buiten de lesuren kan geschieden; - voor verhuizing, voor ten hoogste één dag; - voor het bijwonen van een huwelijk van bloed- of aanverwanten tot en met de derde graad, voor één of ten hoogste twee dagen (afhankelijk van de vraag of het huwelijk in of buiten de woonplaats van de leerplichtige wordt gesloten); - bij ernstige ziekte van ouders of bloed- en aanverwanten tot en met de derde graad, duur in overleg met de directeur; - bij overlijden van bloed- en aanverwanten in de eerste graad voor ten hoogste vier dagen; van bloed- en aanverwanten in de tweede graad voor ten hoogste twee dagen; van bloed- en aanverwanten in de derde of vierde graad voor ten hoogste één dag; - bij bevalling van moeder/verzorgster, duur in overleg met de directeur; - bij ambtsjubilea (25, 40, 50 jaar) en huwelijksjubilea (12½, 25, 40, 50, 60 jaar) van ouders of grootouders, voor ten hoogste één dag; - bij calamiteiten en naar het oordeel van de directeur belangrijke redenen. 4. Definitie van verzuim Onder verzuim verstaan wij alle vormen van fysieke afwezigheid van de leerling op de volgens het rooster vastgestelde lestijden en lesdagen. Verzuimprotocol Sint-Janscollege 2
Onder geoorloofd verzuim verstaan we verzuim met als reden bijvoorbeeld: ziekte van de leerling, doktersbezoek, verlof vooraf aangevraagd en toegestaan of achteraf gelegitimeerd voor gewichtige omstandigheden, zoals verhuizing, huwelijks- of ambtsjubilea, ernstige ziekte van een gezins- of familielid of verlof vanwege de aard van het beroep van de ouders. Onder ongeoorloofd verzuim verstaan we alle fysieke afwezigheid van leerlingen waarbij geen overleg is geweest over de absentie of wanneer geen toestemming is verleend voor het verzuim. We spreken ook van ongeoorloofd verzuim als kinderen te laat op school komen, voortijdig naar huis gaan, dagdelen of dagen niet op school komen zonder dat de ouders/verzorgers de school informeren over de reden van het verzuim. Er kunnen zich omstandigheden voordoen waarbij het ongeoorloofd verzuim achteraf gelegitimeerd wordt. 5. Registratie van verzuim 1 te laat komen De leerling die te laat komt aan het begin van de lesdag of in de loop van de lesdag bij een lesuur, dient deze leerling zich te melden bij het zorglokaal (C107). Hier vindt de registratie plaats. 2 ziekte Volgens de schoolregels wordt de schooladministratie door de ouders/verzorgers van een zieke leerling 's ochtends vroeg voor aanvang van het eerste lesuur telefonisch daarover ingelicht. Een ziekmelding dient dagelijks te worden herhaald (tenzij anders afgesproken) zolang de leerling niet in staat is deelname aan de lessen te hervatten. Wanneer geconstateerd wordt dat een leerling afwezig is en er geen reden hiervoor bekend is, dan wordt z.s.m. telefonisch contact opgenomen met de ouders/verzorgers. Als geoorloofd verzuim wordt verder aangemerkt indien de ouders bij hervatting van het onderwijs een getekende schriftelijke verklaring omtrent de ziekte overleggen. 3 ongeoorloofd verzuim Als de ouders/verzorgers van een leerling de school niet hebben ingelicht over het afwezig zijn van de leerling en de naam van die leerling komt voor bij de absentmeldingen in Magister dan informeert de medewerker van het zorglokaal bij de ouders/verzorgers waarom de leerling niet op school is. Als daarop geen bevredigend antwoord komt, dan wordt de leerling beschouwd als ongeoorloofd afwezig en wordt deze als zodanig geregistreerd. 4 geoorloofd verzuim Wanneer de afwezigheid van een leerling door ouders/verzorgers gemeld is en noodzakelijk is vanwege een medische behandeling of dringende familieomstandigheden, dan krijgt de leerling in het zorglokaal een poortbriefje waarmee hij toestemming heeft het schoolterrein te mogen verlaten. Indien leerlingen activiteiten verzorgen waarvoor de schoolleiding toestemming heeft gegeven (zoals leerlingenraad, werkgroepen, culturele activiteiten) en zij missen daardoor een of meer lessen, dan tekent het bij de activiteiten betrokken personeelslid een briefje waarin staat vermeld waarom de leerling afwezig was. 5 uit de les gestuurd Een leerling kan uit de les worden gestuurd en daardoor lesstof missen. De verwijdering wordt door de medewerker van het zorglokaal in Magister vermeld. 6 schorsing Een leerling kan zijn geschorst en daardoor lesstof missen. Dit wordt door de medewerker van het zorglokaal in Magister geregistreerd. Verzuimprotocol Sint-Janscollege 3
5.1 Het absentieregistratiesysteem In de schoolregels is vastgelegd op welke wijze absentie gemeld dient te worden. De uitvoering van deze regels heeft nogal wat administratieve gevolgen. Voor een goede registratie is het echter belangrijk dat de regels zo veel mogelijk worden nageleefd. Richtlijnen absentieregistratiesysteem De kern van het absentieregistratiesysteem is dat elke afwezigheid in de klas gemeld wordt door de docent. De docent vermeldt de afwezigheid van leerlingen in de les in Magister. Het absentieregistratiesysteem staat op het administratienetwerk en is voortdurend toegankelijk voor de coördinatoren en absentiemedewerkers. De mentor zal naar aanleiding van buitensporige afwezigheid of veelvuldig te laat komen van een leerling een gesprek aangaan met die leerling en/of met zijn of haar ouders/verzorgers. Dit geldt ook bij onbekende reden van afwezigheid. De ouders/verzorgers hebben inzage in het schoolverzuim van hun kind via Magister. Bij ernstig problematisch verzuim vindt een verwijzing door de coördinator plaats naar de leerlingbegeleiding. Afhankelijk van de problematiek worden dan maatregelen genomen. Daarbij kan gedacht worden aan het inschakelen van een externe instantie. De schoolleiding heeft regelmatig een overleg met de leerplichtambtenaar over het verzuim op school. In dit overleg wordt al het problematisch verzuim doorgenomen. 6. Aanpak per verzuimsoort De aanpak van verzuim verschilt per soort verzuim. Hoe ernstiger het verzuim, hoe meer partijen worden ingeschakeld bij het bestrijden ervan. Hieronder worden de meest voorkomende oorzaken van verzuim besproken in combinatie met de aanbevolen aanpak. Te laat komen Als een leerling te laat is voor de les, meldt hij of zij zich eerst bij het zorglokaal. Bij veelvuldig te laat komen of wanneer een gesprek met de laatkomer onvoldoende effect heeft gehad, worden de ouders/verzorgers van de betreffende leerling door de coördinator uitgenodigd voor een gesprek. In het geval van leerlingen die veelvuldig te laat komen en wanneer getroffen maatregelen daarop weinig effect hebben, schakelt de schoolleiding de leerplichtambtenaar in. Ziekte Ouders/verzorgers zijn wettelijk verplicht de school te informeren over de afwezigheid van hun kind. Zij dienen dit telefonisch te doen bij de administratie, vóór het begin van het eerste lesuur. Indien ouders niet in staat zijn geweest telefonisch te melden, wordt altijd telefonisch contact opgenomen met de ouders/verzorgers. De absentenregistrator noteert de gegevens in de computer. Via Magister kan de mentor de gegevens betreffende het verzuim van zijn leerling inzien. Hij ontvangt hiervan ook een overzicht. Als een leerling tijdens schooltijd ziek wordt, dient deze zich eerst af te melden op school, bij de medewerker in het zorglokaal. Of indien deze niet bereikbaar is bij de coördinator. Daar belt de leerling naar huis. Het is zeer wenselijk dat de mentor na enige dagen contact zoekt met de zieke om te informeren hoe het gaat en te overleggen over hoe de opgelopen achterstand kan worden ingehaald. Bij ziekte van enkele weken neemt de mentor contact op met de coördinator. Bij veelvuldige gezondheidsklachten van een leerling kan worden besloten om de schoolarts in te schakelen, nadat de mentor en/of coördinator een gesprek met de ouders hebben gevoerd over het verzuim. De schoolarts heeft in de school een ruimte om leerlingen te Verzuimprotocol Sint-Janscollege 4
spreken. Ook kan de schoolarts de leerling oproepen en hem of haar verzoeken om bij de GGD langs te komen. Bij vermoeden van onterechte ziekmelding, zal in eerste instantie de coördinator contact opnemen met de ouders/verzorgers. Bij regelmatig vermoedelijke onterechte ziekmeldingen zal de school ook de leerplichtambtenaar en/of de schoolarts inschakelen. Dit kan ook het geval zijn als de ouders te weinig doen met de ziekte van hun kind, bijv. er wordt geen huisarts ingeschakeld. Ongeoorloofd verzuim Onder ongeoorloofd verzuim of spijbelen worden alle vormen van afwezigheid verstaan die niet onder de andere categorieën vallen en niet gelegitimeerd kunnen worden door de ouders/verzorgers. Wanneer er sprake is van spijbelen, volgen zo spoedig mogelijk maatregelen. Dit betekent meestal dat op zo kort mogelijk termijn de verzuimde uren door de leerling vierdubbel dienen te worden ingehaald. Bij spijbelen stelt de school de ouders/verzorgers op de hoogte van het probleem en worden zij verzocht te helpen bij het aanpakken hiervan. Als dit geen effect heeft, zullen er passende acties worden ondernomen. Dit kan zijn een melding via de website van het bureau Voortijdig School Verlaten (VSV) of het inschakelen van de leerplichtambtenaar. Afhankelijk van de ernst van het spijbelincident(en) kan de coördinator besluiten direct de leerplichtambtenaar in te schakelen. Uiteraard worden ook dan de ouders op de hoogte gesteld. Spijbelen is vaak een uiting van een hulpvraag van de betreffende leerling. In die gevallen probeert de school, met of zonder externe hulp, antwoord te geven op deze hulpvraag. Geoorloofd verzuim Afspraken voor tandarts- of doktersbezoek vinden zo veel mogelijk buiten schooltijd plaats. De mentor maakt dat duidelijk aan zijn of haar klas en ziet vervolgens toe op naleving daarvan. Als een dergelijk bezoek toch tijdens schooltijd moet plaatsvinden, dan wordt er vooraf met de school gebeld oftewel een schriftelijke aanvraag ingediend door de ouders/verzorgers van de betreffende leerling. In principe geeft de school geen langdurig verlof. Er zijn een aantal uitzonderingen, waarvan er hier drie worden genoemd. 1 Voor de vervulling van plichten die voortvloeien uit levensovertuiging of godsdienst kan extra verlof worden aangevraagd. 2 Vakantieverlof kan worden verleend als het wegens de specifieke aard van het beroep van een van de ouders/verzorgers onmogelijk is binnen de schoolvakanties op vakantie te gaan. Bij deze vakantieaanvragen moet een werkgeversverklaring van de betreffende ouder/verzorger worden bijgevoegd. Dit verlof moet twee maanden van tevoren worden aangevraagd, mag niet in de eerste twee schoolweken van het jaar plaatsvinden en kan maximaal tien dagen bedragen. Het wordt slechts één maal per jaar verleend. 3 Verlof wegens gewichtige omstandigheden kan worden aangevraagd in het geval van bijzondere familieomstandigheden of andere incidentele uitzonderlijke situaties. Elke aanvraag wordt apart door de coördinator bekeken. De ouders/verzorgers dienen extra verlof ruim van tevoren schriftelijk aan te vragen. Over het toekennen van meer dan tien dagen vakantieverlof of bij verlof wegens gewichtige omstandigheden beslist de leerplichtambtenaar. Over de toekenning van verlof van maximaal tien dagen beslist de schoolleiding. In geval van twijfel wordt advies ingewonnen bij externe instanties. De registratie van het extra verlof wordt in de leerlingendossiers bijgehouden. Verzuimprotocol Sint-Janscollege 5
Uit de les gestuurd Als een leerling uit de les wordt verwijderd, moet hij zich altijd bij de medewerker van het zorglokaal of bij diens afwezigheid bij de coördinator van zijn afdeling melden. De resterende tijd van de les verblijft de leerling dan in het zorglokaal (C107) of eventueel in een andere ruimte die hem wordt aangewezen. Na verwijdering uit de les wordt steeds een lesverwijderingsformulier ingevuld door de leerling en de betrokken docent dat wordt toegevoegd aan het leerlingendossier van de betrokken leerling. De mentor ontvangt een kopie van dit formulier. De coördinator of mentor stelt afhankelijk van de ernst van de verwijdering de ouders/verzorgers van de leerling hiervan op de hoogte. Schorsing De schoolleiding schorst een leerling alleen in uitzonderlijke gevallen. Bij schorsing kan worden gedacht aan gevallen waarin een onhoudbare situatie is ontstaan en waarbij de school eerst de ouders/verzorgers wil spreken voordat een leerling weer toegelaten kan worden tot de lessen. Een schorsing duurt meestal niet langer dan een of twee dagen. In het geval van een interne schorsing dient de leerling de gehele schorsingsdag op school aanwezig te zijn en krijgt hij/zij andere werkzaamheden opgedragen. In het geval van een externe schorsing wordt de leerling de toegang tot het schoolterrein gedurende de schorsingsperiode ontzegd. Een externe schorsing kan alleen door de directie worden opgelegd. Bij een schorsing van meer dan één dag wordt voorts de inspectie van het onderwijs ingelicht. Een schorsing kan gevolgen hebben voor deelname aan buitenlesactiviteiten. Verzuimprotocol Sint-Janscollege 6