PROTOCOL INTERNET- EN E-MAILVERKEER EN GEBRUIK PERSOONLIJKE ELEKTRONICA Uitgangspunten 1. De school bevordert het verantwoordelijkheidsgevoel bij leerlingen door de toegang tot informatie en communicatiemiddelen als internet en e-mail te begeleiden. 2. De school probeert binnen haar mogelijkheden te voorkomen dat ongewenste uitingen op school voor komen. 3. Leerlingen hebben een eigen verantwoordelijkheid binnen de door de school gestelde kaders. De school ziet erop toe dat leerlingen verantwoord gebruikmaken van informatie en communicatiemiddelen. Leerlingen worden na uitleg over verantwoord gebruik hierover geacht deze afspraken te respecteren en zich hieraan te conformeren. Ongewenst en/of onverantwoord gebruik wordt bestraft. 4. Ouders wordt vooraf toestemming gevraagd via aanmeldingsformulier m.b.t. publicatie van werk en/of foto s van hun kinderen en in de schoolgids wordt hier een paragraaf aan gewijd. 5. Dit protocol wordt jaarlijks (zo nodig) bijgesteld. Internet 1. Internet wordt gebruikt voor opbouwende educatieve doeleinden. 2. Sites die door de leerkracht aan de leerling worden aangeboden worden eerst door de leerkracht bekeken. 3. Er worden geen sites bekeken die niet aan de fatsoensnormen voldoen. (richtlijn Gouden Regels ICT) 4. Er wordt aan de leerlingen uitgelegd waarom zij bepaalde sites wel of niet mogen bekijken. 5. De leerkracht draagt zorg voor een omgeving waarin leerlingen open kunnen vertellen wanneer zij op een ongewenste, onbedoelde site komen; het is meestal immers niet hun schuld. 6. Regels en wetten met betrekking tot copyright worden in acht genomen. 7. Informatie die terug te voeren is op leerlingen mag niet op het openbare deel van het net terechtkomen. 8. Bij publiceren van foto s van personen wordt alleen de voornaam gebruikt. 9. Voor e-mail geldt ook het briefgeheim, maar op grond van hun pedagogische verantwoordelijkheid mogen leerkrachten e-mail van leerlingen bekijken. Uiteraard komt het voor dat leerlingen gebruik maken van internet ter verrijking van het onderwijs: om informatie te zoeken, contacten te leggen met leerlingen van andere scholen en om deskundigen te kunnen raadplegen. De software die in ontwikkeling is verwijst meer en meer naar internetsites voor aanvullend, actueel of alternatief materiaal. Internetactiviteiten worden hiermee steeds meer onderdeel van methodes en leergangen. De software bij methodes kan in de toekomst door kinderen ook via internet benaderd worden. Het is daarom verstandig met de leerlingen aan aantal gedragsafspraken te maken: Gedragsregels internetgebruik leerlingen: 1. Het is niet toegestaan tijd op de computer te besteden aan zaken die geen verband houden of niet te maken hebben met het onderwijs of de school. 2. Buiten schooltijd zijn de computers slechts toegankelijk met toestemming van personeel. 3. Bij surfen op internet wordt niet bewust gezocht op zoekwoorden die te maken hebben met grof taalgebruik, agressie, seks, discriminatie. 4. Op school wordt niet gechat of ge-msnd: niet voor-, onder- of na schooltijd, zonder toestemming van de leerkracht. 5. Leerlingen worden geacht van tevoren met de leraar af te spreken wat ze op internet willen gaan doen. 1
6. Leerlingen mogen op school slechts printen wat echt noodzakelijk is. 7. Leerlingen mogen op school slechts downloaden wat echt noodzakelijk is en slechts met toestemming van het personeel. 8. Leerlingen bezoeken op school geen websites waarvoor ingelogd moet worden (vb, Hyves, MSN, etc.) tenzij met toestemming van het personeel. 9. Voor iedereen geldt dat het niet is toegestaan om persoonlijke informatie, zoals naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, wachtwoorden en pincodes te geven via internet en/of e-mail. Iedereen draagt er zorg voor dat alle persoonlijke informatie zoals nicknames, e-mailadressen, inlognamen en wachtwoorden verwijderd worden als wordt gestopt met werken op de computer. 10. Leerlingen worden geacht meteen een personeelslid in te lichten als ze informatie tegenkomen waardoor ze zich niet prettig voelen of waarvan ze weten dat dat niet hoort. Leerlingen worden ook geacht personeel in te lichten als er minder leuke dingen gebeuren op internet, bijvoorbeeld als iemand wordt gepest. Website Verantwoordelijkheid De schoolleiding is verantwoordelijk voor de inhoud van de website. De informatie op de website wordt geplaatst door de webbeheerder. Wij behouden ons het recht voor om zaken te verwijderen van de website. Dit zal in ieder geval gebeuren bij grof taalgebruik, vermelding van privé gevoelige gegevens van anderen. Inhoud en privacy Op de schoolwebsite wordt mogelijk informatie over/van leerlingen geplaatst. Als ouders bezwaar hebben tegen publicatie op de schoolsite, kunnen zij dit kenbaar maken. De mogelijkheid hiervan wordt benoemd in de schoolgids. Ook op het aanmeldingsformulier kunnen de ouders dit kenbaar maken. De school verzamelt de namen van personen die geen toestemming verlenen, zodat voorkomen kan worden dat gegevens op de website van de school terechtkomen. E-mail 1. Leerlingen krijgen, zonodig, een e-mailadres van de school. Voordat een e-mailadres voor de leerlingen in gebruik wordt gegeven, wordt de ouders/verzorgers gevraagd akkoord te gaan met het aanmaken van een e-mailbox met bijbehorend e-mailadres. Indien ouders/verzorgers zich akkoord verklaren, onderschrijven zij ook de inhoud van deze afspraken. E-mail communicatie heeft slechts plaats via dit schoolaccount. 2. Het is niet toegestaan via e-mail persoonlijke informatie en/of foto s van zichzelf of van anderen te versturen zonder toestemming van de leraar. 3. Leerlingen mogen slechts bijlagen downloaden die echt noodzakelijk zijn en slechts met toestemming van het personeel. 4. Voor leerkrachten geldt dat om privacyredenen alleen met bcc naar ouders e-mail wordt verstuurd, zodat e-mailadressen niet voor anderen zichtbaar zijn. Mobiele telefoons en geluid- of beelddragers Persoonlijke elektronica zoals mobiele telefoon en/of mp3-speler zijn tijdens schooltijd opgeborgen en staan uit. Gebruik van een mobiele telefoon of mp3-speler is zowel in en om de school, als tijdens schoolactiviteiten elders niet toegestaan, tenzij door de leerkracht toegestaan. Ouders kunnen in bijzondere gevallen via het telefoonnummer van de school hun kind(eren) bereiken dan wel een bericht doorgeven. Het maken van opnamen (geluid, video, foto s en dergelijke) is zowel in en om de school als tijdens schoolactiviteiten alleen toegestaan met toestemming van de directie. De school kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor vermissing, vernieling en/of diefstal van deze apparatuur. 2
PROTOCOL INTERNET EN E-MAILVERKEER EN GEBRUIK PERSOONLIJKE ELEKTRONICA Artikel 1 Begripsbepalingen 1. Bevoegd gezag: College van Bestuur, ook te noemen werkgever. 2. Directeur: de directeur als bedoeld in artikel 29, eerste lid van de wet, die belast is met de leiding van een school. 3. Scholen: de scholen die onder de bestuursverantwoordelijkheid van het bevoegd gezag staan. 4. Onder werknemer wordt verstaan het onderwijspersoneelslid, dat door of vanwege de werkgever is aangesteld, zowel in vaste als in tijdelijke dienst. 1 5. Onder verkeersgegevens worden verstaan: gegevens over het gebruik maken van e-mail en internet, zoals de afzender, de ontvanger, de bezochte sites, de datum, de tijd, de duur en de inhoud van het verkeer. 6. Onder een onderzoek wordt verstaan het (ook met terugwerkende kracht) controleren van het e-mail en internetgebruik van een werknemer en het ten aanzien van hem of haar doen van observaties (feitelijke bewijskracht verzamelen). 7. Wet: de Wet op het Primair Onderwijs. Artikel 2 Doel van het protocol 1. Dit protocol heeft tot doel een goede balans te bereiken tussen een verantwoord gebruik van e-mail en internet en de bescherming van de privacy en vrijheid van werknemers. 2. Het protocol bevat afspraken over de wijze waarop de werkgever omgaat met het vastleggen en controleren van tot een werknemer herleidbare gegevens over e-mail en internetgebruik. Artikel 3 Algemene uitgangspunten 1. Het controleren van verkeersgegevens die tot een werknemer herleidbaar zijn wordt tot een minimum beperkt. Hierbij wordt gestreefd naar een maximale bescherming van privacy en vrijheid van werknemers op de werkplek. 2. Persoonlijke verkeersgegevens zullen alleen gebruikt worden voor de in artikel 6 genoemde doelen. 3. Het uit een oogpunt van kosten- en capaciteitsbeheersing samenstellen van management-informatie en gebruiksstatistieken op basis van de vastgelegde verkeersgegevens valt niet onder de werking van dit protocol. Voorwaarde daarbij is dat het gaat om geanonimiseerde en getotaliseerde gegevens. Artikel 4 E-mail gebruik 1. Voor organisatie-/schoolgebonden e-mail-activiteiten maken alle werknemers gebruik van een door de school toegewezen e-mailadres 2. 1 Ouders, studenten, vrijwilligers zijn formeel geen werknemer, maar aangezien zij werkzaamheden verrichten t.b.v. de school, vallen zij ook onder deze regeling. 2 Een persoonlijk e-mailaccount kan ook worden toegevoegd aan het mailprogramma. 3
Dit adres wordt niet zonder toestemming van de betrokkene vrij gegeven voor derden 3. Dit adres is wel zonder toestemming van betrokkenen Delta-intern 4 beschikbaar (bijvoorbeeld voor verzending Delta nieuwsbrief, bestuursinformatie, etc.). Werknemers zijn gerechtigd het e-mail systeem voor schoolgebonden verkeer te gebruiken voor het ontvangen en versturen van persoonlijke e-mail berichten (zowel intern als extern). 2. Dit recht van de werknemer is gebonden aan de volgende voorwaarden: a. De mail moet functioneel zijn voor de dagelijkse werkzaamheden. b. Het is niet toegestaan dreigende, seksueel intimiderende, dan wel racistische berichten te versturen. c. Het is niet toegestaan zich in te laten met online gokken, versturen van kettingbrieven, e.d.. d. Het is niet toegestaan schade aan het bevoegd gezag (ook imagoschade) en aan derden toe te brengen. e. Het is niet toegestaan ongevraagde ideële of commerciële reclame (ook wel spam) te verzenden. Artikel 5 Internetgebruik 1. Internet wordt door de werknemers gebruikt voor opbouwende educatieve doeleinden. 2. Werknemers zijn gerechtigd het internetsysteem voor schoolgebonden verkeer te gebruiken. 3. Dit recht van de werknemer is gebonden aan de volgende voorwaarden: a. Het internetgebruik moet functioneel zijn voor de dagelijkse werkzaamheden. b. Het is niet toegestaan bewust sites te bezoeken die pornografisch materiaal bevatten, dan wel racistische sites. c. Het is niet toegestaan illegale software en auteursrechtelijk beschermde gegevens te downloaden en te versturen. d. Het is niet toegestaan aankopen of bestellingen te doen voor privé doeleinden. e. Het is niet toegestaan schade aan het bevoegd gezag (ook imagoschade) en aan derden toe te brengen. Artikel 6 Toegestane vastlegging van verkeersgegevens 1. De werkgever legt met als doel de bewaking van dit protocol de in artikel 1 genoemde verkeersgegevens over e-mail en internetgebruik vast. 2. De standaard bewaartermijn van deze verkeersgegevens is maximaal één maand. Deze termijn geldt uiteraard ook voor gemaakte back-ups, die op een veilige plaats (= kluis ICT Beheer afdeling) bewaard dienen te worden. 3. In gevallen als bedoeld in artikel 8 van dit protocol kan van deze bewaartermijn worden afgeweken. 4. Informatie die terug te voeren is op ouders, leerkrachten en leerlingen mag niet op het openbare deel van het net terechtkomen. Artikel 7 Systeem en netwerkbeveiliging en blokkering 1. Vanuit beveiligingsoogpunt is de werkgever gerechtigd zijn systeem of netwerk op geautomatiseerde wijze te beveiligen tegen systeemaanvallen door virussen, trojans of andere schadelijke programma's. 2. De werkgever is gerechtigd verdachte berichten (zie 4.2 b t/m 4.2 e ) te retourneren aan de afzender. 3 Onder derden worden alle niet direct bij de school betrokken personen of instanties bedoeld. 4 Onder Delta-intern wordt verstaan: alle scholen en ondersteunende diensten van SKPCPO Delta 4
3. De werkgever is gerechtigd verdachte berichten (zie 4.2 b t/m 4.2 e ) op een aparte locatie te bewaren voor nader onderzoek en/of eventuele herstelwerkzaamheden. De betrokken werknemer wordt hierover door de directeur (na overleg met het CvB) schriftelijk geïnformeerd direct nadat de opdracht is gegeven tot het bewaren van deze berichten. 4. De werkgever is gerechtigd verboden en ongewenst gebruik softwarematig te blokkeren of te voorkomen door het niet aanbieden van software. Artikel 8 Onderzoek in bijzondere gevallen 1. Indien er tegen één of meerdere werknemers sprake is van een redelijke verdenking of vermoeden van een strafbaar feit of ongeoorloofde handeling in de zin van dit protocol, dan dient de werkgever, dan wel de door het bevoegd gezag gemandateerde, betrokkene(n) daarop in eerste instantie via het reguliere functioneringstraject aan te spreken of bij de betrokken instantie die hiervoor in aanmerking komen te melden. 2. Indien de redelijke verdenking of het vermoeden blijft bestaan, kan de werkgever besluiten tot het verrichten van het in artikel 1, lid 6 bedoelde onderzoek. 3. De opdracht tot het doen van een dergelijk onderzoek wordt gegeven door het bevoegd gezag. Daartoe wordt een advies voorbereid door de directie van de school. Het College van Bestuur dient, de betrokkene gehoord, in te stemmen met het advies. Artikel 9 Rechten van werknemers 1. Werknemers hebben het recht de over hem of haar verzamelde gegevens als bedoeld in artikel 8 zo spoedig mogelijk in afschrift te ontvangen (inzagerecht en kopierecht). 2. Werknemers hebben het recht om hierop binnen twee weken schriftelijk te reageren in de vorm van een verweer, waarbij kan worden verzocht het verrichte onderzoek te (laten) verbeteren dan wel aan te vullen indien sprake is van feitelijk onjuiste gegevens (correctierecht). 3. Werknemers hebben het recht om de over hem of haar geregistreerde gegevens, die niet (langer) ter zake doen, of in strijd met dit protocol of een wettelijk voorschrift zijn geregistreerd te (laten) verwijderen en te (laten) vernietigen (verwijderingsrecht). Over een verzoek om verwijdering en vernietiging wordt binnen vier weken beslist. Indien een dergelijk verzoek wordt ingewilligd, vindt de verwijdering en vernietiging meteen plaats. 4. De verzoeken en het verweer als bedoeld in dit artikel worden gericht aan het bevoegd gezag. Artikel 10 Maatregelen 1. De werkgever beslist op basis van het gehouden onderzoek en het schriftelijke verweer van de betrokken werknemer 5 of een maatregel wordt opgelegd. 2. Indien besloten wordt tot het opleggen van een maatregel dan zijn de desbetreffende bepalingen van de CAO Primair Onderwijs van toepassing. 3. Indien uit het onderzoek blijkt dat er een redelijke verdenking of vermoeden van het plegen van een strafbaar feit is, dan zal de werkgever hiervan aangifte doen. 5 Zie voetnoot 1, pag. 1. 5
Artikel 11 Systeembeheer 1. De algemene (beroepsmatig) aan de systeembeheerder(s) opgelegde geheimhoudingsplicht geldt onverkort voor het privé gebruik van e-mail en internet door werknemers. 2. Zonder verkregen opdracht daartoe (zie 11.4) is (zijn) de systeembeheerder(s) niet bevoegd tot het lezen van e-mail berichten van werknemers 6. Ook het controleren van internetgebruik en het realtime meekijken met het internetgebruik van werknemers is niet toegestaan. 3. Op grond van hun pedagogische verantwoordelijkheid mogen de werknemers e-mail van leerlingen bekijken. 4. Een onderzoek naar het e-mail of internetgebruik wordt eerst gestart nadat daar door het bevoegd gezag schriftelijk opdracht toe is verstrekt aan de stafcoördinator ICT. Artikel 12 Bezwaren- en klachtenprocedure 1. Indien het onderzoek als bedoeld in artikel 8 van dit protocol leidt tot het opleggen van een disciplinaire maatregel dan zijn de ter zake geldende bepalingen van de Algemene Wet Bestuursrecht van toepassing. 2. De werknemer kan een klacht indienen bij benadeling in zijn of haar rechten op grond van dit protocol of een onredelijke behandeling. De klacht dient bij een daartoe in het leven geroepen onafhankelijke klachtencommissie te worden ingediend. Artikel 13 Slotbepalingen 1. Dit protocol treedt in werking op de achtste dag nadat het door ons met instemming van de (gemeenschappelijke) medezeggenschapsraad definitief is vastgesteld. In de week tussen vaststellen en in werking treden wordt het besluit op behoorlijke wijze aan de werknemers kenbaar gemaakt. 2. Wijzigingen van dit protocol komen op dezelfde wijze met instemming van de (gemeenschappelijke) medezeggenschapsraad tot stand. 3. Dit protocol kan worden aangehaald als "Protocol e-mail en internetgebruik SKPCPO Delta. 6 Zie voetnoot 1, pag. 1 6
Bezwaarformulier Tegen publicatie van werk en/of foto s van mijn kind(eren) op de website van << naam school >> Hierbij maak ik kenbaar << naam school >> geen toestemming te geven voor het opnemen van Ο werkjes Ο foto s van mijn kind(eren) op de website van de school. Naam kind:. geboortedatum Naam kind:. geboortedatum.. Naam kind:. geboortedatum.. Naam kind:. geboortedatum.. Ondertekening (verplicht) Handtekening. Naam. Adres.. Postcode + woonplaats. Datum. Dit formulier inleveren op school. 7