VNG-Congres gemeentefinanciën Interne controle, rechtmatigheid en de accountants Nieuwegein 6 december 2016 Rein-Aart van Vugt
Rechtmatigheid Getrouwe beeld Rechtmatigheid NORM Besluit begroting en verantwoording NORM Relevante externe en interne Wet- en regelgeving 1 VNG congres gemeentefinancien
Interne controle, verbijzonderde interne controle en accountantscontrole Jaarrekening Jaarrekening Met een bestuursverklaring Financiële rechtmatigheid Getrouwe beeld Financiële rechtmatigheid Getrouwe beeld Incl. getrouwe beeld van de bestuursverklaring 2 VNG congres gemeentefinancien
Bestuursverklaring rechtmatigheid Kenmerken: - College legt verantwoording af over de financiën en rechtmatigheid financiële beheershandelingen. - Accountant toetst getrouwe beeld van deze verantwoordingsinformatie. - Discussie meer tussen gemeenteraad en college over rechtmatigheid. - Minder snel niet-goedkeurende controleverklaring (geen rechtmatigheid in de tekst van de verklaring, rechtmatigheidsfouten tellen op). - Hoge(re) eisen aan kwaliteit (verbijzonderde) interne controle. - Past in de internationale ontwikkeling inzake afleggen van verantwoording. inhoudelijk wijzigt niet. Risico is dat in de bestuursverklaring de bevindingen van de accountant worden opgeschreven in plaats van de bevindingen van de (verbijzonderde) interne controle. Kortom: gemeenten, pak de leiding voor een hoogwaardige en efficiënte bedrijfsvoering. Niets is zo efficiënt als in 1 keer goed doen. Ontwikkeling: Nieuwe tekst controleverklaring: Key-matters in de controleverklaring. Verantwoordelijkheid accountant bij niet-financiële informatie (o.a. programmaverantwoording). 3 VNG congres gemeentefinancien
Bestuursverklaring rechtmatigheid 1 2 Aanbesteding ten onrechte niet Europees aanbesteed > 3% totale lasten Crediteuren 1.000.000 te laag (prestatie investering vergeten) Crediteuren 750.000 te hoog (geen schulden) Getrouwe beeld: crediteuren 250.000 te laag Rechtmatigheidsfout: 1.750.000 Materialiteit 500.000 Situatie nu: Situatie straks: Situatie nu: Situatie straks: Afkeurende controleverklaring (aspect rechtmatigheid) Fout getrouw beschreven in de bestuursverklaring (in de jaarrekening Goedkeurende controleverklaring Afkeurende controleverklaring (aspect rechtmatigheid) Overigens nu en straks: liever corrigeren Fout getrouw beschreven in de bestuursverklaring (in de jaarrekening Goedkeurende controleverklaring 4 VNG congres gemeentefinancien
Interne controle, verbijzonderde interne controle en accountantscontrole Interne controle in de processen Interne beheersing Interne controle in de processen Interne beheersing Interne controle in de processen Interne beheersing Interne controle in de processen Interne beheersing Verbijzonderde interne controle niet COS 610-proof AO/IB Verbijzonderde interne controle (COS-proof) Verbijzonderde interne controle Risico-inschatting Risico-inschatting Risico-inschatting Risico-inschatting Accountant betrekt verbijzonderde interne controle bij risicoinschatting Accountant maakt gebruik van verbijzonderde interne controle 5 VNG congres gemeentefinancien
Interne controle en verbijzonderde interne controle en de financiële verordening art. 212 Gemeentewet Artikel 23. Administratie De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor: a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen; b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten, [ ]; c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties; d. het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid; e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; en f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving. Artikel 25. Interne controle 1. Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a, van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b, van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel. 2. Het college zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van de gemeente met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen ten minste eenmaal in de [ (bijvoorbeeld 4 of 5)] jaar. Bij afwijkingen in de registratie neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. 6 VNG congres gemeentefinancien Artikel 24. Financiële organisatie Het college draagt zorgt voor: a. een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen; b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden; c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten; d. de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie; e. de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen; f. de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van baten en lasten aan de taakvelden; g. het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten; h. het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen; en i. het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.
Interne controle in de processen Interne beheersing Interne controle in de processen: - Functiescheiding - Betrouwbare IT-omgeving - Procesbeschrijvingen (key-controls): Wie doet wat? Wat voert deze persoon precies uit? Waarmee wordt dit vastgesteld/gecontroleerd? Wanneer wordt dit vastgesteld/gecontroleerd? Welk doel is hiermee gediend? Wordt dit doel bereikt door deze control? - Documentatie van controlewerkzaamheden - Inschakelen van deskundigen en dit documenteren (deskundigheid, onafhankelijkheid) Let op: memoriaalboekingen, gebeurtenissen na balansdatum, schattingsposten (voorzieningen, voorraad gronden, (materiële en financiële) vaste activa, debiteuren), niet uit de balans blijkende rechten en verplichtingen, claims, garantstellingen 7 VNG congres gemeentefinancien
Verbijzonderde interne controle Verbijzonderde interne controle COS 610-proof - Organisatorische positie, beleidslijnen en procedures moeten de objectiviteit ondersteunen. - Competentie moet aanwezig zijn (opleiding, ervaring, lid van een beroepsorganisatie). - Systematische en gedisciplineerde benadering, inclusief kwaliteitsbeheersing. Accountant moet dan vaststellen dat: - Werkzaamheden van verbijzonderde interne controle op behoorlijke wijze zijn gepland, uitgevoerd, beoordeeld en gedocumenteerd en is hier toezicht op gehouden (timing, aard, risico-inschatting, materialiteit, methoden van selecteren, documenteren, procedures oordeelsvorming en rapporteren). - Voldoende en geschikte informatie verkregen is door de verbijzonderde interne controle - Conclusies verbijzonderde interne controle onder de gegeven omstandigheden passend en rapportages consistent zijn met de uitkomsten van de uitgevoerde werkzaamheden. 8 VNG congres gemeentefinancien
Verbijzonderde interne controle Optimale situatie: - Goede risicoanalyse van top-10 risicogebieden, met verscherpte aandacht en verbijzonderde interne controle (o.a. grondexploitaties, sociale domein (Jeugd en WMO) voorzieningen, inkoop- en aanbesteding, verbonden partijen, claims, garanties en waarborgen). - Goede jaarrekening (BBV-proof). - Samensteldossier (goed en volledig, specificaties, onderbouwingen, analyses met toelichting en conclusies). - Positionpapers voor posten met schattingselementen (uitgangspunten, onderbouwing, back-testing, standpunt deskundigen etc.) (Controle- en overige standaard 540). - Administratieve organisatie en interne controle heeft geen tekortkomingen bij de belangrijkste controleaspecten (key-controls). - Goede en gedocumenteerde verbijzonderde interne controle. - EDP-audit: geen belangrijke tekortkomingen. - Goede fraude-risicoanalyse en toereikende beheersmaatregelen. - Sisa-bijlage (goed, volledig en goed gedocumenteerd en intern zichtbaar gecontroleerd). - Wet normering topfunctionarissen (WNT) ((goed, volledig en goed gedocumenteerd en intern zichtbaar gecontroleerd). 9 VNG congres gemeentefinancien
Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee ( DTTL ), its network of member firms, and their related entities. DTTL and each of its member firms are legally separate and independent entities. DTTL (also referred to as Deloitte Global ) does not provide services to clients. Please see www.deloitte.nl/about for a more detailed description of DTTL and its member firms. Deloitte provides audit, consulting, financial advisory, risk management, tax and related services to public and private clients spanning multiple industries. Deloitte serves four out of five Fortune Global 500 companies through a globally connected network of member firms in more than 150 countries bringing world-class capabilities, insights, and high-quality service to address clients most complex business challenges. To learn more about how Deloitte s approximately 225,000 professionals make an impact that matters, please connect with us on Facebook, LinkedIn, or Twitter. This communication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms, or their related entities (collectively, the Deloitte Network ) is, by means of this communication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte Network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication.