Bijlage 2: Afspraken ontvlechting Hofstadscholen 1. Het Hofstad College blijft voorlopig als brin bestaan omdat dit een gunstiger financiering met zich mee brengt dan drie losse brins. Eén jaar na effectuering van de afspraken, worden deze geëvalueerd. Uitkomst van de evaluatie kan zijn alsnog ontbrinnen of de proefperiode verlengen. 2. De drie scholen worden benaderd alsof zij een school zijn met een eigen brinnummer. 3. De kosten van het bestuursbureau worden afgerekend conform de systematiek die het servicebureau hanteert. 4. Navraag bij het Cfi leert dat het aanbod aan onderwijsvormen bepalend is voor de indeling in een scholengroep. Het Cfi suggereert mavo/lwoo voor Hofstad mavo en vbo/lwoo voor Heldring. Hofstad mavo en Hofstad Heldring worden daarmee met ingang van 1 januari 2010 bekostigd als respectievelijk scholengroep 1.1 en 1.2 en het lyceum als scholengroep 2.6. 5. Het bedrag dat na de verdeling genoemd bij punt 3 overblijft, wordt verdeeld over de drie scholen naar rato van hun omzet (de omzet wordt bepaald door de lumpsum van een school aangevuld met de leerplusgelden waarop de school recht heeft) na aftrek van een tegemoetkoming in de huisvestingslasten van Hofstad mavo die worden veroorzaakt door overruimte. 3 6. In het geval er voor één of meer scholen een subsidie moet worden aangevraagd die wordt toegekend op brin- niveau dan komt de subsidie uitsluitend ten goede aan de school voor wie de subsidie is aangevraagd. Als meerdere scholen aanspraak maken op eenzelfde subsidie dan wordt de subsidie naar rato verdeeld conform de bekostigingssystematiek van de beschikking die bij de subsidie hoort. 7. Aanvragen op brin- niveau worden gecoördineerd door het instellingsbureau. 8. Dat deel van de Hofstad College reserve dat is opgebouwd in de jaren 2007, 2008 en 2009 en onderbouwd en onomstotelijk is terug te voeren op een school komt ten goede aan die school. 9. Het resterende deel van de reserve kan uitsluitend worden aangesproken als de directeuren van de drie scholen onder voorzitterschap van de algemeen directeur van de Haagse Colleges hierover unaniem zijn in hun oordeel. 10. Afspraken die de scholen hebben ten aanzien van bijvoorbeeld Bron, ziekmelding, heffing ouderbijdrage, ict- beheer, personeelsleden met een aanstelling op meerdere Hofstad College scholen, vervallen, tenzij deze opnieuw worden bekrachtigd en schriftelijk vastgelegd. 11. De drie directies inventariseren alle bestaande afspraken tussen de scholen en spreken in een afzonderlijk overleg dat voor 1 mei 2009 wordt gevoerd en wordt voorgezeten door de instellingsdirecteur af, welke afspraken zij willen continueren en welke niet. Van deze vergadering wordt een schriftelijk verslag gemaakt. 12. Daar waar de drie scholen er niet met elkaar uitkomen, beslist de instellingsdirecteur nadat de directeuren hem elk afzonderlijk schriftelijk advies hebben uitgebracht. De beslissing van de instellingsdirecteur wordt schriftelijk uitgebracht. 13. Tegen de beslissing van de instellingsdirecteur kan binnen twee werkweken bezwaar worden aangetekend bij een bezwarencommissie bestaande uit de directeuren van Zandvliet, de Populier en Hofstede. Zij horen de betrokken directeuren en de instellingsdirecteur en brengen hun beslissing schriftelijk uit. Hun beslissing is bindend. 14. Aanschaffingen die zijn gedaan door het Hofstad College ten behoeve van de drie scholen worden door de drie scholen afgeschreven naar rato van de omzet (lumpsum plus leerplusgelden). Pagina9 3 De overruimte bestaat uit de vierkante meters van de vierde verdieping à 77 euro.
15. De nieuwe situatie voor de bekostiging gaat in per 1 januari 2010. De overige afspraken gaan in op een door de scholen tijdens hun onder punt tien genoemde overleg te bepalen tijdstip. Pagina10
Bijlage 3: risicoscenario In het geval de financiële scanner daartoe aanleiding geeft, neemt het instellingsbureau contact op met de directeur van de betreffende school. In het geval een school het probleem niet zelf kan oplossen wordt na overleg met de instellingsdirecteur besloten of het directieberaad hierbij wordt betrokken. Drie opties 1. Er zijn in verband met een financiële crisis verschillende situaties die direct naar de oorzaak (en dus oplossing wijzen): onverwachte/niet te voorkomen forse geweldpleging met als gevolg sfeer van angst in school waardoor leerlingen weglopen (acties liggen voor de hand, maar of het dan nog helpt?). 2. Onvoorziene wijziging in overheidsbeleid die enorme kosten met zich meebrengt (brandweer eist vele tonnen kostende aanpassing aan gebouw). 3. Het aantal leerlingen loopt onverwacht terug zonder dat hiervoor een evidente oorzaak is. Het directieberaad van de Haagse Colleges kan de instellingsdirecteur adviseren om het risicoscenario in werking te laten treden: een ad- hoccommissie bestaande uit de beleidsmedewerker kwaliteit, een directeur van één van de andere vijf scholen en een ervaren (instellings)directeur van één van de andere instellingen (op voordracht van de algemeen directeur) bestudeert de situatie en adviseert de instellingsdirecteur. De commissie kan zich laten bijstaan door een onafhankelijk bureau of het aantal leden uitbreiden. Opvolgen van het advies kan leiden tot interventies in de school. Wanneer een school er niet in slaagt om het probleem te keren en het probleem heeft nadelige gevolgen voor de andere scholen, dan formuleert de algemeen directeur, na advies te hebben ingewonnen van het directieberaad, een advies aan het bestuur ten aanzien van de toekomst van de school. Pagina11
Bijlage 4: Format financieel beleidsplan Financieel beleidsplan [kalenderjaar] [naam school / instelling] Datum in directieberaad: Datum in medezeggenschapsraad: Datum vaststelling: Pagina12
Financieel beleidsplan [kalenderjaar] [naam school / instelling] Inleiding De zes scholen die samen de instelling de Haagse Colleges vormen, hanteren een gemeenschappelijk kader voor hun financieel beleid. Het financieel beleidsplan van [school / instelling] vormt een uitwerking van dit kader op [school / instellings] niveau. Financieel beleid definiëren wij als het maken van afspraken over geld om de financiële ruimte die [onze school / de instelling] heeft te beheren, om de financiële continuïteit van de [school / instelling] te borgen en om risico s die de [school / instelling] loopt te beheersen. Het financieel beleidsplan dient als voorbereiding op het maken van een nieuwe begroting, ondermeer door het voorbije en het lopende begrotingsjaar te evalueren. Het financieel beleidsplan is daarmee een toelichting op de financiële handel en wandel van onze school. Financiële risicoanalyse [Onder dit kopje volgt een opsomming van de risico s die blijken uit toepassing van Financiële scanner dhc met een toelichting en de te treffen maatregelen in de begroting van het aanstaande kalenderjaar] Evaluatie financieel beleid [jaar] [Onder dit kopje volgt de evaluatie van het financieel beleid n.a.v. de september forecast, de jaarrekening van het voorgaande jaar en de meerjarenbegroting] Onze financiële doelen [Alleen in te vullen als een school financiële doelen heeft] Op basis van het voorgaande formuleren wij voor [jaar] de volgende financiële doelen: 1. Doel 2. Doel 3. Doel b. realisatie Pagina13
Financiële ruimte De beschikbare middelen bepalen onze financiële ruimte. Doordat deze middelen begrensd zijn, maken wij voor [jaar] de volgende keuzes om te voorkomen dat wij uitgaven doen terwijl hiervoor geen middelen beschikbaar zijn. 1. Keuze 2. Keuze 3. Keuze b. realisatie Bijlagen: 1. Financiële scanner dhc 2. meerjarenbegroting 3. forecast van september lopende begrotingsjaar 4. jaarrekening vorig jaar Pagina14
Bijlage 5: Beschrijving en tijdpad belangrijkste financiële processen [Hier volgen elk jaar de planningen zodra deze officieel zijn vastgesteld] Begroting Forecast Jaarrekening Pagina15