Communicatieplan CO2 Gebr. van t Hek BV Versie 2: 10 januari 2011 Opgesteld door: Goedgekeurd door: J.M. Borst R.J. van t Hek
1. Inleiding Voor de CO 2 prestatieladder is transparantie nodig. Nadat inzicht is verkregen in de eigen uitstoot en nadat reductiemaatregelen zijn opgesteld is deze transparantie de volgende stap. Minstens tweemaal per jaar moet zowel intern als extern gecommuniceerd worden over de carbon footprint en daaropvolgende reductiemaatregelen. De procedures hiervoor zijn vastgelegd in dit communicatieplan. 2. Doelstellingen Doelstelling van de interne communicatie is om niet alleen bewustwording van het belang om de uitstoot te verlagen en kennis van het beleid hieromtrent, maar ook het actief meedenken over reductiemaatregelen door medewerkers en gedragsverandering om zuiniger met machines en apparatuur om te gaan te stimuleren. De verschillende externe stakeholders zullen voornamelijk op de hoogte gehouden worden door middel van berichten op de website. Belangrijk is dat geïnteresseerden deze informatie gemakkelijk kunnen vinden. Dit niet alleen omdat andere partijen hiervan moeten weten, maar ook omdat Gebr. van t Hek een dialoog aan wil gaan met anderen in de sector en deel wil nemen aan initiatieven ten einde de reductie van CO2 te verlagen. 3. Doelgroepen De doelgroep voor de interne communicatie bestaat uit alle medewerkers. De doelgroep voor externe communicatie bestaat uit alle stakeholders. Dit zijn voornamelijk leveranciers en klanten, maar kunnen ook eventuele toekomstige consortiumpartners zijn waarmee samen een opdracht voor ProRail aangenomen kan worden. 3.1. Stakeholderanalyse Om te identificeren wie tot de externe belanghebbenden behoren is er een stakeholderanalyse gemaakt. De stakeholders kunnen scoren op twee assen: invloed en belang. Wanneer op beide assen hoog of laag gescoord kan worden, levert dat vier groepen op. Deze groepen worden in de matrix met de letters A tot en met D aangegeven en worden hieronder beschreven. B. Veel invloed, weinig belang Overheden A. Veel invloed, veel belang Van t Hek Groep Medewerkers ProRail Opdrachtgevers Invloe d D. Weinig invloed, weinig belang NGO s C. Weinig invloed, veel belang Concurrenten Leveranciers Belang Groep A Deze groep heeft veel invloed op en veel belang in het beleid dat gevoerd wordt, en is dan ook de belangrijkste groep stakeholders. Zij zullen overal van op de hoogte gehouden dienen te worden en geraadpleegd waar nodig. 2
De beleidsbeslissingen gemaakt worden door het management van Gebr. van t Hek. Dit beleid valt of staat met de visie van de Van t Hek Groep waarbij ook de strategie van de andere bedrijven uit de groep in ogenschouw wordt genomen.. De medewerkers van Gebr. van t Hek behoren tot de belangrijkste groep stakeholders, het energiebeleid is immers van invloed op hun dagelijkse werkomgeving. Zij hebben veel invloed op het beleid omdat zij degenen zijn die het moeten uitvoeren, en met ideeën van de werkvloer dienen te komen. ProRail heeft erg veel invloed heeft op de vorm en regels van de CO 2 prestatieladder. Het belang van ProRail is ook groot, want het doel van de CO 2 ladder is dat aannemers daar aan mee gaan doen zodat ProRail duurzamer kan inkopen. Opdrachtgevers hebben veel belang bij de CO 2 reductie omdat zij eisen kunnen stellen in de inkoopvoorwaarden. Naast de hoofdaannemers zijn ook de indirecte klanten voor Van t Hek van belang: partijen als Rijkswaterstaat, ProRail (apart benoemd) bepalen de eisen zoals deze door de hoofdaannemer aan Van t Hek worden gesteld. Groep B In algemene zin hebben de stakeholders in deze groep veel invloed maar weinig belang. Wanneer er een goede relatie bestaat met de partijen uit deze groep kunnen zij hun invloed in positieve zin aanwenden. De overheden in wiens invloedssfeer Gebr. van t Hek ligt zijn over het algemeen geïnteresseerd in de prestaties van bedrijven op het gebied van duurzaamheid en milieu, zij kunnen door het aanpassen van wet en regelgeving ook een grote invloed uitoefenen op het beleid. In het grote geheel zullen zij slechts beperkt geïnteresseerd zijn in de precieze score van Gebr. van t Hek op de CO 2 prestatieladder. Groep C Omdat deze groep niet veel invloed heeft zullen deze niet of slechts beperkt geraadpleegd hoeven te worden bij het maken van beslissingen, maar zullen ze wel in overweging moeten worden gehouden. Bij minder belangrijke beslissingen kunnen zij wel geraadpleegd worden om daarmee goodwill te behouden. Certificerende instellingen hebben er belang bij dat er goed gewerkt wordt aan het energiebeleid, en dat er ambitie is om op de CO2 prestatieladder te scoren. Concurrenten zijn zeer geïnteresseerd in de mate waarop Gebr. van t Hek scoort op de CO 2 prestatieladder. Het kan namelijk voor hen een concurrentievoor- of nadeel opleveren. Leveranciers zijn betrokken in het energiebeleid omdat deze uiteindelijk in kan houden dat een groot deel van de leveranciers ook de footprint moet aanleveren. Dit betekent dat de mogelijkheid van zaken doen onder druk komt te staan wanneer een leverancier hier niets van wil weten. Anderzijds biedt de aandacht voor duurzaamheid voor leveranciers ook mogelijkheden om zich te onderscheiden. Groep D Deze groep kan worden geïnformeerd via algemene middelen zoals de website of een nieuwsbrief. Voor non-gouvernementele organisaties geldt hetzelfde als voor overheden. Deze zijn meer geïnteresseerd in algemene trends of uitzonderlijke innovaties. 4. Inhoud De inhoud van hetgeen gecommuniceerd moet worden is het volgende. Informatie over de CO 2 prestatieladder, interne en externe partijen op de hoogte brengen van het bestaan en de inhoud van de ladder. Huidige stand van zaken en trends binnen het bedrijf. Elk half jaar moet de footprint zowel intern als extern gepubliceerd worden. Voorgenomen en uitgevoerde reductiemaatregelen worden intern en extern elk half jaar bekend gemaakt. Uitgevoerde reductiemaatregelen worden hierin kwalitatief beoordeeld en geanalyseerd. Voorgenomen reductiemaatregelen worden in een tijdsplanning gezet inclusief het beoogde effect. Ook de redenen waarom de maatregelen genomen moeten worden moeten duidelijk gemaakt worden. Wanneer nieuwe maatregelen worden geïmplementeerd is het belangrijk om dat te communiceren aan degenen die direct in aanraking komen met de maatregel. 3
Progressierapporten nadat een bepaald niveau op de ladder behaald is worden zowel intern als extern gecommuniceerd. Mogelijkheden tot individuele bijdrage van medewerkers d.m.v. suggesties en eigen acties zullen aanwezig zijn, zodat dit interne communicatiekanaal goed kan functioneren. Ook zal vanuit leidinggevenden gestuurd moeten worden op een gedragsverandering zodat de individuele bijdrage ook daadwerkelijk aan de orde is. 5. Middelen Als intern communicatiemiddel zal het bedrijfsblad gebruikt worden. Daarnaast zullen tijdens toolbox bijeenkomsten zaken aan de orde gesteld kunnen worden. Het bedrijfsblad zal gebruikt worden om de medewerkers te informeren, terwijl in de toolbox bijeenkomsten meer de dialoog kan worden opgezocht. Aangezien Gebr. van t Hek een grotere organisatie is, zullen zaken ook middels de verschillende besprekingen met het middenkader moeten worden besproken om deze dialoog optimaal te kunnen voeren: - duurzaamheid wordt ten minste eenmaal per jaar als thema in de personeelsvertegenwoordiging (frequentie van overleg: eens per kwartaal) ingebracht; - binnen uitvoering, calculatie, werkvoorbereiding, logistiek en projectleiding (frequentie van overleg: tweewekelijks / 4 wekelijks) komt duurzaamheid tenminste 3 keer per jaar in enige vorm op de agenda. Externe middelen om te communiceren zijn de website en een persbericht in bijvoorbeeld Cobouw. De website wordt gebruikt om alle eisen voor de CO 2 -prestatieladder op te zetten. De footprint en voortgang van de reductiedoelstellingen worden hierbij elk half jaar up-to-date gehouden. Een persbericht kan worden ingezet wanneer een bepaald niveau voor de ladder is gehaald of als er andere bijzondere zaken gebeuren waarvan het management vindt dat dit belangrijk genoeg is voor een persbericht. 6. Initiatieven Gebr. van t Hek hecht veel waarde aan eigen inbreng en initiatief van zijn medewerkers. Ingezonden ideeën worden beoordeeld op hun toegevoegde waarde voor het bedrijf: netto opbrengsten in geld, verbeterde arbeidsomstandigheden, betere kwaliteit, maar ook positieve gevolgen voor milieu. Alle ideeën die leidden tot een beter klimaat (door bijvoorbeeld CO 2 -reductie) komen in aanmerking voor de innovatieprijs. Papierverbruik reduceert Gebr. van t Hek door zijn medewerkers te stimuleren dubbelzijdig en in zwart-/wit te printen en kopiëren. De standaardinstellingen van de printers zijn deels al ingesteld op dubbelzijdig en zwart-/wit. In de loop van 2011 zal worden gekeken in hoeverre dit verder kan worden doorgevoerd. Daarbij zal in 2011 ook worden gekeken naar de mogelijkheden rondom documentscanning om zo papierverbruik verder te reduceren. In het eerste kwartaal 2011 zal het managementsysteem zodanig aangepast worden dat de vereiste gegevens inzake het energieverbruik en de CO 2 -uitstoot en de daarmee samenhangende reductie, iedere maand eenduidig gerapporteerd kunnen worden, hierbij zal 1 administratieve kracht als verantwoordelijke worden aangewezen. Gebr. van t Hek vindt het niet alleen belangrijk dat er op het gebied van beleid aandacht is voor milieu, maar dat ook de mensen waarmee wordt gewerkt aandacht hebben voor milieu en (energie)besparingen. Gebr. van t Hek eist van haar medewerkers, inhuurkrachten en onderaannemers een hoge mate van professionaliteit en doet een beroep op hun probleemoplossend vermogen. Ook beseft Gebr. van t Hek dat de medewerkers een doorslaggevende rol spelen bij het uitvoeren van werken. Gebr. van t Hek besteedt veel aandacht aan trainingen en opleidingen voor zijn medewerkers. Voorbeelden van opleidingen en trainingen zijn veiligheidsopleidingen, kwaliteitsgerichte opleidingen, vakgerichte opleidingen en opleidingen voor persoonlijke vaardigheden. Daarnaast zijn er mogelijkheden voor medewerkers die de ambitie hebben om door te groeien naar een leidinggevende of specialistische functie. 4
7. Planning en organisatie Er is een planning opgesteld van zaken die tijdens de verificatieperiode gedaan moeten worden. Het opstellen van het communicatieplan valt daar ook onder. Verder staat in de planning wanneer de vereiste communicatiemomenten moeten plaatsvinden en wanneer de deadline moment zijn. Ook de verantwoordelijke medewerker is in het schema vastgesteld. Actie Communicatieplanning tijdens verificatieperiode Int. Ext. Middel Actiehouder Status Start Gereed Concept communicatieplan AKA Gereed nov 1e communicatiemoment intern Hekwerk Hek Gereed 1 dec 15 dec extern website Hek Gereed 15 dec 28 dec Opstellen communicatieplan Hek Communicatiebudget vrijmaken Hek Gereed 3 jan 15 jan 2e communicatiemoment intern nieuwsbrief Hek Gereed 10 jan extern website Hek Draft 28 jan Check plan AKA Def. maken comm. plan Directieoverleg Hek Draft 12 jan Energie audit bij DNV 28 jan Volledige audit en certificering Evaluatie communicatieplan Hek Jan. Ook hierna zal elk half jaar de footprint en de voortgang van de reductiemaatregelen worden gecommuniceerd conform onderstaand schema. Het schema voor 2012 wordt aan het begin van het jaar vastgesteld. Verantwoordelijke voor het opstellen van dit schema is de Energiemanager (EM). Communicatieplanning na certificering Actie (communicatie van ) Int. Ext. Middel Actiehouder Status Start Gereed Uitkomst van certificering intern brief EM Feb 11 extern website Market. Feb 11 Footprint Q1+Q2 2011 intern bedrijfsblad EM Sept 11 extern website EM Jul 11 Voortgang reductiemaatregelen intern bedrijfsblad EM Sept 11 extern website Market. Sept 11 Footprint Q3+Q4 2011 intern toolbox EM Jan 12 extern website Market. Jan 12 Voortgang reductiemaatregelen intern bedrijfsblad EM Dec 12 extern website Market. Jan 12 5
8. Financiën Om de communicatie te realiseren zal er een budget vrijgemaakt moeten worden. Hier moet een specifieke goedkeuring van het management team voor komen. Extern Begeleiding naar certificering Є 5.000,- Intern Aanpassen website Є 2.500,- Intern Opstellen diverse plannen Є 2.500,- Intern Communicatie personeel flyers /stickers Є 4.000,- Extern Kosten adviseur KAM Є 5.000,- Totaal Є 19.000,- 9. Evaluatie Na uitvoering zal geëvalueerd moeten worden hoe het communicatieplan verlopen is. Er zal hierbij vooral worden gekeken hoe de communicatiemomenten zijn uitgevoerd en of dit volgens planning is verlopen. De evaluatie zal plaatsvinden na de audit en certificering, omdat dan de op- en aanmerkingen van de certificerende instelling verwerkt kunnen worden. Tijdens de evaluatie zal ook de mening gevraagd worden van verschillende stakeholders, zowel intern als extern. Deze mening zal moeten weergeven in hoeverre de communicatie effectief is geweest. 6