Preambule Mede ter bevordering van het welzijn in de werk- en studiesituatie streeft de Radboud Universiteit ernaar ongewenst gedrag uit te bannen. Ter voorkoming en bestrijding hiervan heeft het college van bestuur met instemming van ondernemingsraad en studentenraad een Regeling ongewenst gedrag vastgesteld. Binnen deze universiteit draagt iedereen verantwoordelijkheid voor de sfeer en voor de wijze waarop we met elkaar omgaan. Zowel van werknemers als van studenten wordt een behoorlijk gedrag verwacht dat getuigt van respect voor anderen. Ook als een medewerker/student zelf geen direct ongewenst gedrag ondervindt maar er wel getuige van is kan hij verantwoordelijkheid nemen door het gedrag aan de orde te stellen. Een klacht in het kader van de Klachtenregeling Ongewenst Gedrag kan worden ingediend bij het college van bestuur of bij de klachtencommissie Ongewenst gedrag. Indien een klacht rechtstreeks bij de commissie wordt ingediend, wordt het college van bestuur pas van het bestaan van de klacht op de hoogte gesteld als de commissie na formele toetsing overgaat tot inhoudelijke toetsing. Deze regeling is opgesteld conform de bepalingen in de wetgeving gelijke behandeling en de verplichting voor de werkgever in de Arbeidsomstandighedenwet om beleid te voeren ter voorkoming en beperking van psychosociale arbeidsbelasting waaronder ongewenst gedrag. Deze regeling geeft tevens uitvoering aan artikel 1.12 van de CAO Nederlandse Universiteiten. Artikel 1 Begripsbepalingen 1.1. Ongewenst gedrag: - Intimidatie/pesten: enige vorm van verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag dat als doel of gevolg heeft dat de waardigheid van een persoon wordt aangetast en dat een bedreigende, vijandige, beledigende, vernederende of kwetsende omgeving wordt gecreëerd; hiervan is in ieder geval sprake wanneer onderwerping aan of afwijzing van dergelijk gedrag wordt gebruikt als basis voor beslissingen die de bejegende persoon raken; - Seksuele intimidatie: enige vorm van verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag met een seksuele connotatie dat als doel of gevolg heeft dat de waardigheid van de persoon wordt aangetast, in het bijzonder wanneer een bedreigende, vijandige, beledigende, vernederende of kwetsende omgeving wordt gecreëerd; hiervan is in ieder geval sprake wanneer onderwerping aan of afwijzing van dergelijk gedrag wordt gebruikt als basis voor beslissingen die de bejegende persoon raken; - Agressie en geweld: het verbaal, psychisch of fysiek lastig vallen, bedreigen of aanvallen van anderen; - Discriminatie: het in enigerlei vorm doen van uitspraken over, het verrichten van handelingen jegens, het nemen van een beslissing over een persoon, dan wel het maken van onderscheid op grond van godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht, nationaliteit, hetero- of homoseksuele gerichtheid, burgerlijke staat, leeftijd of handicap, met als doel of gevolg dat de waardigheid van een persoon wordt aangetast, deze in zijn rechten wordt aangetast en/of daarvan enig ander nadelig gevolg ondervindt. 1.2. Vertrouwenspersoon: degene die als vertrouwenspersoon ongewenst gedrag is aangewezen door het college van bestuur. 1.3. Klachtencommissie: de door het college van bestuur ingestelde commissie ter behandeling van klachten inzake ongewenst gedrag. 1.4 Medewerker: degene die bij de Radboud Universiteit, onder welke titel ook, werkzaam is of werkzaamheden verricht of dat deed in de tijd waarin het (laatste) voorval van ongewenst gedrag plaatshad.
1.5. Student: iemand die student, aanstaande student, voormalige student, extraneus, aanstaande extraneus of voormalige extraneus van de Radboud Universiteit is of dat was in de tijd waarin het (laatste) voorval van ongewenst gedrag plaatshad. 1.6. Klacht: een schriftelijke of elektronische klacht inzake ongewenst gedrag, ingediend bij het college van bestuur of rechtstreeks bij de klachtencommissie. 1.7 Klager: de medewerker of student die zich met een klacht inzake door hem zelf ondervonden ongewenst gedrag wendt tot het college van bestuur, de klachtencommissie, de vertrouwenspersoon of het stichtingsbestuur. 1.8. Beklaagde: de medewerker of student over wiens gedraging een klacht is ingediend. 1.9. College van bestuur: het college van bestuur van de Radboud Universiteit. 1.10. Stichtingsbestuur: het bestuur van de Stichting Katholieke Universiteit. Artikel 2 Algemeen 2.1 Een medewerker of student die ongewenst gedrag heeft ondervonden heeft het recht om, al dan niet via de vertrouwenspersoon, een klacht in te dienen bij: a. het college van bestuur. Het college van bestuur zendt de klacht onverwijld ter advisering door naar de klachtencommissie; b. de klachtencommissie. 2.2 Een klacht dient schriftelijk, gedateerd en ondertekend te worden ingediend binnen 2 jaar nadat het ongewenst gedrag zich heeft voorgedaan en bevat tenminste: a) naam en adres van de klager; b) een omschrijving van het ongewenste gedrag, en zo mogelijk: c) naam van de beklaagde; d) vermelding van datum, tijd, plaats en omstandigheden; e) de beschrijving van door klager reeds ondernomen stappen en daarop betrekking hebbende stukken; f) namen en adressen van eventuele getuigen of een aanduiding van eventuele andere bewijsmiddelen. 2.3. Het college van bestuur informeert de desbetreffende decaan of directeur over het bestaan van de klacht zodra de klachtencommissie heeft laten weten over te gaan tot inhoudelijke toetsing van de klacht (zie 4.5. e en f) 2.4. Indien de klacht betrekking heeft op een lid van het college van bestuur, wordt de klacht al dan niet via de vertrouwenspersoon- ingediend bij het stichtingsbestuur of rechtstreeks bij de klachtencommissie. In dat geval brengt de klachtencommissie advies uit aan het stichtingsbestuur en oefent het stichtingsbestuur de bevoegdheden uit die uit hoofde van dit reglement bij het college van bestuur zijn neergelegd. 2.5. Onverminderd het in de wet of andere bindende regelingen bepaalde, is een ieder verplicht aan de vertrouwenspersoon en de klachtencommissie binnen de gestelde redelijke termijn alle medewerking te verlenen die zij redelijkerwijs kunnen vragen bij de uitoefening van hun bevoegdheden. 2.6. Een ieder die is betrokken bij de behandeling van een klacht is geheimhouding verschuldigd over hetgeen hem in de klachtprocedure bekend is geworden, met uitzondering van het bepaalde in de artikelen 3.3 en 4.9 van deze regeling.
Artikel 3 Vertrouwenspersoon 3.1 Benoeming a) Het college van bestuur benoemt tenminste vier vertrouwenspersonen ongewenst gedrag voor een periode van vier jaar, twee voor de medewerkers en twee voor studenten. Herbenoeming is mogelijk. b) Het college van bestuur kan een vertrouwenspersoon uit zijn functie ontheffen: i) op eigen verzoek van de vertrouwenspersoon; ii) wegens disfunctioneren als vertrouwenspersoon. c) Niet voor benoeming tot vertrouwenspersoon komen in aanmerking de leden van het stichtingsbestuur, de leden van het college van bestuur, de leden van de raad van bestuur, de decanen en vicedecanen van de faculteiten, de directeuren bedrijfsvoering van faculteiten, de clusterdirecteuren, de secretaris van de universiteit en de directeuren van onderwijs- en onderzoeksinstituten. 3.2 Taak a) De vertrouwenspersoon fungeert als aanspreekpunt voor vragen en klachten over ongewenst gedrag. b) De vertrouwenspersoon biedt degene die zich tot hem wendt opvang, bijstand en advies. Hij kan voorts hulp bieden bij het zoeken naar een informele oplossing. c) De vertrouwenspersoon verricht alleen handelingen ten behoeve van de klager of de beklaagde met hun instemming. De vertrouwenspersoon mag niet tegelijkertijd voor de klager en de beklaagde optreden. d) De vertrouwenspersoon wijst de klager op de mogelijkheid van het indienen van een klacht bij het college van bestuur, het stichtingsbestuur of de klachtencommissie. e) De vertrouwenspersoon geeft voorlichting over ongewenst gedrag. f) De vertrouwenspersoon adviseert het college van bestuur en het verantwoordelijk management gevraagd en ongevraagd over het voorkomen en bestrijden van ongewenst gedrag. g) De vertrouwenspersoon beheert conform geldende wet- en regelgeving de onder hem berustende archiefbescheiden en vernietigt deze wanneer het belang daarvan vervallen is. 3.3 Verantwoording a) De vertrouwenspersoon legt over zijn werkzaamheden achteraf verantwoording af aan het college van bestuur in een jaarlijkse rapportage, waarin in algemene termen verslag wordt gedaan van de behandelde zaken en de verrichte activiteiten. Daarbij mag de rapportage niet tot personen herleidbaar zijn. De rapportage wordt mondeling toegelicht bij het college van bestuur. De rapportage wordt ter kennis gebracht van de Ondernemingsraad en de Universitaire Studentenraad. b) De vertrouwenspersoon is voor het overige geheimhouding verschuldigd over hetgeen hem in die hoedanigheid bekend is geworden. Slechts met uitdrukkelijke toestemming van klager en beklaagde kan hiervan worden afgeweken. c) Het bepaalde onder b geldt niet indien wettelijke bepalingen anders vereisen. Artikel 4 Klachtencommissie ongewenst gedrag 4.1 Benoeming en samenstelling a) Het college van bestuur stelt een klachtencommissie ongewenst gedrag in, bestaande uit b) een voorzitter, een plv. voorzitter en tenminste zes leden. c) De voorzitter en plv. voorzitter zijn afkomstig van buiten de Radboud Universiteit en hebben een juridische achtergrond. d) Twee van de leden zijn deskundig op het terrein van ongewenst gedrag. Tenminste twee leden zijn afkomstig uit de personeelsgeleding en tenminste twee leden zijn afkomstig uit de studentengeleding van de Radboud Universiteit. De leden uit de personeelsgeleding en studentengeleding worden benoemd na de ondernemingsraad en de studentenraad gehoord te hebben. Het bepaalde onder 3.1 sub b en c is van overeenkomstige toepassing.
e) Het college van bestuur benoemt de voorzitter, plv. voorzitter en de deskundige leden voor vier jaar. De overige leden van de klachtencommissie worden voor 2 jaar benoemd. Herbenoeming is mogelijk. f) Bij de benoeming wordt gestreefd naar een evenredige verdeling van mannen en vrouwen. g) Een vertrouwenspersoon is uitgesloten van benoeming tot lid of voorzitter van de klachtencommissie. h) De klachtencommissie kan voor het onderzoek van een klacht worden uitgebreid met ad hoc adviseurs, al dan niet verbonden aan de universiteit. i) De klachtencommissie wordt ambtelijk ondersteund door een jurist, die als secretaris van de commissie functioneert. 4.2 Taak De klachtencommissie onderzoekt klachten en brengt daarover advies uit aan het college van bestuur. 4.3 Bevoegdheden Onverminderd het in de wet of andere bindende regelingen bepaalde, is de klachtencommissie in alle fasen van behandeling van de klacht bevoegd om: a) informatie in te winnen bij alle medewerkers, studenten en organen van de universiteit; b) inzage te verlangen in alle documentatie en correspondentie die zij voor de beoordeling van de klacht van belang acht; c) deskundigen of andere derden, al dan niet verbonden aan de universiteit, te raadplegen. 4.4 Werkwijze a) Voor zover de werkwijze van de commissie niet in deze of in een nadere regeling is vastgelegd, wordt deze bepaald door de voorzitter. b) Bij de behandeling van een klacht zijn tenminste de voorzitter en twee leden en eventueel adviseurs betrokken. De voorzitter bepaalt per geval de samenstelling van de commissie, met dien verstande dat tenminste een deskundig lid en een lid afkomstig uit de personeelsgeleding dan wel de studentengeleding in de commissie zitting hebben. c) Leden van de klachtencommissie die op enigerlei wijze zijn betrokken bij de personen of feiten waarop de klacht betrekking heeft, komen niet in aanmerking voor de behandeling van een klacht. d) De klachtencommissie beheert conform geldende wet- en regelgeving de onder haar berustende archiefbescheiden en vernietigt deze wanneer het belang daarvan vervallen is. 4.5 Formele toetsing van de klacht a) Na ontvangst van een klacht deelt de klachtencommissie de klager en de beklaagde binnen tien werkdagen schriftelijk mee dat zij de klacht heeft ontvangen en informeert hen over de door haar te volgen procedure. Beklaagde wordt tevens geïnformeerd over de inhoud van de klacht. b) De klachtencommissie adviseert het college van bestuur een klacht niet-ontvankelijk te verklaren wanneer niet is voldaan aan het gestelde in art. 2.2 sub a of b, ook niet nadat klager is uitgenodigd het verzuim binnen een door te commissie bepaalde termijn te herstellen. c) De klachtencommissie kan adviseren een klacht niet in behandeling te nemen indien naar haar oordeel de klacht betrekking heeft op een gedraging i. die niet valt onder een in artikel 1.1 gedefinieerde vorm van ongewenst gedrag; ii. waarover al eerder een klacht is ingediend en behandeld op grond van deze of een soortgelijke regeling; iii. die langer dan 2 jaar voor indiening van de klacht heeft plaatsgevonden; iv. waartegen door de klager bezwaar gemaakt is of had kunnen worden of waartegen beroep kan of kon worden ingesteld; v. die door het instellen van een procedure aan het oordeel van een rechterlijke instantie onderworpen is of is geweest, of vi. zolang terzake daarvan een opsporingsverzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is, dan wel indien de gedraging deel uitmaakt van de opsporing of vervolging van een strafbaar feit en terzake van dat feit een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is.
d) De klachtencommissie kan adviseren een klacht niet in behandeling te nemen indien naar haar oordeel het belang van de klager dan wel het gewicht van de gedraging kennelijk onvoldoende is. e) Indien de klachtencommissie tot het oordeel komt dat de klacht niet-ontvankelijk is of niet in behandeling kan worden genomen, informeert zij klager hierover. Deze kan dan desgewenst de klacht intrekken, waarna de klachtencommissie de procedure beëindigt met kennisgeving hiervan aan klager en beklaagde. Indien klager de klacht op dat moment niet intrekt, of als de klacht bij het college van bestuur is ingediend, brengt de klachtencommissie onverwijld advies uit aan het college van bestuur. f) Indien de klachtencommissie tot het oordeel komt dat de klacht ontvankelijk is en voor behandeling in aanmerking komt, gaat zij over tot inhoudelijke toetsing. Als de klacht rechtstreeks bij de commissie is ingediend, informeert zij het college van bestuur over het bestaan van de klacht. 4.6 Inhoudelijke behandeling klacht a) Indien de klachtencommissie overgaat tot inhoudelijke behandeling hoort zij de naar haar oordeel in aanmerking komende betrokkenen bij de klacht. De klachtencommissie stelt in ieder geval klager en beklaagde in de gelegenheid om te worden gehoord. b) Van het horen wordt een schriftelijk verslag opgemaakt waarin het gezegde zakelijk wordt weergegeven. Het verslag wordt aan de gehoorde gezonden en door deze ondertekend. De klachtencommissie verwerkt, dan wel vermeldt, in haar rapport van bevindingen de door de gehoorde binnen een door de klachtencommissie vastgestelde termijn gemaakte opmerkingen op het verslag. Weigert de gehoorde het verslag te ondertekenen dan wordt daarvan in het verslag melding gemaakt, zo nodig met vermelding van de redenen. c) Tijdens het horen kunnen de klager en de beklaagde zich laten bijstaan door een raadsman of raadsvrouw. Zij worden door de commissie geattendeerd op deze mogelijkheid. d) De klachtencommissie hoort klager en beklaagde in elkaars aanwezigheid tenzij de voorzitter vaststelt dat er zwaarwichtige redenen zijn om hiervan af te wijken. e) Indien het horen afzonderlijk plaatsvindt, stelt de commissie klager en beklaagde door toezending van het schriftelijke verslag op de hoogte van het verhandelde tijdens het horen buiten hun aanwezigheid. f) De klachtencommissie kan getuigen en deskundigen horen of deskundigen verzoeken om een deskundigenrapport. g) De zittingen van de klachtencommissie zijn niet openbaar. 4.7 Intrekken van de klacht De klager kan te allen tijde, lopende het onderzoek, de klacht intrekken door middel van toezending van een schriftelijke verklaring aan de klachtencommissie. Indien de klacht rechtstreeks bij de commissie is ingediend en wordt ingetrokken voordat de commissie het college van bestuur heeft geadviseerd de klacht niet-ontvankelijk te verklaren dan wel niet in behandeling te nemen, beëindigt de klachtencommissie de procedure met kennisgeving hiervan aan klager en beklaagde. Indien de klacht wordt ingetrokken na het in de vorige volzin bedoeld advies van de klachtencommissie of tijdens de inhoudelijke behandeling van de klacht, stelt de klachtencommissie het college van bestuur, de beklaagde en eventueel andere betrokkenen daarvan onverwijld op de hoogte. 4.8 Rapport en advies van de klachtencommissie a) De voorzitter van de klachtencommissie ziet erop toe dat binnen acht weken (veertig werkdagen) na ontvangst van de klacht het inhoudelijk onderzoek is afgerond en er rapport en advies is uitgebracht aan het college van bestuur. b) Het rapport van de commissie bevat tenminste de verslagen van gevoerde hoorgesprekken en alle voor de klacht relevante stukken en de bevindingen van de commissie en de conclusies die de commissie daaruit afleidt. c) Het advies omvat de beoordeling van de klacht door de klachtencommissie (gegrond of ongegrond).
d) Voordat zij het rapport toezendt aan het college van bestuur legt de klachtencommissie de conclusies uit dit rapport voor aan de klager en de beklaagde. De klachtencommissie verwerkt, dan wel vermeldt, in haar rapport de door de klager en beklaagde binnen een door de klachtencommissie vastgestelde termijn gemaakte opmerkingen. e) Het advies noch het rapport is openbaar. 4.9 Verantwoording De klachtencommissie legt over haar werkzaamheden achteraf en in algemene bewoordingen verantwoording af aan het college van bestuur in een jaarlijkse rapportage. Het college stuurt dit verslag ter vertrouwelijke informatie naar de Gezamenlijke Vergadering. Artikel 5 Besluit van het college van bestuur. 5.1 Het college van bestuur stelt binnen twee weken (tien werkdagen)na ontvangst van het advies van de klachtencommissie zijn oordeel vast. 5.2 De totale termijn voor klachtbehandeling van tien weken kan eenmaal met vier weken worden verlengd; maakt het college van bestuur daarvan gebruik, dan meldt het dit in een met redenen omklede beslissing aan de klager, de beklaagde, klachtencommissie en de betrokken decaan of directeur. 5.3. Verder uitstel is mogelijk voor zover de klager daarmee schriftelijk instemt. 5.4 Het college van bestuur besluit: a) de klacht niet ontvankelijk te verklaren (zie 4.5. b) ofwel b) de klacht niet in behandeling te nemen (zie 4.5.c ) ofwel c) de klacht gegrond te verklaren ofwel d) de klacht ongegrond te verklaren. 5.5 Het college van bestuur stelt klager en beklaagde alsmede een eventueel betrokken vertrouwenspersoon terstond schriftelijk in kennis van het oordeel. De bevindingen en conclusies alsmede het advies van de commissie worden meegezonden met het oordeel. 5.6 Het college van bestuur wijkt slechts bij gemotiveerd besluit af van het advies van de klachtencommissie. 5.7 Het college van bestuur informeert de betrokken decaan of directeur terstond schriftelijk over zijn besluit. Artikel 6 Bescherming van betrokkenen Het indienen van een klacht ingevolge deze regeling kan voor de klager tot generlei nadeel, direct of indirect, leiden, tenzij de klager niet te goeder trouw heeft gehandeld. Het optreden als getuige, deskundige, vertrouwenspersoon of lid van de klachtencommissie kan evenmin, direct of indirect, leiden tot enig nadeel, tenzij men niet te goeder trouw heeft gehandeld. Het college van bestuur ziet hier naar beste kunnen op toe. Artikel 7 Onvoorziene gevallen In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het college van bestuur, met uitzondering van het omtrent de werkwijze van de commissie in artikel 4.4 sub a bepaalde. Artikel 8 Slotbepalingen 8.1 Deze regeling treedt in werking op 15 oktober 2015 en vervangt alle voorgaande klachtenregelingen op het gebied van ongewenst gedrag. 8.2 Deze regeling wordt gepubliceerd op de website van de Radboud Universiteit.