Veel gestelde vragen over de aanwending van de leraarsuren en de puntenenveloppe 1) Aanwending leraarsuren invullen document 3B a) Algemene vragen Waarvoor dient het document 3B? Het document 3B dient in de eerste plaats ter controle van de omkadering (vergelijking tussen het toegekende pakket aan leraarsuren en de effectieve aanwending). Daarnaast wordt het document 3B ook nog voor andere doeleinden gebruikt: voor de werkzaamheden van de Vlaamse Reaffectatiecommissie. In het document is namelijk informatie opgenomen over de vakkenrelatie van de opdrachten van personeelsleden die als leraar zijn aangesteld in een opleiding waarvoor er geen definitief modulair opleidingsprofiel beschikbaar is. Via het elektronisch personeelsdossier beschikt de administratie niet over deze gegevens. voor beleidsvoorbereidende informatie en voor antwoorden op parlementaire vragen: op basis van het voorlopig document 3B heeft de administratie reeds in het eerste semester van het schooljaar een zicht op de aanwending per niveau, opleiding en studiegebied. 1 Op termijn is het echter de bedoeling om het document 3B af te schaffen. Het document 3B heeft niet genoeg beschrijfbare rijen om al mijn personeelsgegevens in te geven. Wat moet ik doen? Het document 3B heeft 3000 rijen. Indien dit niet volstaat kun je contact opnemen met de Afdeling Volwassenenonderwijs. Alle gegevens die nodig zijn voor het invullen van het document 3B zijn aanwezig in ons softwareprogramma. Wij kunnen dit echter niet importeren in het document 3B omdat het beveiligd is. Moeten we dan toch alles manueel invullen? In het geval dat je rechtstreeks kunt importeren uit je softwareprogramma, dan kun je de gegevens van je automatisch gegenereerd document kopiëren naar de niet-gekleurde (= niet beveiligde) cellen van het document 3B. Je doet dit in twee stappen: eerst de kolommen A tot D en dan de kolommen K tot N. Voor de lineaire cursussen vul je dan nog de kolom J in. De kolommen E tot I worden automatisch ingevuld. In geen geval mag je de beveiliging kraken of het document namaken. De structuur van het document is van essentieel belang, aangezien de gegevens anders niet meer uniform zijn en niet meer door de afdeling kunnen worden bewerkt voor allerlei doeleinden.
Moet een leraar die tegelijk voor verschillende modules is aangesteld voor elk van die modules op het document 3B vermeld worden? Het document 3B dient als controle op de betalingen. Vermits de leraar die in een aantal modules tegelijk is aangesteld slechts 1 maal betaald wordt, moet hij of zij dus ook maar 1 keer op het document 3B worden vermeld. Je mag daarbij 1 van de modules kiezen waarvoor betrokkene is aangesteld. Belangrijk is dat het volume van de aangestelde opdracht overeenkomt met het volume van de betaalde opdracht. Op het document 3B moet enkel de titularis vermeld worden. Geldt dit ook als de 'vervanger' voor een volledig schooljaar is aangesteld in geval van TAO of VVP van de titularis? Ook wanneer de vervanger voor een volledig schooljaar aangesteld is, geef je de gegevens in van de titularis. Wat als personeelsleden voor een volledig schooljaar een dienstonderbreking nemen zoals een verlof TAO, een loopbaanonderbreking, een detachering, een TBSPA, een VVP/AVP? Je moet altijd de gegevens van de titularis invullen, zowel wanneer het gaat om een dienstonderbreking voor een volledig schooljaar als om een dienstonderbreking voor een gedeelte van het schooljaar. Idem dito in het geval van een dienstonderbreking voor een volledige opdracht of voor een gedeelte van de opdracht. Zijn er aanstellingen die niet moeten vermeld worden op het document 3B? 2 Ja, volgende aanstellingen worden niet aangerekend op het aanwendbare pakket leraarsuren en mogen dan ook niet vermeld te worden op het document 3B: Aanstellingen op basis van de ICT-puntenenveloppe (code 785) Aanstellingen op basis van de extra projectmiddelen voor gecombineerd onderwijs art. 72bis Decreet volwassenenonderwijs (code 972) Aanstellingen in het kader van de taalexamencommissie (code 973) Aanstellingen op basis van het werkingsbudget Personeel werkingsbudget (OOMcode 16) De uren waarvoor een personeelslid is ter beschikking gesteld wegens ontstentenis van betrekking (opgelet: de uren reaffectatie/wedertewerkstelling worden wel aangerekend op de leraarsuren en moeten dan ook vermeld worden op het document 3B)
2) Praktijkvoorbeelden leraarsuren Voorbeeld 1 Situatie: Personeelslid A is vastbenoemd voor 15/20 (= 600 lestijden). Voor de periode van 01-09 tot en met 29-01 heeft betrokkene volgende opdracht effectief gepresteerd: 15/20 vastbenoemde opdracht. Voor de periode van 30-01 tot 30-06 is de effectief gepresteerde opdracht = 10/20 door het opnemen van halftijds ouderschapsverlof voor 5/20. Personeelslid B werd voor deze 5/20 als vervanger aangesteld. Vraag: Hoe dient dit vermeld te worden op het document 3B? Antwoord: Op het document 3B worden géén vervangers vermeld, bijgevolg zal hierop enkel personeelslid A voorkomen, voor de totale opdracht waarvoor hij/zij werd aangesteld. In deze situatie is dat 15/20 vastbenoemd (600 lestijden). De vervanger (personeelslid B) wordt niet vermeld op het document 3B. Voorbeeld 2 Situatie: Personeelslid X neemt een verlof TAO voor een volledig schooljaar, binnen het eigen centrum (CVO A). Vraag: a) Dient dit personeelslid op het document 3B van CVO A te worden vermeld? b) Wat indien iemand vanuit een andere instelling (CVO B) een verlof TAO neemt naar onze instelling, moet die bij ons (CVO A) ook op het document 3B aangegeven worden? 3 Antwoord: a) Ja, het personeelslid dat vastbenoemd is en op zijn/haar opdracht, al dan niet voor een volledig schooljaar, een verlof TAO neemt, moet vermeld worden op het document 3B. b) Indien iemand in CVO A een TAO-opdracht uitoefent, moet dit personeelslid op het document 3B aangegeven worden indien het in een vacante betrekking staat. Dit personeelslid dient dus niet te worden vermeld indien het verlof TAO wordt uitgeoefend in een niet-vacante betrekking. Voorbeeld 3 Situatie: Er worden 2 cursussen van 120 lestijden ingericht die lopen over een volledig schooljaar. Personeelslid C wordt in de vacante betrekking aangesteld voor 6/20 op jaarbasis. Op 7 december van het lopende schooljaar, dient personeelslid C plotseling zijn ontslag in. Personeelslid D neemt de opdracht vanaf die datum over. Met andere woorden, vanaf 8 december wordt personeelslid D aangesteld voor 6/20 in een vacante betrekking tot 30 juni.
Vraag: Wie moet op het document 3B staan? Antwoord: Beide personeelsleden C én D moeten aangegeven worden op het document 3B, aangezien ze allebei aangesteld werden in een vacante betrekking. Personeelslid C staat op het document 3B voor 77,62 lestijden [{98 dagen x 6 (opdrachtnoemer)} / 303 (dagen per schooljaar) x 40 (weken openstelling)] en personeelslid D staat op het document 3B voor 162,38 lestijden [{205 dagen x 6 (opdrachtnoemer)} / 303 (dagen per schooljaar) x 40 (weken openstelling)]. Voorbeeld 4 Situatie: Op 01-09 is personeelslid Y aangesteld voor 20/20 als vastbenoemde. Op 01-12 wordt dit personeelslid gepensioneerd. Vraag: Welke opdracht moet worden aangegeven op het document 3B? Antwoord: Personeelslid Y wordt doorgegeven op het document 3B voor 20/20 van 01/09 tot 30/11, goed voor 240,26 lestijden [{91 (aantal dagen aanstelling)} x 20 (opdrachtteller) / 303 x 40 (weken openstelling)]. Voor de rest van het schooljaar zal (zullen) de eventuele opvolger(s) vermeld worden voor hun vacante aanstelling. Voorbeeld 5 4 Situatie: Een tijdelijk personeelslid wordt aangesteld voor 3/20 in een vacante betrekking voor een volledig schooljaar op basis van de aanvullende projectfinanciering of projectsubsidiering voor het gecombineerd onderwijs (zending met code 972). Vraag: Hoe moet ik dit aangeven op het document 3B? Antwoord: Deze uren mogen niet vermeld te worden op het document 3B. Aangezien het een bijkomende financiering en subsidiëring betreft en deze niet ten laste valt van de aangewende leraarsuren. In deze uren is het overigens enkel mogelijk om een personeelslid als tijdelijke aan te stellen. De aanwending van de reguliere 20% supplementaire financiering en subsidiëring voor gecombineerd onderwijs wordt zonder onderscheid van de andere leraarsuren vermeld op het document 3B. Voorbeeld 6 Situatie: De directie van CVO A nam een nieuw personeelslid in dienst voor een coördinatieopdracht vanaf 1 november. Op jaarbasis (40 weken) zou deze opdracht gelijk zijn aan 3/20. Gezien de opdracht van het personeelslid niet wordt gespreid over een schooljaar en de betrekking slechts wordt opgenomen vanaf 01-11, dienen wij op het document 3B slechts 2,4/20 aan te geven. Dat
komt neer op 2,4 x 40 = 96 leraarsuren. Wij gingen er van uit dat je voor het invullen van het document 3B steeds in veelvouden van hele of halve twintigste leraarsuren moet tellen. Vraag: Kunnen wij op het document 3B toch de 96 lestijden zetten of moeten zij vertrekken van de afronding naar 2,5/20ste en dus 100 leraarsuren tellen? Antwoord: Het document 3B dient realiteitsgetrouw ingevuld te worden. Afrondingen zijn dus niet toegestaan. Volgens voorgaand voorbeeld, dient CVO A 96 lestijden te vermelden op het document 3B voor het personeelslid in coördinatie-opdracht vanaf 01-11. Voorbeeld 7 Situatie: Personeelslid E werd aangesteld in CVO A voor een volledig schooljaar voor 23/23 (920 lestijden). Betrokkene neemt voor 5/23 een verlof TAO naar CVO B en voor 2/23 een VVP/2k<14jaar. Bijgevolg heeft het personeelslid in CVO A slechts 640 lestijden of 16/23 effectief gepresteerd. Vraag: Op het document 3B moeten dan toch enkel de 640 effectief gepresteerde lestijden voorkomen? Antwoord: Neen, alle lestijden waarvoor betrokkene in een vacante betrekking werd aangesteld, dienen op naam van deze titularis doorgegeven te worden op het document 3B. Dat zijn dus 920 lestijden. De vervangers komen niet voor en worden dus ook niet aangerekend op de leraarsuren. 5 Voorbeeld 8 Situatie: Personeelslid Z is voltijds vastbenoemd. Op 01-09 en na toepassing van de reglementering over de verdeling van de betrekkingen blijkt dat personeelslid Z voor 4/20 ter beschikking wordt gesteld wegens ontstentenis van betrekking. Personeelslid Z wordt in zijn eigen centrum wedertewerkgesteld voor 4/20 in een tijdelijk vacante opdracht. Vraag: Moeten de 4/20 TBSOB vermeld worden op het document 3B? Antwoord: Neen, enkel de 16/20 als vastbenoemde én de 4/20 tijdelijk vacant als wedertewerkstelling moeten voorkomen op het document en zullen dus ook aangerekend worden op de leraarsuren. Betrokkene staat in dit voorbeeld voor 800 lestijden op het document 3B. Voorbeeld 9 Situatie: Personeelslid Z is voltijds vastbenoemd. Op 01-09 en na toepassing van de reglementering over de verdeling van de betrekkingen blijkt dat voor personeelslid Z voor 4/20 TBSOB moet worden uitgesproken. Personeelslid Z wordt in hetzelfde centrum
gereaffecteerd voor deze 4/20 in een niet vacante betrekking, ter vervanging van een collega die voor 4/20 TBSPA neemt voor het volledige schooljaar. Vraag: Voor hoeveel lestijden moet Personeelslid Z in dit geval aangegeven worden op het document 3B? Antwoord: Personeelslid Z moet enkel doorgegeven worden op het document 3B voor de vastbenoemde opdracht, zonder de uren waarvoor TBSOB werd uitgesproken. De opdracht waarin hij/zij gereaffecteerd werd dient niet voor te komen op het document 3B bij personeelslid Z, aangezien het gaat om een niet vacante betrekking en deze opdracht dus geteld wordt bij de titularis ervan. In totaal zal personeelslid Z voor 640 lestijden voorkomen op het document 3B en hiervoor ook aangerekend worden op het aanwendbare pakket leraarsuren. Voorbeeld 10 Situatie: CVO A stelt op het einde van het schooljaar vast, dat zij volgens de afdeling VWO een overbesteding van het aanwendbare pakket leraarsuren zouden hebben. Zij zijn er echter van overtuigd dat ze hun aanwendbare pakket leraarsuren niet hebben overschreden en ze gaan op zoek naar de oorzaak van het verschil: blijkt dat bij de controle van het aangewende pakket leraarsuren ook de vacante uren in mindering zijn gebracht van het aanwendbare pakket leraarsuren waarvoor de titularissen een dienstonderbreking genoten het voorbije schooljaar. Ook diegene waarvoor geen vervanging werd aangesteld. 6 Vraag: De titularissen die niet vervangen werden mogen toch niet aangerekend worden via het document 3B op het aanwendbare pakket leraarsuren? Antwoord: Toch wel. Wanneer het centrumbestuur een aanstelling doet, wordt deze aangerekend op de leraarsuren. De uren van de personeelsleden die afwezig zijn kunnen uiteraard aangewend worden om eventuele vervangers aan te stellen. Indien er meer titularissen zijn aangesteld dan er beschikbare uren zijn, dient de regelgeving met betrekking tot TBSOB, reaffectaties en wedertewerkstellingen te worden toegepast. Het opnemen van verlofstelsels kan immers geenszins een oplossing bieden om terbeschikkingstellingen te vermijden. Voorbeeld 11 Situatie: Personeelslid F is voor 20/23 vastbenoemd en het centrumbestuur besluit om betrokkene een bijkomende aanstelling als tijdelijke te geven op basis van eigen werkingsmiddelen (Personeel werkingsbudget; te zenden met OOM-code 16) Vraag: Dienen deze PWB-uren aangegeven te worden op het document 3B?
Antwoord: Neen, deze uren worden betaald met eigen werkingsmiddelen, bijgevolg dienen ze niet in mindering te worden gebracht van de leraarsuren. In PWB-uren kunnen personeelsleden enkel als tijdelijk personeelslid worden aangesteld. Voorbeeld 12 Situatie: Personeelslid W is vastbenoemd voor 4/20 in CVO A en voor 16/20 in het secundair onderwijs. Op 01-09 wordt dit personeelslid opnieuw binnen zijn vaste benoeming aangesteld voor 4/20 in het CVO. Betrokkene neemt een verlof TAO op deze 4/20 om in het secundair onderwijs, waar hij vastbenoemd is voor 16/20, bijkomend te presteren als tijdelijk in een vacante betrekking. Op 31-12 neemt betrokkene ontslag in het CVO, op 01-01 wordt hij verder benoemd in het secundair onderwijs tot een voltijdse opdracht. Door de organisatie van de modules ligt de effectief te presteren opdracht van personeelslid W echter volledig in het tweede semester. De opvolger van personeelslid W, aangesteld vanaf 01-01 in de vacante betrekking, zal de volledige opdracht effectief presteren (= 6,69/20). Vraag: Welke uren moeten op het document 3B staan en worden bijgevolg ook aangerekend op de leraarsuren? Antwoord: De 4/20 van personeelslid W als vastbenoemde van 01-09 tot 31-12 en vervolgens de vacante aanstelling van de opvolger van 01-01 tot 30-06 voor 6,69/20. Dit maakt 64,42 lestijden (personeelslid W) + 159,85 lestijden (opvolger). De totale aanrekening op het document 3B is met andere woorden 224,27 lestijden. Gezien personeelslid W aangesteld is vanaf 01-09, kan deze opdracht (tot 31-12) in principe ook vervangen worden. 7 Voorbeeld 13 Situatie: Peroneelslid Q wordt aangesteld in een vervangopdracht in een CVO tot vlak vóór de herfstvakantie. Onmiddellijk na de herfstvakantie neemt dit personeelslid een interimopdracht aan in het secundair onderwijs. Bij gevolg wordt hier gedurende de herfstvakantie een VOT-opdracht aangemaakt en uitbetaald in het CVO, a rato van de gepresteerde opdracht vóór de herfstvakantie. Vraag: Wordt deze VOT-opdracht aangerekend op het aanwendbare pakket leraarsuren? Antwoord: Neen, deze uren worden niet aangerekend aan het centrum, maar de interimaris zal toch betaald worden in de herfstvakantie.
3) Aanwending basispuntenenveloppe a) Algemene vragen Op welk document moeten de aangewende punten worden meegedeeld? De aangewende punten worden door de administratie zelf berekend op basis van de zendingen in het elektronisch personeelsdossier (EPD). Het centrum dient hiervoor geen bijkomende documenten in te vullen. Welke opdrachten komen ten laste van de basispuntenenveloppe? Alle aanstellingen waarvan een personeelslid titularis is, met andere woorden de vast benoemde personeelsleden (ATO 4) en de tijdelijke personeelsleden die zijn aangesteld in een vacante betrekking (ATO 2). Op deze regel bestaat één uitzondering: indien de titularis een dienstonderbreking neemt voor een volledig schooljaar én betrokkene wordt vervangen in een ander ambt, dan zal niet de opdracht van de titularis aangerekend worden op de basispuntenenveloppe, maar wel de opdracht van de vervanger. Zie hierover verder de presentatie Aanwending van leraarsuren en puntenenveloppe. Zijn er aanstellingen die niet aangerekend worden op de basispuntenenveloppe? Ja, volgende aanstellingen zijn niet ten laste van de basispuntenenveloppe: 8 Aanstellingen op basis van de ICT-puntenenveloppe (code 785) Aanstellingen op basis van het werkingsbudget Personeel werkingsbudget (OOMcode 16) De betrekking van adjunct-directeur fusie voor fusies na 1 september 2007 De uren waarvoor een personeelslid is ter beschikking gesteld wegens ontstentenis van betrekking (opgelet: de uren reaffectatie/wedertewerkstelling worden wel aangerekend op de basispuntenenveloppe) Wanneer moet de vervanger in rekening gebracht worden van de puntenenveloppe en niet de titularis? Enkel wanneer de titularis voor een volledig schooljaar een dienstonderbreking neemt voor zijn/haar volledige opdracht of voor een gedeelte van zijn/haar opdracht en indien er desgevallend vervanging wordt aangesteld in een ander ambt. In deze gevallen zal de puntenwaarde van de opdracht van de vervanger aangerekend worden op de aanwendbare puntenenveloppe en niet de puntenwaarde van de titularis. Opgelet, ongeacht de puntenwaarde van de administratief medewerker is er slechts 1 ambt van administratief medewerker. Zie hierover verder de presentatie Aanwending van leraarsuren en puntenenveloppe.