Speciaal verslag nr. 5/2009 betreffende het beheer van de kasmiddelen door de. Commissie, vergezeld van de antwoorden van de Commissie

RAAD VA DE EUROPESE U IE Brussel, 29 juni 2009 11263/1/09 REV 1 (nl) FI 219 ECOFI 452 RELEX 597 I GEKOME DOCUME T van: de heer Vítor CALDEIRA, voorzitter van de Rekenkamer ingekomen: 18 juni 2009 aan: de heer Karel SCHWARZENBERG, voorzitter van de Raad van de Europese Unie Betreft: Speciaal verslag nr. 5/2009 betreffende het beheer van de kasmiddelen door de Commissie, vergezeld van de antwoorden van de Commissie Mijnheer de voorzitter, Hierbij doe ik u in alle officiële talen van de Europese Gemeenschappen een exemplaar toekomen van Speciaal verslag nr. 5/2009 betreffende het beheer van de kasmiddelen door de Commissie. Dit speciaal verslag, dat binnenkort zal worden bekendgemaakt, is op 30 april 2009 door de Rekenkamer aangenomen en gaat vergezeld van de antwoorden van de Commissie, die op 14 januari 2009 op de hoogte was gesteld van de voorlopige bevindingen. (Beleefdheidsformule) (w.g.) Vítor CALDEIRA Bijlage: Speciaal verslag nr. 5/2009 betreffende het beheer van de kasmiddelen door de Commissie, vergezeld van de antwoorden van de Commissie 11263/1/09 REV 1 (nl) cle/lep/sd 1 DG G II L

ЕВРОПЕЙСКА СМЕТНА ПАЛАТА TRIBUNAL DE CUENTAS EUROPEO EVROPSKÝ ÚČETNÍ DVŮR DEN EUROPÆISKE REVISIONSRET EUROPÄISCHER RECHNUNGSHOF EUROOPA KONTROLLIKODA ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕ ΡΙO EUROPEAN COURT OF AUDITORS COUR DES COMPTES EUROPÉENNE CÚIRT INIÚCHÓIRÍ NA HEORPA CORTE DEI CONTI EUROPEA EIROPAS REVĪZIJAS PALĀTA EUROPOS AUDITO RŪMAI EURÓPAI SZÁMVEVŐSZÉK IL-QORTI EWROPEA TA L-AWDITURI EUROPESE REKENKAMER EUROPEJSKI TRYBUNAŁ OBRACHUNKOWY TRIBUNAL DE CONTAS EUROPEU CURTEA DE CONTURI EUROPEANĂ EURÓPSKY DVOR AUDÍTOROV EVROPSKO RAČUNSKO SODIŠČE EUROOPAN TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIN EUROPEISKA REVISIONSRÄTTEN Speciaal verslag nr. 5/2009 (uitgebracht krachtens artikel 248, lid 4, tweede alinea, EG) Het beheer van de kasmiddelen door de Commissie vergezeld van de antwoorden van de Commissie 12, RUE ALCIDE DE GASPERI TELEPHONE (+352) 43 98 1 E-MAIL: euraud@eca.europa.eu L - 1615 LUXEMBOURG TELEFAX (+352) 43 93 42 INTERNET: http://eca.europa.eu

2 INHOUD Paragraaf Samenvatting I - VI Inleiding 1-8 Achtergrond 1-4 Relevante rechtsvoorschriften 5-7 De activiteiten van de Europese Commissie betreffende het beheer van de kasmiddelen 8 Reikwijdte en aanpak van de controle 9-12 Belangrijkste bevindingen 13-39 Neemt de Commissie de voorschriften en regelingen inzake het beheer van kasmiddelen in acht? 13-20 Beheer en raming van de kasmiddelen 13-18 Beheer van gelden ter goede rekening 19 Personeel - gevoelige functies 20 Heeft de Commissie internecontrolesystemen ingevoerd die een verantwoord beheer van de kasmiddelen garanderen? 21-39 Algemene organisatie van de activiteiten van de Commissie inzake kasmiddelenbeheer 21-23 Risicobeheer bij activiteiten inzake kasmiddelen 24-26 Prestatiemeting en vergelijkende analyse (benchmarking) 27-29 Beheer van fiduciaire rekeningen 30-32 Beheer van geldboeten 33-34 Verwerking van betalingen en beheer van bankrekeningen 35-38 Personele middelen 39 Conclusies en aanbevelingen 40 47

3 Neemt de Commissie de voorschriften en regelingen inzake het beheer van de kasmiddelen in acht? 40-43 Heeft de Commissie internecontrolesystemen ingevoerd die een verantwoord beheer van de kasmiddelen garanderen? 44-47 Antwoorden van de Commissie

4 SAMENVATTING I. Het beheer van de kasmiddelen bij de Commissie wordt gevoerd door twee directoraten-generaal (DG's): DG Begroting (DG BUDG) en DG Economische en financiële zaken (DG ECFIN). DG BUDG is verantwoordelijk voor het beheer van de kasmiddelen van de gehele door de Commissie beheerde begroting en van het Europees Ontwikkelingsfonds. DG ECFIN is verantwoordelijk voor het beheer van de kasmiddelen van andere, buiten de begroting vallende posten en voor de investering van communautaire gelden. II. De controle had in de eerste plaats ten doel, de kwaliteit van het beheer van de kasmiddelen door de Commissie te beoordelen en meer bepaald na te gaan of de Commissie: a) de voorschriften en regelingen inzake het beheer van de kasmiddelen in acht heeft genomen; b) internecontrolesystemen heeft ingesteld die een verantwoord beheer van de kasmiddelen garanderen. III. De Rekenkamer heeft onderzoek verricht op de volgende belangrijke terreinen van kasmiddelenbeheer: (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) (h) algemene organisatie van de activiteiten van de Commissie inzake kasmiddelenbeheer; risicobeheer van die activiteiten; prestatiemeting en vergelijkende analyse (benchmarking); planning en raming van de kasmiddelen; beheer van fiduciaire rekeningen; beheer van geldboeten; verwerking van betalingen en beheer van bankrekeningen; personeel.

IV. De drie voornaamste wettelijke verplichtingen van de Commissie zijn: 5 (i) (j) (k) ervoor te zorgen dat zij voldoende middelen ter beschikking heeft om de kasbehoeften te dekken die uit de uitvoering van de begroting voortvloeien; systemen voor het beheer van de liquide middelen in te voeren waarmee zij ramingen van de kasmiddelen kan opstellen; over de op het credit van de eigenmiddelenrekeningen geboekte bedragen te beschikken, voor zover dat nodig is ter dekking van haar behoeften aan kasmiddelen ingevolge de uitvoering van de begroting. V. De belangrijkste conclusies van de Rekenkamer zijn: - de Commissie neemt in het algemeen de belangrijkste voorschriften van de communautaire wetgeving in acht; - de Commissie heeft omzichtige ramingsprocedures voor het kasbeheer opgezet waarmee zij verzekert dat zij voldoende middelen ter beschikking heeft om de kasbehoeften ingevolge de uitvoering van de begroting te dekken; - de procedures van de Commissie voor de overmaking van gelden tussen de eigenmiddelenrekeningen van de lidstaten waren niet voldoende gedocumenteerd; - als gevolg van de voorschriften van de verordening inzake de communautaire eigen middelen accumuleren zich tijdens de tweede helft van het jaar aanzienlijke saldi omdat eigen middelen worden overgeschreven naar de rekeningen die door de lidstaten op naam van de Commissie zijn geopend op basis van begrotingskredieten; - de bestaande internecontroleprocedures betreffende de uitvoering van betalingen en de bankrekeningen waren in het algemeen doeltreffend, maar anders dan DG ECFIN voerde DG BUDG geen documentatie over haar beheer van de risico's die voortvloeien uit activiteiten met kasmiddelen en waren er ook geen procedures opgezet om alle aspecten van haar prestaties te beoordelen;

6 - gebrek aan coördinatie tussen de DG's van de Commissie op een gebied waar een gemeenschappelijke aanpak van kwesties zoals risicobeheer en -controle noodzakelijk is. Dit leidde tot een situatie waarin de limieten van de gelden die bij handelsbanken konden worden aangehouden werden vastgesteld door de betrokken DG's, zonder dat het algehele risico dat de Commissie bij elke handelsbank liep in aanmerking werd genomen; - geldboeten worden aangehouden op specifieke rekeningen-courant, zodat er een verhoogd risico op verlies bestaat. VI. De belangrijkste aanbevelingen van de Rekenkamer zijn: - de Commissie dient de documentatie over de procedures betreffende haar kasstroomramingen te verbeteren; - de Commissie dient de werking van het huidige stelsel van eigenmiddelenrekeningen te analyseren met het oog op een verlaging van de saldi op deze rekeningen gedurende de tweede helft van het jaar; - de Commissie dient procedures in te voeren die de coördinatie van haar kasbeheersactiviteiten waarborgen; - DG BUDG dient de documentatie van zijn risicobeheer te verbeteren en de reikwijdte van zijn prestatiemeting te vergroten; - de Commissie dient bij voorrang tot een conclusie te komen in haar streven naar een optimale oplossing voor de verwerking van voorlopig geïnde geldboeten.

7 INLEIDING Achtergrond 1. De begroting van de Europese Unie voorziet in de financiering van een breed scala van acties in de Europese Unie en daarbuiten. De Europese Commissie voert de begroting onder haar eigen verantwoordelijkheid uit in overeenstemming met het Financieel Reglement 1 en binnen de grenzen van de begrotingskredieten. In het kader van de begrotingsuitvoering in 2007 verrichtte de Commissie ongeveer 1,5 miljoen betalingen aan derden. Die derden omvatten zowel EU-ambtenaren en -gepensioneerden als overheidsinstanties in de lidstaten die middelen beheren, en particuliere bedrijven en personen die rechtstreeks steun genieten krachtens een communautaire regeling. In 2007 bedroegen de door de Commissie verrichte betalingen in totaal 114 miljard euro. 2. Voor deze betalingen moeten er vlot financiële middelen beschikbaar zijn. Er zijn twee grote categorieën ontvangsten: eigen middelen en andere ontvangsten 2. De voornaamste componenten van de ontvangsten zijn eigen middelen berekend op basis van de belasting over de toegevoegde waarde (btw) en eigen middelen op basis van het bruto nationaal inkomen (bni) van de lidstaten. Elke lidstaat opent een rekening op naam van de Commissie en betaalt daarop maandelijks zijn bijdrage aan eigen middelen (zie tekstvak 1). 3. Daarnaast opent de Commissie bankrekeningen bij centrale banken en handelsbanken om betalingen aan derden te doen en int zij andere ontvangsten dan de bijdragen van eigen middelen aan de begroting door de lidstaten. Regelmatig worden gelden van de eigenmiddelenrekeningen overgeschreven naar de voor betalingen gebruikte bankrekeningen. Op deze betalingsrekeningen moeten voldoende middelen blijven staan om te garanderen dat de activiteiten van de Gemeenschap zonder onderbreking kunnen worden gefinancierd. Per 31 december 2007 bedroeg het totale saldo op alle rekeningen 19 miljard euro (zie tabel 1). 1 2 Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen (PB L 248 van 16.9.2002, blz. 1), zoals gewijzigd bij Verordening (EG, Euratom) nr. 1995/2006 (PB L 390 van 30.12.2006, blz. 1) en Verordening (EG, Euratom) nr. 1525/2007 (PB L 343 van 27.12.2007, blz. 9). Voor meer bijzonderheden wordt verwezen naar hoofdstuk 4 van het Jaarverslag van de Europese Rekenkamer over het begrotingsjaar 2007.

Tabel 1 - Kasmiddelen en kasequivalenten 8 Saldo per 31.12.2007 (miljoen euro) Saldo per 31.12.2006 Rekeningen bij de schatkisten en centrale banken van de lidstaten 11 313 11 467 Rekeningen-courant 956 933 Beheer van gelden ter goede rekening 81 82 Kassaldo 2 3 Kortetermijndeposito's en andere kasequivalenten 1 367 976 Aan restricties onderhevige kasmiddelen (geldboeten) 5 037 2 924 Kasmiddelen en kasequivalenten - Garantiefonds 249 440 Totaal 19 005 16 824 Bron: Jaarrekening van de Europese Gemeenschappen, begrotingsjaar 2007. 4. De Commissie heeft systemen ingevoerd voor het beheer van haar kasverrichtingen en meer bepaald haar kasstromen (ontvangsten en betalingen), het openen en beheren van bankrekeningen, liquiditeitsramingen en -beheer.

9 Relevante rechtsvoorschriften 5. Volgens het Financieel Reglement en de uitvoeringsvoorschriften daarbij behoort het beheer van de kasmiddelen tot de opdrachten van de rekenplichtige 3. Er wordt weliswaar geen algemene definitie gegeven van het beheer van kasmiddelen of de belangrijkste componenten daarvan, maar afzonderlijke taken die doorgaans deel uitmaken van het beheer van de kasmiddelen, zoals het beheren van bankrekeningen, betalings- en aansluitingsprocedures, worden voldoende gedetailleerd beschreven. 6. Het Financieel Reglement bepaalt dat de rekenplichtige onder meer verantwoordelijk is voor het beheer van de kasmiddelen, en dat de rekenplichtige als enige bevoegd is het beheer te voeren over de kasmiddelen en kasequivalenten 4. Verder bepalen de uitvoeringsvoorschriften dat de rekenplichtige erop moet toezien dat de Commissie voldoende middelen ter beschikking heeft om de kasbehoeften te dekken die uit de uitvoering van de begroting voortvloeien en dat hij of zij systemen voor het beheer van de liquide middelen invoert waarmee ramingen van de kasmiddelen kunnen worden opgesteld 5. 7. De verordening van de Gemeenschappen betreffende de eigen middelen 6 bevat bepalingen betreffende het beheer van de kasmiddelen. Deze bepalingen stellen het financieringskader vast waarbinnen de Commissie moet handelen en beschrijven de doelstellingen van de Commissie in verband met het beheer van de kasmiddelen. De belangrijkste bepalingen in de context van dit verslag worden weergegeven in tekstvak 1: 3 4 5 6 Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002 van de Commissie van 23 december 2002 tot vaststelling van uitvoeringsvoorschriften van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen (PB L 357 van 31.12.2002, blz. 1), zoals gewijzigd bij Verordening (EG, Euratom) nr. 1261/2005 (PB L 201 van 2.8.2005, blz. 3), Verordening (EG, Euratom) nr. 1248/2006 (PB L 227 van 19.8.2006, blz. 3) en Verordening (EG, Euratom) nr. 478/2007 (PB L 111 van 28.4.2007, blz. 13). Artikel 61, lid 1, onder f), en lid 3, van het Financieel Reglement. Artikel 58 van de uitvoeringsvoorschriften. Verordening (EG, Euratom) nr. 1150/2000 van de Raad van 22 mei 2000 houdende toepassing van Besluit 94/728/EG, Euratom betreffende het stelsel van eigen middelen van de Gemeenschappen (PB L 130 van 31.5.2000, blz. 1), zoals gewijzigd bij Verordening (EG, Euratom) nr. 2028/2004 (PB L 352 van 27.11.2004, blz. 1).

Tekstvak 1 - Bepalingen van de verordening betreffende de eigen middelen 10 - Bij de schatkist van elke lidstaat of bij het orgaan dat de lidstaat aanwijst moeten eigenmiddelenrekeningen op naam van de Commissie worden geopend. De lidstaten dienen de eigen middelen op het credit van deze rekeningen te boeken. Deze rekeningen worden zonder kosten bijgehouden 7. - Op de eerste werkdag van elke maand moet één twaalfde van de relevante totalen van de begroting worden geboekt op het credit van de rekeningen voor btw- en bni-middelen 8. - De Commissie beschikt over de op het credit van de rekeningen geboekte bedragen, voor zover dat nodig is ter dekking van haar behoeften aan kasmiddelen ingevolge de uitvoering van de begroting 9. De activiteiten van de Europese Commissie betreffende het beheer van de kasmiddelen 8. Twee directoraten-generaal van de Commissie verrichten activiteiten inzake kasmiddelenbeheer: DG BUDG en DG ECFIN. DG BUDG is verantwoordelijk voor het beheer van de kasmiddelen van de gehele door de Commissie beheerde begroting, en van het Europees Ontwikkelingsfonds. DG ECFIN is verantwoordelijk voor het beheer van de kasmiddelen van andere, buiten de begroting vallende posten, voornamelijk de Europese Gemeenschap voor Kolen en Staal (EGKS) in liquidatie, de leningen en investeringen van middelen van de Europese Gemeenschap en Euratom, alsmede bepaalde fondsen die door financiële instellingen worden beheerd krachtens een volmacht van de Commissie 10. Diagram 1 geeft een overzicht van het systeem van de Commissie voor kasmiddelenbeheer en tekstvak 2 geeft een samenvatting van de voornaamste taken. 7 8 9 10 Artikelen 6, lid 1, en 9, lid 1, van Verordening (EG, Euratom) nr. 1150/2000, zoals gewijzigd. Artikel 10, lid 3, van Verordening (EG, Euratom) nr. 1150/2000, zoals gewijzigd. Artikel 12, lid 1, van Verordening (EG, Euratom) nr. 1150/2000. DG ECFIN beheert een uiteenlopend aantal financiële instrumenten uit hoofde van zijn kasverrichtingen in verband met activiteiten buiten de begroting om. Deze omvatten verrichtingen in verband met het beheer van ongeveer 2,2 miljard euro - zijnde de activa van de EGKS in liquidatie en andere fondsen beheerd krachtens een volmacht - en bankverrichtingen (het opnemen en verstrekken van leningen) waarbij de openstaande leningen o.g./u.g. van EG/Euratom/EGKS in liquidatie eind 2007 nagenoeg 1,8 miljard euro beliepen.

11 Diagram 1 - Overzicht van het systeem voor kasmiddelenbeheer bij de Commissie Financieel Reglement en uitvoeringsvoorschriften Verordening betreffende de eigen middelen Beheer van de kasmiddelen Internecontrolesysteem van DG BUDG Lidstaten EU-instellingen Begunstigden Leveranciers Ontvangsten Betalingen Planning Raming Risicobeheer Bankrekeningen Internecontrolesysteem van DG ECFIN DG BUDG Planning Raming Risicobeheer Financiële instellingen Ontvangsten Betalingen Bankrekeningen en vermogensbeheer Europese Rekenkamer. Bron:

12 Tekstvak 2 - Samenvatting van de voornaamste taken bij het kasmiddelenbeheer van de Commissie Planning en raming van de kasmiddelen - Ramingen van kasstromen (schattingen van in- en uitstromen). - Opnames uit eigenmiddelenrekeningen (rekeningen bij de schatkisten en de centrale banken). Beheer van ontvangsten en betalingen - Bijhouden en controleren van de dossiers van derden. - Verrichten en monitoren van betalingsverrichtingen. - Aansluiten van de ontvangsten met door ordonnateurs afgegeven inningsopdrachten. - Aansluiten met bankrekeningen. - Deviezentransacties. Beheer van bankrekeningen - Openen en afsluiten van bankrekeningen. - Selecteren van handelsbanken (aanbestedingsprocedures). - Controleren van bankrente en -kosten. - Beheer van gelden ter goede rekening. - Beheer van fiduciaire rekeningen. - Beheer van geldboeten. - Beheer van investeringen.

13 REIKWIJDTE EN AANPAK VAN DE CONTROLE 9. De controle had voornamelijk ten doel, de kwaliteit van het beheer van de kasmiddelen door de Commissie te beoordelen. Hiertoe werden twee vragen gesteld: - neemt de Commissie de voorschriften en regelingen inzake het beheer van kasmiddelen in acht? - heeft de Commissie internecontrolesystemen ingevoerd die een verantwoord beheer van de kasmiddelen garanderen? 10. De Rekenkamer heeft de tweede vraag behandeld aan de hand van een selectie en onderzoek van de belangrijkste gebieden van het kasmiddelenbeheer van de Commissie dat door DG BUDG en DG ECFIN wordt uitgevoerd. Het betreft: a) algemene organisatie van de activiteiten van de Commissie inzake het kasmiddelenbeheer; b) risicobeheer van die activiteiten; c) prestatiemeting en vergelijkende analyse (benchmarking); d) beheer van fiduciaire rekeningen; e) beheer van geldboeten; f) verwerking van betalingen en beheer van bankrekeningen; g) personeel. 11. De controle had geen betrekking op de processen die zijn ingevoerd voor het beheer van de financiering van de andere communautaire instellingen en organen, zoals de Europese agentschappen, noch op investeringsbesluiten van DG ECFIN bij het beheer van andere, buiten de begroting vallende posten, waaronder de leningsactiviteiten ter financiering van communautaire leningen. De Rekenkamer maakt in haar jaarverslag melding van het beheer van het Garantiefonds voor externe maatregelen door de Commissie en van de naleving van de relevante wetgeving betreffende de financiële verrichtingen van de Europese Gemeenschap voor Kolen en Staal (EGKS) in liquidatie.

14 De controle was gericht op begrotingsjaren 2006 en 2007. Ook werd aandacht besteed aan ontwikkelingen in de praktijken van de Commissie tijdens de eerste helft van 2008. 12. De controle omvatte bezoeken aan DG BUDG en DG ECFIN. Controle-informatie werd verzameld door middel van onderzoek en beoordeling van de bestaande regels en procedures, bestudering van documentatie, testen van controles en verrichtingen, alsmede door gesprekken. Ter vergelijking werden ook praktijken betreffende het beheer van kasmiddelen bij andere openbare lichamen bekeken en werd de relevante wetenschappelijke literatuur bestudeerd. BELANGRIJKSTE BEVINDINGEN Neemt de Commissie de voorschriften en regelingen inzake het beheer van kasmiddelen in acht? Beheer en raming van de kasmiddelen 13. De drie voornaamste wettelijke voorschriften die de aard van het door de Commissie te verrichten kasmiddelenbeheer omschrijven, zijn: a) de Commissie zorgt ervoor dat zij voldoende middelen ter beschikking heeft om de kasbehoeften te dekken die uit de uitvoering van de begroting voortvloeien; b) de Commissie voert systemen voor het beheer van de liquide middelen in waarmee zij ramingen van de kasmiddelen kan opstellen 11 ; c) de Commissie beschikt over de op het credit van de eigenmiddelenrekeningen geboekte bedragen, voor zover dat nodig is ter dekking van haar behoeften aan kasmiddelen ingevolge de uitvoering van de begroting 12. 14. De Rekenkamer ging na of de bestaande systemen en procedures van de Commissie en de voor paragraaf 13 onder a) en c) getroffen maatregelen voldeden aan deze voorschriften. De tests van de Rekenkamer brachten geen significante gevallen aan het licht waarin vorengenoemde voorschriften niet zijn nageleefd. 11 12 Artikel 58 van de uitvoeringsvoorschriften. Artikel 12, lid 1, van Verordening (EG, Euratom) nr. 1150/2000.

15 15. Zoals opgemerkt in paragraaf 2, vormen de eigen middelen uit btw en bni de voornaamste componenten van de communautaire begroting. Deze middelen worden geboekt op het credit van de rekeningen die door elke lidstaat op naam van de Commissie zijn geopend, in maandelijkse twaalfden van het desbetreffende totaal van de begroting. Derhalve is, met uitzondering van de noodzaak om in de eerste maanden van het jaar eerdere financiering te verstrekken voor het Europees Landbouwgarantiefonds (zie paragraaf 16), de creditering van middelen op de eerder genoemde rekeningen van de Commissie niet gebaseerd op feitelijke kasbehoeften, maar op het aandeel van de lidstaten in de jaarlijkse begroting. Aangezien de begroting in evenwicht is, bestaat er dus maar een klein risico dat de Commissie onvoldoende middelen ter beschikking zal hebben om de kasbehoeften te dekken die uit de uitvoering van de begroting voortvloeien. Als gevolg van voornoemde methode voor het verstrekken van eigen middelen, zoals neergelegd in de communautaire verordening, tezamen met het effect van een begrotingsuitvoering die lager is dan gepland, accumuleren zich tijdens de tweede helft van het jaar op deze eigenmiddelenrekeningen aanzienlijke saldi (zie tabel 1). De eigen middelen van de begroting worden alleen gewijzigd ten gevolge van een herziening van de communautaire begroting 13. Omdat deze procedure tijdrovend is, worden overschotten niet zo snel aan de lidstaten teruggestort als mogelijk zou zijn. 16. De verordening bepaalt dat de btw- en bni-middelen, binnen bepaalde grenzen, in de loop van de eerste maanden van het jaar vervroegd mogen worden opgevraagd voor de financiering van ELGF-betalingen. De Commissie stelt een maandelijkse liquiditeitenraming op teneinde te kunnen bepalen of er vervroegd eigen middelen moeten worden opgevraagd ter dekking van de betalingen. De Rekenkamer stelde vast dat de bestaande documentatie noch recentelijk was bijgewerkt, noch voldoende bijzonderheden verschafte over de methodologie voor de opstelling van deze kasstroomramingen. Bovendien wordt financiële informatie over de behoeften aan kasmiddelen, die ongeveer 13 Voor de begroting 2007 werd begin 2008 een aanzienlijke terugbetaling verricht.

16 85 % van de begrotingsuitgaven uitmaken, slechts door drie DG's verstrekt 14. Twee daarvan verstrekken deze informatie informeel en alleen aan de eenheid binnen het DG BUDG die verantwoordelijk is voor het kasbeheer. 17. De Commissie heeft ook een andere ramingsprocedure voor het beheer van kasmiddelen ingevoerd. Deze heeft voornamelijk ten doel, te garanderen dat er op elke handelsbankrekening voldoende middelen aanwezig zijn om betalingen te verrichten. Dit is een doeltreffend, geautomatiseerd instrument dat de Commissie in staat stelt, zowel de banksaldi te monitoren als de beschikbaarheid van middelen te verzekeren 15. 18. Tot slot heeft de Commissie een derde ramingsprocedure voor liquide middelen ingevoerd, die tot doel heeft gelden tussen de eigenmiddelenrekeningen van de lidstaten over te schrijven teneinde de saldi op die rekeningen aan te passen aan hun respectieve begrotingsbijdragen. De berekeningen die aan de overgedragen bedragen ten grondslag liggen, zijn gedeeltelijk gebaseerd op schattingen van toekomstige kasstromen. De Rekenkamer constateerde dat de voor de opstelling van de raming gehanteerde methodologie niet voldoende was gedocumenteerd en dat de schattingen achteraf niet op hun nauwkeurigheid werden getoetst. Dit is tijdelijk van invloed op de saldi van de rekeningen die door de lidstaten op naam van de Commissie zijn geopend (zie paragraaf 2). Beheer van gelden ter goede rekening 19. Beheer van gelden ter goede rekening kan worden ingesteld voor de inning van ontvangsten en voor de betaling van geringe bedragen. In bepaalde situaties, bv. bij externe-hulpoperaties, mogen gelden ter goede rekening echter worden gebruikt zonder beperking op de bedragen van de betalingsverrichtingen 16. In de meeste gevallen die de Rekenkamer heeft onderzocht, werd niet voldaan aan de eisen gesteld in de uitvoeringsvoorschriften en in de interne richtsnoeren voor aanbestedingsprocedures voor de selectie van de banken. Bovendien was de selectieprocedure in een derde van de onderzochte gevallen niet naar behoren gedocumenteerd. 14 15 16 DG Landbouw en plattelandsontwikkeling, DG Regionaal beleid en DG Werkgelegenheid, sociale zaken en gelijke kansen. DG BUDG beheerde in totaal 33 bankrekeningen bij 30 banken in 26 lidstaten. Artikel 63, lid 1, van het Financieel Reglement, zoals gewijzigd.

17 Personeel - gevoelige functies 20. Krachtens de internecontrolenormen van de Commissie voerde DG ECFIN een risicobeoordeling uit (zie paragraaf 26) op grond waarvan een aantal functies in 2004 als gevoelig werd aangemerkt. Aangezien deze lijst vrij oud is, moet zij opnieuw worden beoordeeld in het kader van de bijna voltooide risicobeoordeling van het DG. Bij de risicobeoordeling van DG BUDG in 2008 kwam men tot de conclusie dat in de eenheid die verantwoordelijk is voor het kasbeheer slechts één functie als gevoelig kan worden aangemerkt, ondanks de vele en hoge bedragen en de aard van de transacties die dagelijks door deze eenheid worden verwerkt. Heeft de Commissie internecontrolesystemen ingevoerd die een verantwoord beheer van de kasmiddelen garanderen? Algemene organisatie van de activiteiten van de Commissie inzake kasmiddelenbeheer 21. Grote commerciële organisaties hebben afdelingen voor het beheer van de kasmiddelen opgericht met als uiteindelijk doel een bijdrage te leveren tot de maximalisering van de bedrijfsrentabiliteit en tegelijkertijd een doeltreffend risicobeheer te garanderen en over voldoende kasreserves te beschikken om activiteiten te financieren. Evenzo hebben tal van organisaties uit de publieke sector structuren voor het beheer van kasmiddelen opgericht met als doel bij te dragen tot het bereiken van hun doelstellingen als organisatie 17. Ongeacht de aard van de organisatie draagt een doeltreffend beheer van de kasmiddelen significant bij tot het welslagen van de onderneming. 17 Afhankelijk van de aard van de publieke organisatie kunnen de structuren voor het beheer van kasmiddelen een breed scala van activiteiten omvatten. Het Chartered Institute of Public Finance and Accountancy (Verenigd Koninkrijk) geeft de volgende definitie van het beheer van kasmiddelen: Het beheer van liquide middelen omvat het beheer van kasstromen, bank-, geldmarkt- en kapitaalmarkttransacties, de doeltreffende controle van de risico's verbonden aan deze activiteiten, en het streven naar optimale prestaties in overeenstemming met die risico's (Management in the public services, code of practice and cross-sectoral guidance notes, 2001, the Chartered Institute of Public Finance and Accountancy, Verenigd Koninkrijk).

18 22. Met het oog op een doeltreffend kasbeheer dat binnen de grenzen van het regelgevingskader van de communautaire wetgeving blijft (zie paragraaf 7) wees de Commissie het beheer van kasmiddelen uit de communautaire begroting toe aan DG BUDG en het beheer van de andere, buiten de begroting vallende posten 18 en de investeringen van communautaire middelen aan DG ECFIN 19 (zie de paragrafen 6 en 8). Gezien de terreinen waarop deze twee DG's deskundig zijn en hun rol en verantwoordelijkheden bij de uitvoering van het jaarlijkse werkprogramma van de Commissie en bij de uitvoering van de communautaire begroting, weerspiegelt deze splitsing van verantwoordelijkheden de dagelijkse realiteit van de kasverrichtingen 20. Desalniettemin werd vastgesteld dat elk DG volstrekt onafhankelijk optreedt bij het beheer en de controle van zijn activiteiten inzake kasbeheer. Ten gevolge van deze splitsing was er in feite geen eenheid met algehele verantwoordelijkheid voor de activiteiten betreffende het kasbeheer van de Commissie en bestond er geen coördinatie op een terrein waar een gezamenlijke aanpak van vraagstukken zoals risicobeheer en -controle noodzakelijk is. 23. Om bijvoorbeeld het risico van verlies door het aanhouden van middelen op rekeningen bij handelsbanken te beheersen, heeft zowel DG BUDG als DG ECFIN elk zijn eigen grenzen voor het aanhouden van maximumbedragen bij specifieke banken bepaald. De twee DG's hanteerden verschillende methodologieën om de grenzen vast te stellen zonder rekening te houden met de algehele risico's waaraan de Commissie bij elke handelsbank is blootgesteld. Dit was te wijten aan een gebrek aan communicatie en coördinatie tussen de beide DG's op het gebied van het kasmiddelenbeheer. 18 19 20 Behalve voor het beheer van liquide middelen van het Europees Ontwikkelingsfonds, dat door DG BUDG wordt beheerd. De rekenplichtige geeft zijn/haar akkoord voor het openen en sluiten van rekeningen bij financiële instellingen en zijn/haar advies over interne regels die zijn vastgesteld voor de kasverrichtingen van het DG. Vergeleken met DG BUDG verwerkt DG ECFIN een kleiner aantal betalingsverrichtingen met hoge waarde. Voor DG ECFIN is de tijdige uitvoering van betalingen van groot belang. Het DG moet vaak binnen zeer strikte termijnen na een investeringsbeslissing betalingen verrichten. Doorgaans moeten betalingen uiterlijk binnen twee dagen worden uitgevoerd. Er doen zich gevallen voor waarbij de betaling moet plaatsvinden op de dag waarop de instructie wordt gegeven.

19 De praktijken van de Commissie inzake het kasbeheer zijn niet gericht op een beperking van de algehele blootstelling van de Commissie aan financiële verliezen. Risicobeheer bij activiteiten inzake kasmiddelen 24. Entiteiten dienen voor elk belangrijk bedrijfsproces risicobeoordelingen te verrichten om de belangrijkste risico's voor het behalen van hun doelstellingen te identificeren en te analyseren. Op basis van deze beoordelingen moeten passende maatregelen voor het beheer en de monitoring van de geïdentificeerde risico's worden getroffen. 25. DG BUDG heeft voor zijn activiteiten inzake kasmiddelenbeheer geen specifieke risicobeoordeling verricht. In de algemene risicobeoordelingen van DG BUDG in 2007 en 2008 werden slechts twee risico's met betrekking tot de transacties inzake kasbeheer vastgesteld: een personeelstekort in de afdeling 'derden' (zie paragraaf 36) en het risico dat de deposito's bij handelsbanken van voorlopig geïnde geldboeten verloren gaan (zie paragraaf 33). Niettemin heeft de Commissie voor het eerst een overzicht van de risico's bij haar kasverrichtingen bekendgemaakt in de Jaarrekening van de Europese Gemeenschappen over 2007 21. Dit overzicht omvat risico's die voortvloeien uit het beheer door de Commissie van de dagelijkse verrichtingen, operationele risico's, valuta-, kredieten renterisico's, en risico's die voortvloeien uit het beheer van voorlopig geïnde geldboeten (zie paragraaf 33). Er werden geen stukken aangetroffen die aantonen dat voornoemde risico's actief worden beheerd en gemonitord. 26. Er werden weliswaar risicobeoordelingen verricht voor financiële instrumenten waar zich belangrijke wijzigingen hadden voorgedaan, maar de laatste algehele risicobeoordeling van DG ECFIN werd uitgevoerd in 2004. Deze beoordeling bevatte een evaluatie van de impact en waarschijnlijkheid van potentiële risico's voor de activiteiten inzake kasbeheer en op de financiële markten. Bovendien stelde DG ECFIN in 2004 een risicobeheersfunctie in om bij te dragen tot een doeltreffend risicobeheer en toezicht uit te oefenen op het niveau van de entiteit en de activiteiten. Over de risico's die in voornoemde beoordelingen zijn geïdentificeerd worden regelmatig risicoverslagen opgesteld en het hele jaar door worden er vergaderingen belegd om de blootstelling aan risico's te monitoren (zie tekstvak 3). De Rekenkamer heeft deze verslagen bestudeerd en 21 Jaarrekening van de Europese Gemeenschappen voor het begrotingsjaar 2007, Deel I (Geconsolideerde financiële staten en geconsolideerde verslagen over de uitvoering van de begroting), sectie 7 (Financieel risicobeheer).

20 geconstateerd dat de voornaamste risico's die hierna worden vermeld, werden gemonitord en dat de per investeringscategorie vastgelegde grenzen regelmatig werden gecontroleerd door het DG, dat zo nodig corrigerende maatregelen heeft getroffen: a) marktrisico: dit is het potentiële verlies dat kan voortvloeien uit ongunstige marktbewegingen; het omvat het renterisico, namelijk de fluctuatie van de toekomstige kasstromen van een financieel instrument wegens veranderingen in de marktrente, en het wisselkoersrisico, namelijk de valutaposities als gevolg van het feit dat een financieel instrument in een andere valuta dan de euro luidt; b) kredietrisico: dit is het potentiële verlies dat een portefeuille kan lijden doordat een wederpartij in gebreke blijft of doordat diens kredietwaardigheid vermindert, zoals bij een lagere classificatie door een ratingbureau; c) operationeel risico: dit is het risico van verlies als gevolg van ontoereikende of falende interne procedures, mensen en systemen en externe gebeurtenissen.

21 Tekstvak 3 - Voorbeeld van activiteiten inzake risicobewaking door DG ECFIN Kwartaalverslag over risico's bij de financiële activiteiten van een eenheid van DG ECFIN voor het kwartaal eindigend per 31 december 2007 (fragmenten) - De beroering op de financiële markten, ook bekend als de "sub-prime-crisis", hield aan gedurende de verslagperiode. De betrokken operationele eenheid en de eenheid voor risicobeheer bleven de ontwikkeling van de sub-prime-crisis gedurende de afgelopen maanden van nabij volgen om de mogelijke impact ervan op het beheer van de portefeuille van obligatiefondsen en bankdeposito's in te schatten. Met het oog op het kredietrisico werd er een bijgewerkte analyse gemaakt van de obligatieportefeuille en de banken/wederpartijen. - Ook het concentratierisico wordt bewaakt. Dat is het risico dat ontstaat wanneer er in verhouding te veel obligaties of deposito's worden toegewezen aan een specifieke sector, een specifiek land, instrument of transactietype. - Ook het operationele risico bij transacties met liquide middelen wordt bewaakt. De naleving van de interne procedures en standaardvoorschriften werd getest en de resultaten voor het kwartaal werden gerapporteerd en geanalyseerd. Dit was gebaseerd op het onderzoek van een steekproef van effectentransacties en deposito's die gedurende de verslagperiode plaatsvonden. Prestatiemeting en vergelijkende analyse (benchmarking) 27. Het management dient toe te zien op de prestaties door systemen op te zetten die informatie verzamelen over de uitvoering van de geselecteerde activiteiten. Deze systemen dienen gebruik te maken van indicatoren om de prestaties te evalueren ten opzichte van de oogmerken en doelstellingen 22. Daarnaast is benchmarking een voor het beheer gehanteerd proces waarbij organisaties verschillende aspecten van hun procedures en prestaties vergelijken met de beste praktijken en corrigerende maatregelen nemen. 22 Deze begrippen worden gedocumenteerd in internecontrolenorm 5 van de Commissie, 'doelstellingen en prestatie-indicatoren'.

22 28. DG BUDG legde een aantal indicatoren "van hoog niveau" vast in verband met zijn kasverrichtingen. Deze werden opgenomen in het maandelijkse "tableau de bord" (scorebordsysteem) van het DG. Ze verwijzen naar betalingsverrichtingen (minstens één verwerkte betaling per dag), de aansluiting met bankgegevens (aantal niet-aangesloten posten ouder dan 30 dagen) en het beheer van de dossiers van derden. Deze indicatoren van "hoog niveau" bestrijken niet alle terreinen van de activiteiten inzake kasmiddelenbeheer en niets wees op het bestaan van geschikte benchmarks. 29. DG ECFIN hanteert een marktindex 23 als benchmark voor zijn beoordeling van de prestaties van de effecten- en liquiditeitenportefeuille van de Europese Gemeenschap voor Kolen en Staal (EGKS) en het Garantiefonds voor externe maatregelen. In dit verband werden tolerantiemarges vastgesteld en wanneer de feitelijke maandelijkse prestaties van de portefeuille niet binnen die marges vielen, nam de DG maatregelen om de portefeuille te corrigeren. De benchmark die moest worden gehanteerd voor de beoordeling van de prestaties van de andere portefeuilles, namelijk geldmarktproducten, zoals deposito's onder beheer van het DG, was ten tijde van de controle echter nog in voorbereiding. Beheer van fiduciaire rekeningen 30. Fiduciaire rekeningen worden gecreëerd voor bepaalde uitgavenprogramma's van de EU in het kader van specifieke door de Commissie gesloten overeenkomsten waarbij een financiële instelling optreedt als gevolmachtigde van de Commissie. Anders gezegd gaat het om rekeningen die worden geopend bij een financiële instelling die de middelen dan rechtstreeks beheert en uit naam van de Commissie betalingen verricht. De Commissie maakt middelen naar deze fiduciaire rekeningen over om toekomstige betalingen te dekken. Het totale bedrag aan middelen dat eind 2007 op dergelijke rekeningen werd aangehouden was ongeveer 970 miljoen euro 24 ; het grootste deel daarvan, ongeveer 900 miljoen euro, wordt aangemerkt als kortetermijndeposito's en de rest als rekeningen-courant (zie tabel 1). 23 24 De iboxx-index wordt gepubliceerd door "Deutsche Börse AG" op basis van koersen van verschillende toeleveraars. Volgens DG ECFIN vormt deze index een marktstandaard. 720 miljoen euro van dit bedrag houdt verband met specifieke overeenkomsten die DG's van de Commissie hebben gesloten met de Europese Investeringsbank (EIB) en het Europees Investeringsfonds (EIF).

23 31. De controle van de Rekenkamer toonde aan dat er geen duidelijke regels zijn voor het openen van deze fiduciaire rekeningen. Ook is er geen expliciete strategie die erop gericht is, de door deze rekeningen gegenereerde rente te optimaliseren. De controle van de Rekenkamer bracht aan het licht dat de bepalingen van de met financiële intermediairs gesloten overeenkomsten verschillen. Dit kan leiden tot aanzienlijke verschillen ten aanzien van het rendement dat deze rekeningen opleveren 25. Wel is het zo, dat deze verschillen gedeeltelijk kunnen worden verklaard door de uiteenlopende rechtsgrondslagen, betalingsfrequenties en looptijden. 32. Er wordt geen algemeen toezicht uitgeoefend op het beheer van de bij deze financiële instellingen aangehouden middelen. DG ECFIN beschikt over de nodige vakkennis en systemen om doeltreffend toezicht uit te oefenen. In juli 2007 bood DG ECFIN zijn diensten als vermogensbeheerder aan de zes betrokken DG's aan 26. Dit had tot gevolg dat DG ECFIN overeenkomsten met twee DG's heeft gesloten. Beheer van geldboeten 33. De Commissie legt geldboeten op wegens overtreding van de mededingingsregels door lidstaten of ondernemingen. Aan de Commissie betaalde geldboeten voor lopende geschillen worden voorlopig aangehouden op specifieke depositorekeningen bij handelsbanken en mogen niet worden aangewend om andere activiteiten van de Gemeenschap te financieren 27. Het volume aan geldboeten dat wordt aangehouden als aan restricties onderhevige geldmiddelen is aanzienlijk toegenomen, en wel van 2,9 miljard euro per 31 december 2006 tot 5 miljard euro per 31 december 2007. 25 26 27 Zo gelden er voor de renteberekening in de overeenkomsten tussen de Commissie en de EIB over de rekeningen voor risicodragend kapitaal en rentekortingen andere regels dan in de Europees-mediterrane investerings- en partnerschapsfaciliteit (FEMIP). De Rekenkamer heeft berekend dat de tot eind 2006 op de FEMIP-rekeningen gegenereerde rente ongeveer 0,8 miljoen euro hoger zou zijn geweest als de rentemethode van de rekeningen voor risicodragend kapitaal en rentekortingen was gehanteerd. EuropeAid, DG Uitbreiding, DG Onderzoek, DG Regionaal beleid, DG Buitenlandse betrekkingen en DG Ontwikkeling. Bij de volgende zes banken worden rekeningen aangehouden: Fortis, BBVA, ING België, KBC, ING NL en CITIBANK.

24 34. Er zijn enige informele richtsnoeren opgesteld die ook worden nageleefd, maar er is geen duidelijk beleid inzake de behandeling van deze geldboeten uitgestippeld. In die richtsnoeren behandelt DG BUDG de blootstelling aan risico's door een specifieke minimum rating van Moody's of een gelijkwaardige rating te eisen en door zijn posities bij elke handelsbank te beperken (zie paragraaf 23). Desalniettemin laat een doeltreffende aanpak van het risico van zulke grote geldbedragen op specifieke rekeningen-courant bij handelsbanken nog altijd op zich wachten. Ten tijde van de controle waren DG BUDG en DG ECFIN op zoek naar een optimale oplossing voor het probleem van het beheer van deze omvangrijke geldmiddelen, met het doel het risico van verlies zoveel mogelijk terug te dringen en tegelijkertijd een billijk rendement te behalen. Verwerking van betalingen en beheer van bankrekeningen 35. Elk jaar worden door beide DG's een aanzienlijk aantal kastransacties verricht en verwerkt (zie tabel 2). De Rekenkamer onderzocht in de betrokken eenheden essentiële interne controles binnen het proces van betalingsverrichtingen, zoals scheiding van functies, validering door derden, toegangsrechten en de rapportage van uitzonderingen. Er werden geen zwakke punten van betekenis vastgesteld. De interne controles werkten over het algemeen doeltreffend bij zowel DG BUDG als DG ECFIN. 36. Voordat een betaling kan worden verwerkt, moet in het geautomatiseerde boekhoudsysteem van de Commissie een derdendossier worden aangelegd met daarin de bankgegevens en de identiteitsgegevens van de ontvanger. In 2006 bestond er een grote achterstand van circa vier tot zes weken bij de verwerking van aanvragen tot het aanleggen en wijzigen van derdendossiers. Deze werd door DG BUDG in 2007 weggewerkt door het personeelsbestand in de betrokken eenheid uit te breiden.

Tabel 2 - Statistieken betreffende de verwerking van geselecteerde betalingen 25 2007 2006 Aantal door DG BUDG verwerkte betalingen 1 570 576 1 508 983 Aantal door DG ECFIN verwerkte betalingen 1 485 1 577 Valideringen van bankrekeningbestanden 71 879 60 637 Wijzigingen van bankrekeningbestanden 31 703 18 227 Valideringen van derdendossiers 56 864 14 551 Aantal wijzigingen van derdendossiers 17 598 18 796 Bron: Europese Rekenkamer, op basis van door de Commissie verstrekte gegevens. 37. De Commissie heeft ook procedures opgezet om ervoor te zorgen dat: a) de transacties die door de handelsbanken op de rekeningen van de Commissie worden verwerkt, regelmatig worden aangesloten met de bijbehorende boekingen in het boekhoudsysteem van de Commissie om eventuele verschillen op te sporen en recht te zetten; b) bankrente en bankkosten regelmatig worden gecontroleerd om na te gaan of de ontvangen en betaalde bedragen correct zijn; c) valutatransacties correct worden verwerkt 28. 38. De Rekenkamer onderzocht de toepassing van voornoemde procedures. Er werden geen zwakke punten van betekenis vastgesteld en de bestaande procedures waren toereikend en werkten over het algemeen doeltreffend bij zowel DG BUDG als DG ECFIN. Bij DG BUDG werd echter pas in februari 2008 formeel een deviezenbeleid ingevoerd. 28 Voorbeelden van valutatransacties zijn: i) bankrekeningen worden aangehouden in andere munten dan de euro om betalingen in diezelfde munten uit te voeren; afhankelijk van de behoeften worden er vanuit eurorekeningen middelen naar deze rekeningen overgemaakt ii) eigen middelen die door de lidstaten worden betaald in andere munten dan de euro worden in euro's omgewisseld naar gelang van de kasbehoeften.

26 Personele middelen 39. Zowel DG BUDG als DG ECFIN past standaardprocedures van de Commissie toe op het gebied van personeelsbeheer. Deze procedures omvatten de werving, beoordeling en loopbaanmobiliteit van personeelsleden die betrokken zijn bij het beheer van de kasmiddelen. De controle van de Rekenkamer bevestigde dat er passende functiebeschrijvingen opgesteld zijn en dat de personeelsleden over voldoende kwalificaties beschikken en voldoende ervaring vooraf hebben opgedaan in verband met de taken die zij in hun functie dienen uit te voeren. De eenheid van DG BUDG die verantwoordelijk is voor het beheer van de kasmiddelen werkt met een klein aantal zeer ervaren personeelsleden. Het lage personeelsverloop van de laatste jaren heeft voor een relatief stabiele werkomgeving gezorgd. Ingeval er echter op korte termijn belangrijke personeelsleden zouden weggaan, bestaat er gezien het gebrek aan documentatie betreffende sommige procedures (zie de paragrafen 16 en 18) een aanzienlijk risico voor de bedrijfscontinuïteit, dat van invloed zou kunnen zijn op het beheer en de controle van de activiteiten van de Commissie inzake het kasmiddelenbeheer. CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN Neemt de Commissie de voorschriften en regelingen inzake het beheer van de kasmiddelen in acht? 40. De Commissie neemt in het algemeen de belangrijkste wettelijke voorschriften in acht uit de communautaire verordening betreffende de eigen middelen en de uitvoeringsvoorschriften bij het Financieel Reglement (paragrafen 13 en 14). 41. De Commissie heeft betrouwbare en doeltreffende ramingsprocedures voor het kasbeheer opgezet waarmee zij verzekert dat zij voldoende middelen ter beschikking heeft om de kasbehoeften ingevolge de uitvoering van de begroting te dekken (paragraaf 17). 42. Dat de communautaire verordening betreffende de eigen middelen voorschrijft dat eigen middelen moeten worden overgedragen naar de rekeningen die door de lidstaten op naam van de Commissie zijn geopend op basis van begrotingskredieten, heeft onder meer tot gevolg dat zich tijdens de tweede helft van het jaar aanzienlijke saldi accumuleren. Aangezien de procedure tot herziening van de begroting tijdrovend is, worden overschotten niet zo snel aan de lidstaten teruggestort als mogelijk zou zijn (paragraaf 15).

27 43. De toepassing van de procedures van de Commissie die gericht zijn op: a) de overmaking van gelden tussen de eigenmiddelenrekeningen van de lidstaten en b) de vaststelling of er in de eerste maanden van het jaar vervroegd eigen middelen mogen worden opgevraagd ter dekking van de betalingen, waren niet voldoende gedocumenteerd of recentelijk bijgewerkt. Ramingen die werden gehanteerd voor de overschrijving van gelden tussen de eigenmiddelenrekeningen van de lidstaten werden achteraf niet op hun nauwkeurigheid getoetst (paragrafen 15-18). Tekstvak 4 - Aanbevelingen - De Commissie dient de werking van het huidige stelsel van eigenmiddelenrekeningen te analyseren met het oog op een verlaging van de saldi op deze rekeningen gedurende de tweede helft van het jaar. - De Commissie dient de documentatie over de procedures betreffende haar kasstroomramingen te verbeteren en de nauwkeurigheid na te gaan van de schattingen die worden gehanteerd voor de overschrijvingen van de eigen middelen van de lidstaten. Heeft de Commissie internecontrolesystemen ingevoerd die een verantwoord beheer van de kasmiddelen garanderen? 44. In het algemeen waren de bestaande internecontroleprocedures betreffende de uitvoering van betalingen en de bankrekeningen doeltreffend. Maar anders dan bij DG ECFIN werd bij DG BUDG geen documentatie aangetroffen waaruit blijkt van een actief beheer en monitoring van de risico's die voortvloeien uit activiteiten in verband met kasmiddelen en waren er ook geen procedures opgezet om alle aspecten van haar eigen prestaties te beoordelen (paragrafen 24-29 en 35-38).

28 45. Als gevolg van het besluit van de Commissie om het beheer van de kasmiddelen op te splitsen tussen DG ECFIN en DG BUDG was er geen eenheid met algehele verantwoordelijkheid voor het beheer van de kasmiddelen van de Commissie. Er was een gebrek aan coördinatie tussen de twee DG's van de Commissie op een gebied waar een gemeenschappelijke aanpak van kwesties zoals risicobeheer en -controle noodzakelijk is. Dit leidde tot een situatie waarin de limieten van de gelden die bij handelsbanken konden worden aangehouden werden vastgesteld door de betrokken DG's, zonder dat het algehele risico dat de Commissie bij elke handelsbank liep in aanmerking werd genomen (paragrafen 21-23). 46. Er zijn geen duidelijke regels voor het openen van fiduciaire rekeningen opgesteld en er is ook geen algeheel overzicht van alle middelen die door de financiële instellingen worden aangehouden. Optimalisatie van de gegenereerde rente was derhalve niet verzekerd (paragrafen 30-32). 47. De waarde van de voorlopig geïnde geldboeten die op rekeningen-courant bij handelsbanken worden aangehouden is de laatste jaren meer dan verdubbeld en bedraagt momenteel 5 miljard euro. Deze aanpak stelt de Commissie bloot aan het risico van verlies bij een faillissement van de bank. Van een optimale aanpak voor een beter beheer van de risico's in verband met het aanhouden van deze bedragen is geen sprake (paragrafen 33 en 34).

29 Tekstvak 5 - Aanbevelingen - De Commissie dient procedures in te voeren die het overzicht van haar kasbeheersactiviteiten verbeteren en de coördinatie tussen de twee betrokken DG's versterken. - Op het gebied van kasbeheer dient DG BUDG de documentatie van zijn risicobeheer te verbeteren en de reikwijdte van zijn prestatiemeting te vergroten. - Een eenvormig beleid en passende richtsnoeren dienen te worden vastgesteld voor het openen van fiduciaire rekeningen en voor het beheer van de middelen van de Commissie die op deze rekeningen worden aangehouden. - De Commissie dient bij voorrang tot een conclusie te komen in haar streven naar een optimale oplossing voor de verwerking van voorlopig geïnde geldboeten. Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 30 april 2009. Voor de Rekenkamer Vítor Manuel da Silva Caldeira President