RAAD VAN DE EUROPESE UNIE. Brussel, 6 december (11.12) (OR. en) 16316/06 FIN 651

Transcriptie

1 RAAD VAN DE EUROPESE UNIE Brussel, 6 december (11.12) (OR. en) 16316/06 FIN 651 INGEKOMEN DOCUMENT van: de heer Hubert WEBER, voorzitter van de Europese Rekenkamer ingekomen: 3 november 2006 aan: de heer Erkki TUOMIOJA, voorzitter van de Raad van de Europese Unie Betreft: Verslag over de jaarrekening van het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving betreffende het begrotingsjaar 2005, vergezeld van de antwoorden van het Centrum Mijnheer de voorzitter, Hierbij zend ik u in alle talen van de Europese Gemeenschappen een exemplaar van het verslag van de Rekenkamer over de jaarrekening van het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving betreffende het begrotingsjaar Dit verslag, dat binnenkort wordt bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Unie, gaat vergezeld van de antwoorden van het Waarnemingscentrum. Hoogachtend, w.g. Hubert WEBER Bijlage: Verslag over de jaarrekening van het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving betreffende het begrotingsjaar 2005 vergezeld van de antwoorden van het Centrum 16316/06 KS/fb 1 DG G III NL

2 TRIBUNAL DE CUENTAS EUROPEO EVROPSKÝ ÚČETNÍ DVŮR DEN EUROPÆISKE REVISIONSRET EUROPÄISCHER RECHNUNGSHOF IL-QORTI EWROPEA TA L-AWDITURI EUROPESE REKENKAMER EUROPEJSKI TRYBUNAŁ OBRACHUNKOWY TRIBUNAL DE CONTAS EUROPEU EUROOPA KONTROLLIKODA CORTE DEI CONTI EUROPEA EURÓPSKY DVOR AUDÍTOROV ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕ ΡΙO EIROPAS REVĪZIJAS PALĀTA EVROPSKO RAČUNSKO SODIŠČE EUROPEAN COURT OF AUDITORS EUROPOS AUDITO RŪMAI EUROOPAN TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIN COUR DES COMPTES EUROPÉENNE EURÓPAI SZÁMVEVİSZÉK EUROPEISKA REVISIONSRÄTTEN Verslag over de jaarrekening van het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving betreffende het begrotingsjaar 2005 vergezeld van de antwoorden van het Centrum 12, RUE ALCIDE DE GASPERI TELEPHONE (+352) TELEFAX (+352) L LUXEMBOURG ADRESSE TELEGRAPHIQUE : EURAUDIT LUXEMBOURG EURAUD@ECA.EUROPA.EU

3 2 INHOUD Paragraaf Inleiding 1-2 Betrouwbaarheidsverklaring 3-6 Opmerkingen 7-13 Tabellen 1-4 Antwoorden van het Centrum

4 3 INLEIDING 1. Het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving (hierna: 'Centrum') werd opgericht bij Verordening (EEG) nr. 302/93 van de Raad van 8 februari Zijn voornaamste taak is het verzamelen van informatie over het verschijnsel drugs en drugsverslaving met het oog op het uitwerken en verspreiden van betrouwbare en vergelijkbare gegevens in Europa. De informatie moet geschikt zijn om de vraag naar drugs, de wijze waarop deze kan worden beperkt, alsmede met drugshandel verband houdende verschijnselen in het algemeen te analyseren. 2. Tabel 1 geeft een overzicht van de bevoegdheden en activiteiten van het Centrum. Essentiële gegevens uit de door het Centrum opgestelde jaarrekening over het begrotingsjaar 2005 zijn opgenomen in de tabellen 2, 3 en 4. BETROUWBAARHEIDSVERKLARING 3. Deze verklaring is krachtens artikel 185, lid 2, van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad 2 aan het Europees Parlement en aan de Raad gericht; overeenkomstig artikel 248 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap is het opgesteld na onderzoek van de rekeningen van het Centrum. 1 2 PB L 36 van Deze verordening werd gewijzigd bij de Verordeningen (EG) nrs. 3294/94 van (PB L 341 van , blz. 7) en 1651/2003 van (PB L 245 van , blz. 30). PB L 248 van , blz. 1.

5 4 4. De rekeningen van het Centrum over het per 31 december 2005 afgesloten begrotingsjaar 3 werden overeenkomstig artikel 11 van Verordening (EEG) nr. 302/93 opgesteld door de directeur en naar de Rekenkamer gezonden, die haar oordeel moet uitspreken over de betrouwbaarheid ervan en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. 5. De Rekenkamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig haar beleidslijnen en normen, welke berusten op internationale controlenormen die zijn aangepast aan de communautaire context. De controle werd gepland en uitgevoerd om redelijke zekerheid te verkrijgen dat de rekeningen betrouwbaar en de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn. 6. De Rekenkamer heeft redelijke gronden ter onderbouwing van het navolgende oordeel. Betrouwbaarheid van de rekeningen De rekeningen van het Centrum over het per 31 december 2005 afgesloten begrotingsjaar zijn op alle materiële punten betrouwbaar. Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen De onderliggende verrichtingen bij de jaarrekening van het Centrum zijn over het geheel genomen wettig en regelmatig. De hierna volgende opmerkingen doen niets af aan de verklaring van de Rekenkamer. 3 Deze rekeningen werden opgesteld op 15 juni 2006 en zijn op 13 juli 2006 bij de Rekenkamer ingekomen.

6 5 OPMERKINGEN 7. De benuttingsgraad van de vastleggingskredieten ligt boven 90 %, terwijl die van de betalingskredieten slechts 85 % beloopt. Van de administratieve uitgaven is een aanzienlijk deel, namelijk bijna 40 %, overgedragen. Dit is te wijten aan het feit dat de aankopen zijn geconcentreerd aan het eind van het jaar, met alle risico's van dien voor de kwaliteit van de aankoopprocedures. Het Centrum zou zijn beleid inzake opdrachten beter moeten beheersen ter voorkoming van kredietoverdrachten die het beheer omslachtig maken. 8. Het Centrum heeft ten behoeve van zijn beheer een activiteitengeoriënteerde begroting opgesteld. Dit initiatief dient te worden uitgediept met het oog op een beter toezicht op zijn prestaties en op de evaluatie van zijn doeltreffendheid door de invoering van een analytische boekhouding waarin de kosten van de diverse activiteiten van het Centrum zijn af te lezen. 9. In haar vorige verslag merkte de Rekenkamer op dat alleen de rekenplichtige tekenbevoegdheid voor de bankrekeningen had; het Centrum verbond zich ertoe, over te gaan op een systeem van dubbele handtekeningen. In februari 2006 was dat systeem nog steeds niet ingevoerd. 10. De systemen voor de inventarisatie van de vaste activa zijn niet verwerkt in de algemene boekhouding. Zonder een betrouwbaar etiketteersysteem is niet verzekerd dat de inventarisgoederen zijn te traceren. 11. De procedures voor de werving van personeel vertonen tekortkomingen. Bij één selectieprocedure was de samenstelling van het selectiecomité niet conform het pariteitsbeginsel dat is vastgelegd in het Statuut 4. In een ander 4 Artikel 12 van de Regeling van toepassing op de andere personeelsleden.

7 6 geval was de uiteindelijk geselecteerde kandidaat niet degene die aan het slot van de selectieprocedure de beste beoordeling had gekregen. 12. Eind 2004 werd een personeelslid voor een langdurige missie (twee jaar) naar Brussel gezonden. Het doel van deze missie, die eind 2005 ongeveer euro had gekost aan salaris en vergoedingen, kon niet worden achterhaald en de werklast van dit personeelslid bleef gering. Toen de missie werd afgebroken, werd de betrokkene gedetacheerd naar de Commissie, maar het Centrum bleef zijn salaris betalen. 13. Bij de controle van de plaatsing van opdrachten en de sluiting van overeenkomsten werden diverse anomalieën ontdekt. In twee gevallen werd de minimumtermijn voor de ontvangst van de offertes vanaf de uitnodiging tot inschrijving niet in acht genomen. Bij het plaatsen van een aanvullende opdracht lag de waarde van de werken boven de voorgeschreven limieten. Bij twee van de onderzochte dossiers werden de leden van de openingscommissie en van het beoordelingscomité niet bij formeel besluit benoemd. In een laatste geval werd de waarde van de opdracht klaarblijkelijk te laag geschat, waardoor het beginsel van gelijke behandeling van de inschrijvers werd geschonden. Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 28 september Voor de Rekenkamer Hubert Weber President

8 Tabel 1 - Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving (Lissabon) Communautaire bevoegdheden volgens het Verdrag Bevoegdheden van het Centrum zoals omschreven in Verordening (EG) nr. 302/93 van de Raad Organisatie Ter beschikking van het Centrum gestelde middelen 2005 (2004) Geleverde producten en diensten 2005 De Gemeenschap vult het optreden van de lidstaten aan ter vermindering van de schade aan de gezondheid door drugsgebruik, met inbegrip van voorlichting en preventie. (Artikel 152, lid 1, van het Verdrag) Doelstelling De Gemeenschap en haar lidstaten voorzien van betrouwbare informatie op Europees niveau over het verschijnsel drugs en drugsverslaving en de gevolgen daarvan. Het Centrum dient in de eerste plaats de volgende zaken te analyseren: 1) de vraag en terugdringing van de vraag naar drugs; 2) nationale en communautaire strategieën en beleid; 3) internationale samenwerking en geopolitiek van het aanbod; 4) controle op de handel in drugs, psychotrope stoffen en precursoren; 5) gevolgen van het verschijnsel drugs voor de producerende, verbruikende en doorvoerlanden, met inbegrip van het witwassen van geld. Taken - Verzamelen en analyseren van gegevens; - uitvoeren van onderzoeken en voorbereidende maatregelen; - bewerkstelligen van een grotere betrouwbaarheid van gegevens op Europees niveau; - verspreiden van betrouwbare informatie; - verbeteren van de coördinatie tussen de nationale en communautaire acties; - bevorderen van de opneming van de gegevens over drugs in de internationale programma's. 1 - Raad van bestuur Bestaat uit een vertegenwoordiger van elke lidstaat, twee vertegenwoordigers van de Commissie en twee personen met een bijzondere wetenschappelijke deskundigheid die door het Europees Parlement zijn aangewezen. De raad van bestuur stelt het werkprogramma, het algemeen jaarverslag en de begroting vast. 2 - Directeur: benoemd door de raad van bestuur op voordracht van de Commissie. 3 - Wetenschappelijk Comité: brengt advies uit. Bestaat uit een vertegenwoordiger van elke lidstaat. De raad van bestuur kan daarnaast maximaal zes andere leden aanwijzen op grond van hun bijzondere deskundigheid. 4 - Externe controle: Rekenkamer. 5 - Kwijtingverlenende autoriteit Parlement, op aanbeveling van de Raad. Definitieve begroting 12,8 (12,2) miljoen euro waarvan 96 % (96 %) communautaire subsidie Personeelsbestand per 31 december 2005: 77 (77) posten opgenomen in de lijst van het aantal ambten, waarvan 58 (61) bezet, + 25 (22) andere dienstverbanden (hulpfunctionarissen, arbeidscontractanten en uitzendkrachten) Totaal aantal werknemers: 83 (83), waarvan er 50,5 (54,5) uitvoerende taken, 25 (20) ondersteunende taken in administratie en informatica, en 7,5 (8,5) gemengde taken vervullen. Netwerk Het Centrum leidt een geïnformatiseerd netwerk voor het verzamelen en uitwisselen van gegevens, het Europees netwerk voor informatie over drugs en drugsverslaving (Reitox); dit netwerk verbindt de nationale netwerken voor informatie over drugs, de gespecialiseerde centra in de lidstaten en de informatiesystemen van de internationale organisaties die met het Waarnemingscentrum samenwerken. Publicaties: - Jaarverslag over de stand van de drugsproblematiek in de Europese Unie (22 taalversies, gepubliceerd en interactieve website) - Jaarverslag: 'selected issues', (EN, gepubliceerd en interactieve website) - Statistisch bulletin en interactieve website met ruim 200 tabellen, 100 grafieken en PDF-files - Algemeen activiteitenverslag (jaarlijks, EN) - Informatiebrief 'Drugnet Europe' (vier edities, waarvan twee in vijf talen, twee in EN, twaalf teksten) - Technische en wetenschappelijke studies/artikelen (28) Andere websites: Opzetten, bijwerken/ontwikkelen van de inhoud: - Country situation summaries - Country data profiles - Drug treatment overviews - European legal database on drugs - Evaluation instruments bank - Exchange on drug demand reduction action Kennismakingsbrochures (drie teksten) Media-artikelen (110 diverse producten) Deelname aan internationale conferenties/vergaderingen (75) Organisatie van technische en wetenschappelijke vergaderingen (24) Bron: door het Centrum verstrekte gegevens.

9 EUROPEES WAARNEMINGSCENTRUM VOOR DRUGS EN DRUGSVERSLAVING Tabel 2 - Begrotingsuitvoering voor het begrotingsjaar 2005 Herkomst van de ontvangsten Ontvangsten In de definitieve begroting van het begrotingsjaar opgenomen ontvangsten Geïnde ontvangsten Bestemming van de uitgaven Uitgaven Kredieten van de definitieve begroting van het begrotingsjaar vastgelegd betaald Uit het vorige begrotingsjaar overgedragen kredieten beschikbaar betaald (1 000 euro) Beschikbare kredieten (kredieten van het begrotingsjaar en het vorige begrotingsjaar) vastgelegd betaald geannuleerd opgevoerd beschikbaar overgedragen geannuleerd overgedragen geannuleerd Communautaire subsidies Eigen ontvangsten Titel I Personeel (NGK) Titel II Administratie (NGK) Andere ontvangsten 8 Bestemmingsontvangsten (Phare) Titel III Beleidsactiviteiten (GK) Bestemmingsontvangsten (Phare) - VK BK TOTAAL VK TOTAAL TOTAAL BK NGK: niet-gesplitste kredieten (de vastleggingskredieten zijn gelijk aan de betalingskredieten). GK: gesplitste kredieten (de vastleggingskredieten kunnen afwijken van de betalingskredieten). VK: vastleggingskredieten bij een systeem van gesplitste kredieten. BK: betalingskredieten bij een systeem van gesplitste kredieten. (1 000 euro) (1 000 euro) Tabel 3 - Economische resultatenrekening over het begrotingsjaar 2005 ( 1 ) Tabel 4 - Balans per 31 december 2005 en 31 december 2004 ( 1 ) Exploitatieontvangsten Activa Communautaire subsidies Vaste activa Overige subsidies / ontvangsten 312 Voorraden Totaal (a) Vorderingen op korte en lange termijn Exploitatieuitgaven Kasmiddelen Personeelsuitgaven Administratieve uitgaven Totaal Beleidsuitgaven Passiva Totaal (b) Gecumuleerde resultaten uit vorige begrotingsjaren Exploitatieresultaat (c = a - b) Resultaat van het jaar Overige opbrengsten (d) 0 Schulden op lange termijn Overige kosten (e) 35 Schulden op korte termijn Economisch resultaat (f = c + d - e) ( 1 ) De gegevens over het begrotingsjaar 2004 zijn niet weergegeven omdat zij, vanwege wijzigingen in de toegepaste boekhoudmethoden, niet vergelijkbaar zijn met die over het begrotingsjaar Totaal ( 1 ) Om de gegevens over het begrotingsjaar 2004 vergelijkbaar te maken met die over het begrotingsjaar 2005, zijn ze opnieuw bewerkt Bron: Gegevens van het Centrum - Deze tabellen vormen een samenvatting van de gegevens die het Centrum in zijn jaarrekening heeft verstrekt. ADB002928NL05-06PP-DEC095-06VO-RAS05-OEDT-TR.XLS

10 OEDT - Observatoire européen des drogues et des toxicomanies EMCDDA - European Monitoring Centre for Drugs and Drug addiction ANTWOORDEN VAN HET CENTRUM 7. Het Centrum neemt goede nota van de opmerking van de Rekenkamer en heeft maatregelen getroffen om de programmering van zijn aanbestedingen te verbeteren, zodat deze beter over het jaar worden gespreid. Het Centrum continueert de door hem verrichte inspanningen, die ertoe hebben geleid dat in 2005 de benuttingsgraad van de betalingskredieten hoger was dan die van 2004 (stijging van 77 % naar 85 %), met name wat betreft de uitgaven voor de administratie (titel II). 8. Het Centrum neemt goede nota van de opmerking van de Rekenkamer en werkt verder aan de ontwikkeling van zijn systeem voor beheer naar activiteit, dat in 2001 werd ingevoerd. Met behulp van dit systeem is het mogelijk de kosten van zijn projecten en programma s vast te stellen, ook al betreft het geen analytische boekhouding in strikte zin. 9. Het Centrum heeft op 22 maart 2006 een systeem van dubbele handtekeningen voor het beheer van zijn bankrekeningen ingevoerd. 10. Het Centrum heeft met ingang van 2006 een automatische verbinding tussen de begrotingsboekhouding en de algemene boekhouding tot stand gebracht. De onderlinge afstemming tussen boekhouding en inventarisatie staat op het programma voor de maand januari die volgt op het eind van het betrokken begrotingsjaar. Het Centrum heeft overigens in juli 2006 de te inventariseren goederen onderworpen aan een fysieke verificatie. De resultaten hiervan zijn ingevoerd in een gespecialiseerd computersysteem. 11. In afwachting van een definitieve overeenkomst met de Commissie wat betreft de uitvoeringsbepalingen van het Statuut, blijft het Centrum in al zijn selectieprocedures de beginselen die gelden voor de communautaire wervingsprocedures volgen. Daar het Centrum over slechts een klein aantal medewerkers beschikt, waakt het er altijd voor dat een vertegenwoordiger van het personeelscomité als volwaardig lid aan de selectiecomités deelneemt. Het Centrum ziet er in het vervolg op toe dat de keuze van de geselecteerde kandidaat met exacte redenen wordt omkleed, wanneer hierbij wordt afgeweken van de door het selectiecomité opgestelde rangorde. 12. Het Centrum heeft op 31 mei 2005 een einde aan deze missie gemaakt. Eind 2005 heeft het Centrum besloten, overeenkomstig artikel 38 van het Statuut, om de betrokken medewerker voor een periode van negen maanden bij de Commissie te detacheren, zonder mogelijkheid van verlenging. Zoals overeengekomen met de Commissie nam het Centrum de betaling van het salaris van deze functionaris voor zijn rekening. 13. Het Centrum neemt goede nota van de opmerkingen van de Rekenkamer en heeft maatregelen getroffen, met name om : OEDT REP EN.DOC

11 OEDT - Observatoire européen des drogues et des toxicomanies EMCDDA - European Monitoring Centre for Drugs and Drug addiction de programmering van zijn aanbestedingen te verbeteren, teneinde met name het aantal urgente gevallen te reduceren, planmatiger gebruik van de kaderovereenkomsten te bevorderen, de benoeming van de leden van de openingscommissie en het beoordelingscomité (voor offertes) te formaliseren, zijn capaciteit voor ondersteuning van de gedelegeerde ordonnateurs en beheerders te versterken, voor wat betreft afsluiting van overeenkomsten en toekenning van subsidies. Het Centrum is van mening dat de door de Rekenkamer genoemde aanvullende opdracht eigenlijk zich herhalende diensten betrof die regelmatig onderwerp konden zijn van een aanvullende opdracht zonder de voor aanvullende opdrachten voorgeschreven waardelimieten. De eerder genoemde maatregelen zouden het aantal opdrachten van dit type moeten verminderen, zoniet geheel tot nul reduceren. OEDT REP EN.DOC