Procedure NSIJP Ledenraadsverkiezingen 2017 Deel 1 voorbereidingen Datum (circa) Aktie Wie? 25 oktober Artikel verkiezingen inleveren bij IJslandse paarden. Daarin Voorzitter LR opnemen: De informatievoorziening en de verkiezingen vinden plaats via www.nsijp.nl. Leden die geen toegang hebben tot het internet kunnen bij het aangeven schriftelijk te willen stemmen. Een concepttekst is als bijlage A bijgevoegd. 15 november Opstellen lijst vacatures met zittingsduur, ter controle naar voorzitter Ledenraad (NB niet alleen aftredende ledenraadsleden, maar ook de vorige keer niet ingevulde vacatures) 21 november Controle lijst met vacatures Ledenraad Voorzitter LR Controle documenten zoals in de bijlagen bij deze procedure opgenomen 7 december Aankondiging verkiezingen op website, aantal beschikbare vacatures op website. Aankondiging tevens sturen naar IJslander gerelateerde websites. E-mail naar aftredende Ledenraadsleden met aankondiging aftreden. Daarbij duidelijk aangeven dat zij zichzelf op 15 februari opnieuw kandidaat kunnen stellen via kandidaatledenraad@nsijp.nl 15 december E-mail aan alle NSIJP-leden met oproep zich kandidaat te stellen voor Ledenraad en uitleg van verschillende kiesgroepen. Kandidaatstelling via kandidaatledenraad@nsijp.nl. Een concepttekst is als bijlage B bijgevoegd. 7 januari E-mail adressen van actieve vrijwilligers op een rij zetten. Dit zijn in ieder geval alle commissie- en werkgroepleden van het NSIJP, juryleden en leden van de VIT. 22 januari Een herinneringsmail aan alle leden van het stamboek waarin nogmaals opgeroepen wordt zich kandidaat te stellen voor de Ledenraad. Een concepttekst is als bijlage C bijgevoegd. 28 januari Alle actieve vrijwilligers krijgen een mail met een oproep om in hun netwerk mensen te stimuleren zich kandidaat te stellen. Boodschap: ook voor jouw vrijwilligerswerk is een goede democratische controle van belang. Een concepttekst is als bijlage D bijgevoegd. 3 februari Herhaling van deze oproep op facebook. Daarbij het verzoek om deze oproep te delen om zo een zo groot mogelijk sneeuwbal effect te krijgen. 15 februari Sluiting kandidaatstellingperiode
Deel 2 verkiezingen Datum (circa) Aktie Wie? 21 februari Plaatsing lijst met kandidaten op website, aankondigen dat vanaf 1 maart gestemd kan worden. Aankondiging tevens sturen naar IJslander gerelateerde websites. 25 februari Mail aan alle leden van het NSIJP met oproep om te kiezen Een concepttekst is als bijlage E bijgevoegd. 2 maart E-mail aan alle actieve vrijwilligers om in hun netwerk mensen te stimuleren te stemmen. Ook nu weer dezelfde boodschap dat een goede democratische controle voor het vrijwilligerswerk van belang is. Een concepttekst is als bijlage F bijgevoegd. 3 maart Herhaling van deze oproep op facebook. Daarbij het verzoek om deze oproep te delen om zo een zo groot mogelijk sneeuwbal effect te krijgen. 5 maart Herhaalde oproep om te stemmen aan alle leden per mail Een concepttekst is als bijlage G bijgevoegd. 13 maart Herhaalde oproep om te stemmen aan alle leden per mail Een concepttekst is als bijlage G bijgevoegd. 15 maart Sluiting stemmogelijkheid op website Deel 3 afronding Datum (circa) Aktie Wie? 16 maart Stemmen tellen. Indeling leden in beschikbare jaarzetels De daarvoor geldende procedure is als bijlage H bijgevoegd 16-20 maart Indien van toepassing: Aangeven aan voorzitter Ledenraad voor welke jaarzetels geloot moet worden n.t.b. Loten door nader aan te wijzen persoon onder verantwoordelijkheid van voorzitter Ledenraad 20 maart Opstellen concept-voorlopig-rooster van aftreden 21 maart Controle concept-voorlopig-rooster van aftreden Voorzitter LR 22 maart Toezending voorlopig rooster van aftreden aan ledenraadsleden (inclusief nieuw gekozenen) @@ maart Vergadering Ledenraad. Ledenraad Bij aftreden van de zittende functionaris: verkiezing voorzitter, vice-voorzitter, of secretaris Ledenraad eind maart Opstellen definitief rooster van aftreden door de eventueel opengevallen jaarzetel van de voorzitter in te laten nemen door de eerstvolgende op de lijst van gekozenen binnen het aandachtsgebied. Zie bijlage H eind maart Toezending rooster van aftreden aan Ledenraadsleden, plaatsing op website
Bijlage A Tekst artikel in IJslandse Paarden verkiezingen Verkiezingen Ledenraad 2017 Voor veel leden van het NSIJP blijft de Ledenraad nog altijd de zogenaamde 'ver van mijn bed show'. Ik zou me kunnen voorstellen dat terugkerende agendapunten als begrotingen, beleidsplannen en jaarverslagen niet erg tot de verbeelding spreken. En hoe belangrijk ook, verkiezingen van nieuwe bestuurs- of redactieleden vormen wellicht geen onderwerp waar de meeste leden dagelijks mee bezig zijn. Toch kwamen er ook een heel aantal zaken aan bod waar onze leden direct het effect van merken. Het beleid t.b.v. recreatieleden, automatisering van het inschrijfsysteem voor evenementen, prestatieklassen in de wedstrijdsport en het fokkerijbeleid waren zulke onderwerpen. Ondanks dat we verschillende belangen hebben, delen we onze gezamenlijke passie voor het IJslandse paard. Ik denk dat de Ledenraad onmisbaar is om alle belangen een stem te geven zonder dat daarbij de bestuurlijke stabiliteit in het gedrang komt. In maart, zullen de jaarlijkse verkiezingen voor de Ledenraad plaatsvinden. Er zijn dan 12 vacatures verdeeld over de verschillende aandachtsgebieden. Vanaf december kan je je opgeven als kandidaat voor de Ledenraad. Dat kan via een formulier die je per mail zult ontvangen en zal tevens te vinden zijn op www.nsijp.nl. Neem gerust contact met ons op als je meer wilt weten. Dat kan via elk ledenraadslid, te vinden op de website, maar het mag ook via mij: annedelannoy@live.nl. Vind je het ook belangrijk dat onze vereniging zich kan blijven ontwikkelen in de toekomst en lijkt het je wat om hier een constructieve bijdrage aan te leveren? Dan zoeken we jou! Anne de Lannoy, Voorzitter van de Ledenraad
Bijlage B Tekst e-mail aan alle NSIJP-leden met oproep zich kandidaat te stellen voor Ledenraad en uitleg van verschillende kiesgroepen Geacht lid, U bent lid van het NSIJP. En juist omdat u lid bent schrijven wij u aan. vereniging NSIJP Het NSIJP is een vereniging, en in een vereniging zijn het de leden die met elkaar bepalen welke kant de vereniging op moet gaan. Hoe de leden van hun zeggenschap gebruik maken, is allemaal keurig in reglementen vastgelegd. Bij het NSIJP is het sinds 2011 zo geregeld dat de leden uit hun midden een ledenraad kiezen van 35 à 40 personen. Deze ledenraad bepaalt het reilen en zeilen van de vereniging. Zij kiezen het bestuur, stellen het beleid vast en gaan over de begroting en de tarieven. allemaal vrijwilligers Het NSIJP is een vereniging die het moet hebben van vrijwilligers. Organisatoren van evenementen, juryleden en officials bij wedstrijden en keuringen, leden van werkgroepen en commissies en van de redactie van het blad IJslandse Paarden, leden van het bestuur en afgevaardigden naar de ledenraad, het zijn allemaal vrijwilligers. Allemaal mensen die de passie voor het IJslandse Paard delen en hun capaciteiten inzetten om de vereniging zo goed mogelijk te laten functioneren. kandidaten ledenraad gezocht Op dit moment zoeken we kandidaten die zich verkiesbaar willen stellen voor de ledenraad. Het kost weinig tijd. De ledenraad vergadert zo n 2 à 3 keer per jaar, meestal op een avond. Daarnaast vraagt het vooral interesse en de bereidheid om in de eigen omgeving te luisteren en om mee te denken. Bij de samenstelling van de ledenraad zijn we uitgegaan van verschillende interessegebieden. Sommigen van u interesseren zich vooral voor de fokkerij, anderen meer voor bijvoorbeeld de wedstrijdsport, het recreatief gebruik van het IJslandse paard, de kansen voor de jeugd, regionale activiteiten, de bijzondere rol van de vrijwilligers in de vereniging, of juist de vereniging meer in het algemeen. Op al deze gebieden kan de ledenraad de inbreng van de leden van het NSIJP goed gebruiken. Mocht één of meer van deze interessegebieden u aanspreken en lijkt het u aardig of zinvol om eens 4 jaar dichtbij het bestuur een bijdrage te leveren aan de verdere ontwikkeling van het NSIJP, denk er dan eens over om u kandidaat te stellen voor de ledenraad. Of zegt u van uzelf dat ieder zijn steentje bij zou moeten dragen en dat het voor u een kleine moeite is dat ook te doen, ook dan nodigen wij u van harte uit. De volgende Ledenraadszetels zijn in @@@@ vacant: @@@ nog invullen begin december @@@@ Kortom: Het bovenstaande is een dringende oproep aan u om te overwegen of u zich niet kandidaat wilt stellen voor de ledenraad. Het NSIJP kan uw inzet daarbij goed gebruiken. Aarzelt u, of wilt u nadere informatie, neem dan gerust contact op met zittende leden of met het bestuur, zij zijn allen te vinden via de website (www.nsijp.nl). Wordt u in die ledenraad gekozen, dan zit u daar voor een periode van 4 jaar. Ieder jaar treedt een kwart af en ieder jaar kunnen er ook weer 10 nieuwe afgevaardigden voor de ledenraad worden gekozen. procedure
De eerstvolgende verkiezingen zijn begin maart en tot 15 februari a.s. kunt u zich kandidaat stellen. Hoe dat in zijn werk gaat staat allemaal vermeld op de website (www.nsijp.nl), kijk vervolgens rechts bij de Blikvangers. Sytske Casimir, interim voorzitter bestuur Anne de Lannoy, voorzitter ledenraad
Bijlage C Tekst e-mail aan alle NSIJP-leden met herinnering kandidaatstelling Geacht NSIJP-lid, Tot 15 februari aanstaande kunt u zich aanmelden als kandidaat voor het lidmaatschap van de Ledenraad van het NSIJP. De Ledenraad is het hoogste orgaan van de vereniging NSIJP en bestaat uit 35 tot 40 afgevaardigden. Jaarlijks treedt in maart een kwart van deze leden af en zijn er verkiezingen voor de opengevallen plaatsen in de ledenraad. Deze verkiezingen vinden plaats tussen 1 en 15 maart aanstaande. Op 19 december hebben wij u per e-mail al opgeroepen om u kandidaat te stellen voor een van de vacante plaatsen. Bij deze herhalen wij deze oproep. Het kost weinig tijd, de ledenraad vergadert zo n 2 à 3 keer per jaar, meestal op een avond. Daarnaast vraagt het vooral interesse en de bereidheid om in de eigen omgeving te luisteren en om mee te denken over het reilen en zeilen van het NSIJP. Meer informatie vindt u in de mail van 19 december, of op de website www.nsijp.nl. Deelt u met vele anderen de passie voor het IJslandse Paard? Stelt u zich dan kandidaat voor een van de aandachtsgebieden binnen de Ledenraad. Interesseert u zich voor de fokkerij? Of bijvoorbeeld de wedstrijdsport, het recreatief gebruik van het IJslandse paard, de kansen voor de jeugd, regionale activiteiten, of de bijzondere rol van de vrijwilligers in onze vereniging? Voor elk van deze aandachtsgebieden bestaat er een of meerdere vacatures. Ook als u zou mee willen denken over de vereniging meer in het algemeen, ook dan kunt u zich kandidaat stellen. Op al deze gebieden kan de Ledenraad de inbreng van u goed gebruiken. Mocht één of meer van deze aandachtsgebieden u aanspreken en lijkt het u aardig of zinvol om eens 4 jaar dichtbij het bestuur een bijdrage te leveren aan de verdere ontwikkeling van het NSIJP? Denk er dan eens over om u kandidaat te stellen voor de ledenraad. Voor een kleine moeite kunt u uw steentje bijdragen aan het goed functioneren van onze vereniging. Aarzelt u, of wilt u nadere informatie, neem dan gerust contact op met een van de zittende leden of met het bestuur, zij zijn allen te vinden via de website (www.nsijp.nl). Hoe u zich opgeeft staat allemaal vermeld op de website, kijk rechts bij de Blikvangers. Nogmaals: geef u op als kandidaat. Het formulier om dat te doen staat ook op onze website. Wij kijken er naar uit om, na voor u geslaagde verkiezingen, met u samen te denken en te werken aan de toekomst van onze vereniging. Sytske Casimir, interim voorzitter bestuur Anne de Lannoy, voorzitter ledenraad
Bijlage D Tekst e-mail aan alle actieve vrijwilligers met herinnering kandidaatstelling Beste vrijwilliger, Wij sturen je deze mail vanwege je actieve betrokkenheid bij het reilen en zeilen van het NSIJP of een van de daaraan gelieerde organisaties. Tot 15 februari aanstaande kan elk NSIJP-lid zich aanmelden als kandidaat voor het lidmaatschap van de Ledenraad van het NSIJP. De Ledenraad is het hoogste orgaan van de vereniging NSIJP en bestaat uit 35 tot 40 afgevaardigden. Jaarlijks treedt in maart een kwart van deze leden af en zijn er verkiezingen voor de opengevallen plaatsen in de Ledenraad. Deze verkiezingen vinden plaats tussen 1 en 15 maart aanstaande. De Nederlandse IJslanderwereld, dus ook het NSIJP, moet het hebben van vrijwilligers. Organisatoren van evenementen, juryleden en officials bij wedstrijden en keuringen, leden van werkgroepen, commissies, redactie IJslandse Paarden, bestuur en afgevaardigden naar de ledenraad, het zijn allemaal vrijwilligers. Allemaal mensen die de passie voor het IJslandse Paard delen en hun capaciteiten inzetten om de vereniging zo goed mogelijk te laten functioneren. Voor al deze vrijwilligers is een goed functionerende democratische vertegenwoordiging van uitermate groot belang. Daarom roepen wij je op om je kandidaat te stellen, of binnen je eigen kennissen- en vriendenkring NSIJP-leden te stimuleren om zich kandidaat te stellen. Op 19 december en vandaag hebben wij per e-mail de leden opgeroepen zich kandidaat te stellen. In deze mails, of op de website www.nsijp.nl vindt je meer informatie over de Ledenraad en de verkiezingen. Nogmaals, ook voor jouw is een goed functionerende Ledenraad van beland, dus stimuleer je kennissen en vrienden. Sytske Casimir, interim voorzitter bestuur Anne de Lannoy, voorzitter ledenraad
Bijlage E Tekst e-mail aan alle leden met oproep te stemmen Geacht NSIJP-lid, Vanaf 1 tot en met 15 maart worden de jaarlijkse Ledenraadsverkiezingen gehouden. De Ledenraad is het hoogste orgaan van de vereniging NSIJP en bestaat uit 35 tot 40 afgevaardigden. Jaarlijks treedt in maart een kwart van deze leden af en zijn er verkiezingen voor de opengevallen plaatsen in de ledenraad. Wij roepen u op om uw stem uit te brengen via onze website www.nsijp.nl. U kunt in totaal drie stemmen uitbrengen verdeeld over maximaal drie van de kandidaten. Voor het goed functioneren van onze vereniging is een democratische controle uitermate belangrijk. Zorg er daarom voor dat u ook uw stem niet verloren gaat en bepaal mee hoe ons ledenparlement is samengesteld. Het kost weinig moeite, en uw stem gaat niet verloren. Bent u uw gebruikersnaam of wachtwoord vergeten? Ga dan naar onze website, rechts bovenin de openingspagina bevindt zich de link om naar het inlogscherm te gaan. Kies vervolgens nieuw wachtwoord aanvragen en volg de instructies. Wij rekenen op uw stem! Opmerking [E1]: Ettje, kijk even of dit klopt en pas zo nodig deze zin aan. Sytske Casimir, interim voorzitter bestuur Anne de Lannoy, voorzitter ledenraad
Bijlage F Tekst e-mail aan alle actieve vrijwilligers met oproep te stemmen Beste vrijwilliger, Wij sturen je deze mail vanwege je actieve betrokkenheid bij het reilen en zeilen van het NSIJP of een van de daaraan gelieerde organisaties. Vanaf 1 tot en met 15 maart worden de jaarlijkse Ledenraadsverkiezingen gehouden. De Ledenraad is het hoogste orgaan van de vereniging NSIJP en bestaat uit 35 tot 40 afgevaardigden. Jaarlijks treedt in maart een kwart van deze leden af en zijn er verkiezingen voor de opengevallen plaatsen in de ledenraad. Wij roepen je op om je stem uit te brengen via onze website www.nsijp.nl. Voor jou als vrijwilliger is een goed functionerende democratische vertegenwoordiging van uitermate groot belang. Er worden tenslotte besluiten genomen over vraagstukken waarbij je in de ontwerpfase zeer betrokken bent geweest. Wij roepen je daarom op om binnen je eigen kennissenen vriendenkring anderen te stimuleren om te stemmen. Dus hoort, zegt het voort. Er kan tot ten met 15 maart gestemd worden! Sytske Casimir, interim voorzitter bestuur Anne de Lannoy, voorzitter ledenraad
Bijlage G Tekst e-mail aan alle leden met herhaling oproep te stemmen Geacht NSIJP-lid, Graag herinneren wij u er aan dat u tot en met 15 maart kunt stemmen voor de Ledenraad. De Ledenraad is het hoogste orgaan van de vereniging NSIJP en bestaat uit 35 tot 40 afgevaardigden. Jaarlijks treedt in maart een kwart van deze leden af en zijn er plaats voor de opengevallen plaatsen in de ledenraad. Wij roepen u op om u stem uit te brengen via onze website www.nsijp.nl. U kunt in totaal drie stemmen uitbrengen verdeeld over maximaal drie van de kandidaten. Voor het goed functioneren van onze vereniging is een democratische controle uitermate belangrijk. Zorg er daarom voor dat u ook uw stem niet verloren gaat en bepaal mee hoe ons ledenparlement is samengesteld. Het kost weinig moeite, en uw stem gaat niet verloren. Bent u uw gebruikersnaam of wachtwoord vergeten? Ga dan naar onze website, rechts bovenin de openingspagina bevindt zich de link om naar het inlogscherm te gaan. Kies vervolgens nieuw wachtwoord aanvragen en volg de instructies. Wij rekenen op uw stem! Opmerking [E2]: Ettje, kijk even of dit klopt en pas zo nodig deze zin aan. Sytske Casimir, interim voorzitter bestuur Anne de Lannoy, voorzitter ledenraad
Bijlage H Procedure Toelichting rooster van aftreden Ledenraad Vastgesteld in de Ledenraadsvergadering van 23 november 2012 Volgens artikel 7 van de statuten, bestaat de ledenraad uit minimaal 35 en maximaal 40 afgevaardigden (en een voorzitter). De afgevaardigden worden voor een periode van 4 jaar gekozen en jaarlijks treedt een kwart van hen af. Zoals de statuten bepalen heeft de Ledenraad het rooster van aftreden opgesteld. Om een rooster hanteerbaar te maken, is daarbij gebruik gemaakt van het begrip jaarzetel. Bij benoeming in de ledenraad wordt een afgevaardigde ingedeeld in een jaarzetel en hij of zij treedt af op het moment dat voor deze jaarzetel bepaald is. Wordt tussentijds een vacature vervuld, dan treedt de nieuwe afgevaardigde af op het moment dat geldt voor de betreffende jaarzetel. Gekoppeld aan de aandachtsgebieden ontstaat het volgende beeld: Aandachtsgebied Aantal Rooster van aftreden afgevaardigden Fokkerij 4 Jaarlijks één afgevaardigde Sport en wedstrijden 4 Jaarlijks één afgevaardigde Recreatie 4 Jaarlijks één afgevaardigde Jeugd 4 Jaarlijks één afgevaardigde Regionale activiteiten 6 Jaar 1 en jaar 3: twee afgevaardigden Jaar 2 en Jaar 4: één afgevaardigde Kader en vrijwilligers 4 Jaarlijks één afgevaardigde Algemeen 14 Jaar 1 en jaar 3: drie afgevaardigden Jaar 2 en Jaar 4: vier afgevaardigden Totaal 40 Jaarlijks tien afgevaardigden Er zijn bij dit simpele schema enkele knelpunten, waarvoor het volgende bepaald is: De vervanging van de voorzitter. De voorzitter wordt volgens de statuten gekozen uit de Ledenraad en verliest dan stemrecht. De opengevallen plaats wordt ingenomen door de eerstvolgende op de lijst van gekozenen binnen het aandachtsgebied. Volgens het principe van jaarzetels betekent dit dat als een voorzitter halverwege zijn termijn gekozen wordt, de eerstvolgende die zijn/haar plek inneemt, dit doet voor de rest van de periode die voor deze jaarzetel geldt. Oververtegenwoordiging in bepaalde aandachtsgebieden Artikel 7 lid 9 van de statuten bepaalt dat wanneer er minder kandidaten zijn dan het aantal vacatures, iedereen gekozen is. Dit geldt voor de Ledenraad als geheel. Dit betekent dat er in bepaalde aandachtsgebieden meer afgevaardigden kunnen zijn dan het in het Huishoudelijk Reglement bepaalde aantal. Zijn er na verkiezingen overtal-situaties, dan wordt direct na de verkiezingen (onder verantwoordelijkheid van de voorzitter), onder de afgevaardigden met het minste aantal stemmen geloot welke vacante jaarzetel in een ander aandachtsgebied zij zullen gaan bezetten. Zij treden dan af volgens het schema dat geldt voor deze jaarzetel. (Tussentijdse) vacatures Bij het ontstaan van een tussentijdse vacature, wordt deze ingevuld bij de eerstvolgende verkiezing (statuten art7 lid 6). De nieuw gekozen afgevaardigde neemt de jaarzetel in van de ontstane vacature en treedt af op het moment dat voor deze jaarzetel geldt. Als er tijdens verkiezingen binnen een aandachtsgebied sprake is van zowel jaarzetels met een normale duur van 4 jaar als van
vacature-zetels met een kortere duur, wordt hiermee als volgt omgegaan: de reguliere jaarzetels worden ingevuld door de gekozenen met de meeste stemmen, de vacature-jaarzetels door de gekozenen met de minste stemmen binnen het aandachtsgebied.