Vergoedingenreglement 2016 Dit reglement is opgesteld conform het bepaalde in de statuten van Stichting Notarieel Pensioenfonds. Artikel 1. Begripsbepalingen 1.1 Voor dit reglement zijn de begripsomschrijvingen van de statuten en pensioenreglementen van Stichting Notarieel Pensioenfonds van toepassing. In aanvulling op de statuten en pensioenreglementen gelden de volgende begripsomschrijvingen: Dagdeel: een ochtend, middag of avond. Vergoedingsgerechtigde: een lid van de raad van toezicht, het bestuur of het verantwoordingsorgaan van Stichting Notarieel Pensioenfonds. Artikel 2. Vergoedingsstructuur 2.1 Een vergoedingsgerechtigde kan aanspraak hebben op een vergoeding die bestaat uit: 1. basisvergoeding; 2. onkostenvergoeding. Het bestuur bepaalt op welke vergoeding(en) een vergoedingsgerechtigde aanspraak heeft. 2.2 De fiscale en administratieve behandeling van de vergoedingen is per vergoeding nader uitgewerkt. Artikel 3. Basisvergoeding 3.1 De basisvergoeding voor vergoedingsgerechtigden strekt mede tot vergoeding van alle ten behoeve van de uitoefening van de functie door een vergoedingsgerechtigde te maken kosten die niet als onkosten, zoals omschreven in artikel 7, aangemerkt kunnen worden. Artikel 4. Basisvergoedingen raad van toezicht Vergoedingenoverzicht Voorzitter 20.000 per jaar Raad van Toezicht Lid 15.000 per jaar Raad van Toezicht Fiscale en administratieve behandeling 4.1 Alle leden van de raad van toezicht sluiten een dienstverleningsovereenkomst met SNPF. 4.2 De leden van de raad van toezicht worden in beginsel aangemerkt als resultaatgenieters, want zij hebben geen privaatrechtelijke of fictieve dienstbetrekking met SNPF. 4.3 SNPF maakt binnen 30 werkdagen na afloop van het kwartaal, de vergoeding over op het rekeningnummer dat het lid van de raad van toezicht heeft opgegeven. 4.4 SNPF kan volstaan met het indienen van zogenoemde IB 47-formulieren bij de Belastingdienst, wat inhoudt dat het lid van de raad van toezicht de vergoeding van SNPF als resultaat uit overige werkzaamheid (box I) zal moeten aangeven in zijn aangifte inkomstenbelasting. Vergoedingenreglement 2016 1/8
4.5 Indien het lid van de raad van toezicht geen ondernemer is voor de inkomstenbelasting maar wel voor de omzetbelasting (btw) dan dient het betreffende lid van de raad van toezicht: identiteitsbewijs van het lid van de raad van toezicht in haar administratie te bewaren; b. ieder kwartaal, binnen 30 werkdagen na afloop van ieder kwartaal, SNPF een factuur te sturen voor de verschuldigde btw, welke door SNPF wordt vergoed. Het lid van de raad van toezicht is zelf verantwoordelijk voor het wel of niet factureren van btw. 4.6 Het is mogelijk dat een lid van de raad van toezicht wordt aangemerkt als zelfstandig ondernemer voor de inkomstenbelasting en daarnaast eventueel de omzetbelasting (btw). In dat geval dient deze: identiteitsbewijs van het lid van de raad van toezicht in haar administratie te bewaren; b. een dienstverleningsovereenkomst te sluiten met SNPF waarin in ieder geval wordt vastgelegd dat de werkzaamheden niet in dienstbetrekking worden verricht. SNPF zal het initiatief nemen tot het sluiten van een dergelijke overeenkomst. Indien de activiteiten vanuit een rechtspersoon of personenvennootschap verricht worden, wordt deze overeenkomst gesloten met de rechtspersoon of de personenvennootschap van waaruit de activiteiten verricht worden; c. ieder kwartaal, binnen 30 werkdagen na afloop van ieder kwartaal, SNPF een factuur te sturen. Indien het lid van de raad van toezicht verplicht is om SNPF met btw te factureren, stuurt het lid van de raad van toezicht SNPF een factuur voor de verschuldigde btw, welke door SNPF wordt vergoed. Het lid van de raad van toezicht dan wel de rechtspersoon of personenvennootschap is zelf verantwoordelijk voor het wel of niet factureren van btw. Artikel 5. Basisvergoedingen bestuur Vergoedingenoverzicht Voorzitter Bestuurslid met extra taken op terrein BBC/ARC* Bestuurslid Aspirant-bestuurslid 50.000 per jaar 37.500 per jaar 25.000 per jaar 20.000 per jaar Beloning per jaar op basis van een ingeschatte tijdsbesteding van 4 dagdelen per week. Beloning per jaar op basis van een ingeschatte tijdsbesteding van 3 dagdelen per week. Beloning per jaar op basis van een ingeschatte tijdsbesteding van 2 dagdelen per week. Beloning per jaar op basis van een ingeschatte tijdsbesteding van 2 dagdelen per week. Daarnaast wordt de opleiding vergoed. *BBC = Beleggings- en Balansmanagement Commissie / ARC = Audit en Risk Commissie Fiscale en administratieve behandeling 5.1 Alle leden van het bestuur sluiten een dienstverleningsovereenkomst met SNPF. 5.2 Voor leden van het bestuur wordt onderscheid gemaakt tussen: Vergoedingenreglement 2016 2/8
a. leden van het bestuur die werkzaamheden verrichten als zelfstandig ondernemer voor de inkomstenbelasting en eventueel de omzetbelasting (btw), al dan niet vanuit een onderneming of een andere rechtspersoon/personenvennootschap; en b. leden van het bestuur die alleen op basis van fiscale wetgeving een privaatrechtelijke dienstbetrekking hebben met SNPF, in verband met de gezagsverhouding met de raad van toezicht. 5.3 Het bestuurslid dat werkzaamheden verricht als zelfstandig ondernemer voor de inkomstenbelasting en daarnaast eventueel de omzetbelasting (btw), al dan niet vanuit een onderneming of een andere rechtspersoon/personenvennootschap dient: identiteitsbewijs van het bestuurslid in haar administratie te bewaren; b. een dienstverleningsovereenkomst te sluiten met SNPF waarin in ieder geval wordt vastgelegd dat de werkzaamheden niet in dienstbetrekking worden verricht. SNPF zal het initiatief nemen tot het sluiten van een dergelijke overeenkomst. Indien de activiteiten vanuit een rechtspersoon of personenvennootschap verricht worden, wordt deze overeenkomst gesloten met de rechtspersoon of de personenvennootschap van waaruit de activiteiten verricht worden; c. ieder kwartaal, binnen 30 werkdagen na afloop van ieder kwartaal, SNPF een factuur te sturen. Indien het bestuurslid verplicht is om SNPF met btw te factureren, stuurt het bestuurslid SNPF een factuur voor de verschuldigde btw, welke door SNPF wordt vergoed. Het bestuurslid dan wel de rechtspersoon of personenvennootschap is zelf verantwoordelijk voor het wel of niet factureren van btw. 5.4 Het bestuurslid dat alleen op basis van fiscale wetgeving een privaatrechtelijke dienstbetrekking heeft met SNPF, in verband met de gezagsverhouding met de raad van toezicht, wordt opgenomen in de loonadministratie van SNPF op basis van de dienstbetrekking. 5.5 Voor het bestuurslid genoemd in artikel 5.4 houdt SNPF loonbelasting en premies volksverzekeringen in op de vergoeding en draagt deze af. SNPF draagt voor eigen rekening de premies werknemersverzekeringen en premie Zorgverzekeringswet (Zvw) over de beloning af. 5.6 De vergoeding voor het bestuurslid genoemd in artikel 5.4 wordt maandelijks uitgekeerd op het rekeningnummer dat het bestuurslid aan SNPF heeft opgegeven. Artikel 6. Basisvergoedingen verantwoordingsorgaan Vergoedingenoverzicht Lid VO 500 per dagdeel Beloning per dagdeel met een maximum van 5.000 per jaar. Maximum van 6 dagdelen per jaar aan opleidingsdagen. (Worden ook op deze basis vergoed, maar vallen buiten het maximum van 5.000 per jaar). Vergoedingenreglement 2016 3/8
Fiscale en administratieve behandeling 6.1 De leden van het verantwoordingsorgaan worden in beginsel aangemerkt als resultaatgenieters, want zij hebben geen privaatrechtelijke of fictieve dienstbetrekking met SNPF. 6.2 SNPF maakt op basis van getekende presentielijsten per kwartaal, binnen 30 werkdagen na afloop van het kwartaal, de vergoeding over op het rekeningnummer dat het lid van het verantwoordingsorgaan heeft opgegeven. 6.3 SNPF kan volstaan met het indienen van zogenoemde IB 47-formulieren bij de Belastingdienst. 6.4 Indien het lid van het verantwoordingsorgaan geen ondernemer is voor de inkomstenbelasting maar wel voor de omzetbelasting (btw) dan dient het betreffende lid van het verantwoordingsorgaan: identiteitsbewijs van het lid van het verantwoordingsorgaan in haar administratie te bewaren; b. ieder kwartaal, binnen 30 werkdagen na afloop van ieder kwartaal, SNPF een factuur te sturen voor de verschuldigde btw, welke door SNPF wordt vergoed. Het lid van het verantwoordingsorgaan is zelf verantwoordelijk voor het wel of niet factureren van btw. 6.5 Het is mogelijk dat een lid van het verantwoordingsorgaan wordt aangemerkt als zelfstandig ondernemer voor de inkomstenbelasting en daarnaast eventueel de omzetbelasting. In dat geval dient deze: identiteitsbewijs van het lid van het verantwoordingsorgaan in haar administratie te bewaren; b. een dienstverleningsovereenkomst te sluiten met SNPF waarin in ieder geval wordt vastgelegd dat de werkzaamheden niet in dienstbetrekking worden verricht. SNPF zal het initiatief nemen tot het sluiten van een dergelijke overeenkomst. Indien de activiteiten vanuit een rechtspersoon of personenvennootschap verricht worden wordt deze overeenkomst gesloten met de rechtspersoon of de personenvennootschap van waaruit de activiteiten verricht worden; c. ieder kwartaal, binnen 30 werkdagen na afloop van ieder kwartaal, SNPF een factuur te sturen. Indien het lid van het verantwoordingsorgaan verplicht is om SNPF met btw te factureren, stuurt het lid van het verantwoordingsorgaan SNPF een factuur voor de verschuldigde btw, welke door SNPF wordt vergoed. Het lid van het verantwoordingsorgaan dan wel de rechtspersoon of personenvennootschap is zelf verantwoordelijk voor het wel of niet factureren van btw. Artikel 7. Onkostenvergoedingen Reiskosten vergadering 7.1 Vergoedingsgerechtigden hebben per dag waarop zij een of meer vergaderingen, dan wel een opleidingsactiviteit of bijeenkomst hebben bijgewoond, aanspraak op een vergoeding voor de gemaakte reiskosten. Vergoedingenreglement 2016 4/8
7.2 De vergoeding voor reiskosten ten behoeve van deelname aan vergaderingen wordt aan het begin van het kalenderjaar vastgesteld. Zij bedraagt een door het bestuur vast te stellen forfaitair bedrag per kilometer, ongeacht de wijze van vervoer. De afstand tussen woonplaats en de plaats waarin de vergadering wordt gehouden wordt vergoed. De afstand wordt vastgesteld op basis van de meest gebruikelijke reisroute over de weg en wordt getoetst met behulp van de routeplanner van de ANWB. 7.3 De vergoeding bedraagt forfaitair 0,19 per kilometer (exclusief btw). Vergoedingsgerechtigden die btw-plichtig zijn ontvangen naast de reiskostenvergoeding een vergoeding van de btw die zij over de vergoeding afdragen. 7.4 De reiskostenvergoeding voor niet btw-plichtige vergoedingengerechtigden wordt binnen 30 werkdagen na afloop van het kwartaal waarop de vergoeding betrekking heeft, overgemaakt op een door de vergoedingsgerechtigde opgegeven rekeningnummer. 7.5 De reiskostenvergoeding alsmede de btw daarover worden aan de btw-plichtige vergoedingsgerechtigden uitbetaald aan de hand van een door de vergoedingsgerechtigde gestuurde factuur. De vergoedingsgerechtigde dient zorg te dragen dat ieder kwartaal, binnen 30 werkdagen na afloop van ieder kwartaal, SNPF hiervoor een factuur ontvangt (net als voor de basisvergoeding). 7.6 Enkel en alleen de getekende presentielijst van een vergadering strekt tot bewijs dat een vergoedingsgerechtigde de desbetreffende vergadering heeft bijgewoond en in aanmerking komt voor toekenning van vergoeding van reiskosten. 7.7 Vergoedingsgerechtigden kunnen tevens de gemaakte reiskosten voor het bijwonen van een bijeenkomst die noodzakelijk is voor de uitoefening van de bestuursfunctie declareren, mits ten behoeve daarvan het declaratieformulier wordt ingevuld en originele bonnen, nota s, facturen en andere bewijsstukken worden overgelegd. 7.8 Als door een bestuurslid gebruik wordt gemaakt van openbaar vervoer om een vergadering of bijeenkomst zoals genoemd in artikel 7.6 bij te wonen, dan kunnen de kosten voor reizen in de eerste klas worden vergoed middels de hen ter beschikking gestelde ov-kaart in plaats van de vergoeding zoals genoemd in artikel 7.2, echter uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor de uitoefening van de bestuursfunctie. Overnachtingskosten 7.9 Vergoedingsgerechtigden kunnen in uitzonderlijke gevallen én na voorafgaande toestemming van de directie, dan wel voorafgaande toestemming van de voorzitter van het bestuur ingeval een bestuurslid om vergoeding verzoekt, dan wel voorafgaande toestemming van de vicevoorzitter ingeval de voorzitter van het bestuur om vergoeding verzoekt, voor het bijwonen van een of meer vergaderingen een vergoeding ontvangen van de werkelijk gemaakte kosten voor maaltijden en overnachting, mits ten behoeve daarvan originele bonnen, nota s, facturen en andere bewijsstukken worden overgelegd. 7.10 De kosten worden door SNPF rechtstreeks aan de partij waarvan de maaltijd en/of de overnachting is afgenomen overgemaakt. De vergoedingsgerechtigde draagt zorg voor een factuur op naam van SNPF van de partij waarvan de maaltijd/overnachting is afgenomen c.q. Vergoedingenreglement 2016 5/8
de opleiding is afgenomen en waaraan SNPF rechtstreeks betaalt. Indien de vergoedingsgerechtigde de kosten reeds heeft betaald, wordt de vergoeding overgemaakt op het rekeningnummer dat de vergoedingsgerechtigde aan SNPF heeft opgegeven. Opleidingsbijeenkomsten en seminars 7.11 Vergoedingsgerechtigden kunnen na voorafgaande toestemming van de directie, dan wel voorafgaande toestemming van de voorzitter van het bestuur ingeval een bestuurslid om vergoeding verzoekt, dan wel voorafgaande toestemming van de vice-voorzitter ingeval de voorzitter van het bestuur om vergoeding verzoekt, namens het fonds of ten behoeve van deskundigheidsbevordering voor de uitoefening van de functie, in Nederland een bijeenkomst of opleidingsactiviteit bijwonen, en daarvoor een vergoeding ontvangen van de werkelijk gemaakte kosten voor het bijwonen van deze opleidingsactiviteit of bijeenkomst, mits ten behoeve daarvan originele bonnen, nota s, facturen en andere bewijsstukken worden overgelegd. 7.12 De kosten van de opleiding worden rechtstreeks door SNPF aan het opleidingsinstituut voldaan. 7.13 Bovenstaande artikelen gelden niet voor buitenlandse reizen van het bestuur. Kosten van opleidingsactiviteiten en bijeenkomsten in het buitenland komen slechts dan voor vergoeding in aanmerking indien de voorzitter van het bestuur, na verkregen advies van de compliance officer, vooraf toestemming heeft verleend en waarbij de vergoedingsgerechtigde tot genoegen van de voorzitter heeft aangetoond dat het niet mogelijk is om een vergelijkbare opleidingsactiviteit of bijeenkomst in Nederland te volgen. Artikel 8. Externe adviseurs van de beleggings- en balansmanagement commissie 8.1 De externe adviseurs van de beleggings- en balansmanagement commissie ontvangen een vergoeding van 15.000 per jaar naar rato. 8.2 De externe adviseurs van de beleggings- en balansmanagement commissie worden in beginsel aangemerkt als resultaatgenieters, want zij hebben geen privaatrechtelijke of fictieve dienstbetrekking met SNPF. 8.3 SNPF maakt per kwartaal, binnen 30 werkdagen na afloop van het kwartaal, de vergoeding over op het rekeningnummer dat de externe adviseur heeft opgegeven. 8.4 SNPF kan volstaan met het indienen van zogenoemde IB 47-formulieren bij de Belastingdienst. 8.5 Het is echter mogelijk dat een externe adviseur wordt aangemerkt als zelfstandig ondernemer voor de IB dan wel btw. 8.6 De externe adviseur die wordt aangemerkt als zelfstandig ondernemer voor de IB dan wel btw dient zorg te dragen dat ieder kwartaal, binnen 30 werkdagen na afloop van ieder kwartaal, SNPF een factuur ontvangt. De vergoeding is inclusief btw.. De vergoeding wordt derhalve niet verhoogd met btw. De externe adviseur is zelf verantwoordelijk voor het wel of niet Vergoedingenreglement 2016 6/8
factureren van btw. 8.7 De externe adviseur die wordt aangemerkt als zelfstandig ondernemer voor de IB dan wel de btw dient een kopie van het identiteitsbewijs te overleggen en een dienstverleningsovereenkomst met SNPF te sluiten waarin in ieder geval wordt vastgelegd dat de werkzaamheden niet in dienstbetrekking worden verricht. SNPF zal het initiatief nemen tot het sluiten van een dergelijke overeenkomst. Indien de activiteiten vanuit een rechtspersoon of personenvennootschap verricht worden wordt deze overeenkomst gesloten met de rechtspersoon of de personenvennootschap van waaruit de activiteiten verricht worden. Artikel 9. Geschillencommissie 9.1 Wanneer een geschil wordt voorgelegd ontvangt een lid van de geschillencommissie een vergoeding van 500 per dagdeel. 9.2 De leden van de geschillencommissie worden in beginsel aangemerkt als resultaatgenieters, want zij hebben geen privaatrechtelijke of fictieve dienstbetrekking met SNPF. 9.3 SNPF maakt per kwartaal, binnen 30 werkdagen na afloop van het kwartaal, de vergoeding over op het rekeningnummer dat het lid van de geschillencommissie heeft opgegeven. 9.4 SNPF kan volstaan met het indienen van zogenoemde IB 47-formulieren bij de Belastingdienst. 9.5 Het is echter mogelijk dat een lid van de geschillencommissie wordt aangemerkt als zelfstandig ondernemer voor de IB dan wel de btw. 9.6 Het lid van de geschillencommissie die wordt aangemerkt als zelfstandig ondernemer voor de IB dan wel de btw dient zorg te dragen dat ieder kwartaal, binnen 30 werkdagen na afloop van ieder kwartaal, SNPF een factuur ontvangt. De vergoeding is inclusief btw. De vergoeding wordt derhalve niet verhoogd met btw. Het lid van de geschillencommissie is zelf verantwoordelijk voor het wel of niet factureren van btw. 9.7 Het lid van de geschillencommissie dat wordt aangemerkt als zelfstandig ondernemer voor de IB dan wel de btw dient een kopie van het identiteitsbewijs en dienstverleningsovereenkomst met SNPF te sluiten waarin in ieder geval wordt vastgelegd dat de werkzaamheden niet in dienstbetrekking worden verricht. SNPF zal het initiatief nemen tot het sluiten van een dergelijke overeenkomst. Indien de activiteiten vanuit een rechtspersoon of personenvennootschap verricht worden wordt deze overeenkomst gesloten met de rechtspersoon of de personenvennootschap van waaruit de activiteiten verricht worden. Artikel 10. Afwijkingsbevoegdheid, hardheidsclausule en onvoorziene gevallen 10.1 Alleen kosten genoemd in deze regeling komen voor vergoeding in aanmerking. 10.2 In gevallen waarin onverkorte toepassing van de regeling in een bijzonder geval tot onredelijke en ongewenste gevolgen leidt, kan het bestuur een beslissing nemen die afwijkt van de bepalingen van deze regeling. Vergoedingenreglement 2016 7/8
10.3 In onvoorziene gevallen beslist het bestuur. Artikel 11. Uitbetaling vergoeding 11.1 De vergoedingsgerechtigde kan aangeven af te willen zien van het ontvangen van een vergoeding. Artikel 12. Evaluatie 12.1 Het bestuur evalueert de vergoedingen jaarlijks aan het einde van het kalenderjaar. Artikel 13. Inwerkingtreding en overgangsbepaling 13.1 Dit reglement is vastgesteld door het bestuur in de bestuursvergadering van 23 juni 2016, met inachtneming van het adviesrecht van het verantwoordingsorgaan en het goedkeuringsrecht van de raad van toezicht. 13.2 Dit reglement treedt in werking op 1 juli 2016. Vergoedingenreglement 2016 8/8