SAMENWERKINGOVEREENKOMST TUSSEN DE PROVINCIE WEST-VLAANDEREN EN DE STAD BRUGGE Tussen: - De Provincie West-Vlaanderen, met zetel in 8200 Sint-Andries Brugge, Provinciehuis Boeverbos, Koning Leopold III-laan, 41, vertegenwoordigd door de heer Gunter Pertry, gedeputeerde voor Kunst en Cultuur, en de heer Hilaire Ost, provinciegriffier, hierna genoemd de Provincie West-Vlaanderen en mede optredend als het bevoegde gezag van het Provinciaal Museum Bulskampveld te Beernem, en - De Stad Brugge, met zetel in 8000 Brugge, Stadhuis, Burg 11, vertegenwoordigd door de heer Patrick Moenaert, burgemeester, en de heer Johan Coens, stadssecretaris, optredend als het bevoegde gezag van Musea Brugge, contactadres Burg 11 in 8000 Brugge, hierna genoemd de Stad Brugge, wordt de volgende samenwerkingsovereenkomst afgesloten: decretaal kader en beleidskader Gezien het erfgoeddecreet van 23 mei 2008 (artikels 62 en 102) met toewijzing van een belangrijke regierol aan de provincies voor de uitbouw van een regionaal depotbeleid. Gezien het erfgoedbeleidsplan van de provincie West-Vlaanderen, goedgekeurd door de deputatie op 11 december 2008 en bevestigd door de provincieraad van 25 juni 2009, waar de uitbouw van een regionaal depotbeleid een belangrijke operationele doelstelling is Gezien het convenant met de Vlaamse Gemeenschap afgesloten op 29 mei 2009 en bekrachtigd door de provincieraad op 25 juni 2009, waarin de provincie West-Vlaanderen zich engageert voor de uitbouw van een regionaal depotbeleid en dit in overleg met de lokale besturen. Gezien de beleidsplannen van Musea Brugge en het Bruggemuseum goedgekeurd door de gemeenteraad van 24 februari 2009 Gezien de erfpachtovereenkomst voor de Pakhuizen tussen de stad Brugge en Genencor International d.d. 22 december 2006 Gezien het erfgoedconvenant tussen de stad Brugge en de Vlaamse Gemeenschap d.d. 24 februari 2009 Gezien de oprichting van de interlokale vereniging Raakvlak d.d. 01 juni 2004 met betrekking tot archeologisch onderzoek en archeologische depotwerking in de regio Brugge Deze samenwerkingsovereenkomst kadert volledig in dit beleidskader en maakt deel uit van een provinciaal depotbeleid meer bepaald voor de regio Brugge. Hoofdpartners in deze samenwerking vormen Musea Brugge en het Provinciaal Museum Bulskampveld.
1. begrippen en gebiedsafbakening Artikel 1 In deze overeenkomst wordt verstaan onder: Musea Brugge: de volledige groep van stedelijke musea met eigen beheersstructuur, budgetten en personeelskader die onder het gezag van de stad Brugge ressorteren; omvat drie grote groepen: Groeningemuseum (schone kunsten), Hospitaalmuseum (zorgen sociale instellingen), Bruggemuseum (historisch-archeologisch-volkskundig meerlocatiemuseum) Bruggemuseum: onderdeel van de Musea Brugge die meerdere museale en erfgoedlocaties bundelt waaronder het Volkskundemuseum en de collectie volkskunde. Pakhuizen: één van de locaties van het Bruggemuseum ondergebracht in een historisch en monumentaal pakhuis uit de 18 e en 19 e eeuw langs de Komvest, in erfpacht gegeven aan de stad Brugge om er een regionaal depot uit te bouwen Provinciaal Museum Bulskampveld: museum voor ambachtelijke en agrarische collecties in de galerijen en in het kasteel Bulskampveld te Beernem dat onder het gezag van de provincie West-Vlaanderen staat regionaal erfgoeddepot: een ruimte bestemd om erfgoedcollecties in de brede zin en uit een bredere regio (in dit geval de regio Brugge) op een verantwoorde en dynamische wijze te bewaren en te beheren rekening houdend met kwaliteitsnormen inzake conservering, veiligheid en registratie. regionaal depotbeleid: een beleid voeren omtrent bewaring van erfgoedcollecties op een regionaal niveau, voor meerdere erfgoedinstellingen of collectiebeheerders en rekening houdende met de relevante erfgoedactoren in die regio. depotbeheer: het beheren van de goede bewaring en werking van één of meerdere ruimtes die geschikt gemaakt zijn voor een geconditioneerde bewaring en opslag van erfgoedobjecten conservering / behoud en beheer: zowel preventieve als actieve maatregelen, faciliteiten en omstandigheden voor de goede bewaring van erfgoedcollecties registratie: inventarisatie en beschrijving van erfgoedcollecties (inclusief plaatsbepaling) als een belangrijk basisinstrument voor een dynamisch collectiebeheer regio Brugge, gebiedsafbakening: beperkt zich tot het administratieve arrondissement Brugge en omvat volgende 10 gemeenten: Brugge, Knokke-Heist, Damme, Beernem, Oostkamp, Torhout, Zedelgem, Jabbeke, Zuienkerke, Blankenberge Raakvlak: interlokale vereniging van 7 gemeenten uit het administratief arrondissement Brugge Brugge, Knokke-Heist, Damme, Beernem, Torhout, Zedelgem, Jabbeke die samenwerken inzake archeologisch onderzoek en waarvoor een gezamenlijk regionaal archeologisch depot uitgebaat wordt in de Pakhuizen 2. doelstellingen Artikel 2 Met deze samenwerkingsovereenkomst wensen de Provincie West-Vlaanderen en de Stad Brugge de basis te leggen voor een regionaal depotbeleid in de regio Brugge en dit vanuit de complementariteit van bepaalde stedelijke en provinciale collecties. Artikel 3 Deze overeenkomst beoogt depotoplossingen van infrastructurele aard voor stedelijke en provinciale deelcollecties. Artikel 4 Vanuit de eigen depotwerking willen de Stad Brugge en de Provincie West- Vlaanderen ook begeleiding en ondersteuning inzake behoud en beheer en depotfaciliteiten en expertise aanbieden aan andere collectiebeheerders en erfgoedactoren uit de regio Brugge. Artikel 5 Met deze overeenkomst is het de bedoeling om depotwerking, de thematische groepering van bepaalde deelcollecties in depots en de expertisedeling op elkaar af te stemmen zowel tussen de twee hoofdpartners als met andere erfgoedactoren.
3. duur van de overeenkomst Artikel 6 Deze overeenkomst wordt afgesloten voor de duur van vier jaar vanaf 1 januari 2010 tot 31 december 2013. Artikel 7 Deze overeenkomst wordt geëvalueerd in het laatste halfjaar van 2013 en op basis van deze evaluatie bijgestuurd en geactualiseerd om een regionaal depotbeleid op lange termijn verder te zetten na 31/12/2013. 4. afspraken in thematische depotkeuzes en expertise-uitwisseling Artikel 8 Stad Brugge stelt via Musea Brugge zijn expertise ter beschikking van oude kunst en toegepaste kunsten voor de erfgoedactoren van minstens de Brugse regio. Zij voorzien een optimalisering van de depotfaciliteiten voor de eigen kunstcollecties op een nader te bepalen locatie die buiten het bestek van deze overeenkomst valt. Op dit terrein is evenwel een depotfunctie op regionaal niveau niet wenselijk en niet haalbaar. Mogelijkheden voor tijdelijke opvang en dynamisch depotbeheer met bruiklenen en herbestemmingen kunnen wel onderzocht worden (bv voor kunstwerken uit kerken). Artikel 9 Stad Brugge stelt via Musea Brugge zijn expertise ter beschikking van de erfgoedactoren in de Brugse regio inzake behoud en beheer en registratie. Artikel 10 Stad Brugge stelt via Musea Brugge zijn expertise in religieus erfgoed ter beschikking van erfgoedactoren in de stad en de Brugse regio, onder andere vanuit de kunsthistorische kennis voor oude en toegepaste kunsten in de eigen collecties. Artikel 11 De ondersteuning bij archeologische projecten en het beheer van archeologische collecties blijft verder gebeuren vanuit de regionale werking van Raakvlak, inclusief de depotfaciliteit. Artikel 12 Het Provinciaal Museum Bulskampveld stelt zijn expertise inzake ambachtelijke en agrarische collecties ter beschikking van de erfgoedactoren in de Brugse regio. 5. uitbouw en beheer van regionale depots voor de regio Brugge Artikel 13 Stad Brugge bouwt via Musea Brugge, meer bepaald het Bruggemuseum, de Pakhuizen uit tot een regionaal erfgoeddepot voor minder kwetsbare erfgoedcollecties voor de regio Brugge. Bij de bouwplannen, restauratieplannen en inrichtingsplannen en het volledige bouwproces nadien wordt daar terdege rekening mee gehouden. Dit depot omvat vooral volgende soorten collecties: steencollecties, steensculpturen en bouwfragmenten, ambachtelijke en volkskundige collecties (kleinere objecten) en archeologische collecties onder het beheer van Raakvlak (reeds in realisatie). Artikel 14 De Provincie West-Vlaanderen neemt het voortouw in de uitbouw van een regionaal depot voor grotere stukken rollend en rijdend materieel zoals koetsen en karren en wagens in eerste instantie zowel van de provincie als van de stad Brugge. De provincie zoekt daarvoor een locatie in de regio Brugge, ofwel in eigen patrimonium ofwel in huur van of in overeenkomst met derden. De provincie houdt bij ingebruikname, aanpassingen en uitbreidingen terdege rekening met een bestemming als regionaal erfgoeddepot, aangepast aan dergelijke collecties.
Artikel 15 Erfgoedobjecten en roerende collecties van andere erfgoedbeheerders uit de regio Brugge kunnen opgenomen worden in de regionale erfgoeddepots van de Pakhuizen en het provinciale regionaal depot als de Stad Brugge en de Provincie West-Vlaanderen hun eigen collecties erin ondergebracht hebben. Dit zal verlopen met behoud van eigendomsrechten en met garantie van kwalitatieve bewaaromstandigheden en depotbeheer. Dit zal gebeuren onder strikte opnamevoorwaarden en overdracht- en bewaringscondities, overeen te komen in een deponeringscontract. Andere modaliteiten zoals onderhoud, bruiklenen, onderzoek, fotograferen, registratie en ontsluiting, onderhoud, verplaatsingen, transporten, mogelijke herbestemming, terugname, e.d.m. worden in dit contract met de eigenaar en aanbieder van de erfgoedcollectie overeengekomen. Artikel 16 De Stad Brugge en de Provincie West-Vlaanderen kunnen gebruik maken van elkaars depotfaciliteiten zowel in de Pakhuizen als in het regionale depot in functie van elkaars expertise en de mogelijkheden die zich aandienen. Artikel 17 Het depotbeheer van de regionale depots gebeurt gezamenlijk door de Provincie West-Vlaanderen en de Stad Brugge die daarvoor elk een depotverantwoordelijke aanstellen. De medewerker vanuit Provinciaal Museum Bulskampveld en een medewerker van Musea Brugge vormen daarbij een kernteam voor het beheer van beide depots. Zij staan onder andere in voor de opname van collecties in een goede staat en onder een bepaalde registratiegraad en onder verantwoorde transport- en veiligheidsomstandigheden. 6. Depotbeheer: aanstellen van depotbeheerders Artikel 18 De Stad Brugge stelt een depotverantwoordelijke voor de regio Brugge aan vanaf ten vroegste juli 2010. Dit wordt voorzien in de begroting van de stad Brugge vanaf 2011. In eerste instantie en dat voor de duur van deze overeenkomst, omvat de hoofdopdracht van deze depotverantwoordelijke vooral de registratie van de deelcollectie Bruggemuseum-Volkskunde; de opvolging van het depotproject Pakhuizen; het uitwerken en implementeren van beheersinstrumenten voor een regionaal depot. Daarna wordt deze depotverantwoordelijke mede ingezet voor het beheer van het provinciale regionaal depot van zodra dit gebruiksklaar en operationeel is. De stad Brugge voorziet in huisvesting en werkfaciliteiten voor deze depotbeheerder. Artikel 19 De provincie draagt voor drie jaar (2010-2011-2012) telkens 25.000 euro bij in de loonkost van deze depotverantwoordelijke regio Brugge. In 2010 wordt hiermee een half jaar volledige loonkost gedekt; voor 2011 en 2012 zal de stad de andere helft van de loonkost bijpassen. Deze provinciale bijdragen worden gestort met een voorschot van 15.000 euro en een saldo van 10.000 euro. Vanaf 2013 verzekert de Stad Brugge de continuïteit van deze functie binnen het personeelskader van Musea Brugge. Artikel 20 Voor de uitbating en het beheer van een regionaal depot stelt de Provincie een depotbeheerder aan vanuit het Provinciaal Museum Bulskampveld, begeleid door de huidige collectiebeheerder. Deze depotbeheerder zal, vanuit het beheer van de eigen provinciale ambachtelijke en agrarische collecties, mede verantwoordelijk zijn voor het beheer en de uitbating van het provinciale regionale depot samen met de depotverantwoordelijke van de Stad Brugge. Deze depotbeheerder zal ook ingezet worden voor het regionaal erfgoeddepot Pakhuizen in overleg met de stedelijke depotverantwoordelijke.
Opgesteld in drie exemplaren. Elke partij verklaart een exemplaar te hebben ontvangen. Namens de provincie West-Vlaanderen: Hilaire Ost, provinciegriffier Gunter Pertry, gedeputeerde voor Kunst en Cultuur Namens de stad Brugge: Johan Coens, stadssecretaris Patrick Moenaert, burgemeester