agendapunt 3.a.4 969216 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden POELZONE SAMENWERKINGSOVEREENKOMST Portefeuillehouder Berg, A. van den Datum 7 november 2011 Aard bespreking Besluitvormend Afstemming Bijlagen 6 Zaaknummer 24410 Gremia Datum Aard Advies/ Parafering besluit PFO Ber 17-10-2011 Gewijzigd akkoord - PFO Woo 24-10-2011 (Geen) - D&H 07-11-2011 B Conform Geparafeerd door: Veer, B. van der Gevraagd besluit College van Dijkgraaf en Hoogheemraden 07-11-2011 1. De samenwerkingsovereenkomst Poelzone vast te stellen. 2. In te stemmen met het programma van eisen voor de beschoeiing, natuurvriendelijke oevers en vispaaiplaatsen d.d. 13 oktober 2011. 3. Kennis te nemen van het financiele overzicht d.d. 24 oktober 2011. 4. In te stemmen met machtiging door de dijkgraaf van hoogheemraad A. van den Berg om de samenwerkingsovereenkomst te tekenen. Besluit College van Dijkgraaf en Hoogheemraden 07-11-2011
Poelzone samenwerkingsovereenkomst 1. Probleemstelling - context Op 11 april 2011 heeft u besloten de uitvoeringsovereenkomst Groen, water en recreatie Poelzone aan te gaan(kenmerk 938033). In deze uitvoeringsovereenkomst is bepaald dat er een gedetailleerde samenwerkingsovereenkomst uitgewerkt wordt. Deze overeenkomst wordt inclusief het bijbehorende programma van eisen aan u ter besluitvorming voorgelegd. 2. Beoogd effect Na ondertekening van de samenwerkingsovereenkomst kan de gemeente Westland starten met de realisatie van de in de samenwerkingsovereenkomst beschreven van beschoeiing, natuurvriendelijke oevers en vispaaiplaatsen langs de Vlotwatering en Monstersche Vaart. 3. Kernboodschap Delfland heeft in de VV vergadering van 16 december 2010 (kenmerk 20863) besloten om maatregelen uit de programma s Voldoende Water en Schoon Water in het FES-project Poelzone uit te laten voeren door de gemeente Westland. De maatregelen bestaan uit het aanbrengen van een beschoeiing en de aanleg van natuurvriendelijke oevers en vispaaiplaatsen langs de boezemwatergangen Vlotwatering en Monstersche Vaart. Met het oog hierop is een samenwerkingsovereenkomst Poelzone opgesteld. Na ondertekening van deze overeenkomst kan de gemeente starten met de uitvoering. 4. Historie - eerdere besluitvorming Op 16 december 2010 (kenmerk 916851) heeft de VV besloten om investeringsplan en krediet ter beschikking te stellen voor het aanleggen van beschoeiing, natuurvriendelijke oevers en vispaaiplaatsen langs de boezemwatergangen Vlotwatering en Monstersche Vaart. Op 11 april 2011 heeft D&H besloten de uitvoeringsovereenkomst Groen, water en recreatie Poelzone aan te gaan (kenmerk 938033). 5. Regelgeving en Beleid De samenwerkingsovereenkomst wordt gesloten voor de uitvoering van maatregelen uit de programma s Voldoende Water en Schoon Water. 6. Financiën In december 2010 heeft de VV een IP en krediet van 1.785.000,- ter beschikking gesteld voor de eenmalige vergoeding aan de gemeente Westland voor de realisatiekosten van beschoeiing, natuurvriendelijke oevers en vispaaiplaatsen langs de Vlotwatering en Monstersche Vaart. Met de gemeente is overeenstemming bereikt over de meerkosten om het ontwerp zodanig aan te passen dat de natuurvriendelijke oever voor 100% meetelt voor de resultaatsverplichting KRW. De nieuwe eenmalige vergoeding past binnen het huidige IP en krediet vanwege een meevaller doordat Delfland een bouwkavel niet behoefde aan te kopen Zie verder de toelichting en bijlage 2. 7. Duurzaamheid Delfland heeft in het programma van eisen voorwaarden opgenomen, die in lijn zijn met het beleidskader Duurzaam Delfland. Dit programma van eisen maakt onderdeel uit van de samenwerkingsovereenkomst die op grond van artikel 5 van de uitvoerings overeenkomst door de gemeente Westland en Delfland wordt gesloten. 8. Organisatorische en personele consequenties nvt 9. OR/GO nvt
10. Risico- en beheersmaatregelen 1. De post onvoorzien bij het project 701523 is te klein om de plannings- en financiële risico s op te vangen Bij de Poelzone is de uitvoering van het project uitbesteed aan de gemeente Westland en zijn voor de projecten Poelzone en Poelzone KRW de risico s ingeschat die Delfland loopt. De belangrijkste risico s zijn het planningsrisico, het risico op overschrijding van de VAT-kosten en het risico dat de kwaliteit van het eindproduct niet voldoet aan de gestelde eisen. Het uitgangspunt bij projectmatig werken is dat de post onvoorzien groot genoeg moet zijn om de totaalsom van de risicoanalyse te dekken. De post onvoorzien bij het project Poelzone KRW is groot genoeg. De post onvoorzien bij het project Poelzone is te klein. Beheermaatregel De uitvoeringsovereenkomst is reeds getekend en in deze overeenkomst zijn afspraken gemaakt over het betalingsregime (Delfland betaalt 80% van de eenmalige vergoeding na ondertekening van de samenwerkingsovereenkomst) en de op te leveren producten en planning op hoofdlijnen. In de samenwerkingsovereenkomst worden deze afspraken SMART gemaakt en verder uitgewerkt wat betreft de wijze van samenwerking, de te bereiken mijlpalen en het programma van eisen. Deze nieuwe afspraken en de planning van de mijlpalen maken het mogelijk om vroegtijdig te sturen op de planning en de kwaliteit van de op te leveren eindproducten. Een nieuwe afspraak is dat gemeente en Delfland uiterljk 31 december 2013 bepalen of de KRW-maatregelen binnen de Poelzone of op een andere locatie binnen de gemeente aan een KRW-waterlichaam aangelegd zullen worden. Twee punten zijn ambtelijk gepolst bij de gemeente en uiteindelijk niet in de samenwerkingsovereenkomst opgenomen. A. Bij de gemeente is gepolst hoe het bij de gemeente zou vallen wanneer er aanvullend op de afspraken die in de uitvoeringsovereenkomst vastgelegd zijn een boeteclausule in de samenwerkingsovereenkomst opgenomen zou worden. De programmaplannen Voldoende Water en Schoon Water lopen per 31 december 2015 af. Verder loopt Delfland een grote kans op een boete van de EU bij het niet realiseren van de KRWmaatregelen en wil Delfland een gedeelte van deze boete graag neerleggen bij de gemeente als uitvoerder van de KRW-maatregelen binnen de Poelzone. Hierop werd aangegeven dat een boeteclausule tot het afbreken van de samenwerking zou leiden. Gezien deze uitspraak is er voor gekozen om geen boeteclausule als beheermaatregel in de samenwerkingsovereenkomst op te nemen. B. In de overeenkomst was opgenomen dat de gemeente een plan van aanpak opstelde. Daarbij was de hoofdstukindeling voorgeschreven. Ambtelijk is door de gemeente aangegeven dat men geen problemen heeft met het opstellen van een plan van aanpak en bespreken daarvan met Delfland, maar dat de gemeente niet akkoord gaat met een dichtgetimmerd format en akkoordverklaring door Delfland. De gemeente vindt dit niet passen bij de constructie van een afkoopsom. Geadviseerd wordt om de punten A en B te accepteren, omdat de gemeente Westland zich bij de Poelzone geprofileerd heeft als een betrouwbare partner en bij het slagen van de FES Poelzone dusdanig grote belangen heeft, dat verhoging van de post onvoorzien bij het project Poelzone niet noodzakelijk geacht wordt. De einddatum van de FES Poelzone ligt ook op 31 december 2015. De gemeente richt zich in de planning op het verwerven van alle gronden voor 31 december 2013 en het aangaan van alle verplichtingen voor 31 december 2014. De einddatum is dus gelijk aan de einddatum die Delfland hanteert. 2. De kosten van bodemsanering vallen tegen De vergoeding voor de eventuele sanering van de in te richten gronden is verhoogd van 2,- /m2 naar 5,62 naar aanleiding van de ervaringen bij de recente sanering door Delfland van gronden langs de Vlotwatering. Dit is een nieuw feit dat nog niet bekend was bij het bereiken van overeenstemming over de uitvoeringsovereenkomst. Dit is het enige onderdeel van de 2
vergoeding aan de gemeente die niet is gelimiteerd. De reden hiervoor is dat er nu geen bodemonderzoek uitgevoerd kan worden, omdat de betreffende percelen nog niet verworven zijn en de eigenaren de toegang weigeren. Voor deze post is er een zo goed mogelijke inschatting gedaan en is er een bovengrens van 8,43 afgesproken van de kosten per m2 die voor 100% rekening van de gemeente komen. Alle kosten boven deze grens (het gaat om 29.105 m2) delen de gemeente en Delfland op 50/50 basis. Volgens de huidige inzichten is de kans klein dat de kosten dusdanig hoog uitvallen zodat er een extra bijdrage van Delfland benodigd is. Beheermaatregel De locatie van de natuurvriendelijke oevers ligt vast en hier zijn geen beheermaatregelen mogelijk. De vispaaiplaatsen worden op locaties gesitueerd waar een zo goed mogelijke werking te verwachten is. Mocht dit bij het opstellen van het ontwerp blijken dat de saneringskosten boven de 8,43/m2 uitkomen, dan zal aan de hand van een kosten/baten analyse onderzocht worden of er kosten bespaard kunnen worden door het verschuiven van de vispaaiplaatsen naar percelen waar minder saneringskosten gemaakt hoeven te worden. Pas als dit niet mogelijk is zal er een aanvullend IP en krediet aangevraagd worden. 3. Wat is het risico van het tussentijds goedkeuren ontwerpen en overeenkomsten? In de overeenkomst is opgenomen dat Delfland overeenkomsten die Westland met aannemers aangaat, Voorlopig Ontwerp, Definitief Ontwerp en bestek goedkeuren. Trekken we hiermee het risico naar ons toe dat we in de richting van de gemeente met lege handen staan als de werken uiteindelijk niet voldoen of als de werken te laat worden opgeleverd? Beheermaatregel De (theoretische) beheermaatregel is niets doen en afwachten of het eindresultaat voldoet aan de gestelde eisen is niet acceptabel. De risico s die aan deze werkwijze verbonden zijn worden beduidend hoger ingeschat dan de afgesproken werkwijze. Door de tussenproducten van de gemeente te toetsen aan het programma van eisen en daar het vier ogen principe op toe te passen is de kans op het verkrijgen van het gewenste eindproduct aanmerkelijk hoger dan wanneer de tussentijdse mijlpalen vervallen. 11. Communicatie (in- en extern) Aan de ondertekening van de uitvoeringsovereenkomst is de nodige publiciteit gegeven (o.a. bezoek Bleker op 9 september 2011). De samenwerkingsovereenkomst is een uitwerking van de uitvoeringsovereenkomst.. 12. Bekendmaking en vervolgprocedure Na ondertekening van de samenwerkingsovereenkomst liggen de afspraken contractueel vast en start de gemeente met de uitvoering. De voortgang van het project wordt besproken in de gemeentelijke projectgroep Poelzone. De beschoeiing, natuurvriendelijke oever en de vispaaiplaatsen worden uiterlijk 31 december 2015 opgeleverd. 13. Bevoegd orgaan Het college is op grond van artikel 84 lid 3 Waterschapswet bevoegd om besluiten van de VV uit te voeren en in verband daarmee overeenkomsten af te sluiten. De voorzitter vertegenwoordigt volgens artikel 95 van de Waterschapswet het waterschap in en buiten rechte. Indien de voorzitter aan een ander machtiging verleent tot vertegenwoordiging, behoeft deze machtiging de instemming van het dagelijks bestuur. Dit is geregeld in artikel 5, lid 2 van het Mandaatbesluit. 3
14. Toelichting De VV heeft op 16 december 2010, kenmerk 916851, besloten om maatregelen uit de programma s Voldoende Water en Schoon Water in het FES-project Poelzone uit te laten voeren door de gemeente Westland. Dit betreft het aanbrengen van een beschoeiing en de aanleg van natuurvriendelijke oevers en vispaaiplaatsen langs de boezemwatergangen Vlotwatering en Monstersche Vaart. Met het oog hierop zijn de samenwerkings- en de uitvoeringsovereenkomsten opgesteld. Door ondertekening van de uitvoeringsovereenkomst zijn onder andere de financiële afspraken met de gemeente Westland vastgelegd waarover de VV op 16 december 2010 een besluit heeft genomen. Dit betreft de onderstaande kostenaspecten: Bijdrage gronden. 468.560 + 1.910.481 = 2.379.041. Deze gronden staan geactiveerd op de balans en worden middels de akte van levering bij de overdracht van de gronden aan de gemeente overgeheveld naar het project als bijdrage eigendom van derden. Ter beschikking gesteld IP en krediet voor het project 701523 Poelzone van 1.983.278 en het project 701524 Poelzone KRW van 1.188.009. In de risicoparagraaf van het D&H-voorstel van 11 april 2011 was aangegeven dat er door Delfland bij de onderhandelingen met de gemeente ten onrechte vanuit gegaan was dat de natuurvriendelijke oever over de volle breedte van 7,25 m meetelt als resultaatsverplichting KRW. Bij het opstellen van het programma van eisen was naar voren gekomen dat alleen het natte gedeelte van 4,00 m van de natuurvriendelijke oever (55% van de oever) meetelde. Hiermee zou worden afgeweken van het door de verenigde vergadering (VV) op 16 december 2010 (kenmerk 20863) genomen besluit om tegen een eenmalige vergoeding door de gemeente Westland een oppervlakte van 1,2 ha KRW-maatregelen uit te laten voeren. Op initiatief van Delfland en in goede samenwerking met de gemeente is het ontwerp zodanig aangepast dat de resultaatsverplichting KRW nu wel voor de volle 100% meetelt en binnen de kaders van het door de VV genomen besluit valt (zie ook prognose bijlage 2). In het ontwerp is het natte gedeelte van de natuurvriendelijke oever verbreed van 4,00 m naar 7,25 m. Alleen de extra kosten voor het grondverzet zijn opgenomen in de nieuwe eenmalige vergoeding. De gemeente heeft er van afgezien om ook de vastgoedkosten van de extra te vergraven 0,5 ha natuurvriendelijke oever in rekening te brengen. Terwijl deze gesprekken liepen bleek dat de kosten van de sanering van de over te dragen gronden langs de Vlotwatering hoger uitvielen dan verwacht en veel hoger waren dan de 2,/- m2 die in de afkoopsom opgenomen was. Daarop is in overleg met de gemeente de vergoeding verhoogd naar 5,62/m2. Zie verder risico 2. In de samenwerkingsovereenkomst zijn SMART afspraken gemaakt over de wijze van samenwerking, de te bereiken mijlpalen en het programma van eisen zoals: De taken van de gemeente; De planning inclusief de uiterste termijnen waarop de gronden door de gemeente verworven moeten zijn; De mijlpalen die de gemeente oplevert inclusief de reactietermijn van Delfland 15. Bijlagen 1. Samenwerkingsovereenkomst Poelzone incl. programma van eisen d.d. 13 oktober 2011 2. Prognose 24 oktober 2011 (IP en krediet) projecten 701523 Poelzone en 701524 Poelzone KRW 4
Alleen in te vullen indien het een VV-voorstel betreft ** = in te vullen door team Bestuur Kenmerk VV : ** Vergaderdatum : Beleidsveld : Agendapunt : ** De Verenigde Vergadering van Delfland, gelezen het voorstel van dijkgraaf en hoogheemraden van (datum van de VV-vergadering), kenmerk (kenmerk van het voorliggend VV-voorstel; dit betreft een voorstel van D&H aan VV); gelezen het positieve/negatieve (bij ondertekening doorstrepen wat niet van toepassing is) advies van de commissie(s) (commissie noemen); overwegende dat: - (motiveer het besluit, waarom wordt dit besluit genomen). Gelet op: - artikel 84 van de Waterschapswet (bij D&H-voostellen); - artikel 77 van de Waterschapswet (bij VV-voorstellen); - alle andere wetgeving (zoals KRW, NBW, verordening Zuid-Holland, delegatiebesluit etc.; Besluit: Dit moet in overeenstemming zijn met het ontwerpbesluit (ontwerpbesluit kopiëren). Aldus besloten in de openbare vergadering van (datum) De Verenigde Vergadering voornoemd, de Secretaris, de Voorzitter, mr. drs. P.I.M. van den Wijngaart mr. M.A.P. van Haersma Buma