Bijlage 11 Procedure beoordeling Proefopstelling behorende bij de Openbare Europese Aanbesteding Personeelsvoorziening Warme dranken en gekoeld water 2016 Aanbestedende dienst: Albeda College Opgesteld door: Anca van der Sluys (projectleider) Eveline Klip (inkoopadviseur) Datum: 7 maart 2016
1. Werkwijze Inschrijvers die kans hebben de opdracht gegund te krijgen worden uitgenodigd voor het plaatsen van een proefopstelling van automaten waarmee de drie zetsystemen kunnen worden beproefd. Bij deze proefopstelling worden de uitgegeven dranken uit de automaten van de inschrijvers op smaak beoordeeld. De automaten zelf worden op vormgeving beoordeeld. De eisen die aan de proefopstelling worden gesteld, zijn: De te plaatsen automaten incl. vul- en reinigingsinstructie en ingrediënten, dienen vrij van merknamen en logo s te zijn, zodat de proef anoniem kan plaatsvinden.. Inschrijver dient automaten met één zetsysteem per automaat aan te bieden waarvoor de inschrijver alle ingrediënten levert en de automaten vult en afstelt; conform de automaten en ingrediënten op het prijzenblad. U zorgt samen met het facilitair personeel van opdrachtgever ervoor dat de automaten goed worden aangesloten op water en elektriciteit, zodat alle aangeboden automaten in werking kunnen worden beoordeeld. Inschrijver komt tijdens de proefperiode iedere werkdag langs om de automaten te vullen en te reinigen. Dit vullen en reinigen vindt plaats buiten de lestijden en wanneer er nog (maar) weinig medewerkers op de locatie aanwezig zijn; de betreffende locatiemanager bepaalt inoverleg met inschrijver het meest geschikte tijdstip. Inschrijver zorgt ervoor dat tijdens dit bezoek de anonimiteit van inschrijver gehandhaafd wordt door het personeel en het gebruikte materiaal van inschrijver. Inschrijver instrueert het personeel van de aanbestedende dienst betreffende het vullen en onderhoud van de automaten zodat deze zich hiervan een goed beeld kan vormen. Inschrijver verzegelt de automaat na elke vul- en onderhoudsbeurt. De automaten worden op twee nader te bepalen locaties van de aanbestedende dienst geplaatst. De aanbestedende dienst geeft aan in welke ruimtes. Zo nodig wordt er gebruik gemaakt van een derde locatie voor de proefopstellingen. De volgende zetsystemen dienen te worden aangeboden voor de proefopstelling: Verse koffiebonen bonen worden vers gemalen in de automaat Fresh brew - voorgemalen filterkoffie Instant vriesdroog koffie De automaten worden per bovenstaand zetsysteem gevuld met : 1
1. De duurzaam geproduceerde koffie die de inschrijver als lekkerste duurzame koffie uit zijn assortiment beschouwt en in het prijzenblad als duurzame koffie heeft opgenomen. NB: dit kan de sociaal duurzame koffie (fairtrade) zijn. of 2. De koffie die volgens de inschrijver voor dat zetsysteem als lekkerste koffie van het assortiment wordt beschouwd. Dit kan een fairtrade koffie of een standaard koffie zijn en is op het prijzenblad opgenomen. Dit betekent dat de inschrijver automaten dient te leveren voor 3 zetsystemen. Elke leverancier dient één automaat met een zeer snelle zettijd op te stellen waar tevens kannen koffie en heet water getapt kunnen worden. Dit kan eventueel een extra automaat zijn. Alle automaten dienen minimaal de volgende dranken uit te leveren: gewone zwarte koffie (lungo) espresso cappuccino chocoladedrank heet water gekoeld water De kosten van deelname aan de proefopstelling en van het verzorgen van de proefopstelling zijn voor rekening van de inschrijver, m.u.v. de aangeleverde ingrediënten. De proefopstelling en beoordeling vindt plaats van 18 t/m 26 april 2016. Op vrijdagmiddag 15 april 2016 dienen de automaten geïnstalleerd te worden op de proeflocaties. De proefopstelling kan door alle medewerkers van het Albeda College worden beoordeeld; de medewerkers wordt verzocht het beoordelingsformulier (zie paragraaf 5.: Beoordelingsformulier) in te vullen. Naar verwachting zullen ten minste 50 medewerkers per locatie de smaak en vormgeving van de geplaatste automaten beoordelen. Door in te schrijven gaat inschrijver akkoord met de procedure voor de proefopstelling. 2. Puntenverdeling In totaal zijn er 400 punten te scoren. De beoordeling van de proefopstelling is op basis van het criterium smaak per zetsysteem en soort koffie en het criterium vormgeving. De proefopstelling weegt voor 40% mee in de totaalbeoordeling, zie hoofdstuk 5 Beoordeling van het bestek. 3. Procedure beoordeling Om te komen tot een objectieve en reproduceerbare beoordeling zal de aanbestedende dienst het personeel van alle locaties oproepen om deel te nemen aan de beoordeling van de proefopstelling; de aanbestedende dienst gaat uit van voldoende medewerkers die de 2
proefopstelling onafhankelijk van elkaar beoordelen (minimaal 50 per locatie). De beoordeling van de smaak van de koffie en de vormgeving van de automaten wordt gerelateerd aan een aantal stellingen. 3.1. De procedure op hoofdlijnen De beoordelaars moeten per automaat op een vijf puntenschaal aangeven in hoeverre zij de stelling van toepassing achten op die automaat. Gedurende 7 werkdagen zijn de automaten beschikbaar voor beoordeling door de medewerkers van de aanbestedende dienst. De beoordeling wordt individueel gedaan en wordt vastgelegd in een uniform beoordelingsformulier (zie paragraaf 5.: Beoordelingsformulier). Een vertegenwoordiger van de afdeling inkoop verzamelt de beoordelingsformulieren en verwerkt deze. De beoordeling vindt plaats op basis van onderstaande scoringstabel met 5 scoringsmogelijkheden. De automaten worden individueel beoordeeld. De puntentoekenning geschiedt bij elke automaat per zetsysteem zodat voor de smaak van elke soort koffie maximaal 50 punten (5 stellingen x 10 punten) kan worden behaald. Na de beoordeling wordt het totaal aantal punten per zetsysteem bij elkaar opgeteld en gedeeld door het aantal beoordelingen. Per automaat wordt ook de vormgeving beoordeeld; dit geschiedt aan de hand van één stelling. Ook voor deze stelling geldt de scoringstabel en kunnen er dus maximaal 10 punten worden behaald. Dit houdt in dat er per inschrijver in totaal maximaal 180 punten gescoord kunnen worden (het maximaal aantal te scoren punten per soort koffie/zetsysteem + de punten voor de vormgeving van de automaat). 3
Onderstaand de wijze waarop de punten worden toegekend. Scoretabel: 0 punten 2 punten 6 punten 8 punten 10 punten Omschrijving wijze van beoordeling smaak De smaak voldoet niet aan de stelling Te beoordelen als slecht De smaak voldoet niet geheel aan de stelling Te beoordelen als matig De smaak voldoet aan de stelling Te beoordelen als voldoende De smaak voldoet in ruime mate aan de stelling Te beoordelen als goed De smaak voldoet in zeer ruime mate aan de stelling Te beoordelen als uitstekend Omschrijving wijze van beoordeling vormgeving automaat De vormgeving voldoet niet aan de stelling en de richtlijn Te beoordelen als slecht De vormgeving voldoet niet geheel aan de stelling en de richtlijn Te beoordelen als matig De vormgeving voldoet aan de stelling en de richtlijn Te beoordelen als voldoende De vormgeving voldoet in ruime mate aan de stelling en de richtlijn Te beoordelen als goed De vormgeving voldoet in zeer ruime mate aan de stelling en de richtlijn Te beoordelen als uitstekend De inschrijver die het hoogste aantal punten behaalt met de proefopstelling, scoort 400 punten (40% van de totaalscore). Inschrijvers die minder punten behalen, scoren naar rato lager. De volgende formule is van toepassing op de score: Ymax = De beste proefopstelling Ylev = Uw proefopstelling Aantal te behalen punten: (Ylev / Ymax) x 400 punten Hierbij een voorbeeldberekening: 3 inschrijvers (A, B en C) met elk 3 automaten (vormgeving) en dus 3 zetsystemen: De stellingen worden per automaat apart beoordeeld. Per stelling wordt de score berekend: aantal punten gedeeld door aantal stemmen = de score per stelling. 4
Per leverancier worden de scores van alle stellingen bij elkaar opgeteld; dit geeft de eindscore. De leverancier met de hoogste eindscore krijgt 400 punten; de andere inschrijvers krijgen naar rato minder punten. Leverancier A scoort 150 punten Leverancier B scoort 120 punten Leverancier C scoort 80 punten. Leverancier A heeft de hoogste score en krijgt 400 punten. Leverancier B krijgt (120/150) x 400 punten = 320 punten. Leverancier C krijgt (80/150) x 400 punten = 213 punten. De te scoren punten worden bij de beoordeling afgerond op hele getallen. 5
4. Beoordelingsrichtlijnen Criteria Zetsysteem verse bonen Zetsysteem fresh brew Zetsysteem instant Smaak koffie Stelling 1: Ik vind deze koffie lekker Stelling 1: Ik vind deze koffie lekker Stelling 1: Ik vind deze koffie lekker ruiken ruiken ruiken Stelling 2: Ik vind de koffie goed op temperatuur Stelling 2: Ik vind de koffie goed op temperatuur Stelling 2: Ik vind de koffie goed op temperatuur Stelling 3: Ik vind dat deze koffie vol van smaak is Stelling 3: Ik vind dat deze koffie vol van smaak is Stelling 3: Ik vind dat deze koffie vol van smaak is Stelling 4: Ik vind dat deze koffie de juiste bitterheid heeft Stelling 4: Ik vind dat deze koffie de juiste bitterheid heeft Stelling 4: Ik vind dat deze koffie de juiste bitterheid heeft Stelling 5: Ik vind de nasmaak van deze koffie lekker Stelling 5: Ik vind de nasmaak van deze koffie lekker Stelling 5: Ik vind de nasmaak van deze koffie lekker Vormgeving Ik vind dit een mooi vorm gegeven automaat Ik vind dit een mooi vorm gegeven automaat Ik vind dit een mooi vorm gegeven automaat Richtlijn: De automaat is esthetisch mooi vormgegeven, nodigt uit om een bekertje koffie, chocolade, heet water (voor thee) of gekoeld water af te nemen en heeft een uitstraling die past bij een groot ROC als het Albeda College. De losse componenten (bekertjes, suiker, creamer, roerstaafjes en losse theezakjes) zijn netjes opgeborgen in de kast of het meubel rondom de automaat en zijn makkelijk te pakken. Richtlijn: De automaat is esthetisch mooi vormgegeven, nodigt uit om een bekertje koffie, chocolade, heet water (voor thee) of gekoeld water af te nemen en heeft een uitstraling die past bij een groot ROC als het Albeda College. De losse componenten (bekertjes, suiker, creamer, roerstaafjes en losse theezakjes) zijn netjes opgeborgen in de kast of het meubel rondom de automaat en zijn makkelijk te pakken. Richtlijn: De automaat is esthetisch mooi vormgegeven, nodigt uit om een bekertje koffie, chocolade, heet water (voor thee) of gekoeld water af te nemen en heeft een uitstraling die past bij een groot ROC als het Albeda College. De losse componenten (bekertjes, suiker, creamer, roerstaafjes en losse theezakjes) zijn netjes opgeborgen in de kast of het meubel rondom de automaat en zijn makkelijk te pakken. 6
5. Beoordelingsformulier automaat A Criteria Slecht Matig Voldoende Goed Uitstekend 1. Ik vind deze koffie lekker ruiken 2. Ik vind de koffie goed op temperatuur smaak koffie 3. Ik vind dat deze koffie vol van smaak is 4. Ik vind dat deze koffie de juiste bitterheid heeft 5. Ik vind de nasmaak van deze koffie lekker 1. Ik vind dit een mooi vormgegeven automaat vormgeving Richtlijn De automaat is esthetisch mooi vormgegeven, nodigt uit om een bekertje koffie, chocolade, heet water (voor thee) of gekoeld water af te nemen en heeft een uitstraling die past bij een groot ROC als het Albeda College. 7