Beheerregeling GBA Toelichting 1 Algemeen In artikel 14 van de Wet GBA is opgenomen dat de hoofdlijnen van het beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens moeten zijn beschreven, vastgelegd en voor een ieder ter inzage gelegd. Deze hoofdlijnen zijn: taakverdeling en verantwoordelijkheidsverdeling binnen de gemeente; technisch beheer (procedure voor back-up, herstel en uitwijk); procedures inzake de bijhouding van en controle van GBA-gegevens; procedures inzake verstrekking van gegevens; procedures inzake verwerking van terugmeldingen. Het college legt de hoofdlijnen van het beheer van de GBA vast in een regeling, de zogenaamde beheerregeling GBA. Een dergelijke regeling is voor de laatste maal op 10 september 2002 vastgesteld. Vanwege veranderde wetgeving is het nodig een nieuwe beheerregeling vast te stellen. De basis voor de beheerregeling is vastgesteld door de raad (17 juni 2010) in de Verordening GBA Maasdriel 2010. De beheerregeling GBA is een nadere invulling van de eisen omtrent beheer van de GBA zoals die onder meer vermeld staan in hoofdstuk 7 van het Logisch Ontwerp van de GBA. 2 Beheer ex art 14 Wet GBA De beheerregeling is afgestemd op de beheeraspecten (technisch, procedureel en organisatorisch) rond de GBA. De maatregelen gericht op het procedureel en organisatorisch vlak zijn in deze beheerregeling nader uitgewerkt. In de beheerregeling zijn de werkzaamheden van de medewerkers die direct met de GBA werken geformaliseerd. Taken en verantwoordelijkheden zijn afgebakend. Denk hierbij aan onder andere een adequate gegevensverwerking, de beschikbaarheid van het systeem en het waarborgen van de rechten van de geregistreerden. De kwaliteit en continuïteit van de GBA wordt gewaarborgd door de invulling van beheersfuncties en het maken van duidelijk vastgelegde afspraken over het beheer. Vanuit iedere functie moet gezorgd worden voor continuïteit van de gegevensverwerking, betrouwbaarheid en actualiteit van de opgeslagen persoonsgegevens. Hierbij moet tevens gezorgd worden voor een doelmatige informatievoorziening waarbij rekening gehouden wordt met de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.
De beheerregeling GBA voorziet in de invulling van de volgende beheerstaken: 1. informatiebeheer; 2. privacybeheer; 3. systeembeheer/bewerker; 4. applicatiebeheer; 5. gegevensbeheer; 6. gegevensverwerking; 7. beveiligingsbeheer. 3 Beheerstaken Hierna volgt een korte beschrijving van de diverse beheerstaken. De beheersfuncties moeten binnen de organisatiestructuur van het taakveld Burgerzaken ingepast worden. Een aantal functies is eerder al benoemd. Nu er een nieuwe beheerregeling GBA wordt vastgesteld worden de functies opnieuw ingevuld c.q. benoemd. Vanwege de grootte van de organisatie binnen het taakveld Burgerzaken valt aan vermenging van een aantal functies niet te ontkomen. 4 Informatiebeheer Het college is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens in de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA). Het afdelingshoofd Publiekszaken is samen met medewerkers van team Burgerzaken beheerder van de GBA en in die hoedanigheid informatiebeheerder. Het informatiebeheer omvat het geheel van activiteiten gericht op beleidsvoorbereiding ter zake de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, de ontwikkeling van kwaliteitsprocedures, beveiligingsprocedures, verstrekking- en privacyprocedures, alsmede de coördinatie bij de uitvoering van deze procedures. 5 Privacybeheer De GBA is een registratie van personen waarop onder normale omstandigheden de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP) van toepassing zou zijn. De Wet GBA kent echter een eigen stelsel van privacybescherming. Het college heeft als verantwoordelijke van de GBA zorg te dragen voor een zorgvuldige gegevensverstrekking uit de GBA. Veel van de dagelijkse verstrekkingen zijn gebaseerd op wettelijke voorschriften (autorisatiebesluit buitengemeentelijk afnemer, bijzondere derden). De verstrekkingen aan vrije derden en binnengemeentelijke afnemers zijn geregeld in de Verordening Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Verordening GBA Maasdriel 2010). Het afdelingshoofd Publiekszaken is beheerder van de GBA en in die hoedanigheid privacybeheerder. De privacybeheerder is verantwoordelijk voor het geheel van activiteiten gericht op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de ingeschrevenen bij het verzamelen en het verwerken van gegevens en de informatievoorziening. 6 Systeembeheer/Bewerker Het systeembeheer van de gemeente Maasdriel is ondergebracht bij het team I&A van de afdeling Bedrijfsvoering. De systeembeheerder is bewerker in de zin van art. 15 van de Wet GBA. De bewerker is verantwoordelijk voor het geheel van activiteiten gericht op het onderhouden van de technische aspecten van het toepassingssysteem. De bewerker moet in overleg met de GBAbeheersfunctionarissen zorgen voor een goede werking van de GBA-applicatie. De belangrijkste procedures zijn back-up en herstel, uitwijk en beveiliging. 7 Applicatiebeheer De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor het geheel van activiteiten gericht op het ondersteunen van het GBA-toepassingssysteem en de waarborging van continuïteit aan de 2
gebruikerszijde van de informatievoorziening. De leverancier van de GBA-applicatie (Pink Roccade) heeft de regelgeving op het GBA-gebied verwerkt in de programmatuur. Na plaatsing van nieuwe versies zorgt de applicatiebeheerder ervoor dat de gebruikers op de hoogte worden gebracht van de wijzigingen die consequenties hebben voor de uitvoering van procedures. 8 Gegevensbeheer De gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor het geheel van activiteiten gericht op de inhoudelijke kwaliteitszorg betreffende het gegevens verzamelen, de gegevensverwerking en de informatievoorziening. 9 Gegevensverwerking Gegevensverwerking is op zichzelf geen beheerstaak maar een uitvoerende functie. Voor een goed beheer van de GBA is deze functie echter wel belangrijk. De gegevensverwerkers zijn de medewerkers van het team Burgerzaken die de dagelijkse uitvoeringsprocedures toepassen. De gegevens die door de gegevensverwerkers worden verwerkt zijn ontleend aan betreffende aangifteformulieren en andere documenten (brondocumenten genoemd). Deze gegevens worden op voorgeschreven wijze middels het daartoe bestemde toepassingssysteem opgenomen in het gegevensbestand. Voor een goed beheer van de GBA is het noodzakelijk dat deze (bron)documenten goed worden gearchiveerd. 10 Beveiligingsbeheer De beveiligingsbeheerder is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de maatregelen en procedures die voortkomen uit het Informatiebeveiligingsplan GBA en waardedocumenten. De beveiligingsbeheerder rapporteert periodiek (minimaal eens per jaar) aan het managementteam en de burgemeester. 3
Het college van de gemeente Maasdriel; gelet op artikel 14 van de Wet Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA); besluit: vast te stellen de volgende: Beheerregeling GBA Maasdriel 2010 (inclusief bijlagen 1 t/m 4) Hoofdstuk 1 ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 1 Deze regeling verstaat onder: Wet GBA: de Wet Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Stb. 1994, 494); Verordening GBA: de Verordening Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Maasdriel 2010 (Verordening GBA Maasdriel 2010); GBA: de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; bevroren bevolkingsregister: de registers die zijn ingericht op basis van de Wet op de bevolkings- en verblijfsregisters en het besluit bevolkingsboekhouding en die ingevolge de intrekking van die wet en dat besluit per 1 oktober 1994 niet meer worden bijgehouden; audit: een controle op de integriteit van de persoonsgegevens welke wordt uitgevoerd door een namens de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aangewezen auditinstelling. De audit bestaat uit onder andere een aselecte steekproef van actuele en opgeschorte persoonslijsten. De omvang van de steekproef is afhankelijk van het inwonertal van de gemeente; kwaliteitssteekproef: een controle op de inhoud van gegevenselementen aan de hand van de daaraan ten grondslag liggende brondocumenten en procedures, over een representatief aantal persoonslijsten; foutverslag: het automatisch door het systeem aangemaakte overzicht van fouten die ontdekt zijn in de over het netwerk binnenkomende berichten; foutenlijst: het door het systeem aangemaakte overzicht van foutieve elementen op de persoonslijsten die zich in de gemeentelijke basisadministratie bevinden; toepassingssysteem: de software en hardware die wordt gebruikt om de GBA in te richten en bij te houden; brondocumenten: documenten waaraan overeenkomstig de Wet GBA gegevens mogen worden ontleend die in aanmerking komen voor opname op een daarvoor in aanmerking komende persoonslijst in de GBA; persoonslijst: het geheel van gegevens (als bedoeld in artikel 34, eerste lid van de Wet GBA) over één persoon in de GBA; autorisatie: het binnen de toepassingsprogrammatuur toekennen van het niveau van gebruikersmogelijkheden aan een persoon of afdeling of het binnen de toepassingsprogrammatuur toekennen van het niveau van gegevensverstrekking aan afnemers en derden; verantwoordelijke: het college van Maasdriel dat via de Wet GBA is aangewezen als verantwoordelijke; beheerder: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van het college (de verantwoordelijke) belast is met de dagelijkse zorg voor de basisadministratie; bewerker: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke of beheerder persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen en die geen zeggenschap heeft over de verwerking; ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de Wet GBA in de GBA van de gemeente is opgenomen; 4
afnemer: bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1:1, eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht; binnengemeentelijke afnemer: elke afnemer die een organisatieonderdeel is van de gemeente Maasdriel; derde: elk ander persoon, instelling of rechtspersoon dan een afnemer en de ingeschrevene; geregistreerde: degene die geen ingeschrevene is in de gemeente en over wie gegevens in de basisregistratie personen van de gemeente Maasdriel zijn opgenomen. Artikel 2 Het afdelingshoofd Publiekszaken is beheerder van de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en in die hoedanigheid informatiebeheerder en privacybeheerder. Hij kan de taak van informatiebeheerder en privacybeheerder geheel of gedeeltelijk mandateren aan een of meer zijn ondergeschikte ambtenaren. De beveiligingsbeheerder is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de maatregelen en procedures die voortkomen uit het Informatiebeveiligingsplan GBA en waardedocumenten. De beveiligingsbeheerder rapporteert periodiek (minimaal eens per jaar) aan het Management Team en de burgemeester. Artikel 3 1. Het afdelingshoofd Publiekszaken wijst functionarissen aan die worden belast met: a. gegevensbeheer; b. applicatiebeheer; c. privacybeheer; d. gegevensverwerking; e. het namens het college afnemen van de in artikel 36, lid 2, onder sub e, van de Wet bedoelde verklaring. 2. De coördinator I&A wijst medewerkers aan die zijn belast met het systeembeheer. Hoofdstuk 2 HET INFORMATIEBEHEER Artikel 4 De informatiebeheerder voorziet in: a. een jaarlijkse planning van de beheeractiviteiten; b. een jaarlijkse rapportage aan het college over de bij a. bedoelde planning, waarbij tevens inzicht wordt gegeven in de kengetallen van de bijhoudings- en beheerprocedures; c. een jaarlijkse rapportage over de resultaten die voortvloeien uit de in artikel 11 bedoelde kwaliteitssteekproef; d. administratieve beheerprocedures, voor zover hier niet door of bij de Wet in is voorzien; e. periodiek overleg tussen hem en de applicatiebeheerder, de privacybeheerder en de gegevensbeheerder; f. halfjaarlijks overleg tussen hem en de systeembeheerder (bewerker); g. richtlijnen voor de bijhouding van de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. Artikel 5 De informatiebeheerder adviseert het college als de verantwoordelijke van de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens over de navolgende aspecten die voortvloeien uit de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens te weten: a. persoonsinformatievoorziening; b. beveiliging; c. privacy; d. gegevenskwaliteit; e. personeelsaangelegenheden. 5
Artikel 6 De informatiebeheerder beslist: a. over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA-toepassingssysteem; b. op incidentele verzoeken van binnengemeentelijke afnemers tot rechtstreekse toegang tot de basisadministratie persoonsgegevens; c. op overige verzoeken van binnengemeentelijke afnemers en derden tot het verkrijgen van gegevens uit de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; d. over het toekennen van autorisaties. Artikel 7 De informatiebeheerder ziet er op toe dat: a. de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd; b. de behandeling en afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking uit de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens geschiedt volgens de bepalingen uit de Wet GBA en de Verordening GBA Maasdriel 2010; c. de bij of krachtens de Wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding, alsmede de beveiliging van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens worden nageleefd; d. dat alle in artikel 3 genoemde functionarissen, alsmede de systeembeheerder op de hoogte zijn van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA-toepassingsysteem en van de gevolgen van deze installatie; e. de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de wet en het beveiligingsplan GBA en waardedocumenten worden nageleefd. Artikel 8 De informatiebeheerder, of een door haar aan te wijzen functionaris opgesomd in artikel 3, neemt deel aan buitengemeentelijk overleg inzake onderwerpen die het beheer van de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens aangaan. Hoofdstuk 3 HET GEGEVENSBEHEER Artikel 9 De gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor: a. de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden in de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; b. het beheer van documentatie op het gebied van de Wet en overige regelgeving op het gebied van de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; c. de communicatie met de afnemers en andere houders van Gemeentelijke basisadministraties over gegevensverwerking. Artikel 10 De gegevensbeheerder is bevoegd in overleg met de applicatiebeheerder vanuit de in artikel 9 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven inzake de opname en bijhouding van gegevens in de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. Artikel 11 Periodiek wordt de inhoudelijke kwaliteit van het bestand van persoonslijsten van ingezetenen onderworpen aan een audit door een namens de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aangewezen auditinstelling. De gegevensbeheerder voorziet in een doorlopende kwaliteitssteekproef en de uitvoering van de daarmee samenhangende verbetermaatregelen gericht op het welslagen van de eerder vermelde audit. Artikel 12 De gegevensbeheerder neemt deel aan het in artikel 4, onder e genoemde overleg. 6
Hoofdstuk 4 HET SYSTEEMBEHEER Artikel 13 De systeembeheerder is verantwoordelijk voor het technisch onderhoud van het toepassingssysteem. Het systeembeheer is ondergebracht bij het team I&A, bewerker in de zin van artikel 15 van de Wet GBA. Artikel 14 De systeembeheerder (bewerker) voorziet in: a. de fysieke beveiliging van het toepassingssysteem; b. een dagelijkse back-up die wordt ondergebracht in een daartoe uitgeruste en beveiligde ruimte op een andere locatie dan de ruimte waarin de GBA-apparatuur is opgesteld; c. de technische installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het toepassingssysteem; d. de beschikbaarheid van het toepassingssysteem overeenkomstig hetgeen daarover intern en met derden is overeengekomen. Artikel 15 De systeembeheerder (bewerker) is bevoegd: 1. direct maatregelen te treffen als de continuïteit van het toepassingssysteem of de daarin opgeslagen informatie acuut in het geding is; hij is verplicht achteraf ter zake te rapporteren aan de informatiebeheerder; 2. aanwijzingen te geven over: a. beheer toepassingssystemen; b. beheer van bestanden; c. reconstructiemaatregelen. Artikel 16 De systeembeheerder (bewerker) neemt deel aan het in artikel 4, onder f genoemde overleg. Hoofdstuk 5 HET APPLICATIEBEHEER Artikel 17 De applicatiebeheerder voorziet in: a. een planning van periodieke gegevensverstrekking die op basis van het autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties wordt gedaan; b. de communicatie bij storingen in hard- en software; c. een logboek waarin bijzondere gebeurtenissen worden bijgehouden; d. de toekenning van de autorisatieniveaus voor actualiseringen aan de gegevensverwerkers, de gegevensbeheerder, de applicatiebeheerder en de informatiebeheerder in opdracht van de informatiebeheerder; e. de bijhouding van een verzameling van de autorisaties, die overeenkomstig artikel 6 door de informatiebeheerder zijn toegekend; f. het testen en evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem, alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur; g. de beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en/of gewijzigde versies van het toepassingssysteem; h. de bijhouding van een verzameling van alle problemen en klachten, die bij het gebruik van het toepassingssysteem ontstaan en tracht eventueel door inschakeling van de systeembeheerder of een derde, voor een oplossing te zorgen; i. de voorlichting aan de alle in artikel 3 genoemde functionarissen met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het toepassingssysteem; j. de coördinatie van de werkzaamheden in geval van uitwijk in overleg met de systeembeheerder; k. de vormgeving en inhoud van documenten, die rechtstreeks aan de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens worden ontleend; 7
l. de afhandeling van verzoeken omtrent managementgegevens; m. een zo spoedig mogelijke oplossing in geval van storingen binnen het toepassingssysteem, zo nodig door inschakeling van een derde. Artikel 18 De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor: a. de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem; b. het tijdig opschonen van de relevante bestanden in de database; c. de technische afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken Koninkrijksrelaties, alsmede de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van de door het college vastgestelde procedurebeschrijving voor de gemeentelijke basisregistratie; d. het beheer van de tabellen van de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; e. het beheer van de gebruikersdocumentatie. Artikel 19 De applicatiebeheerder is bevoegd: a. gegevensverwerkers en het personeel van externe afdelingen/diensten die direct toegang hebben tot de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens aanwijzingen te geven over het gebruik van het toepassingssysteem; b. over het gebruik van de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens gedragsregels op te stellen. Artikel 20 De applicatiebeheerder beslist, na overleg met de gegevensbeheerder en de systeembeheerder, over gehele of gedeeltelijke inwerkingtreding van uitwijkprocessen zoals beschreven in de procedure uitwijk. Artikel 21 De applicatiebeheerder ziet erop toe dat voorgeschreven procedures uit het Informatiebeveiligingsplan GBA en waardedocumenten worden nageleefd. Artikel 22 De applicatiebeheerder neemt deel aan: a. het overleg genoemd in artikel 4, onder e en f; b. het externe applicatiebeheerdersoverleg. Hoofdstuk 6 HET PRIVACYBEHEER Artikel 23 De privacybeheerder is verantwoordelijk voor: a. de inhoudelijke afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken Koninkrijksrelaties, alsmede de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op grond van de door het college vastgestelde Verordening GBA Maasdriel 2010; b. het dagelijkse toezicht op de naleving van de privacyvoorschriften die voortvloeien uit de Wet GBA en de Wet Bescherming Persoonsgegevens met betrekking tot de afdeling Burgerzaken. Artikel 24 De privacybeheerder voorziet in: a. de afhandeling van de verzoeken om inzage overeenkomstig artikel 79 van de wet (inzage); b. de behandeling van alle verzoeken om geheimhouding die op basis van artikel 102 lid 1a ingediend worden en doet eventueel de privacytoets van art. 102 lid 2; c. afhandeling verzoeken om inzage in verstrekkingen aan afnemers en derden. 8
Artikel 25 De privacybeheerder is bevoegd: a. op grond van het in artikel 23 genoemde toezicht, alle gebruikers van het toepassingssysteem aanwijzingen te geven; b. ongevraagd advies uit te brengen over alle procedures en producten die betrekking hebben op de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, waarbij de persoonlijke levenssfeer in het geding is. Artikel 26 De privacybeheerder is betrokken bij alle bezwaarschriftenprocedures die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de wet en daarbij behorende regelingen, de Wet bescherming Persoonsgegevens voor zover hierbij privacyaspecten aan de orde zijn. Hoofdstuk 7 DE SPECIALISTISCHE WERKZAAMHEDEN GBA Artikel 27 De gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor: a. het verwerken van complexe mutaties en correcties met betrekking tot de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; b. het uitzetten van richtlijnen met betrekking tot het actualiseren en corrigeren van persoonsgegevens. Artikel 28 De gegevensbeheerder voorziet in: a. de behandeling van wijzigingsverzoeken als bedoeld in artikel 81, 82 en 83 van de wet; controlewerkzaamheden ter waarborging van de kwaliteit van de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; b. de behandeling van het netwerkverkeer, behalve de periodieke gegevensverstrekking; c. de toetsing van de waarde die aan overlegde brondocumenten kan worden toegekend aan de hand van artikel 36 van de Wet GBA en ziet er op toe dat geen gegevens worden verwerkt uit documenten waaraan bij of krachtens de Wet GBA geen ontleningsstatus is gegeven. Artikel 29 De gegevensbeheerder is bevoegd: aanwijzingen te geven inzake de opname en bijhouding van gegevens in de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. Hoofdstuk 8 DE GEGEVENSVERWERKING Artikel 30 De gegevensverwerkers voorzien in: 1. het verwerken van de gegevens overeenkomstig de krachtens de wet, middels het Logisch Ontwerp, handleiding uitvoeringsprocedures, voorgeschreven wijze, voor zover daartoe door de applicatiebeheerder geautoriseerd; 2. het verzamelen van de daarvoor bestemde gegevens; 3. de archivering van de brondocumenten op grond waarvan de gegevens zijn verwerkt; 4. de behandeling van mutaties; 5. de behandeling van de foutverslagen, voortvloeiend uit de inkomende netwerkberichten; 6. de dagelijkse controle van in het systeem aangebrachte actualiseringen; 7. de kennisgeving aan de geregistreerde voor wat betreft de verwerking van: a. wijziging van het naamgebruik; b. vervolginschrijving voor zover het betreft een binnengemeentelijke verhuizing en een vervolginschrijving die leidt tot opname in de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; 9
8. de toezending van de complete persoonslijst aan de geregistreerde ingeval van een: a. 1e inschrijving in de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; b. een vervolginschrijving uit het buitenland. Artikel 31 De gegevensverwerkers beslissen op aangiften en verzoekschriften die op grond van de Wet worden gedaan met in achtneming van het gestelde in artikel 26 en voor zover hier niet op andere wijze in is voorzien. Hoofdstuk 9 HET BEVEILIGINGSBEHEER Artikel 32 De beveiligingsbeheerder is verantwoordelijk voor het beheer van het Informatiebeveiligingsplan GBA en waardedocumenten. Artikel 33 De beveiligingsbeheerder is bevoegd om medewerkers van het team Burgerzaken en het team Klantcontact aanwijzingen te geven ten aanzien van beveiligingsvoorschriften, die voortvloeien uit de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en het Informatiebeveiligingsplan GBA en waardedocumenten. Artikel 34 De beveiligingsbeheerder ziet er op toe dat: a. beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de wet en het Informatiebeveiligingsplan GBA en waardedocumenten worden nageleefd; b. de in deze regeling opgenomen bepalingen inzake beveiliging worden nageleefd. Artikel 35 De beveiligingsbeheerder adviseert het college rechtstreeks als verantwoordelijke van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens over beveiligingsaspecten die uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en het Informatiebeveiligingsplan GBA en waardedocumenten voortvloeien. Artikel 36 De beveiligingsbeheerder voorziet in een jaarlijks verslag aan het college over de activiteiten inzake het Beveiligingsbeheer. Hoofdstuk 10 SLOTBEPALINGEN Artikel 37 De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden naast de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens tevens voor het bevroren bevolkingsregister en de in de Gemeentelijke basisadministratie aangehaakte gegevens die onder de werkingssfeer van de Wet Bescherming Persoonsgegevens vallen. 10
Artikel 38 1. Deze beheerregeling wordt aangehaald als Beheerregeling GBA Maasdriel 2010. 2. Deze regeling treedt in werking op 1 juli 2010. Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van 22 juni 2010. Het college van Maasdriel, De secretaris, de burgemeester, mr. ing. A.P.J.M. de Jong A.H. Boerma-van Doorne 11
Bijlage 1 Aanwijzing van beheerfunctionarissen Op grond van artikel 2 van de GBA-beheerregeling zijn de navolgende beheerfunctionarissen aangewezen: Informatiebeheer Als informatiebeheerder is aangewezen: afdelingshoofd Publiekszaken. Als zijn plaatsvervanger is aangewezen: medewerker team Burgerzaken. Gegevensbeheer/applicatiebeheer Als gegevensbeheerder is aangewezen: afdelingshoofd Publiekszaken. Als plaatsvervanger is aangewezen: medewerker team Burgerzaken (back office). Als applicatiebeheerder is aangewezen: medewerker team Burgerzaken (back office). De plaatsvervanger is de applicatiebeheerder van het team Vergunningen. Naast de gegevensbeheerder zijn tevens belast met het berichtenverkeer: de medewerkers van het team Burgerzaken (back office). Privacybeheer Als privacybeheerder is aangewezen: medewerker team Burgerzaken. Plaatsvervanger is het afdelingshoofd Publiekszaken. Systeembeheer Als systeembeheerder is aangewezen de coördinator I&A. Als zijn plaatsvervangers zijn aangewezen de systeembeheerders van het team I&A. Gegevensverwerking Als gegevensverwerkers worden alle medewerkers van het team Burgerzaken aangewezen. Het namens het college van burgemeester en wethouders afnemen van de in artikel 36, lid 2, sub e. van de Wet bedoelde verklaringen Aangewezen zijn de medewerkers van het team Burgerzaken en het afdelingshoofd Publiekszaken. Beveiligingsbeheer Als beveiligingsbeheerders zijn aangewezen de beveiligingsfunctionarissen, zijnde de concerncontroller, de coördinator DIV en de coördinator Facilitaire Zaken. Als hun plaatsvervanger is aangewezen de coördinator I&A. De concerncontroller is tevens de algeheel verantwoordelijke van het taakveld beveiligingsbeheer. Maasdriel, 22 juni 2010 De secretaris, De voorzitter, mr. ing. A.P.J.M. de Jong A.H. Boerma-van Doorne 12
Bijlage 2: Archivering brondocumenten GBA Op basis van de Beheerregeling GBA Maasdriel 2010 worden GBA-brondocumenten als volgt gearchiveerd: 1. Alle documenten waaraan GBA-gegevenselementen worden ontleend voor opname op persoonslijsten worden gearchiveerd, behoudens akten van de burgerlijke stand berustend in de registers van de burgerlijke stand in Nederland; 2. De archivering van de verhuizingen/emigraties en vestigingen vanuit een andere gemeente vindt plaats op de datum verhuizing/emigratie of vestiging. De archivering van de overige brondocumenten vindt in alfabetische volgorde per jaar plaats; 3. Indien aan de hand van eenzelfde document meerdere persoonslijsten worden geactualiseerd, vindt duplicering van het brondocument plaats en archivering overeenkomstig punt 2; 4. Het brondocumentenarchief wordt beheerd door de gegevensbeheerder; 5. Behoudens aan andere houders van basisadministraties en de geregistreerde zelf worden geen afschriften van brondocumenten verstrekt, tenzij de verstrekking wordt geëist voor een strafrechtelijk onderzoek. 6. De brondocumenten worden eveneens digitaal gearchiveerd door middel van het scannen van de documenten in Document Management Systeem Verseon. Maasdriel, 22 juni 2010 De secretaris, De voorzitter, mr. ing. A.P.J.M. de Jong A.H. Boerma-van Doorne 13
Bijlage 3: Onderzoek naar woon- en/of briefadressen Op basis van de Beheerregeling GBA Maasdriel 2010 worden onderzoeken naar woon- en/of briefadressen via de navolgende procedure verricht: 1. Bij ontvangst van een specifieke mededeling door een natuurlijke of andere rechtspersoon dat een woonadres of briefadres van een ingeschrevene niet meer overeenkomt met de actuele situatie, wordt getracht deze mededeling schriftelijk bevestigd te krijgen. Als dit niet mogelijk is, volgt verslaglegging van de mededeling door de behandelend ambtenaar. Hierbij worden minimaal de navolgende gegevens vastgelegd: datum ontvangst mededeling, geslachtsnaam, voorna(a)m(en), geboortedatum, adres en telefoonnummer van degene die de mededeling doet. Indien de mededeling gedaan wordt door een vertegenwoordiger van een niet-natuurlijke persoon, dienen de eerdergenoemde gegevens van deze vertegenwoordiger vastgelegd te worden. In het verslag wordt voorts vastgelegd de datum waarop de ingeschrevene vermoedelijk het woonadres heeft verlaten of geen gebruik meer maakt van het briefadres, de geslachtsnaam, voorna(a)m(en) geboortedatum van desbetreffende ingeschrevene en aanwijzingen die kunnen leiden tot het achterhalen van het actuele woon- en/of briefadres. Na ontvangst van de schriftelijke mededeling of na afronding van de verslaglegging worden de adresgegevens, categorie 08, in onderzoek gesteld; 2. Na ontvangst van de mededeling onder 1 tracht de behandelend ambtenaar het vermoeden van adreswijziging bevestigd te krijgen door een rechtspersoon, die niet over hetzelfde woon- of vestigingsadres beschikt als degene die de mededeling heeft gedaan; 3. Indien de mededeling genoemd onder 1 aanknopingspunten biedt met betrekking tot het nieuwe woonadres van de burger in kwestie, wordt deze burger op dit nieuwe adres aangeschreven zich persoonlijk te melden; 4. Indien de mededeling genoemd onder 1 geen aanknopingspunten biedt om de burger in kwestie aan te schrijven, worden de volgende instanties/personen benaderd met de vraag of zij op de hoogte zijn van het nieuwe adres: Eventuele achterblijvende bewoners; Ouders of andere familieleden; Sociale Voorzieningen; Financiën/belastingen; Medewerkers van de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND); Werkgever van betrokkene; Stichting Woondiensten te Maasdriel; Overige instanties. Als één van de bovenstaande bronnen een aanknopingspunt voor aanschrijving van de desbetreffende burger biedt, zal overeenkomstig het vermelde bij 3 gehandeld dienen te worden. Wanneer het bovenvermelde geen resultaat oplevert wordt betrokkene twee maal schriftelijk opgeroepen om informatie te verschaffen over de verblijfplaats. 5. Indien een tijdvak van twee maanden is verstreken na de in 4 genoemde openbare kennisgeving zal de procedure zoals vastgelegd in artikel 83 van de wet opgestart worden. Hiertoe wordt twee keer een brief verzonden naar het laatste adres waar betrokkene gewoond heeft. De eerste brief heeft betrekking op het voornemen over te gaan tot ambtshalve opneming van de vertrekgegevens, in de tweede brief wordt de desbetreffende burger op de hoogte gesteld van de beslissing over te gaan tot ambtshalve opneming van de vertrekgegevens; 6. Indien gedurende het afhandelen van de eerder beschreven procedure een aangifte van adreswijziging wordt ontvangen, zal het onderzoek worden beëindigd en de persoonslijst worden geactualiseerd; 14
7. De aan de ingeschreven burger verzonden brieven worden gearchiveerd overeenkomstig het vastgelegde in deze beheerregeling. Het verslag van bevindingen en/of het onderzoeksverslag worden na verloop van tijd gearchiveerd in het archief van de gemeente Maasdriel. Maasdriel, 22 juni 2010 De secretaris, De voorzitter, mr. ing. A.P.J.M. de Jong A.H. Boerma-van Doorne 15
Bijlage 4: Overzicht taken waarvoor toegang wordt gegeven tot de GBA-gegevens. Deze bijlage biedt een overzicht van de taken. Per taak zijn de volgende punten beschreven: Beschrijving van de taak De persoonsgegevens die nodig zijn voor de taak en waarvoor toegang wordt gegeven tot de GBA De doelgroep waarop de taak zich richt De functie van de betrokken uitvoerende ambtenaar De wettelijke grondslag van de taak De manier waarop de gegevens verstrekt worden Gezien de omvang en mate van detaillering van deze bijlage wordt het als apart document beheerd, maar maakt wel onderdeel uit van deze Beheerregeling GBA Maasdriel 2010. En zal ook tezamen gearchiveerd worden. Wijzigingen worden uitsluitend doorgevoerd na besluitvorming door ons college. Maasdriel, 22 juni 2010 De secretaris, De voorzitter, mr. ing. A.P.J.M. de Jong A.H. Boerma-van Doorne 16
Bijlage 5: Voorbeeld Schema Vrije derden Schema 4 Vrije derden We hebben hier niet meer te maken met de overheid en niet meer met een verplicht voorgeschreven gebruik van actuele persoonsgegevens (zie schema 1 en 2). De gemeente mag zelf bepalen aan wie zij nog meer verstrekt. Aan deze vrijheid worden overigens wel grenzen gesteld. Zo mogen er bijvoorbeeld geen gegevens voor commerciële doeleinden worden verstrekt. De kaders van artikel 100 Wet GBA en de gemeentelijke verordening zijn nu bepalend. Wie Waarvoor Welke categorie Welke gegevens Verstrekkingsbeperking Leges Basis Bibliotheek (geen onderdeel van de gemeente) Buitenlandse EUoverheden Buitenlandse niet EUoverheden (met passend beschermingsniveau - Art. 76 WBP) www.cbpweb.nl Buitenlandse rechtspersonen (Voorbeeld: instellingen voor sociale zorg en zekerheid) Crematoria, begraafplaatsen (niet-gemeentelijke) Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd Volgens gemeentelijke verordening (er Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd moet sprake zijn van een Nederlands publiek belang!) Advies: toestemming burger vragen (zie toelichting) Volgens gemeentelijke verordening. Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd er moet sprake zijn van een Nederlands publiek belang! Advies: toestemming burger vragen (zie toelichting) Volgens gemeentelijke verordening, er Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd moet sprake zijn van een Nederlands publiek belang! Zie ook de toelichting Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd (zeer beperkte verstrekkingsmogelijkheden zie Waarvoor ) (zeer beperkte verstrekkingsmogelijkheden zie Waarvoor ) (zeer beperkte verstrekkingsmogelijkheden zie Waarvoor ). 17
Schema 4 Vrije derden We hebben hier niet meer te maken met de overheid en niet meer met een verplicht voorgeschreven gebruik van actuele persoonsgegevens (zie schema 1 en 2). De gemeente mag zelf bepalen aan wie zij nog meer verstrekt. Aan deze vrijheid worden overigens wel grenzen gesteld. Zo mogen er bijvoorbeeld geen gegevens voor commerciële doeleinden worden verstrekt. De kaders van artikel 100 Wet GBA en de gemeentelijke verordening zijn nu bepalend. Wie Waarvoor Welke categorie Welke gegevens Verstrekkingsbeperking Leges Culturele organisaties Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd Fondsverwervende organisaties Instellingen of organisaties ten behoeve van: -Maatschappelijke dienstverlening -Algemene/geestelijke gezondheidszorg -Kinderopvang -Jeugdwelzijnswerk -Ouderenzorg -Gehandicaptenzorg -Werkvoorziening Juridisch loket Kerken (niet zijnde de SILA) Kredietbank (privaatrechtelijk, bijvoorbeeld een stichting) Inburgeringsbureaus (niet gemeentelijke) Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd Volgens gemeentelijke verordening (is de vraag van een advocaat van het juridisch loket t.b.v. een gerechtelijke procedure, zie dan bij Advocaten) Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd ledenadministratie Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd. 18 Basis
Schema 4 Vrije derden We hebben hier niet meer te maken met de overheid en niet meer met een verplicht voorgeschreven gebruik van actuele persoonsgegevens (zie schema 1 en 2). De gemeente mag zelf bepalen aan wie zij nog meer verstrekt. Aan deze vrijheid worden overigens wel grenzen gesteld. Zo mogen er bijvoorbeeld geen gegevens Basis Migrantenorganisaties Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd Natuurlijke personen Vooraf schriftelijke toestemming Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd betrokkene (persoon/gezaghouder) Onderwijsinstellingen Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd (zie ook onderstaande tekst bij Scholen ) Ouderenorganisaties Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd Patiëntenverenigingen Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd voor commerciële doeleinden worden verstrekt. De kaders van artikel 100 Wet GBA en de gemeentelijke verordening zijn nu bepalend. Wie Waarvoor Welke categorie Welke gegevens Verstrekkingsbeperking Leges Pensioenfondsen Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd Plaatselijke afdelingen Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd van politieke partijen Reclassering/verslaafdenzorg Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd Sportorganisaties en Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd -verenigingen Thuiszorgorganisaties Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd Vakorganisaties Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd. 19
Schema 4 Vrije derden We hebben hier niet meer te maken met de overheid en niet meer met een verplicht voorgeschreven gebruik van actuele persoonsgegevens (zie schema 1 en 2). De gemeente mag zelf bepalen aan wie zij nog meer verstrekt. Aan deze vrijheid worden overigens wel grenzen gesteld. Zo mogen er bijvoorbeeld geen gegevens voor commerciële doeleinden worden verstrekt. De kaders van artikel 100 Wet GBA en de gemeentelijke verordening zijn nu bepalend. Wie Waarvoor Welke categorie Welke gegevens Verstrekkingsbeperking Leges Basis Verenigingen en stichtingen met maatschappelijk of filantropisch doel Volgens gemeentelijke verordening (voorbeelden: Rode Kruis, Astmafonds, Lilianefonds, Nierstichting, Bloedbank) Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd Vrouwenorganisaties Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd Woningbouwverenigingen Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd /woningcorporaties Ziekenhuizen Volgens gemeentelijke verordening Patiëntenzorg, verlenen medische zorg, innen rekeningen ivm die zorg Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd. 20