gezien het voorstel van de afdeling Burgerzaken en Belastingen van 24 mei 2005 registratienummer ;

Transcriptie

1 B & W b e s l u i t Nummer : Afdeling: Burgerzaken en Belastingen Datum : Onderwerp : Beheerregeling GBA Burgemeester en wethouders van Schouwen-Duiveland; gezien het voorstel van de afdeling Burgerzaken en Belastingen van 24 mei 2005 registratienummer ; gelet op het bepaalde in artikel 14 van de Wet gemeentelijke basisadministraties persoonsgegevens; besluiten : vast te stellen de volgende BEHEERREGELING GEMEENTELIJKE BASISADMINISTRATIE PERSOONSGEGEVENS 2005 Hoofdstuk 1 ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 1 Begripspalingen Deze regeling verstaat onder: a. De wet GBA: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Stb. 1994, 494); b. GBA: de geautomatiseerde gemeentelijke basisadministratie met persoonsgegevens over de bevolking als bedoeld in artikel 2 van de wet GBA; c. Privacyverordening GBA: verordening vastgesteld op basis van de artikelen 96 en 100 van de Wet GBA en op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens, die voorziet in de verstrekking van gegevens uit de basisadministratie; d. De houder: degene die zeggenschap heeft over de GBA, zijnde het college van burgemeester en wethouders; e. De beheerder: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de houder is belast met de dagelijkse zorg voor de GBA; f. Informatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op beleidsvoorbereiding ter zake de GBA, de ontwikkeling van kwaliteitsprocedures, beveiligingsprocedures, verstrekkingsprocedures en privacyprocedures, alsmede de coördinatie bij de uitvoering van deze procedures; g. Gegevensbeheer: het geheel van activiteiten gericht op de inhoudelijke kwaliteitszorg betreffende het gegevens verzamelen, de gegevensverwerking en de informatievoorziening;

2 h. Systeembeheer: het geheel van activiteiten gericht op het technische onderhoud en de ondersteuning van het computersysteem waarop de GBA-toepassing werkt, alsmede het voorzien in de toegangsbeveiliging tot het computersysteem; i. Applicatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op het onderhouden en ondersteunen van het GBA-toepassingssysteem en de waarborging van continuïteit aan de gebruikerszijde van de informatievoorziening; j. Privacybeheer: het geheel van activiteiten gericht op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de ingeschrevenen bij het gegevens verzamelen, gegevens verwerken en de informatievoorziening; k. Gegevensverwerking: het ontlenen van gegevens aan documenten en deze op een voorgeschreven wijze middels het daartoe bestemde toepassingssysteem opnemen in een gegevensbestand; l. Bevroren bevolkingsregister: de registers die zijn ingericht op basis van de Wet op de bevolkings- en verblijfsregisters en het besluit Bevolkingsboekhouding, welke ingevolge de intrekking van de wet en het besluit per 1 oktober 1994 niet meer wordt bijgehouden; m. Aangehaakt gegeven: het gegeven dat niet behoort tot de limitatief bij de wet GBA opgesomde gegevens of tot de gegevens die bij of krachtens het Besluit Bevolkingsboekhouding waren voorgeschreven voor opname in de bevolkingsregisters en toch is opgenomen in de GBA van de gemeente Schouwen-Duiveland; n. Toepassingssysteem: de softwareprogrammatuur en de hardwaremiddelen die worden gebruikt om de GBA in te richten en bij te houden; o. Kwaliteitssteekproef: een controle op de inhoud van gegevenselementen aan de hand van de daaraan ten grondslag liggende brondocumenten en procedures, over een representatief aantal persoonslijsten; p. Persoonslijst: een verzameling van gegevenselementen verdeeld over categorieën die betrekking hebben op een ingeschrevene; q. Periodieke gegevensverstrekking: uitwisseling van gegevens over het GBAnetwerk of via een daartoe door de Minister aangewezen alternatief medium, op basis van een besluit van de Minister op bepaalde momenten over een in het besluit aangeduide groep personen; r. Netwerkverkeer: de gegevensuitwisseling tussen de GBA's onderling en de afnemer, via de daartoe aangewezen lijnverbinding; s. Autorisatie: het binnen de toepassingsprogrammatuur toekennen van het niveau van gebruikersmogelijkheden aan een persoon/afdeling of het binnen de toepassingsprogrammatuur toekennen van het niveau van gegevensverstrekking aan binnengemeentelijke afnemers; t. Gebruiker: een voor raadpleging of actualisering van de GBA geautoriseerde persoon. Artikel 1 De beheerder Het hoofd van de afdeling Burgerzaken en Belastingen is beheerder van de GBA en in die hoedanigheid informatiebeheerder. De taak van informatiebeheerder kan geheel of gedeeltelijk worden gemandateerd aan de gegevensbeheerder. Artikel 2 Beheerfuncties a. De houder wijst functionarissen aan die belast worden met: - het applicatiebeheer; - het systeembeheer; - het beveiligingsbeheer. b. De beheerder wijst functionarissen aan die belast worden met: - het gegevensbeheer; - het privacybeheer; - de gegevensverwerking; - het namens het gemeentebestuur afnemen van de in artikel 36, lid 2, onder e van de wet GBA bedoelde verklaring.

3 c. De beheerder voorziet tevens in de vervanging van de applicatiebeheerder en van de in lid b. vermelde functionarissen. d. De aanwijzingen door de beheerder maken als bijlage onderdeel uit van deze regeling. Artikel 3 Reikwijdte van de beheerregeling De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden naast de GBA tevens voor het "bevroren bevolkingsregister" en de in de GBA aangehaakte gegevens die onder de werkingssfeer van de Wet bescherming persoonsgegevens vallen. Hoofdstuk 2 HET INFORMATIEBEHEER Artikel 4 Toezicht, bevoegdheden en verantwoordelijkheden De informatiebeheerder: a. voorziet in een jaarlijkse planning van de beheeractiviteiten; b. voorziet in een jaarlijkse rapportage aan het gemeentebestuur over de bij a. bedoelde planning, waarbij tevens inzicht wordt gegeven in de kengetallen van de bijhouding- en beheerprocedures; c. voorziet in een jaarlijkse rapportage over de resultaten die voortvloeien uit de in artikel 9, onder a, bedoelde kwaliteitssteekproef; d. voorziet in administratieve beheerprocedures, voor zover hierin niet door of bij de wet GBA is voorzien; e. organiseert periodiek overleg tussen hem en de gegevens-, de applicatie- en de privacy- beheerder; f. voorziet in richtlijnen voor de bijhouding van de GBA-gegevens; g. voorziet in melding aan de gemeentesecretaris van inbreuken op de informatiebeveiliging; h. kan de bij deze regeling behorende bijlagen wijzigen of aanvullen. De wijziging of aanvulling is voor een ieder direct raadpleegbaar; i. ziet er op toe dat de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd; j. ziet er op toe dat de bij of krachtens de wet GBA opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding, alsmede de beveiliging van de GBA worden nageleefd; k. ziet er op toe dat alle in artikel 2 genoemde functionarissen op de hoogte zijn gesteld van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA-toepassingssysteem en van de gevolgen van deze installatie; l. ziet er op toe dat de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de wet GBA en het beveiligingsplan worden nageleefd; m. ziet er op toe dat de managementsamenvatting van de driejaarlijkse "periodieke GBA-audit" ter kennis komt van de gemeenteraad; n. ziet er op toe dat onderzoek plaatsvindt naar inbreuken op de informatiebeveiliging en zo nodig maatregelen worden genomen om herhaling te voorkomen; o. beslist over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBAtoepassingssysteem. Artikel 5 Plichten De informatiebeheerder: 1. Hij adviseert de houder over de navolgende aspecten die voortvloeien uit de GBA te weten: - persoonsinformatievoorziening; - beveiliging; - privacy; - gegevenskwaliteit;

4 - personeelsaangelegenheden. 2. Hij of een door hem aan te wijzen functionaris, opgesomd in artikel 3, neemt deel aan buitengemeentelijk overleg inzake onderwerpen die het beheer van de GBA aan- gaan. Hoofdstuk 3 HET GEGEVENSBEHEER Artikel 8 Toezicht, bevoegdheden en verantwoordelijkheden De gegevensbeheerder: a. is verantwoordelijk voor de juistheid, actualiteit, en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden in de GBA. b. is vanuit de in het vorige lid bedoelde verantwoordelijkheid bevoegd de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven inzake de opname en bijhouding van gegevens in de GBA. c. is verantwoordelijk voor het beheer van de documentatie op het gebied van de Wet en overige regelgeving op het gebied van de GBA. d. verzorgt, namens de informatiebeheerder, de communicatie met de afnemers en andere houders met betrekking tot gegevensvraagstukken en netwerkverkeer; e. voorziet in de behandeling van verzoeken als bedoeld in de artikelen 80, 81 en 82 van de Wet GBA; f. voorziet in het doorsturen van bezwaren, als bedoeld in de artikelen 83 en 86 van de Wet, naar de Commissie bezwaarschriften van de gemeente; g. toetst de waarde die aan de overgelegde brondocumenten kan worden toegekend aan de hand van artikel 36 van de Wet GBA; h. beslist op aangiften en/of verzoekschriften die op grond van de Wet GBA worden gedaan, voor zover hierin niet op andere wijze is voorzien; Artikel 9 Plichten De gegevensbeheerder: a. verricht jaarlijks een kwaliteitssteekproef op het bestand van persoonslijsten van ingeschrevenen. b. neemt deel aan het in artikel 4, onder e, bedoelde overleg. c. controleert dagelijks de actualiseringen die op de persoonslijsten worden aangebracht; d. ziet er op toe dat de foutverslagen, voorvloeiende uit de inkomende netwerkberichten, worden afgehandeld. e. doet van stagnatie bij de in lid c en d bedoelde werkzaamheden, direct mededeling aan de informatiebeheerder; Hoofdstuk 4 HET SYSTEEMBEHEER Artikel 10 Toezicht, bevoegdheden en verantwoordelijkheden De systeembeheerder a. is verantwoordelijk voor de continuïteit en het technisch onderhoud van het toepassingssysteem; b. is bevoegd direct maatregelen te treffen als de continuïteit van het toepassingssysteem in het geding is, mits achteraf rapportage plaatsvindt aan de informatiebeheerder; c. is verantwoordelijk voor de fysieke beveiliging van het toepassingssysteem; d. is bevoegd aanwijzingen te geven over: - beheer toepassingssysteem; - beheer van bestanden; - reconstructiemaatregelen.

5 Artikel 11 Plichten De systeembeheerder voorziet in: a. de fysieke beveiliging van het toepassingssysteem en de dagelijkse back-up, die eenmaal per week wordt ondergebracht in een daartoe uitgeruste en beveiligde ruimte op een andere locatie dan de ruimte waarin de GBA apparatuur is opgesteld; b. de technische installatie, na overleg met de applicatiebeheerder, van gewijzigde of nieuwe versies van het toepassingssysteem; c. de beschikbaarheid van het toepassingssysteem overeenkomstig hetgeen daarover intern en met derden is overeengekomen. d. uitwijkvoorzieningen; e. het transport, de veilige opslag van verwijderbare gegevensdragers en deugdelijke periodieke vernietiging daarvan. f. De logging in het toepassingssysteem voor de applicatiebeheerder, de systeemheerder en de leverancier van het toepassingssysteem. Hoofdstuk 5 HET APPLICATIEBEHEER Artikel 12 Toezicht, bevoegdheden en verantwoordelijkheden De applicatiebeheerder: a. behandelt in overleg met de informatiebeheerder verzoeken van binnengemeenlijke afnemers tot rechtstreekse toegang tot de GBA en kent het autorisatieniveau van de raadpleging toe; b. kent in overleg met de informatiebeheerder de verschillende autorisatieniveaus van raadpleging en gegevensverwerking toe aan de gebruikers van de GBA binnen de cluster Burgerzaken; c. is verantwoordelijk voor de technische afhandeling van de periodieke gegevensdie plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken en voor de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op grond van de Privacyverordening GBA; d. is verantwoordelijk voor de vormgeving en inhoud van documenten, die rechtstreeks aan de GBA worden ontleend; e. is verantwoordelijk voor de afhandeling van verzoeken omtrent statistische gegevens, voor zover deze niet tot een persoon zijn te herleiden en het, in overleg met de gegevensbeheerder, vervaardigen van diverse selectierapporten; f. is, in overleg met de gegevensbeheerder, verantwoordelijk voor het beheer van de GBA-tabellen en de tabellen van het toepassingssysteem; g. beoordeelt de gevolgen van installatie van nieuwe en/of gewijzigde versies van het toepassingssysteem; h. kan de gebruikers van de GBA aanwijzingen geven met betrekking tot het gebruik van het toepassingssysteem. Hij kan met betrekking tot het gebruik gedragsregels opstellen en interne opleidingen ontwikkelen; Artikel 13 Plichten De applicatiebeheerder a. verstrekt voorlichting aan de gebruikers met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe en/of gewijzigde versie van het toepassingssysteem; b. maakt een planning van periodieke gegevensverstrekkingen die op basis van autorisatiebesluiten worden gedaan; c. verzorgt, in overleg met de systeembeheerder, de communicatie bij storingen in hard- en software en stelt de informatiebeheerder van de storing op de hoogte; d. zorgt voor het tijdig opschonen van de gegevensbestanden van via het netwerk ontvangen berichten waarvan de cycli zijn afgehandeld;

6 e. houdt een logboek bij van bijzondere gebeurtenissen die uit zijn bevoegdheid voortvloeien; f. verzamelt alle problemen en klachten, die bij het gebruik van het toepassingssysteem ontstaan en tracht, eventueel door inschakeling van de systeembeheerder of een derde, zo spoedig mogelijk voor een oplossing te zorgen; g. zorgt voor maatregelen om de gevolgen van verkeerd uitgevoerde systematische verstrekkingen ongedaan te maken; h. houdt een verzameling bij van de autorisaties die zijn toegekend voor gegevensverwerking en/of raadpleging; i. zorgt voor logging van medewerkers die gegevens verwerken of raadplegen; j. meldt inbreuken op de informatiebeveiliging aan de informatiebeheerder; k. verzorgt het testen en evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur; l. beslist, na overleg met de informatiebeheerder en de systeembeheerder, over gehele of gedeeltelijke inwerkingtreding van uitwijkprocessen; m. neemt deel aan het overleg genoemd in artikel 4, onder e, en aan het externe overleg van gebruikers van het toepassingssysteem; n. zorgt voor de afhandeling van verzoeken omtrent managementgegevens; o. verzorgt het beheer van de gebruikersdocumentatie van het toepassingssysteem. Hoofdstuk 6 HET PRIVACYBEHEER Artikel 14 Toezicht, bevoegdheden en verantwoordelijkheden De privacybeheerder: a. zorgt voor de afhandeling van de verzoeken overeenkomstig artikel 102, 1 e en 2 e lid van de Wet GBA; b. zorgt voor de jaarlijkse bekendmaking als bedoeld in artikel 102, 5 e lid van de Wet GBA; c. zorgt voor de behandeling van alle verzoekschriften die op basis van artikel 79, 103 en 104 van de Wet GBA worden ontvangen; d. is verantwoordelijk voor de inhoudelijke afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken, van de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op grond van de Privacyverordening GBA en van de gegevensverstrekking op basis van een besluit van de houder; e. is verantwoordelijk voor het dagelijkse toezicht op de naleving van de privacyvoorschriften voor de GBA die voortvloeien uit de Wet GBA, de Privacyverordening GBA en de Wet bescherming persoonsgegevens. f. is betrokken bij alle bezwaarschriftenprocedures die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van GBA wet- en regelgeving, voor zover bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de belanghebbende aan de orde is; g. heeft het toezicht op de be- en afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking uit de GBA; h. is bevoegd op grond van het in lid e genoemde toezicht, alle gebruikers van het toepassingssysteem aanwijzingen te geven; i. is bevoegd (ongevraagd) advies uit te brengen over alle GBA-procedures en producten, waarbij de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in het geding is. Artikel 15 Plichten De privacybeheerder neemt deel aan het in artikel 4, onder 2, genoemde overleg.

7 Hoofdstuk 7 DE GEGEVENSVERWERKER Artikel 16 Toezicht, bevoegdheden en verantwoordelijkheden De gegevensverwerker is verantwoordelijk voor: a. het verwerken van de gegevens overeenkomstig de in de Wet GBA, of daaruit voort- vloeiende regeling, voorgeschreven wijze, voor zover de verwerker daartoe door de applicatiebeheerder is geautoriseerd; b. het verzamelen van de daarvoor bestemde gegevens; c. de archivering van de brondocumenten op grond waarvan hij de gegevens heeft verwerkt; d. de behandeling van het netwerkverkeer, behalve de periodieke gegevensverstrekking; e. de kennisgeving aan geregistreerde voor wat betreft de verwerking van: - wijziging van het naamgebruik; - een binnengemeentelijke verhuizing; - een vervolginschrijving; f. de toezending van de complete persoonslijst aan de geregistreerde ingeval van - een eerste inschrijving in de GBA en - een hervestiging uit het buitenland; g. de toezending van de hoofdlijnen van de GBA-gegevens conform artikel 78, 3 e lid van de Wet GBA. Artikel 17 Plichten De gegevensverwerker draagt er zorg voor dat bij de verwerking van gegevens deze verwerking via het toepassingssysteem direct tot hem herleidbaar is. Hoofdstuk 8 OVERIGE BEPALINGEN Artikel 18 Intrekking oude regeling De beheerregeling GBA, vastgesteld op 28 mei 2002, wordt ingetrokken. Artikel 19 Inwerkingtreding De regeling treedt in werking op de dag na haar bekendmaking. Artikel 20 Citeertitel De regeling wordt aangehaald als "Beheerregeling GBA 2005". Artikel 21 Inzage De regeling en haar bijlage liggen ter inzage bij de beheerder. Aldus vastgesteld in de vergadering van 31 mei 2005 Burgemeester en wethouders van Schouwen-Duiveland, De secretaris, De burgemeester, drs. ir. J.W. de Vos MPA mr. J.J.P.M. Asselbergs

8 Bijlage I bij de GBA-beheerregeling Aanwijzing van de beheerfunctionarissen. Op grond van artikel 4 van de GBA-beheerregeling wijst het hoofd van de afdeling Burgerzaken en Belastingen de volgende beheerfunctionarissen aan: Gegevensbeheer Als gegevensbeheerders en plaatsvervangers van elkaar worden aangewezen: M.C. Deurloo-van Dongen T.C. Gebraad J. van Nieuwenhuijze Systeembeheer Als systeembeheerders en vervangers voor elkaar zijn door de houder aangewezen: J.C. Clarisse C.J. Dekker C.J. Hanse Applicatiebeheer Als applicatiebeheerder is door de houder aangewezen: P.J. van de Panne Als diens vervanger wordt aangewezen: M.C. Deurloo-van Dongen Gegevensverwerking Als gegevensverwerkers en vervangers van elkaar worden aangewezen: de baliemedewerkers en GBA-specialisten van de cluster Burgerzaken Privacybeheer Als privacybeheerders en vervangers van elkaar worden aangewezen: M.C. Deurloo-van Dongen T.C. Gebraad Aangewezen ambtenaren Als ambtenaren belast met het afnemen van de in artikel 36, lid 2, onder sub e, van de Wet GBA bedoelde verklaring en als vervangers van elkaar worden aangewezen: de baliemedewerkers (in vaste dienst) en GBA-specialisten van de cluster Burgerzaken Zierikzee, 31 mei 2005 Het hoofd van de afdeling Burgerzaken en Belastingen a.i., J.C.J.M. Starmans