CVDR. Nr. CVDR28425_1. Beheersregeling GBA Nieuwegein. Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Transcriptie

1 CVDR Officiële uitgave van Nieuwegein. Nr. CVDR28425_1 22 mei 2018 Beheersregeling GBA Nieuwegein gelet op de artikelen 14 en 120 van de Wet Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens; b e sl u i t: vast te stellen de "Beheersregeling GBA Nieuwegein". Burgemeester en wethouders van de gemeente Nieuwegein; Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen Artikel 1 Begripsbepalingen Deze regeling verstaat onder: 1. de wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, afgekort Wet GBA; Stbl.1 80, d.d. 5 april 2001; 2. Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2002: verordening, vastgesteld op 21 november 2002 door de raad van Nieuwegein, op basis van de Wet GBA en de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Stbl. 302, d.d. 6 juli 2000). De verordening regelt welke verbanden er binnengemeentelijk zijn met de GBA, welke binnengemeentelijke afnemers van de GBA er zijn, voor welk doel zij afnemer zijn en welke categorieën van vrije derden persoonsgegevens uit de GBA kunnen ontvangen. Verder regelt de verordening welke gegevens worden verstrekt, voor welk doel en onder welke voorwaarden. 3. de verantwoordelijke: degene die zeggenschap heeft over de basisadministratie, zijnde het college van burgemeester en wethouders 4. de beheerder: de functionaris, die door de verantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg voor de GBA en met het geheel van activiteiten, gericht op beleidsvoorbereiding ter zake van de GBA, de ontwikkeling van kwaliteitsprocedures, beveiligingsprocedures, verstrekkingsprocedures en privacyprocedures, alsmede de coördinatie bij de uitvoering van deze procedures; 5. gegevensbeheer: het geheel van activiteiten, gericht op de inhoudelijke kwaliteitszorg betreffende het verzamelen van gegevens, de gegevensverwerking en de informatievoorziening; 6. applicatiebeheer: het geheel van activiteiten, gericht op het onderhouden en ondersteunen van het GBA-toepassingssysteem en de waarborging van continuïteit aan de gebruikerszijde van de informatievoorziening; 7. privacybeheer: het geheel van activiteiten, gericht op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de ingeschrevenen bij het gegevens verzamelen, het gegevens verwerken en de informatievoorziening; 8. gegevensverwerking: het ontlenen van gegevens aan documenten en deze op een voorgeschreven wijze middels het daartoe bestemde geautomatiseerde toepassingssysteem opnemen in een gegevensbestand; 9. bevroren bevolkingsregister: de registers, die zijn ingericht op basis van de Wet op de bevolkingsen verblijfsregisters en het Besluit Bevolkingsboekhouding, welke ingevolge de intrekking van de wet en het besluit per niet meer worden bijgehouden; 10. aangehaakt gegeven: het gegeven dat niet behoort tot de limitatief bij de wet GBA opgesomde gegevens, of tot de gegevens die bij of krachtens het Besluit Bevolkingsboekhouding waren voorgeschreven voor opname in de bevolkingsregisters en toch is opgenomen in de gemeentelijke basisadministratie Nieuwegein. 11. toepassingssysteem: de softwareprogrammatuur en de hardwaremiddelen die worden gebruikt om de gemeentelijke basisadministratie in te richten en bij te houden; 12. procedure: voorgeschreven wijze waarop een activiteit moet worden uitgevoerd; 13. kwaliteitssteekproef: een controle op de inhoud van gegevenselementen aan de hand van de daaraan ten grondslag liggende brondocumenten en procedures, over een representatief aantal persoonslijsten; 14. persoonslijst: een verzameling van gegevenselementen, verdeeld over categorieën die betrekking hebben op een ingeschrevene; 15. periodieke gegevensverstrekking: verstrekking van gegevens op basis van een besluit van de minister van binnenlandse zaken, over een in het besluit aangeduide groep personen, uitgewisseld over het GBA-netwerk of via een alternatief medium; 16. brondocumenten: documenten waaraan overeenkomstig de wet gegevens mogen worden ontleend, die in aanmerking komen voor opname in de gemeentelijke basisadministratie op een daarvoor bestemde persoonslijst; 17. netwerkverkeer: de gegevensuitwisseling tussen de basisadministraties onderling en de afnemer, via de daartoe aangewezen gesloten netwerkverbindingen; 1

2 18. actualisering: verfrissing van gegevens op de persoonslijst aan de hand van brondocumenten door middel van een voorgeschreven procedure; 19. categorie: een bundeling van gegevenselementen op de persoonslijst onder een bepaald onderwerp: persoon; vader; moeder; verblijfplaats, enz.; 20. foutverslag:het automatisch door het systeem aangemaakte overzicht van fouten die ontdekt zijn in de over het netwerk binnenkomende berichten; 21. handleiding Centric: gebruikershandleiding van het GBA toepassingssysteem PIV4all; 22. variabele selectie: toepassing binnen de GBA-programmatuur, waarmee gegevens kunnen worden geselecteerd en met elkaar kunnen worden vergeleken; 23. autorisatie: het toekennen van het gebruik van het toepassingssysteem en daarbinnen toekennen van het niveau van gebruikersmogelijkheden en gegevens aan een persoon/ afdeling, of het binnen de toepassingsprogrammatuur toekennen van het niveau van gegevensverstrekking aan afnemers en derden; 24. uitwijkregeling: regeling die voorziet in mogelijkheden om de GBA-bedrijfsprocessen binnen of buiten het gemeentehuis voort te zetten, als de (automatiserings)voorzieningen in het gemeentehuis niet bruikbaar zijn: 25. reconstructiemaatregelen: het geheel van activiteiten dat gericht is op het (wederom) operationeel krijgen van het GBA bedrijfsproces; 26. back-up: kopie van gegevensbestanden, opgeslagen op een ander medium dan de originele gegevensbestanden; Artikel 2 De beheerfuncties 1. De beheerder van de gemeentelijke basisadministratie (GBA) is het hoofd Burgerzaken. 2. De beheerder GBA wijst een functionaris aan die wordt belast met het applicatiebeheer en voorziet daarbij tevens in diens vervanging. 3. De beheerder GBA wijst een functionaris aan die wordt belast met het gegevensbeheer en voorziet daarbij tevens in diens vervanging. 4. De beheerder GBA wijst een functionaris aan die wordt belast met het privacybeheer en voorziet daarbij tevens in diens vervanging 5. Het hoofd van de afdeling POIA (Personeel, Organisatie, Informatie en Automatisering), wijst een functionaris aan die wordt belast met het systeembeheer en voorziet daarbij tevens in diens vervanging. 6. De beheerder GBA wijst minimaal 3 functionarissen aan die worden belast met de gegevensverwerking. Artikel 3 Reikwijdte van de beheersregeling De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden naast de gemeentelijke basisadministratie tevens voor het bevroren bevolkingsregister en in de gemeentelijke basisadministratie aangehaakte gegevens die onder de werkingssfeer van de Wet Bescherming persoonsgegevens (WBp)vallen. Hoofdstuk 2 De beheerder GBA Artikel 4 Toezicht, bevoegdheden en verantwoordelijkheden 1. De functie van beheerder GBA wordt vervuld door het hoofd Burgerzaken. Hij wordt in voorkomende gevallen vervangen door de gegevensbeheerder De beheerder GBA ziet toe op de naleving van de in deze regeling opgenomen bepalingen, alsmede op een juiste uitvoering van de bij of krachtens de wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding, alsmede de (informatie)beveiliging van de gemeentelijke basisadministratie. 2. De beheerder GBA voorziet jaarlijks in een planning van de beheersactiviteiten 3. De beheerder GBA adviseert de verantwoordelijke inzake keuze, aanschaf en installatie van nieuwe versies van het GBA toepassingssysteem.hij ziet er op toe dat alle betrokken functionarissen op de hoogte zijn gesteld van een dergelijke installatie en dat de gevolgen bij deze functionarissen bekend zijn. 4. De beheerder GBA neemt namens de verantwoordelijke deel aan buitengemeentelijk overleg inzake onderwerpen die het beheer van de gemeentelijke basisadministratie aangaan of hij voorziet in zijn vertegenwoordiging. 5. De beheerder GBA voorziet in administratieve beheersprocedures voor zover hier niet door of bij wet is voorzien. 6. De beheerder GBA neemt namens de verantwoordelijke beslissingen op aangiften en/of verzoekschriften die op grond van de wet worden gedaan, voor zover hierin niet op andere wijze is voorzien. 2

3 Artikel 5 Plichten 1. Door of namens de beheerder GBA wordt het college van b&w (de verantwoordelijke) advies verstrekt op de navolgende aspecten die voortvloeien uit de gemeentelijke basisadministratie, te weten: - Persoonsinformatievoorziening. - Beveiliging. - Privacy. - Gegevenskwaliteit. 2. De beheerder GBA geeft jaarlijks de sectordirecteur Maatschappelijke Ontwikkeling inzicht in de voortgang van de in het vorige artikel onder het tweede lid genoemde planning. 3. Minimaal eenmaal per maand organiseert de beheerder GBA een overleg tussen hem, de gegevensbeheerder, de applicatiebeheerder en de privacybeheerder. De deelname van de systeembeheerder is facultatief. Hoofdstuk 3 Gegevensbeheer Artikel 6 Toezicht, bevoegdheden en verantwoordelijkheden 1. De functie gegevensbeheerder wordt vervuld door de medewerker beleid en applicatiebeheer Burgerzaken. Hij wordt in voorkomende gevallen vervangen door één van de senior medewerkers dienstverlening en gegevensbewerking Burgerzaken. De gegevensbeheerder is namens de beheerder GBA verantwoordelijk voor de juistheid, actualiteit, continuïteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden in de gemeentelijke basisadministratie. Voor zover het de continuïteit betreft, geschiedt dit in nauwe samenwerking met de systeembeheerder van de afdeling POIA. 2. Vanuit de in het vorige lid bedoelde verantwoordelijkheid is de gegevensbeheerder bevoegd de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven inzake de opname en bijhouding van GBA-gegevens. Deze aanwijzingen mogen niet strijdig zijn met de door of bij wet gestelde regels. 3. De gegevensbeheerder behandelt verzoeken van binnen gemeentelijke afnemers tot rechtstreekse toegang tot de basisadministratie en kent in overleg met de privacybeheerder het autorisatieniveau van de raadpleging toe. 4. De gegevensbeheerder kent in overleg met de beheerder GBA de autorisatieniveaus van actualiseringen toe aan de gegevensverwerkers, de applicatiebeheerder, de privacybeheerder en de beheerder GBA 5. De gegevensbeheerder behandelt verzoeken als bedoeld in artikel 81 en 82 van de wet GBA en heeft het toezicht op de afhandeling van verzoeken overeenkomstig artikel 102, eerste lid van de wet. 6. De gegevensbeheerder toetst aan de hand van artikel 36 van de wet GBA en in overleg met de (senior)consulent Burgerzaken, c.q. de ambtenaar van de burgerlijke stand, belast met de huwelijksvoorbereiding, de waarde die aan overgelegde brondocumenten kan worden toegekend. 7. De gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor een juiste archivering van brondocumenten; vanuit deze verantwoordelijkheid kan hij de gegevensverwerkers op dit punt aanwijzingen geven. 8. De gegevensbeheerder kan een of meer gegevensverwerkers of de applicatiebeheerder aanwijzing geven hem te doen bijstaan bij de in artikel 7, eerste lid genoemde controlewerkzaamheden. Artikel 7 Plichten 1. De gegevensbeheerder controleert periodiek de bijzondere actualiseringen en de actualiseringen in categorie 8 van de persoonslijst, voor zover deze laatste actualisering leidt tot een inschrijving in de gemeentelijke basisadministratie van de gemeente Nieuwegein. 2. De gegevensbeheerder ziet er op toe, dat de foutverslagen, voortkomend uit de inkomende netwerkberichten, worden afgehandeld. 3. Van bijzondere gebeurtenissen, voortvloeiend uit het genoemde onder het eerste en tweede lid, houdt de gegevensbeheerder een logboek bij. 4. Van stagnatie bij de in het vorige lid bedoelde controlewerkzaamheden, doet de gegegvensbeheerder direct melding aan de beheerder GBA. 5. Minimaal eenmaal per half jaar verricht de gegevensbeheerder een kwaliteitssteekproef op het bestand van persoonslijsten van de ingezetenen van Nieuwegein. Van de geconstateerde fouten stelt hij de beheerder GBA op de hoogte. Hij ziet toe op een juiste correctie van deze fouten. 6. De gegevensbeheerder houdt een overzicht bij van de autorisaties, die overeenkomstig artikel 8, eerste en tweede lid, zijn toegekend. 7. De gegevensbeheerder neemt deel aan het in artikel 5, derde lid bedoelde overleg. 3

4 Hoofdstuk 4 Applicatiebeheer Artikel 8 Toezicht bevoegdheden en verantwoordelijkheden 1. De functie applicatiebeheerder wordt vervuld door de medewerker beleid en applicatiebeheer Burgerzaken. Hij wordt in voorkomende gevallen vervangen door de 1e medewerker/loketcoördinator Burgerzaken De applicatiebeheerder kan de beheerder GBA, de gegevensbeheerder, de privacybeheerder de systeembeheerder, de gegevensverwerkers, alsmede de overige medewerkers van de afdelingen die direct toegang hebben tot de basisadministratie, aanwijzingen geven met betrekking tot het gebruik van het toepassingssysteem. Hij kan met betrekking tot het gebruik gedragsregels opstellen en interne instructie/opleiding ontwikkelen. 2. De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor de vormgeving en inhoud van documenten, die rechtstreeks aan de gemeentelijke basisadministratie worden ontleend. 3. De applicatiebeheerder voorziet in de uitvoering van de bepalingen die zijn vermeld in de werkprocedures back-ups, restore, herstel onjuiste verstrekkingen en uitwijk, zoals die zijn opgenomen in het Beveiligingsplan GBA gemeente Nieuwegein, alsmede in de uitvoering van de overige daarin opgenomen werkprocedures, voor zo ver deze procedures betrekking hebben op het toepassingssysteem van de gemeentelijke basisadministratie. Ingeval van een daadwerkelijke inwerkingtreding van de werkprocedure uitwijk, coördineert de applicatiebeheerder de werkzaamheden. 4. De applicatiebeheerder beoordeelt de gevolgen van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het toepassingssysteem. 5. De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor de afhandeling van verzoeken omtrent statistische gegevens, voor zover deze niet tot een persoon zijn te herleiden. 6. De applicatiebeheerder is, in overleg met de gegevensbeheerder, verantwoordelijk voor het beheer van de GBA-tabellen en de Centric/PIV4all-tabellen. Voor de uitvoering van deze taak kan hij een of meer gegevensverwerkers aanwijzen om hem bij deze taak te assisteren. 7. De applicatiebeheerder behandelt het netwerkverkeer; hij kan hiertoe ook een of meer gegevensverwerkers aanwijzen. De applicatiebeheerder is tevens verantwoordelijk voor afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaats vindt op basis van een autorisatiebesluit van de Minister, alsmede de systematische gegevensverstrekking die plaats vindt op grond van artikel 7 van de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens De applicatiebeheerder verzorgt namens de beheerder GBA de communicatie met de afnemers en andere houders van gemeentelijke basisadministraties, met betrekking tot gegevensvraagstukken en netwerkverkeer. Artikel 9 Plichten 1. De applicatiebeheerder verstrekt voorlichting met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het toepassingssysteem. 2. De applicatiebeheerder stelt overeenkomstig de voorschriften die krachtens de wet zijn gesteld, de Minister in kennis van de installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het toepassingssysteem. 3. De applicatiebeheerder ziet toe op tijdige schoning van de via het GBA-netwerk ontvangen berichten die zijn afgehandeld. 4. De periodieke uitwisseling van gegevens op basis van een autorisatiebesluit van de Minister, waarbij de verstrekking op een andere wijze dan over het netwerk plaats vindt, geschiedt uitsluitend overeenkomstig de bij wet en in het informatiebeveiligingsplan GBA Nieuwegein gestelde beveiligingsvoorschriften en werkprocedures. 5. De applicatiebeheerder houdt een planning bij van de op basis van het autorisatiebesluit van de Minister periodiek te verstrekken gegevens. Van deze planning stelt hij zijn vervanger en de beheerder GBA op de hoogte. Bij een te verwachten afwezigheid van de applicatiebeheerder laat deze een werkinstructie achter voor zijn plaatsvervanger. 6. De applicatiebeheerder verzorgt, na overleg met de systeembeheerder, de communicatie bij storingen in de hard- en/of software. De applicatiebeheerder stelt direct de 1e medewerker/loketcoördinator Burgerzaken en de beheerder GBA van de storing op de hoogte. 7. De applicatiebeheerder neemt deel aan het overleg genoemd in artikel 5, derde lid. 8. De applicatiebeheerder verzorgt het beheer van documentatie op het gebied van de GBA-wet en/of regelgeving en de gebruikersdocumentatie. 9. De applicatiebeheerder verzorgt het testen en evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem, alsmede het in overleg met systeembeheer testen en evalueren van nieuwe apparatuur. 10. De applicatiebeheerder ziet er op toe, dat alle wachtwoorden die noodzakelijk zijn voor de toegang tot het toepassingssysteem en daarmee tot de verschillende processen, worden opgeslagen overeenkomstig de in het Informatiebeveiligingsplan GBA Nieuwegein voorgeschreven wijze. 11. De applicatiebeheerder verzamelt alle problemen en klachten, die bij het gebruik van het GBAtoepassingssysteem ontstaan en tracht, eventueel door inschakeling van de systeembeheerder 4

5 of een derde, voor een oplossing te zorgen.deze problemen/klachten worden bijgehouden in een statusoverzicht. Hoofdstuk 5 Privacybeheer Artikel 10 Toezicht, bevoegdheden en verantwoordelijkheden 1. De functie privacybeheer wordt vervuld door het hoofd Burgerzaken. Hij wordt in voorkomende gevallen vervangen door de gegevensbeheerder. De privacybeheerder heeft het toezicht op de naleving van de privacyvoorschriften, die voortvloeien uit de wet GBA, de verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2002, en de Wet Bescherming Persoonsgegevens.. 2. De privacybeheerder kan op grond van het in het vorige lid genoemde toezicht, de medewerkers Burgerzaken aanwijzingen geven. 3. De pivacybeheerder is betrokken bij alle bezwaarschriftenprocedures die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de GBA-wet en regelgeving. 4. De privacybeheerder heeft het algehele toezicht op de naleving van de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de wet en het Informatiebeveiligingsplan GBA Nieuwegein, waaronder tevens de uitwijkregeling Nieuwegein. 5. De privacybeheerder heeft het toezicht op de be- en afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking uit de GBA. 6. De privacybeheerder kan (ongevraagd) advies uitbrengen over alle GBA-procedures en producten, waarbij de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in het geding is. 7. De privacybeheerder kan voor de afhandeling van verzoekschriften om gegevensverstrekking als bedoeld in artikel 11, eerste lid, een of meer medewerkers Burgerzaken aanwijzen. Artikel 11 Plichten 1. De privacybeheerder behandelt alle verzoekschriften die op basis van artikel 79, 103 en 104 van de wet GBA worden ontvangen. 2. Hij neemt deel aan het in artikel 5, derde lid genoemde overleg. Hoofdstuk 6 Systeembeheer De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de systeembeheerder zijn/worden beschreven binnen de afdeling POIA van de sector Bestuur en Dienstverlening. Hoofdstuk 7 Gegevensverwerking Artikel 14 Toezicht, bevoegdheden en verantwoordelijkheden 1. De functie van gegevensverwerker wordt vervuld door de (senior) medewerker dienstverlening en gegevensbewerking Burgerzaken. De gegevensverwerker is verantwoordelijk voor het verzamelen van gegevens. 2. De gegevensverwerker is, voor zover daartoe door de applicatiebeheerder geautoriseerd, verantwoordelijk voor het verwerken van de gegevens overeenkomstig de krachtens de wet, door middel van het Logisch Ontwerp, Handleiding Uitvoeringsprocedures voorgeschreven wijze, alsmede de daarop in de handleiding Centric/PIV4all beschreven toepassing. 3. De gegevensverwerker is verantwoordelijk voor de archivering van de brondocumenten op grond waarvan hij de gegevens heeft verwerkt. 4. De gegevensverwerker ziet er op toe, dat geen gegevens worden verwerkt uit documenten waaraan bij of krachtens de wet geen ontleningsstatus is gegeven. 5. De gegevensverwerker is bevoegd de verwerking van gegevens aan te houden, voor zover hij twijfels heeft over de ontleningswaarde in de zin van de wet. Van deze aanhouding stelt hij de gegevensbeheerder in kennis. Artikel 15 Plichten 1. Nadat de gegevens zijn verzameld, worden zij binnen 5 werkdagen overeenkomstig artikel 14, tweede lid verwerkt, tenzij er overeenkomstig artikel 14, vijfde lid twijfels zijn over de ontleningswaarde. Van vertragingen in de hier bedoelde verwerkingstermijn wordt mededeling gedaan aan de gegevensbeheerder. 2. Na de verwerking van gegevens heeft de gegevensverwerker de plicht er voor zorg te dragen dat deze verwerking tot hem herleidbaar is. 3. De gegevensverwerker draagt zorg voor de toezending van de complete persoonslijst aan de geregistreerde ingeval van een: - eerste inschrijving in de gemeentelijke basisadministratie; - vervolginschrijving uit het buitenland; 5

6 Hoofdstuk 8 Overige bepalingen Artikel 16 Slotbepalingen 1. Deze regeling kan worden aangehaald als de Beheersregeling GBA Nieuwegein. 2. Overal waar in deze regeling hij of hem is vermeld, kan tevens worden gelezen zij of haar. 3. Deze regeling is vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Nieuwegein, op 16 september 2003 (nr.v-3), onder gelijktijdige intrekking van de op 5 december 2000 vastgestelde regeling en voor een ieder ter inzage gelegd. 4. Deze regeling is, conform artikel 120 lid 2 Wet GBA, gemeld bij het College bescherming persoonsgegevens. Nieuwegein, 16 september Burgemeester en wethouders voornoemd, de secretaris de burgemeester 6